U M A E X P E R IÊ N C IA D E IN FO R M A TIZA Ç A o D E A C E R V O S
B IB LIO G R Á FIC O S E D O C U M E N TA IS :
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c a s o d a S e c re ta ria M u n ic ip a l d e C u ltu ra d a P re fe itu ra d e S ã o P a u lo e m 1 9 8 9 -1 9 9 2
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RESUM O: R e la t a a r c im p la n t a c . : ã o d o s is t e m a D O I I I S / L lI lI S p a r : 1
t r a t a m e n t o e r e c u p e r G lc ú ) a u t o m a t iz a d o s d o s a c e r v o s d : 1 S e c r e t a r ia
M u n ic ip a l d e C u lt u r a e le S : I O P a u lo d u r a n t e a g e s t : 'lo d o P a r t id o e lo s
T r a h a lh u d o r c » ( I < ) N < ) - l< ) < ) 2 ) .O t r a b a lh o r e s u lt o u c m m u d . in c a d e v e r s ; lo
d o s is t e m a , p r o c e s s a m e n lo d e 2 0 0 . 0 0 0 t í t u lo s . e x t e n s ã o d o t r a t a m e n t o
a m a t e r ia l n à o - m o n o g r M 'ic o ( n e g a t iv o s , p la n t a s d e e n g e n h a r ia , d is c o s ,
d o c u m e n t o s ) c e x p a n s ã o d a r e d e o n - lin c .
PALAVRAS-CHAVE: Autornacào d e bibliotecas; lI ih lio lC c a s públicas.
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R a q u e l N a s c h e n v e n g M a t t e s
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*.... - ,.-.. ~ ~ ::;::~ ::::e y } ::~ ::....v., ..,.:::::; ::;.;:;:":~ c::})<-:· >:'-0;'
1 INTRODUÇÃO
O
princípio da C.'idadania cultural que orientou a atuação da Secretaria
M unicipal de Cultura (SM C) durante a gestà o elo Partido dos
Trabalhadores (1989-1992)' envolve o direito à informação enquanto
um ele seus elementos básicos. Por isso uma das prioridades ele SM C
naquele período foi exatamente informatizar seus acervos, já que uma política
bem sucedida nesta área tem como objetivo maior a garantia do acesso público
às informações.
Assim entendida como condição básica para implantar a cidadania cultural, a
ínforrnatizaçào dos acervos de órgãos tais como Bibliotecas, M useus e Arquivos significa modernizar, racionalizar e otimizar seus selviços ele modo a propiciar a democratizaçlo
'! I 1 7 a lis la d e S is t e m a s , D ir e t o r a d o C a t á lo g o C o le t iv o R e g io n a l d e L iv r o s d o E s t a d o d es a o r a n t o . A s s e " s o r a d e I 1 I / o r lllÚ lic t l d a S e c r e t a r ia M u n ic ip a l d e C I I I I I I r a d e S e ior a i u o 1 1 0p e r io d o 1 9 < ) 0 - I<)')2.A a u t o r a a g r a d e c e a c o t a b o r a ç â o d a T 'r r ! f 'a . c . t a u r t ia N c g r á o B a lb v r C B D / E C A / I I . Ç P ) lia r c r is à o c r í t ic a d o t r a b a lb o .
I
P r c f c it a t . u iz a E r / '/ I / ( ! im l d e S o u s a e S e c r e t a r ia M u n ic t p a l d e C lllt u r a T 'r o ji. t . D r a . M a r i l c n a d e S . C h a 1 1i .
86
R . b r a s . B ib lio t e c o n , e D o e . , S ã o P a u lo , v , 2 6 , n . 1 / 2 , p. 8 6 - 9 9 , ja n J ju n . 1 9 9 3U m a e x p e r iê n c ia d e in f o r m a t iz a ç á o d e a c c r u o s h ih lio g r á f ic o s e d o c u r n c n t a s i: o c a s o d a S e c r e t a r ia M u n ic ip a l d e C u lt u r a d a P r e f e it u r a d e S ã o P a u lo e m 1989 - 1992
do acesso à informação, cumprindo as obrigações de um serviço público que deve:
a) tratar técnica e adequadamente os acervos, através de tombamento,
classificação e catalogação;
b) constituir uma sistemática de catalogação cooperativa;
c) dar condições aos usuários de localização rápida das informações
existentes, independentemente de sua localização geográfica;
d) ampliar pontos de consulta e recuperação das informações através de
maior número de terminais;
e) melhorar t1uxos de trabalho, racionalizando custos;
f) divulgar os acervos à comunidade.
A situação da informática encontrada inicialmente na SM C, as atividades
e os projetos desenvolvidos e os resultados obtidos encontram-se descritos e
analisados nas próximas páginas. Com este relato pretende-se reiterar um dos
princípios básicos da cidadania cultural: o direito à informação deve ser exercido
em todos os níveis e sobre todas as coisas enquanto condição básica para a
produção do conhecimento e da cultura. Sua publicação nesta revista objetiva,
assim, socializar uma experiência para o conjunto dos bibliotecários que enfrentam hoje o desafio da informatização.
