AUDITORIA INTERNA: UM INSTRUMENTO PARA MINIMIZAR RISCOS NO PROCESSO DE GESTÃO DO ESTOQUE
FERNANDES NUNES DE CARLOS¹ CLÉBIA CIUPAK FERREIRA²
RESUMO
O objetivo do presente trabalho é demonstrar como a auditoria interna pode auxiliar uma organização na análise e controle de risco na gestão de estoque, abordando as ferramentas de gestão de estoque, como análise ABC, ponto de reposição e otimização de espaço em uma fábrica de nutrição animal. Assim a auditoria interna passa a ser utilizada como um instrumento para minimizar riscos na gestão de estoque. A metodologia utilizada neste estudo foi uma pesquisa baseada em bibliografias e documentos, como livros, relatórios, legislação sobre o tema e em periódicos como:
revistas, sites e artigos científicos, caracterizando-se como qualitativos, sendo também descritiva – explicativa. Explorando assim aspectos teóricos e conceituais referentes à metodologia científica, com intuito de elaborar o embasamento teórico e pesquisa de campo para preparação do estudo de caso. Diante do que foi apresentado foram identificadas oportunidades de melhorias econômicas a partir da implantação das ferramentas na empresa.
Palavras chaves: Auditoria Interna, Análise de Risco, Controle Interno (Estoque).
ABSTRACT
The objective of the present work is to demonstrate how the internal audit can help an organization in the analysis and control of risk in the inventory management, addressing the tools of inventory management, such as ABC analysis, spare point and optimization of space in a nutrition factory animal. Thus, the internal audit is used as an instrument to minimize risks in inventory management. The methodology used in this study was a research based on bibliographies and documents, such as books, reports, legislation on the subject and in journals such as journals, websites and scientific articles, characterizing themselves as qualitative, being also descriptive and explanatory.
Exploring thus theoretical and conceptual aspects regarding the scientific methodology, in order to elaborate the theoretical basis and field research to prepare the case study.
Faced with what was presented, opportunities for economic improvements were identified from the implementation of the tools in the company.
Keywords: Internal Audit, Risk Analysis, Internal Control (Inventory).
Cuiabá, 2015
¹Autor
Bacharel em Administração, Universidade de Cuiabá - UNIC
²Orientadora
Professora da Universidade Federal de Mato Grosso - UFMT
1. INTRODUÇÃO
A instabilidade do mercado financeiro nacional tem sofrido fortes turbulências econômicas nos últimos anos, trazendo à tona um problema até então ignorado, o risco operacional, perdas financeiras substanciais, causados pelo mau gerenciamento do risco e controle interno, e o que as organizações mais procuram hoje é a minimização de custos e o aumento do lucro com a produtividade. Tendo em vista a redução de custos, pode-se dizer que a gestão de estoques, é uma grande preocupação de gerentes, engenheiros, administradores e de todas as pessoas envolvidas direta ou indiretamente com as áreas produtivas.
De acordo com Almeida, (2012, p.206): os estoques são bens destinados à venda ou à fabricação, relacionados com os objetivos e atividade da empresa. Com isso, a análise detalhada de cada setor ou área se torna uma ferramenta fundamental para obter o sucesso em seus objetivos e metas. Assim a atividade da auditoria interna passou a ser disseminada dentro das organizações, quando o mercado passa a exigir mais dinamismo e qualidade nos fornecimentos de seus produtos e na prestação de serviço provocando uma postura mais criativa do gestor.
Para alcançar os objetivos do trabalho, serão utilizadas ferramentas que ofereçam benefícios e suporte para a gestão de estoques, como: nivelamento dos volumes de cargas que serão recebidas, reduzindo mão de obra, utilizando o dimensionamento do Mínimo e Máximo de produtos armazenados, que irá otimizar o espaço e dizer a real necessidade a ser estocado, sem que a produção seja afetada por falta de matéria prima e ao mesmo tempo não elevando os valores financeiros que ficam parados.
O problema da pesquisa levantado foi: como a auditoria interna pode auxiliar uma organização na análise e controle de risco? O objetivo do estudo foi demonstrar como a auditoria interna pode auxiliar uma organização na análise e controle de risco das organizações.
2. AUDITORIA INTERNA
Utilizada como ferramenta de controle e gestão de riscos empresariais, à auditoria interna deixa de ter uma função policialesca e repressiva para ter uma função de assessoramento, e tem por objetivos examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiros e operacionais da entidade, como um serviço prestado a administração.
Na visão Attie (2012), a auditoria interna tem por finalidade fornecer aos administradores, informações que auxiliem a controlar as operações e as atividades pelas quais são responsáveis. Dessa forma a auditoria interna resume-se num exame analítico e sistemático da realidade da empresa que permite ao profissional da área apresentar suas opiniões críticas e conclusões. E com um bom sistema de controle interno, ou seja, um conjunto coordenado de métodos e medidas, adotados pela empresa, o auditor deve ter um bom entendimento dos controles internos relevantes para
a auditoria identificar e avaliar os riscos de distorções e assim possa nortear a gestão e operação a cada novo patamar tecnológico organizacional.
De acordo com Almeida (2012, p.64):
Não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstâncias.
Assim pode-se dizer que para um bom funcionamento do controle interno, não depende apenas do planejamento efetivo da empresa, da eficiência dos procedimentos e práticas instituídas, mas também da competência de todo o profissional envolvido, assim como o auditor interno, que tem como a auditoria interna o objetivo de verificar se as normas internas estão sendo seguidas e avaliar a necessidade de novas normas interna ou de modificações das já existentes, para levar adiante, de forma eficiente e econômica, os procedimentos prescritos.
