Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Instituto Politécnico da Guarda
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RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Abel da Silva Vieira
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO EM CONTABILIDADE
Dezembro / 2011 Gesp.010.01
Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Instituto Politécnico da Guarda
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RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Abel da Silva Vieira
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO EM CONTABILIDADE
AO ABRIGO DO PROTOCOLO CELEBRADO ENTRE A ESTG-IPG E A OTOC
Ficha de identificação:
Estagiário: Abel Silva Vieira, N.º 1008477
Estabelecimento de Ensino: Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda
Licenciatura em: Contabilidade
Local de Estagio: Gouviscrita – Escritório de Contabilidade, Lda.
Morada de Estagio: Avenida 25 de Abril, nº 5, 2º C - 6290-554 Gouveia
Datas de Inicio do Estágio: 01 de Março de 2011
Datas de Fim do Estágio: 20 de Dezembro de 2011
Supervisor de Estágio Curricular na Instituição: António Manuel de Sousa, TOC n.º 47.529
Resumo
O presente relatório de estágio curricular visa cumprir a última etapa para a conclusão da licenciatura em contabilidade da ESTG do IPG e descreve as tarefas mais relevantes executadas na empresa Gouviscrita – Escritório de Contabilidade, Lda. durante o mesmo. Assim, este Relatório de Estágio Curricular está estruturado por capítulos que traduzem o contacto do estagiário com os vários requisitos exigidos pelo “Regulamento de Inscrição,
Estágio e Exame Profissional da Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas”, atualmente em
vigor, nomeadamente no seu artigo 9º.
O primeiro capítulo aborda aspetos relacionados com a caracterização da empresa onde foi realizado o estágio curricular e no qual se apresentará a sua resenha histórica e a organização interna, bem como os recursos humanos na mesma. Por fim, apresentar-se-á as diversas temáticas que servirão de apoio ao desenvolvimento do estágio curricular. O segundo capítulo apresenta, de forma mais pormenorizada, o plano de estágio cumprido e, ainda, todas as atividades desenvolvidas, incluindo os procedimentos contabilísticos de acordo com o Sistema de Normalização Contabilística (SNC), que foi aprovado pelo Decreto-Lei nº 158/2009, de 13 de Julho (MFAP, 2009a). O terceiro capítulo apresenta as operações de fim de exercício. Por último, a conclusão final do estágio curricular, será relevada a importância do mesmo e as dificuldades encontradas, entre outros comentários finais.
Palavras-Chave: SNC, Microentidades, NC-ME JEL Classification: M40 Accounting
Agradecimentos
A todos aqueles que caminharam ao meu lado neste projeto de vida e que permitiram o seu cumprimento.
Aos diversos professores, colegas e amigos que ajudaram com dedicação.
Agradeço à Professora Rute Abreu, pela sua disponibilidade, apoio e orientação, na elaboração deste relatório de estágio curricular.
À empresa Gouviscrita, Lda e seus funcionários, Sr. António Sousa, Sr. Armindo Rodrigues, Jorge Pinto e à Vera Martins, vai o meu obrigado por disponibilizarem o seu tempo e recursos.
A maior recompensa do nosso trabalho não é o que nos pagam por ele, mas aquilo em que ele nos transforma. (Jonh Ruskin)
INDICE
Glossário de Siglas ... IX
Índice de Figuras ... X
Índice de Gráficos ... XI
Índice de Quadros ... XII
INTRODUÇÃO ... 1
CAPÍTULO I - O ESTÁGIO CURRICULAR ... 4
1 – O Estágio Curricular ... 5
1.1 – Duração do Estágio Curricular ... 5
1.2 – Atividades desenvolvidas no Estágio Curricular ... 5
1.3 – A Empresa onde decorreu o Estágio Curricular ... 7
1.3.1 – Recursos Humanos da empresa ... 8
1.3.2 – Características da carteira de clientes da empresa ... 9
1.3.2.1 – Empresas-clientes que dispõem de contabilidade organizada ... 11
1.3.2.2 – Empresas-clientes que não dispõem de contabilidade organizada ... 12
1.3.3 – Programas Informáticos utilizados no estágio curricular ... 13
1.3.3.1 – Programa Informático Artsoft ... 14
1.3.3.2 – Programa Informático Primavera ... 14
CAPÍTULO II – ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O ESTÁGIO CURRICULAR ... 15 2.1 – A Empresa ... 16 2.1.1 – Recursos Humanos ... 16 2.1.2 – Principais Clientes ... 17 2.1.3 – Enquadramento Contabilístico ... 17 2.1.4 – Enquadramento Fiscal. ... 20
2.2 – Procedimentos de Controlo Interno ... 20
2.2.1 – Gestão de Meios Financeiros Líquidos ... 22
2.2.2 – Gestão de Contas a Receber ... 26
2.2.3 – Gestão de Contas a Pagar ... 28
2.2.4 – Gestão de Inventários ... 30
2.2.5 – Gestão da Correspondência ... 32
2.3 – Receção de Documentos Contabilísticos ... 32
2.4 – Separação de Documentos Contabilísticos ... 33
2.5 – Classificação de Documentos Contabilísticos ... 35
2.5.1 – Adaptação do Plano de Contas à empresa ... 36
2.5.2 – Exemplos de classificação de Documentos Contabilísticos ... 36
2.5.2.1 – Aquisição de ativos fixos tangíveis ... 36
2.5.2.2 – Venda de Mercadorias ... 38
2.5.2.3 – Recebimento da Venda de Mercadorias ... 38
2.5.2.4 – Compra de mercadorias no mercado nacional ... 39
2.5.2.5 – Pagamento da Compra de Mercadorias ... 40
2.5.2.6 – Compra de mercadorias no mercado comunitário ... 41
2.5.2.7 – Devolução de Mercadorias ... 43
2.5.2.8 – Regularização de um fornecedor ... 44
2.5.2.10 – Fornecimentos e serviços externos: Comunicação ... 46
2.5.2.11 – Fornecimentos e serviços externos: Combustível ... 47
2.5.2.12 – Fornecimentos e serviços externos: Seguros ... 49
2.5.2.13 – Gastos com Pessoal: Seguro de acidentes de trabalho ... 50
2.5.2.14 – Fornecimentos e serviços externos: Trabalhos especializados ... 51
2.6 – Processamento de salários ... 51
2.6.1 – Processamento Informático ... 53
2.6.2 – Processamento Contabilístico ... 55
2.6.2.1 – Processamento de salários - 1ª Fase ... 56
2.6.2.2 - Processamento e encargos sobre os salários - 2ª Fase ... 58
2.6.2.3 - Processamento dos respetivos pagamentos - 3ª Fase ... 60
2.7 – Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA) ... 63
2.7.1 – Incidência do IVA ... 64
2.7.2 – Regime Normal de Tributação ... 65
2.7.3 – Regime Especial de Isenção ... 66
2.7.4 – Regime Especial dos Pequenos Retalhistas ... 67
2.7.5 - Regime de Tributação dos Combustíveis Líquidos aplicável aos Revendedores ... 69
2.7.6 - Taxas do Imposto sobre o Valor Acrescentado ... 70
2.7.7 – Apuramento do IVA ... 71
2.7.7.1 – Apuramento do IVA do 1º trimestre do ano de 2011 ... 77
2.7.7.2 – Declaração Periódica do IVA do 1º trimestre do ano de 2011 ... 78
2.8 – Outras Obrigações Declarativas ... 79
2.8.1 – Declaração de Início de Registo / Início de Atividade ... 79
2.8.2 – Declaração de Alteração de Atividade ... 80
2.8.3 – Declaração de Cessão de Atividade ... 80
