DISCIPLINA PROJETO 5/ Briefing para projeto de Calendário para UFSC 2014 versão final em 19/9

DISCIPLINA PROJETO 5/ 2013-2

Briefing para projeto de Calendário para UFSC 2014 – versão final em 19/9

OBJETIVO

Atender à “tradição” institucional de distribuição gratuita de calendários anuais aos diversos segmentos que compõem a comunidade universitária (alunos, STAs e docentes).

DESCRIÇÃO BÁSICA DO PROBLEMA

Ao início de cada ano a UFSC faz a distribuição dos calendários (prioritariamente aos alunos iniciantes), aos servidores técnico-administrativos e aos docentes.

Entretanto:

• Há variações no entendimento do que significa “início de ano” para cada segmento

• Há variações de uso da peça gráfica entre os públicos e, por se tratar de grupos relativamente diferenciados, há dificuldades para se utilizar “tema” que torne os calendários atraentes para o conjunto deles.

• Os locais e circunstancias de uso dos calendários variam entre os públicos

• Em 2013 foram impressos 7500 calendários, insuficientes para cobrir toda a comunidade (35000 alunos, cerca de 3000 STAs e 3000 docentes)

• Os calendários não são projetados para atender a outra ação institucional: distribuição de brindes e recordações para públicos externos.

BENEFÍCIOS COM SUA IMPLANTAÇÃO

• Manter os custos de implantação compatíveis com a disponibilização de recursos. Como não há verba especificamente determinada, busca-se projetar peças que cumpram a finalidade com nível gráfico adequado, mas com recursos técnicos que permitam obtenção de custos mais baixos (isto não quer dizer “projetar para custo mínimo”, mas maximizar a técnica para utilização de recursos gráficos de impressão e acabamento)

INFORMAÇÕES SOBRE O CLIENTE

Características mercadológicas, comerciais, históricas, etc.

A Universidade Federal de Santa Catarina, desde sua criação em 1960 cresce de forma exponencial, aumentando o número de cursos, alunos, suplentes, professores a cada semestre que passa. Quando criada o número total de pessoas a serviço ou estudando dentro da universidade era pouco mais de 1mil, atualmente esse número é maior do que 40mil.

A Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) é uma instituição federal brasileira de ensino superior localizada em Florianópolis, Santa Catarina. A Universidade, cujo campus principal se localiza no bairro Trindade, oferece 83 cursos de graduação, 88 cursos de pós-graduação em sentido amplo e 81 em sentido estrito. Os demais

campus estão localizados em Araranguá, Joinville e Curitibanos.

Elementos que determinam a existência da demanda

A necessidade de definir, organizar e divulgar datas acadêmicas e eventos para todos os

âmbitos da universidade ajudando assim na organização do ano letivo da instituição

e abordagem de temas relevantes.

Os calendários vêm sendo produzidos em quantidades muito menores do que a

distribuição dos mesmos, já que muitos alunos sequer tem noção que teriam acesso

aos calendários.

A necessidade de alinhamento dos stakeholders principais, servidores, professores e alunos, quanto às datas fundamentais para funcionamento da Universidade, facilitando o

trabalho e a comunicação dentro da instituição.

Objetivos e benefícios a serem alcançados via DG (na visão do cliente)

Melhor planejamento do material a ser criado, visando atender o público alvo e através disso

aumentar a utilização do produto. Também chamar mais a atenção e tornar o

calendário um objeto decorativo, além de algo puramente informacional.

Gerar interesse por parte do público-alvo na instituição, minimizar custos de produção e maximizar o aproveitamento de materiais.

Busca-se um produto que seja informativo, funcional e que valorize, de forma gráfica, os

princípios da instituição.

Informações sobre IV do cliente

Sobre o cliente, sabe-se que não possui uma identidade de marca muito definida; não existe um padrão que é fielmente seguido em todos os aspectos, dentro e fora da universidade, os materiais gráficos são, na maioria das vezes, criados a partir do

nada, sem uso de referências, além das cores da UFSC. Contudo, possui um

manual de identidade visual, com as devidas especificações, porém não detalhado e

também não muito respeitado.

O manual pode ser lido em http://identidade.ufsc.br/manuais/identidade-visual/ O brasão da UFSC consiste em elementos da Heráldica que caracterizam valores da

universidade. O tipia da sigla UFSC possui um desenho especial e não pertence a nenhuma família tipográfica. A tipografia padrão é a fonte livre Verdana nas suas variações book, bold, book italic e bold italic.

Padrão cromático:

Mais informações em http://identidade.ufsc.br/manuais/identidade-visual

INFORMAÇÕES SOBRE O PROBLEMA

Qual é a essência da situação de desajuste/insuficiência que leva à busca de

solução?

Os calendários feitos até então, não foram projetados a fim de atender o público de forma

segmentada, considerando suas particularidades. Há insuficiência de tiragem e falhas

na distribuição.