2.1 RISCO
De acordo com Avalos (2009), risco é entendido como a probabilidade de que aquilo que é esperado não aconteça. Ou seja, os riscos são fatos ou acontecimentos cuja probabilidade de ocorrência das incertezas.
E quando falamos de riscos, na verdade, temos de reconhecer a existência de diferentes tipos de riscos, como a de:
Quadro 01: Tipos e conceitos de risco.
Risco de mercado; É aquele que está relacionado à variabilidade imprevisível dos preços de ativos negociados no mercado. Por exemplo, o mercado de ações está sujeito a risco de mercado por conta da volatilidade observada nos preços das ações em geral.
Risco de crédito; Está relacionado à possibilidade de não pagamento de obrigações.
Portanto, quando uma empresa toma dividas no mercado, o credor assume o risco de credito correspondente a essa divida.
Risco operacional; Está associado a eventos futuros que podem ocorrer e que coloca em risco o patrimônio físico e financeiro de uma empresa.
Risco cambial; Está relacionado à variação da taxa de cambio ao longo do tempo, ou seja, variação do preço da moeda estrangeira referenciada na moeda local.
Risco sistemático; É uma definição que surgiu no contexto de carteiras de ativos financeiros e está associada à parcela de risco que não pode ser eliminada pela diversificação.
Risco diversificável; Ao contrario do sistemático, corresponde à parcela de risco que pode ser eliminada por estratégias de diversificação, que consiste em compor carteiras numerosas ou pelo menos com dois ou mais ativos que não sejam forte e positivamente correlacionados entre si.
Fonte: Gil, Arima e Nakamura (2013 p.30).
Verifica-se em todas as conceituações dos tipos de riscos elencado o objeto de classificação, são consequências causadas pela materialização do risco. Deste modo, a categorização dos riscos advém do impacto direto ou indireto nas operações da organização. Assim a visualização dos riscos por categoria garante ao gestor maior segurança no desenvolvimento de estratégias, de gerenciamento e produz resultado direto na empresa, pois com o entendimento dos critérios de classificação dos riscos os gestores das diversas áreas que compõem a empresa tendem a ter percepção dos riscos relacionados no seu cotidiano.
2.1.1 GERENCIAMENTO DE RISCO
O gerenciamento de risco trata dos riscos e oportunidades que afetam a criação ou à preservação de valor. Consiste no processo de planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos humanos e materiais de uma organização.
Segundo a Norma Brasileira ABNT NBR ISO 31000:2009. Uma gestão de risco para ser eficaz deve atender os seguintes princípios.
Proteger e criar valor para as organizações;
Ser parte integrante de todos os processos organizacionais;
Ser considerada no processo de decisão;
Abordar explicitamente à incerteza;
Ser sistemática, estruturada e oportuna;
Basear-se nas melhores informações disponíveis;
Considerar os fatores humanos e culturais;
Ser transparente e inclusiva;
Ser dinâmica, interativa, capaz de reagir às mudanças;
Permitir a melhoria contínua dos processos da organização.
Assim o gerenciamento de risco deve ser definido e conduzido pelo conselho de administração, diretoria e demais empregados, aplicando no estabelecimento de estratégias e formuladas para identificar em toda organização eventos em potencial.
2.1.2 ANÁLISE DE RISCO
A análise de risco é uma forma sistemática de avaliar melhor os riscos, alcançar à transparência na sua complexidade e resolver dúvidas e lacunas, é o momento de obter uma estimativa para o mesmo. Assim a análise de risco constitui uma eficiente ferramenta de planejamento estratégico, onde vários planos de ação emergem do exercício dessa análise.
A NORMA BRASILEIRA ABNT NBR ISO 31000:2009, que é a referência internacional da ISO no que diz respeito à gestão de risco. Conceitua avaliação e análise de riscos como:
2.21. Análise de Riscos
O processo de compreender a natureza do risco. (2.1) e determinar o nível de risco (2.23).
Nota 1 – A análise de riscos fornece base para a avaliação de riscos (2.24) e para as decisões sobre o tratamento de riscos (2.25)
Nota 2 – A análise de risco inclui a estimativa de riscos.
Já o conceito de avaliação de risco, conforme definido na ISO 31000:2009.
O processo de comparar os resultados da análise de riscos (2.21) com os critérios de risco (2.1) e/ou sua magnitude é aceitável ou tolerável.
Nota – A avaliação de riscos auxilia na decisão sobre o tratamento de riscos (2.25).
Fonte: (http://iso31000.net/norma-iso-31000-de-gestao-de-riscos/).
E de acordo com a NBC – TA – 330 – Respostas do auditor aos riscos avaliados.
“O auditor deve obter evidência de auditoria apropriada e suficiente relacionada aos riscos avaliados de distorção relevante por meio do planejamento e da implementação de respostas apropriadas a esses riscos”. Dessa forma em um processo de auditoria o auditor deve obter o maior nível de certeza possível sobre a exatidão das demonstrações para emitir a sua opinião, devendo no planejamento da auditoria efetuar um estudo acurado sobre as possíveis áreas de risco de auditoria, afim de que não emita uma opinião equivocada sobre o conjunto das demonstrações contábeis.
2.2 CONTROLE INTERNO
Controle interno é considerado um instrumento essencial para todas as entidades por gerar planos de organizações que se transformam em um conjunto de informações fundamentais, das quais os empresários as utilizam como ferramenta administrativa.
