Proposta de Criação de Escritório de Governança de TIC do Centro de Computação Eletrônica da UFPR

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Proposta de Criação de Escritório de Governança de TIC do

Centro de Computação Eletrônica da UFPR

PRA – Pró-Reitoria de Administração CCE – Centro de Computação Eletrônica

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Equipe de Elaboração da Proposta Amarílio Motta Floriano

Valmir Antunes Pereira

Colaboradores

Antônio Rodrigues Barros Cezar Augusto Machado Felipe Sanches Bueno Gilcelly Fernanda Bahl Nelson Melo Sicuro Sidney José da Luz

Gestão

Prof. Dr. Zaki Akel Sobrinho – Reitor

Prof. Dr. Rogério Andrade Mulinari – Vice-Reitor

Edelvino Razzolini Filho – Assessor de Governança de Tecnologia e Informação Álvaro Pereira de Souza – Pró-Reitor de Administração

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Histórico de Versões/Alterações

Data Versão Descrição Responsável

01/10/2014 1.0 Elaboração do documento Amarílio Floriano

Valmir Pereira

Aprovação Data da Aprovação do Documento: 06/10/2014

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Rua Cel. Francisco H. dos Santos, s/nº - Jardim das Américas Centro Politécnico - Edifício da Administração, 4º andar 81530-000 - Curitiba – Paraná - Brasil

Telefones:(55 41) 3361-3325 / 3361-3326 – Fax: (55 41) 3361-3351 www.cce.ufpr.br

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A área de Tecnologia da Informação e Comunicação – TIC vem alcançando cada vez mais espaço nas empresas e na Administração Pública brasileira, dado o caráter estratégico da informação institucional.

Na Administração Pública Federal, o Governo e os Órgãos de Controle (CGU, TCU, MPF, etc) tem estimulado por meio de políticas, normas técnicas, acórdãos, decretos e leis o reconhecimento estratégico da TIC por seus órgãos e entidades, objetivando melhorar a governança para alcançar alinhamento da TIC com os objetivos estratégicos institucionais. Os esforços do governo revelam uma compreensão madura e contemporânea da Administração quanto ao caráter estratégico que a TI representa nos tempos atuais.

Nos órgãos e entidades a cultura de governança começa a ganhar forma, mesmo que timidamente, sempre acompanhada e estimulada pelos órgãos de controle externos. E a realidade demonstra a carência de planejamento, organização e controles para alcançar alinhamento da TIC com os interesses e metas das instituições públicas.

Dentre as ações estimuladas pelo Governo Federal está a adoção de frameworks e padrões consolidados de mercado, tais como COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) e ITIL (Information Technology Infrastructure Library) e a definição de padrões nacionais, como o ePING (Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico) e o eMAG (Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrônico). Destaque também para a Estratégia Geral de Tecnologia da Informação – EGTI, documento anual com diretrizes bem definidas para TIC. A Instrução Normativa nº 04 de 2008 (com revisões em 2012 e 2014), por sua vez, determina os requisitos e regulamenta as aquisições de bens e serviços de TIC. Uma de suas consequências é a elaboração compulsória do Plano Diretor de TI - PDTI e a criação de um comitê para gerir/direcionar a área na instituição.

Diante da iminente e positiva mudança estimulada e imposta pelo Governo Federal sobre sua administração, faz-se necessário a reestruturação dos setores de TIC de órgãos e entidades para garantir adequações a tais políticas. Neste cenário, têm surgido na APF, tanto quanto na iniciativa privada, o papel dos escritórios de governança de tecnologia da informação e comunicação, responsáveis pela assimilação, implantação e internalização desta nova cultura de gestão.

2. Proposta

A presente proposta visa a criação de uma unidade específica e estratégica, vinculada à Direção do Centro de Computação Eletrônica – CCE/UFPR, para planejamento, coordenação e orientação de matérias relacionadas a Governança de TIC* no âmbito do CCE, a ser nomeada “Escritório de Governança de TIC – EGTIC”. O EGTIC terá ação transversal sobre as divisões do CCE em assuntos de Governança de TIC.