2 U m a longa história
Inexistia, até 1990, na Prefeitura do M unicípio de São Paulo (PM SP), uma
sistemática de catalogação e recuperação automática do conjunto dos acervos
documentais. Excetuando-se a implantação do sistema DOBIS/LIBIS (D/L) em duas
bibliotecas centrais (Biblioteca M ário de Andrade - BM A e Biblioteca do Centro
Cultural São Paulo - CCSP), os demais equipamentos culturais não contavam sequer
com micro computadores. Cada acervo possuía sistemática própria de catalogação
e, portanto, não havia compatibilidade entre eles. Além de não constituírem um
acervo único, com padrões e regras unificadas para toda a Prefeitura, o acesso dos
usuários aos serviços de consulta era extremamente moroso e difícil. Para poder
inaugurar o Centro Cultural São Paulo antes das eleições de 1982, implantou-se
parcialmente em dois meses o D/L na versão 1.2. Dada a urgência da inauguração
do sistema, foi cometido um grave erro que comprometeu a integridade das
informações: a alimentação dos dados foi feita por digitadores, nas instalações da
PRODAM , a partir de fichas trazídas dos catálogos da Biblioteca M ário de Andrade
(BM A). Neste trabalho deveriam ter sido seguidos padrões técnicos que eram
desconhecidos pelos digitadores, fato que gerou pesadas correções posteriores.
Além de problemas na alimentação dos dados, o sistema não foi implantado
adequadamente. Tratava-se de um software desconhecido para os analistas que,
além de não terem recebido o necessário suporte técnico por parte do fornecedor
(IBM ), não trabalharam em sintonia com os bibliotecários. A instalação não se constituiu
U m a e x p e r i ê n c i a d e i n fo r m a t i z a ç à o d e a c e r o o s h t b t l o g n t fi c o s e d o c u m e n t a i s
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em uma rede, visto que somente a divisão de Processos Técnicos do Departamento de
Bibliotecas Públicas (BP-l) tinha acesso às funções de Pesquisa e catalogação e somente
as duas bibliotecas citadas acima tinham acesso à Pesquisa.
Numa avaliação do sistema, em 19R5,chegou-se a conclusão de que os problemas
eram decorrentes de:
- falhas na implantação do sistema acusadas por mensagens de erros;
- implantação parcial que inviabilizava o uso integral do sistema, que não permite
o uso de uma ou outra função isolada, por concebê-Ias interligadas e com arquivos
dependentes;
- má estruturação da rede.
O sistema, daquela forma. não correspondia às expectativas de automaçào da
rede de bibliotecas, além da versão 1.2 já estar ultrapassada. No entanto, mesmo com
todas as dificuldades, o sistema continuou em operação.
Em março de 1986, em reunião de chefias e equipes técnicas da lBM . PRODAM
e SM C, foram definidas alternativas para a solução dos problemas existentes. Após um
balanço, optou-se por manter a versão l.2 e criar um grupo composto de bíbliotecários
e analistas da PRODAM que deveria estudar e implantar, na sua totalidade, a versão 1.4.
Foram solicitadas várias providências às bibliotecas-ramais do Departamento de
Bibliotecas Públicas, entre as quais perfil do usuário, mapeamento das seções, horário
de funcionamento e tipo de acervo, com a finalidade de estabelecer as políticas exigidas
pelo sistema para sua implantação completa.
Em novembro de 1987 iniciaram-se os trabalhos com a versão 1.4. Somente a
parte o n - l i n e foi implantada em ambiente de teste, visto que a fita do módulo de Controle
de Periódicos e a parte batch (LlBIS BATCl-I) só foram recebidas em 19RR Após dois
anos, em novembro de 1989, foram tomadas parcialmente disponíveis as funções Pesquisa
e catalogação, somente para BP-1.
Apesar dos esforços díspendidos, foram cometidos os mesmos erros ela
implantação anterior. Assim, duas versões concorrentes do sistema eram utilizadas
parcialmente 0.2 e 1.4). Deste modo em 1989 a situação do D/L em SM C era a seguinte:
FUNÇÃO LOCAL N° DE TÍTULOS
VERSÃO 1.2 pesquisa (público) BM A e CCSP 33000
VERSÃO 1.4 catalogação BP-1 1.00()~
A rede de Bibliotecas lnfanro-Iuvenis (ElJ) não integrava o sistema D/L.
O processamento para BIJ continuava a ser feito manualmente.
No caso do Departamento de Bibliotecas Públicas (BP - serviços para
.lP r o d u t i / J i d a d e d a C a l t J l o g a ç â o :
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J ( )a 90m i n u t o s p o r t i t u l o e 2 0 0 t i t u l o s / n i é s e m . m é r l i a .cbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
'8 8 R . b r a s . B ib lio t e c o n . e D o c . , S ã o P a u lo , v . 2 6 , n .1 / 2 , p. 8 6 - 9 9 , ja n . lju n . 1 9 9 3
U m a e x p e r i ê n c i a d e i n l o r m a l i z a ç i i o d e < I c e m o s h i h l i o g r á l i c o s e d o c u m e n t a i s
adultos), à situação caótica já descrita somava-se o agravante de que a maioria
das bibliotecas não dispunha de quaisquer recursos de informática.
