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UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
FACULDADE DE ECONOMIA, ADMINISTRAÇÃO, ATUÁRIA E CONTABILIDADE
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADE CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
RODRIGO LANDIM PINHEIRO
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE ESTOQUES DE CONTROLE INTERNO
RODRIGO LANDIM PINHEIRO
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE ESTOQUES DE CONTROLE INTERNO
Trabalho de conclusão de curso apresentado ao Departamento de Contabilidade da Universidade Federal do Ceará em 2018, como requisito parcial à obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.
Orientador: Profa. Germana Chaves.
FERRAMENTAS DE GESTÃO DE ESTOQUES DE CONTROLE INTERNO Rodrigo Landim Pinheiro1 Germana Cordeiro Chaves2
RESUMO
A gestão de estoques por meio do controle interno tem como finalidade possibilitar um controle dentro das regulamentações interna da empresa e das Normas Brasileiras de Contabilidade, por intermédio do exercício organizacional, que tem como uso operacional ferramentas de gestão as quais possibilitam o controle das informações para a tomada de decisão. Os estoques, conforme o Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC 16 Estoques), compreendem os bens adquiridos e destinados à venda, os produtos acabados em processo de produção, as matérias-primas, os componentes, as embalagens e o material de consumo, os quais representam a maior parcela financeira do ativo circulante da empresa. Gerenciar esses estoques por meio de ferramentas de gestão será necessário ao desenvolvimento integrado das ações de controle interno, à logística, ao exercício da auditoria na vistoria e à análise dos processos, os quais estão todos focados na redução dos custos e na salvaguarda dos ativos. Diante disso, identificar essas ferramentas de gestão de estoque no controle interno, assim como demonstrar os métodos de controle de estoque e seus componentes, e evidenciar o papel do controle interno como ferramenta de gestão são medidas relevantes para a redução de custos e perdas dos ativos da empresa. A fim de evitar fraudes e desperdícios, proporcionar informações contábeis e financeiras de forma confiável, em consonância com as Normas Brasileiras de Contabilidade e avaliação dos estoques.
Palavras-chave: Estoques. Ferramentas de gestão. Controle interno. ABSTRACT
The management of inventories through internal control aims to enable a control within the company's internal regulations and the Brazilian Accounting Standards, through the
organizational exercise, which has as operational use management tools which make it possible to control the information for decision-making. Inventories, according to the
Accounting Pronouncements Committee (CPC 16 Inventories), comprise the goods purchased and intended for sale, finished products in the process of production, raw materials,
components, packaging and consumables, which represent the largest financial portion of the company's current assets. Managing these inventories through management tools will be necessary for the integrated development of internal control actions, logistics, the exercise of audit in the survey and the analysis of processes, all of which are focused on reducing costs and safeguarding assets. Therefore, identifying these inventory management tools in internal control, as well as demonstrating the methods of inventory control and its components, and evidencing the role of internal control as a management tool are relevant measures for the reduction of costs and losses of assets from the company. In order to avoid fraud and waste, provide financial and accounting information reliably, in accordance with Brazilian
Accounting Standards and inventory valuation.
Keywords: Stocks. Management tools. Internal control.
1 Graduando em Ciências Contábeis pela FEAAC/UFC.
1 INTRODUÇÃO
O exercício da gestão organizacional por intermédio das formas de controles internos está mais sofisticado e, a cada momento, propõe mudanças nos processos, na estrutura e nas estratégias de negócios. Deste modo, entende-se que uma empresa que queira competir com vantagens no mercado atual deve utilizar desta ferramenta como forma de estrutura operacional, controle e gerenciamento.
A estrutura de controle interno, em relação à gestão de controle do estoque, pode ser definida como os processos executados para fornecer segurança razoável no que se refere ao cumprimento dos objetivos da empresa, tanto no ambiente interno quanto no externo. Assim, deve-se atender a demanda, de forma que sejam executadas as ações que atuem com eficiência e eficácia nas operações, controlando as contingências de volume necessário dos estoques e considerando os processos da emissão de relatórios confiáveis, bem como as leis e normas aplicáveis.
Nesse sentido, decisões sobre estoques envolvem questões como o melhor momento para adquirir materiais ou mercadorias, a estruturação das combinações de compra; o manuseio de materiais e estoque após seu recebimento, bem como o controle de seus custos. Conforme descreve Lorenzoni e Vieira (2013), essas questões são de grande complexidade, tornando-se necessárias as práticas de controle interno por intermédio do exercício da auditoria, com o objetivo de controlar e efetivar os dados relativos dos processos operacionais, evitando fraudes no processo ou perdas de mercadorias.
Essas questões que englobam a estrutura de controle são necessárias para observar todos os aspectos de natureza operacional para prevenção e controle, através de planejamento, adoção de políticas e normas internas e das normas legais, nos termos da gestão de estoque, favorecendo as ações operacionais que buscam a salvaguarda dos ativos da empresa, objetivando otimizar o investimento e minimizar as necessidades das quais foram investidos o capital da entidade. (DIAS, 2009).