2.9 – Ética e Deontologia no exercício da profissão ... 81
CAPÍTULO III – OPERAÇÕES DE FIM DE EXERCICIO ... 84
3.1 – Introdução ... 85
3.2 – Operações de fim de exercício ... 86
3.2.1 – Operações de Regularização ... 87
3.2.1.1 – Meios financeiros líquidos ... 87
3.2.1.2 – Contas a receber e Contas a pagar ... 88
3.2.1.2.1 – Clientes ... 88
3.2.1.2.2 – Fornecedores ... 88
3.2.1.2.3 – Outras contas a receber e a pagar ... 89
3.2.1.2.4 - Diferimentos ... 93
3.2.1.3 – Inventários ... 94
3.2.1.4 – Gastos de depreciação e de amortização ... 95
3.2.1.4.1 – Método das quotas constantes ... 97
3.2.1.4.2 – Método das quotas decrescentes ... 99
3.2.1.4.3 – Mensuração das depreciações do ano de 2010 ... 99
3.2.2 – Balancete de Retificação ... 101
3.2.3 – Apuramento de Resultados ... 101
3.2.3.1 – Resultado Antes de Impostos (RAI) ... 101
3.2.3.2 – Tributações autónomas ... 102
3.2.3.4.1 – IRC – Pagamento por Conta ... 105
3.2.4.4.2 – IRC - Pagamento Especial por Conta ... 107
3.2.4.4.3 – IRC – Estimação para o período ... 108
3.2.5 – Balancete de Encerramento ... 110
3.2.6 – Demonstrações Financeiras para microentidades ... 110
3.2.6.1 – Balanço para microentidades ... 111
3.2.6.2 – Demonstração dos Resultados por naturezas para microentidades ... 113
3.2.6.3 – Anexo para microentidades ... 113
3.2.6.4 – Relatório de Gestão ... 114
3.2.7 – Obrigações Fiscais ... 116
3.2.7.1 – Declaração de Rendimentos - Modelo 22 ... 116
3.2.7.2 – Informação Empresarial Simplificada (IES) ... 120
3.2.7.3 – Dossier Fiscal ... 125
Conclusão ... 127
Referências Bibliográficas ... 129
Glossário de Siglas
CAE – Classificação de Atividades Económicas
CIVA – Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado
CIRC – Código do Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas CIRS – Código do Imposto sobre o Rendimento das pessoas Singulares CMVMC – Custo das Mercadorias Vendidas e das Matérias Consumidas CNC – Comissão de Normalização Contabilística
CT – Código do Trabalho
CSC – Código das Sociedades Comerciais ESTG – Escola Superior de Tecnologia e Gestão GPL – Gases de Petróleo Liquefeitos
IES – Informação Empresarial Simplificada
IEFP – Instituto de Emprego e Formação Profissional IPG – Instituto Politécnico da Guarda
IRC – Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Colectivas IRS – Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares IVA – Imposto sobre o Valor Acrescentado
LT – Lucro Tributável
MF – Ministério das Finanças
MFAP – Ministério das Finanças e da Administração Pública MTSS – Ministério do Trabalho e da Solidariedade Social NCRF – Norma Contabilística e de Relato Financeiro NC-ME – Norma Contabilística Microentidades NIC – Norma Internacional de Contabilidade
NIPC – Número de Identificação de Pessoa Colectiva
NCRF- PE - Normas Contabilísticas e de Relato Financeiro para Pequenas Entidades OTOC – Ordem dos Técnicos oficiais de Contas
PC – Pagamento por Conta
PEC - Pagamento Especial por Conta POC – Plano Oficial de Contabilidade RAI – Resultado antes de Impostos
REOTOC – Regulamento de Estágios da Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas RITI - Regime do IVA nas transações Intracomunitárias
SNC - Sistema de Normalização Contabilística TOC – Técnico Oficial de Contas
TSU – Taxa Social Única VN – Volume de Negócios
Índice de Figuras
Figura n.º 1 - Organigrama da Gouviscrita, Lda ... 9
Figura n.º 2 - Organigrama da Decicar, Lda ... 17
Figura n.º 3 - Movimentação da conta depósitos à ordem (NC-ME 12) ... 24
Figura n.º 4 - Movimentação da conta clientes (NC-ME 21) ... 27
Figura n.º 5 - Movimentação da conta Fornecedores (NC-ME 22) ... 29
Figura n.º 6 - Cadastro de pessoal ... 54
Figura n.º 7 - Apuramento da TSU e Contribuições ... 55
Figura n.º 8 - IVA - Apuramento no Regime Especial dos Pequenos Retalhistas ... 68
Figura n.º 9 - IVA - Apuramento no Regime Normal ... 72
Figura n.º 10 - IVA - Movimentação das Contas no Apuramento do Regime Normal ... 76
Figura n.º 11 - Processo de Encerramento de Contas ... 86
Figura n.º 12 - Movimentação da conta de credores por acréscimos de gastos (NC-ME 2722) ... 92
Figura n.º 13 - Movimentação da conta de CMVMC (NC-ME 611) ... 95
Figura n.º 14 - Balanço – Desagregação por Rubrica ... 112
Figura n.º 15 - Declaração de Rendimentos - Modelo 22 ... 117
Figura n.º 16 - Informação prestada pela IES ... 121
Índice de Gráficos
Gráfico nº 1 – Tipologia dos Serviços Prestados pela Gouviscrita, Lda ... 10
Gráfico nº 2 – Sede de concelho dos clientes da Gouviscrita, Lda ... 10
Índice de Quadros
Quadro n.º 1 - Cronograma de atividades do estágio curricular ... 6
Quadro n.º 2 - Identificação da empresa promotora do estágio curricular ... 8
Quadro n.º 3 - Identificação da empresa objeto de tratamento no estágio curricular ... 16
Quadro n.º 4 - Tipologia da numeração dos documentos contabilísticos ... 35
Quadro n.º 5 - Aquisição de ativos fixos tangíveis, no mercado nacional, com IVA à taxa normal ... 37
Quadro n.º 6 - Pagamento da aquisição de ativos fixos tangíveis ... 38
Quadro n.º 7 - Venda de mercadorias, no mercado nacional, com IVA à taxa normal ... 38
Quadro n.º 8 - Recebimento da venda de mercadorias ... 39
Quadro n.º 9 - Compra de mercadorias, no mercado nacional, com IVA à taxa normal ... 40
Quadro n.º 10 - Pagamento da compra de mercadorias, no mercado nacional, com IVA à taxa normal ... 40
Quadro n.º 11- Compra de mercadorias, no mercado comunitário, com IVA à taxa normal .. 42
Quadro n.º 12 - Devolução de mercadorias a um fornecedor, através de uma nota de crédito, no mercado nacional, com IVA à taxa normal ... 44
Quadro n.º 13 - Regularização de um fornecedor, através de uma nota de débito, no mercado nacional, com IVA à taxa normal ... 45
Quadro n.º 14 - Fornecimento e serviços externos, no mercado nacional: eletricidade ... 46
Quadro n.º 15 - Fornecimento e serviços externos, no mercado nacional: comunicação ... 47
Quadro n.º 16 - Fornecimento e serviços externos, no mercado nacional: combustível ... 48
Quadro n.º 17 - Fornecimento e serviços externos: seguro de automóvel ... 50
Quadro n.º 18 - Gastos com pessoal: seguro de acidentes de trabalho ... 50
Quadro n.º 19 - Fornecimento e serviços externos, no mercado nacional: trabalhos especializados ... 51
Quadro n.º 20 - Salário do trabalhador A, gerente, casado, dois titulares, 1 dependente ... 56
Quadro n.º 21 - Salário do trabalhador B, casado, dois titulares, 1 dependente ... 56
Quadro n.º 22 - Salários dos trabalhadores C e D, casados, dois titulares, 1 dependente ... 57
Quadro n.º 23 - Contabilização do processamento de salários – 1ª Fase ... 57
Quadro n.º 24 - Contabilização do processamento dos encargos sobre os salários – 2ª Fase .. 59
Quadro n.º 25 - Contabilização do pagamento dos salários – 3ª Fase ... 60
