UNIÃO EUROPEIA (OR. fr) 15600/02
FIN 541
TRADUÇÃO DE CARTA
de: Juan Manuel FABRA VALLÉS, Presidente do Tribunal de Contas Europeu data: 28 de Novembro de 2002
para: Per Stig MØLLER, Presidente do Conselho da União Europeia
Assunto: Relatório sobre as demonstrações financeiras das Escolas Europeias relativas ao exercício de 2001
Senhor Presidente,
Tenho a honra de enviar a V. Exa. um exemplar, em todas as línguas oficiais das Comunidades Europeias, do Relatório do Tribunal de Contas sobre as demonstrações financeiras das Escolas Europeias relativas ao exercício de 2001.
Este relatório foi aprovado pelo Tribunal na sua reunião de 10 de Outubro de 2002 e vai acompanhado das respostas do Secretário-Geral do Conselho Superior das Escolas Europeias.
(Fórmula de cortesia)
(a.) Juan Manuel FABRA VALLÉS
REVISIONSRETTEN REKENKAMER Europäische Gemeinschaften
RECHNUNGSHOF TRIBUNAL DE CONTAS Comunidades Europeias
Euroopan yhteisöjen
TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN European Communities
COURT OF AUDITORS Communautés européennes COUR DES COMPTES Europeiska gemenskaperna REVISIONSRÄTTEN
Relatório
sobre as demonstrações financeiras das Escolas Europeias relativas ao exercício de 2001
ÍNDICE
Pontos
Opinião do Tribunal 1 – 4
Principais observações 5 – 23
Observações de carácter geral 5 – 6
Execução Orçamental 7
Demonstrações financeiras 8 – 18
Apresentação 8 – 9
Imobilizações e inventário 10 – 13
Sistema informático contabilístico 14 – 16 Medidas de segurança informática 17 – 18 Aplicação das disposições financeiras 19 – 23 Quadros 1 a 7
OPINIÃO DO TRIBUNAL
1. O presente relatório refere-se à auditoria da gestão das Escolas Europeias e do Gabinete do Representante do Conselho Superior (Gabinete). Foi elaborado em
conformidade com o artigo 78.º do regulamento financeiro das Escolas 1 e é dirigido ao Representante do Conselho Superior e aos Directores das Escolas.
2. No âmbito do controlo cíclico das Escolas, o Tribunal examinou as contas relativas ao exercício de 2001 das Escolas de Varese e de Culham, bem como do Gabinete; as
despesas relativas a estas três entidades representam 18% do total das despesas. 3. A auditoria do Tribunal foi efectuada em conformidade com as normas de auditoria geralmente aceites, na medida em que estas se apliquem no contexto comunitário. O Tribunal efectuou verificações dos livros e registos contabilísticos e aplicou outros procedimentos de auditoria considerados necessários neste contexto.
4. Sob reserva das situações descritas nos pontos 10 a 13, os resultados desses
controlos, bem como os dos anos anteriores, permitem concluir que as contas anuais das Escolas relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2001 são fiáveis, que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares e que o sistema de gestão financeira dá uma garantia suficiente quanto à qualidade do seu funcionamento.
PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES Observações de carácter geral
5. No início do ano lectivo de 2001, a população escolar das Escolas Europeias era de 16 985 alunos, contra 16 576 em 2000, sendo a seguinte a sua repartição por categoria 2: 10 072 alunos da categoria I (alunos de direito), 785 da categoria II (alunos cuja escolaridade é paga através de acordos de financiamento) e 6 130 da categoria III (alunos cuja escolaridade é paga por terceiros) (ver quadros 1 e 2).
6. Em 31 de Dezembro de 2001, o pessoal das Escolas era constituído
por 1 246 pessoas (docentes, directores e administrativos) destacadas pelos Governos nacionais, contra 1 223 em 2000, e por 246,5 lugares ocupados por pessoal
administrativo e auxiliar (ver quadro 3).
Execução orçamental
7. O montante global das dotações disponíveis no orçamento de 2001 elevou-se a 194 milhões de euros (194,5 milhões em 2000). Em 2001, o excedente das receitas arrecadadas (188,9 milhões) em relação às despesas autorizadas (184,4 milhões) foi de 4,4 milhões de euros (ver quadros 4 e 5).
Demonstrações financeiras Apresentação
8. Nos quadros 6 e 7 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2001 e o balanço a 31 de Dezembro de 2001 consolidados para as Escolas e o Gabinete.
9. A apresentação das contas varia consoante as Escolas, o que dificulta a sua consolidação; deveria, por isso, ser harmonizada.
Imobilizações e inventário
10. De acordo com o disposto no artigo 59.º das normas de execução do regulamento financeiro, a contabilidade geral deve permitir determinar o activo e o passivo de cada Escola, devendo o plano contabilístico incluir contas dos valores imobilizados 3.