Quanto ao Departamento de Patrimônio Histórico (DPH), o acervo
documental estava estagnado e praticamente congelado desde 1906. A seleção e
incorporação de documentos históricos ao acervo permanente não era feita; a
catalogação dos materiais existentes era precária, sem inventário concluído e, por
isso, de difícil acesso aos consulentes.
O acervo da Discoteca do CCSP estava desatualizado e apenas parcialmente
tratado e disponível.
Em outros órgãos da Prefeitura, também se repetia a situação encontrada
em SM C, estendendo-se para as mapotecas de desenhos de engenharia e/ou
plantas de projetos ele prédios e obras da PM SP.
A automação das bibliotecas ele SM C tornou-se um drama: duas versões
serni-implantadas com o sistema sub-utillzado, desmotivação, descrédito e ausência
total de perspectivas para se atingir os objetivos da automação.
3 R esolvendo urgências e procurando soluções perm anentes
Imediatamente após a posse do Governo Popular Democrático em 1989, foi
criado um Grupo de lnformatização de Bibliotecas CGTI-BI) composto por 17 membros,
todos bibliotecários' ele SM C, que tinha como objetivo fazer um levantamento de
dados para automação dos Departamentos ele Bibliotecas Públicas, Infanto-Iuvenís e
Divisão de Bibliotecas do CCSP. Após alguns meses de trabalho, o grupo apresentou
um relatório (dezembro/89) com a tabulação de questionário aplicado nas bibliotecas
de SM C sobre as necessidades de automação. O relatório também fazia sugestões
que deveriam compor um Plano Bienal de informatização de SM C. Pode-se concluir
que, apesar da boa vontade da maioria dos membros elaquele grupo, a falta de
informação, levou a distorções das conclusões. Contribuiu para isto a política de
atendimento da Prodam vigente naquela época. Havia um funcionário daquela empresa
designado para dar atendimento às Secretarias, gerente de Contas, que por não ser
um técnico e não estar dentro das secretarias, tratava as questões de informatização
burocraticamente; além disso, o conhecimento da instalação e o controle do D/L
estavam restritos a duas pessoas: uma bibliotecária em SM C e um analista de sistemas
na Prodam, que não foi extendido ao grupo.
O relatório final confundiu, ainda, a informatização dos acervos com a
informatização de rotinas administrativas e não apresentou um caminho a ser seguido.
Portanto foi de pouca valia para o projeto ele automação elos A c e r v o s de SM C.
Em 1990 visando a atualização dos acervos elas Bibliotecas, foram
elestinados aproximadamente S milhões de dólares para aquisição de livros
nacionais e estrangeiros. Na situação em que se encontrava o sistema D/L em BP
e, dada a inexistência de qualquer instrumento ele autornação nos Processos
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zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
Técnicos de BIJ não era possível processar estes livros e coloca-tos à disposição
do público em um intervalo de tem po aceitável.
Diante deste fato foram tom adas 2 m edidas:
_ desenvolvim ento pela Assessoria de Inforrnática de SM C de um sistem a
de catalogação rápida em m ícrocom putador, denom inado FASTCAT;
_ avaliação do sistem a D/L e de outros software existentes no m ercado,
visando um a solução definitiva para a inform atização dos acervos.
O objetivo prim eiro do FASTCATera agilizar o registro desta com pra inédita,
com um tratam ento sim plificado que, de form a rápida, tornasse disponíveis os
livros para os usuários das bibliotecas. O tratam ento definitivo seria feito após a
definição do sistem a para autornação do conjunto dos acervos de SM C.
Num prim eiro m om ento, o desenvolvim ento do sistem a atendeu ~ISfunções
de tom bam ento e pré-catalogação. No decorrer do trabalho, percebeu-se que um
dos pontos de m aior m orosidade ocorria na etapa de seleção e aquisição, devido à
burocracia decorrente da sistem ática de com pra na adm inistração pública (licitações,
processos, fluxos de contabilidade, etc.) Em conseqüência, à idéia prelim inar do
Fastcar acabou-se incorporando as tarefas de seleção e aquisição, tendo sido estas
adequadas às necessidades burocráticas do processo de com pras na PM SP.
Outra preocupação que norteou a program ação foi desenvolver um sistem a
que pudesse ser facilm ente operado por profissionais inexperientes na área de
m icro-inform ática.
O início do uso do sistem a ocorreu durante o m ês de outubro/90, com
em issão de produtos no final do m esm o m ês.
Em oito m eses a produção atingiu plenam ente os objetivos estabelecidos:
foram :adquiridos, pré-catalogados e distribuídos 286.407 exem plares
correspondentes a 11.674 títulos. Até o final daquela gestão (31/12/92) foram
processados pelo Fastcat um total de 530.112 exem plares.
Este sistem a tornou-se um a ferram enta indispensável para am bos os
departam entos e, após sofrer pequenas alterações, foi incorporado ao novo tluxo
de trabalho de Processos Técnicos.
Paralelam ente ao desenvolvim ento do FASTCAT iniciou-se a avaliação
do D/L e outros software disponíveis no m ercado visando um a solução definitiva
para a inform atização dos acervos de SM C.