Desta forma, a escolha do tema justifica-se pelo fato de que a proporção das ações de controle interno e de gestão de estoque foca no sucesso das operações de prevenção e controle, alavancando os resultados, diminuindo as perdas, incorporando os conceitos de logística integrada, atraindo novos clientes, solucionando problemas operacionais, gerando confiabilidade e credibilidade nas informações gerenciais.
Em face disso, esta pesquisa será direcionada para responder o seguinte quesito: quais as ferramentas de gestão de estoque para o controle interno?
A partir de uma análise para compreender estes aspectos teóricos e para responder ao questionamento, tem-se como objetivo geral identificar as ferramentas de gestão de estoque no controle interno, e como objetivos específicos demonstrar os métodos de controle de estoque e seus componentes; e evidenciar o papel do controle interno como ferramenta de gestão.
Para o desenvolvimento deste trabalho, quanto ao aspecto metodológico, adotou-se a pesquisa bibliográfica, caracterizada como exploratória, sobre os conceitos e funções do controle interno e da gestão de estoques.
O trabalho divide-se em quatro seções: a primeira traz a introdução a qual aborda o tema e a justificativa; a segunda discorre acerca da fundamentação teórica, na qual se descrevem os conceitos, as teorias e a legislação com base nos estudos da área, por meio do referencial teórico; a terceira expõe a metodologia desenvolvida no trabalho; e, por último, a quarta seção apresenta as considerações finais.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 Estoques: conceitos, métodos e avaliações
De acordo com o Comitê de Pronunciamentos Contábeis (CPC 16 Estoques), os estoques podem ser definidos como:
Os estoques compreendem bens adquiridos e destinados à venda, incluindo, por exemplo, mercadorias compradas por um varejista para revenda ou terrenos e outros imóveis para revenda. Os estoques também compreendem produtos acabados e produtos em processo de produção pela entidade e incluem matérias-primas e materiais aguardando utilização no processo de produção, tais como: componentes, embalagens e material de consumo (CPC, 2009).
Diante disso, percebe-se que os estoques possuem diversas finalidades e representam um conjunto de elementos os quais são matéria-prima, insumos, produtos acabados, armazenados ou estocados, entre outros, como recursos produtivos que criam valor para a organização, possibilitando vantagens competitivas através devido ao nível de serviço e à disponibilidade, atendendo as necessidades da entidade e de terceiros, podendo ser classificado por Martins e Alt (2009, p. 210) em cinco grupos:
Estoques de materiais são os materiais utilizados no processo de transformação dos produtos acabados, mais conhecidos como matéria prima;
Estoques de produtos prontos em processo são as matérias-primas que estão no processo produtivo, mas ainda não se transformaram em produtos acabados; Estoques de produtos acabados são os produtos prontos para comercialização; Estoques em trânsito são os itens que estão em trânsito entre as unidades fabris e ainda não chegaram a seu destino final;
Estoques em consignação são os materiais ou produtos que ainda pertencem ao fornecedor até que sejam consumidos ou vendidos.
Em face disso, infere-se que os estoques, quando bem cuidados e administrados, proporcionam aos gestores um controle dinâmico e favorável ao resultado positivo das ações, os quais podem ser realizados por meio das ferramentas de gestão e do controle interno, Segundo Viana (2002, p. 42), “a atividade gestão visa ao gerenciamento dos estoques por meio de técnicas que permitam manter o equilíbrio com o consumo, definindo parâmetros e níveis de ressuprimento e acompanhando sua evolução”.
2.1.1 Avaliação de estoques
Desse modo, as práticas de avaliação de estoques no país possuem alguns métodos a serem utilizados, dos quais devem ser escolhidos um para realizar, de forma apropriada, a entidade, observados os fatos específicos na legislação, assim como na relação das flutuações de preço dos produtos, como descreve Salazar e Benedicto (2004, p. 166).
A avaliação do estoque pode ser executada por meio de vários métodos, e se não houvesse flutuação dos preços, todos os métodos poderiam demontrar os mesmos resultados. Entretanto, isso não ocorre em razão das mudanças dos preços, para cima ou para baixo, que alteram no mesmo sentido o resultado relativo ao custo das mercadorias vendidas, afetando o custo do estoque (medição do ativo) e o CVM (medição do lucro).
Logo, importa declarar que os principais métodos de avaliação utilizados no país são: Custo Médio, FIFO e Preço Específico, que serão explicitados a seguir, segundo o entendimento de Costa (2002) e do CPC 16:
Custo Médio
Este método atualiza o custo dos materiais através de cálculo realizado entre o valor do saldo em estoque e seu saldo físico. Este método é o mais utilizado no Brasil e representa a solução mais adequada para a apuração dos estoques ao preço de custo, visto que, além de atender à legislação do imposto de renda, é de simples execução e absorve bem a flutuação dos custos dos materiais.
Para cálculo do custo médio, toma-se o valor do último saldo do estoque e soma-se ao valor da última entrada, encontrando o saldo financeiro. Em seguida, soma-se o saldo físico e a quantidade correspondente à entrada, encontrando o novo saldo físico do estoque. De posse dos saldos atuais, dividimos o saldo do estoque pelo físico atual e encontra-se o custo médio (COSTA, 2002).
