Ministério da Educação - MEC
Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica do Ministério da Educação - SETEC Instituto Federal de Educação, Ciência de Tecnologia do Sudeste de Minas Gerais.
Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação - Reitoria Avenida Francisco Bernardino, 165 - 4º andar.
Centro, Juiz de Fora - MG.
Telefone: (32) 3257-4124 – dgti@ifsudestemg.edu.br
ATA DE REUNIÃO
Ata da Reunião Ordinária do Comitê Gestor de Tecnologia da Informação do Instituto Federal do Sudeste de Minas Gerais.
Realizada em 10 de novembro de 2011, de 09h00 as 12h00 no Auditório do Bloco A, Campus Juiz de Fora, na Cidade de Juiz de
Fora/MG.
NOVEMBRO DE 2011
DIRETORIA DE GESTÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
INSTITUTO FEDERAL DO SUDESTE DE MINAS GERAIS
INTRODUÇÃO
O Comitê Gestor de Tecnologia da Informação do Instituto Federal do Sudeste de Minas Gerais promoveu a reunião ordinária do mês de novembro de 2011 com os membros que o compõem e convidados, para debater assuntos apresentados na pauta descrita abaixo.
Esta reunião ocorreu na cidade de Juiz de Fora, Minas Gerais, no dia 10 de novembro de 2011, das 09h às 12h, no Auditório do Bloco A do Campus Juiz de Fora, Rua Bernardo Mascarenhas, 1280, bairro Fábrica, Juiz de Fora, Minas Gerais.
PARTICIPANTES
Foram convocados todos os membros que compõem o Comitê e convidados os servidores do setor de Licitação. Destes estiveram presentes:
COMITE DE TI
Coordenador Geral – Alberto Cezar de Carvalho
Coordenador de Redes e Infraestrutura – Marcus Vinícius de Souza Scotelano Coordenadora de Sistemas de Informação – Lívia Sousa Dias de Paula Baptista
Representante do Campus Barbacena e responsável pela implantação do SIGA-ADM no IF Sudeste MG – Fábio Ferreira
Representante do Campus Muriaé – Igor Meneguitte Ávila
Representante do Campus Juiz de Fora – Jacqueline Castro de Oliveira Representante do Campus Santos Dumont – Marcus Vinícius Castro Oliveira Representante do Campus São João Del Rei – Wagner de Almeida Júnior
Representante da Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional – Marcelo José Milagres de Almeida
Representante da Diretoria de Gestão de Pessoas – Rivamar Marques de Araújo Representante do Setor de Licitação – Maristela Correa Meller
AUSENTES
Representante da Pró-Reitoria de Ensino – Rosemary Weneck Bertolin
Representante da Pró-Reitoria de Extensão – Aline Therezinha Carvalho Vieira Representante da Pró-Reitoria de Administração – Fabiano Teixeira
Representante da Pró-Reitoria de Pesquisa e Inovação – Annik Passos Maroco Representante do Campus Rio Pomba – Samira Fávero Campos
PAUTA
A pauta da reunião abordou os seguintes assuntos:
• Calendário de reuniões ordinárias para o ano de 2012;
• Implantação do SIGA ADM – próximos módulos;
• Cronograma de implantação dos módulos do SIGA ADM;
• Análise da licitação conjunta de equipamentos de informática
• Situação da elaboração dos documentos PDTI, Plano de Metas e Política de Segurança da Informação;
• Comissão de Segurança da Informação;
• Manutenção de equipamentos.
DESENVOLVIMENTO
Dando início às discussões, o Coordenador do Comitê de TI Alberto Carvalho explicou os procedimentos de levantamento dos orçamentos para elaboração do processo de licitação conjunta para aquisição de equipamentos para a instituição, onde houve ajuda relevante do setor de licitação. Foi notado que alguns itens solicitados tiveram sua descrição que direcionava para um determinado fornecedor. Sendo assim as especificidades foram retiradas, para evitar a impugnação do edital. Também foi colocada a referência dos equipamentos.
A representante do Setor de Licitação Maristela Meller, ressaltou que é importante colocar uma referência para servir de orientação aos fornecedores sobre o que foi solicitado.
Alberto informou que, além destes fatos relatados, há equipamentos pedidos que foram descontinuados e vários modelos de computadores com poucas diferenças entre si.
Sendo assim, é possível observar que a padronização de equipamentos solicitada pela Pró-reitoria de Administração não está ocorrendo.
