v2.8.1
Índice
Part I Introdução
11
... 11 1 Objectivo ... 11 2 O Sifarma 2000 ... 11 3 A componente profissional do Sifarma 2000... 11 4 Obrigações Legais
... 11 Certificação de software - DGCI
... 11 Prescrição por DCI - Dec Leg Reg 16/2010/M
Part II Onde encontrar ajuda
13
... 13 1 Manual escrito
... 13 Manual Integral
... 13 Manual de Nova Versão
... 13 2 Ajuda disponível online
... 13 3 Assistência Remota ... 13 Assistência no Posto ... 14 4 Cursos de Formação ... 15 Formação Inicial ... 15 Formação Semestral ... 15 Formação Extra Contratual
Part III Noções Básicas
18
... 18 1 A infra-estrutura base do Sifarma 2000
... 18 2 Ambiente Windows ... 19 Periféricos de Entrada ... 19 Uso do teclado ... 19 Uso do rato ... 19 Uso do scanner ... 19 Ambiente de Trabalho ... 20 Ecrãs de Impressão ... 20 Arranque do Sistema ... 21 3 Procedimentos Standard ... 21 Iniciar a aplicação ... 21 Acesso ao Sifarma 2000 ... 21 Impressora fiscal ... 22 Estatísticas ... 22 Identificação do Utilizador da Aplicação
... 23 Auto logout
... 23 Acesso a funcionalidades críticas
... 23 Alteração periódica da senha pessoal (password)
... 23 Procedimento de Seguranças do Sistema
... 30 Procedimento de Actualização de Versão
... 31 Requisitos de actualização
... 31 Actualização automática de versão
... 33 Datas de actualização de software
... 33 Procedimento de Actualização de Conteúdos
... 34 Actualização/Monitorização de Dicionários
... 34 Datas de Actualização de Software
... 34 Resposta à actualização
... 34 Sistema interno de mensagens
... 34 4 Ecrãs Sifarma 2000 ... 35 Ecrã Inicial ... 36 Ecrãs Funcionais ... 37 Lista de selecção ... 38 Lista de produtos ... 39 Pesquisa de Produtos ... 41 Grelha de Resultados ... 41 Pesquisa por Grupo Activo e Homogéneo
... 43 Selecção de Produtos ... 43 Lista de utentes ... 44 Mensagens ao utilizador ... 44 Operações possíveis ... 44 Foco ... 45 Sequência de Tabulação ... 45 Inserção de Registos ... 45 Alteração de Registos ... 45 Eliminação de registos ... 46 Gravação das alterações realizadas
... 46 Campos auto-validados ... 46 Recolha de datas ... 48 Informação encadeada ... 48 Ordenação, Filtro e Pesquisa
... 50 Mensagens do Sifarma 2000 na Base de Dados
... 50 5 Gravação de Selecções ... 51 Gravação de Listas ... 53 Gravação de Tabelas ... 55 6 Relatórios Sifarma2000 ... 55 Produção de um Relatório ... 55 Preparação ... 56 Emissão ... 57 No ecrã (pré-visualização) ... 58 Impressão em papel ... 59 Apresentação de um modelo base
Part IV Atendimento
62
... 62 1 Introdução
... 62 2 Tipos de Componentes do atendimento
... 63 3 Opção Atendimento
... 64 Recolha de componente
... 65 Indicação do tipo de componente
... 66 Identificação do Utente e da Receita
... 68 Métodos de identificação do utente
... 69 Recolha de Produtos
... 69 Como efectuar a recolha de um produto
... 69 Validações na recolha do produto
... 72 Portaria 1041-A/2010
... 72 Remoção de produtos recolhidos
... 72 Edição da posologia sugerida para um produto recolhido
... 74 Impressão de Etiquetas de Posologia
... 76 Casos particulares
... 76 Produtos de Protocolo
... 77 Regularização de Produtos Suspensos
... 79 Produtos com controlo de saída - Psicotrópicos
... 80 Funcionamento de Sugestões de Produtos
... 81 Transferência de Produtos entre Componentes
... 83 Funcionamento do iSaúde
... 84 Validação de Cartão de Beneficiário
... 86 Consulta de Preços de Referência
... 87 Validação de Valor Máximo de PVP por Produto
... 88 Saldo em Divida
... 89 Avaliação da segurança de dispensa dos produtos recolhidos
... 89 Prestação de Serviços
... 90 Registo da realização de serviços
... 90 Comparticipação de Receitas
... 92 Aplicação de um plano de comparticipação (organismo)
... 93 Produtos não comparticipados
... 93 Controlo de limites de número de produtos e embalagens na receita
... 94 Identificação obrigatória do número de beneficiário
... 94 Anulação de uma comparticipação
... 95 Poupança Genéricos
... 96 Prescrição por DCI
... 97 Casos particulares ... 97 Alteração da comparticipação ... 98 Aplicação de portaria ... 99 Comparticipação de medicamentos genéricos
... 100 Identificação de doentes associados a planos de comparticipação
... 100 Mensagem Gr Homogéneo ... 101 Envelope de atendimento ... 101 Operações possíveis ... 103 Verificação do atendimento ... 103 Abater componente ... 103 Regressar ao componente desejado
... 104 Terminar atendimento
... 104 Pagamento do Atendimento
... 105 Sugestão de cobrança da Taxa de Chamada
... 105 Transformação do Atendimento em Vendas
... 106 Identificação do Utente pagador
... 106 Identificação do Utente aviado (adquirente)
... 106 Solicitação da entrega ao domicílio
... 107 Regularização de créditos
... 108 Registo do pagamento do atendimento
... 108 Pagamento a dinheiro
... 108 Recolha da forma de pagamento
... 109 Pagamento a crédito
... 111 Os documentos da Venda
... 112 Documentos não contabilísticos
... 113 Documentos contabilísticos
... 114 A impressora fiscal
... 116 4 Opção Consultar Vendas
... 118 Pesquisa de Vendas
... 119 Pesquisa fina de vendas
... 120 Anulação de Vendas
... 122 Documentos da Venda
... 122 Reimpressão do documento emitido
... 123 Alteração dos dados dos documentos emitidos
... 125 Substituição de documentos emitidos
... 125 Imprimir listagem de vendas
... 126 5 Opção Fim de Dia
... 127 Abertura / Fecho de caixa
... 128 Efectuar consultas de caixa
... 130 Emissão de Listagens diversas
... 131 Talão Recapitulativo
... 133 Diário de Gestão ... 136 Detalhe de Vendas ... 137 Formas de pagamento ... 138 Informação ... 138 6 Opção Caixa ... 139 Opção Abrir Gaveta
... 140 Opção Regularizações de Caixa
... 140 Opção Somatório de Vendas
... 141 7 Funcionamento com caixa central
... 143 Activando a caixa central
... 144 Alterações provocadas pela Caixa Central
... 144 Registo do pagamento com Caixa Central
... 147 8 Opção Lista de Produtos Vendidos
... 147 Listar produtos vendidos entre datas
... 148 9 Listagem de Vendas Domiciliárias
... 149 10 Opção Lista de Prestação de Serviços
... 149 Listar serviços prestados entre datas
... 150 11 Opção Lista de Administração de Medicamentos
... 151 Listar administração de medicamentos
... 152 12 Opção Listagem de Irregularidades
... 153 Listar irregularidades entre datas
Part V Utentes
156
... 156 1 Gestão de Utentes
... 157 Registo de um novo Utente
... 161 Observações do Utente
... 163 Atribuição de Conta Corrente a um Utente
... 165 Regularização de crédito.