11. O plano contabilístico das escolas não prevê contas de imobilizações e os bens inventariáveis não são registados na contabilidade geral: as imobilizações não são reflectidas nos balanços individuais das Escolas ou do Gabinete. Por conseguinte, as contas consolidadas não dão uma imagem exacta da situação patrimonial das Escolas. Estas e o Gabinete deverão, em conjunto, reflectir aprofundadamente sobre este
problema.
12. O artigo 56.º do regulamento financeiro das Escolas exige que se efectuem inventários permanentes, de quantidades e de valores, de todos os bens móveis 4 que constituem o património da Escola, bem como que se verifique a concordância entre os lançamentos contabilísticos e a realidade, permitindo um controlo centralizado de três em três anos. O artigo 58.º estipula que todas as saídas de inventário, qualquer que seja a sua causa, serão objecto de uma declaração ou de um relatório do gestor orçamental, visado pelo auditor financeiro. As Escolas deverão integrar na sua regulamentação financeira as regras de avaliação e de amortização adoptadas pela Comissão em Dezembro de 2000 5.
13. As listas de inventário contabilístico examinadas na Escola de Culham e no
Gabinete apresentam lacunas importantes: a localização dos equipamentos, as rubricas orçamentais ou o montante das aquisições não são referidos, nem os totais anuais permitem proceder a uma reconciliação com as despesas realizadas a partir do orçamento; as saídas de inventário nem sempre são indicadas, os materiais não são identificados na Escola e não é efectuado qualquer inventário físico regular.
Sistema informático contabilístico
14. O sistema informático COBEE é uma aplicação antiga de contabilidade orçamental. O Gabinete deverá estudar as possibilidades de substituir esta aplicação a curto prazo. 15. O ficheiro "terceiros" do sistema informático COBEE contém uma relação de todos os devedores e credores das Escolas. No Gabinete, o mesmo administrador pode validar as alterações introduzidas nesse ficheiro, executar pagamentos e efectuar reconciliações bancárias, o que não é compatível com o princípio da separação de funções. O processo de criação dos ficheiros "terceiros" deverá ser alterado.
16. Embora 70% dos pagamentos sejam efectuados para fora da Bélgica, as
informações do ficheiro "terceiros" do sistema COBEE não são acessíveis ao sistema electrónico de pagamento ISABEL para os pagamentos no estrangeiro. Por isso, é necessário proceder a um duplo registo dos terceiros, com os riscos de erros que tal implica.
Medidas de segurança informática
17. Alguns dos testes de vulnerabilidade realizados no Gabinete revelaram que os
servidores, as bases de dados e os PC necessitavam de certas actualizações destinadas a prevenir todos os riscos de danos causados por utilizadores internos mal intencionados ou relacionados com a consulta de sítios de risco. O Gabinete deverá instituir uma política de segurança informática, da qual deverá informar o seu pessoal, bem como o das
Escolas.
18. Deverá ainda proceder a uma análise de risco relativa muito especialmente aos casos de incidentes mais importantes que afectaram os sistemas informáticos em períodos críticos de intensa actividade das Escolas 6.
Aplicação das disposições financeiras
19. Nos termos do artigo 45.º das normas de execução do regulamento financeiro das Escolas, a designação de um gestor de fundos para adiantamentos é feita por decisão do Representante do Conselho Superior, sob proposta do gestor orçamental, após parecer do contabilista. Esta decisão indicará as responsabilidades do gestor de fundos para adiantamentos. A Escola de Culham não pôde apresentar esse documento relativamente à pessoa responsável pela caixa, ainda que essa atribuição figure na sua descrição de funções.
20. Na Escola de Culham, uma análise dos recapitulativos de despesas do exercício de 2001 revelou que os justificativos de transporte raramente eram anexados às declarações de despesas, contrariamente às disposições do guia de deslocações em serviço7 e das normas de execução do regulamento financeiro (alínea d) do artigo 34.º). 21. Por razões de proximidade, a Escola de Culham recorre há anos à mesma agência de viagens sem qualquer contrato específico. Deverá prever a abertura de um concurso ou iniciar negociações com outras agências para obter as tarifas mais competitivas. 22. Todos os anos, terá de se proceder ao levantamento das necessidades da Escola de Culham em termos de equipamento informático e abrir concursos anuais por forma a obter preços preferenciais do fornecedor seleccionado. Nesta matéria poderá estudar-se uma eventual colaboração com a Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos, em Londres.
23. Na Escola de Varese, o pessoal administrativo e auxiliar não dispõe de qualquer descrição de funções nem de métodos de avaliação das suas prestações.
O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 2002.
Pelo Tribunal de Contas
Juan Manuel Fabra Vallés
Presidente
1 Regulamento financeiro de 18 de Outubro de 1988, Doc. 88-D-2610 final.
2 Os alunos das Escolas Europeias estão classificados nas três categorias seguintes:
categoria I: alunos cujos pais são agentes ou funcionários de uma instituição ou
organismo comunitário ou das próprias Escolas; estes alunos são admitidos "de direito" nas Escolas Europeias e estão isentos do pagamento de propinas;
categoria II: alunos cujos pais fazem parte de organismos ou empresas que
assinaram um acordo de financiamento com uma ou várias Escolas; estes alunos são admitidos "de direito", o organismo ou empresa paga uma contribuição
específica;
categoria III: alunos "terceiros"; a sua admissão está sujeita à disponibilidade de
lugares em cada Escola e os pais ficam obrigados ao pagamento de propinas, cujo montante é fixado pelo Conselho Superior e não está relacionado com os custos reais das Escolas.
