POR UMA DISCUSSÃO SOBRE A PRESERVAÇÃO DE ACERVOS NA FIOCRUZ
Nathália Vieira Serrano / Fundação Oswaldo Cruz
RESUMO
A presente comunicação é parte da pesquisa realizada pela autora durante o Curso de Especialização em Preservação e Gestão do Patrimônio Cultural das Ciências e da Saúde – Fiocruz. Esta comunicação traz para a discussão questões relacionadas à incorporação e desincorporação de acervos arquivísticos a partir da Política de Preservação e Gestão de Acervos Culturais das Ciências e da Saúde do Programa de Incorporação de acervos, da Fiocruz. Nesse viés, é discutida a necessidade de equilíbrio entre objetividade e subjetividade nos critérios de avaliação e seleção de acervos, valorizando o trabalho transdisciplinar como uma alternativa para os problemas causados por essa dualidade natural. Esta comunicação não contempla a aplicação dos critérios apresentados por esses documentos a algum estudo de caso, mas já se pode identificar a existência dificultosa dessa dualidade.
PALAVRAS-CHAVE
preservação; gestão; critérios de avaliação; pesquisa transdisciplinar; Fiocruz.
ABSTRACT
This paper results from the research carried on by the author during her Graduate Certificate in Health Science's Cultural Heritage Preservation and Management, at Fundação Oswaldo Cruz – Fiocruz. It brings to the foreground the discussion about the incorporation and disincorporation of archives, proposed by the Politics on Preservation and Management of the Health Science's Cultural Heritage, elaborated by Fiocruz. Taking this as a starting point, this paper discusses the need of a balance between objective and subjective criteria in the assessment and formation of archives. It also stresses the importance of the trans- disciplinary research, as an alternative to this duality. It does not contemplate the application of the criteria presented by those documents to any specific case study, although it is already possible to see the difficulties generated by that duality.
KEYWORDS
conservation; management; assessment criteria; trans-disciplinary research; Fiocruz.
Introdução
Dentro do tema de compartilhamento proposto para esse encontro, a palavra
"compartilhar", definida como “usar em comum” pelo Dicionário Aurélio, traz em seu bojo a ideia de disseminação do conhecimento e da pesquisa, ideia base para a manutenção de um acervo, público ou mesmo privado. Nesse sentido, a discussão sobre incorporação e desincorporação
1se faz necessária dentro de instituições que possuem acervos e que têm como parte da sua missão a preservação e disseminação desses acervos. Este artigo pretende trazer para a discussão as ações de incorporação e desincorporação de acervos documentais como parte de uma política de preservação institucional, com base nos critérios apresentados pelo Programa de Incorporação de Acervos, da Fundação Oswaldo Cruz – Fiocruz.
O Programa de Incorporação de acervos – PIA
2é um desdobramento recém publicado da Política de Preservação e Gestão de Acervos Culturais das Ciências e da Saúde (Política
3), lançada em 2013 como parte do Plano Quadrienal 2011-2014 da Casa de Oswaldo Cruz – COC. Essa Política foi criada com o intuito de ser a base para uma gestão integrada de todo o patrimônio cultural sob a guarda da COC, que em linhas gerais abrange acervos arquitetônicos, urbanísticos e arqueológicos;
arquivísticos; bibliográficos; e museológicos. Além disso, estão previstas avaliações e revisões periódicas do documento, realizadas com a participação dos departamentos envolvidos, sob a orientação da Vice-direção de Informação e Patrimônio Cultural assessorada pela Câmara Técnica de Informação e Documentação da COC, em intervalos máximos de quatro anos.
Em seu texto, a Política descreve brevemente os acervos por ela compreendidos, relacionados aos seus objetivos, diretrizes e normas especificas, além de indicar os responsáveis por sua guarda. Ela indica os princípios que norteiam a manutenção de seu acervo, visando a guarda e acessibilidade destes para gerações futuras.
Seu objetivo principal é “estabelecer os princípios gerais, as diretrizes, as
responsabilidades” com ações de médio a longo prazo, e orientar “o
desenvolvimento de políticas específicas, programas, planos, e procedimentos” para
a “preservação dos acervos culturais das ciências e da saúde sob a guarda da Casa de Oswaldo Cruz”
4.
