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025.2:6813

SISTEMA AUTOMATIZADO PARA CONTROLE DE AQUISIÇAO BI· BLlOGRAFICA

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217

R. Bihliotecon. Brasilia, 8(2);UL - dez. 1980

3.3.3 Relatório por editora

Neste relatório todo o material solicitado e editoras específicas está separado,

clas-sificados ainda por tipo e autor. Este relatório é o encaminhadoàseditoras.

B

uma listagem geral do arquivo.'Útil quando da necessidade de informllÇoes sobre os itens constantes do cadastro.

No Anexo 2 apresenta-se um exemplo deste relatório.

3.2 Atualização

A medida que as situações I a 4 vão se sucedendo, os registros pertinentes sfo modi-ficados.

3.1 Cadastramento

São feitas as inclusoes, remoções e alteraçoes de campos específicos, corresponden-doàmanutenção do arquivo.

SISTEMA AUfOMATIZADO PARA CONTROLE DE AQUISIÇÃO

3. FUNÇOES PRINCIPAIS DO SISTEMA

Como já indicado, o sistema baseia-se nos pedidos de material bibliográfico feitos pelos usuários. Podem entlo apresentar-se as seguintes situaçoes: 1) Material solicitado; 2) Material pedido (encomendado ao agente ou editora); 3) Material não recebido (enco-mendado mas n[o recebido por algum motivo); 4) Material recebido.

Para permitir o controle dos itens 1 até 4, defIniu-se três funçoes básicas, que são: cadastramento, atualização e emisslo de relatórios.

usuário.

3) O material encomendado tem seu código perfurado em carta"o, alterando em processamento posterior, o "status" do registro, na fita.

4) O material recebido provocará também mudança no "status" do registro corres-pondente, o que acarretará o acionamento de um alerta ao usuário interessado.

5) Vários relatórios do fornecidos, por autor, editora. usuário. etc.• permitindo a qualquer instante uma visão global de todo o processo.

3.3

Emissão de Relatórios

3.3.1 Relatório por tipo de material solicitado

Aqui. as solicitaÇlJes que possuem o mesmo tipo de publicaçlo, quais sejam.cartas

geográficas, fotografias, livros, rnícroforrnas, folhetos, periódicos, separatas. fitas magnéti-cas, slo agrupadas, classifIcadas pelo tipo, indicando ainda a situaça'o decadauma, segun-do os códigos:

S: solicitado P: pedido R: recebido NR: não recebido

No Anexo 1 llpresenta-se um exemplo deste relatório. 3.3.2 Relatório por título do material solicitado

R. Bihliotecon. Brasilia.8(.!)lul. dez. flJSO

216

Quando a quantidade de material bibliográfico a ser adquirido por uma insti-tuição ultrapassa determinado valor torna-se difícil o controle manual. Esta trabalho descreve um sistema automático para controle de aquisição bibliográfica, onde após o cadastramento dos pedidos, o simples manuseio do código específico de cada suges-tão de compra permite a alteração do "status" de cada uma delas, obtendo-se relató-rios de pedidos não recebidos, recebidos, "out of print", etc., relação de usuárelató-rios. editoras, agentes, lista de títulos, comunicações para usuários, etc., de tal modo que a pessoa responsavel tem a cad< instante a posição exata e completa de toda a situa-ção. Em virtude de ter sido o sistema especificado, analisado e implantado sempre com o concurso de bibliotecários responsáveis pelo setor, além de forma modular como os programas foram desenvolvidos, a sua operação tornou-se extremamente simplificada.

1. INTRODUÇAO

Em algumas entidades a quantidade de material bibliográfico adquirido através de sugestões dos usuános é de tal ordem que torna difícil seu controle manual. Este trabalho descreve um sistema automático de controle de aquisiç[o, implantado no Instituto de Pes-quisas Espaciais, estando em funcionamento, com sucesso, desde 1978.

O sistema foi elaborado como trabalho dirigido do curso de Sistemas de Informação (Mestrado em Computação Aplicada), ministrado, pelo autor, pelos alunos loris R. Cor-tez. Mag Pacheco. Aurélio Gomes Ferreira e José Oscar Machado Alexandre, tendo as es-pecificações do mesmo sido levantadas através de reuniões com a bibliotecária responsável pelo setor.

Carlos Henrique Bôto GÓiS. Analista de Sistemas. Responsável pelo Setor de Análise de Sistemas do Departamento de Informação e Documentação da EMBRAPA. BrasÍ-lia, DF.