Quadro n.º 26 - Contabilização do pagamento das contribuições para a segurança social – 3ª Fase ... 60
Quadro n.º 27 - Contabilização da entrega das retenções de IRS – 3ª Fase ... 61
Quadro n.º 28 - Limites de isenção de IRS em 2010 ... 63
Quadro n.º 29 – IVA - Taxas no continente e nas regiões autónomas ... 71
Quadro n.º 30 – IVA -Apuramento do 1º trimestre em 2011 ... 77
Quadro n.º 31 - IVA - Declaração periódica do 1º trimestre em 2011 ... 78
Quadro n.º 32 - Gastos com pessoal - processamento do mês de 2011 ... 90
Quadro n.º 33 - Gastos com o pessoal - contabilização do mês de 2011 ... 91
Quadro n.º 34 - Movimentação da conta de diferimentos-gastos a reconhecer ... 93
Quadro n.º 35 - Movimentação da conta de diferimentos - rendimentos a reconhecer ... 94
Quadro n.º 36 - Taxa da depreciação de AFT ... 98
Quadro n.º 37 - Contabilização da depreciação de AFT ... 98
Quadro n.º 38 - Apuramento da depreciação do exercício em 2010 ... 100
Quadro n.º 39 - Contabilização da depreciação do exercício em 2010 ... 100
Quadro n.º 41 - IRC - Taxas de tributação autónoma em 2010 ... 103
Quadro n.º 42 - IRC - Estimativa das tributações autónomas em 2010 ... 104
Quadro n.º 43 - IRC - pagamento especial por conta em 2010 ... 108
Quadro n.º 44 - IRC - cálculo da estimativa em 2010 ... 109
Quadro n.º 45 - IRC - contabilização da estimativa em 2010 ... 110
Quadro n.º 46 - IRC - apuramento do lucro tributável ... 118
Quadro n.º 47 - IRC - cálculo do valor a pagar em 2010 ... 119
Quadro n.º 48 - IRC - outras informações ... 119
Quadro n.º 49 - IRC - nota demonstrativa da liquidação em 2010 ... 120
O estágio curricular é uma importante ferramenta de ligação ao mercado de trabalho, promovendo a realização profissional e pessoal. A realidade das empresas ultrapassa em muito os conceitos aprendidos em sala de aula. Na empresa, o estagiário teve a oportunidade de aplicar os conceitos teóricos que ao longo dos últimos anos da licenciatura em Contabilidade foi consolidando. As várias matérias estudadas são agora aplicadas na prática, não de forma isolada, mas como um todo.
O estágio curricular realizado na Gouviscrita – Escritório de Contabilidade, Lda, decorreu no 2º semestre do ano letivo 2011/2012 e permitiu ao estagiário uma forma de compreender as funções de um contabilista, face ao papel que este assume no mundo empresarial. Um mundo que é dinâmico e que está sempre em constante mudança.
A profissão de contabilista, como técnico oficial de contas, é mais do que um mero agente que regista e organiza dados, e os faculta às entidades públicas e privadas. Também, é um profissional que analisa as informações económicas da empresa, composta por dados financeiros e operacionais e fornece estas informações vitais aos respetivos gestores empresariais, para que estes possam por sua vez, adotar as melhores medidas de desempenho e performance na sua estrutura organizacional.
Assim, este Relatório de Estágio Curricular está estruturado por capítulos que traduzem o contacto do estagiário com os vários requisitos exigidos pelo “Regulamento de Inscrição,
Estágio e Exame Profissional da Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas”, atualmente em
vigor, nomeadamente no seu artigo 9º.
O primeiro capítulo aborda aspetos relacionados com a caracterização da empresa onde foi realizado o estágio curricular e no qual se apresentará a sua resenha histórica e a organização interna, bem como os recursos humanos na mesma. Por fim, apresentar-se-á as diversas temáticas que servirão de apoio ao desenvolvimento do estágio curricular.
O segundo capítulo apresenta, de forma mais pormenorizada, o plano de estágio cumprido ao longo do semestre e, ainda, todas as atividades desenvolvidas, incluindo os procedimentos contabilísticos praticados, de acordo com o Sistema de Normalização Contabilística (SNC), que foi aprovado pelo Decreto-Lei nº 158/2009, de 13 de Julho (MFAP, 2009a).
Com a análise da legislação relativa às microentidades previsto no citado Decreto-Lei e à legislação publicada no corrente ano de 2011 que regulamenta este tipo de entidades, serão abordados os aspetos contabilísticos mais relevantes de forma a complementar o presente relatório de estágio. Neste capítulo são também apresentadas as medidas de controlo interno adotadas na empresa, bem como diversos aspetos práticos desenvolvidos na mesma.
O terceiro capítulo apresenta as operações de fim de exercício, considerando alguns aspetos relativos à regularização e retificação de contas, apuramento de resultados, Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Colectivas (IRC), encerramento das contas e, ainda, a elaboração dos documentos de prestação de contas.
Este relatório termina expondo as conclusões finais do estágio curricular, onde será relevada a importância do mesmo, as dificuldades encontradas, entre outros comentários finais.
1 – O Estágio Curricular
O estágio curricular obedeceu a orientações predefinidas e a critérios de duração temporal, objetivos, concretização de atividades e uma forte componente de aprendizagem prática.
1.1 – Duração do Estágio Curricular
O estágio curricular teve a duração de um semestre, decorreu na empresa Gouviscrita – Escritório de Contabilidade, Lda, com sede em Gouveia, distrito da Guarda. Na perspetiva do estagiário foi necessário um grande esforço pessoal, para que o mesmo se concretizasse e só com o apoio de vários intervenientes foi possível compreender de uma forma abrangente o exercício da profissão de contabilista.
1.2 – Atividades desenvolvidas no Estágio Curricular
A contabilidade reveste, uma importância vital no desempenho empresarial. Por este motivo, as atividades desenvolvidas durante o estágio curricular, foram as dispostas no artigo 9º do Regulamento de Inscrição, Estágio e Exame Profissional da Ordem dos Técnicos Oficiais de Contas (OTOC, 2011a):
a) Aprendizagem relativa à forma como se organiza a contabilidade nos do sistema de normalização contabilística ou outros planos de contas oficialmente aplicáveis, desde a recepção dos documentos até á classificação, registo e arquivo;
b) Práticas de controlo interno;
c) Apuramento de contribuições e impostos e preenchimento das respectivas declarações;
d) Supervisão dos actos declarativos para a segurança social e para efeitos fiscais relacionados com o processamento de salários;
e) Encerramento de contas e preparação das demonstrações financeiras e restantes documentos que compõem o “dossier fiscal”;
f) Preparação da informação contabilística para relatórios e análise de gestão e informação periódica à entidade a quem presta serviços;
g) Identificação e acompanhamento relativo à resolução de questões da organização com o recurso a contactos com os serviços relacionados com a profissão;
h) Conduta ética e deontológica associada à profissão.”
