Sistema de Informação

DEPARTAMENTO DE ENFERMAGEM BÁSICA DISCIPLINA ADMINISTRAÇÃO EM ENFERMAGEM I

1º semestre 2016

Denise Cristina Alves de Moura

SISTEMA DE INFORMAÇÃO NA ENFERMAGEM2

Objetivos:

 Identificar a importância do sistema de informação em saúde e na Enfermagem;

 Conhecer os recursos de informação que subsidiam a gerência em Enfermagem;

 Aprender como se elabora e a importância das correspondências oficiais.

Sistema de Informação

A informação na saúde e na enfermagem é considerada um instrumento de trabalho fundamental, pois diariamente é veiculada uma quantidade imensa de dados, que compõe a organização e um sistema de informação, sendo este indispensável para assistir, administrar, gerenciar, pesquisar e participar politicamente na enfermagem(GRECO, s/ data).

Sistema de Informação na Saúde

Para se entender um pouco sobre o sistema de informação em saúde, é necessária a definição de alguns termos, como sistema, dado e informação.

Sistema traz a ideia de um todo, que pela sua estrutura, forma de organização e de funcionamento, busca um fim determinado, podendo ou não sofrer influência externa. Esse sistema também pode ter vários componentes, que interligados produzem com organização uma informação.

Dado é a base para gerar uma informação. Porém eles não falam por si, é através da interpretação de cada pessoa que vão aparecer os vários significados. Já a informação é a avaliação feita sobre um conjunto de dados (PERES; LEITE, 2014).

A informação é o significado que atribuímos a um dado e esse significado nos ajuda no processo de tomada de decisão. A informação em saúde deve ser considerada como um “instrumento de apoio decisório para o conhecimento da realidade socioeconômica, demográfica e epidemiológica, para o planejamento, gestão, organização e avaliação nos vários níveis que constituem o Sistema Único de Saúde (SUS)” (PERES; LEITE, 2014; CARVALHO; EDUARDO, 1998, p.1).

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Enfermeira, Mestre em Enfermagem, Professora Substituta da Faculdade de Enfermagem da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF)

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Um sistema de informação em saúde deve organizar a produção de informações de acordo com o nível de atenção à saúde, assessorar o desenvolvimento de sistemas mais específicos para cada unidade, e contribuir para a formação dos profissionais, oferecendo a eles a possibilidade de uma visão mais coletiva da população assistida.

A Organização Mundial da Saúde define Sistema de Informação em Saúde-SIS como um mecanismo de coleta, processamento, análise e transmissão da informação necessária para se planejar, organizar, operar e avaliar os serviços de saúde. Considera-se que a transformação de um dado em informação exige, além da análise, a divulgação, e inclusive recomendações para a ação.

Dentre os benefícios e vantagens do sistema de informação na saúde, incluem: melhoria da gestão e da assistência prestada aos usuários; redução de custos; troca de informações com instituições nacionais e internacionais; comparação dos dados; geração de mudança nos padrões adotados; conhecimento da realidade socioeconômica, demográfica e epidemiológica (DUTRA, s/ data).

Na administração de serviços de saúde, a necessidade de informações como cadastros de pacientes, da população, de estabelecimentos de saúde, ações de saúde, conhecimento do perfil epidemiológico e de adoecimento, da mortalidade, quantitativo de profissionais de saúde, número de consultórios, leitos, medicamentos utilizados, gastos efetuados e demais informações são de extrema importância. No entanto essas informações precisam ser trabalhadas e/ou cruzadas para se conhecer uma determinada realidade e para isso um recurso utilizado é do da informática, pois com ela é possível “agilizar os fluxos de informações e seu acesso nas áreas prioritárias da organização”. Desta forma a informática desempenha um papel de suporte para o sistema de informação (CARVALHO; EDUARDO, 1998 p.2).

Uma iniciativa do Departamento de Informação e Informática do SUS foi a criação da Política Nacional de Informação e Informática em Saúde (PNIIS) em 2003, que tem o seguinte propósito:

Promover o uso inovador, criativo e transformador da tecnologia da informação, para melhorar os processos de trabalho em saúde, resultando em um Sistema Nacional de Informação em Saúde articulado, que produza informações para os cidadãos, a gestão, a prática profissional, a geração de conhecimento e o controle social, garantindo ganhos de eficiência e qualidade mensuráveis através da ampliação de acesso, equidade, integralidade e humanização dos serviços e, assim, contribuindo para a melhoria da situação de saúde da população (BRASIL, 2003, p.15).