... 170 Regularização de Créditos com Remanescente
... 172 Valor Remanescente
... 175 Outros registos e alterações à Ficha de Utente
... 176 Acompanhamento Farmacêutico
... 176 Selecção de um Utente
... 177 Exclusividade da Ficha de Utente a um Posto
... 177 Consulta de Vendas Suspensas de um Utente
... 180 Gravação de Selecções
... 180 Navegação de Fichas de Utentes
... 181 Alteração de Utentes
... 183 2 Listagem de Clientes e Saldos
... 187 3 Extracto de Conta de Clientes
... 190 4 Vendas Suspensas/Listagem de Vendas Suspensas
... 193 5 Cartão das Farmácias Portuguesas
... 193 Acesso ao Cartão das Farmácias Portuguesas
... 193 Produtos Elegíveis
... 195 Utente com Cartão das Farmácias Portuguesas
... 196 Consulta Saldo Cartão
... 197 Consulta do Catálogo
... 198 Rebate dos Pontos
... 200 Conta Corrente da Farmácia
... 202 Abate de Rebates ... 204 Requisição de Formulários ... 205 Reconstrução do Catálogo ... 205 Listagens e Mapas ... 205 Atendimento com Cartão das Farmácias
... 207 Atendimento Opções ... 210 6 Serviços Farmacêuticos ... 210 7 iSaúde
Part VI Encomendas
214
... 214 1 Gestão de Encomendas/Requisições ... 216 Criar Encomendas ... 217 Encomendas Diárias ... 227 Procedimento Sequencial Para Elaboração de uma Encomenda Diária... 228 Encomendas Tipo ... 229 Encomendas de Reforço ... 230 Encomendas Directas ... 231 Encomendas de Esgotados ... 231 Encomendas Manuais ... 232 Acções sobre encomendas
... 233 Visualizar/Alterar ... 234 Respostas ... 235 Enviar/Reenviar ... 237 Imprimir ... 238 Agrupar ... 238 Anular ... 238 Acções dentro da encomenda
... 238 Recolha de produtos
... 239 Observações do produto
... 240 Acesso à Ficha do Produto
... 240 Consulta da situação do produto
... 241 Transferir encomenda ... 243 Transferir produto ... 244 Tipo de encomenda ... 244 Aprovar ou Suspender a encomenda
... 244 Sair
... 245 2 Recepção de Encomendas
... 246 Selecção da Encomenda a receber
... 247 Consulta da Encomenda
... 248 Agrupar Encomendas para Recepção
... 249 Recepção de encomendas Extra-Sistema
... 249 Respostas
... 250 Recepção de uma Encomenda
... 257 Processo Sequencial de Recepção de Encomendas
... 257 Identificação da Guia de Remessa
... 258 Recolha dos produtos encomendados
... 259 Marcação de preços
... 261 Verificação de Preços na Recepção de Encomendas
... 262 Condições de compra
... 263 Verificação da Encomenda
... 264 Impressão do documento comprovante da recepção
... 264 Recepção de Produtos Inactivos
... 265 3 Gestão de Devoluções ... 266 Gestão de Devoluções ... 267 Criar devoluções ... 273 Editar devoluções suspensas
... 275 Imprimir devoluções ... 276 Anular devoluções ... 277 Visualizar Devoluções ... 278 4 Regularização de Devoluções ... 278 Selecção da Devolução a Regularizar
... 279 Listas de Produtos
... 279 Lista de Produtos Devolvidos
... 283 Regularização de Devoluções
... 287 5 Ficha do Fornecedor
... 288 Criar Novo Fornecedor no Sifarma 2000
... 290 Criar Novo Fornecedor da Farmácia
... 292 Selecção de um Fornecedor
... 293 Definição do Fornecedor Preferencial da Farmácia
... 294 Gestão do Fornecedor da Farmácia
... 294 Identificação ... 295 Configuração ... 296 Condições ... 297 Avaliação ... 298 6 Gestão de Conta Corrente de Fornecedores
... 299 Consulta de um movimento
... 300 Registo de uma factura
... 300 Registo do pagamento de uma factura
... 301 7 Correio Electrónico de Fornecedores
... 303 8 Impressão de Códigos de Barras
... 304 9 Listagens
... 305 Lista de Produtos em Encomendas
... 306 Lista de Fornecedores
... 307 Lista de Movimentos 3º Protocolo
Part VII Facturação
310
... 310 1 Organização da Informação
... 311 2 Origem das Entidades e Planos de Comparticipação
... 311 3 Gestão de Lotes por Facturar
... 312 Selecção do plano
... 316 Situação dos planos
... 318 Transferir receitas ... 318 Criar receitas ... 320 Alterar série ... 320 Alterar plano de comparticipação
... 320 Alterar comparticipação ... 320 Aplicar portaria ... 321 Nº de Beneficiário ... 322 Terminar a criação de Receitas
... 323 Alterar receitas ... 324 Anular receitas ... 325 Fecho de lotes ... 326 Visualização de Receita Complementar
... 327 Impressão de Documentos
... 327 Impressão do talão de Facturação
... 328 Impressão de Verbetes
... 329 Impressão de Resumos de Lotes e Factura
... 331 Decreto Legislativo Regional 16/2010/M - Prescrição por DCI
... 333 4 Gestão de Lotes Facturados
... 335 5 Gestão de Planos e Entidades
... 339 Dados Centrais
... 339 6 Listagens
... 340 Listagem Resumo de Facturas e Entidades
... 341 Resumo para a ANF
... 342 7 Regularização de Facturas a Entidades
... 343 Por Regularizar ... 346 Regularizados ... 347 8 Análise XPONENT
Part VIII Inventários
349
... 349 1 Gestão de Produtos
... 351 Dicionário
... 351 Activação de Produtos de Dicionário
... 352 Criar Novos Produtos da Farmácia
... 353 Inventário da Farmácia
... 353 Gerir Sugestões de Produtos
... 356 Ficha de Produto
... 369 Criação de Ficha de Produto
... 370 Grupos de Farmácias
... 371 Remover produtos do inventário da Farmácia
... 371 Gravação de Selecções
... 372 2 Edição de Produtos
... 377 3 Lista de Observação de Produtos
... 378 4 Gestão de Psicotrópicos ... 378 Tipo de registo ... 380 Situação do registo ... 381 Separador de Registo ... 382 Navegar entre registos
... 382 Alterar registo ... 383 Anular registo ... 383 Lista de entradas ... 385 Lista de saídas ... 385 Balanço de entradas/saídas ... 386 5 Gestão de Benzodiazepinas ... 387 6 Lista de Movimentos de Stock
... 388 7 Lista de Histórico de Vendas
... 390 8 Contagem Física
... 390 Contagem Física Manual
... 390 Criar lista ... 392 Recolher contagem ... 394 Análise de diferenças ... 395 Actualização de stock ... 396 Contagem Física Automatizada
... 396 Contagem Física de ROBOT
... 397 9 Quebras
... 397 Gestão de Quebras
... 398 Consulta de Quebras Aprovadas
... 400 10 Produtos Sem Consumo
... 401 Tratamento de Produtos sem Consumo
... 401 11 Inventários de Anos Anteriores
... 403 Aviso de necessidade de fazer cópia do inventário
... 403 Efectuar cópia
... 404 Editar cópia
... 406 Abate de cópia do inventário
... 408 12 Controlo de Validades
... 408 Criar listagem de controlo
... 410 Recolha e actualização de data de validade
... 412 13 Inventário
... 412 Preparação do Inventário
... 414 Selecção de Inventário
Part IX Parâmetros - Gestão de Sistema
420
... 420 1 Parametrização do Sistema ... 420 Margens de comercialização ... 421 Motivos de devolução ... 422 Mensagens de planos de comparticipação
... 423 Contadores de vendas / registos
... 423 Dados para cabeçalhos e rodapés
... 427 Configuração do número de cópias
... 428 Serviços ... 428 Serviços de chamada ... 429 Serviços domiciliários ... 430 Outros serviços ... 432 Gestão do Sistema ... 433 Gestão de Colaboradores ... 433 Gestão de Empregados ... 438 Gestão de Perfis ... 445 Gestão de Empregados/Gavetas ... 448 Permissão ao Utente ... 449 Configuração de Caixa ... 449 Alteração de Localizações ... 454 Exportação SAF-T ... 457 Registo de Actividades ... 457 Gestão de Gamas e Prateleiras
... 458 Timeout do Login ... 459 Poupança Genéricos ... 459 Perfis Comerciais ... 460 Frases Justificativas
Part X Controlo de Gestão
464
... 465 1 Gestão de Qualidade ... 465 Qualidade ... 468 Estatísticas ... 469 Gestão de Dicionários ... 471 Mensagens ... 474 Envio de Mensagens ... 476 Leitura de Mensagens ... 476 Mensagem Instantânea ... 477 Tarefas ... 478 Tarefas Recebidas ... 479 Tarefas Pedidas ... 482 Exportação de dados ... 485 ANF Online
Part XI Módulos Externos
488
... 488 1 Multibanco ... 488 2 FarmaTV ... 488 3 ROWA ... 488 4 CONSIS ... 488 5 Estatísticas ... 489 Estatísticas de Vendas ... 489 Valores Totais ... 490 Variação Anual
... 491 Valores por Família
... 492 Resumo por Taxas de IVA
... 493 Frequência Diária da Farmácia
... 494 Frequência Horária da Farmácia
... 494 Estatísticas de Compras
... 495 Totais por Fornecedores
... 495 Intervalos para a Média Frequência Horária
... 496 Comparação de Fornecedores ... 497 Totais Anuais ... 497 Estatísticas de Facturação ... 498 Totais Facturados a Entidades
... 498 Variação Anual
... 500 Resumo por Período
... 503 Estatísticas de Vendas por Empregado
... 503 Totais Anuais
... 504 Vendas Comparativas
... 504 Vendas por Família
... 505 Vendas por Período
... 505 Parâmetros
Capítulo
1
Introdução
1.1
Objectivo
O objectivo deste manual é facilitar o uso da aplicação Sifarma 2000, constituindo-se como uma fonte de informação clara e detalhada de modo a permitir ao utilizador uma melhor utilização e
rentabilização da aplicação.