Ao longo do semestre foram desenvolvidas diversas atividades que estão sintetizadas e calendarizadas no Quadro nº 1.
Quadro n.º 1 - Cronograma de atividades do estágio curricular
Importa referir que este relatório de Estágio Curricular está subordinado ao artigo 10º, relativo à confidencialidade, expresso no Código Deontológico dos Técnicos Oficiais de Contas (OTOC, 2011b) e, especificamente, as alíneas:
a) Os Técnicos Oficiais de Contas e os seus colaboradores estão obrigados ao sigilo profissional sobre os factos e documentos de quem tomem conhecimento no exercício das suas funções, devendo adoptar medidas adequadas para a sua
Meses Atividades desenvolvidas 1 2 3 4 5 6 Acolhimento na empresa Receção e arquivo Classificação e registo Práticas de controlo interno
Apuramento de contribuições e impostos e respetivas declarações
Encerramento de contas e preparação das demonstrações financeiras e restantes documentos que compõem o dossier fiscal
Preparação informação contabilística para relatórios e análise de gestão
Identificação, acompanhamento, relativo à resolução de questões da organização com recurso a contatos com os serviços relacionados com a profissão
Supervisão dos atos declarativos para a segurança social e para efeitos fiscais relacionados com o processamento de salários
b) O sigilo profissional abrange ainda documentos ou outras coisas que se relacionem, direta ou indiretamente, com os factos sujeitos a sigilo:
c) A obrigação de sigilo profissional não está limitado no tempo, isto é, mantém-se mesmo após a cessação de funções;
d) Cessa a obrigação de sigilo profissional quando os Técnicos Oficiais de Contas tenha sido de tal dispensados pelas entidades a quem prestam serviços ou por decisão judicial ou ainda quando tenham de dar cumprimento aos deveres legais de informação perante a Direcção-Geral dos Impostos, a Inspeção Geral de Finanças e outros organismos legalmente competentes na matéria.
e) Fora das situações elencadas no número anterior, os Técnicos Oficiais de Contas só ficam dispensados desta obrigação quando previamente autorizados pela Direção da Ordem, em casos devidamente justificados;
f) A obrigação de guardar sigilo profissional inclui também a proibição de utilização, em proveito próprio ou de terceiros, de informação obtida no exercício das funções.”
Assim, toda a informação consultada e trabalhada respeitou os princípios atrás mencionados.
1.3 – A Empresa onde decorreu o Estágio Curricular
A empresa onde decorreu o estágio curricular foi a Gouviscrita- Escritório de Contabilidade, Lda, localizada na cidade de Gouveia.
Devido ao desenvolvimento empresarial que se registava no concelho, havia necessidade de prestação de serviços na área da contabilidade. Assim, em 1992, foi constituída a Gouviscrita, Lda, que ao longo dos anos tem sofrido alterações a nível de gerência e restantes funcionários.
Quadro n.º 2 - Identificação da empresa promotora do estágio curricular
1.3.1 – Recursos Humanos da empresa
Atualmente os recursos humanos da Gouviscrita, Lda são compostos por 4 membros, sendo os dois sócios, o Sr. António Manuel de Sousa, TOC n.º 47259 e o Sr. Armindo Augusto Caldeira Rodrigues, ambos com um percurso profissional relevante dentro da área empresarial.
Do quadro de pessoal fazem também parte dois funcionários: Jorge Miguel Tavares Pinto, já com muitos anos de experiencia dentro desta empresa, praticamente desde a sua fundação em 1995 e licenciado em contabilidade, bem como a Vera Sofia Rodrigues Martins funcionária deste escritório há sete anos.
Nome: Gouviscrita- Escritório de Contabilidade, Lda Capital Social: €14.963,94
Nome do Responsável: António Manuel de Sousa, TOC n.º 47259 Localização: Avenida 25 de Abril Nº5 2ºC
6290-554 Gouveia
Telefone: 238493161
Fax: 238493188
Data de Início de
Atividade: 01/01/1992
CAE: 69200 - Atividades de Contabilidade, Auditoria e Consultoria Fiscal
NIF: 502704454
Nº de Sócios: 2
Gerência
António Sousa (TOC) Sócio Gerente Armindo Rodrigues Sócio Gerente Jorge Pinto Colaborador Vera Martins Colaboradora
Para além destes colaboradores a tempo inteiro, a Gouviscrita, Lda tem pontualmente estagiários oriundos de diversas instituições de ensino, como são o Instituto Politécnico da Guarda e a Escola Profissional de Gouveia. A todos os estagiários é dada a oportunidade de conhecer o “outro” lado da contabilidade. A Figura nº 1 traduz o organigrama desta empresa.
Figura n.º 1 - Organigrama da Gouviscrita, Lda
1.3.2 – Características da carteira de clientes da empresa
O concelho de Gouveia, tal como a maioria de outros localizados no interior do país, tem sido penalizado pela desertificação populacional como consequência direta do encerramento das empresas, e da falta de investimento de modo a fixar a população local.
Até aos fins dos anos da década de 1980, a indústria do têxtil e lanifícios, tinham uma grande importância na economia da região. Porém, nos últimos anos, este concelho tem sido penalizado pela extinção destes sectores de atividade.
Assim, o comércio e a prestação de serviços, são de facto as áreas de atividade de maior predominância no concelho, e por consequência, o perfil de empresas a quem a Gouviscrita, Lda presta os seus serviços, conforme está evidenciado no Gráfico n.º 1, em termos percentuais e por área de atividade.
As zonas de interior são caraterizadas por uma forte imigração e emigração de pessoas e de empresas. A Gouviscrita, Lda tem por isso expandido os seus serviços a outras zonas geográficas no território nacional, de forma a aumentar a sua carteira de clientes, respeitando sempre o estabelecido no Código Deontológico dos Técnicos Oficiais de Contas, no que diz respeito há angariação de clientela. Além de empresas, a Gouviscrita, Lda estende os seus serviços a empresários em nome individual e a particulares.
O Gráfico nº 2 demonstra os clientes da Gouviscrita, Lda em termos percentuais e por localização geográfica dos concelhos. De todo este conjunto de clientes, e como explicado no parágrafo anterior, nem todos tem a sede da sua atividade neste concelho.
Gráfico nº 2 – Sede de concelho dos clientes da Gouviscrita, Lda
Os clientes estão subdivididos em dois regimes de contabilidade: os que são obrigados a
15% 10% 25% 35% 10% 5% Comercio Serviços Restauração Industria Construção Outras 10% 30% 60% Gouveia Concelhos Limítrofes Outros(Inclui Lisboa e Porto)
Gouviscrita, Lda presta serviços de contabilidade nos dois regimes. Os clientes com contabilidade organizada, representam 80% da sua carteira de clientes, representando os restantes 20% os que não tem contabilidade organizada, conforme demonstra o gráfico 3.
Gráfico nº 3 – Regime de Contabilidade dos Clientes da Gouviscrita, Lda
Os Clientes da Gouviscrita, Lda adoptam dois regimes regime de Contabilidade distintos e importa agora enquadrar com base na legislação fiscal, nomeadamente o Código do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Colectivas (CIRC), o Código do Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares (CIRS) e o Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado (CIVA).