O PIA foi criado como um aprofundamento da Política e, considerando sua proposta de abrangência das diversas categorias do patrimônio abrigadas pela COC, não há espaço suficiente para a resolução de todas as questões envolvidas na preservação e gestão destes acervos
5. Para sanar essas especificidades estão sendo construídos documentos anexos à Política, para a preservação e gestão de acervos – como o PIA. Sendo assim, a Política de Preservação e Gestão de Acervos Culturais das Ciências e da Saúde pode ser considerada um documento ainda em construção.
Entendendo o PIA
A redação do PIA ocorreu a partir da reunião de uma comissão de funcionários da COC ligados às diversas áreas de atuação da Casa e seus diversos acervos. Seu objetivo é
[...] orientar a identificação de novos bens para os acervos da unidade; estabelecer responsabilidades, critérios e formas para incorporação e desincorporação ao acervo, alinhados aos códigos de ética dos organismos nacionais e internacionais, à missão da COC e às Linhas Temáticas dos Acervos da Casa de Oswaldo Cruz definidas pela Comissão Permanente de Acervos.
6Considerando o objetivo do PIA e visando um entendimento completo do assunto, algumas definições são necessárias para permitir uma discussão pertinente sobre as ações por ele propostas. Esse é o caso da missão da COC, que consiste em:
Produzir e disseminar o conhecimento histórico da saúde e das ciências biomédicas; preservar e valorizar o patrimônio cultural da saúde; educar em seus campos de atuação e divulgar ciência e tecnologia em saúde, de forma a contribuir para o desenvolvimento científico, cultural e social.
7A importância de se conhecer a missão de uma instituição está no fato de a missão
ser o instrumento guia da atuação dessa instituição, e, no caso da avaliação de
acervos, a missão da COC é uma das bases do juízo crítico que será aplicado ao
processo de seleção desses acervos, tanto para sua incorporação quando para a
sua desincorporação.
Com relação às Linhas Temáticas dos Acervos da COC, o próprio PIA apresenta a seguinte definição:
A constituição dos diferentes acervos sob a guarda da Casa de Oswaldo Cruz é orientada pelo campo de atuação da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz) ao longo de sua história. Portanto, os bens incorporados e preservados devem ser expressões relevantes para a história das ciências e da saúde, a educação em saúde, a divulgação científica e as ciências da vida (ciências da saúde, ciências biomédicas, ciências biológicas).
8O PIA cita ainda que a definição de quais documentos deverão ser considerados de guarda permanente a partir dos documentos do acervo corrente e intermediário da instituição é de responsabilidade da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos da Fiocruz – CPADA. Essa Comissão, nomeada pelo presidente da Fiocruz, foi instituída pela Portaria Presidencial número 127, de 1998, para acompanhar as ações de classificação e encaminhamento dos documentos do acervo corrente da instituição para a condição de acervo intermediário, permanente ou eliminação, com base no Código de Classificação de Documentos instituído pela Portaria n 371, de 2007, e na Tabela de Periodicidade do Arquivo Nacional, sendo que uma de suas responsabilidades é a elaboração de uma Tabela de Periodicidade específica para a Fiocruz, atualmente em fase de finalização. Além disso, ela é parte do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos – Sigda, responsável pela avaliação e destinação de documentos dessa instituição, e a atual comissão foi instituída pela portaria n˚ 306, de 2012.
9Esse tipo de avaliação, que direciona um documento do arquivo intermediário para o
permanente, é, de acordo com Jardim, um “recurso técnico [...] para a escolha dos
documentos ‘históricos’ arquivísticos, passíveis de integrar o patrimônio documental
de uma sociedade, em razão de sua capacidade de expressar a memória desse
grupo”. Quando se discute a incorporação e desincorporação de acervos, é
importante ter em consideração os critérios que levaram à seleção de cada
documento e, para a incorporação, essa escolha deve levar em conta dois
conceitos: o valor primário, que se refere aos aspectos gerais e à demanda de uso
interno da administração que o produziu; e o valor secundário, que trata das
possibilidades de utilização do documento por motivos que ultrapassam sua razão
de produção inicial. Além disso, existem os valores informativo, que vêm da
informação que o documento traz sobre o assunto de que trata, e não sobre quem o gerou; e o de prova, que o documento apresenta por ser um testemunho sobre a pessoa física ou jurídica que o produziu (JARDIM, 1995. p. 6).