1.2
O Sifarma 2000
O Sifarma 2000 é uma aplicação informática desenvolvida com a colaboração de Farmacêuticos que permite fazer face à contínua reestruturação do sector, tendo como ponto fulcral da actividade o conceito de Utente. Por outro lado, representa a actualização tecnológica necessária, facilitando o rastreio das operações habitualmente realizadas, assim como a satisfação dos vários requisitos colocados pelas Boas Práticas de Farmácia.
1.3
A componente profissional do Sifarma 2000
O Sifarma 2000 apresenta igualmente objectivos importantes no que respeita à prática
exclusivamente Farmacêutica, na medida em que, pretende servir de instrumento de suporte ao Farmacêutico para uma prática virada para o Utente, estimulando assim a intervenção profissional e o diálogo no atendimento, sustentados pela informação.
Pretende-se também:
· Contribuir para uma maior relação entre o Farmacêutico e outros profissionais de Saúde, em benefício do Utente;
· Auxiliar a implementação das Boas Práticas de Farmácia;
· Disponibilizar informação científica adequada e actualizada sobre os medicamentos.
Com tudo isto, o Sifarma 2000 apresenta-se como um auxiliar da Farmácia que visa obter uma melhor prestação de todas as vertentes da actividade farmacêutica.
1.4
Obrigações Legais
O Sifarma 2000 reflecte todas as situações legais e obrigatórias em vigor.
1.4.1
Certificação de software - DGCI
Dando seguimento à Portaria nº 363/2010 de 23 de Junho de 2010, o Sifarma 2000 está de acordo com a referida Portaria.
Esta Portaria define e cria as regras de Certificação dos Programas de Facturação, a referida portaria vem definir a obrigatoriedade de os programas de facturação obedecerem a certos requisitos.
A não utilização de um programa de facturação não certificado passa a ser punida com uma coima.
1.4.2
Prescrição por DCI - Dec Leg Reg 16/2010/M
Dando seguimento ao Decreto Legislativo Regional 16/2010/M, o Sifarma 2000 está de acordo com o referido Decreto (ver Prescrição por DCI).
Capítulo
2
Onde encontrar ajuda
A ajuda disponível para utilizar a aplicação Sifarma 2000 está disponível em diferentes formatos, com diferentes características de consulta.
2.1
Manual escrito
.
2.1.1
Manual Integral
.O Sifarma 2000 apresenta um manual escrito que cobre a totalidade das funcionalidades existentes. Este manual receberá actualizações pontuais, à medida que forem emitidas a novas versões da aplicação.
2.1.2
Manual de Nova Versão
Sempre que a versão da aplicação é actualizada, esta faz-se acompanhar por um manual escrito onde estão descritas as alterações ou as novas especificações da aplicação.
2.2
Ajuda disponível online
A ajuda online corresponde à ajuda incluída na aplicação e que pode ser consultada usando teclas pré-definidas.
(Esta função ainda não está disponível.)
2.3
Assistência Remota
Um outro recurso disponível para obter ajuda referente à aplicação, é a Assistência Remota, ou seja, através do serviço de atendimento telefónico da GLINTT - HelpDesk:
· Nº telefone: 808 200 419
Através do HelpDesk serão dadas indicações precisas sobre a resolução de eventuais dúvidas, sendo o utilizador o intermediário para a execução das alterações necessárias.
Se desta forma não for possível dar resposta à situação, existe a hipótese de activar o Serviço de Assistência Remota no computador da Farmácia. Neste caso, o utilizador deve, através do Menu de Iniciar do Windows®, activar a aplicação Assistência Remota, dando desta forma autorização ao técnico da GLINTT para aceder ao computador da Farmácia e assim proceder aos respectivos ajustes.
Em todo o caso, para situações mais complexas, a GLINTT enviará à Farmácia um técnico competente para resolver qualquer problema.
2.3.1
Assistência no Posto
No Sifarma 2000 temos a possibilidade de activar o serviço de assistência remota directamente de e para o posto de trabalho.
Para activar este serviço temos que seleccionar a opção Ajuda no menu geral do Sifarma 2000 e seleccionar a opção Assistência no Posto e de seguida Ligar
Este Serviço será solicitado pelo técnico da GLINTT, em concordância com a Farmácia, que estará a prestar a assistência á Farmácia.
2.4
Cursos de Formação
A Formação desempenha hoje um papel preponderante ao nível do desenvolvimento da sociedade em que vivemos.
A GLINTT pretende aumentar os seus padrões de qualidade, como empresa prestadora de serviços, disponibilizando meios e métodos para elevar cada vez mais o nível de conhecimentos dos cerca de 10000 utilizadores dos seus sistemas de informação.
Surge assim o Departamento de Formação e Consultoria da GLINTT que tem como fim proporcionar-lhe o conhecimento necessário, para uma utilização efectiva do grande potencial do Sifarma 2000, apresentando diversas possibilidades de formação que respondam às reais necessidades dos utilizadores.
Para quaisquer esclarecimentos e informações, consulte o Catálogo de Formação ou o Departamento de Formação através de:
· Nº telefone: 808 200 419 · E-mail: formacao@glintt.com
2.4.1
Formação Inicial
A Formação Inicial é composta por duas fases: A - Formação Técnica
· 20 horas na Farmácia:
- fase pré-instalação: 12 horas - fase pós-instalação: 8 horas
· Módulos essenciais para a utilização do sistema: - Atendimento - Encomendas - Facturação - Fim de Dia - Gestão de Clientes - Gestão de Sistema
· Breve abordagem a outros módulos
· No arranque da aplicação em cenário real na Farmácia, terá o acompanhamento de um Técnico/Formador durante todo o dia (horário laboral).