Alguns exemplos dos Sistemas de Informação em Saúde são: SINAN: Sistema de Informação de Agravos de Notificação; SINASC: Sistema de Informação sobre Nascidos Vivos; SIM: Sistema de Informação sobre Mortalidade. Por meio destes sistemas de informações é possível obter dados epidemiológicos sobre mortalidade, nascimento e agravos de notificação compulsória de todo o país. Além destes há também o SIH: Sistema de Internações Hospitalares e o SIAB: Sistema de Informação sobre Atenção Básica (BRASIL, 2014a).

Atualmente vem sendo implantado na Atenção Básica o e-SUS, sendo este uma das estratégias do Ministério da Saúde para desenvolver, reestruturar e garantir a integração desses sistemas, de modo a permitir um registro da situação de saúde individualizado por meio do Cartão Nacional de Saúde. O nome, e-SUS, faz referência a um SUS eletrônico, cujo objetivo é facilitar e contribuir com a organização do trabalho dos profissionais de saúde, elemento decisivo para a qualidade da atenção à saúde prestada à população (BRASIL, 2014b).

utilizado pelos profissionais de saúde para inserção e consulta de dados sobre os usuários de saúde e seus trabalhos (BRASIL, 2014b).

Sistema de Informação na Enfermagem

“A informação é hoje o maior recurso que se dispõe para alcançar o crescimento e o desenvolvimento e com isso viabilizar o futuro”. O enfermeiro tem papel fundamental no que se refere à informação, uma vez que, via de regra, todas as informações a respeito de um paciente, assim como os meios para administrar e assistir passam por ele (MARIN, 1995 p.25).

O Sistema de Informação em Enfermagem realiza a coleta, a armazenagem, o processamento e a recuperação de informações que são necessárias para várias funções do enfermeiro, como: administrar os serviços de enfermagem e recursos em unidades de cuidado de saúde; administrar a informação do cuidado ao paciente para assisti-lo. Na prática clínica, o sistema de informação auxilia o enfermeiro no planejamento e documentação da assistência (PERES; LEITE, 2014; ÉVORA, 1995).

O sistema de informação em enfermagem deve ser entendido como um processo complexo que envolve estudos técnicos, organizacionais, comportamentais e ambientais. A integração do sistema com a prática e o processo de enfermagem envolvem muitos fatores como educação, mudanças de atitude, cultura organizacional, padronização da linguagem e prática sistematizada. Portanto, o sistema de informação em enfermagem não é um software ou um hardware, na medida em que envolve pessoas, estrutura organizacional e processos que permitem a coleta de dados, o processamento e o uso racional da informação (SANTOS, 2005 p.102 apud GOOSSEN, 1996)

Segundo Peres e Leite (2014), um sistema de informação para a Enfermagem informatizado têm como benefícios: menor tempo para organizar documentos e informações do paciente; evita informações repetidas; otimiza a comunicação entre a equipe; melhora a disponibilidade e o acesso a informação; oferece informações à equipe multidisciplinar; otimiza o processo de trabalho; disponibiliza informações on-line sobre condutas, medicamentos e protocolos; diminui margens de erros; agiliza o acesso as informações; melhora a qualidade da documentação; possibilita aumento do tempo dos enfermeiros para a assistência aos pacientes; aumento da satisfação no trabalho e da produtividade; fornece flexibilidade para visualizar e coletar informação necessária e desenvolve uma base de dados clínica comum aos profissionais envolvidos na assistência.

“A tomada de decisão é considerada a função que caracteriza o desempenho da gerência”. Mas para que isto ocorra é necessária a obtenção de dados para se produzir informação e direcionar propostas de solução para a escolha da melhor decisão. Desta forma, a informação é um instrumento fundamental para a tomada de decisão, e para isto “as informações devem ser precisas, relevantes, oportunas, permitindo uma abordagem completa da situação” (GUIMARÃES; ÉVORA, 2004).

Assim, o trabalho do enfermeiro deve subsidiar-se em dados colhidos, sistematizados e analisados, pois a informação é a base da decisão e o ingrediente fundamental do processo decisório (CARVALHO; EDUARDO, 1998).