Outra comissão importante citada pelo PIA é a Comissão Permanente de Acervos.
Ela trata da revisão das linhas temáticas utilizadas como base para a ampliação do acervo; e avalia e se manifesta sobre questões ligadas à incorporação e desincorporação de seu patrimônio. De acordo com seu regimento, a Comissão Permanente de Acervos deve ser formada por oito integrantes: um coordenador, cinco representantes de cada um dos acervos sob responsabilidade da COC – acervos arquitetônicos, urbanísticos e arqueológicos; acervos arquivísticos; acervos bibliográficos em história das ciências e da saúde; acervos bibliográficos de educação e divulgação científica; e acervos museológicos – além de um integrante ligado à área de pesquisa em História das Ciências e da Saúde e outro ligado ao Programa de Pós-Graduação em História das Ciências e da Saúde. Se necessário, podem ser chamados a participar das reuniões da Comissão Permanente de Acervos especialistas e consultores sem direito a voto. São previstas reuniões quadrienais ordinárias e reuniões extraordinárias por convocação. Uma proposta de incorporação ou desincorporação a ser avaliada pela Comissão Permanente de Acervos deve ser acompanhada de um dossiê, com um laudo técnico sobre a relevância histórica e cientifica do bem em questão e a avaliação dos critérios de conservação, armazenagem, riscos e custos envolvidos, além de toda e qualquer documentação complementar interessante ou necessária. Se necessário, a equipe técnica responsável pelo acervo em questão pode solicitar à Comissão Permanente de Acervos um laudo de especialistas e consultores externos.
Com relação aos acervos arquivísticos da COC, estes estão sob a guarda do
Departamento de Arquivo e Documentação – DAD, “composto por 102 fundos e
coleções de documentos textuais, iconográficos, cartográficos, micrográficos,
sonoros, filmográficos, e tridimensionais”, que datam do ano de 1803 até 2008,
incluindo fundos dos institutos que vieram a integrar a instituição a partir de 1970
(FIOCRUZ, 2009. p.13.). A última publicação revisada sobre o acervo data de 2009,
mas após essa última verificação o acervo já recebeu novas incorporações.
Todo o acervo abrigado pelo DAD está dividido em quatro categorias:
10• Fundos pessoais – que apresentam documentos provenientes de cientistas e outros profissionais de destaque no campo de atuação da Fiocruz e nas linhas temáticas do acervo com um todo;
• Fundos institucionais – compostos por documentos originados dentro da Fiocruz;
• Fundos de outras instituições – compostos por documentos de instituições da área de saúde e ciências biomédicas já extintas ou que não apresentam condições de guarda de seu acervo;
• Coleções – formadas por documentos cuja origem é desconhecida ou a temática de reunião não é específica.
A Política apresenta diretrizes gerais para a preservação e gestão de todo o acervo arquivístico da COC, está de acordo com a Política Nacional de Arquivos e os princípios arquivísticos de proveniência
11e respeito os fundos, a fim de manter sua relação orgânica
12e os elementos que determinam sua especificidade. Essas diretrizes guiarão todas as ações de preservação e gestão aplicadas aos variados tipos de documentos sob a guarda do DAD incluindo as de incorporação e desincorporação apresentadas pelo PIA.
As ações de incorporação e desincorporação de acordo com o PIA
O PIA prevê ações de incorporação e desincorporação de acervos arquivísticos baseadas em critérios por ele estabelecidos. Nesse aspecto, os critérios de incorporação estão intimamente ligados aos de desincorporação e os dois serão apresentados a seguir.