FIFO (First in, First Out) – PEPS – Primeiro que Entra, Primeiro que Sai
Os estoques são avaliados de acordo com a baixa dos itens do estoque, pelo valor das unidades mais antigas para as mais recentes. Dessa forma, o saldo do estoque ficará valorizado pelos preços de custos mais atuais.
É de simples execução, mas necessita do controle de saldos do material de acordo com seus preços de custo, variáveis a cada aquisição. Nesse método só pode dar baixas do estoque mais atual após o término do estoque mais antigo (COSTA, 2002).
Preço Específico
A identificação específica do custo significa que são atribuídos custos específicos a itens identificados do estoque. Este é o tratamento apropriado para itens que sejam segregados para um projeto específico, independentemente de eles terem sido comprados ou produzidos. (COMITÊ DE PRONUNCIAMENTOS CONTÁBEIS, 2009).
Além disso, Padoveze et al. (2010, p. 111) explicam que o método UEPS era adotado no país como um dos métodos de avaliaçao de estoques. No entanto, a correlação às Normas Internacionais de Contabilidade – IAS e o Comitê de Pronunciamentos Contábeis – CPC 16 justificam a rejeição em relação à adoção do método UEPS para a avaliação dos estoques.
A legislação tributária brasileira não admite avaliar os estoques pelo método Último a Entrar, Primeiro a Sair (UEPS), porque na adoção desse método, em um regime econômico em que há inflação, a tendência é de que todos os estoques fiquem subavaliados, o que diminui o lucro líquido do exercício social e, por consequência, o valor dos tributos com o Imposto de Renda e com a contribuição social.
serão balanceados os custos no controle de estoques, que podem ser diversos e variáveis de acordo com a sua organização, pois não derivam somente de perdas, roubos ou extravios, mas também do custo por não ter o produto para atender a demanda, no caso da falta deste, conhecido como quebra de produto. (BALLOU, 2009).
Observa-se então, que o quantitativo de produtos de estoques, irá gerar um custo de manutenção para a empresa, que poderá ser pelo excesso de produtos ou pela falta deles, o objetivo é a identificação da sua necessidade, verificando neste ponto o balanceamento desses custos, na forma qual seja possível identificar um equilíbrio que minimize o custo total. (BALLOU, 2009).
Assim, constata-se que o pronunciamento do IAS, nas considerações aplicadas aos estoques, define estes conceitos aplicáveis a todos os tipos de estoques. Também, relaciona as exceções, definindo a forma como será realizado o tratamento desses estoques, pelo Pronunciamento Técnico CPC 16 (2009), o qual relata os seguintes aspectos:
(a) produção em andamento proveniente de contratos de construção, incluindo contratos de serviços diretamente relacionados (Pronunciamento Técnico CPC 17 - Contratos de Construção);
(b) instrumentos financeiros (Pronunciamentos Técnicos CPC 38 e CPC 39 sobre Instrumentos Financeiros); e
(c) ativos biológicos relacionados com a atividade agrícola e o produto agrícola no ponto da colheita (Pronunciamento Técnico CPC 29 - Ativo Biológico e Produto Agrícola) (COMITÊ DE PRONUNCIAMENTOS CONTÁBEIS, 2009, p. 2). Portanto, deduz-se que esses aspectos supracitados são imprecindiveis para a maneira como se executará o tratamento dispensado a esses estoques. Importa frisar que tais definições podem ser empregadas a qualquer tipo de estoque.
2.1.2 Curva ABC
Uma das importantes ferramentas de auxílio, a qual classifica os estoques em classes ou critérios, é conhecida como a curva ABC. Essa curva realiza, por meio de seus custos e de suas quantidades, a possibilidade de identificar os itens que justifiquem atenção e tratamento quanto à sua administração, condicionada por um amplo conjunto de fatores internos e externos, adotando, como um dos critérios, o gerenciamento nas reduções do custo, conhecido também como o método 20/80 (POZO, 2010).
Com base nisso, devem ser observados, na construção da curva ABC, alguns critérios a serem adotados para sua construção, como a classificação por grupo: Classe A, Classe B e Classe C. Deste modo, na Classe A, serão destinados os itens os quais são os mais importantes dentro da empresa e tratados de maneira especial, geralmente são os produtos com mais rotatividade ou mais caros, que têm um peso financeiro muito alto no estoque. Já na Classe B, são itens em situação que ficam na intermediação entre as Classes A e C. Por último, na Classe C, ficam os itens considerados menos importantes pela administração, ou seja, os que possuem a menor rotatividade.
Nakagawa (2007), explica que o uso da curva ABC é necessário para que a empresa obtenha através dessa informação, a construção de um melhor gerenciamento sobre a formação de seu estoque, principalmente sobre os itens que necessitam de um maior investimento.
devem-se colocar todos os itens que foram discriminados em ordem decrescente em uma tabela, com a descrição dos itens, do nome, do número, do preço e da porcentagem. Em seguida, divide-se cada item pela somatória total de todos os itens colocados na tabela, transformando em percentual e colocando esses valores em uma coluna. Por fim, serão divididos todos esses itens em classes, conforme é demonstrado no modelo pela Figura 1.