Registros de enfermagem

Os registros de enfermagem são parte integrante do sistema de informação que tem como algumas de suas finalidades a continuidade da assistência e respaldar legalmente o trabalho do profissional (COREN-SP, 2009).

A qualidade do registro das ações assistenciais reflete a qualidade da assistência e a produtividade do trabalho. Com base nesses registros, pode-se permanentemente construir melhores práticas assistenciais, além de implementar ações que visem melhorias nos resultados operacionais (FONSECA et al., 2005).

Os registros de Enfermagem fornecem dados que irão subsidiar o enfermeiro no estabelecimento do plano de cuidados/prescrição; respectivas respostas do paciente, resultados esperados e desenvolvimento da Evolução de Enfermagem (COREN/SP, 2009).

Assim, o Registro de Enfermagem é fundamental para o desenvolvimento da Sistematização da Assistência de Enfermagem (SAE), pois é fonte de informações essenciais para assegurar a continuidade da assistência. Contribui, ainda, para a identificação das alterações do estado e das condições do paciente, favorecendo a detecção de novos problemas, a avaliação dos cuidados prescritos e, por fim, possibilitando a comparação das respostas do paciente aos cuidados prestados (CIANCIARULLO et al., 2001).

Segundo o Conselho Federal de Enfermagem – COFEN, para proporcionar uma assistência de qualidade, o profissional de saúde precisa de informações corretas, organizadas, seguras, completas e disponíveis. E para isso as anotações devem seguir algumas regras importantes, como:

Serem legíveis, completas, claras, concisas, objetivas, pontuais e cronológicas; serem precedidas de data e hora, e conter assinatura e identificação do profissional ao final de cada registro; não conter rasuras, entrelinhas, linhas em branco ou espaços; conter observações efetuadas, cuidados prestados, sejam eles os já padronizados, de rotina e específicos; serem registradas após o cuidado prestado, orientação fornecida ou informação obtida; constar de respostas do paciente frente aos cuidados prescritos pelo Enfermeiro, intercorrências, sinais e sintomas observados; priorizar a descrição de características como tamanho mensurado (cm, mm etc), quantidade (ml, L etc), coloração e forma; não conter termos que deem conotação de valor (bem, mal, muito, pouco, etc...); conter apenas abreviaturas previstas em literatura; e serem referentes aos dados simples, que não requeiram maior aprofundamento científico (COREN/SP, 2009).

Em Minas Gerais - MG, o Conselho Regional de Enfermagem através da Deliberação nº 135/00, normatiza, no estado, os princípios gerais para ações que constituem a documentação de enfermagem. Essa deliberação exige que os registros sejam claros, objetivos, precisos, com letra legível, sem rasuras, com identificação do profissional contendo nome, COREN-MG e carimbo, em impresso próprio, com data e hora, identificando, também, os dados do paciente.

As Anotações de Enfermagem são os registros de: todos os cuidados prestados e incluem as prescrições de enfermagem e médicas cumpridas, além dos cuidados de rotina, medidas de segurança adotadas, encaminhamentos ou transferências do setor, entre outros; sinais e sintomas incluem os identificados e os referidos pelo paciente. Intercorrências incluem a descrição dos fatos ocorridos com o paciente, sinais e sintomas observados, medidas adotadas, além das respostas dos pacientes às ações realizadas (COREN/SP, 2009).

Ao tratar do assunto Registros de Enfermagem, destacamos que uma das principais interpretações distorcidas aplica-se à diferença entre Anotação de Enfermagem e Evolução de Enfermagem. Diante disso, apresentamos resumidamente, as principais diferenças entre esses registros (COREN/SP, 2009).

Anotação Evolução

Dados Brutos Dados analisados

Elaborada por toda a equipe de enfermagem (técnico e auxiliar de enfermagem, enfermeiro)

Dados pontuais Dados processados e contextualizados Registra uma observação Registra a reflexão e análise de dados

A documentação de enfermagem, inserida no prontuário do paciente, é importante como fonte de ensino, pesquisa, servindo à auditoria, continuidade da assistência, à avaliação do cuidado, segurança dos pacientes e profissionais e as questões legais, o que determina a necessidade de conhecimento dos deveres e obrigações por parte dos profissionais de enfermagem (COREN/SP, 2009).