Considerando o quadro de insucesso do D/L em SM C, havia um a tendência
à sua descontinuidade, reforçada pelos pareceres da IBM e da PRODAM : à prim eira
vista, todos indícios contribuíam para esta decisão. Porém , observando o princípio de não se retirar serviços e/ou instrum entais sem outros m elhores para
substituí-los, partiu-se - tendo em vista o aproveitam ento de experiências e visando não
reinventar a roda - para visitas a outras instituições, pesquisa na literatura e avaliação
dos software disponíveis no m ercado.
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R . b r a s . B ib lio t e e o n . e D o e . , S ã o P a u lo , v . 2 6 , n . 1 I 2 , p. 8 6 - 9 9 , ja n . / ju n . 1 9 9 3U m a e x p e r i ê n c i a d e i n fo r m a t i z a ç ã o d e a c c r u o s b i b i i o g r â fi c o « e d o c u m e n t a i ;
Após visita a CENPES-Petrobrás, Centro Cultural do Banco do Brasil,
Fundação Getúlio Vargas, UNICAM P e contato com as Universidades Federais do
Rio Grande do Sul e Santa Catarina, constatou-se que os problem as de autornação
em SM C eram causados pelos erros de instalação do software e ausência de
gerenciam ento. No universo de pesquisa não havia nenhum sistem a m elhor que
o D/L. As outras duas instalações do D/L, no Brasil, estavam usando o sistem a
plenam ente e com resultados satisfatórios.
No m ercado internacional, naquela época, existiam outros softwares que
atenderiam as características da Rede M unicipal de Bibliotecas, m as nenhum que
pudesse ser considerado superior ao D/L. A única certeza da pesquisa feita foi a
com plexidade proibitiva que envolvia o desenvolvim ento de software próprio
(solução caseira) e a necessidade de custom ízação (adaptação às condições locais)
de qualquer outro sistem a de gerenciam ento de redes de bibliotecas.
Todas estas inform ações nos levaram a recom endar a continuidade do
software D/L. Porém , havia necessidade de um a auditoria com pleta que avaliasse
desde a im plantação, instalações, am biente operacional e a sua utilização pelos
usuários, com levantam ento dos problem as e propostas de soluções.
Os resultados da auditoria contratada em setem bro de 1990 vieram reafirm ar
a avaliação anterior de que os problem as eram causados pela m á gerência do
sistem a. O relatório final orientou as seguintes decisões: reim plantar o sistem a;
reforrnular o fluxo de processos técnicos; reestruturar o sistem a adequando-o à
Rede M unicipal de Bibliotecas; potencializar o uso do sistem a para as bibliotecas
e estender seu uso para controle de outros acervos.
De posse do relatório da auditoria partiu-se para preparar um projeto de
inform atização que abrangesse o conjunto dos acervos docum entais de SM C.
Para tanto foi estabelecido um plano para o Biênio 91/92 que se constituiu de:
- reim plantar o D/L garantindo o funcionam ento das funções Acesso
Público, catalogação, Circulação e Correio Eletrônico,
- adequar os fluxos de trabalho de processos técnicos, unificando
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B I ] 1 e BP1;- treinar, desde o pessoal diretam ente envolvido com o software, até os
usuários finais;
- utilizar o sistem a para a Discoteca e Patrim ônio Histórico (Arquivos de
Negativos e Histórico);
- am pliar a rede o n - l i n e 03 bibliotecas), Discoteca e Casa da M em ória
com a instalação de term inais e tornando disponíveis ao público a pesquisa
bibliográfica (Acesso Público) e em préstim o de livros (Circulação);
- integrar as dem ais bibliotecas públicas da rede m unicipal ( B I ] e BP) com
a catalogação de todo o acervo e recebim ento de fichas, listagens e etiquetas.
Assim , em qualquer biblioteca que possuisse term inal seria possível ter um a
visão do acervo com pleto de todas as outras;
U m a e x p e r i ê n c i a d e i n fo r n t a t i z a ç á o d e a c e n t o s h i / i l i o W , i fl c o se d o c u m e n t a i s
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_ tornar o sistema disponível para o gerenci<lmento de plantas e desenhos
de engenharia de outros órgão da PM SP.
Como foi demonstrado anteriormente, havianecessidade da formação de
pessoal técnico que fosse submetido a treinamento especial e ficasse inteiramente
dedicado ao Projeto de lnforrnatizaçào, Com este propósito constituiu-se, com
funcionários dos Departamentos envolvidos ( B P I B U I D P l - l I CCSP), um grupo de
8 bibliotecários com o seguinte perfil: largos conhecimentos da área de
biblioteconomia em aquisição, catalogação, referência e administração de
bibliotecas; interesse em serem treinados na área de informática para conhecerem
o soltw are com profundidade e ínteragirem com analistas de sistemas; bons
conhecimentos da língua inglesa; disposição para o trabalho cooperativo e
integrado. A eles juntaram-se- dois analistas de sistemas da PRODAM .
Antes do início das tarefas específicas, o grupo foi submetido a treinamento de técnicas de
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g e r e n c ia m e n t o , trabalho em grupo e introdução à computação degrande porte. Também visitaram todas as instalaçôes de SM C e PRODAM e
estudaram a documentação existente. Paralelamente às suas atividades foi
ministrado aos componentes do grupo um curso de Inglês Instrumental para área
de lnforrnática.
