1 Teoria X e Teoria Y
McGregor compara dois estilos opostos e antagônicos de administrar: de um lado, um estilo baseado na teoria tradicional, mecanicista e pragmática (a que deu o nome de Teoria X), e, de outro, um estilo baseado nas concepções modernas a respeito do comportamento humano (a que denominou Teoria Y).
a. Teoria X
É a concepção tradicional de administração e baseia-se em convicções errôneas e incorretas sobre o comportamento humano, a saber:
• As pessoas são indolentes e preguiçosas por natureza: elas evitam o trabalho ou trabalham o mínimo possível, em troca de recompensas salariais ou materiais.
• Falta-lhes ambição: não gostam de assumir responsabilidades e preferem ser dirigidas e sentir- se seguras nessa dependência.O homem é basicamente egocêntrico e seus objetivos pessoais opõem-se, em geral, aos objetivos da organização.
• A sua própria natureza leva-as a resistir às mudanças, pois procuram sua segurança e pretendem não assumir riscos que as ponham em perigo.
• A sua dependência torna-as incapazes de autocontrole e autodisciplina: elas precisam ser dirigidas e controladas pela administração.
Essas concepções e premissas a respeito da natureza humana formam a Teoria X, que reflete um estilo de administração duro, rígido e autocrático e que faz as pessoas trabalharem dentro de esquemas e padrões planejados e organizados, tendo em vista o alcance dos objetivos da organização. As pessoas são visualizadas como meros recursos ou meios de produção.
Para a Teoria X, a administração caracteriza-se pelos seguintes aspectos:
• A administração deve promover a organização dos recursos da empresa (dinheiro, materiais, equipamentos e pessoas) no interesse exclusivo de seus objetivos econômicos. A administração é um processo de dirigir os esforços das pessoas, incentivá-Ias, controlar suas ações e modificar o seu comportamento para atender às necessidades da empresa. • Sem essa intervenção ativa por parte da administração, as pessoas seriam passivas em relação às necessidades da empresa, ou mesmo resistiriam a elas. As pessoas devem ser persuadidas, recompensadas, punidas, coagidas e controladas: as suas atividades devem ser padronizadas e dirigidas em função dos objetivos da empresa.
• Como as pessoas são motivadas por incentivos econômicos (salários), a empresa deve utilizar a remuneração como um meio de recompensa (para o bom trabalhador) ou de punição (para o empregado que não se dedique suficientemente à realização de sua tarefa).
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própria Teoria das Relações Humanas, em seu caráter demagógico e manipulativo, também é uma forma suave, macia e enganosa de se fazer Teoria X.
b. Teoria Y
É a moderna concepção de administração de acordo com a Teoria Comportamental. A Teoria Y baseia-se em concepções e premissas atuais e sem preconceitos a respeito da natureza humana, a saber: As pessoas não têm desprazer inerente em trabalhar. Dependendo de certas condições, o trabalho pode ser uma fonte de satisfação e recompensa (quando é voluntariamente desempenhado) ou uma fonte de punição (quando é evitado sempre que possível). A aplicação do esforço físico ou mental em um trabalho é tão natural quanto jogar ou descansar.
• As pessoas não são, por sua natureza intrínseca, passivas ou resistentes às necessidades da empresa: elas podem tornar-se assim, como resultado de sua experiência negativa em outras empresas.
• As pessoas têm motivação, potencial de desenvolvimento, padrões de comportamento adequados e capacidade para assumir responsabilidades. O funcionário deve exercitar autodireção e autocontrole a serviço dos objetivos que lhe são confiados pela empresa. O controle externo e a ameaça de punição não são os únicos meios de obter a dedicação e esforço de alcançar os objetivos empresariais.
• O homem médio aprende, sob certas condições, a aceitar, mas também a procurar responsabilidade. A fuga à responsabilidade, a falta de ambição e a preocupação exagerada com a segurança pessoal são consequências da experiência insatisfatória de cada pessoa, e não uma característica humana inerente a todas as pessoas. Tal comportamento não é causa: é efeito de experiência negativa em alguma empresa.
• A capacidade de alto grau de imaginação e de criatividade na solução de problemas empresariais é amplamente - e não escassamente – distribuída entre as pessoas. Na vida moderna, as potencialidades intelectuais das pessoas são apenas parcialmente utilizadas. Em função dessas concepções e premissas a respeito da natureza humana, a Teoria Y mostra um estilo de administração aberto, dinâmico e democrático, por meio do qual administrar torna-se um processo de criar oportunidades, liberar potenciais, remover obstáculos, encorajar o crescimento individual e proporcionar orientação quanto a objetivos.