B - Formação profissional – Módulo "Acompanhamento de Utentes" · Sessões de formação em sala
· Formador Farmacêutico
2.4.2
Formação Semestral
É realizada uma Sessão de Formação por semestre em datas e locais a definir pela GLINTT, para os seguintes módulos:
· Módulo de Gestão · Módulo Operacional
2.4.3
Formação Extra Contratual
Sempre que necessário, existe disponível para a Farmácia a aquisição de pacotes de formação extra, de modo a esclarecer eventuais dificuldades sentidas com a utilização da aplicação ou aprofundar a utilização da mesma. Desta forma, a Farmácia pode optar por:
A - Formação na Farmácia
A Farmácia tem ao seu dispor a possibilidade de optar de entre 2 modelos distintos de Formação na própria Farmácia, podendo escolher qual o modelo que melhor responde às suas necessidades:
· Sessões Únicas
Poderá optar por sessões únicas de 2 ou 3 horas.. · Pacotes de Formação
Para lhe permitir uma melhor gestão das suas necessidades de Formação, estão disponíveis pacotes de formação válidos por 1 ano, ao longo do qual a Farmácia poderá usufruir de sessões diárias com a duração mínima de 2 horas, até se atingir o número de horas correspondentes ao pacote adquirido.
B - Formação em Sala
Existe igualmente a possibilidade de frequentar acções de formação em salas equipadas com computadores, com o objectivo de resolver casos práticos e situações reais do dia-a-dia da sua Farmácia.
Para este caso existem diversos módulos disponíveis: · Encomendas; · Facturação; · Fim de Dia; · Gestão de Sistema; · Gestão de Clientes; · Estatísticas; · Sifarma 2000 - Gestores;
· Sifarma 2000 - Gestão de Stocks; · Acompanhamento de Utentes.
Capítulo
3
Noções Básicas
3.1
A infra-estrutura base do Sifarma 2000
A infra-estrutura base que suporta o Sifarma 2000 considera diversos elementos: · Servidor dedicado; · Posto(s) de trabalho; · Estrutura de comunicações; · Base de dados; · Aplicação.
Figura - Diagrama da infra-estrutura típica
O Sifarma 2000 consiste num sistema de informação assente num "motor" de base de dados
Oracle®. Essa base de dados encontra-se no Servidor dedicado e é a responsável pela conservação da informação recolhida.
A aplicação Sifarma 2000 é responsável pelo interface entre o utilizador e a referida base de dados. Os postos de trabalho encontram-se ligados ao servidor de forma a acederem à base de dados e a executarem a aplicação, possibilitando assim a interacção do utilizador com a informação colectada. A informação é obtida do servidor, processada no posto e de novo armazenada no servidor.
Esta aplicação contém igualmente um conjunto de informação funcional e científica que é produzida e distribuída pela ANF (dicionário de produtos, lista de organismos, etc.). Esta informação é actualizada de forma automática e transparente ao utilizador.
3.2
Ambiente Windows
O Sifarma 2000 é uma aplicação desenvolvida em ambiente Microsoft Windows®. Este factor proporciona um interface melhorado e amigável para o utilizador, já que se socorre das enormes potencialidades deste sistema operativo de suporte.
Nesse sentido, o conhecimento prévio do ambiente Windows® constituirá uma mais valia, que se traduzirá num ganho de produtividade.
3.2.1
Periféricos de Entrada
A interacção do utilizador com o computador na aplicação, pode ser feita de diferentes maneiras:
3.2.1.1 Uso do teclado
À semelhança da aplicação anterior (Sifarma Clássico), a introdução de dados no sistema pode ser feita através do teclado. No Sifarma 2000 existe ainda a particularidade deste se encontrar
configurado para o uso de teclas de atalho, ou seja, as funcionalidades podem ser acedidas através de:
· Carregar de forma simultânea: [Tecla A] + [Tecla B] Ex: Ctrl + V
· Tecla de atalho: [Tecla F] Ex: F2
3.2.1.2 Uso do rato
O rato foi um dos interfaces que maior popularidade ganhou com o aparecimento do sistema operativo Windows®, e esse facto não foi ignorado no desenvolvimento do Sifarma 2000. Deste modo, constitui um grande auxílio na utilização da aplicação, pela sua versatilidade, facilidade de utilização e pelo completo controlo de todas as funcionalidades disponíveis.
Tal como no uso do teclado, existem algumas particularidades tal como:
· Carregar com o botão direito do rato - na maioria dos casos acede a um novo conjunto de comandos que normalmente são os mais utilizados nas aplicações
3.2.1.3 Uso do scanner
O uso do Scanner está já muito enraizado na prática do dia a dia da Farmácia pela facilidade na leitura de dados quer seja, códigos de barras de medicamentos e outros produtos, ou mesmo, números de cartão de clientes ou ainda códigos de receitas.
No Sifarma 2000 o scanner continua a ter o papel de auxílio semelhante ao que acontecia na versão precedente (Sifarma Clássico).
3.2.2
Ambiente de Trabalho
Após o carregamento do sistema operativo, surge no monitor o ecrã do ambiente de trabalho Windows®, que se caracteriza por ser uma área versátil onde o operador poderá aceder e interagir com diversas aplicações.
A barra de tarefas é apresentada na parte inferior do ecrã e inclui acesso ao Menu Iniciar do sistema operativo. Neste Menu o utilizador irá encontrar a lista das aplicações instaladas.
De referir igualmente, que na Barra de Tarefas o utilizador poderá encontrar atalhos para as aplicações mais utilizadas, aplicações em execução (ex: anti-vírus) e o relógio/calendário.
3.2.2.1 Ecrãs de Impressão
O tamanho das impressões no ecrã podem ser maximizados e restaurados.
Caso a definição do ecrã seja superior a 800x600 (quando o Sifarma 2000 não ocupa a totalidade do ecrã),
ao clicar no botão Maximizar [Imagem 107], aumenta o tamanho da listagem para que passe a ocupar a totalidade do ecrã do computador. Quando maximizado, ao clicar no botão Diminuir [Imagem 107] restaura a impressão para o tamanho anterior.
3.2.3
Arranque do Sistema
Para que o sistema de rede da Farmácia funcione e a aplicação esteja disponível em todos os postos, é muito importante que o Servidor dedicado permaneça sempre ligado. No entanto, de forma regular e com carácter semanal a Farmácia deve proceder à reinicialização da máquina, ou seja, deve encerrar e voltar a ligar o servidor.
Embora o sistema operativo esteja configurado para entrar automaticamente em rede, tanto o servidor como os diferentes postos podem apresentar uma janela inicial de entrada no sistema, onde o
utilizador se encontra identificado como "farma". Neste caso, o utilizador deverá apenas carregar em OK, sem introduzir qualquer senha, ou em alternativa, carregar em ENTER.
Entrando no ambiente de trabalho do Windows®, o utilizador terá de iniciar a aplicação Sifarma 2000. Para tal, pode recorrer ao ícone de atalho disponível na ambiente de trabalho, no qual deve fazer duplo clique com o botão esquerdo do rato, ou seja, carregar duas vezes consecutivas em cima do ícone. Em alternativa pode, através do Menu Iniciar, seleccionar a aplicação Sifarma 2000.
3.3
Procedimentos Standard
3.3.1
Iniciar a aplicação
3.3.1.1 Acesso ao Sifarma 2000
.Entrando no ambiente de trabalho do Windows®, o utilizador terá de iniciar a aplicação Sifarma 2000. Para tal, pode recorrer ao ícone de atalho disponível na ambiente de trabalho, no qual deve fazer duplo clique com o botão esquerdo do rato, ou seja, carregar duas vezes consecutivas em cima do ícone. Em alternativa pode, através do Menu Iniciar, seleccionar a aplicação Sifarma 2000.
Para evitar que o Operador não se aperceba, que o processo de inicialização do Sifarma2000 está a decorrer, a aplicação passa a apresentar o logótipo Sifarma2000 durante este processo.
Depois da inicialização do Sifarma 2000 é apresentada ao utilizador a janela de "Identificação do Operador", ver Identificação do Utilizador da Aplicação
3.3.1.2 Impressora fiscal
No servidor dedicado irá encontrar o programa de gestão da sua impressora fiscal. Para esse efeito pode recorrer ao atalho correspondente:
Este programa tem de estar sempre em funcionamento no servidor da Farmácia. O Sifarma 2000 está habilitado a dar cumprimento à Portaria 1370/2007.