4 Im plantando soluções perm anentes
O projeto teve início em maio de 1991, sendo subdividido em:
1- reirnplantaçào do Sistema com pleno uso das funções Pesquisa e
Catalogação; migração para a versão 1.4 de todos os registros bibliográficos que
estavam em meio magnético (versão 1.2 e FASTCAT).
2- tratamento de outros acervos,
3- expansão da rede on-line com disponibilidade da função Acesso ao
Público.
4- implantação das f u n ç õ e s Controle ele PeriódiCOse Circulação (empréstimo) e atualização de versão.
O trabalho de reirnplantaçào propriamente dito começou em julho de 1991
a partir de um plano e cronograma que se estendeu até janeiro de 1992. Este plano
de trabalho se constituiu das seguintes tarefas:
- treinamento do Grupo Gerenciador;
- recompilação de mapas, "code tables", programas, telas e tabelas;
_ tradução e adequação de telas - foram adotados os idiomas inglês e
português;
_ reirnplantação do sistema propriamente dito, colocando a função
catalogação em pleno uso;
_ correção das inconsistências da versão 1.2 para possibilitar a migração para a versão 1.4;
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1 1 2 ,p. 8 6 - 9 9 , ja n . lju n . 1 9 9 3U m a e x p e r i ê n c i a d e i n fo r m a t i z a ç ã o d e a c e r u o s b i b l i o g r á fi c o s e d o c u m e n t a i s
- migração dos 33.000 títulos da versão 1.2 para a 1.4;
- elaboração de programa de migração dos registros do sistema Fastcat;
- migração dos 20,000 títulos dos sistema Fastcat (compra de 89 até 92);
- correção das entradas da versão 1.2 - AACR I para AACR I I ;
- complernentação da catalogação dos registros migrados do sistema Fastcat;
- inserção de exemplares nos títulos migrados: 107.000 exemplares da
versão 1.2 e 300.000 do sistema F a s t c a t ;
- configuração de arquivos para uma rede de 77 unidades e respectivas
l o c a t i o n s ;
Desde o princípio da concepção do projeto, a única certeza que se tinha
é que muitos problemas ainda estavam por vir, apesar da auditoria e do
conhecimento da precariedade da implantação existente. M as somente após o
contato com a instalação teve-se a exata dimensão das dificuldades a enfrentar.
Entre elas destacamos:
- ausência de qualquer documentação técnica a respeito da instalação e
do sistema;
- necessidade de separar as fichas correspondentes aos registros das versões
1.2 e 1.4 nos catálogos de BPI, para a migração e posterior correção;
- denominação das telas, mapas, " c o d e t a b l e s " e tabelas que não
correspondiam aos programas-fonte, tornando sua localização uma verdadeira
caça ao tesouro, com perda de dois meses neste trabalho; .
- inexistência de rotina de " b a c h u p " , ou seja, ausência de cópias de segurança;
- nunca havia sido feita reorganização nos arquivos e alguns deles estavam
com áreas em " o u e r fl o t u " , exigindo reorganização urgente.
Os trabalhos da primeira fase demoraram 7 meses. Alguns problemas
surgiram na migração dos registros existentes em meio magnético para a versão
1.4. Ocorreran duplicações e muitas vezes multiplicações de entradas nos arquivos
em decorrência das diversas formas de alimentação. Essas inconsistências causaram
um acúrnulo de correções que, somadas à experiência traumática de duas
implantações mal sucedidas e à integração de novos usuários à alimentação do
sistema, desencadearam resistência e desconfiança por parte de BP-1. O Grupo
Gerenciador foi preparado para administrar tais comportamentos, acomodando
os problemas causados pelos usuários que até então, não estavam acostumados
a compartilhar o sistema.
Apesar de tudo, os trabalhos executados permitiram a conclusão satisfatória
da primeira fase com a consecução dos objetivos propostos. O sistema foi
reimplantado com uma única sistemática de catalogação em uso para toda a rede
de bibliotecas. Todo o acervo que estava catalogado dispersamente em vários
R . b r a s . B ib lio t e c o n . e D o e . , S ã o P a u lo , v.2 6 , n . 1 / 2 , p. 8 6 - 9 9 , ja n . / ju n . 1 9 9 3 93
U m a e x p e r i ê n c i a d ei n fo r m a t i z a ç ã o d e a c e r o o sh i h l i o g r á fi c o s e d o c u m e n t a i s
zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
arquivos foi m igrado para um a única base 1.4, com . um a sistem ática que perm itiu fechar 1992 com 200.000 registros no sistem a.