A essência do problema em pauta é a dificuldade em produzir um calendário ou sistema de calendários que atenda todo o conjunto de membros ligados a universidade. Essa dificuldade se dá pelo fato de existirem três grupos com necessidades diferentes e

que possuem uma interação diferente com o produto, impossibilitando assim a

criação de algo único para atender todo o público-alvo. Outro aspecto que também dificulta é a grande quantidade de pessoas que o projeto pretende alcançar (que gira em torno de mais de 40 mil usuários).

Como ela se insere no sistema de comunicação do cliente?

É responsável por indicar as datas fundamentais sobre o funcionamento da Universidade. Além de aproximar a instituição dos docentes, STAs e estudantes, os calendários podem

servir como peça de divulgação da universidade se também forem utilizados como

brindes

.

Qual é o conteúdo que deverá ser transmitido?

Deve atender as funções básicas de um calendário e conter informações acadêmicas pertinentes a cada público.

Um dos pontos mais importantes na criação de um, ou mais, calendários é informar o usuário, seja estudante, docente ou servidor, sobre os dias, semanas e meses do ano,

atrelando à isso algumas datas importantes, como feriados nacionais, eventos da universidade. Também é importante uma área para anotações (STA), porém cada segmento possui suas diferentes necessidades.

Acompanhamento de datas importantes nacionalmente;

Acompanhamento de datas correspondente a eventos extracurriculares relacionados a universidade (se disponiveis);

Acompanhamento das datas de ínicio e termino de matriculas entre outros recursos disponíveis pela universidade;

Auxílio no acompanhamento de atividades particulares (relacionadas ou não com a faculdade) dos docentes e servidores;

Anotações e marcações de caráter pessoal ou profissional (STA).

Que material iconográfico será utilizado? Ele já existe ou deverá ser

gerado?

Essa decisão pode ser tomada após a definição de um conceito/tema. Assim é possível

saber se o projeto depende de fotografia, gravuras de terceiros ou se desenharemos o projeto criando e estabelecendo os ícones que quisermos.

O material iconográfico deverá ser gerado, preferencialmente ligado à simbologia da UFSC. Imagens ilustrativas também poderão ser usadas dependendo dos temas escolhidos. Deverá ser utilizada assinatura UFSC, ou simbologias que estejam de acordo com a

Identidade Visual. Outros materiais ainda não foram definidos.

INFORMAÇÕES SOBRE PÚBLICO-ALVO

Como está composto?

O público-alvo do calendário da UFSC de 2014 está composto por um grupo extremamente grande que foi divido em três outros diferentes grupos: estudantes, STAs e docentes; todos com idades diferenciadas, entre jovens, adultos e idosos.

● Estudantes

O grupo de estudantes da UFSC é composto de forma complexa: Há pessoas de todas as idades, entre jovens, adultos e idosos; de diferentes regiões do país; com culturas diversificadas.

Atualmente, a geração dos jovens está altamente ligada ao mundo tecnológico a partir de celulares, tablets, computadores, etc. A geração dos anos 90 ainda tem muito apego ao produto físico, a objetos palpáveis.

Os maioria dos adultos mais velhos têm preferência por produtos palpáveis e

fáceis de manusear, de compreender o seu funcionamento e que seja bem

legível e objetivo. ● Servidores:

Os STAs também compõe a comunidade UFSC, contando com um número de aproximadamente 3000 membros divididos em diversos setores. Apesar de terem

idades diferentes e possuírem interesses distintos, há entre essas

características comuns, como um cotidiano marcado por tarefas. Estas contribuem para o desenvolvimento do processo educativo e também com a função social da instituição.

Apesar da variação das idades, essa classe é formada por adultos. Dentro dessa vertente temos jovens adultos com interesses comerciais voltados para a era

tecnológica e que preza por produtos físicos e que facilitam o cotidiano. Os

adultos de mais idade não ignoram essa facilidade, mas preferem produtos mais

objetivos e práticos. Pode-se dizer que esta última característica ilustra de uma

forma geral essa classe da comunidade. ● Docentes:

Os docentes formam a terceira parte integrante da comunidade UFSC. Totalizam cerca de 3000, que são elemento de grande expressividade no desenvolvimento da educação na instituição.

Este grupo possui membros que pertencem a diferentes áreas do

conhecimento, entretanto, com alguns interesses comuns. Em termos de

produtos consumidos pelos docentes há um grande elo em comum: os materiais

didáticos que auxiliam no desenvolvimento profissional destes. Fora essa

característica forte em relação ao consumo, temos aspirações e consumos comuns a um público adulto.

São 35.000 alunos, cerca de 3.000 STAs e 3.000 docentes

Quais são as particularidades?