A referida portaria permite à Farmácia optar por um dos suportes possíveis para arquivo dos documentos fiscais:
Rolo de Papel CD-R
DVD-R
A configuração do processo de arquivo electrónico dos documentos contabilísticos terá que ser executada por um técnico da GLINTT.
Todo o seu funcionamento está descrito no respectivo manual "Arquivo Electrónico de Documentos" que se encontra disponível no menu de Ajuda.
3.3.1.3 Estatísticas
O Sifarma 2000 apresenta um módulo específico para realização de consultas diversas à base de dados da sua Farmácia.
Para esse efeito foi criado um módulo de Estatísticas.
Para termos acesso ás Estatísticas, foi criada uma opção no módulo "Controlo de Gestão".
Controlo de Gestão > Estatísticas > Estatística
3.3.2
Identificação do Utilizador da Aplicação
Para utilizar a aplicação Sifarma 2000, os utilizadores têm de possuir permissão para tal. Esta permissão passa por lhe estar atribuído um Login (código de identificação) e uma Senha. Desta forma, sempre que um utilizador pretende iniciar a utilização da aplicação, terá obrigatoriamente de se identificar, introduzindo o seu Login e Senha seguido de OK.
O ecrã de identificação do operador permite ainda alterar a senha pessoal ou proceder ao encerramento da sessão através do botão "Sair".
Altera a senha de utilizador do Sifarma 2000
Introduz o Login e a Senha, carrega no botão "Alterar" é mostrado ao utilizador o ecrã "Alterar Senha".
insere a nova senha e no campo Confirmar insere de novo a nova senha.
3.3.2.1 Auto logout
Por razões de segurança, a aplicação apenas permite 3 tentativas de login sem sucesso, antes de sair automaticamente para o sistema operativo.
Um utilizador identificado só se mantém activo enquanto a aplicação estiver a ser utilizada. Assim, ao fim de um determinado tempo de inactividade, a permissão de utilização expira, sendo necessário proceder novamente à identificação de um utilizador.
O Sifarma 2000 permite-nos alterar o tempo de inactividade do utilizador. (ver Timeout do Login)
3.3.2.2 Acesso a funcionalidades críticas
O acesso às funcionalidades da aplicação será sempre condicionado pelo perfil de acesso pré-definido para cada utilizador, ou seja, os privilégios poderão ser diferentes, consoante a função de cada utilizador (ver Gestão do Sistema).
3.3.2.3 Alteração periódica da senha pessoal (password)
No sentido de assegurar um nível óptimo de segurança, é recomendado que todos os utilizadores realizem alterações periódicas das suas senhas pessoais (passwords). Para esse efeito o utilizador deve aceder à função Alterar a partir do Menu Operador. Nesta nova janela, o utilizador pode digitar a senha antiga no campo Anterior, e nos seguintes campos a nova senha pessoal que pretende utilizar. Após este processo poderá carregar em Confirmar para validar o processo, ou em qualquer altura, carregar em Cancelar de modo a anular todo o processo.
Figura - Janela de alteração de senha pessoal.
Alternativamente, o utilizador pode aceder à ficha de colaborador para alterar a sua senha pessoal.
3.3.3
Procedimento de Seguranças do Sistema
Os dados existentes no servidor são de importância extrema para a Farmácia, pois centralizam toda a informação gerada pelo sistema Sifarma 2000. Por essa razão, o Sifarma 2000 inclui um programa para efectuar cópias de segurança.
O módulo de seguranças do Sifarma 2000 compreende o conjunto de operações necessárias, para dois tipos de segurança: seguranças diárias e seguranças semanais.
O módulo pode ser iniciado a partir de um atalho com o nome "Seguranças Sifarma 2000" criado no ambiente de trabalho ou através do Windows® em "Iniciar » Seguranças Sifarma 2000".
Figura - Arranque da aplicação "Seguranças Sifarma 2000" através do Menu Iniciar do Windows®
Passa a ser necessária a inicialização das Tapes através do Sifarma 2000
Figura - Caixas de tapes
1.1 Inicialização das Tapes
Todas as tapes a serem utilizadas nas seguranças terão de ser obrigatoriamente inicializadas com esta função. Assim, ao aceder a esta função deverá seleccionar a opção "Inicializar Tape".
Figura - Ecrã da função "Inicializar Tape"
A inicialização da tape, faz a marcação do dia de semana em que a tape é para utilizar, assim como a sua data.
Esta nova funcionalidade do Sifarma 2000, permite controlar se a tape é a correcta para utilização naquele dia de semana, e se a mesma, se encontra dentro da validade definida (actualmente 6 meses). No processo de segurança, é verificada essa condição e o utilizador é alertado para o facto de poder estar a utilizar uma tape potencialmente deteriorada.
Se a tape inserida já foi inicializada e/ou utilizada anteriormente, o operador é alertado, podendo decidir continuar, ou não, com o processo.
No decorrer da inicialização, pode ser emitida uma etiqueta identificadora para colocar na tape. Para a sua impressão ser efectuada, o posto onde está instalada a impressora, deverá estar ligado mas não poderá estar a correr nessa altura o Sifarma 2000.
1.2 Segurança Diária
O processo de "Segurança Diária" é desencadeado após carregar no botão "Executar". Nessa altura, na tape do dia referenciado pelo sistema, o Sifarma 2000 inicia o processo de exportação de dados e executa a cópia.
O processo de segurança diário deve ser feito de Domingo a Sexta, após o fim de trabalho.
Figura - Ecrã da função "Segurança Diária"
Ao utilizador é apresentada ainda, informação sobre a data, a tape utilizada e o operador que efectuou a última segurança.
1.3 Segurança Completa
O processo de "Segurança Completa" é em tudo idêntico ao da "Diária", sendo necessário também activar o botão "[F2] - Executar". Chama-se a atenção, que é um processo bastante moroso, podendo durar aproximadamente 8 horas, dependendo do tamanho dos ficheiros em causa. O processo de segurança semanal/completa deve ser feito aos Sábados, após o fim de trabalho.
Figura - Ecrã da função "Segurança Completa"
Notas:
Durante o processo de seguranças, não é permitida a utilização do Sifarma 2000 em nenhum dos postos de trabalho.
Caso exista algum utilizador ligado ao Sifarma 2000, é feito um alerta para o facto, não sendo permitido continuar o processo de segurança sem que a situação esteja resolvida, ou seja, sem que todos os postos estejam com o "Fim de Trabalho" confirmado.
Também é verificada a existência da tape no compartimento de seguranças (DAT), e se a mesma é a correcta para a utilização nesse dia. Se não for a correcta, é dado um alerta, não sendo permitido
continuar o processo até que a tape correcta seja introduzida.
É possível acompanhar o processo de dados do sistema (da base de dados), através da janela que é exibida para o efeito.
Depois de efectuada a exportação, e se a operação não contiver erros, é automaticamente, despoletado um ficheiro de cópia de backup (segurança) para efectuar a cópia para a tape (com verificação).
No final da segurança efectuada com sucesso, com o referido ficheiro de backup (segurança) são efectuadas as seguintes operações:
Nas seguranças diárias, é feita a cópia da segurança para o posto na rede indicado, tendo esse posto de estar ligado, mas sem uma sessão activa no Sifarma 2000.
Figura - Conclusão do processo de backup
No final da realização da segurança completa, é iniciada a base de dados e na saída do programa de seguranças, é activado automaticamente, o programa da impressora fiscal.
3.3.4
Procedimento de Actualização de Versão
O Sifarma 2000 é uma aplicação em constante desenvolvimento e melhoria. Isso significa que, em determinados momentos ocorre a alteração de versão do software, de forma a corrigir eventuais problemas encontrados e disponibilizar novas funcionalidades às Farmácias.
O processo é iniciado com o envio por parte da GLINTT de forma electrónica da respectiva actualização.