1.3.2.1 – Empresas-clientes que dispõem de contabilidade organizada
De acordo com o nº 1 do artigo 123º do CIRC (OTOC, 2011c) são sujeitos a contabilidade organizada:
“1- As sociedades comerciais ou civis sob forma comercial, as cooperativas, as empresas públicas e as demais entidades que exerçam, a título principal, uma atividade comercial, industrial ou agrícola, com sede ou direção efetiva em território português, bem como as entidades que, embora não tendo sede nem direção efetiva naquele território, aí possuam estabelecimento estável, são
obrigadas a dispor de contabilidade organizada nos termos da lei comercial e
fiscal que, além dos requisitos indicados no nº 3 do artigo 17º, permita o controlo
do lucro tributável.” 20% 80% Com contabilidade Organizada Sem contabilidade Organizada
Por outras palavras, a questão está mesmo no apuramento o mais fiável possível dos respetivos impostos. Assim, entende-se que a organização é essencial e por isso mesmo, o n º 3 do artigo 17º do CIRC (OTOC, 2011c), refere que:
“(…), a contabilidade deve:
a) Estar organizada de acordo com a normalização contabilística e outras disposições legais em vigor para o respectivo sector de atividade, sem prejuízo da observância das disposições previstas neste Código;
b) Reflectir todas as operações realizadas pelo sujeito passivo e ser organizada de modo que os resultados das operações e variações patrimoniais sujeitas ao regime geral de IRC possam claramente distinguir-se dos das restantes.”
Além dos sujeitos passivos referidos anteriormente, são também obrigados a dispor de contabilidade organizada os referidos no nº1 do artigo 117º do CIRS (OTOC, 2011d):
“1 – Os titulares de rendimento da categoria B que não estejam abrangidos pelo regime simplificado de tributação são obrigados a dispor de contabilidade
organizada, nos termos da lei comercial e fiscal, que permita o controlo do
rendimento apurado.”
1.3.2.2 – Empresas-clientes que não dispõem de contabilidade organizada
O artigo 10º do Decreto-Lei nº 158/2009 (MFAP, 2009a) apresenta a dispensa de manter contabilidade organizada para:
(…) as pessoas que, exercendo a título individual qualquer atividade comercial, industrial ou agrícola, não realizem na média dos últimos três anos um volume de negócios superior a € 150 000.”
Todavia, as empresas enquadradas neste regime, não ficam dispensadas de manter um registo organizado da sua atividade comercial, pois o n.º1 do artigo 124º do CIRC (OTOC, 2011c) menciona que:
“As entidades com sede ou direcção efectiva em território português que não exerçam, a título principal, uma atividade comercial, industrial ou agrícolas e que
não disponham de contabilidade organizada nos termos do artigo anterior devem possuir obrigatoriamente os seguintes requisitos:
a) Registo de rendimentos, organizado segundo as várias categorias de rendimento considerados para efeitos de IRS;
b) Registo de encargos, organizado de modo a distinguir os encargos específicos de cada categoria de rendimentos sujeitos a imposto e os demais encargos a deduzir, no todo ou em parte, ao rendimento global;
c) Registo de inventário, em 31 de Dezembro, dos bens susceptíveis de gerarem ganhos tributáveis na categoria de mais – valias.”
Adicionalmente, os sujeitos passivos que não possuem contabilidade organizada devem respeitar o n.º 2 do artigo 50º do CIVA (OTOC, 2011e):
“Os sujeitos passivos que, não sendo obrigados a possuir contabilidade
organizada para efeitos do IRS ou IRC, possuam, no entanto, um sistema de contabilidade que satisfaça os requisitos adequados ao correcto apuramento e fiscalização do imposto podem não utilizar os livros referidos no n.º 1, aplicando-se aos referidos sujeitos passivos todas as normas constantes do preaplicando-sente Código relativas àqueles que possuem contabilidade organizada para efeitos dos impostos
sobre o rendimento, sem prejuízo de poderem beneficiar do regime especial de isenção, desde que preenchidas as demais condições previstas no artigo 53º”.
1.3.3 – Programas Informáticos utilizados no estágio curricular
Na Gouviscrita, Lda foram escolhidos como suporte para registo contabilístico, dois programas: o Artsoft e Primavera. Os funcionários deste escritório estão bastante familiarizados com estes meios informáticos, de forma que a aprendizagem decorreu sem grandes percalços. Evidentemente, a experiencia que é adquirida ao longo do tempo é importante para um maior á vontade na utilização deste software, mas houve sempre uma total disponibilidade por parte dos colaboradores da empresa no esclarecimento das dúvidas.
A Gouviscrita, Lda possui quatro licenças de utilização do software de contabilidade, portanto todos os colaboradores podem estar a trabalhar simultaneamente. Nesta empresa, este software é utilizado há alguns anos dado que a sua utilização é bastante intuitiva e prática. Toda a assistência técnica é prestada por parte da empresa responsável na comercialização do mesmo. Mais informações acerca deste software podem ser retiradas no endereço eletrónico www.artsoft.pt e traduzem em parte a opinião dos utilizadores deste escritório.
O módulo de contabilidade do programa informático Artsoft apresenta algumas funcionalidades:
Adaptação a planos oficiais de contabilidade (financeiros, públicos, estrangeiros); Suporte ao cálculo pró-rata;
Elaboração de livros selados, relatórios de fim do exercício e de dossiers fiscais; Elaboração e criação em ficheiro dos mapas fiscais obrigatórios;
Automatização de processamentos e pagamentos de vencimentos (quando associado à Gestão de Recursos Humanos);
Automatização de amortizações, reavaliações e abates do exercício (quando associado ao módulo de Imobilizado).
1.3.3.2 – Programa Informático Primavera
O programa informático Primavera Software é utilizado para tratamento das contabilidades não organizadas, sendo um programa de fácil utilização que vai ao encontro das necessidades de gestão deste escritório de contabilidade. É utilizado o módulo de contabilidades não organizadas.
CAPÍTULO II – ATIVIDADES
DESENVOLVIDAS DURANTE O ESTÁGIO
CURRICULAR
A empresaDecicar- Autopeças de Oeiras, LDA (ou Decicar, Lda) proposta para ser objeto de análise do presente relatório curricular é uma das empresas a quem a Gouviscrita, Lda presta os seus serviços de contabilidade. A informação apresentada, respeitou a Declaração de autorização contante no Anexo 0. O Quadro nº 3 mostra alguns detalhes de informação, nomeadamente:
Quadro n.º 3 - Identificação da empresa objeto de tratamento no estágio curricular
DENOMINAÇÃO SOCIAL: DECICAR- AUTOPEÇAS DE OEIRAS, LDA
NIPC: 501665447
NATUREZA JURIDICA: SOCIEDADE POR QUOTAS
SEDE: RUA DE SÃO PAULO, 2, 2780 OEIRAS
CAE: 45320 – CÓMERCIO A RETALHO DE PEÇAS E
ACESSORIOS PARA VEICULOS AUTOMOVEIS
CAPITAL: €57.361,76 REPARTIDO POR UM SÓCIO COM
€5.736,00 E O OUTRO SÓCIO DETEM €51.625,76. NÚMERO DE
TRABALHADORES: 5
ENQUADRAMENTO FISCAL:
CONTABILIDADE ORGANIZADA
PERIODICIDADE TRIMESTRAL DE ENTREGA DA DECLARAÇÃO PERIÓDICA DO IVA
Conforme o Quadro nº 3 demonstra, a empresa Decicar, Lda tem como objeto a comercialização de peças para automóveis, cuja sede e desenvolvimento de negócio se localiza em Oeiras.
2.1.1 – Recursos Humanos
A Figura nº 2 retrata em organigrama, a constituição dos recursos humanos que fazem parte da Decicar, Lda.