Diferença de faixa-etária – em geral, o público estudante é mais jovem que os docentes e

STAs. Diferença de interesses.

Cada grupo possui particularidades devido às suas necessidades incomuns. Os estudantes precisam estar principalmente informados sobre as atividades acadêmicas e não estão fixos em salas ou escritórios.

Os STAs possuem local fixo na universidade, necessitando de algo que adapte ao seu local de trabalho ou até facilite a sua atividade no mesmo. Já os docentes possuem

suas salas próprias, mas estão sempre alternando entre essas e as salas de aula,

precisando de algo que os mantenha informados das notícias ou atividades do dia sem que isso tome parte do seu tempo.

Alunos tem maior necessidade em relação à portabilidade e mobilidade, uma vez que não

possuem espaço físico próprio, ao contrário dos docentes que dispõem de sala

própria nos âmbitos dos departamentos e dos STAs que executam suas funções em postos de trabalho. Mesmo os que trabalham se locomovendo, compartilham de um espaço físico onde costumam ir, como cozinha.

Alunos devem se atentar às datas em que dizem respeito ao período das aulas, matrícula e pontos que competem à sua graduação, enquanto o corpo docente às demandas que devem prestar à Universidade, como entrega de notas, e STAs aos pontos relacionados ao trabalho da sua categoria.

Quais os limites de cada segmento?

Diferente dos estudantes, os Docentes e STAs geralmente tem um local de trabalho

dentro da Universidade onde o calendário pode ser apoiado ou fixado.

Deve-se levar em conta a rotina de cada segmento. No caso dos estudantes, cabe

interpretação livre sobre as possibilidades de local para seu uso/fixação. No caso dos docentes e STAs, os calendários podem ser fixos (de parede ou mesa).

INFORMAÇÕES SOBRE LIMITAÇÕES

Qual a verba alocada?

Não especificada

Será analisada a verba dos projetos anteriores com a intenção de diminuir os custos sem perder qualidade.

Qual é a relação custo/benefício para o investimento?

Projetar com qualidade com o menor custo possível. Redução de desperdícios.

Melhor aproveitamento do produto pelo público alvo, podendo melhorar o desempenho dos públicos de cada setor.

O benefício não vem em forma de dinheiro para o contratante, porém vem em forma de valor. O calendário é uma das formas de tornar a marca UFSC mais forte, presente na vida de diversos de seus stakeholders mais importantes, que são seus funcionários e alunos.

Amenizar possíveis inconstâncias e falhas de comunicação na Universidade.

Qual é o prazo-limite para o projeto?

Meados de outubro.

E para a implantação?

Em janeiro, ou até mesmo fim de dezembro para os STAs e Professores e a partir de março para os alunos.

Segunda quinzena de dezembro de 2013, caso sejam impressos fora da universidade (empenho).

Quais são as limitações tecnológicas?

Logística de distribuição.

Impressão em monocromia + acabamento de superfície no caso dos calendários para estudantes, Offset em policromia para os docentes e STAs.

AVALIAÇÃO DE RESULTADOS

Como se pretende avaliar se os objetivos foram alcançados?

Levantando dados através de pesquisa com o público alvo ligado aos objetivos iniciais propostos. Questionário online para estudantes e questionário físico/entrevista com STAs e docentes.

Através de enquetes no começo de cada semestre letivo, podendo ser ligado ao sistema do CAGR, ou entrevistas com alguns usuários de cada segmento. Também observar a utilidade e a frequência de uso do calendário por cada público, durante o ano letivo, para possíveis mudanças no projeto do ano seguinte.

Primeiro todos os objetivos devem ser definidos. Após as definições dos objetivos devem ser definidos alguns indicadores para cada um desses objetivos, para cada um desses indicadores deve ser definida uma meta a ser alcançada. O sucesso da produção e implementação será medido a partir do alcance ou não dessas metas

pré-estabelecidas.

Quando isto será feito?

Final do primeiro Semestre de 2014

INTERLOCUÇÃO

Como será feita a interface entre cliente e equipe de projeto?

Os docentes da disciplina atuarão como representantes do cliente (UFSC), se relacionando diretamente com os líderes das equipes.

Quais serão as atribuições de cada um?

Caberá aos docentes:

Apresentar as informações e dados requeridos para o projeto através dos líderes de equipe, cumprir os prazos determinados pelo cronograma de projeto relativos às suas atribuições, decidir de forma autônoma sobre questões, indagações e consultas realizadas pelas equipes através de seus líderes.

Caberá aos líderes de equipe:

Controlar o cronograma e a motivação da equipe, ter o contato direto com o cliente, além de trabalhar como membro da equipe.

Caberá aos membros das equipes:

Ter suas atribuições definidas no cronograma e desenvolver as atividades dentro do que foi definido.

Quem será responsável por cada uma delas? (nominar)

Cliente: os docentes da disciplina