Em todos os postos, menu geral do Sifarma 2000, irá ser visível uma mensagem da existência de uma actualização a instalar no servidor.
É condição obrigatória para uma correcta actualização, todos os postos estarem desligados excepto o servidor que terá de ter desligada a impressora fiscal.
3.3.4.1 Requisitos de actualização
Qualquer actualização de versão, só será realizada caso se satisfaçam um conjunto de requisitos mínimos. Como as actualizações são sequenciais isso significa que existem precedências. Outro aspecto importante, é que ao contrário da actualização de conteúdos, a actualização de versão não poderá ser realizada com a Farmácia em funcionamento, sendo assim é necessário que todos os postos de trabalho estejam encerrados e o servidor dedicado ligado, com o programa de impressão fiscal desactivada.
3.3.4.2 Actualização automática de versão
A GLINTT inicia o processo automático de actualização enviando o ficheiro electronicamente para a Farmácia.
O Sifarma 2000 passa a apresentar uma mensagem no Menu Geral do Sifarma 2000 da existência de uma actualização no servidor para instalar.
O utilizador terá que desligar todos os postos da Farmácia e a Impressora Fiscal no servidor. Só depois poderá chamar o módulo de seguranças, nesse módulo irá ser apresentado um ecrã de aviso "Actualizações Sifarma2000".
No ecrã "Actualizações Sifarma2000", o utilizador terá que optar por querer instalar a actualização ou não.
Se quiser instalar aconselhamos a visualizar as três mensagens que estão no canto superior esquerdo, na caixa "Lista de Mensagens":
· Introdução - indica o que deve fazer para actualização.
· Procedimento de actualização de versão - indica as acções que terá que executar para uma correcta instalação da versão.
· Descrição de programas - contém a memória descritiva das actualizações que constam da versão que vai instalar.
No caso de ter visualizado as mensagens descritas anteriormente, pode carregar no botão "F2-Actualizar", logo de seguida é desencadeado o processo de actualização da versão e a aplicação apresenta uma janela com duas barras de progressão.
Uma das barras de progressão indica as fases do processo de actualização, que está a decorre e a outra indica a execução de cada uma das fases.
O processo de actualização é constituído por três fases. · Executa verificações.
· Actualiza Base de Dados. · Copia os Ficheiros.
Após a confirmação, (carregar no botão "Confirmar"), o sistema apresenta o ecrã de identificação de utilizador para efectuar a segurança.
Nota:
Em caso algum este processo deverá ser interrompido.
Caso opte pela execução da segurança o Sifarma 2000 desencadeia o processo normal das seguranças descrito no módulo Procedimento de Seguranças do Sistema .
Mensagem de Aviso
Quando o utilizador inicia o Sifarma 2000 no seu posto, o Sifarma 2000 faz uma verificação da existência de uma actualização por instalar.
Caso exista uma actualização de software e esteja por instalar à mais que quatro dias, o Sifarma 2000 apresenta uma janela de alerta em todos os postos sempre que entrar no Sifarma 2000, em que apresenta a seguinte mensagem "ATENÇÃO existe no servidor da farmácia uma actualização de versão do sistema por fazer" com uma barra de progresso.
Só no fim da evolução da barra de progresso o botão de OK fica activo.
Para desactivar esta mensagem terá que ser executado o procedimento de actualização de versão.
3.3.4.3 Datas de actualização de software
Aqui o utilizador poderá consultar as datas de actualização de software Sifarma 2000:
Figura - Datas de Actualização de Software
3.3.5
Procedimento de Actualização de Conteúdos
O Sifarma 2000 trabalha sobre uma base de dados com conteúdos geridos centralmente na ANF, sendo distribuídas pela GLINTT a cada Farmácia.
Estes conteúdos incluem: · Produtos do dicionário;
· Informação científica para cada produto do dicionário; · Gestão das Entidades comparticipadoras;
· Gestão das comparticipações; · entre outros dados.
3.3.5.1 Actualização/Monitorização de Dicionários
O processo de actualização é automático, isto é, a Farmácia pode estar a fazer vendas e em simultâneo ocorrer uma actualização de conteúdos da Base de Dados. Trata-se, também, de um processo periódico regular que ocorre, sensivelmente de 3 em 3 dias.
Para conhecer as alterações introduzidas pelas várias actualizações de conteúdos, a Farmácia deverá consultar as correspondentes circulares emitidas pela ANF. Alternativamente, pode recorrer à
funcionalidade criada para o efeito em seguida descrita.
Figura - Actualização/Monitorização de Dicionários
3.3.5.2 Datas de Actualização de Software
Permite à Farmácia consultar o histórico de actualizações do dicionário realizadas.
Esta consulta indica á Farmácia o numero da versão do dicionário, data e hora da instalação do dicionário e o status da instalação do respectivo dicionário.
3.3.5.3 Resposta à actualização
Permite à Farmácia a visualização das mensagens enviadas á Farmácia a quando do pedido de actualização automática ou manual.
3.3.5.4 Sistema interno de mensagens
Permite à Farmácia visualizar as mensagens enviadas pelo sistema central.
3.4
Ecrãs Sifarma 2000
O Sifarma 2000 funciona com base em ecrãs, nos quais o utilizador introduz e recebe dados. Estes ecrãs possuem elementos e organização semelhantes para facilitar a interacção sobre os dados armazenados na base de dados.
À semelhança do Windows®, o Sifarma 2000 caracteriza-se ainda pelo funcionamento por Janelas que poderão sobrepor-se umas às outras. Neste sentido, a identificação da janela activa (onde o foco de trabalho se encontra), corresponde sempre à janela com o cabeçalho a azul.
Figura - Ecrã base dependente do ecrã de trabalho
O utilizador após terminar as operações na janela activa, regressará novamente à janela base que lhe deu origem.
3.4.1
Ecrã Inicial
Regra geral um ecrã do Sifarma 2000 apresenta os seguintes elementos: · Cabeçalho
· Zona de trabalho · Rodapé
Cabeçalho
Indica o nome do ecrã e permite identificar qual o ecrã activo que geralmente é identificado pela barra de cabeçalho a azul.
Zona de Trabalho
A área de trabalho tem uma apresentação variável consoante a área do programa em causa. É nesta área que se processa a maior parte de operações disponibilizadas pela aplicação.
Figura - Ecrã Inicial do Sifarma 2000
No caso do Ecrã Inicial do Sifarma 2000, na zona de trabalho existem 2 tipos de componentes: · Menus - cada Menu no ecrã inicial corresponde a um módulo funcional, dentro dos quais estão
disponíveis os diferentes comandos de funções relacionadas com esse módulo.
· Botões rápidos - para facilitar a utilização da aplicação, no ecrã inicial existem 7 botões que permitem um rápido acesso às funções mais utilizadas ao longo do dia.
O ecrã inicial, comparativamente aos restantes ecrãs do Sifarma 2000, encara-se como um ecrã de redireccionamento, de onde o utilizador deverá escolher qual a operação que pretende efectuar. Rodapé
Área onde estão apresentados dados informativos como: a Versão do Sifarma 2000, identificação do Utilizador que está destacada com fundo azul, endereço do posto, a data do sistema e por último a indicação de o utilizador ter uma mensagem por tratar ou uma Tarefa para ser executada.
3.4.2
Ecrãs Funcionais
Um ecrã funcional, tal como todos os ecrãs da aplicação, apresenta um Cabeçalho, uma Zona de Trabalho e um Rodapé. No entanto, importa salientar a importância da Zona de Trabalho e os vários elementos que dela podem fazer parte, nomeadamente, campos, grelhas, tabelas, botões e menus, que podem estar organizados em blocos e separadores.
Figura - Diferentes elementos que podem compor a Zona de Trabalho
De salientar que em alguns campos poderão existir barras de deslocamento (horizontal e vertical) que podem surgir no contexto de uma grelha ou tabela, facilitando a visualização dessa informação.
