Mirandela 2009
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo
03-09-2009
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo | ÍNDICE 2
ÍNDICE
ÍNDICE ... 2 I. Introdução ... 3 II. Objectivos ... 4 A. Objectivos estratégicos ... 4 B. Objectivos operacionais ... 4III. Grupo de coordenação ... 5
A. Competências ... 5
B. Cadeia de comando e Controlo ... 6
IV. Prevenção ... 6
A. Procedimentos cívicos internos ... 6
B. Medidas a implementar pelos serviços (já executadas e/ou em curso) .... 7
V. Plano de acção ... 8 A. Fase de activação ... 8 B. Fase de monitorização: ... 9 C. Fase de alerta ... 9 D. Fase de recuperação ... 10 E. Fase de desactivação ... 10
VI. Comunicação e Divulgação ... 12
VII. Avaliação ... 12
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo | Introdução 3
I. Introdução
A propósito do registo de uma nova estirpe de vírus da gripe A (H1N1), os organismos internacionais, designadamente a Organização Mundial de Saúde (OMS) e as autoridades nacionais de saúde, Ministério da Saúde (MS) e Direcção-geral de Saúde (DGS), têm alertado a sociedade em geral e as empresas em particular para a ameaça que constitui uma pandemia de gripe, recomendando-se a implementação de planos de contingência, bem como a adopção de práticas e procedimentos tendentes à minimização do contágio. A verificar-se uma situação de pandemia uma das consequências directas será um elevado absentismo nos postos de trabalho, o que terá um impacte directo no desenvolvimento de actividades e na própria gestão das empresas e serviços.
De acordo com os dados oficiais disponíveis, a pandemia evoluirá por duas ondas, desiguais e descontínuas (atingindo até 12 semanas cada uma) e segundo as previsões do Instituto de Saúde Dr. Ricardo Jorge (INSA) a primeira onda poderá afectar 10% da população enquanto a segunda onda atingirá um valor entre 20% a 30% da população. Com base nestes indicadores estima-se, no pior dos cenários, que entre 30% a 40% dos trabalhadores se vejam forçados a estar ausentes dos seus postos de trabalho (por contaminação ou para assistência a familiar dependente, designadamente crianças e idosos).
Atenta à actual situação, e mantendo um acompanhamento rigoroso quer dos quadros nacionais e globais quer em termos de cenários internos, a DRAPN definiu o seu Plano de Contingência – Gripe A (H1N1) adiante designado por
Plano, que define as principais linhas de orientação a seguir pelos
trabalhadores e pelas diferentes estruturas e serviços.
Na elaboração do Plano foram considerados pressupostos inerentes aos piores cenários, de modo a assegurar a melhor resposta numa situação de crise, considerando o elevado grau de imprevisibilidade da ocorrência da pandemia da Gripe A (H1N1).
O presente Plano destina-se a ser aplicado em todas as estruturas geridas pela DRAPN e para ser cumprido por todos os trabalhadores e colaboradores.
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo | Objectivos 4
II. Objectivos
A. Objectivos estratégicos
Garantir, em cenários de elevado absentismo, a continuidade da prestação de serviços e a realização das actividades essenciais e prioritárias.
Preparar uma resposta que minimize as condições de propagação da pandemia e mantenha os serviços essenciais em funcionamento. Preparar o restabelecimento da actividade normal de forma tão rápida e segura quanto possível.
Contribuir genericamente para o esforço das entidades de saúde na contenção do risco de propagação.
B. Objectivos operacionais
Manter os serviços em funcionamento. Definir estruturas de decisão e coordenação.
Assegurar os serviços mínimos em situação de crise contingente. Reduzir o risco de contaminação nos locais de trabalho.
Definir procedimentos que permitam proteger a saúde de todos os trabalhadores.
Garantir fluxo de informação constante junto do público interno e externo, através da Internet, folhetos e cartazes.
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo | Grupo de coordenação
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III. Grupo de coordenação
Função Cargo Nome Substituto
Presidente Director Regional Dr. António Ramalho Engº. António Graça Coordenador
Director de Serviços de Apoio e Gestão de Recursos
Drª. Adília Domingues Drª. Maria José Quintão
Assessores técnicos
Representante da Comissão de Trabalhadores
Engº. José João Teixeira Dr. José Miranda Direcção de Serviços de
Planeamento e Controlo
Engº. Francisco Abreu
Lima Engª. José Vieira
Representante da DSIC Engº. José Matias Engª. Manuela Condado Representante da DSAP Eng. Afonso Silva Engª. Zulmira Lopes Representante da DSVAAS Engº Rui Martins Engª. Alda Brás Representante das
Delegações Engº. Francisco Ribeiro Engº. Henrique Santos Chefe de Divisão SIC Engº. João Oliveira Engº Leonel Esteves
A. Competências
Definir e Coordenar as estratégias de actuação.