E de acordo com Attie (2012, p.13): o controle interno esta diretamente relacionada com as demais funções do processo administrativo: Planejamento, organização e direção.
Dessa forma vários fatores necessitam ser clara e objetivamente expostos, como:
Plano de Organização;
Métodos e Medidas;
Proteção do Patrimônio;
Exatidão e Fidedignidade;
Eficiência operacional;
Politicas Administrativas.
Propiciando a mensuração e avaliação dos resultados da ação empresarial. Desse modo uma organização passa a ter ferramentas de controle a fim de salvaguardar os ativos, fidelidade do processo da informação e registros, cumprimentos de politicas definidas.
O Comitê De Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Certificados, AICPA, afirma que:
O controle interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover à eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. (apud. Attie, 2012, p.
182).
Como se vê, a empresa tem que dispor de uma enorme gama de atividades que requer especialização, conhecimento e entendimento de forma que sejam conduzidos dentro de padrões adequados, minimizando a possibilidade de perdas e riscos.
O COMMITTE OF SPONSORING ORGANIZATIONS (COSO) definiu o controle interno como:
Um processo efetuado por todos os participantes da organização, voltado para fornecer um grau de segurança razoável no tocante à obtenção dos objetivos de eficácia e eficiência das operações, confiabilidade da informação financeira e cumprimento das normas legais aplicáveis em cada caso. (apud. Avalos, 2009 p. 54).
Portanto o controle interno é um processo que envolve um conjunto de ações estruturadas e coordenadas dirigidas para a obtenção de um fim, e está integrado a todas às operações da empresa.
2.2.1 OBJETIVO DO CONTROLE INTERNO
O controle interno tem como objetivo geral assegurar que não ocorram erros potenciais, ou seja, a não ocorrência de erros graves que prejudiquem a empresa, protegendo o patrimônio, os ativos e produzindo dados contábeis confiáveis, para ajudar na condução dos negócios e a tomada de decisão.
Para (Attie, 2012) o controle interno tem quatro objetivos básicos:
A salvaguarda dos interesses da empresa;
A precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiras e operacionais;
O estimulo à eficiência operacional e;
A aderência às politicas existentes
A definição de controle interno é estabelecida pela NBC TA 315, RESOLUÇÃO CFC N° 1212/09 como: “O processo planejado, implementado e mantido pelos responsáveis de governança, administração e outros funcionários para fornecer segurança razoável quanto à realização dos objetivos da entidade no que se refere à confiabilidade dos relatórios financeiros, efetividade e eficiência das operações e conformidade com leis e regulamentos aplicáveis”.
Fonte: (http://www.normaslegais.com.br/legislacao/resolucaocfc1212_2009.htm)
Esta norma trata da responsabilidade do auditor na identificação e avaliação dos riscos de distorção relevante nas demonstrações contábeis, independente se causada por fraude ou erro, proporcionando assim uma base para o planejamento e a implementação das respostas aos riscos identificados de distorção relevante, por meio do entendimento da entidade e do seu ambiente.
2.2.2 TIPOS DE CONTROLES INTERNOS
A exposição de normas de auditoria n° 29 (ENA 29) estabelece que os sistemas de controle interno de uma empresa se decompõem em dois grupos de controle: Os de natureza contábil e os de natureza administrativa.
Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os sistemas métodos e procedimentos relativos a;
Salvaguardar dos bens, direitos e obrigações:
Fidedignidade dos registros financeiros:
Os controles administrativos compreendem o plano de organização, os sistemas, métodos e procedimentos pela direção com a finalidade de contribuir para:
Eficiência e eficácia operacional;
Obediência a diretrizes, politicas, normas e instruções administrativas;
Assim as delimitações que indicam se certos planos especiais de organização e de determinados métodos e procedimentos podem ser classificados como controles contábeis ou administrativos variam, naturalmente, de acordo com as circunstâncias específicas.
2.2.3 FRAUDE E ERRO.
Conforme a Normas de Auditoria Independente das Demonstrações Contábeis (NBCT) 11, de 2003, do Conselho Federal de Contabilidade, o termo fraude refere-se ao ato intencional, de omissão ou manipulação de transações, adulteração de documentos, registros e demonstrações contábeis. O termo erro diz respeito ao ato não intencional na elaboração de registros e demonstrações contábeis, que resulte em incorreções.
Observa-se que não se podem confundir os conceitos de fraude e erro, visto que são conceitos bem distintos, uma vez que na fraude há uma predisposição a causa, uma lesão a alguém ou alguma coisa, e ao contrário, o erro é involuntário e decorre da própria condição humana, sujeita às falhas e enganos. Assim a NBC TA 240 – Norma que trata da responsabilidade do auditor no que se refere à fraude na auditoria de demonstrações contábeis. Especificamente, detalha a forma como a NBC TA 315 – Identificação e Avalição dos Riscos de Distorção Relevante por meio do Entendimento da Entidade e de seu Ambiente – e a NBC TA 330- Resposta do Auditor aos Riscos Avaliados – devem ser aplicadas em relação aos riscos de distorção relevante decorrente de fraude.