Figura 1. Curva ABC
Fonte: Letti e Gomes (2014, p.69)
A contrução do gráfico da curva ABC, aparentemente pode ser fácil no ponto de vista operacional, porém, para sua construção é necessário seguir alguns passos que atendam as suas especificações, pois apesar da construção simples, o administrador precisa conhecer a ordenação dos itens cadastrados, o período a ser realizado, dentre outros aspectos, como pode ser observado os seguintes passos segundo Costa (2002, p.138):
1. Listar os itens cadastrados com os respectivos custos e consumo ou vendas médias ocorridas no período considerado;
2. Calcular o valor da demanda, multiplicando o custo unitário médio pelo seu respectivo consumo ou vendas médias;
3. Classificar os itens por ordem de grandeza, do maior para o menor, de acordo com o valor da demanda média encontrada;
4. Listá-los em ordem decrescente, conforme sua classificação; 5. Calcular a demanda acumulada;
6. Calcular os percentuais de demanda do produto e demanda acumulada; 7. Agrupar os itens nas respectivas classes A, B ou C;
8. Construir o gráfico representativo da classificação ABC; 9. Fazer análise das informações obtidas;
10. Traçar estratégias conforme o caso e objetivos desejados.
Dias (2009), explica que os dados utilizados devem possuir uma uniformidade para que se possa construir a curva ABC, principalmente quando são numerosos os dados para análise, utilizando-se de meios de cálculos que podem ser manuais, mecanizados ou eletrônicos, verificando ainda a necessidade de estimativas, conferências, padronização e arredondamento de dados.
Iudicibus et al. (2016, p.101) descreve que “os estoques representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das companhias industriais e comerciais”, então se percebe que os estoques podem ser descritos como bens produzidos ou ainda adquiridos de terceiros pela empresa, de modo que sua finalidade será posta de acordo com a necessidade de fins de uso, como comercialização, fabricação de outros produtos, entre outros aspectos.
No processo de construção de controle e gestão de estoques, observa-se que, atualmente, foram incorporados os conceitos de logística integrada, tornando-a aliada à relação de controle e competitividade, abrangendo uma interação que envolve o processo de aquisição, produção e distribuição. Esses processos serão colocados à disposição dos clientes, e essas atividades são denominadas de gestão de cadeia de suprimentos, conforme assevera Accioly, Ayres e Sucupira (2008, p. 64):
A denominação de gestão da cadeia de suprimentos, traduzida do inglês Supply Chain Management (SCM), compreende as atividades de planejamento, organização, direção e controle de todas as atividades ao longo de toda a cadeia de agregação de valor, envolvendo todos os processos de obtenção de insumos (notadamente compras e desenvolvimento de fornecedores), transformação ou manufatura e os processos de distribuição física.
Nesta relação de gestão de estoques e na composição das ferramentas, deve ser verificado o comportamento de seus indicadores de produtividade por meio de análise e do controle dos estoques, relacionados ainda com a questão do giro de estoque, itens registrados, inventário rotativo, períodos referentes à chegada dos produtos e ao tempo médio de entrega, entre outros aspectos, que irão compor estes dados. Conforme descreve Siqueira e Paixão (2016, p. 18 apud MARTINS; ALT, 2009), deve-se estar atento aos seguintes itens para obter um bom controle de estoques, conforme demonstra o quadro 1:
Quadro 1. Itens a serem verificados na análise de estoques
Inventário Físico: Consiste na contagem física dos itens de estoque, que podem ser divididos em dois métodos:
- Inventários gerais ou periódicos são efetuados no final do exercício fiscal e abrangem todos os itens do estoque de uma só vez, normalmente tem duração prolongada ‘devido à quantidade elevada de itens’.
- Inventário Rotativo: os itens são contados permanentemente e de forma que todos os itens sejam contados pelo menos uma vez dentro do período fiscal.
Acurácia dos Controles: Quando terminado o inventário, calcula-se a acurácia dos controles, que mede a porcentagem dos itens em duas formas de acurácia:
Acurácia = número de itens com registros corretos Número total dos itens
Acurácia = valor de itens com registros corretos Valor total dos itens
Nível de Serviço ou Nível de Atendimento:
É o indicador de quão eficaz foi o estoque para responder às solicitações dos usuários. Assim, quanto mais requisições forem atendidas, nas quantidades e especificações solicitadas, tanto maior será o nível de serviço.
Giro dos Estoques: Mede quantas vezes, por unidade de tempo, o estoque se renovou ou girou. Cobertura de Estoques: Indica o número de unidades de tempo; por exemplo, dias que o estoque
O foco direcionado nesta relação é construído por meio da geração de informações e das ferramentas tecnológicas disponíveis para gerar mobilidade e controle nas operações, atendendo as necessidades externas e internas, além da logística, como cita Costa et al. (2010). Esses autores referem-se à gestão de operações da indústria, as quais trabalham a ferramenta denominada POC (Preço, Orçamento e Custos), um software, o qual irá destacar os benefícios da estruturação, que define o planejamento e o controle de estoques, apresentando ainda as seguintes ferramentas de controle:
a) PPCPE (planejamento, programação e controle de produção e de estoques): o antigo PCP (planejamento e controle da produção), ampliando suas funções, recebe hoje a denominação de PPCPE (planejamento, programação e controle de produção e de estoques). Decisões sobre o que fazer, quando, quanto e como fazer, mais os resultados simulados sobre um plano de produção são também ferramentas do POC. São disponibilizadas as funções de MRP I (Materials Requirements Planning, cálculo de necessidades de materiais), CRP (Capacity Requirements Planning, cálculo de necessidades de capacidade) e uma versão de um MRP II (Manufacturing Resources Planning, planejamento de recursos de manufatura), em que são formalizados os cálculos de necessidades de materiais e de subconjuntos a serem integrados à gestão de estoques.