3.4.2.1 Lista de selecção
Figura - Exemplo de lista de selecção
· Para pesquisar registos o utilizador deverá colocar o cursor na coluna em que deseja efectuar a pesquisa e digitar a expressão a procurar;
· Para ordenar os registos o utilizador deverá fazer carregar com o rato no cabeçalho da coluna pela qual deseja a ordenação;
· Para seleccionar ou desseleccionar um registo o utilizador deverá colocar o cursor sobre o registo desejado (linha azul com letras a branco) e carregar na tecla INSERT ou DELETE, respectivamente;
· Para concluir a selecção de um registo o utilizador deverá carregar na tecla ENTER ou carregar no botão OK. Se não for seleccionado qualquer registo, esta acção selecciona automaticamente o registo com o foco;
· Para desistir da selecção de registos o utilizador poderá carregar na tecla ESC ou carregar no botão CANCEL.
3.4.2.1.1 Lista de produtos
A lista de produtos é uma lista de selecção especializada, apresentando funcionalidades específicas como:
a. Pesquisa de produtos por designação ou código;
b. Pesquisa de produtos por códigos alternativos registados na Farmácia; c. Pesquisa de medicamentos por grupo activo;
d. Possibilidade de selecção múltipla;
e. Possibilidade de recolha de produtos com indicação do n.º de unidades desejadas. f. Alternância entre produtos de inventário e produtos de dicionário;
g. Possibilidade de criação de produtos de dicionário;
h. Indicação do tipo de receita necessária para a dispensa do produto;
i. Identificação de características diferenciadoras do medicamento (medicamento genérico, grupo homogéneo);
j. Indicação visual do stock;
l. Informação sobre Preço de Venda de Referência;
m. Alerta para situações de comercialização do produto não autorizada.
3.4.2.1.1.1 Pesquisa de Produtos
A pesquisa de um produto é realizada através da digitação do critério de pesquisa (código completo ou designação do produto) seguida de ENTER. A grelha apresenta os resultados possíveis, pelo que o utilizador poderá seleccionar o produto desejado.
O utilizador poderá condicionar a pesquisa através da utilização do caracter "
%
" Assim:%
abc ð pesquisa todos os produtos cuja designação termina em abc;abc
%
ð pesquisa todos os produtos cuja designação inicia em abc;%
abc%
ð pesquisa todos os produtos cuja designação contém abc;abc
%
abc ð pesquisa todos os produtos cuja designação inicia e termina por abc.NOTA: Importa salientar que no Sifarma 2000 é considerado na pesquisa o uso de acentuação, pelo que a não colocação de um acento poderá resultar em algo diferente do esperado.
Por norma, o utilizador trabalha no universo de produtos de Inventário (com ficha activa/aberta na Farmácia), podendo facilmente alternar com o universo de produtos de Dicionário (sem ficha activa/aberta na Farmácia) através da tecla CTRL ou carregando com o rato na caixa de opção correspondente.
Figura - Lista de Selecção de Produtos
No contexto da lista de dicionário, os produtos de inventário apresentam-se a bold.
A selecção de um produto de dicionário inicia automaticamente o processo de criação de ficha da Farmácia passando-o para o inventário mediante confirmação.
Da grelha de resultados é de referir:
· os tipos de receita existentes no Sifarma 2000 (coluna T): L ð Sem prescrição médica obrigatória
R ð Prescrição médica obrigatória M ð Prescrição normal - psicotrópico P ð Prescrição especial - estupefaciente C ð Prescrição especial - psicotrópico A E ð Prescrição especial - psicotrópico B H ð Prescrição restrita - hospitalar
N ð Prescrição restrita - neurologia e neuropediatria · o código de cores do campo stock:
vermelho para stock negativo;
amarelo para stock nulo (0); verde para stock positivo.
É possível aceder directamente à lista de selecção de Grupo Activo através da tecla F9, o que facilita a selecção de um medicamento pertencente ao grupo seleccionado. Aquando desta selecção a listagem apresentada é a de todos os Grupos Activos existentes.
O mesmo se processa para a selecção por Grupo Homogéneo (DCI), através da tecla F8. De uma forma rápida, para fazer uma pesquisa por Grupo Activo, basta proceder à pesquisa do produto em que a designação do grupo é antecedida do caracter "+"
· Ex: +nifedipina
O mesmo se aplica para a pesquisa de grupo homogéneo, sendo para isso utilizado o caracter "*" Para se tornar as pesquisas por grupo Activo ou Homogéneo (DCI) mais expedito, foi criada uma funcionalidade no módulo de Parâmetros do Sifarma 2000. Consiste em definir o prefixo da pesquisa de uma forma automática.
Para definirmos o prefixo de uma pesquisa de um produto por DCI, foi criado um separador no módulo de Parâmetros > Dados de Cabeçalhos e Rodapés separador Pesquisas.
No separador "Pesquisas" vamos definir que o Sifarma 2000 assuma automaticamente o prefixo para um dos grupos, nas pesquisas de produtos.
Com esta funcionalidade o utilizador não tem que digitar o * ou + para efectuar a pesquisa.
Passamos a descrever um exemplo prático, temos o Grupo Homogéneo (DCI) definido com o sinal de *. No Atendimento ecrã de Dispensa campo "Designação" digitamos "nimesul" e carregamos em Enter automaticamente o Sifarma 2000 apresenta a janela "Lista de Grupos Homogéneos" com os
respectivos produtos.
Após a selecção do Grupo Homogéneo (DCI) o Sifarma 2000 apresenta a lista de produtos do inventário com os produtos do respectivo Grupo Homogéneo, onde o utilizador terá que seleccionar o produto para a dispensa.
3.4.2.1.1.2 Selecção de Produtos
A selecção do produto implica a colocação do foco (fundo azul) sobre o produto seguida de ENTER (recolha de uma unidade) ou INSERT tantas vezes quantas as unidades desejadas. Para finalizar, deverá carregar em ENTER (recolha de várias unidades).
A selecção de vários produtos ocorre através da repetição do último processo, seleccionando no entanto produtos diferentes com a tecla INSERT. A tecla ENTER finaliza a selecção.
De referir que durante o processo de selecção múltipla é permitida a realização de novas pesquisas.
3.4.2.1.2 Lista de utentes
A lista de utentes permite a selecção de utentes registados na Farmácia assim como a introdução de novos registos.
A pesquisa de utentes é realizada através da digitação do critério de pesquisa (nome a pesquisar) e de seguida carregando na tecla ENTER. A grelha apresenta os resultados possíveis, pelo que o utilizador pode seleccionar o Utente desejado carregando novamente em ENTER.
Antes de carregar na tecla ENTER o utilizador poderá seleccionar o método de pesquisa através da tecla F3:
· Início; · Fim; · Igual; · Existe em.
Isto permite seleccionar utentes de várias formas: · pelo primeiro nome;
· pelo último nome; · pelo nome completo; · por qualquer nome.
Ao carregar em ENTER o cursor posiciona-se no primeiro registo que satisfaz a condição de pesquisa. Para passar para o próximo registo, o utilizador deverá carregar em F4.
É possível ordenar os resultados da pesquisa, carregando com o rato em cada título de coluna.
Figura - A lista de Pesquisa de Utentes
3.4.2.2 Mensagens ao utilizador
x\
Existem vários tipos de mensagens ao utilizador consoante o local, a operação e a gravidade do seu teor. Assim existe um ícone que nos identifica o tipo de mensagem. Estas requerem uma
acção/confirmação por parte do utilizador já que a operação em curso fica suspensa até que a mensagem seja encerrada.
Figura - Janela de alerta ao utilizador
3.4.3
Operações possíveis
3.4.3.1 Foco
O local onde o cursor se encontra (zona em foco) é muito importante porque qualquer edição será exercida sobre essa posição. O foco pode aplicar-se a campos, botões ou separadores.
A posição do cursor é identificada num campo com fundo azul escuro e letras a branco que apresenta uma moldura característica. Em alguns ecrãs a cor de fundo pode ser diferente.