É importante salientar que o descarte de acervos é uma ação que deve ser
profundamente estudada antes de ser colocada em prática. O campo da restauração
está em constante evolução e o que hoje não se considera passível de restauração
poderá ser restaurado em um momento futuro, devido ao surgimento de técnicas
especificas, desenvolvidas a todo momento por conservadores do mundo todo. Ao
passo que uma vez descartado, o documento é perdido para sempre. No entanto, a
ação de descarte pode ser considerada uma ação de preservação no que diz
respeito ao conjunto do acervo. Eliminar documentos que não estão de acordo com
os critérios pré-estabelecidos para o acervo pode ser uma alternativa para geração de condições gerais de salvaguarda do acervo com um todo. É sabido que o espaço de guarda é um limitador dessas condições e a desincorporação pode gerar uma ampliação do espaço de guarda para o restante do acervo, que sofrerá menos com condições inadequadas de guarda, causadoras de perdas e deformações, garantindo sua integridade. Além disso, a desincorporação de documentos que não estão de acordo com os critérios pré-estabelecidos pode garantir a eficiência da gestão do acervo, alocando os recursos disponíveis para ações de conservação e restauração importantes para a manutenção do acervo restante.
O PIA cita os seguintes critérios de incorporação a serem utilizados em caso de avaliação de acervos arquivísticos:
13a) Estado de conservação e legibilidade: considerar o bom estado de conservação, e em casos de contaminação biológica ou química a incorporação está condicionada à possibilidade de recuperação, de modo a assegurar sua legibilidade e a segurança dos profissionais, usuários e demais conjuntos documentais do acervo.
b) Originalidade: incorporar apenas documentos originais; cópias serão analisadas excepcionalmente.
c) Pertinência: poderão ser adquiridos fundos de instituições extintas, arquivos pessoais e coleções que mantenham pertinência com as Linhas Temáticas dos Acervos da Casa de Oswaldo Cruz. Será avaliada a pertinência do conjunto como fonte primária para a pesquisa.
No caso da desincorporação, o PIA cita os seguintes critérios:
14a) Estado de conservação e legibilidade: Poderão ser eliminados os documentos que se apresentem ilegíveis ou que representem perigo para usuários, profissionais e demais conjuntos documentais do acervo, devido a seu estado de conservação e/ou contaminação biológica ou química, desde que não sejam passíveis de recuperação.
b) Pertinência: Documentos cujo conteúdo não apresenta nenhuma pertinência
em relação ao restante do fundo ou coleção em que estejam inseridos e que
não tenham nenhuma relação com os demais fundos arquivísticos sob a guarda da COC poderão ser desincorporados após criteriosa análise.
Apesar de não serem necessariamente excludentes, os critérios de desincorporação citados acima podem gerar dificuldades na avaliação de alguns casos específicos, como por exemplo o de documentos que tenham pertinência temática, mas cujo estado de conservação seja tão precário que não é considerada possível a sua recuperação. Uma necessidade que será imposta pela prática futura do PIA será a priorização de um dos critérios sobre o outro. É fácil imaginar que no caso extremo de um documento de valor histórico inestimado em avançado estado de deterioração, o critério de pertinência utilizado em sua incorporação prevaleça sobre o critério de legibilidade que poderia levar a sua desincorporação, garantindo a sua manutenção no acervo histórico, mesmo que dificultada pelo estado de conservação.
Além disso, é muito importante destacar que a avaliação do estado de conservação de um bem e sua pertinência com relação à temática do acervo como um todo são critérios que carregam uma grande carga de subjetividade, ditada em grande parte pela formação do profissional envolvido nessa avaliação e pelo propósito para o qual essa avaliação está sendo realizada.
Considerações finais
A subjetividade é uma característica própria do campo da conservação. Existe sempre uma tentativa de diminuir a subjetividade em prol de ações mais objetivas e acertadas, mas a eliminação completa da subjetividade não é uma opção real ou benéfica para o campo. Em se tratando de atribuição de valores – neste caso patrimoniais, históricos, culturais etc. – a subjetividade está na base dessa atividade, que é o alicerce do trabalho de conservação.
No entanto, a subjetividade presente no julgamento dos responsáveis pela aplicação
de políticas de conservação pode gerar complicações para essa ação. A formação
do profissional responsável pela avaliação do acervo a ser incorporado ou
desincorporado influencia fortemente na sua decisão final sobre o estado de conservação do documento e a sua possível recuperação.