Houve, tam bém , a necessidade da reforrnulação total das Divisões de
Processos Técnicos de BP e BIJ A situação encontrada nestas divisões ia desde a
precariedade das instalações físicas até os fluxos e sistem ática de trabalho
inadequados. BP-1, apesar de usar o D/L há 10 anos para catalogação, tinha suas
seções e unidades internas estanques, obedecendo a sistem ática de procedim entos
ultrapassada e altam ente burocratizada. Este fluxo dificultava trem endam ente os
serviços, criando um "gargalo" onde os livros adquiridos encontravam um lugar
para "descanso" (depósito) e só após algum tem po iam para as estantes das
bibliotecas 4
As Divisões de Processos Técnicos de BP e BIJ sofreram um a radical
transform ação e m odernização com o projeto de inform atização: m udança para
prédio próprio na Lapa, onde hoje funcionam as duas divisões; instalação de 6
m icro com putadores, 25 term inais, e 1 leitora de CD-ROM ; aquisição de m aterial
para pesquisa técnica, com o dicionários e publicações especializadas; aquisição
de registros bibliográficos em diversos suportes, tais com o listagens, m icrofichas
(CALCO) e CD-ROM (Library of Congress); m udança com pleta nos fluxos e
procedim entos de trabalho.
A nova sistem ática de trabalho im plantada baseou-se na visão holística
do trabalho do bibliotecário: o tratam ento técnico com pleto deve ser feito por
apenas um bibliotecário que no caso de dúvida recorre aos especialistas (chefes
técnicos) em cada área.
Deste ponto de vista pode-se resum ir os serviços de tratam ento técnico
dos acervos de SM C nas seguintes tarefas: seleção, aquisição, conferência,
"planilham ento" (este serviço é constituído da pesquisa bibliográfica de entradas
e cabeçalhos de assuntos, que São transcritos em planilha) e inserção de dados
no sistem a. A form a m ais adequada de estrutura r estes serviços seria usar o D/L
em todo o seu potencial, com o ocorre na m aioria das instalações deste sistem a.
No entanto, a especificidade das rotinas e form ulários da contabilidade da PM SP
exigiu que se continuasse a usar a função seleção do Fastcat.
Após a execução da prim eira fase ficou evidente que dificilm ente haveria
condições de concluir todo o projeto de autornação até o final de 1992. Houve,
então, a necessidade de rearranjar as fases inicialm ente propostas e redistribuir tarefas. Até o final de 1992, foram com pletadas os seguintes trabalhos: tratam ento dos dem ais
acervos, expansão da rede on-line, im plantação da função Circulação.
< _ E s t aéu m a s i t u a ç ã o i n d e fe n s á u e l . E m p a í s e s c o m o o s E s t a d o s U n i d o s ,oo b j e t i v o m a i o r éo b t e r r a p i d e z n o p r o c e s s a m e n t o d o s t í t u l o s p a r a t o r n á - l o s d i s p o n í v e i s a o s u s u á r i o s , o q u e o r i e n t a a s b i b l i o t e c a s a c a d a v e z m a i s u t i l i z a r e m - s e d e r e g i s t r o s b i b l i o g r á fi c o s p r o d u z i d o s p e l a s r e d e s d e c a t a l o g a ç ã o c o o p e r a t i v a
c o m o a
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a C L e .XWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
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R . b r a s . B ib lio t e c o n . e D o e ., S ã o P a u lo , v . 2 6 , n .1 I2 , p . 8 6 - 9 9 , ja n ./ju n .1 9 9 3U m a e x p e r i ê n c i a d ein f o r m a t iz a ç ã o d ea c e n t o s b ib lio g r á f ic o s e d o c u m e n t a i s
4 . 1 E s t e n d e n d o a i n f o r m a t i z a ç ã o a o u t r o s a c e r v o s
Arquivo de Negativos
Por perm itir o processam ento de grande m assa de inform ações e operar em
rede integrando diversos acervos, o sistem a D/L adequava-se perfeitam ente à
necessidade de facilitar o acesso público às inform ações. Contudo, seu form ato não perm itia preencher todas as necessidades internas do processam ento técnico do acervo do Arquivo de Negativos.
Por questões de preservação, não é recom endável que os pesquisadores
m anipulem negativos e positivos originais. Este tipo de consulta é possível, m as deve ser cercada de vários cuidados e precauções e, portanto, ser reduzida ao m áxim o. Os
acervos fotográficos que possuam grande freqüência de público devem construir
"docum entos" interm ediários que possibilitem ao pesquisador a leitura da im agem e de inform ações sobre ela, sem a m anipulação das m atrizes fotográficas originais. No caso do acervo de SM C,estes "docum entos" tom avam a form a de contatos fotográficos acom panhados por Fichas Descritivas, que não podiam ser im ediatam ente produzidas pelo sistem a D/L Assim , a especificidade dos docum entos fotográficos, as exigências
de um padrão m inucioso de descrição e a adoção dos princípios arquivísticos
im punham um tratam ento diferenciado para a inform atização do acervo. A solução
foi im plantar um processam ento em m icrocom putador - ARQNEG, que possibilitasse
inform atizar os procedim entos internos do tratam ento técnico da docum entação
fotográfica e produzir os docum entos de pesquisa para o consulente.