2.1.2 – Principais Clientes
A carteira de clientes da Decicar, Lda é constituída por: Empresas - 75%;
Particulares - 20% ; Outras instituições - 5%
2.1.3 – Enquadramento Contabilístico
A publicação do Decreto-Lei nº 158/2009 (MFAP, 2009a) implicou a entrada em vigor do Sistema de Normalização Contabilística (SNC). O referido Decreto-Lei veio estruturar o SNC em níveis de normalização contabilística que são determinados em função da dimensão da entidade e o grau de exigência de relato financeiro, sempre numa ótica de análise custo/beneficio. Assim, são contemplados os seguintes níveis:
1ºnível, Aplicação das normas IAS/IFRS que são obrigatórias para as empresas cotadas em bolsa em qualquer Estado membro da União Europeia ou para contas consolidadas, no caso de dois destes três critérios serem ultrapassados:
Vendas Liquidas > € 15.000.000,00 Total do Balanço > € 7,500.000,00
Nº. de trabalhadores: 250 (número médio durante o exercício).
Gerência
(2)
Pessoal Administrativo (1) PessoalVendas
(2)
2º nível, Aplicação das normas de contabilidade e relato financeiro (NCRF). O segundo nível é aplicável à generalidade das empresas, que para tal terão que aplicar as Normas de Contabilidade e Relato Financeiro (NCRF/NI) adaptadas às suas menores exigências de relato financeiro e à sua menor dimensão e grau de divulgações.
3º nível, Aplicação de normas de contabilidade e relato financeiro para pequenas entidades (NCRF-PE) - normas que correspondem a uma simplificação adicional das NCRF. Neste nível enquadram-se as pequenas e médias empresas que são a generalidade do tecido empresarial português. A dimensão destas empresas não pode ultrapassar dois dos três limites seguintes:
total de vendas líquidas e outros rendimentos - €1.000.000,00; total de balanço - €500.000,00;
número médio de trabalhadores durante o exercício - 20.
Qualquer empresa pode optar pelo primeiro nível desde que as suas contas sejam objeto de certificação legal. Com o intuito de simplificar ainda mais as regras e normas contabilísticas, a Lei n.º 35/2010 (AR, 2010a) veio dispensar da aplicação do SNC as microentidades. O art.º 2º da referida lei estabeleceu que se consideram microentidades as empresas que à data do balanço, não ultrapassem dois dos três limites seguintes:
total do balanço - € 500.000,00;
volume de negócios líquido - € 500.000,00;
número médio de empregados durante o exercício - 5.
O n.º 3 da Lei n.º 35/2010 (AR, 2010a) vem também mencionar que as microentidades ficam
“dispensadas da aplicação das normas contabilísticas previstas no Decreto -Lei n.º 158/2009, de 13 de Julho, devendo passar a adoptar normas contabilísticas
O Decreto-Lei n.º 36/2011 (MFAP, 2011a) veio precisamente aprovar o novo regime contabilístico das microentidades, designado por “regime da normalização contabilística para as microentidades”. Contudo, o ponto 5.3 do Anexo I do citado Decreto-Lei, menciona que
“a norma contabilística é proposta pela Comissão Normalização Contabilística e publicada através de aviso em Diário da República, depois de homologada pelo
membro do Governo responsável pela área das finanças”
O Aviso n.º 6726-A/2011 (MFAP, 2011b) vem homologar a norma contabilística para microentidades. O ponto 1.1 da refere o seu objetivo, mencionando que:
“Esta Norma Contabilística tem como objetivo estabelecer os aspetos de
reconhecimento, mensuração e divulgação, tidos como os requisitos contabilísticos aplicáveis às microentidades (…)”
A Portaria n.º 104/2011 (MFAP, 2011c) vem aprovar os modelos para as demonstrações financeiras relativas às microentidades nomeadamente: o Balanço, as Demonstração dos Resultados por natureza e o Anexo.
A Portaria n.º 107/2011 (MFAP, 2011d) aprova o Código de Contas para microentidades, mencionando no preâmbulo da citada Portaria. Com este Código de Contas pretende-se:
“um documento não exaustivo e contendo no essencial, o quadro síntese de contas, o Código de Contas (lista codificada de contas) e as notas de enquadramento.”
A Decicar, Lda, em face dos elementos contabilísticos é considerada uma microentidade. E importa referir, que em virtude da legislação publicada no corrente ano de 2011 relativa ao enquadramento contabilístico e fiscal das microentidades, houve da parte do estagiário um empenho adicional, no estudo e pesquisa, de forma a ter os conceitos fundamentais deste tipo de entidades.
A Decicar, Lda possui contabilidade organizada. Nesta situação, os sujeitos passivos podem estar enquadrados nos seguintes regimes, relativamente ao imposto sobre o valor acrescentado:
Regime Normal Mensal: Estão abrangidos pelo regime de periodicidade mensal, todos os sujeitos passivos que no ano civil anterior, apresentem um VN igual ou superior a €650.000,00. Estes sujeitos passivos terão de entregar por transmissão eletrónica de dados, as respetivas declarações periódicas até ao dia 10 do 2º mês seguinte àquele a que respeitam as operações, conforme a alínea a) do nº 1 do artigo 41º do CIVA (OTOC, 2011e).
Regime Normal Trimestral: Neste enquadram-se os sujeitos passivos que no ano civil anterior, apresentem um volume de negócios inferior a €650.000,00. Estes sujeitos passivos também terão de entregar por transmissão eletrónica de dados, as respetivas declarações periódicas até ao dia 15 do 2º mês seguinte ao trimestre do ano civil a que respeitam as operações, conforme a alínea b) do nº 1 do artigo 41º do CIVA (OTOC, 2011e). Estes sujeitos passivos podem optar pelo regime de periodicidade mensal, desde que o refiram na declaração de início de atividade ou na declaração de alterações, conforme os casos, devendo manter-se neste regime por um período mínimo de 3 anos, segundo o nº 2 do artigo 41º do CIVA (OTOC, 2011e).
A Decicar, Lda em face dos elementos contabilísticos, fica enquadrada no Regime Normal Trimestral de IVA, tendo apresentado em 2010, um volume de negócios de €410.190,98.
2.2 – Procedimentos de Controlo Interno
No mundo de hoje, qualquer tipo de informação deve ser credível para que o seu destinatário possa retirar conclusões idóneas da mesma. Por isso um sistema contabilístico fiável deve assentar num sistema de controlo interno adequado. Só assim se pode confiar na informação por ele gerada. Informações contabilísticas distorcidas podem levar a conclusões erradas e consequentes tomadas de decisão danosas para a empresa.
Segundo a Diretriz de Revisão/Auditoria 410 da Ordem dos Revisores Oficiais de Contas (OROC, 2010: 2):
“O sistema de controlo interno significa todas as políticas e procedimentos (controles internos) adoptados pela gestão de uma entidade que contribuam para a obtenção dos objetivos da gestão de assegurar, tanto quanto praticável, a condução ordenada e eficiente do seu negócio (…).”
Os procedimentos do controlo interno são um meio auxiliar importante que ajudam no cumprimento das diretivas da gestão e visam assegurar os seguintes aspetos:
Autorizar e validar as transações de acordo com as normas definidas pelo Órgão de Gestão;
Assegurar que todas as transações estão refletidas nas Demonstrações Financeiras; Registar adequadamente as transações de acordo com os princípios contabilísticos; Salvaguardar e proteger os Ativos e a Informação;
Reconciliar e assegurar a execução de operações de controlo e deteção entre os dados reais e os registados;
Segregar as funções entre as pessoas encarregadas do manuseamento dos valores e as que têm a seu cargo os registos contabilísticos desses mesmos valores.