b) Definição de arranjo físico: com o apoio da engenharia industrial (“árvores de produtos” e “processos de produção”), pode ser facilmente obtido e cálculo de uma matriz “de/para”, matriz esta que proporciona calcular o momento de transporte (em quilos de material x metro) dos materiais movimentados no chão de fábrica. Esse cálculo tem a finalidade de apoiar a configuração de um novo arranjo físico. Essa matriz “de/para” ajuda a responder à questão: como achar uma solução satisfatória para o arranjo físico das máquinas e equipamentos da empresa?
c) Adoção da abordagem de produção just in time: os conceitos de just in time no processo da fábrica poderiam ser aplicados quando houvesse um redesenho do arranjo físico, nesse caso, por exemplo, com “células de manufatura”, o que resultaria em grandes melhorias de produtividade já que muitas das atividades que não geram valor, como é o caso de transporte interno, poderiam ser excluídas ou minimizadas. Dessa forma, o POC pode ser utilizado como base inicial para a condução de mudanças mais profundas na forma de se gerir, não somente custos e preços, mas também todo o processo de manufatura da empresa (COSTA et al., 2010, p. 89).
Em face disso, Slack et al. (2009) descreve que há outras ferramentas de controle de estoque, como o PMP – Plano Mestre de Produção, o qual desenvolve aspectos relacionado à produção, à construção de escalas, ao tempo de produção, ao controle de qualidade e ao gerenciamento estoque final, baseado diretamente na composição da geração de pedidos, viabilizando um controle de produção e evitando o excesso de produtos em estoque.
Outras ferramentas que são destacadas, atualmente, podem ser observadas por meio da descrição de Paulo Vitor (2017), que, por meio de publicação da Rtek Gestão inteligentes, destaca, entre essas ferramentas, o uso de softwares e de sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning/Planejamento de Recursos Corporativos), os quais contemplam diversos tipos de empresas e ramos de atividades diferentes no país, atendendo especificamente a necessidade operacional da atividade e do tipo de controle necessário. Desta forma, podem-se destacar cinco ferramentas, conforme Quadro 2:
Quadro 2. Ferramentas de gestão de estoque
Uniplus
Simples e prático, com maior facilidade para assimilação de cada propriedade.
Integrado com outros setores da empresa. Pode-se controlar matriz e filiais.
É personalizado, com possibilidade de acrescentar mais módulos; emissor de nota fiscal incluso; e ótimo custo x benefício.
InFlow
Opção gratuita.
Diferentes métodos contábeis. Backup automático de dados.
Retail Pro
Facilita a identificação de promoções. Centraliza pagamentos.
Filiais diversas podem estar conectadas.
Carta
Versões gratuita e paga. Compra facilitada. Praticidade.
Linx
Simples e prático. Sistema integrado.
Cadastro detalhado de mercadorias. Fonte: Vitor (2017, p.4) Adaptado.
2.3 Práticas de auditoria no controle interno
A princípio, observa-se que o conceito de controle interno está relacionado em manter o equilíbrio entre as informações de dados e o controle físico, com o objetivo de evitar práticas fraudulentas e desperdícios. No entanto, pode-se considerar que há uma contribuição muito maior nesta relação, no conceito de analisar, comprovar e controlar os estoques, pelos seus dados e registros, as exigências legais e as normas de controle interno da entidade, cumprindo objetivamente o estabelecido para manter as informações atualizadas (LORENZONI; VIEIRA, 2013).
Com isso, surgem os processos de auditoria, que consistem no processo de levantamento e verificação dos componentes em números físicos e lançamentos contábeis corretos. Esses processos evitam distorções relevantes nas demonstrações, no monitoramento e na avaliação de riscos, fortalecendo os controles internos de maneira corretiva, preventiva e detectiva, de acordo com os objetivos da auditoria para o grupo de estoque. De acordo com Jund (2007, p. 529):
Os valores apresentados no balanço estão apresentados por quantidades físicas de produtos, estocadas em armazéns da companhia, de terceiros e em trânsito; Os itens foram avaliados a preço de custo ou mercado, dos dois o menor;
As listagens de inventários foram corretamente compiladas, somadas e sumarizadas, estando o total adequadamente refletido no balanço;
Os critérios adotados para determinação de preço de custo de produtos em processo são adequados;
Os estoques de propriedade da companhia, que estão em consignação com terceiros, estão segregados, bem como aqueles que estejam penhorados ou dados em garantia de alguma operação financeira.