Um program a específico para a m igração de dados do m icrocom putador
para o sistem a D/L possibilitou então a integração dos dois aspectos e a solução das
questões básicas propostas: o processam ento técnico das im agens e a produção de
Fichas Descritivas passaram a ser feitos pelo ARQNEG e a localização das inform ações passou a ser feita pelo sistem a D/L
Arquivo Histórico
O Arquivo Histórico da cidade tem com o objetivo a guarda dos docum entos produzidos pelos diversos órgãos da PM SP.Tais docum entos são agrupados de acordo
com o fluxo dentro da entidade que os produziu Estas entidades são designadas
Fundos; cada Fundo, por sua vez, é com posto por vários tipos de docum entos com o
plantas, gravuras, desenhos, fotografias, artigos de revistas, registros sonoros,
docum entos oficiais, atas, relatórios, etc. Esta organização é recente e ainda existe m aterial sem fundo definido, sem tratam ento m ínim o, bem com o papéis avulsos que
podem estar encadernados O ll em pastas, m uitas vezes reunidos sem critérios.
O uso do D/L no arquivo histórico foi então configurado da seguinte
m aneira:
- A descrição será por lotes de docum entos agrupados em caixas ou m aços
e não individualm ente;
U m a e x p e r i ê n c i a d e i n fo r m a t i z a ç ã o d e a c c r u o s b i b l i o g r á fi c o s e d o c u m e n t a i s
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- Para evitar inconsistências nos arquivos de assunto, nomes e títulos e
acomodar os dados descritivos foram criados arquivos locais para o Arquivo
Histórico, onde as informações serão cadastradas.
Discoteca
A Discoteca Oneyda Alvarenga da SM C, situada no CCSP, possui um dos
mais preciosos acervos discográficos do País.
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É composto de aproximadamente70.000 discos, 40.000 partituras e 2.500 artigos (jornais e revistas). Sobre esta
coleção vale mencionar que iniciou-se a partir da coleção particular de M ário de
Andrade. Este material estava parcialmente tratado em suporte e com critérios
diferentes:
-descrição detalhada por faixa de discos de 33 e 78 rpm (eruditos e jazz);
-Descrição geral por discos - 33 rpm (popular) em arquivos de
microcomputador (Dbase),
-Fichas de papel - discos descritos faixa a faixa; partituras e artigos;
-Sem tratamento algum - discos e partituras ( a grande maioria) por não
estar tratado e não havendo possibilidade de ter-se informação sobre sua
localização este material não está disponível ao público.
Visando solucionar o mais rapidamente estes problemas e colocar este acervo disponível ao público através do seu tratamento pelo D!L, decidiu-se aproveitar todas as informações que estavam em meio magnético (disquete), transformar as informações
constantes das fichas em arquivos iguais e migra-Ios de uma única vez para o D!L
através de programas de conversão. Para estas tarefas foram elaborados 3 programas de
conversão e 1 para microcomputador e instalados 4 micros XT e 5 terminais. Para o
material não catalogado optou-se pela função catalogação do D/L. Desta forma agilizou-se a entrada de dados que corria Paralelamente à catalogação on-line. As conversões
micro-mainframe foram concluídas com a migração de aproximadamente 15.000 registros
(9.000 existentes em disquetes e 6.000 em fichas de papel). Após a migração é feita a
Complementação dos dados bem como a manutenção dos arquivos de autoridades. A
catalogação direta no D/L segue as regras no AACR2 para material musical.
Mapotecas de SVP
A Secretaria de Vias Públicas possui um acervo sobre melhoramentos
viários da cidade de São Paulo de extrema importância. Entretanto esta coleção
está divida em diversos arquivos, cada qual criando e/ou estabelecendo regras
para tratamento e recuperação deste material cartográfico.
As solicitações de informações feitas pela população demoram para serem
fornecidas devido as precárias formas de recuperação da coleção.
A criação de um padrão para descrição (catalogação) e classificação deste
material agilizará a recuperação da informação ao público em geral, aos técnicos
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R . b r a s . B ib lio t e e o n . e D o e ., S ã o P a u lo , v . 2 6 , n.1/2, p . 8 6 - 9 9 , ja n ./ju n .1 9 9 3U m a e x p e r i ê n c i a d e i n f o r m a t i z a ç â o d e a c e r v o s h i h l i o u r â j i c o s e d o c u m e n t a i s
da PM SP ou de empresas contratadas para realizar os serviços, às regionais, etc
contribuindo para que os serviços prestados sejam de melhor qualidade (rapidez
e precisão).
Nas reuniões promovidas entre o Grupo. gerenciador do D/L e o grupo
de trabalho de SVP, verificou-se a necessidade de realizar um plano "piloto" como
modelo de organização e informatização. Este trabalho, depois de avaliado, deveria
ser estendido a todo o acervo de mapas e desenhos de engenharia e servirá de
padrão a PM SP.
Durante a execução do "piloto", por questões de exigüidade de tempo,
reduziu-se o número de plantas de 1000 para 160, compreendendo somente os
arquivos da Superintendência de Projetos (PRO]). Foi escolhido o tratamento
bibliográfico para a catalogação do material cartográfico e seguindo os padrões
estabelecido no AACR2.
5 C O N C L U S Õ E S
o
Sistema D!L versão 1.4 foi finalmente instalado com as adaptações necessárias.Este foi um aspecto de grande relevância, pois sem atualização de equipamentos da
PRODAM não seria possível suportar duas versões concorrentes do D/L.