Apesar de cada empresa ter as suas características próprias é possível identificar uma estrutura básica para a implementação de um sistema de controlo interno, comum a todas as empresas, sendo necessário:
Criar um organigrama que defina as relações organizacionais e funcionais das diversas áreas da empresa, o que facilita a delimitação defunções e Atividades em cada uma delas;
Elaborar manuais de normas e procedimentos, onde se define claramente um sistema de autorizações, de aprovações, de linhas de autoridade e o estabelecimento de rotinas e práticas operacionais;
Ter uma estrutura contabilística adequada, com recurso a técnicas contabilísticas, orçamentais, de custos, de acompanhamento e execução fiscal, planos de contas comentados e fluxos contabilísticos;
Selecionar e formar os empregados de modo a terem qualificações compatíveis com as rotinas e práticas operacionais a realizar.
As normas e procedimentos de controlo interno estiveram presentes mas tarefas desempenhadas pelo estagiário como prática corrente dos serviços prestados pela Gouviscrita, Lda.
2.2.1 – Gestão de Meios Financeiros Líquidos
De todos os ativos da empresa, os meios financeiros líquidos são os mais vulneráveis e sujeitas a utilizações indevidas. O exame da movimentação das contas caixa deve por este motivo merecer uma atenção especial.
Hoje em dia, com a crescente diversificação dos sistemas de gestão colocados á disposição por parte das entidades bancárias, a maior parte dos pagamentos e recebimentos são efetuados através de sistemas de «homebanking» baseados nos depósitos á ordem. Contudo e apesar de algum risco inerente, existem sempre alguns recebimentos e pagamentos em dinheiro, pelo que é necessária a implementação de um sistema de controlo interno.
Um dos controlos vulgarmente utilizados é o fundo fixo de caixa. Este fundo serve para fazer face a despesas de pequeno montante, como são por exemplo a compra de selos postais, transportes públicos, entre outros. Alguns procedimentos de controlo interno a adotar nesta área passam por:
Fixar um montante suficiente para as necessidades de caixa e entregá-lo a um só responsável.
Verificar a autenticidade, em cada pagamento, pelo responsável da «caixa pequena» do documento que o origina e se foi devidamente aprovado, após o qual fará o seu registo, colocando a indicação de “PAGO”.
Efetuar a reposição periódica do fundo, emitindo cheque nominativo à ordem do responsável do fundo fixo, mediante a entrega dos documentos pagos, que então serão levados às respetivas contas de custos.
Como se constata, o fundo fixo de caixa tem a vantagem de limitar o valor em caixa a um mínimo, evitando que haja tentações para cometer irregularidades e facilita a verificação
No que toca aos valores recebidos, estes devem ser depositados diariamente e nunca devem ser utilizados como meio de pagamento. O talão de depósito servirá de comprovativo da saída dos valores em caso de contagem da caixa.
Por parte da Decicar, Lda existe uma preocupação em fazer a gestão da caixa. Assim, as entradas e as saídas são registadas, fazendo-se a conferência mensal do saldo de caixa. Após a realização de controlo de caixa, todos os documentos são encaminhados para a empresa Gouviscrita, Lda. No entanto, não está normalizado a constituição de um fundo fixo de caixa de forma a limitar os pagamentos efetuados ao estritamente necessário neste âmbito.
Tal como foi dito no ponto anterior, atualmente a grande maioria das empresas utilizam os sistemas «homebanking» para efetuarem as suas transações, devido à comodidade e aos custos de operacionalidade mais baixos face a outros meios de pagamento (por exemplo os cheques). A utilização destes meios facilitará posteriormente as reconciliações bancárias, uma vez que existe um registo instantâneo no extrato bancário. Mas, há cuidados a ter, procedimentos de controlo interno a adotar neste domínio, que passam desde a abertura das contas bancárias até á sua movimentação.
Desde já a abertura de contas bancárias, deve estar sempre sujeita a aprovação dos respetivos órgãos de gestão. As fichas de assinaturas das pessoas que estão autorizadas a movimentar as contas, deverão encontrar-se, sempre, atualizadas, sendo que preferencialmente deverão estar duas pessoas com poderes para movimentação das contas bancárias.
Como explicado, os pagamentos que sejam necessários efetuar-se podem ser realizados através de cheques, transferências bancárias ou ordens permanentes de pagamento, sendo esta última aconselhável para pagamentos repetitivos, como por exemplo água, luz, telefone e outros. Relativamente a medidas de controlo interno que podem ser adotadas para os cheques são:
devem ser emitidos nominativamente e cruzados; devem ser assinados, preferencial, por duas pessoas;
devem ser arquivados e devidamente inutilizados todos os cheques anulados; Só devem ser assinados na presença dos documentos originais que lhe dão suporte; Não devem ser assinados cheques em branco.
Quanto às transferências bancárias, que sejam emitidas com base em suporte papel (impresso bancário, carta padrão da empresa), as mesmas deverão ser previamente verificadas e assinadas pelos órgãos de gestão com poderes para tal. Presentemente, e com recursos aos sistemas eletrónicos, é possível ordenar transferências bancárias, mas é importante que as «passwords» de acesso e validação a estes meios, estejam na posse de pessoas autorizadas. Independentemente do meio utilizado para pagamento, eletrónico, ou impresso bancário, o mesmo só deve ser autorizado e validado, tendo como suporte o documento que lhe deu origem.
Para responder à necessidade de conferência das entradas e saídas de meios monetários das contas bancárias efetuou-se a reconciliação bancária do mês de Dezembro de 2010, conforme evidenciado no Anexo 1. Estas têm por objetivo verificar a igualdade dos saldos bancários e contabilísticos e estes últimos resultam de nas contas de depósitos à ordem se movimentarem conforme demonstrado na Figura nº 3.
Figura n.º 3 - Movimentação da conta depósitos à ordem (NC-ME 12)
A Débito A Crédito
Depósitos Cheques emitidos
Ordens de transferências de terceiros
Ordens de transferências a terceiros
Juros vencidos de depósitos Juros de empréstimos obtidos
As instituições bancárias enviam, regra geral, mensalmente em formato papel ou eletronicamente, um extrato bancário. Este documento contém discriminado os movimentos que foram acontecendo efetivamente na conta bancária.
A reconciliação bancária realiza-se comparando o extrato bancário, com o extrato contabilístico da empresa, tendo em atenção de que um débito evidenciado por parte do banco corresponderá a um crédito registado na contabilidade.
Um primeiro passo a efetuar é analisar se os saldos iniciais dos dois extratos referido no parágrafo anterior são iguais. Caso isso não se verifique, deve-se identificar o motivo desta situação, provavelmente poderá indicar que no mês anterior não foi realizada a reconciliação bancária.
Caso se verifique a igualdade dos saldos, vamos colocando um visto nos movimentos comuns. Por norma, após esta conferência constatamos que há movimentos do banco e/ou da contabilidade que não foram reconciliados. Esta situação pode ter várias explicações, como por exemplo erros na contabilização de documentos, documentos em trânsito (faturas, cheques, transferências, comissões bancárias, entre outros), e que por isso podem ser registados em momentos diferentes na contabilidade ou no banco. Há ainda por vezes a perda ou extravio de documentos.
Como ferramenta de auxílio é elaborada uma folha de cálculo no programa informático “Excel”, que permitirá fazer um controlo dos movimentos não reconciliados e que também se encontra no Anexo 1 atrás mencionado. Iniciamos com o preenchimento dos saldos finais do extrato bancário e do extrato contabilístico. Após isso, enquadrarmos os movimentos não reconciliados quer em banco, quer na nossa contabilidade consoante a sua natureza. Esta aplicação retornará a diferença do saldo igual a zero, o que significará, em princípio, que a reconciliação está bem efetuada. Haverá necessidade, de por vezes fazer correções ou lançamentos na contabilidade para o acerto de saldos. Para isso é usualmente utilizado uma folha de operações diversas que irá justificar estes procedimentos. Findo isto, existem ainda aspetos ainda que devemos analisar.