Dentro dos aspectos legais da NBC TA 200 (R1), o auditor deve avaliar tanto o sistema contábil quanto os controles internos da entidade com o intuito de determinar a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria e posteriormente de efetuar sugestões para o aprimoramento e controle das constatações observadas. Assim como dispõe a NBC TA 315, o auditor deve obter entendimento do controle interno relevante para a auditoria, avaliando o desenho desses controles, bem como determinando se eles foram implementados. Desta forma, devem-se considerar as seguintes áreas:
(a) as classes de transações nas operações da entidade que sejam significativas para as demonstrações contábeis;
(b) os procedimentos, tanto de tecnologia de informação (TI) quanto de sistemas manuais, pelos quais essas transações são iniciadas, registradas, processadas, corrigidas conforme a necessidade, transferidas para o razão geral e divulgadas nas demonstrações contábeis;
(c) os respectivos registros contábeis, informações-suporte e contas específicas nas demonstrações contábeis utilizados para iniciar, registrar, processar e reportar transações; isto inclui a correção de informações incorretas e a maneira como as informações são transferidas para o razão geral. Os registros podem estar em forma manual ou eletrônica;
(d) como o sistema de informações captura eventos e condições que são significativos para as demonstrações contábeis, que não sejam transações;
(e) o processo usado para elaborar as demonstrações contábeis da entidade, inclusive estimativas e divulgações contábeis significativas; e
(f) controles em torno de lançamentos de diário, inclusive lançamentos de diário não rotineiros, usados para registrar transações ou ajustes não usuais (CFC, 2014). Em face do exposto na NBC TA 315, é função do auditor ter ciência do controle interno, portanto se devem ser analisadas as classes de transações nas operações da entidade, os procedimentos de TI e de sistemas manuais, os respectivos registros contábeis, a captura do sistema de informações dos eventos das condições para as demonstrações contábeis, o processo para elaboração de demonstrações contábeis e os controles de lançamentos de diário com o fito de executar a auditoria e sugerir aperfeiçoamento e controle das avalições do sistema contábil da entidade.
2.3.1 Controle interno
É prática da empresa elaborar os seus controles internos, e fica a cargo do serviço de auditoria a função de testá-los, utilizando uma série de técnicas nas quais evidenciarão ou detectarão distorções. Estes controles são elaborados para que a organização possua uma segurança razoável. Nesse sentido, Stuart (2014, p. 68) lista os seguintes componentes da função de controle interno:
1. O ambiente de controle determina o tom da organização, que pode ser mais agressivo ou mais conservador. Uma empresa pode ser avessa ou propensa a riscos. Os demais componentes do sistema de controle interno funcionam dentro do ambiente de controle geral da empresa;
estacionamento ou de docentes qualificados; já uma empresa aérea, o alto custo de combustíveis;
3. As atividades de controle são os procedimentos que a empresa usa para alcançar seus objetivos. Para se precaver contra o uso não autorizado do dinheiro da empresa, a administração pode exigir reconciliações bancárias mensais de uma pessoa que não emita cheques ou deposite dinheiro;
4. Uma empresa usa sistemas de informações e comunicação para obter e confrontar os dados necessários para a tomada de decisões. Por exemplo, os executivos da empresa podem analisar relatórios de despesas mensais para determinar se as informações que contêm são consistentes com os orçamentos atuais;
5. Uma empresa monitora seus controles internos para determinar se eles previnem ou detectam de forma eficiente quaisquer distorções nas demonstrações financeiras. Uma empresa pode testar reconciliações bancárias mensalmente para verificar se foram cometidos erros nas demonstrações financeiras.
Descreve-se o controle interno como uma ferramenta de exame, o qual irá proporcionar a identificação das necessidades da organização, como suas falhas, e aprimorar esses processos para melhorar a qualidade do controle. Segundo Schmidt e Santos (2006, p.71), o controle “caracteriza-se como uma atividade que mede, avalia e indica, caso seja necessário, a correção dos rumos buscando o atendimento dos objetivos e dos planos de negócio”. Este conceito pode ser observado ainda na NBC TA 315:
Controle interno é o processo planejado, implementado e mantido pelos responsáveis pela governança, administração e outros empregados para fornecer segurança razoável quanto à realização dos objetivos da entidade no que se refere à confiabilidade dos relatórios financeiros, efetividade e eficiência das operações e conformidade com leis e regulamentos aplicáveis. O termo "controles" refere-se a quaisquer aspectos de um ou mais dos componentes do controle interno (CFC, 2014).
Nessa esteira, entende-se que o desenvolvimento das atividades e seus objetivos para o funcionamento do controle interno serão proporcionais ao tamanho da organização. Assim como as necessidades, as quais irão variar, inclusive, de acordo com o porte e os componentes existentes de controle interno. Para alcançá-las, existe a necessidade de relacionar os objetivos e os componentes de controles internos, conforme se pode verificar na descrição do Quadro 2 a seguir.
Quadro 2. Relação entre objetivos e componentes do controle interno
Objetivos do Controle Interno Eficácia e eficiência operacional.
Mensuração de desempenho e divulgação financeira. Proteção de ativos.
Cumprimento de leis e regulamentação.