E por premissa do Conselho Federal de contabilidade, o auditor normalmente é impedido de comunicar as ocorrências de fraudes ou erros a terceiros devido ao sigilo profissional. Devendo sempre reportar a administração da entidade que está sendo
auditada qualquer descoberta envolvendo fraudes, mesmo que seu efeito não apresente como relevante sobre as demonstrações contábeis. E os inúmeros escândalos que eclodiram nos últimos anos, devido à descoberta de fraudes nas demonstrações contábeis de grandes empresas, abalaram todo o sistema financeiro brasileiro. Alguns, com maior impacto, contribuíram para desestabilizar o sistema financeiro e fazer com que fossem elaboradas regulamentações e normas. Assim em 1° de agosto de 2013, foi promulgada a Lei Federal n° 12.846, denominada “Lei Anticorrupção”, e após 180 dias de sua promulgação, entrou em vigor no dia 29 de janeiro de 2014. Essa Lei tem por objetivo de coibir e combater a corrupção, suborno transnacional e lavagem de dinheiro, onde estabelece que as “empresas devem combater a corrupção em todas as suas formas, incluído extorsão e propina”.
2.3 GESTÕES DE ESTOQUE
Muitas empresas possuem dificuldades no que se diz respeito à gestão de estoque, pelo fato desses requererem espaço, mão de obra, máquinas, e outros fatores que contribuem para sua manutenção, algumas ferramentas foram criadas para oferecer auxílio ao gerenciamento, como: maximização de estoques e controle de tempo de entrega das matérias primas. Dessa forma o gestor de estoques, sempre busca soluções para os problemas e dificuldades do seu cotidiano que são crescentes.
Segundo Almeida (2012, p. 206): os estoques são bens destinados à venda ou a fabricação, relacionados a atividades da empresa. Dessa forma a função de administração de estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas e o ajuste de planejamento de produção. Assim, as tarefas de coordenação dos fornecedores, negociação de condições físicas, detalhes de transporte e acondicionamento são frequentemente, requisitos para garantir adequado fluxo de mercadorias dos processos.
2.3.1 QUAIS AS NECESSIDADES DE CONTROLES DE ESTOQUE.
Um dilema constante em relação aos estoques de qualquer empresa é o contraste entre o desejo da área de vendas e da produção que preferem estoques mais elevados para atender os clientes nas vendas e margem de segurança na produção e o financeiro, que para reduzir a necessidade de capital, prefere estoques reduzidos para não comprometer o fluxo de caixa ou a dependência de capital de terceiros – nas compras a prazo.
Para Grant (2013), assim uma empresa enfrenta o enigma do estoque, ou seja, tenta equilibrar vários interesses concorrentes. Dessa forma os custos de compra e manutenção de estoques são grandes e afetam a lucratividade da empresa. No entanto ficar sem estoques de produtos também custa caro, já que os clientes podem mudar de fornecedor para garantir disponibilidade contínua.
Em razão das diversas visões de estoque, na estrutura organizacional da empresa, demonstraremos esses conflitos sob o enfoque de vendas, que deseja um estoque elevado para atender os clientes e do ponto de vista financeiro, que preferem estoques reduzidos para diminuir o capital investido.
Quadro 02: Conflitos interdepartamentais quanto a estoques.
Matéria prima (alto estoque)
Departamento de compras Desconto sobre as quantidades a serem compradas.
Departamento financeiro Capital investido
Perda financeira Material acabado
(alto estoque)
Departamento de produção Nenhum risco de falta de material.
Grandes lotes de fabricação
Departamento financeiro Maior risco de perdas e obsolescência.
Aumento no custo de armazenagem
Produto acabado (alto estoque)
Departamento de vendas Entregas rápidas
Boa imagem, melhores vendas.
Departamento financeiro Capital investido
Maior custo de armazenagem
Fonte: Grant (2013 p. 128, 129 e 130).
Assim a solução para esse dilema é a realização de planejamento considerando a sazonalidade nas vendas e um apurado controle de estoques, onde a administração de estoques deverá conciliar da melhor maneira possível os objetivos dos quatros departamentos, sem prejudicar a operacionalidade da empresa.
2.3.2 CONTROLES FISICOS DE ESTOQUE
Para Martins e Alt. (2009), manter altos níveis de estoque pode ser sinônimo de custos desnecessários, seja pelo custo de seu manuseio, produção ou administração. Por isso é importante que o administrador tenha um controle de gestão dos estoques eficaz para que possa verificar a correta utilização dos estoques, se são bem manuseados e controlados.
Segundo Almeida (2012, p. 214): o inventario dos estoques é executado pela contagem física dos bens e confronto do resultado com os registros de estoques. Assim depois de realizados os levantamentos, verificam-se as diferenças entre a contagem física e os controles, esse procedimento possibilita a identificação de possíveis falhas
nos registros contábeis e dos controles internos, além de possibilitar a identificação de desvios ou outras irregularidades.
2.3.3 CONTROLE GERENCIAL DO ESTOQUE
A tecnologia da informação (TI) é indispensável na cadeia de suprimentos, e proporciona vantagem competitiva para muitas empresas. É necessário coletar, acessar e analisar a informação para utilizá-la.
E de acordo com Grant (2013, p. 116):
Um sistema de informação para gerenciamento de armazéns, provê, armazena e relata as informações necessárias para gerenciar eficientemente o fluxo dos produtos desde o recebimento até o momento da expedição.
Assim evidencia-se a importância do sistema voltado para o usuário final, onde sua classificação e o armazenamento da informação deverão ser realizados de maneira que as mesmas sejam de fácil acesso pelos usuários.
Grant (2013, p.191), afirma também que:
Planejamento, previsão e reposição colaborativos são iniciativas entre setores cujo intuito é melhorar o relacionamento entre fornecedor, fabricante e varejista por meio de processos de planejamento administrativos em conjunto e compartilhamento de informações.