2. CARACTERfSTICAS DO SISTEMA

Além das compras de livros e periódicos, ativadas pelo setor de Seleç[o e Aquisição. grande parte das aquisições de material bibliográfico é feita através de sugestões de usuá-lias, que têm um interesse mais ou menos imediato no material sugerido. O sistema se propõe a absorver estas sugestões e controlar todo o processo, desde o pedido feito até a chegada ou não do material, mantendo aqueles usuários a par do que está acontecendoà sua sugestão. As características básicas do sistema s[o as seguintes:

I) Todo o material sugerido recebe um identificador, e todas as informações rele-vantes tais como editor, ediç[o, autor, volume, ano de publicaç[o, etc., s[o codificadas em cart[o.

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219

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SISTEMA AUfOMATIZADO PARA CONTROLE DE AQUISIÇÃO

Fig. 2. Módulo Atualização

Fig. 3 Módulo Relatórios

R. Bihliotecon. Brasilia. 8 (2)jul. dez. 1980

5. CONCLUSOES

A razão principal pela qual o sistema foi imediata1l1ente aceito e vem sendo usado ininterruptamente, deve-se ao fato de que as especificações do mesmo foram levantadas e cuidadosamente discutidas pelo grupo, juntoà bibliotecária responsável pelb serviço. As-sim sendo, as informaç,ões, que constam do Boletim de Cadastramento bem como dos re-latórios, foram consideradas relevantes após um estudo de necessidades de informaçã'o e de utilidade, tendo sido à bibliotecária a principal definidora daquelas informações. Além disso, o esquema bastante simplificado de atualização (manuseio apenas dos códigos a

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R. Bibliotecon. Brasilia. 8 (2)jul. - dez. 1980

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Fig. I. Módulo cadastramento

3.3.5 Aviso ao usuário

Este é um serviço de alerta, informando ao usuário sobre a situaçã'o do seu pedido (Anexo 5). Neste relatório o código à direita indica no caso de nã'o recebimento, qual o motivo (Anexo 6).

3.3.4 Relatório por setor

Aqui, todos os solicitantes de material bibliogrático est[o agrupados por setor ao qual pertencem, juntamente com as suas solicitações (Anexo 4).

Cadastr_nto

No Anexo 3 apresenta-se exemplo deste tipo de relatório.

4. DESCRIÇÃO GERAL DO SISTEMA

Apresenta-se aqui uma descrição simplificada so módulos e dos arquivos que fazem parte do sistema, evitando um detalhamento maior no que se refere ao programa em si e aos campos formadores daqueles arquivos, o que pode ser deduzido a partir das entradas e saidas do mesmo.

4.1 M6dulo Cadastramento (Fig. 1)

Aqui os pedidos sã'o cadastrados em tita magnética através da leitura dos cartões com os pedidos reespectivos. As informações contidas no cartã'o s[o obtidas do Boletim do Cadastramento (Anexo 7).

2).

4.2 MóduloJAtualização:

Neste módulo basicamente são tratadas as mudanças,de "status" dos registros. (Fig.

4.3 M6dulo Relat6rios

Aqui são gerados os relatórios que o sistema permite obter (Fig. 3)

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Anexo3

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Anexo 5

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Anexo 6

CARLOS HENRIQUE BOTO GÓIS

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229

Anexo 7

dez. 1980

BOLETlIA DE CADt.STRAJ.CENTO

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R. Bibliotecon. Brasllia. 8 (2)jul.

serie(s)

publicação; pedimos diversas ve

R Bib/iotecon. Brasz7ia, 8 (2)jul. - dez. 1980

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comunicado em separado

W - não êpublicação do editor indicado; estamos procurando en

contrar o certo X - encomendados

y _ ｣｡ｮ｣･ｬｾ､ｯ de acordo com seu pedido,

A - out of print

B - out of print; nova edição surgirá C - ainda não publicado

D - publicação incerta; editor sem registro E - rcprint

f - serã considerado reprint; editor sem registro

G - temporariamente em falta

H - indefinidamente ｾ falta

I - pedir ､ｩｲ･ｴ｡ｾ･ｮｴｾ ã editora

favor inforPar parte(s) ou não conseguimos obter esta

zes ｳｾｾ obter resposta

R - não conhecida; favor informar ｮｾｾ･ e endereço do editor

S - jã foi mandada

T - não

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nossa publicação

U - não ê publicação do editor indicado; não pudemos encontrar

o editor correto

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-J - publicação abandonada

K - reclamado ao editor

l-editor mudou-se; ｮｾｯ pudemos encontrar o novo endereço

M - não pode ser enviado sem consentimento; se o responsãvel

pela publicação aceitar, ｲ･ｾｩｴＳ sua ordem

_ devemos fornecer em edição encadernada devemos fornecer em brochura