Figura - O foco encontra-se no campo Designação do produto
Os diferentes botões também eles podem ter foco pré-atribuído que se identifica com a presença de uma moldura característica dentro do botão:
Figura - O botão OK tem, neste caso, um foco pré-atribuído
3.4.3.2 Sequência de Tabulação
Os diferentes elementos constituintes de um ecrã estão organizados sequencialmente através da chamada sequência de tabulação. Desta forma, se o utilizador carregar na tecla TAB passa ao objecto seguinte e se carregar nas teclas SHIFT+TAB passa ao objecto anterior.
Em alternativa o utilizador poderá usar o rato para navegar entre os diferentes elementos do ecrã.
3.4.3.3 Inserção de Registos
Para proceder à edição de um campo, é necessário em primeiro lugar atribuir-lhe o foco, bastando para isso carregar com o rato sobre o campo ou, usando o teclado, usar a tecla TAB até aceder ao campo.
A edição do campo ocorre pela simples introdução de dados através do teclado ou, nos casos em que se aplica, o uso do scanner óptico. Durante o modo de edição, prevalecem as características standard do Windows® (posição do cursor, selecção e cópia de informação, etc.). Após a introdução de
qualquer dado deve-se carregar na tecla ENTER ou TAB de modo a concluir o modo de edição.
O campo em modo de edição pode caracterizar-se por apresentar um cursor característico a piscar "|" ou por apresentar a cor de fundo do campo diferente.
3.4.3.4 Alteração de Registos
Existem na aplicação campos sensíveis que podem ser alterados. Nestes casos, existem botões que autorizam a edição da informação apresentada.
Figura - Botão associado à alteração da informação
3.4.3.5 Eliminação de registos
Regra geral, a tecla DELETE permite a eliminação do registo onde se encontra o foco. Imediatamente surge uma janela de aviso solicitando a confirmação desta operação.
Figura - Janela de confirmação de abate/eliminação de componente/registo
Por outro lado, sempre que existe um campo quantidade a colocação de zero unidades remove a linha. Este método apenas não é aplicável a produtos suspensos.
3.4.3.6 Gravação das alterações realizadas
Sempre que o utilizador interage com um ecrã e efectua alterações, deverá proceder à sua gravação para que essa informação fique registada no servidor (base de dados). Por esta razão é habitual encontrar botões que realizam esta acção:
Figura - Botões associados ao registo de informação
3.4.3.7 Campos auto-validados
Existem determinados campos para os quais estão definidos valores de preenchimento, pelo que o utilizador é forçado a escolher entre um conjunto de possibilidades.
Estes campos identificam-se pela existência de um de dois botões característicos:
· Carregando com o rato na seta serão mostrados os valores disponíveis para preencher o campo
· Carregando com o rato no botão é aberta uma lista de selecção correspondente
3.4.3.8 Recolha de datas
A actividade farmacêutica e a manipulação de medicamentos confere uma grande importância ao controlo rigoroso de datas, tal como por exemplo o prazo de validade de um medicamento. Assim,
existem diversos campos da aplicação onde o utilizador será chamado a introduzir uma data. No Sifarma 2000 consideram-se 2 formatos de datas:
· mm-aaaa (data de validade e facturação)
· dd-mm-aaa (restantes campos)
Pela máscara existente no campo de edição correspondente, o utilizador identifica que tipo de data lhe é solicitada, podendo este inserir directamente a data desejada em formato numérico.
Para facilitar a introdução de datas em ambos os tipos de campos, o utilizador pode sempre recorrer ao sistema de calendário, que pode ser de 2 tipos:
· lista de selecção
· calendário normalmente utilizado no Windows®
As datas inseridas são validadas pelo que a introdução de valores incoerentes poderá dar a seguinte mensagem:
3.4.3.9 Informação encadeada
No Sifarma 2000 é bastante comum encontrar tabelas e campos que apresentam informação encadeada, cuja leitura deverá ser feita tendo sempre em conta o encadeamento hierárquico da informação.
Exemplo - O utilizador escolhe o lote, visualiza as receitas incluídas no lote e, seleccionando uma receita, pode ver os seus diferentes componentes.
A visualização da informação encadeada ocorre em tempo real uma vez que à medida que o utilizador altera os níveis superiores, todos os níveis inferiores são actualizados.
3.4.3.10 Ordenação, Filtro e Pesquisa
Em muitos ecrãs de consulta do Sifarma 2000, foram implementadas as seguintes funções: · Ordenação
· Filtro · Pesquisa Ordenação
No cabeçalho da grelha do ecrã que estamos a visualizar colocamos o ponteiro do rato no titulo da coluna e carregamos no botão do lado esquerdo do rato, o Sifarma 2000 irá apresentar os dados com ordem ascendente ou descendente.
Exemplo de ecrã com ordenação de dados ascendente - PVP Funções de Filtro e Pesquisa
Em ecrãs com grelha foi criado um ícone, , no canto superior esquerdo que nos mostra um menu que nos dá acesso a abrir a Barra de Filtro e a Barra de Pesquisa.
Ecrã com grelha com o menu de funções visualizado Barra de Filtrar
A função de Filtrar - permite ao utilizador seleccionar os dados da grelha pelo valor inserido no campo da Barra de Filtro
Ecrã com grelha e com a barra de Filtro visualizada Barra de Pesquisa
A função de Pesquisa - permite ao utilizador procurar os dados na grelha pelo valor inserido no campo da Barra de Pesquisa.
Ecrã com grelha e com a barra de Pesquisa visualizada
3.4.3.11 Mensagens do Sifarma 2000 na Base de Dados
O Sifarma 2000 tem um tipo de mensagens standard, em que o utilizador pode indicar se quer continuar a visualizar a mensagem para a acção que estamos a efectuar.
Passamos a exemplificar um caso.
No Atendimento quando o utilizador efectua uma pesquisa de um produto, por grupo Homogéneo ou Activo e o Sifarma 2000 detecta que não existe. O Sifarma 2000 apresenta a mensagem de Atenção que "Não foram encontrados registos" a mensagem dá a possibilidade de um outro tipo de pesquisa, para isso temos que seleccionar um dos botões Sim ou Não.
Verificamos que a mensagem tem uma check-box para parametrizar a apresentação da mensagem. Caso se marque a check-box, esta mensagem deixa de ser apresentada para este utilizador nesta pesquisa.
Para reactivar a mensagem temos que ir à Gestão de Perfis separador de Mensagens Inactivadas, seleccionamos a mensagem e carregamos na tecla de Delete.
Parâmetros > Gestão do Sistema > Gestão de Perfis
3.5
Gravação de Selecções
Nos dois próximos subcapítulos vamos ver um exemplo de cada uma das funcionalidades (criação de listas e tabelas), aplicado ao caso dos produtos.
3.5.1
Gravação de Listas
Neste capitulo vamos ver a criação e o funcionamento de uma Lista de Produtos para ser utilizada imediatamente a seguir à sua criação.
No ecrã de "Lista de Produtos" temos uma funcionalidade que nos permite gravar uma lista de produtos para ser utilizada num outro ecrã.
O funcionamento desta funcionalidade consiste em seleccionar um determinado número de produtos no ecrã de Lista de Produtos utilizar as teclas "ALT+C" para gravar a lista e num outro ecrã, por exemplo selecção de edição de produtos, utilizar essa mesma lista com as teclas de "ALT+V". Exemplo:
Selecção dos produtos no ecrã de Lista de Produtos (utilizando a tecla de insert).
Gravar a lista com as teclas "ALT+C".
Nota:
Após a correcta gravação da lista de produtos podemos utilizar imediatamente de seguida essa lista em qualquer ecrã em que nos permita uma selecção de produtos.
No ecrã de "Edição de Produtos" no campo "Produto" carregamos no botão que nos abre o ecrã da "Lista de Produtos".
Depois de chamarmos o ecrã de "Lista de Produtos" executamos a colagem da lista anteriormente gravada com as teclas "ALT+V".