Atualmente o sistema está disponível em duas línguas de diálogo:
português e inglês. As rotinas de operação foram documentadas e podem ser
acionadas pelo setor de produção da PRODAM . As funções colocadas em pleno
uso foram: Catalogação, Acesso Público, Circulação e Correio Eletrõnico. O sistema
pode ser usado para gerenciarnento de toda a rede de Bibliotecas (BI) e BP) de
SM C. Estão instalados terminais em BIJ-l e BP-l e em 13 Bibliotecas. O sistema
está apto para gerenciar os acervos da Discoteca, Arquivo de Negativos e Arquivo
Histórico. Com o resultado obtido em SVP, a PM SP pode iniciar a qualquer
momento o gerenciarnento de suas mapotecas pelo D/L.
A outra meta atingida foi a depuração e inicialização da função Circulação.
No segundo semestre de 1992 foram instalados terminais em mais II bibliotecas
e colocado em teste para público a função Empréstimo.
Cabe, porém, ressaltar os problemas ainda existentes na base D/L (dados
existentes nos arquivos do sistema). Com as migrações realizadas os registros da
versão 1.2 e aqueles do FASTCAT, além dos registros catalogados na versão 1.4
anteriores à reimplantação (sintaxe da língua holandesa), uma grande parte das
informações disponíveis no sistema está incompleta.
Um dos problemas destacado pela Auditoria realizada no D/L foi a ausência
de uma política de treinamento, portanto esta foi uma área que mereceu especial
atenção. A cada função e/ou serviço que era tornado disponível havia treinamento
para os bibliotecários envolvidos. Todos os treinamentos foram precedidos de
apresentação geral do sistema de computador e seus terminais. Também com o
R . b r a s . B ib lio t e e o n . e D o e ., S ã o P a u lo , v . 2 6 , n.1/2, p . 8 6 - 9 9 , ja n ./ju n .1 9 9 3
U m a e x p e r i ê n c i a d e t n fo r m a t i z a ç â o d e a c e r v o s h t b l i o g r á ft c o s e d o c u m e n t a i s
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intuito de difundir- um a cultura de inform ática entre os bibliotecários, foram
organizadas visitas à PRODAM - local onde se situa a m áquina onde roda o D/L.
No total foram treinados 106 bibliotecários até o final de 1992. Ressaltam os que
por decisão BP-1 não houve treinam ento form al dos catalogadores daquela
unidade, tendo-se considerado seu conhecim ento com o suficiente. Esta é um a
pendência a ser resolvida, pois verificou-se m ais tarde que o conhecim ento que
tinham era facetado e incom pleto.
Um cuidado que se teve durante toda a im plantação do projeto foi a
geração de docum entação, tanto do ponto de vista do sistem a com o dos aspectos
biblioteconôm icos e burocráticos. Foram preparados m anuais de procedim entos
e de treinam ento; reuniu-se todos os docum entos dispersos sobre o sistem a, tais
com o contratos, atas, relatórios, etc., desde o início da história do D/L em SM C.
Cópias foram depositadas no Arquivo Histórico da Cidade.
Além destes aspectos acim a ressaltados um outro m erece atenção.
Procurando sanar o isolam ento em que a inforrnatização de SM C se encontrava
em relação às díscussões e experiências do setor, no Brasil e no m undo, foi
im plem entada um a política de participação em Congressos, Sem inários, Encontros
e/ou m esm o reuniões com outras instituições. Tam bém foi feita a filiação ao
Grupo Internacional de Usuários do D/L e incentivada a form ação de grupo
sim ilar com os usuários do Brasil.
Em conclusão pode-se dizer que a autornação de um a rede de bibliotecas
é tarefa que não se exaure com a instalação de um software e im plantação de sua
rotinas: há necessidade de perm anente m anutenção e atualização. As tarefas com
a autom ação do Acervos Docum entais de SM C não podem sofrer paralisação com
o fim de um a gestão de governo, sob pena de pesadas perdas. O projeto deve
continuar e algum as tarefas se im põe na seqüência. São elas:
- correção do registros bibliográficos;
- correção da função " b a t c b " (em issão de produtos im pressos);
- im plantação da função controle de periódicos;
- adequação de arquivos para para tratam ento técnico de livros raros;
- expansão da rede on-line ao restante da rede de bibliotecas;
- atualização da versão do D/L e uso de novas tecnologias com o CD-ROM .
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T h e i n f o r m a t i z a t i o n o f a p u b l i c l i b r a r y : c a s e s t u d y o f t h e
S e c r e t a r i a M u n i c i p a l d e C u l t u r a o f S ã o P a u l o ( 1 9 8 9 - 1 9 9 2 )
A B S T R A C T : Rcports on thc rcinstallation of DOI3IS/LlBIS for autornatcd
cataloguing and rctricval of collcctions at the Sccrctariat of Cultura (São
Paulo, Brazil) during thc administration of thc workcrs Party C19H9-1992).
Efforts rcsultcd in a changc in systcm vcrsion, thc processing of 200.000
titlcs, cxtcnsion of proccssing to non-hook material (ncgativcs, cnglnccting
drwings, sound rccordings), and cxpanssíon of the on-line nctwork .
K E Y W O R D S : DOI3IS/LlI3IS - Lihrary automation - São Paulo (Brazil)
r
R e f e r ê n c i a s B i b l i o g r á f i c a s
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