A representante do Campus Juiz de Fora Jacqueline Oliveira exaltou que os Campi tem especificidades.
Alberto questionou se as licitações serão realizadas em conjunto, como foi solicitado, ou cada coordenador de TI vai especificar seus equipamentos. Para a primeira hipótese, Alberto acredita ser necessário haver a padronização dos equipamentos.
Jacqueline explicou que a realização dos pregões e demorada e trabalhosa; e em alguns casos o recurso é disponibilizado e não há tempo hábil de abrir os pregões. Por isso, o Campus Juiz de Fora realiza adesão a atas de registro de preço e orçamentos. E também poderão realizar pregões para poder atender projetos específicos.
O Pró-reitor de Desenvolvimento Institucional Marcelo José Milagres de Almeida agradeceu a DGTI e ao Setor de Licitação pelo empenho em fazer o registro de preço e questionou sobre o CATMAT.
Maristela explicou que CATMAT é um catálogo de materiais, mas que possui uma descrição bem resumida dos itens. Em geral os CATMATs não atendem os itens da licitação, por isso opta-se por usar CATMATs genéricos, pois os mesmos permitem a edição da descrição. Ela também explicou que, durante a licitação, os itens serão aprovados pela DGTI, sem interferência do pregoeiro. Os licitantes deverão cadastrar suas propostas no site do comprasnet e após será aberto o pregão, item por item.
Somente após a fase de lances é que terão que comprovar que o que estão oferecendo atende ao que foi pedido. Tudo que for recebido, será encaminhado para a DGTI e a DGTI repassará aos Campi para aceitação. Ela pediu a gentileza de não demorarem para fazer a aceitação. Após a aceitação do Campus, o Pregoeiro tentará baixar o valor, caso esteja acima do estimado e prosseguirá para a próxima fase: a Fase de Habilitação dos fornecedores, cuja finalidade é verificar se o fornecedor tem algum impedimento de licitar, ou débito com Receita Federal, FGTS, INSS. Após esta fase, os itens que não tiverem intenção de recurso e forem aceitos, serão homologados.
Marcelo explanou sobre a utilidade desta ata, pois em 2012, será mais simples aproveitar
os recursos no final do ano para a aquisição de equipamentos de informática. Ele solicitou as equipes de TI disponibilidade e eficiência para avaliar os itens.
Maristela explicou que antes da realização do empenho, o fornecedor pode pedir a revisão do valor e o Órgão Gerenciador da Ata (no caso, a Reitoria) pode aceitar ou não, dependendo da documentação apresentada juntamente com o pedido. A Instituição também pode usar deste recurso.
Alberto completou a explicação, justificando a necessidade da apresentação dos orçamentos para adesão às atas de registro de preço, sendo que estes comprovam que os itens que estão sendo adquiridos possuem o valor que consta na ata.
Jacqueline relatou a questão da legalidade da adesão as atas, em relação à necessidade da comprobação dos preços constantes nas atas.
Maristela ressaltou que as equipes de TI devem ter o cuidado de conferir se o equipamento entregue realmente é o que foi pedido. Esta conferência deve ser feita com o termo de referência.
Alberto questionou os presentes se as equipes de TI vão continuar buscando a padronização dos equipamentos de informática.
Jacqueline opinou que é a favor da padronização, porém ressaltou que há peculiaridades dos Campi que precisam ser tratadas. Sendo assim, deve haver bom senso nas adesões aos registros de preços, para que seja agregada qualidade a infraestrutura de TI dos Campi.
O representante de Diretoria de Gestão de Pessoas Rivamar Araújo opinou que devemos separar o que é possível padronizar e o que não é possível.
Ficou decidido que as equipes de TI irão dar preferência ao registros de preço do Instituto.
Somente quando houver especificidades serão buscadas outras atas.
Jacqueline questionou se é possível fazer ata de registro de preço para aquisição de softwares. Maristela se comprometeu em pesquisar e repassar a resposta aos demais
presentes.
Maristela frisou as datas da realização do pregão e novamente pediu a disponibilidade das equipes de TI para responder aos questionamentos.
Dando sequência a pauta, foi discutido o Calendário de Reuniões do Comitê Gestor de TI para o ano de 2012. Ficaram decididas as seguintes datas para as reuniões ordinárias:
- Primeira Reunião Ordinária: 14 de fevereiro;
- Segunda Reunião Ordinária: 15 de maio;
- Terceira Reunião Ordinária: 16 de agosto;
- Quarta Reunião Ordinária: 22 de novembro.