Portanto mapear a informação em relação ao produto físico possibilita sua rastreabilidade, o planejamento e a estimativa dos tempos de atendimento com base em dados reais. E um fluxo eficiente de entrada, estocagem e consumo de materiais e algo básico para obter um controle de estoque, avaliando a evolução dos consumos e insumos de materiais por classe, por grupos e por itens específicos para identificar os materiais que sofreram maior oscilação de consumo.
2.3.4 INDICADORES DE CONTROLE DE ESTOQUE
Manter os estoques no nível adequado não é uma tarefa fácil, requer coordenação entre compras, vendas, previsão e planejamento de demanda.
Para Grant (2013, p.145):
A gestão de estoque é crucial, visto que estoques abrangem uma miríade de matérias primas, peças, subconjuntos e produtos acabados que são movimentados e armazenados desde o ponto de origem até o ponto de consumo na cadeia de suprimentos.
Portanto gerenciar estoques também é equilibrar a disponibilidade dos produtos com os custos de abastecimento necessários para um determinado grau de disponibilidade. Com isso, métodos capazes de controlar grupos de itens coletivamente ganham espaço entre os procedimentos de controle de estoques, como por exemplo: giro de estoque, classificação ABC e agregação de riscos.
2.3.5 ROTATIVIDADE DO ESTOQUE OU GIRO DIAS
Giro de estoque é um tipo de indicador que demonstra o desempenho de um estoque. Conforme Dias (2009), “a taxa de cobertura é outro índice de análise de estoque que pode ser bastante útil, sendo a taxa de cobertura igual ao estoque médio dividido pelo consumo”.
Assim o resultado apresentado pelo giro de estoque, representa a quantidade de vezes que cada um dos itens, foi renovado dentro de um determinado período. Onde a rotatividade ou giro de estoque é uma relação existente entre o consumo anual ou mensal e o estoque médio do produto.
Dessa forma a rotatividade é expressa no inverso de unidade de tempo ou em
“vezes”, isto é por dia, ou por mês, ou por ano. Assim a cobertura de estoque pode ser calculada pela seguinte formula:
Por ano: Cobertura de estoque = Estoque médio do período Demanda média do período Por vezes: Rotatividade = Consumo médio anual
Estoque médio Cobertura de estoque por ano.
Exemplo 01:
Com estoque médio de aveia é de 200 sacas, e a empresa vende 4.200 sacas ao ano.
Cobertura de estoque = 4200 = 21 200
Portanto, o giro de estoques dessa empresa é 21 giros ao ano. Na existência de muitos produtos, será necessário ter o valor médio dos estoques a preço de compras e os valores das vendas a preço de compras, como podemos demonstrar:
Exemplo 02:
Com um estoque médio a preço de compra de R$ 25 mil e sendo o volume de vendas ao ano sendo de R$ 450 mil a preço de compras.
Cobertura de estoque = 450 = 18 giros ao ano.
25 Cobertura de estoque por vezes.
Exemplo: O consumo anual de fosfato foi de 800 unidades e o estoque médio de 100 unidades, o giro seria:
Rotatividade = 800 unidades / ano = 8 vezes/ ano 100 unidades
O giro do estoque seria 8 vezes ao ano, ou o estoque girou 8 vezes ao ano.
2.3.6 TAXA DE COBERTURA DO ESTOQUE
A análise da curva ABC permite identificar itens que demanda maior atenção e tratamento quanto a sua administração. Ao aplicar esse método ABC em seus itens de estoque a empresa dá um grande passo na racionalização de seus métodos de controle e classificação de materiais, trazendo grande mobilidade nas tomadas de decisões em relação aos investimentos feitos em estoque.
De acordo Grant (2013), a análise da curva ABC, que é uma extensão da análise da Lei de Pareto, são classificados em categorias dependendo de quanto elas contribuem para as vendas. Portanto essa análise consiste em verificar e caracterizar, em graus de importância, quais devem ser os itens que devem receber maior atenção a partir de sua importância para a empresa.
Após a ordenação dos itens pelas suas importâncias relativas, as classes da curva ABC podem ser tratadas assim:
a) Classe A: itens mais importantes, que merecem uma atenção especial da administração;
b) Classe B: itens em situação intermediária entre as classes A e C;
c) Classe C: itens menos importantes, justificando menor atenção da administração.
De acordo com Grant (2013), através do sistema de classificação ABC de estoques, pode-se determinar a importância dos itens, possibilitando diferentes níveis de controle de acordo com a relevância de cada um. A manutenção de um grande número de produtos em estoque torna útil a classificação em relação a sua importância, que normalmente é feita através de valores monetários, podendo-se utilizar outros critérios.
Geralmente a relação percentual segue um padrão:
a) Aproximadamente 20% dos itens representam 80% dos valores monetários;
b) Aproximadamente 30% dos itens representam 15% dos valores monetários;
c) Aproximadamente 50% dos itens representam 5% dos valores monetários.
3. METODOLOGIA
A metodologia utilizada neste estudo foi uma pesquisa baseada em bibliografias e documentos, como livros, relatórios, legislação sobre o tema e em periódicos como:
revistas, sites e artigos científicos, caracterizando-se como qualitativos, sendo também descritiva – explicativa. Explorando assim aspectos teóricos e conceituais referentes à metodologia cientifica, com intuito de elaborar o embasamento teórico e pesquisa de campo para preparação do estudo de caso na gestão de estoque. O qual esteve embasado no tripé entrevista semi-estruturada, observação in-loco e análise documental, da empresa analisada. A fim de obter informações sobre a armazenagem de produtos acabados e matéria prima em estocagem na fábrica, dessa forma a coleta de dados serviram para desenvolver competências e habilidades para o desenvolvimento deste trabalho.