Componentes de Controle Interno Ambiente de controle. Avaliação de riscos. Atividade de controle. Informação e comunicação. Monitoramento.
Funções e Unidades da Empresa Compras, produção, vendas, financeiro,
Desta maneira, podem-se conceituar os objetivos como aquilo que se deseja alcançar; já os componentes representam as necessidades para que os objetivos traçados sejam alcançados.
3 METODOLOGIA
O desenvolvimento desta pesquisa fundamenta-se em verificar as ações e práticas do controle interno, por meio de seus conceitos e de suas funções, na gestão de estoques, buscando com estas informações apresentar as ferramentas de controle de estoque, suas classificações e seus critérios. Além disso, pretendem-se demonstrar ainda os métodos de avaliação de estoques, as práticas usuais de controle interno, assim como o papel da auditoria como ferramenta de gestão, os quais proporcionam na tomada de decisão da gestão da entidade.
O estudo classifica-se como descritivo, pois tem o objetivo de descrever características de uma determinada população (GIL, 2014, p. 27) e constitui a primeira etapa de uma investigação mais ampla. Quando o tema escolhido é bastante genérico, tornam-se necessários seu esclarecimento e sua delimitação, o que exige revisão da literatura, discussão com especialistas e outros procedimentos.
Quanto à natureza, a pesquisa é classificada, de acordo com Prodanov e Freitas (2013), como uma pesquisa qualitativa, visto que adotará a interpretação dos fenômenos. Vale salientar ainda que a atribuição e a interpretação de significados são básicas no processo deste tipo de pesquisa, tanto nas modalidades de coleta de informações quanto no tratamento delas por meio de técnicas analisadas nos resultados.
Desse modo, pode-se asseverar que o estudo deste trabalho além de ser caracterizado como bibliográfico, uma vez que tem como fonte de dados livros e artigos científicos, também se classifica como uma pesquisa documental por meio da utilização dos Comitês de Pronunciamentos Contábeis, das dissertações de mestrado, das teses de doutorado e de websites.
4 ANÁLISE DE RESULTADOS
A Interação das ferramentas de controle de estoque com o controle interno, permitem uma melhor compreensão das ações e procedimentos a serem realizados por todos os envolvidos no processo, fazendo que com isso, atendam aos processos e os métodos a serem utilizados dos quais proporcionam eficiência às operações bem como seus registros, adotados por pessoal qualificado e aptos a desenvolver as atividades, sendo acompanhado por supervisors, controlando as operações através de seus controle internos.
A compreensão dos processos básicos relativos a gestão de estoque por meio das operações do controle interno, irão garantir que informações relevantes e confiáveis sejam registradas corretamente por meio da eficiencia operacional, observando os aspectos como análise de dados e sua correlação, a otimização dos processos, mapeamento e fluxo, e a implementação de melhorias no processo operacional. Covém demonstrar que através da revisão bibliográfica do tema, a necessidade de adoção de um Sistema operacional e um software, será adaptado de acordo com as necessidades da empresa, podendo ser adquirido um de natureza abrangente como o Unipus ou o Inflow, sendo realocados suas especificidades dentro da natureza operacional da empresa.
confiáveis e favoráveis para a tomada de decisão, observando as finalidades do controle interno, que está em assegurar as normas, produzindo informações oportunas e eficazes, com o objetivo de salvaguardar os ativos da empresa.
As ferramentas de gestão de estoque, surgem com a finalidade de gerir processos operacionais através de sistemas de softwares, desenvolvidos especificamente para atender as necessidades da empresa, nos aspectos relativos a controle, armazenagem, produção, lote, validade, entrada, saída, dentre outras funções, das quais possibilitam aos gestores realizarem seus planejamentos relativos a fabricação e estocagem, necessidade de produção, controle de produtos perecíveis, balanceamento dos custos de manutenção e estocagem, realizar aquisições, distribuição, dentro das reais necessidades da empresa, com a finalidade de reduzir custos e evitar despesas.
O controle interno, surge com a finalidade de proporcionar uma segurança razoável, sobre o sistema operacional da empresa, fiscalizando, realizando testes por meio da auditoria, proporcionando a efetividade e eficácia das ações internas, assegurando a veracidade das informações contábeis, financeiras, administrativas e operacionais, permitindo a implementação de programas e projetos, garantindo que estes atendam aos procedimentos da empresa, a proteção dos ativos e ao cumprimento das leis e regulamentos internos.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
De acordo com o que foi exposto, constata-se que a gestão de estoques tem o objetivo de buscar soluções de controle operacional e administrativo dos produtos armazenados e em fabricação da entidade, uma vez que, pelo desenvolvimento destas ações, é possível que haja resultados positivos, evitando perdas de produtos, excessos, falhas no atendimento a demanda, falhas no processo de aquisição, entre outras consequências, que possibilitarão uma redução dos custos, por meio do controle interno.
De fato, as práticas realizadas através do controle, como forma de ações organizacionais e administrativas, assumirão, de maneira prática e técnica, o aperfeiçoamento dos procedimentos adotados pela entidade, ou a inserção de novos posicionamentos, executando os testes de controle, bem como acompanhando as normas internas e os procedimentos legais previstos para a atividade da empresa. Igualmente, serão realizados o controle das quantidades físicas, do processo de construção e acompanhamento do inventário, a valoração dos produtos, do sistema de custeio e o controle contábil dos estoques, executando, neste processo, as ações de eficiência operacional e proteção dos ativos.