Marcelo Milagres informou aos presentes que haverá uma reunião no dia 07 de fevereiro, com o intuito de montar o Comitê de Segurança da Informação ao nível do Instituto, adequando o Instituto nas instruções contidas na IN 04.
Dando prosseguimento à pauta, foram tratadas a situação da elaboração dos documentos PDTI, Plano de Metas e Política de Segurança da Informação.
Alberto esclareceu que foi formada uma Comissão de Segurança da Informação, cuja finalidade é montar um documento para o Comitê de TI, explicando a necessidade da criação do Comitê e da Política de Segurança da Informação.
A Coordenadora de Sistemas de Informação Lívia Dias sugeriu montar o Comitê no documento que será enviado a este órgão, com a justificativa, as competências e os membros que virão a compor.
O Coordenador de Redes e Infraestrutura Marcus Vinícius Scotelano explicou que a Presidência da Comissão foi eleita em caráter de urgência para fazer o documento. Uma proposta será enviada ao CONSU. Posteriormente será definido quem será o presidente do Comitê.
Jacqueline ressaltou a importância desta comissão ter bom senso na elaboração destes documentos. Lívia sugeriu que o Comitê de segurança seja um braço do Comitê de TI.
Todos os documentos que vierem dele serem apresentados ao Comitê de TI antes de ir para órgãos superiores. Sugestão aceita por todos.
Marcelo Milagres sugeriu que a política de segurança da informação deverá está pronta até 04 de fevereiro. Todos concordam.
Lívia Dias expos que a documentação dos sistemas também tem sido cobrado nas auditorias realizadas nas DGTIs de outras instituições. Também disse que está construindo os modelos de documentação dos sistemas desenvolvidos pela Coordenação de Sistemas de Informação.
Jacqueline explanou acerca da necessidade de aumentar as equipes de TI do Instituto.
Rivamar opinou que atualmente os gestores estão se conscientizando da importância da TI dentro da instituição. Também disse que devemos procurar mostrar o nosso trabalho para que esta conscientização se dê de forma mais rápida. Ele também informou que poderá ocorrer concurso para Técnico Administrativo no ano de 2012.
Lívia explanou acerca do perfil dos servidores para realização de concursos. Ela disse que devemos estar atentos ao que é pedido e ao que é cobrado nas provas, pois pode ser solicitado um perfil que pode não atender a Instituição mais tarde.
Voltando a pauta original, Alberto explicou que o PDTI tem sido desenvolvido colaborativamente pelos membros da equipe designados pela Portaria. Jacqueline questionou se as competências das equipes de TI descritas foram retiradas do regimento da Reitoria. Alberto respondeu que sim. Jacqueline respondeu que devemos articular as competências da Coordenação de TI dos Campi, alinhado com os regimentos internos dos mesmos.
Marcelo falou acerca das auditorias da CGU/TCU. A PRODI vai cobrar os documentos solicitados. Alberto pediu empenho dos campi em levantar suas metas de TI.
Lívia disse que devemos buscar a união das equipes TI no Plano de Metas. Levantar as metas dos Campi e da Reitoria. Buscar documentos e solicitações unificadas.
Rivamar voltou a falar sobre o aumento das equipes e expôs que a Gestão de Pessoas
mensura a força de trabalho, mas tem que haver conscientização da importância da TI na Instituição.
Ficou estabelecida a entrega do PDTI para o dia 04 de fevereiro de 2012.
Dando sequência a pauta, foi tratado o item Manutenção de Equipamentos.
Alberto questionou aos presentes como tem sido feita a manutenção dos equipamentos de TI dos Campi. O representante de TI do Campus Muriaé Igor Ávila esclareceu que tem feito contrato de manutenção. Jacqueline informou que muitas empresas cobram para fazer o orçamento do conserto caso o serviço não seja autorizado. A maioria dos problemas que ocorrem nos equipamentos são solucionados pela equipe de TI do próprio Campus, mas diversos equipamentos tais como impressoras e no-breaks necessitam de manutenção especializada. Em alguns casos é necessário substituir peças. O Campus Juiz de Fora possui equipamentos de diversas marcas. O que dificulta uma possível manutenção pela equipe de TI, sendo necessário viabilizar a contratação de empresas especializadas para a manutenção desses equipamentos e aquisição de peças.