O estudo de caso foi realizado em uma empresa de nutrição animal de médio porte, voltado para atender um grupo seleto de pecuaristas que buscavam tecnologia em nutrição animal para alavancar seus resultados. Situada em Cuiabá – MT, onde conta com mais de 60 pessoas envolvidas no seu processo de produção entre pessoal direto e indireto. Essas pessoas estão divididas em seis setores no intuito de dar mais eficiência e agilidade. Os setores são: administrativos, logística, produção, financeiro, comercial e marketing. São produzidos em média 50 tons. /dia de rações, sendo mais de 200 tipos de produtos produzidos, para Aves, Bovinos de corte, leite e desmamando, Equinos, Caprinos, Ovinos e Suínos. Para que essa produção ocorra, necessita-se movimentar em torno de 290 matérias primas que compõem as fórmulas das mais variadas rações.
Com intuito de minimizar os valores em estoque de uma Fábrica de Nutrição Animal, houve a necessidade do desenvolvimento de uma ferramenta criada em planilha de Excel, para auxiliar o controle de estoque dessa grande quantidade de produção de rações.
A partir da necessidade de melhorar a gestão do estoque, foi desenvolvido um estudo relacionado com Mínimo e Máximo de estocagem, abordando os seguintes pontos:
Verificação do espaço físico de armazenagem;
Relação das matérias primas em estoque;
Classificações em relação às embalagens, caso fossem Bags de 1.000kg, Sacarias de 20 kg, Sacarias de 25 kg, ou Sacarias de 30 kg;
Histórico de consumo (dois últimos anos) das matérias primas;
Estoque de segurança;
Tempo de reposição Lead Time (Processamento do pedido, até entrega no cliente);
Oscilação de produção.
Com as informações relacionadas acima, conseguimos chegar à conclusão do estoque Mínimo de estocagem de matérias primas, que resultou na fórmula:
ES + ( MCD * TR ) = EMin ES: Estoque de Segurança
MCD: Média de Consumo Diário TR: Tempo de Reposição
EMin: Estoque Mínimo
Ainda com informações já obtidas, conclui-se o máximo de estocagem de matérias primas, resultado da fórmula:
EMin + VC + ( OP * MCD ) = EMax EMin: Estoque Mínimo
EMax: Estoque Máximo VC: Volume das Cargas OP: Oscilação de Produção MCD: Média de Consumo Diário
De acordo com Grant (2013), conhecer os procedimentos de organização dos estoques ajuda a melhorar o gerenciamento sobre este ativo tão importante. Assim um bom gerenciamento fornece informações para reposição e redução de produtos armazenados, parados no estoque, entre outras providências necessárias no dia-a-dia. E Mais do que isso, entender qual a quantidade necessária de cada um deles para evitar gastos desnecessários, para não ocupar espaços que poderiam ser destinados a outros produtos ou mesmo para não deixar de vender por falta de estoque.
Os aspectos associados às boas práticas de auditoria interna e controle interno na avaliação dos riscos, bem como o estudo de caso que compõem o estudo explorado nesta pesquisa foram definidos após análise de critérios utilizados em estudos anteriores, especialmente os de: Gil, Arima e Nakamura (2013), Avalos (2009),
Almeida (2012), Attie (2012), Wanke (2006) Ballow (2001) e Dias (1993). A fim de buscar a maior quantidade de informações para fazer um estudo sobre a implantação de ferramentas no controle de estoque, que são relacionados com armazenagem, buscando redução dos custos de produção e visando demonstrar como a auditoria interna pode auxiliar uma organização na análise e controle de risco na gestão de estoque.
Segundo Attie, (2012, pág. 212):
Os estudos pelo método descritivo consistem na descrição detalhada das características do sistema que está se conhecendo, considerando explicações referentes às funções, aos procedimentos, registros, impressos, arquivos, empregados e departamentos envolvidos no sistema.
Dessa forma, por ter o proposito à observação, classificação, registro e evidenciação dos resultados são descritivos - explicativa quanto ao seu objetivo, pois se preocupa em observar os fatos, além de registrar, analisar e interpretar os fenômenos, também procura identificar suas causas.
O trabalho foi desenvolvido através de pesquisas bibliográficas que serviram de fundamento teórico para a realização do trabalho.
Segundo Silva (2003 pág. 60): essa pesquisa explica e discute o tema ou o problema com base em referências teóricas já publicadas, em livros, periódicos, artigos científicos etc..
Dessa forma, a pesquisa teórica foi feita através de coletas de dados em referencias teóricas como livros e artigos científicos, onde permitiu uma visão mais ampla da auditoria interna, controle interno (estoque) e o gerenciamento dos riscos nas organizações.
E a pesquisa se caracteriza como qualitativa, pois, de acordo com Creswell (2010), este tipo de pesquisa emprega diferentes concepções filosóficas; estratégias de investigação, métodos de coletas, análise e interpretação de dados, possibilitando aos pesquisadores desenvolver um quadro complexo do problema ou questão que está sendo estudado, tornando-o mais claro. Sendo que esta fica direcionada para pesquisa os controladores de estoque e levantamento numéricos de volumes e valores, que serão retirados de uma Fábrica de Nutrição Animal.