A administração segundo a Teoria Y caracteriza-se pelos seguintes aspectos:
A motivação, o potencial de desenvolvimento, a capacidade de assumir responsabilidade, de dirigir o comportamento para os objetivos da empresa, todos esses fatores estão presentes nas pessoas. Eles não são criados nas pessoas pela administração. É responsabilidade da administração proporcionar condições para que as pessoas reconheçam e desenvolvam, por si mesmas, essas características.
A tarefa essencial da administração é criar condições organizacionais e métodos de operação através dos quais as pessoas possam atingir seus objetivos pessoais, dirigindo seus próprios esforços em direção aos objetivos da empresa.
A Teoria Y propõe um estilo de administração participativo e baseado nos valores humanos e sociais. Enquanto a Teoria X é a administração por meio de controles externos impostos às pessoas, a Teoria Y é a administração por objetivos que realça a iniciativa individual. As duas teorias são opostas entre si.
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de criar oportunidades e liberar potenciais rumo ao autodesenvolvimento das pessoas. No longo período de predomínio da Teoria X, as pessoas acostumaram-se a ser dirigidas, controladas e manipuladas pelas empresas e a encontrar fora do trabalho as satisfações para suas necessidades pessoais de auto-realização. A Teoria Y é aplicada nas empresas através de um estilo de direção baseado em medidas inovadoras e humanistas, a saber:
a. Descentralização das decisões e delegação de responsabilidades. A fim de
permitir liberdade para que as pessoas dirijam elas próprias as suas tarefas, assumam os desafios delas decorrentes e satisfaçam suas necessidades de auto-realização.
b. Ampliação do cargo para maior significado do trabalho. A Teoria Y substitui a
superespecialização e o confinamento de tarefas pela ampliação do cargo por meio de sua reorganização e extensão de atividades, para que as pessoas possam conhecer o significado do que fazem e ter uma idéia da sua contribuição pessoal para as operações da empresa como um todo.
c. Participação nas decisões e administração consultiva. Para permitir que as
pessoas tenham participação nas decisões que as afetam direta ou indiretamente e para que se comprometam com o alcance dos objetivos empresariais. A administração consultiva cria oportunidades para que as pessoas sejam consultadas sobre suas opiniões e pontos de vista a respeito de decisões a serem tomadas pela empresa.
d. Auto-avaliação do desempenho. Os tradicionais programas de avaliação do
desempenho, nos quais os chefes medem o desempenho dos subordinados como se fosse um produto que está sendo inspecionado ao longo da linha de montagem são substituídos por programas de auto-avaliação do desempenho, em que a participação dos empregados envolvidos é de importância capital. As pessoas são encorajadas a planejar e avaliar sua contribuição para os objetivos empresariais e a assumir responsabilidades.
Sistemas de Administração
Likert, um expoente da Teoria Comportamental, considera a Administração um processo relativo, no qual não existem normas e princípios universais válidos para todas as circunstâncias e situações. A Administração nunca é igual em todas as organizações e pode assumir feições diferentes, dependendo das condições internas e externas existentes.
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relação a quatro variáveis: processo decisorial, sistema de comunicação, relacionamento interpessoal e sistema de recompensas e punições.
Em cada sistema administrativo, essas quatro variáveis apresentam diferentes características:
A. SISTEMA 1: «Autoritário Coercitivo". É um sistema administrativo autocrático e forte,
coercitivo e arbitrário, que controla rigidamente tudo o que ocorre dentro da organização. É o sistema mais duro e fechado. Suas características são:
1. Processo decisorial. Totalmente centralizado na cúpula da organização. Todas as
ocorrências imprevistas e não-rotineiras devem ser levadas à cúpula para resolução e todos os eventos devem ser decididos somente pela cúpula empresarial. O nível institucional fica sobrecarregado
com a tarefa decisorial.
2. Sistema de comunicações. É bastante precário. As comunicações são sempre verticais,
no sentido descendente, carregando ordens de cima para baixo. Não existem comunicações laterais.
As pessoas não são solicitadas a gerar informação, o que faz com que as decisões tomadas na cúpula se alicercem em informações limitadas, incompletas ou errôneas.