O referido escritório funcionará nas dependências do CCE no 4º andar do Edifício da Administração do Centro Politécnico.

* No contexto atual, a área de “Comunicação” referida na sigla “TIC”, no momento desta proposta, é restrita a: infraestrutura de redes, e-mail institucional, VoIP, vídeo e webconferência, streaming de áudio/vídeo, hospedagem e desenvolvimento de sítios institucionais. Telefonia se encontra vinculada à PCU.

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3. Justificativa

O Governo Federal, por intermédio da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação – SLTI, do Ministério de Planejamento, Orçamento Gestão – MPOG, tem empreendido esforços para aliar eficiência, transparência, estratégias e ferramentas modernas de gestão, associadas a controles, na expectativa de especificar padrões, estabelecer normas e orientar processos voltados à Governança em Tecnologia da Informação. Essa estratégia é compulsória e voltada a todos os órgãos e entidades da APF e consideram a opinião dos órgãos de controle como o TCU, AGU, CGU e MPF, a exemplo da Instrução Normativa nº 04 de 2008, que regulamenta as aquisições de bens e serviços de TIC.

Uma consequência direta da estratégia será o amadurecimento da área de TIC na APF, na ótica do Governo.

Assim, investimentos em governança de TI têm sido orientados pelo Governo e órgãos de controle externos como solução para alcançar os objetivos e metas da APF. Neste sentido, o CCE almeja com a presente iniciativa alcançar o amadurecimento necessário em governança de TIC consonantemente com sua Missão, qual seja:

“Propor, entregar e suportar serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação de forma confiável, segura, inovadora e alinhada aos pilares de ensino, pesquisa e extensão da UFPR, apoiando-se nas melhores práticas, normas e legislação, com excelência, ética, sustentabilidade, moralidade e respeito à Comunidade Universitária, ao cidadão e ao ambiente.”

4. Objetivo Geral

Contribuir na promoção de política de governança de Tecnologia da Informação e Comunicação para a UFPR, em consonância com as estruturas de gestão e modelos propostos pelo Governo Federal e pela UFPR, visando qualidade e melhoria contínua de serviços, crescente profissionalização da TI e garantia do alinhamento da TIC com os objetivos estratégicos da Instituição.

5. Objetivos Específicos

− Promover melhoria contínua dos serviços de TIC da UFPR;

− Promover planejamento, implantação, controle e monitoramento de programas e projetos de governança;

− Promover alinhamento entre TIC e objetivos estratégicos institucionais; − Otimizar a aplicação de recursos e reduzir custos;

− Definir processos, métodos, métricas, indicadores e padrões de serviços de TIC; − Controlar e monitorar a execução do planejamento e políticas de TIC;

− Planejar e coordenar a difusão de informações sobre planos, projetos, ações e outros informativos do CCE;

− Promover entrega de valor ao usuário de serviços de TIC da UFPR; − Apoiar adequação de processos de TIC às Conformidades Legais;

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6. Atribuições e Competências

O Escritório de Governança de TIC deverá assumir, inicialmente, as seguintes responsabilidades:

− Contribuir no desenvolvimento e revisões do Plano Diretor de TI – PDTI e das políticas atinentes à TIC;

− Monitorar a execução do PDTI e políticas aprovadas;

− Projetar, estabelecer, implantar e gerenciar o Catálogo de Serviços do CCE;

− Analisar, propor, implantar e suportar metodologias apropriadas à gestão de TIC baseadas em boas práticas de Governança;

− Desenvolver, orientar e monitorar o Plano de Capacitações do CCE;

− Avaliar continuamente a estrutura organizacional e quadro de pessoal do CCE e propor alterações/adequações;

− Orientar a adequada aplicação da Instrução Normativa – IN nº04/2008/MPOG/SLTI – e suas revisões posteriores – quanto à aquisição de bens e serviços de TIC pelo CCE; − Auxiliar na padronização de artefatos e fluxos de aquisições de bens e serviços de TIC

segundo IN nº04;