Nesse sentido, apesar de todas as definições trazidas pelo Programa de Incorporação de acervos e seu propósito de ser um aprofundamento da Política de Preservação e Gestão de Acervos Culturais das Ciências e da Saúde no assunto da incorporação e desincorporação de acervos da Fiocruz, ele sozinho não é capaz de dar conta de todas as especificidades envolvidas nesses processos.
Neste caso, para a diminuição dos problemas causados pela subjetividade, deve-se considerar a definição de critérios mais específicos e bem detalhados para cada uma das tipologias de acervo regulamentadas pelo PIA, incluindo o acervo arquivístico. Além disso, é muito importante promover a capacitação do profissional envolvido na seleção de acervos, tanto para a incorporação quanto para a desincorporação, e principalmente garantir que este tenha um entendimento profundo do acervo como um todo e sua pertinência em relação à temática de reunião dos documentos. Afinal, não é possível em um documento, dar conta de todos os cenários possíveis com os quais o profissional irá se deparar e, nesse sentido, há de se prepará-lo para todos.
É importante destacar que as diretrizes nas quais a gestão dos documentos arquivísticos será baseada estão descritas pela Política como pensadas e aplicadas por uma equipe multidisciplinar. A multidisciplinariedade prevê o trabalho simultâneo entre várias disciplinas, sem trabalhar as relações entre elas.
15Nesse caso, seria de grande importância para a adequabilidade da avaliação de acervos e a diminuição da subjetividade envolvida nesse processo a existência de uma comissão transdisciplinar. Isso porque ela prevê uma organização do pensamento em torno dos campos reunidos na discussão além da simples colaboração entre eles, relacionando o conhecimento a partir da transposição dos limites de cada campo.
16Notas
1
A utilização dos termos incorporação e desincorporação nesse artigo está baseada nas definições trazidas pelo
Programa de Incorporação de Acervos - PIA, no qual, para acervos arquivísticos, incorporação é entendida
como a aquisição de documentos e desincorporação como exclusão, eliminação ou expurgo destes.
2
A sigla PIA foi criada para denominar o
Programa de Incorporação de acervos no intuito de facilitar acompreensão e leitura do texto.
3
Não foi considerado apropriado tratar a Política de Preservação e Gestão de Acervos Culturais das Ciências e
da Saúde a partir de uma sigla criada com base apenas nas suas iniciais, assim esta será tratada ao longo dotexto como Política.
4
FUNDAÇÃO OSWALDO CRUZ, 2013. p.7
5
Definições trazidas pela
Política. Política: conjunto das ambições, princípios e objetivos que fornece a basepara o planejamento e as ações; Programa: delineamento de atividades com vistas a se atingir determinados objetivos e metas (de uma política).
6
FUNDAÇÃO OSWALDO CRUZ, 2015. p.3
7
Disponível em: ˂http://www.coc.fiocruz.br/index.php/institucional/missao-visao-e-valores˃ Acesso em: 7 de abril de 2015.
8
FUNDAÇÃO OSWALDO CRUZ, 2015. p.3
9
Disponível em: ˂www.sigda.fiocruz.br/o-sistema/2-sigda/35-comissão-permanente-de-acaliação-de- documentos-arquivisticos-da-fiocruz˃ Acesso em: 9 Abri. 2015.
10
FUNDAÇÃO OSWALDO CRUZ, 2015. p.7
11
Em arquivologia, o princípio de proveniência prevê a manutenção individualidade do documento que vem da relação destes com sua fonte criadora, sua origem, e impede seu desmembramento com base em outros critérios de identificação, como sua temática.
12
Em arquivologia, a relação orgânica é a reflexão que os documentos apresentam em relação à estrutura, função e atividade da entidade produtora do documento. É esse princípio que colabora com o tratamento em conjunto dos documentos, a partir da atividade de seu produtor que os criou em série, em contraposição à relação individualizada de tratamento de acervos bibliográficos.
13
FUNDAÇÃO OSWALDO CRUZ, 2015. p.8
14
FUNDAÇÃO OSWALDO CRUZ, 2015. p. 9.
15
Disponível em: ˂http://pt.wikipedia.org/wiki/Multidisciplinaridade˃ Acesso em: 2 Mai. 2015.
16