No que se refere aos aspectos éticos e legais a Resolução COFEN 311/07 – Código de Ética dos Profissionais de Enfermagem traz no item responsabilidades e deveres a respeito do registro de enfermagem.

“Art. 25 Registrar no Prontuário do Paciente as informações inerentes e indispensáveis ao processo de cuidar. (...) Art. 41 Prestar informações, escritas e verbais, completas e fidedignas necessárias para assegurar a continuidade da assistência. Art. 54 Apor o número e categoria de inscrição no Conselho Regional de Enfermagem em assinatura, quando no exercício profissional. art. 72 Registrar as informações inerentes e indispensáveis ao processo de cuidar de forma clara, objetiva e completa".

Essa Resolução considera ainda como proibições em seu “Art. 42 Assinar as ações de enfermagem que não executou, bem como permitir que suas ações sejam assinadas por outro ( ...)”.

A padronização dos registros (anotações e evoluções) de enfermagem é necessária, visto que existem falhas no que se refere a adequações gramaticais da linguagem formal, exatidão, brevidade, legibilidade, identificação e terminologia técnica (VANESSA, 2009).

Em relação à equipe de enfermagem, a legislação prevê que é dever da equipe de enfermagem manter uma anotação de forma perfeita, bem como organizar os documentos referentes ao paciente em relação à enfermagem (OGUISSO, 2003).

A Lei 7.498, de 25 de junho de 1986 em seu Art. 14, ressalta a incumbência a todo pessoal de enfermagem da necessidade de anotar no prontuário do paciente todas as atividades da assistência de Enfermagem (ITO, 2004).

Devido a essas razões as anotações devem seguir uma norma, levando em consideração seus aspectos legais e éticos, pois o registro em prontuário faz parte das obrigações legais da enfermagem, devendo qualquer erro ser corrigido de acordo com as normas da instituição, pois esses registros podem servir como facilitadores e determinantes em casos judiciais (ALESSANDRA, 2007).

Ressalta-se que a anotação de enfermagem é um instrumento essencial para subsidiar a evolução e a prescrição de enfermagem e, desta forma, garantir a continuidade da assistência e, ainda, legitimar o trabalho do profissional que presta o cuidado (MATSUDA, 2006).

Prontuário Eletrônico do Paciente – PEP

Devido ao desenvolvimento tecnológico em que o mundo se encontra, fica cada vez mais complexo gerenciar tantos dados sem a ajuda da informática. Informatizar os sistemas de informação em saúde é questão de necessidade, visto o grande número de usuários e de atividades que devem ser integradas e disponíveis em um mesmo sistema. A informática nos permite agilizar o fluxo de informação e possibilita também o seu acesso nas principais áreas da organização.

física ou mental de um paciente ou sua condição de vida que reside num sistema eletrônico. Este sistema pode ou não ser acrescido de um mecanismo de gerenciamento e organização da unidade de atenção à saúde.

Esse novo modelo de prontuário traz muitos benefícios, como: aumento da qualidade das informações do prontuário, interligação entre informações vindas de diferentes fontes, diminuição do espaço de armazenamento de grandes quantidades de informações, facilidade na apresentação e pesquisa de informação, melhora no processo de tomada de decisão, melhora na qualidade do cuidado do paciente, velocidade no acesso a essas informações, a possibilidade de erro é reduzida, trazendo assim maior segurança ao paciente, dentre outras vantagens (CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, 2012).

Porém existem algumas dificuldades na utilização do PEP, como por exemplo, necessidade de grande investimento de hardware, software e treinamento, falta de costume dos profissionais com o sistema, resistência dos profissionais em relação ao novo e falhas de hardware e software. Além disso, alguns desafios deste prontuário são: garantir o sigilo, manter a privacidade e a individualidade dos pacientes, assegurar os aspectos éticos e legais e que as informações não sejam adulteradas (PERES; LEITE, 2014; TACHINARDI, 2000).