− Auxiliar na elaboração do calendário/agenda de aquisição de bens e serviços de TIC; − Modelar, orientar e controlar o desenvolvimento, mapeamento, otimização, revisão e

aplicação de Procedimentos Operacionais Padrão – POP do CCE;

− Colaborar no desenvolvimento de proposta de revisão do Regimento Interno do CCE;

− Estabelecer indicadores de serviços e entregar a demanda de

extração/desenvolvimento dos indicadores à Direção do CCE, a fim de viabilizar a definição e acompanhamento de níveis de serviço (SLAs);

− Monitorar indicadores de produtividade das equipes do CCE e propor ações de melhoria contínua dos serviços.

6.1. Competências que Extrapolam a Presente Proposta

Devido ao estágio inicial da proposta, aos escassos recursos humanos atualmente disponíveis, à necessidade de capacitações que levarão à uma compreensão mais apurada de governança corporativa e de TIC, à grande variedade de modelos de gestão de TIC – que propõem áreas específicas para tratar assuntos correlatos – faz-se necessário limitar o escopo das competências do Escritório de Governança de TIC a fim de não conflitarem com competências de outras unidades existentes ou que ainda devem ser criadas, a exemplo de Escritório de Projetos e Escritório de Segurança da Informação. Desta forma, acastelando-se para manter um escopo exequível e focado em governança, ressalta-se que as competências a seguir NÃO pertencem ao escopo da presente proposta:

− Realizar gestão de projetos de TIC do CCE;

− Controlar e monitorar política de segurança da informação;

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Telefones:(55 41) 3361-3325 / 3361-3326 – Fax: (55 41) 3361-3351 www.cce.ufpr.br 4 documento. 7. Recursos Necessários 7.1. Humanos

− Três profissionais com conhecimentos em gestão/governança de TIC: Analista de TI: Amarílio Motta Floriano, matrícula UFPR 202144 Analista de TI: Valmir Antunes Pereira, matrícula UFPR 188336 Analista de TI: vago

− Dois profissionais de Administração:

Administrador com formação em Gestão Pública: vago Assistente Administrativo: vago

− Um Estagiário:

Comunicação Social – Relações Públicas ou área afim: vago 7.2. Capacitação

− Cursos e treinamentos em Governança (obrigatório): Planejamento e Gestão Estratégica de TI Fundamentos de Governança de TI Gerenciamento de Serviços de TI Governança de TI com COBIT Fundamentos do COBIT 5

Gerenciamento de Projetos de TI ITIL v3 Fundamentos

Gestão de Riscos de TI - NBR 27005

Planejamento e Contratação de Serviços de TI − Certificação em (desejável):

ITIL v3 Fundamentos ITIL v3 Nível Intermediário COBIT 5 - Fundamentos COBIT 5 – Implementação − Pós-graduação em (desejável):

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Telefones:(55 41) 3361-3325 / 3361-3326 – Fax: (55 41) 3361-3351 www.cce.ufpr.br 5 Sistema Descrição Mapeamento de Processos

Sistema informatizado para mapeamento de processos baseado em BPMN (Notação de Modelagem de Processos de Negócio). É desejável que o sistema seja colaborativo para permitir interação e acesso entre profissionais do CCE.

*Gestão de Projetos Sistema informatizado para gestão do ciclo de vida de projetos, colaborativo.

Gestão de

Chamados (Oráculo)

Alterações/adaptações no Sistema Oráculo (atendimento de serviços), a serem propostas em projeto específico, para completo alinhamento com as necessidades institucionais e viabilização da melhoria contínua dos serviços.

Gestão de Aquisições e Contratos

Sistema que permita o integral acompanhamento do ciclo de vida de aquisições e respectiva gestão dos contratos ou a inclusão de requisitos em projeto de desenvolvimento de software próprio.

*Este sistema será voltado inicialmente para controle de projetos específicos da EGTIC, ou seja, não se pretende utilizá-lo para gestão de projetos gerais do CCE, que seria atribuição de um Escritório de Projetos, portanto, fora do escopo da proposta.