Ficou acertado que o Comitê de TI irá buscar junto ao setor de licitação informações sobre a possibilidade de licitar um contrato de manutenção de equipamentos. Além disso, ficou decidido que o Comitê de TI irá verificar junto à Pró-reitoria de Administração, se é permitido pagar garantia estendida dos equipamentos.
Em seguida, foi tratado o assunto e-mail institucional. Marcelo colocou que talvez será necessária uma alteração da política de uso do e-mail Institucional, no que diz respeito à utilização dos grupos de e-mail. Muitos servidores estão utilizando os grupos para assuntos não pertinentes à função que exercem.
Jacqueline questionou se as pessoas que tem feito mal uso dos grupos tem sido advertidas e Alberto respondeu que sim, e sugeriu que os casos mais complexos fossem encaminhados para a Comissão de Ética do Instituto. Sugestão aceita por todos. Também ficou definido que, pela opinião deste Comitê, somente os e-mails dos setores deverão ter acesso aos grupos.
Jacqueline solicitou ao representante da Diretoria de Gestão de Pessoas a articulação
com este setor, para que este informem da nomeação e exoneração de servidores, para criação e exclusão de contas de e-mail institucional. Rivamar explicou que as nomeações e exonerações sempre são realizadas pela Reitoria e se comprometeu em realizar a solicitação feita.
Em relação ao SIGA EPCT, Marcelo abriu as discussões colocando a má repercussão da pausa no projeto do SIGA EDU no Campus Rio Pomba. A Instituição foi questionada pelo FORTI, pela Gerência Nacional e outras instâncias. Igor acredita que a pausa se deu em virtude do SIGA EDU ainda não atender aos cursos integrados.
O Representante de TI do Campus Barbacena Fábio Ferreira informou que quando esta situação se deu, o Coordenador de Implantação do SIGA EDU Leandro Rodrigues estava de férias e não teve tempo hábil de analisar as novas versões. A Coordenadora do Projeto do SIGA EDU marcou reunião com a equipe local de implantação para tentar resolver a situação.
Em relação ao SIGA ADM, Jacqueline explicou que o sistema gera muito retrabalho, e os Campi não tem servidores suficientes para atender as novas demandas inerentes ao sistema.
Marcelo colocou que o setor de Licitação definiu que serão cadastradas no SIGA as empresas que ganham os pregões. Já para o setor de orçamento, o responsável acredita que o SIGA ADM não funciona. No setor Financeiro, foi alegado que falta a integração com o SIAFI. Já para o setor de Almoxarifado, está sendo providenciada a implantação na Reitoria.
Rivamar explicou que o SIGA Gestão de Pessoas não faz tudo o que o setor precisa. Se em algum momento fizer, o sistema será ótimo. Ele acredita que deva haver maior conscientização dos servidores de determinados setores, pois sem eles o sistema pode não funcionar da maneira que deveria.
Jacqueline disse que não há resistência por parte da administração do Campus JF em implantar o SIGA ADM.
Marcelo questionou qual o próximo módulo do SIGA ADM será adotado e se a
implantação do sistema será padronizada para os Campi. Ficou decidido que cada Campus vai verificar sua necessidade e comunicar a DGTI quais módulos estão sendo implantados. Todos os treinamentos já foram realizados e os Campi tem condição de implantar. Quem vai definir o cronograma de implantação é a coordenação de TI do Campus.
Em relação ao SIGA EDU, foi informado que o Campus Muriaé está aguardando as novas versões e os Campi Santos Dumont e São João del-Rei estão utilizando com sucesso.
Não havendo mais assuntos a tratar, eu Lívia Sousa Dias de Paula Baptista, secretaria do Comitê Gestor de TI, lavrei a presente ata, que seque assinada por mim e por todos os presentes.
Juiz de Fora, 10 de novembro de 2011.
Alberto Cezar de Carvalho _____________________________
Marcus Vinícius de Souza Scotelano _____________________________
Lívia Sousa Dias de Paula Baptista _____________________________
Fábio Ferreira _____________________________
Igor Meneguitte Ávila _____________________________
Jacqueline Castro de Oliveira _____________________________
Marcus Vinícius Castro Oliveira _____________________________
Wagner de Almeida Júnior _____________________________
Marcelo José Milagres de Almeida _____________________________
Rivamar Marques de Araújo _____________________________
Maristela Correa Meller _____________________________