Nesse sentido, infere-se que os estoques podem ser considerados como os ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das empresas, visto que se verifica que, em sua descrição, são bens produzidos ou ainda adquiridos de terceiros pela empresa, com finalidades diversas. Portanto, há uma preocupação referente aos aspectos de controle e gestão, com o intuito de não mobilizar os recursos financeiros da empresa.
Logo, entende-se que, com o aprimoramento das técnicas de gestão de estoques e os controles operacionais, torna-se mais fácil desenvolver atividades de forma integrada, já que foram incorporados os conceitos de logística dentro dessas atividades, que atualmente colaboram, de forma mais abrangente, com a compra, comercialização e distribuição dos produtos, denominados como gestão de cadeia de suprimentos. Esta favorece mais disponibilidade de produtos aos clientes e reduz os custos para a empresa, com produtos fora do prazo de validade, danos causados por clientes ou funcionários e custos com reposição.
empresas são desenvolvidas pelos sistemas operacionais de controles informatizados, os quais geram relatórios descritivos a respeito do volume de operações realizadas na empresa, adotando critérios específicos de acordo com suas necessidades, reduzindo tempo e minimizando custos dentro de uma gestão participativa e interativa.
Desta forma, os objetivos desta pesquisa, em identificar as ferramentas de gestão de estoque no controle interno, demonstrar os métodos de controle de estoque e seus componentes, e evidenciar o papel do controle interno como ferramenta de gestão, foram demonstrados por meio de uma revisão literária que demonstra que no uso das práticas de controle interno, necessariamente se adotam como ferramentas de gestão, o uso de sistemas de software que são disponíveis facilmente nos mercados, ou ainda desenvolvidos especialmente para a empresa. Dessas ferramentas de gestão, pode-se destacar: PPCPE (planejamento, programação e controle de produção e de estoques); PPCPE (planejamento, programação e controle de produção e de estoques); MRP I (Materials Requirements Planning, cálculo de necessidades de materiais); CRP (Capacity Requirements Planning, cálculo de necessidades de capacidade); e MRP II (Manufacturing Resources Planning, planejamento de recursos de manufatura).
Convém expor ainda que outras ferramentas de planejamento e gestão de controle, como Uniplus, Inflow, Retailpro, Carta e Linx, são programas, focados em pequenas e médias empresas, cujo uso nas empresas torna-se cada vez mais popular. Além disso, esses programas podem ser integrados em outros setores da empresa, controlados ainda por matrizes e filiais, com a possibilidade de acrescentar novos módulos, com sistemas simples e práticos, que podem variar inclusive com o poder econômico da empresa e suas necessidades.
Com esses sistemas, a empresa tem como adotar uma nova postura de gestão e de controle interno, uma vez que irá utilizar mecanismos que proporcionarão o equilíbrio entre as informações de dados e o controle físico, a fim de evitar práticas fraudulentas e desperdícios, de forma direcionada, o que proporciona analisar, comprovar e controlar os estoques pelos seus dados e registros, incluindo as exigências legais.
Para revisar estes processos operacionais, formatar os processos legais, executar os procedimentos, as ações e a extensão do controle interno, surgem os processos de auditoria, os quais consistem no processo de levantamento e verificação dos componentes em números físicos e de lançamentos contábeis corretos, evitando distorções relevantes nas demonstrações, no monitoramento e na avaliação de riscos, fortalecendo os controles internos, de maneira corretiva, preventiva e detectiva. Ademais, pode-se afirmar que isso assegura a aderência às diretrizes, às normas, aos planos e aos procedimentos da entidade com o propósito de efetuar a revisão dos controles internos, por meio de testes por amostragem e acompanhar a contagem física dos itens dos estoques, a escrituração das contas, a existência de materiais obsoletos ou morosos e os critérios de avaliação dos estoques.
Em face do que já foi exposto, com a observação destes aspectos, pode-se considerar que as práticas de gestão de estoque e controle operacional na empresa, por intermédio dos controles internos e da auditoria, são dispositivos extremamente relevantes para as práticas de controle, redução de custos e perdas dos ativos da empresa, pois, na realização desses processos, fornecerão informações precisas e direcionadas para a tomada de decisão. Vale ressaltar também que tais ações, além de evitar fraudes e desperdícios, irão assegurar as informações contábeis e financeiras da empresa, as quais proporcionam confiabilidade e integridade das informações, atendendo as questões regulamentares das normas brasileiras de contabilidade e da avaliação dos estoques.
melhoria dos serviços operacionais e de controle da entidade, gerando informações, através de planilhas, gráficos e tabelas, favorecendo o gestor na tomada de decisão, limitando assim uma revisão bibliográfica do assunto, proporcionando a outros artigos acadêmicos a utilização da informação como sugestão de pesquisa, pela alta proporção de estudos de vários autores sobre a temática, incluindo ainda a possibilidade de um estudo de caso em uma empresa.
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