MANUAL DE
TREINAMENTO
Contas a receber -
Aviso
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Introdução
Este curso tem por objetivo detalhar a configuração e funcionamento da contabilização do Financeiro - Contas a Receber do ERP GVcentris
- Ensino superior.
1. Configuração
Para que a contabilização funcione da forma correta, é necessário que a configuração esteja correta em alguns pontos do sistema.
Parâmetros financeiros:
Para que seja gerada a contabilização do financeiro, deverá ser marcado o parâmetro geral “Gerar contabilização do financeiro”. Com este parâmetro setado, existem outras configurações a serem realizadas:
● Tipo de agrupamento dos lançamentos: analítico significa que
os lançamentos serão exportados para cada evento do título que esteja configurado para contabilizar. Já na opção sintético os lançamentos serão agrupados de acordo com a data de geração do lançamento, a conta contábil e o momento de contabilização (faturamento, cancelamento, arrecadação e antecipação);
● Tipo de antecipação: é configurado em que momento a
arrecadação será considerada uma antecipação, podendo ser configurado por mês ou por exercício (anual);
● Transferir antecipação: este parâmetro marcado é utilizado para
que seja gerado um lançamento que indica a arrecadação no mesmo mês da geração da contabilização de faturamento do título;
Acessando a configuração por estabelecimento, pode-se escolher em qual estabelecimento será realizada a contabilização, podendo ser no próprio estabelecimento de origem dos títulos ou escolher algum outro estabelecimento a nível de unidade.
Grupos contábeis:
Um cadastro básico que torna possível diferenciar a configuração de contabilização para tipos de título diferentes, como mensalidade, negociação.
No cadastro de tipo de título é possível indicar se determinado título será contabilizado, através do parâmetro “Contabiliza títulos”. Se o tipo de título estiver configurado para contabilizar, deverá ser informado um grupo contábil.
Classificação financeira:
O cadastro de classificação financeira serve para agrupar cursos para a configuração de contabilização. Deve-se informar descrição e descrição reduzida e vincular os cursos por estabelecimento e indicar um centro de resultado utilizado para a contabilização. O centro de resultado não é uma informação obrigatória, mas é utilizado para configuração do centro de resultado geral, sem necessidade de informar para cada evento.
É possível verificar a qual classificação financeira o curso está vinculado acessando as informações financeiras no cadastro de curso. Este campo é somente leitura e serve para a classificação do curso de forma mais simples, porém a alteração deverá ser realizada no cadastro de classificação financeira.
Para locais de pagamento que estejam configurados que não requer conta bancária para liquidação de títulos, como tesouraria, deve-se informar por estabelecimento a conta contábil e o histórico utilizado para contabilização da arrecadação neste local de pagamento. Além disso, é possível configurar a transferência do pagamento, que se estiver configurado, será gerado um lançamento de contrapartida na conta do pagamento e um novo lançamento na conta selecionada para a transferência.
Conta bancária:
As informações de contabilização de arrecadação, representando o pagamento do título também deverão ser configurados nas contas bancárias onde são recebidos os títulos, sendo necessário configurar as mesmas informações solicitadas no local de pagamento.
Configuração de contabilização:
Funcionalidade utilizada para parametrizar a contabilização de faturamento, arrecadação, cancelamento e antecipação. Esta
configuração pode ser compartilhada entre diferentes
estabelecimentos, desde que seja utilizado o mesmo plano de contas para ambos estabelecimentos. A configuração deve ser realizada com base nas configurações realizadas anteriormente, sendo por grupo contábil, classificação financeira, tipo de evento financeiro, tipo de adicional/desconto ou tipo de evento de configuração.
A configuração selecionando um tipo de evento financeiro adicional ou desconto obriga a seleção deste tipo e serve para configurar os eventos que compõem a base do valor do título. Já o tipo de evento configuração é utilizado para configurar juros, multa, adicional, tarifa bancária.
Todos os tipos de evento vinculados a tipos de título que devem ser contabilizados, devem ter configuração cadastrada. Se não for encontrada configuração para algum evento do título, será gerado um log de contabilização não realizada e será possível emitir um relatório de verificação destes itens. Neste caso é necessário ajustar as
configurações e realizar a exportação contábil temporária do período inconsistente.