3. Relacionamento interpessoal. O relacionamento entre as pessoas é considerado
prejudicial ao bom andamento dos trabalhos. A cúpula empresarial vê com extrema desconfiança as conversas informais entre as pessoas e procura coibi-las ao máximo. A organização informal é vedada. Para evitá-la, os cargos e tarefas são desenhados para confinar e isolar as pessoas umas das outras e evitar o seu relacionamento.
4. Sistema de recompensas e punições. Há uma ênfase nas punições e nas medidas
disciplinares, gerando um ambiente de temor e desconfiança. As pessoas precisam obedecer à risca às regras e regulamentos internos e executar suas tarefas de acordo com os métodos e procedimentos. Se as pessoas cumprem fielmente suas obrigações, não estão fazendo nada mais do que sua obrigação. Daí a ênfase nas punições, para assegurar o cumprimento das obrigações. As recompensas são raras e, quando ocorrem, são materiais e salariais.
B. SISTEMA 2: "Autoritário Benevolente". É um sistema administrativo autoritário que constitui uma variação atenuada do Sistema 1. No fundo, é um Sistema 1 mais condescendente e menos rígido. Suas principais características são:
1. Processo decisorial. É centralizado na cúpula administrativa, permitindo pequeníssima
delegação quanto a decisões de pequeno porte e de caráter rotineiro e repetitivo, baseadas em rotinas e prescrições e sujeitas a aprovação posterior, prevalecendo ainda o aspecto centralizador.
2. Sistema de comunicações. É relativamente precário, prevalecendo as comunicações
verticais e descendentes, embora a cúpula se oriente em comunicações ascendentes vindas dos escalões mais baixos, como retroação de suas decisões.
3. Relacionamento interpessoal. A organização tolera que as pessoas se relacionem entre
5 4. Sistema de recompensas e punições. Ainda há ênfase nas punições e nas medidas
disciplinares, mas o sistema é menos arbitrário e oferece algumas recompensas materiais e salariais e raras recompensas simbólicas ou sociais.
C. SISTEMA 3: "Consultivo". Trata-se de um sistema que pende mais para o lado participativo do que para o lado autocrático e impositivo, como nos dois sistemas anteriores. Representa um gradativo abrandamento da arbitrariedade organizacional. Suas características são as seguintes:
1. Processo decisorial. É do tipo participativo e consultivo. Participativo porque as
decisões específicas são delegadas aos diversos níveis hierárquicos e devem orientar-se pelas políticas e diretrizes definidas pelo nível institucional para balizar todas as decisões e ações dos demais níveis. Consultivo porque a opinião e os pontos de vista dos níveis inferiores são considerados na definição das políticas e diretrizes que os afetam. Obviamente, todas as decisões são posteriormente submetidas à aprovação da cúpula empresarial.
2. Sistema de comunicações. Prevê comunicações verticais no sentido descendente
(mais voltadas para orientação ampla do que para ordens específicas) e ascendente, bem como comunicações laterais entre os pares. A empresa desenvolve sistemas internos de comunicação para facilitar o seu fluxo.
3. Relacionamento interpessoal. A confiança depositada nas pessoas já é bem mais
elevada, embora ainda não completa e definitiva. A empresa cria condições relativamente favoráveis a uma organização informal sadia e positiva.
4. Sistema de recompensas e punições. Há ênfase nas recompensas materiais (como
incentivos salariais, atrativos de promoções e oportunidades profissionais) e simbólicas (como prestígio e status), embora ocorram punições e castigos.
D. SISTEMA 4: "Participativo". É o sistema administrativo democrático por excelência. É o mais
aberto de todos os sistemas. Suas características são:
1. Processo decisorial. As decisões são totalmente delegadas aos níveis organizacionais.
Embora o nível institucional defina as políticas e diretrizes, ele apenas controla os resultados, deixando as decisões totalmente a cargo dos diversos níveis hierárquicos. Apenas em ocasiões de emergência os altos escalões assumem decisivamente, porém sujeitando-se à ratificação explícita dos grupos envolvidos.
2. Sistema de comunicações. As comunicações fluem em todos os sentidos e a empresa
faz investimentos em sistemas de informação, pois são básicos para sua flexibilidade e eficiência.