4. ANÁLISE DO RESULTADO
A avaliação de riscos em auditoria identifica, mede e prioriza os riscos para possibilitar a focalização nas áreas auditáveis mais significativas. Para análise do
resultado foi efetuado o procedimento de revisão da pesquisa bibliográfica e análise dos dados levantados no estudo de campo. Onde pode constatar-se que a auditoria interna é uma ferramenta essencial que auxilia a alta administração no processo de tomada de decisão. E com o modelo de gestão de estoque apresentado, pode-se desenvolver uma ferramenta que auxilia os controles de estoques.
Quadro 03: Demonstrativo prático da fórmula de mínimo.
Cód. Prod. Classif. Unid. Médio consumo
diário
Mínimo Estoque
de segurança
Repos. E.
Min.
Dias de Cobertura 127118 Sal
refinado
Bags Kg 4,487 4,487 05 26,922 06
839806 Fosfato Bags Kg 3,924 5,848 04 21,544 05
844518 Ureia Bags Kg 2,487 2,487 06 17,409 07
864518 Calcário Bags Kg 2,287 2,287 03 9,148 04
136215 Sulfato de cobalto
Saco Kg 23 153 01 176 07
136217 Seleneto Saco Kg 15 153 02 183 12
136220 Aveia Saco Kg 10 170 03 200 20
136210 Lasalocida sódica
Saco Kg 10 120 01 130 13
Fonte: Dados da pesquisa (2016)
Com informações cedidas pela empresa de nutrição animal, do seu consumo diário em estoques de matéria prima, bem como estoque de segurança e tempo de reposição pode-se calcular o estoque mínimo e dias de cobertura de todos os itens em seu estoque a fim de saber qual é o tempo certo para o próximo pedido de compra.
Quadro 04: Demonstrativo prático da fórmula máximo.
Cód. Prod. Classif. Und. Médio cons.
Diário
Máximo E.
Mín.
Carga O.
Prod.
E.
máx.
Dias de cober.
127118 Sal refinado
Bags Kg 4,487 26,922 37,000 0 63,922 14 839806 Fosfato Bags Kg 3,924 21,544 37,000 0 58,544 15 844518 Ureia Bags Kg 2,487 17,409 37,000 0 54,409 21 864518 Calcário Bags Kg 2,287 9,148 37,000 0 46,148 20 136215 Sulfato de
cobalto
Saco Kg 23 176 500 0 676 29
136217 Seleneto Saco Kg 15 168 300 0 468 31
136220 Aveia Saco Kg 10 200 300 0 500 50
136210 Lasalocida sódica
Saco Kg 10 130 200 0 330 33
Fonte: Dados da pesquisa (2016)
Conforme o quadro 03 e 04 do demonstrativo prático de fórmula do mínimo e máximo em estocagem de matéria prima pode-se observar o estoque mínimo e máximo no armazém da empresa, bem como o tempo de reposição, dias de cobertura, estoque de segurança e consumo médio diário em produção. Assim dessa forma o gestor passa a ter um feedback enquanto ao consumo desses materiais, afim de saber o dia certo de reposição, visto que numa possível escala maior de produção os dias de cobertura desses produtos tende a reduzir e será necessário uma compra de emergência para suprir o estoque.
Quadro 05: Quantidades em estoque em toneladas e em valores R$
Ano 2014 Média
Matéria prima estocada tonelada 15,171, 662. 46
Matéria prima estocada em R$ 7, 662,455. 78
Ano 2015
Matéria prima estocada tonelada 15, 070, 250
Matéria prima estocada em R$ 7, 611,237, 38
Ano 2016
Matéria prima estocada tonelada 16, 125,167
Matéria prima estocada em R$ 8, 144,023. 73
Fonte: Dados da pesquisa (2016)
No quadro 05, como se pode observar que houve uma redução de 1% na quantidade estocada de matéria prima, de 2014 para 2015. Na parte financeira, considerando o mesmo período e os aumentos dos custos das matérias primas, teve uma redução de 7% de valores em estoque, obtendo um ganho de R$ 51, 218.40, porém de 2015 para 2016 houve um aumento de matéria prima de 7% na quantidade estocada obtendo assim um aumento nos custos do estoque de R$ 532, 786.32.
Para ilustrar a confecção da uma curva ABC, vamos apresentar um caso simplificado de apenas dez itens, do estoque de produto acabado da empresa analisada.
Quadro 06: Coleta de dados para confecção da curva ABC.
Itens
Consumo anual
Valor unitário
R$
Valor total do consumo anual
Porcentagem individual
Porcentagem
acumulada Classificação
Enerbov turbo 49.000 45,9 2.249.100,00 22,69% 22,69% A
Nutri fos 80 40.000 33,9 1.356.000,00 13,68% 36,36% A
Nutri concentrado tp
seca 19.000 68,9 1.309.100,00 13,20% 49,57% A
Nutri fos 60 32.000 33,9 1.084.800,00 10,94% 60,51% B
Nutri fos
reprodução 27.600 33,9 935.640,00 9,44% 69,94% B
Nutri aves cresci
+ 17.000 48 816.000,00 8,23% 78,18% B
Nutri fos 40 23.000 33,9 779.700,00 7,86% 86,04% C
Nutri aves poe + 12.200 48 585.600,00 5,91% 91,95% C
Nutri fos ovinos 9.200 45 414.000,00 4,18% 96,12% C
Nutri fos 90 leite 10.800 35,6 384.480,00 3,88% 100,00% C Total 9.914.420,00
Fonte: Dados da Pesquisa (2016)
No quadro 06, coletas de dados para a classificação ABC, podemos observar o consumo anual, valor unitário e o valor do consumo total, que são importante para a confecção da curva ABC. A porcentagem individual é a representação onde a empresa pode analisar a participação de todos os itens no seu valor econômico. Podemos analisar também a porcentagem acumulada que é a soma atual com a anterior. Por exemplo:
22,69 + 13,68 = 36,36 dessa forma adquirem dados que através do sistema de corte da empresa possibilita saber quantos itens possui a cada classe.