Divulgar o Plano de Contingência a todos os colaboradores.
Manter actualizadas as listas de contactos (trabalhadores e colaboradores).
Prever substituições e identificar tarefas que possam ser temporariamente suspensas.
Definir um plano técnico para distribuição de equipamento e tecnologia que vise assegurar o regime de tele-trabalho.
Avaliar situações e preparar respostas e medidas adequadas, caso a caso.
Manter actualizado o Plano.
Gerir o processo de comunicação interno e externo.
Cumprir e fazer cumprir as disposições, normas e orientações do Plano.
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo | Prevenção 6
B. Cadeia de comando e Controlo
IV. Prevenção
A. Procedimentos cívicos internos
Restringir ao máximo contactos físicos (cumprimentos).
Garantir distância (mais de 1m) nos postos de atendimento ao público. Disciplinar as visitas e o acolhimento das pessoas nas instalações de modo a diminuir o risco de contacto.
Comunicar ao Grupo de Coordenação as deslocações ao estrangeiro a título pessoal.
Não comparecer no trabalho e ligar de imediato a linha Saúde 24 caso suspeite estar com Gripe.
Respeitar as normas de higiene individual (cartazes afixados, folhetos
SITUAÇÃO Direcção SAÚDE 24 808 24 24 24 + AUTORIDADE DE SAÚDE Acciona-se Plano Grupo de Coordenação Chefes Divisão Serviços Trabalhadores
Informação Interna Acompanhamento
Monitorização Plano de
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo | Prevenção 7 distribuídos, informação da DGS).
Proceder à limpeza e higienização do seu posto de trabalho (telefone, computador e periféricos, tampo da mesa)
Para receber pessoas (atendimento) utilizar uma sala própria e se possível, arejada.
Manter-se informado e contactável.
Aceitar as orientações que são transmitidas.
Para recolher informação e esclarecimentos deve aceder com regularidade a Intranet e/ou contactar o Grupo de Trabalho - Para informações sobre Gripe A e procedimentos deve consultar também o website da DGS (www.dgs.pt)
B. Medidas a implementar pelos serviços (já executadas e/ou em
curso)
Definir estratégias e procedimentos de flexibilização do local e horário de trabalho.
Reforçar as infra-estruturas tecnológicas de informação e comunicação, imprescindíveis para apoiar o teletrabalho, vídeo e áudio conferências e o acesso remoto dos clientes.
Estabelecer um plano de acompanhamento dos trabalhadores, incluindo a actualização dos contactos telefónicos.
Em cada edifício indicar uma sala para isolamento dos trabalhadores com sintomas de gripe A, assim como uma outra, com arejamento, para atendimento ao público.
Manutenção permanente de informação através da Intranet e ainda com afixação de cartazes, distribuição de panfletos actualizados, envio de mensagens actualizadas (por email)
Afixação de cartazes nos WC (serviço interno e público) e locais estratégicos, com instruções e procedimentos específicos
Distribuição de desinfectante para as mãos nos WC e outros locais estratégicos (locais de registo de assiduidade).
Manutenção e monitorização de um stock de produtos de limpeza, higiene e protecção (sabão, toalhetes, desinfectante para as mãos, máscaras e luvas)
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo | Plano de acção 8 periféricos, telefone, tampo de mesa)
Reforço das operações de limpeza e desinfecção dos locais de trânsito e utilização comum bem como de equipamentos colectivos (botões de elevador, máquina do café, fotocopiador, portas, corrimãos, puxadores de portas, guichets de atendimento)
Manutenção da temperatura ambiente dos edifícios dentro de recomendável de modo a evitar aglomeração de trabalhadores em zonas de maior conforto.
V. Plano de acção
A. Fase de activação
O Plano é activado por ordem do Director e accionado pelo Grupo de Coordenação de acordo com o grau e as necessidades de contingência, designadamente:
No decurso de alerta pandémico definido pela OMS e/ou autoridades nacionais de saúde.
Para a área geográfica onde se registe um caso de contaminação de um trabalhador
Verificando-se transmissão secundária generalizada e sem controlo a nível nacional
ALERTA
RECUPERAÇÃO
MONITORIZAÇÃO
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo | Plano de acção 9
B. Fase de monitorização:
Articular com a DGS a evolução da situação (nacional)
Divulgar o Plano a todos os trabalhadores, Direcção e colaboradores. Identificar os grupos de risco.
Registo de deslocações ao estrangeiro de colaboradores a título pessoal (férias).
Identificar lista de tarefas prioritárias e colaboradores.
Identificar tarefas que podem ser adiadas ou temporariamente suspensas.