7.4. Ferramental: hardware

Equipamento Qtde Necessária Qtde Disponível

Notebook 3 0

Computador 6 2

TV 1 0

7.5. Estrutura Física e Mobiliário

Item Qtde Necessária Qtde Disponível

Sala 1 1 (provisória)

Mesa de trabalho 6 2

Mesa de reunião 1 0

Cadeira (mesa de trabalho) 6 2

Cadeira (mesa de reunião) 6 0

8. Iniciativa Piloto

Desde o dia 11 de setembro de 2014, por designação da Direção do CCE, uma sala provisória foi cedida pela Divisão de Sistema de Informação – DSI e dois analistas de TI foram alocados para iniciar um piloto do Escritório de Governança de TIC, fazendo uso inicialmente de espaço físico e computadores suficientes apenas para o uso pelos dois servidores públicos. A principal demanda feita pela Direção do CCE foi a de aumentar a maturidade em governança na área de TIC da UFPR.

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elaboração deste documento para fins de formalização do EGTIC. Outras atividades e projetos até então pendentes no CCE, alguns provenientes de recomendações da CGU e TCU, foram abarcados no EGTIC, a exemplo de:

- Implantação de programa envolvendo todos as unidades do CCE para elaboração de Procedimentos Operacionais Padrão – POPs, que documentarão procedimentos, rotineiros ou não, desempenhados pelas equipes técnicas e administrativas, a fim de padronizar, facilitar e agilizar os procedimentos operacionais do CCE, possibilitando ainda a contínua revisão e otimização de tais procedimentos. A EGTIC padronizou um documento para preenchimento pelas unidades, assim como regulamentou o programa. O modelo e as normas seguem para aprovação junto às chefias e Direção e, após, o programa será formalmente implantado pelo Diretor do CCE na primeira quinzena de outubro de 2014, utilizando como piloto a DAU – Divisão de Apoio ao Usuário do CCE.

- Padronização do Modelo de Contratações de Bens e Serviços de TI de acordo com a Instrução Normativa SLTI/MP 04/2014. A EGTIC está estudando as documentações recentemente liberadas pelo MPOG com a revisão da IN nº 04, em 11 de setembro de 2014, e preparando os modelos dos documentos necessários para aquisições de TI na UFPR. O fluxo também está sendo adequado e desenhado para atendimento de demanda do TCU/CGU.

- Revisão do Catálogo de Serviços do CCE. Esta atividade, que vem sendo executada por uma equipe do CCE, passa a ser coordenada pela EGTIC para adequação ao ITIL e conta com reuniões semanais dos envolvidos. A Carta de Serviços do CCE já está em sua versão 1.1 e a versão 2.0 encontra-se em desenvolvimento.

- Entre os dias 22 e 26 de setembro, o analista Amarílio Floriano participou dos cursos de Gerenciamento de Serviços e ITIL v3 – Fundamentos, ministrados pela Escola Superior de Redes da RNP, ambos dentro da área temática de Governança de TI.

9. Referências de Escritórios de Governança de TI já Implantados no Brasil

Por força das mesmas necessidades que motivam a implantação de estrutura voltada à governança de Tecnologia da Informação e Comunicação no Brasil, identificou-se, a título de referência, a criação de Escritórios de Governança de TI nas seguintes instituições/empresas:

− TCU – Tribunal de Contas da União

− TRT-ES (17ª Região) – Tribunal Regional do Trabalho do Espírito Santo

− TRT 11ª Região – Tribunal Regional do Trabalho da 11ª Região (Amazonas e Roraima) − TRT 20ª Região – Tribunal Regional do Trabalho da 20ª Região (Sergipe)

− Grupo Boticário

Desde a publicação da IN nº 04 em 2008, com as diversas demandas relativas à melhoria da governança em TI na Administração Pública Federal, diversos órgãos e entidades da APF previram como solução em seus PDTIs a implantação de Escritórios de Governança de TIC.