De acordo com Salvador et al (s/ data) os sistemas de informação devem ter:

-Integridade: processo de assegurar que recursos ou dados não sejam alterados por entidades não autorizadas;

-Confidencialidade: necessidade de proteger informações sensíveis de forma a não serem vistas indiscriminadamente;

-Disponibilidade: disponibilidade de acesso ao sistema para usuários autorizados; -Autenticação: processo pelo qual a identidade de uma pessoa possa ser verificada;

-Autorização: associar uma identidade a uma lista de direitos, privilégios ou áreas de acesso;

-Não repudiação (ou Legalidade): quando alguém não pode negar a autenticidade de um documento, a sua assinatura ou o seu envio;

-Auditoria: processo de assegurar que a atividade de um usuário possa ser devidamente registrada e revista para detectar eventos suspeitos.

O Conselho Federal de Medicina (CFM) e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) estabeleceram um convênio de cooperação técnico-científica que está em vigência desde 2002, com o objetivo de estabelecer as normas, padrões e regulamentos para a utilização do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) e o Registro Eletrônico em Saúde (RES) no Brasil. Tal convênio possibilitou a criação de um processo de Certificação de Sistemas de Registro Eletrônico de Saúde, com o estabelecimento dos requisitos obrigatórios, em consonância com a legislação federal para documento eletrônico, reforçando a obrigatoriedade do uso de certificação digital (assinatura eletrônica) para a validade ética e jurídica de um PEP/RES. Para um prontuário sem papel, totalmente digital, é obrigatório o uso de certificação digital para assinatura dos prontuários (CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA, 2012).

Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), o “certificado digital é um documento eletrônico que contém o nome, um número público exclusivo denominado chave pública e muitos outros dados que mostram quem somos para as pessoas e para os sistemas de informação. A chave pública serve para validar uma assinatura realizada em documentos eletrônicos” (INSTITUTO NACIONAL DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO, 2015).

Passagem de Plantão

escrita) podendo, também, ser considerada uma comunicação administrativa em função da assistência e do processo de trabalho em enfermagem (SILVA; CAMPOS, 2007).

Esta atividade cada vez se confirma como fundamental no processo de trabalho do enfermeiro, pois é a troca de informações entre a equipe que prestou cuidados ao paciente em um turno de trabalho com a equipe que irá assumir tais trabalhos no turno de trabalho seguinte. É o momento que permite ao profissional enfermeiro ter uma visão geral da unidade na qual assumira suas atividades (PORTAL; MAGALHÃES, 2008; PINHO; ABRAÃO; FERREIRA, 2003).

Esta atividade está prevista no Código de Ética dos profissionais de enfermagem no capítulo I, das relações com as pessoas, família e coletividade, dentre responsabilidade e deveres desses profissionais:

Artigo 16 - “Garantir a continuidade da assistência de enfermagem em condições que ofereçam segurança...”.

E no Artigo 41 da Sessão II das relações dos trabalhadores de enfermagem da saúde e outros, dispõe entre responsabilidades e deveres desses profissionais:

Artigo 41 - “Prestar informações escritas e verbais, completas e fidedignas, necessárias para assegurar a continuidade da assistência”.

A atividade de passagem de plantão exige dos profissionais de enfermagem a sistematização de sua dinâmica, a fim de poder ser realizada, no menor tempo possível, dentro dos limites preconizados pela instituição, sem comprometer a qualidade das informações que são transmitidas (SILVA; CAMPOS, 2007).

A qualidade da informação depende da habilidade de quem fala, da modalidade escolhida, do tempo despendido e da preocupação da equipe em registrar informações que relatam intercorrências com o paciente. O sucesso da passagem de plantão depende do trabalho em equipe bem articulado, criando formas e alternativas eficazes para transmissão de informações consistentes e de qualidade. A passagem de plantão deve ser vista como um momento para educação, reflexão e entrosamento entre as equipes, sob enfoque multidisciplinar, objetivando realizar condutas, proporcionar crescimento mútuo e melhor desenvolvimento no trabalho (SIQUEIRA; KURCGANT, 2005).

Em revisão de literatura acerca da temática, Silva e Campos (2007) e identificam os principais aspectos abordados em passagem de plantão:

- condições gerais de saúde e/ou sua alteração e conduta proposta; - se algum exame foi realizado ou não;

- se o paciente está recebendo preparo para exame a ser realizado e andamento do mesmo; - presença de soros, drenos, sondas;

- modo de transporte (maca, cadeira, deambulando);

- informações sobre materiais usados e a serem repostos, bem como condições de equipamento. Pode-se notar que a passagem de plantão pode ser organizada de diversas maneiras. De acordo com o tamanho da unidade, número e perfil de pacientes, tempo de permanência destes e número de componentes da equipe. A passagem de plantão poderá ser feita por relatório oral ou escrito, individualmente ou em grupos, à beira do leito ou no posto de enfermagem. De qualquer forma, cada equipe deverá decidir qual será a melhor forma para garantir que a passagem de plantão seja adequada e efetiva à realidade da unidade.