Quadro 07: Critérios para corte de classificação de classe.
Fonte: Dados da pesquisa (2016)
Neste quadro a proporção de itens representa o quanto % dos itens corresponde a cada classe da curva, onde através do sistema de corte a empresa determina a sua porcentagem e analisa com a porcentagem acumulada para saber quantos itens representa a classe A, B ou C.
Já a proporção de valor é a representação em porcentagem o quanto cada classe representa no seu valor total, como podemos observar que 30% dos itens representam 49,57% das vendas anuais e são denominadas classe “A”, 30% de itens denominados
“B” representam 28,61% das vendas e os restantes 40% de itens, ou itens “C”
representam os restantes 21,82% de vendas.
Classe Corte
Proporção de itens
Proporção de valor
A 60% 30,0% 49,57%
B 80% 30,0% 28,61%
C 100% 40,0% 21,82%
Quadro 08: Curva ABC
Fonte: Dados da pesquisa (2016)
Nesta representação gráfica podemos ver a análise das informações obtidas anteriormente, determinando a curva ABC, onde a porcentagem individual em gráfico representa a participação de todos os itens na classificação ABC e valor econômico, a porcentagem acumulada em linha, representa a participação total de todos os itens, determinando assim a curva ABC, possibilitando ao gestor empresarial projetar estratégias de gestão de estoque, dadas a essas classificações por importância de categoria. Por exemplo, itens “A” poderiam ser submetidos à monitoração frequente e altos níveis de estoque de segurança, oferecendo os melhores níveis de serviço ao cliente, por outro lado, a gestão dos itens “C” poderia usar um sistema automático simples, ser algo de monitoração mínima e ter uma política de estoque de segurança baixo, ou ser produzido pelo método Just In Time, no que diz respeito à aplicação das políticas de controles de estoque.
Enquanto aos produtos acabados, a empresa analisada não possui um local específico para armazenagem desses produtos, onde ficam empilhados de forma que alguns produtos ficam difíceis a sua localização, pois os mesmos não possui uma identificação, causando um transtorno no momento da expedição. Pode-se observar também que há inúmeras produções que não foram comercializadas, onde se encontra a mais de 08 meses da sua produção, tornando-se obsoleto e gerando prejuízo e custos desnecessários a empresa, pois esses produtos acabam sendo danificado por falta de espaço e manuseio de empilhadeiras.
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
120,00%
Porcentagem individual Porcentagem acumulada
Através da entrevista realizada com o gerente de produção, que é o responsável pela aquisição (compras) de matérias primas, foi identificado que a empresa possui um capital pré-definido para estoque, sendo o critério utilizado para compras dessas matérias é de acordo com a quantidade produzida e previsão de vendas, às vezes a necessidades de compras de emergência para suprir o estoque. Porém a grande incidência de falta de mercadoria seja pelo prazo de entrega das matérias primas, ou pelo produto acabado, onde acaba atrasando o prazo de entrega ao cliente.
Em relação à curva ABC a empresa fez a classificação dos seus produtos, utilizando os critérios de vendas e consumo anual, a fim de saber qual produto necessita de mais atenção. Enquanto ao layout do armazém, ela não possui uma estrutura adequada para a quantidade produzida, dificultando a localização e armazenagem de seus produtos.
O uso da ferramenta mostrou-se bastante eficiente, uma vez que demonstrou o quanto a empresa pode gerar em economia, além de ganhos, como: diminuição dos custos na gestão de estoque, melhoria no atendimento ao cliente, melhorias no sistema atual de compras, que futuramente, havendo possibilidade, poderá expandir os conhecimentos para outras unidades, com tudo, é ideal buscar modalidades de negociações com fornecedores que sejam capazes de fornecer a real quantidade demandada na hora certa, que serão fundamentais para a redução do custo de compra.
CONCLUSÃO
Diante do cenário econômico que se passa o país, esse artigo buscou analisar a auditoria interna no contexto dos riscos bem como o uso dos controles internos, visando ao adequado gerenciamento dos riscos. Descrevendo a importância de um modelo de gestão de estoque por atividade, que possa atender as empresas de grande, médio e pequeno porte, aplicando uma ferramenta de fácil manuseio e que poderá levar a expressivo lucro para empresa.
Portanto este sistema deve ser adaptado de acordo com as características e necessidades da entidade, sendo compatível com sua estrutura financeira, para facilitar o gerenciamento de suas atividades. Assim é necessário que existam politicas administrativas claramente definidas e que estas sejam cumpridas, pois o processo de controle interno deve preferencialmente, ter caráter preventivo, ser exercido permanentemente e estar voltado para a correção de eventuais desvios em relação aos parâmetros estabelecidos. Sugere-se também que este modelo de gestão de estoques seja
revisado periodicamente, buscando detectar possíveis falhas de análises de processos ou correções, principalmente no tange aos dados, como demanda.
Foi avaliado também que a otimização de estoque pode resultar em ganhos consideráveis para setores que se agregam a gestão de estoque, como logísticas e suplementos. Com tudo, o trabalho revelou para a empresa, a aplicação de uma prática simples com retorno financeiro de alto valor, bem como aumento da competitividade empresarial.
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