3. Relacionamento interpessoal. O trabalho é feito em equipes. A formação de grupos
espontâneos permite maior relacionamento entre as pessoas. As relações interpessoais baseiam-se na confiança mútua entre as pessoas e não em esquemas formais (como descrições de cargos ou relações formais previstas no organograma). O sistema incentiva a participação e o envolvimento grupal, de modo que as pessoas se sintam responsáveis pelo que decidem e fazem em todos os níveis organizacionais.
4. Sistema de recompensas e punições. Há uma ênfase nas recompensas simbólicas e
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ocorrem punições, as quais quase sempre são decididas e definidas pelos grupos envolvidos.
Os quatro sistemas não têm limites definidos entre si. Uma empresa pode estar situada acima do Sistema 2 e abaixo do Sistema 3, ou seja, ao redor de 2,5. Pode também ser classificada como Sistema 2 no processo decisorial e 3 no sistema de recompensas. Pode ter uma unidade (como a área de produção) onde predomina o Sistema 1, enquanto em outra unidade (como a área de processamento de dados) predomina o Sistema 4.
Likert elaborou um questionário para avaliar e aferir as características organizacionais das empresas a fim de avaliar qual o sistema administrativo que elas utilizam. O questionário define o "Perfil Organizacional de Likert" e situa a empresa em função do estilo de administração predominante. Likert constatou que, quanto mais o estilo administrativo da empresa se aproximar do Sistema 4, tanto maior será a probabilidade de alta produtividade, boas relações no trabalho e elevada rentabilidade.
Por outro lado, quanto mais uma empresa se aproximar do Sistema 1, tanto maior a probabilidade de ineficiência, péssimas relações no trabalho e repetidas crises financeiras. A estrutura organizacional tradicional representada pelos Sistemas 1 e 2 utiliza a forma individual de administração: o modelo de interação homem-a-homem, isto é, a vinculação direta e exclusiva entre superior e subordinado.
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O Sistema 4 repousa em três aspectos principais:
a. Utilização de princípios e técnicas de motivação em vez da tradicional dialética de
recompensas e punições.
b. Grupos de trabalho altamente motivados, estreitamente entrelaçados e capazes
de se empenharem totalmente para alcançar os objetivos empresariais. A competência técnica não deve ser esquecida. O papel dos "elos de vinculação superposta" é fundamental.
c. Adoção de "princípios de relações de apoio": a administração adota metas de
elevado desempenho para si própria e para os empregado se estabelece os meios adequados para atingi-las.
d. As metas de eficiência e produtividade são alcançadas através de um sistema de administração que permite condições de satisfazer aos objetivos individuais dos empregados.
O comportamento humano na organização pode ser explicado por meio de algumas variáveis. Para Likert, as variáveis administrativas (como estilo de administração, estratégias, estrutura organizacional, tecnologia empregada etc.) são chamadas variáveis causais, porque são as bases do comportamento humano. Os itens de comportamento (como lealdade, capacidades, atitudes, comunicações, interação humana, tomada de decisões etc.) são as variáveis intervenientes que provocam alterações no sistema.
As variáveis causais provocam estímulos que atuam nos indivíduos (variáveis intervenientes) e produzem respostas ou resultados, que são as variáveis de resultado.
As variáveis intervenientes dependem das variáveis causais e influenciam as variáveis de resultado.
8 Cooperação como base da organização
A cooperação é o elemento essencial da organização e varia de pessoa para pessoa. A contribuição de cada pessoa para o alcance do objetivo comum é variável e depende do resultado das satisfações e insatisfações obtidas realmente ou percebidas imaginariamente pelas pessoas como resultado de sua cooperação.
Daí decorre a racionalidade. As pessoas cooperam desde que o seu esforço proporcione satisfações e vantagens pessoais que justifiquem tal esforço. A cooperação é fruto da decisão de cada pessoa em função dessas satisfações e vantagens pessoais.
Em uma organização composta de poucas pessoas, os objetivos organizacionais confundem-se com os objetivos pessoais de cada uma delas. Quando um grupo de pessoas confundem-se reúne para formar um empreendimento, os objetivos do negócio são decorrentes dos objetivos pessoais que levaram as pessoas a cooperar nele. Na medida em que o empreendimento cresce e requer maior número de pessoas, torna-se necessária a divisão do trabalho e o desdobramento da hierarquia, fazendo com que os objetivos organizacionais sejam comuns apenas com os objetivos pessoais dos que criaram a organização e que estão na cúpula da hierarquia, mas distanciem-se gradativamente dos objetivos pessoais dos que ingressaram depois e que estão nos níveis mais baixos da hierarquia.