Cada instituição e cada profissional têm sua sistematização e dinâmica para realizar tal atividade, mas o enfermeiro deve ter em mente que existem elementos básicos para que uma passagem de plantão possa ser produtiva e eficaz, como por exemplo, comprometimento e valorização desta atividade. Ressalta-se que independente do método a ser utilizado ou unidade em que atue, o conteúdo da passagem de plantão deve estar relacionado com a complexidade do paciente, quantidade de pacientes atendidos e tempo de permanência (SIQUEIRA; KURCGANT, 2005; PINHO; ABRAÃO; FERREIRA, 2003).

É necessário destacar que a responsabilidade da passagem de plantão é sempre do enfermeiro, que deverá coordenar a atividade e assegurar que as informações serão transmitidas corretamente; bem como promover condições ambientais e orientações a todos os membros da equipe de enfermagem na realização desta atividade.

Correspondência Oficial

A Correspondência Oficial ou Redação oficial é o meio pelo qual se procura estabelecer relações de serviço na administração de organizações. Para que tais relações obtenham efetividade, traçam-se normas de linguagem e padronização no uso de fórmulas e estética para as comunicações escritas (MEDEIROS, 2000).

Tipos de Correspondência oficial são: oficio, memorando, correio eletrônico, requerimento, parecer e ata.

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão.

As comunicações oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador e o receptor dessas comunicações ou é o próprio serviço (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

A finalidade básica da redação oficial é comunicar com impessoalidade e máxima clareza, o que impõe certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da correspondência particular, etc.

Oficio é uma correspondência oficial destinada a alguma autoridade. Em geral é utilizada para solicitar ou reivindicar algo. Deve ser redigido de maneira formal e conter argumentos que justifiquem o pedido. Como, geralmente, é dirigido a autoridades, é necessário observar o tratamento que cada cargo exige.

De acordo com o Manual de redação da Presidência da Republica (BRASIL, 2002), o ofício deve conter os seguintes itens:

a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede: Exemplos:

Mem. 123/2002-MF Aviso 123/2002-SG Of. 123/2002-MME

b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita: Exemplo:

Brasília, 15 de março de 2013. c) assunto: resumo do teor do documento

Exemplos:

Assunto: Produtividade do órgão em 2015.

Assunto: Necessidade de aquisição de novos computadores.

d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço.

e) texto: o expediente deve conter a seguinte estrutura:

– introdução, que se confunde com o parágrafo de abertura, na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: "Tenho a honra de", "Tenho o prazer de", "Cumpre-me informar que", empregue a forma direta;

– desenvolvimento, no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição;

– conclusão, em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.

f) fecho;

g) assinatura do autor da comunicação; e h) identificação do signatário.

Para os chefes de Poder usa-se Excelentíssimo Senhor, seguido do respectivo cargo, por exemplo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República. As demais autoridades serão tratadas pelo vocativo Senhor, seguido do respectivo cargo, como: Senhor Senador; Senhor Juiz; Senhor Ministro, etc.

No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência terá a seguinte forma:

Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal

Ministro da Justiça 70.064 - Brasília/DF

Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades e para particulares, sendo o vocativo adequado: Senhor (cargo).

O endereçamento a ser colocado no final do texto do ofício para chefes do poder e demais autoridades:

Excelentíssimo Senhor Fulano de Tal

Presidente do Congresso Nacional Brasília/DF

O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Para autoridades superiores utiliza-se “respeitosamente”; para autoridades de mesma hierarquia ou inferior utiliza-se “atenciosamente”. As comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura.

A ata é o documento que objetiva registrar os fatos transcorridos em uma reunião. Deve ser iniciada pela identificação da reunião (a que se refere), data e horário de realização. Segue-se a lista dos presentes e relato dos fatos discutidos. A assinatura dos presentes à reunião ou pelo menos do presidente e secretário é importante para validação deste documento.

Referências

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