Manter actualizada lista de contactos (trabalhadores, suplentes, colaboradores externos).
Identificar as situações de possibilidade de tele-trabalho.
Definir plano de distribuição de equipamentos e tecnologia capaz de assegurar tele-trabalho.
Definir plano de aquisição e distribuição de equipamento para protecção individual.
Monitorizar e acompanhar a aplicação das regras e normas adoptadas para minimizar o contágio.
C. Fase de alerta
Regista-se o primeiro caso confirmado de Gripe A (H1N1) na DRAPN:
Grupo de Coordenação acciona Plano de Contingência para a área geográfica onde se registou o caso mediante ordem do Director
Registo de casos e articulação permanente com a Autoridade de Saúde Pública.
Activação de medidas contingentes necessárias e adequadas (teletrabalho, trabalho por turnos, redução do tempo de partilha presencial dos espaços de trabalho, áudio e vídeo conferências) Reforço de operações de limpeza e higienização dos espaços de trabalho.
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo | Plano de acção 10 Acompanhamento do estado clínico dos trabalhadores afectados.
Acompanhamento do estado de saúde dos trabalhadores contactantes mas que não apresentam sintomas
Deslocações de serviço canceladas ou restritas ao mínimo indispensável.
Reduzir ou restringir visitas (estritamente necessário)
Acolhimento de clientes, fornecedores e outros em espaço designado para o efeito
Acções de formação adiadas para após o pico da pandemia.
Recomendar aos trabalhadores comportamentos preventivos: evitar multidões, locais fechados com muita gente, adoptar procedimentos de higiene
D. Fase de recuperação
Com a recuperação e regresso dos colaboradores ausentes por doença, retoma-se a normalidade funcional das actividades:
Regresso aos locais de trabalho/aulas em articulação com orientação médica;
Reavaliação dos procedimentos; Balanço;
Comunicação Interna e Externa;
Monitorização e acompanhamento permanente.
E. Fase de desactivação
O Plano é desactivado por ordem do Director – Presidente do Grupo de Coordenação do Plano.
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo | Plano de acção 11
Funcionário adoece nas instalações
Funcionário comunica estar doente
Encaminhado para Gabinete de isolamento Comunica ao superior hierárquico e grupo de coordenação Ligar Saúde 24 808 24 24 24
Coloca máscara, segue instruções
Comunica ao superior hierárquico e grupo de
coordenação
Listagem dos contactantes
Comunicação à Autoridade Saúde
Limpeza e Higienização reforçadas do espaço
Aguardar e seguir instruções da Autoridade de Saúde
Monitorização, registo e acompanhamento permanente
Regresso ao trabalho mediante alta médica
UO acciona contingência Substituição Tele-trabalho Comunicação à Autoridade de Saúde Instruções Justificações de faltas
Quarentena decretada por Autoridade de Saúde Comunicação à Direcção e Dirigentes intermédios Accionar Plano. de contingência Comunicação interna Comunicação externa Accionar plano de contingência. Tele-trabalho Substituição
Funcionário sem sintomas mas impedido de trabalhar
(apoio familiar) Comunica ao superior hierárquico e Grupo de Coordenação UO acciona contingência - Substituição - Tele-trabalho
SITUAÇÃO
Direcção de Serviços de Planeamento e Controlo | Comunicação e Divulgação
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VI. Comunicação e Divulgação
Garantir a difusão eficaz e eficiente da informação pelo público interno e externo recorrendo aos meios e recursos disponíveis. A informação a difundir é oficial e terá como únicas fontes a Direcção, o Grupo de Coordenação, e dados autorizados fornecidos pela Direcção Geral de Saúde.
- Difusão eficaz e eficiente da informação pelo público interno e externo recorrendo aos meios e recursos disponíveis.
- A informação a difundir é oficial e terá como únicas fontes a Direcção, a Equipa Operativa e dados autorizados fornecidos pela Direcção Geral de Saúde (Ministério da Saúde).
- Difusão da informação técnica e de aconselhamento produzida pela DGS (medidas de prevenção e auto-protecção).
VII. Avaliação
A gestão da situação de pandemia depende da pertinência das decisões e das acções levadas à prática em cada momento, contidas no Plano de Contingência, pelo que estará sempre em permanente avaliação e actualização de modo a que, a coerência e articulação entre as diferentes estratégias seleccionadas, possa responder de forma oportuna e eficaz. Deste modo a operacionalização da avaliação será feita em duas vertentes:
Avaliação interna, da responsabilidade da Equipa Operativa. Avaliação externa, a realizar por avaliadores externos, a definir.
VIII. ANEXO
Enumeração dos serviços essenciais e prioritários, dos recursos humanos de 1ª e segunda linha para cada uma das áreas e indicação das salas de atendimento e isolamento