3 Contas da classe II.
4 Para os bens de valor superior a 200 euros, contra 420 no Regulamento Financeiro geral das Comunidades.
5 Regulamento (CE) nº 2909/2000 da Comissão, de 29 de Dezembro de 2000 (JO L 336 de 30.12.2000, p. 75).
6 Três períodos críticos: elaboração dos boletins escolares dos alunos, início do ano lectivo e Conselho Superior em Junho.
Bureau du Secrétaire Général du Conseil Supérieur
REPONSE DU SECRETAIRE GENERAL DU CONSEIL SUPERIEUR DES ECOLES EUROPEENNES AU RAPPORT DE LA COUR DES COMPTES RELATIF A L'EXERCICE 2001 Présentation des comptes (paragraphe 9)
La présentation des comptes a été modifiée suite aux remarques de la Cour des Comptes. Les écoles poursuivront leurs efforts dans le sens d'une meilleure harmonisation.
Inventaire (paragraphes 10 à 13)
En ce qui concerne les inventaires, les écoles sont en train de prendre des mesures destinées à mettre leurs dossiers à jour dans les meilleurs délais. Quant à l'inscription dans les comptes de la valeur des biens, cette question fait l'objet actuellement de discussions entre le Bureau et les écoles. Programme informatique COBEE (paragraphes 14 à 16)
Des propositions seront formulées dans les meilleurs délais en vue de la mise en oeuvre d'un projet de mise à jour du logiciel de comptabilité COBEE. Il s'agirait d'une action de grande envergure et le calendrier retenu devrait tenir compte d'autres priorités, ainsi que des moyens administratifs disponibles, lesquels sont limités.
La procédure de modification de la liste des débiteurs et des créanciers sera modifiée afin de respecter dans la mesure du possible, le principe de la séparation des fonctions, bien que dans un petit bureau, on peut difficilement éviter un certain chevauchement des fonctions.
La procédure employée pour effectuer des virements vers l'étranger sera réexaminée en vue d'éviter de devoir saisir deux fois les mêmes données.
Sécurité informatique (paragraphes 17 & 18)
Les modifications proposées ont été apportées aux serveurs, aux bases de données et aux PC. Une politique en matière de sécurité informatique sera élaborée et communiquée aux écoles. Celle-ci mettra en oeuvre le plan ICT approuvé par le Conseil supérieur en 2001, lequel prévoit la protection des connexions aux réseaux intranet et internet grâce à un "firewall". Une charte sera élaborée portant sur l’utilisation des ressources informatiques par le personnel administratif, les enseignants et les élèves.
Le Bureau cherchera à identifier les domaines qui doivent faire l'objet d'une analyse de risques.
Application des procédures financières (paragraphes 19 à 23)
Un document a été rédigé en vue de la désignation officielle du régisseur d'avance à Culham. Des modalités ont été mises en oeuvre à Culham en vue de s'assurer que tout décompte de frais de mission soit toujours accompagné des billets de train ou d'avion, ainsi que le cas échéant, des cartes d'embarquement. Les frais de voyages de Culham aux aéroports britanniques sont remboursés en principe sur base du prix standard du billet de train, première classe, sans obligation de présenter le titre de transport.
L'école de Culham s'adresse à la même agence de voyages depuis plusieurs années déjà, lorsque des billets d'avion ou de train sont achetés directement par l'école. L'école contactera d'autres agences de voyages afin de savoir si elle peut obtenir des conditions plus avantageuses. De nombreux membres du personnel sont désormais remboursés de billets achetés moins cher directement via internet.
Des procédures sont désormais mises en place à Culham en vue du regroupement de tous les achats de matériel informatique dans le cadre d'un seul appel d'offres annuel. A cet égard, la possibilité de collaboration avec l'Agence européenne d'évaluation des médicaments sera examinée.
En ce qui concerne le personnel administratif et de service à Varèse, on ne dispose que d’un effectif restreint pour accomplir des tâches très variées. Une certaine souplesse s'avère donc nécessaire et c'est pourquoi l'école n'est pas favorable à l'établissement de descriptions de fonctions détaillées propres à chaque membre du personnel. Les modalités actuelles fonctionnent de façon satisfaisante et la direction de l'école apprécie l'esprit de bonne collaboration qui règne à tout moment au sein de cette catégorie de personnel. Un nouveau statut du personnel administratif et de service de
l'ensemble du système est en cours d'élaboration et celui-ci prévoira une description de poste générale propre à chaque grade, ainsi qu'un système d'évaluation et de notation.