Nos históricos utilizados na configuração da contabilização é possível incluir algumas macros pré-definidas. Estas macros serão substituídas quando for gerada a contabilização do titulo. Deve-se cuidar na utilização de macros quando o tipo de agrupamento dos lançamentos escolhido for “sintético”, pois no agrupamento dos itens o histórico é considerado, então caso alguma macro torne cada item diferente, a contabilização será gerada analítica, mesmo que configurada para sintetica.
2. Contabilização
Com a configuração dos pontos necessários para a realização da contabilização, toda movimentação relacionado aos títulos gera registro de contabilização temporária.
Contabilização temporária:
Foi criada uma estrutura de contabilização temporária dos títulos, onde cada alteração sobre o título gera a contabilização, para que torne mais simples a exportação e o acompanhamento através de relatórios ou no próprio título.
Para visualizar a contabilização através do título, pode-se acessar a ficha financeira do aluno e clicar escolher editar ou visualizar o título, de acordo com permissão do usuário e clicar na seção de contabilização:
OBS.: Os dados da contabilização temporária são gerados sempre de forma analítica, mesmo que o parâmetro financeiro tipo de agrupamento dos lançamentos contábeis esteja configurado como sintético. O lançamento de forma sintética somente será gerado na exportação oficial, quando os dados são gerados nos lançamentos da contabilidade.
Exportação contábil:
Se que for necessário recriar os dados de contabilização temporária ou oficial, é possível realizar a exportação contábil para determinado período, selecionando por exportação dos dados de faturamento ou arrecadação e o tipo de contabilização, se oficial ou temporária.
A exportação contábil ocorre por processamento assíncrono, e desta forma seu processamento pode ser acompanhado através do gerenciador de tarefas. Desta forma, caso esteja sendo realizada a exportação de grande massa de dados, não impede que o usuário continue utilizando o sistema:
Contabilização oficial:
Diferentemente da contabilização temporária, que os dados são gerados de forma automática, na contabilização oficial é necessário realizar a exportação contábil para que os lançamentos sejam gerados na contabilidade.
Somente será permitido realizar a exportação contábil oficial se todos os títulos do período selecionado estejam com a contabilização correta. Caso existam inconsistências, o sistema exibirá uma
mensagem e será necessário emitir o relatório de inconsistências, realizar os ajustes de configuração, realizar a exportação temporária e por último realizar a exportação oficial.
Os lançamentos gerados a partir da exportação dos dados não podem ser editados, então inconsistências encontradas nos lançamentos, deverão ser corrigidos na origem (financeiro e contabilização temporária) e após exportar novamente os lançamentos.
3. Relatórios
Relatório de inconsistências de contabilização:
É possível emitir um relatório para visualizar o log que contabilização que não foi realizada, para efetuar a correção da configuração e exportar novamente. Existem dois modelos de relatório padrão que ficam disponíveis na funcionalidade de Slip Contábil por competência:
Exemplo do relatório de inconsistência sintético:
Slip contábil por competência:
O relatório de slip contábil por competência possui filtros que permitem emitir dados de faturamento, arrecadação ou ambos.
Foram disponibilizados dois modelos de relatório, sendo um sintético e um analítico. Os dados de origem destes relatórios são obtidos na estrutura de contabilização temporária.
Diário auxiliar por competência:
O relatório diário auxiliar por competência disponibiliza além dos filtros padrões para emissão dos relatórios de contabilização (momento de contabilização, período e local de pagamento), filtros
por conta contábil, responsável financeiro e contratante:
4.
Replicar configurações de
contabilização:
Como a configuração de contabil
ização é anual, foi disponibilizada a funcionalidade de replicar a configuração, onde pode-se realizar filtro por estabelecimento, ano de origem e escolher o ano de destino da nova configuração:
A tela seguinte do assistente traz o resultado do filtro selecionado e possibilita ao usuário escolher quais configurações serão replicadas:
5. Substituir conta:
Através da tela de configuração de contabilização, é possível utilizar a funcionalidade de substituir conta, que é utilizada para substituir contas após a replicação da configuração sem que seja necessário abrir todas as configurações existentes e alterar caso a caso.