Segundo Costa (2007):
“Os itens de reconciliação que apareçam dois meses consecutivos na reconciliação
deverão ser adequadamente investigados. No caso de se tratar de débitos e/ou créditos do Banco que não tenham sido contabilizados na Empresa haverá que detectar a razão do sucedido e, se não existirem ou tiverem sido extraviados os
vias. No caso de cheques que há vários meses permaneçam pendentes de levantamento haverá que contactar por escrito o beneficiário e, se tal não resultar, dever-se-á proceder ao seu estorno e instituir o Banco no sentido de não proceder ao seu pagamento. Se mais tarde o beneficiário vier a reclamar, emitir-se-á um novo cheque.”
A reconciliação bancária é um importante procedimento de controlo interno, na medida em que avalia o rigor da informação contabilística. O Estagiário teve a oportunidade de realizar reconciliações bancárias. Exemplificando este procedimento e como anteriormente já mencionado, o Anexo 1 contém o mapa elaborado da reconciliação bancária efetuada. Como se pode observar no mesmo, a diferença de saldos apurada deve-se ao facto de existir em trânsito um cheque já considerado na contabilidade da empesa.
2.2.2 – Gestão de Contas a Receber
Quando falamos em contas a receber, falamos basicamente em clientes, que são a base primordial de qualquer negócio. Assim, compreendesse que esta é uma área de cuidadosa análise na vertente contabilística e na implementação de procedimentos de controlo interno.
A nota de enquadramento ao SNC relativas à conta da classe 2 - contas a receber e a pagar, subconta 21-clientes, refere-se à conta que regista os movimentos com os compradores de mercadorias, de produtos ou serviços. Situação idêntica se processa com as microentidades, tal como é referido pelas notas de enquadramento relativa á NC-ME, publicada na Portaria nº 107/2011 (MFAP, 2011d). A Figura nº 4 demonstra como contabilisticamente é movimentada esta conta.
Figura n.º 4 - Movimentação da conta clientes (NC-ME 21)
A Débito A Crédito
Vendas Recebimentos/Pagamentos de clientes
Notas de débito Notas de crédito (descontos) Regularização de adiantamentos Anulação de adiantamentos … entre outros Devolução/ Desconta de vendas
Dívidas de cobrança duvidosa …entre outros
Conforme se verifica na Figura nº 4 existe uma série de interações entre a empresa e os seus clientes. Devido a isso, torna-se necessário “vigiar” de perto esta relação reciproca. É aqui que o controlo interno entra em atuação.
Uma tarefa importante neste domínio é a confrontação dos extratos contabilísticos da empresa com os extratos do cliente, para verificar se o lançamento dos movimentos em ambas as contabilidades é igual. O objetivo é fazer uma reconciliação de clientes. O método é o mesmo utilizado para as reconciliações bancárias, mas aplicado a clientes. É solicitado ao cliente um extrato das transações efetuadas com a empresa, e na posse deste, vamos “picando” os movimentos que sejam coincidentes com o extrato da empresa.
No caso de existirem divergências é necessário procurar as causas, e para isso, são consultados os movimentos e documentos correspondentes. Quando encontrados os erros, é efetuada a regularização das diferenças, podendo utilizar para o efeito uma “folha de operações diversas”.
Na análise às contas da Decicar, Lda, o Estagiário foi confrontado com algumas situações que revelaram divergências oriundas de:
Lançamentos: Contas de cliente erradas, movimentos em duplicado e existência de duas contas correntes relativas ao mesmo cliente.
O Anexo 2 apresenta a reconciliação de um cliente. Este anexo contém dois documentos sendo que um deles é o extrato da conta corrente desde 1 de Janeiro até 31 de Dezembro. Após a conferência de saldos e processo de confirmação dos lançamentos e respetivos documentos contabilísticos, foi detetado um lançamento em duplicado, pelo que foi regularizada a situação com o documento “Operações Diversas” que também se apresenta no Anexo 2.
2.2.3 – Gestão de Contas a Pagar
As contas a pagar adquirem importância, porque implicam logicamente a saída de meios financeiros da empresa. Em particular, falamos das contas de fornecedores na classe 2 do Balanço. Esta conta de fornecedores inclui todos os registos que advém de compras de bens e serviços, quer seja para a utilização e/ou consumo na atividade corrente da empresa, excluindo os que são destinados a imobilizado.
A conta 221 – Fornecedores c/c são de natureza credora e indicam as dívidas a fornecedores de bens e serviços. Assim, esta conta credita-se pelas compras a crédito de bens e serviços, por contrapartida do débito da conta 31 – Compras ou da conta 62 – Fornecimentos e serviços externos, dependendo da natureza da despesa. A Figura nº 5 demonstra como contabilisticamente é movimentada esta conta.
Conforme acontece com as contas a pagar e nomeadamente os fornecedores deve existir um sistema de controlo interno. Uma das medidas passa por efetuar mensalmente a reconciliação de saldos entre empresas, que será a comparação entre o extrato corrente de um determinado fornecedor e o extrato corrente de clientes da empresa. Outras medidas adicionais de controlo interno que podem ser adotadas são:
segregação de funções, planeamento e controlo, gestão de stocks, conferência de faturas, entre outros.
definição das condições perante os fornecedores e outros credores da empresa sobre os preços, condições de pagamento, prazos de entrega.
Receção e inspeção de bens e serviços.
Elaboração de um processo de pagamento para cada fatura, contendo toda a documentação necessária.
Figura n.º 5 - Movimentação da conta Fornecedores (NC-ME 22)
O Estagiário teve a oportunidade de efetuar uma reconciliação de saldos de fornecedores. Tal como aconteceu com a reconciliação de clientes, também nas contas de fornecedores foram detetados alguns erros quer no processo de lançamento, quer ausência de documentos, mas que devido ao processo de controlo interno foram devidamente corrigidos. Assim, o Anexo 3 apresenta uma lista de fornecedores reconciliados do exercício económico de 2010, em que o Estagiário fez a reconciliação relativa ao ano anterior ao da realização do estágio, durante o período de encerramento de contas.
A Débito A Crédito
Pelos pagamentos efetuados a fornecedores, por crédito da conta 12 – Depósitos à ordem.
Pelas compras a crédito de bens e serviços, por débito da conta 31 – compras ou conta 62 – FSE
Pelas devoluções a fornecedores, por crédito das contas 317 – devoluções de compras ou 62 – FSE.
Pela transferência das faturas inicialmente na conta 225 -Fatura em receção e conferência
Pelos descontos comerciais e abatimentos obtidos após a emissão da fatura, por crédito da conta 318 – Descontos e abatimentos em compras ou da conta 62 – FSE.
Pelos descontos financeiros obtidos, por crédito da conta 782 – descontos de pronto pagamento obtidos
2.2.4 – Gestão de Inventários
Por norma, os inventários advém das compras efetuadas aos fornecedores. Nos inventários, a questão fundamental consiste em determinar qual o valor que deve ser apresentando no ativo que para muitas empresas representa uma parte considerável do seu património.
A Norma Contabilística de Relato Financeiro (NCRF) 18 no parágrafo 10, (MFAP, 2009e) refere que
“o custo dos inventários deve incluir todos os custos de compra, custos de conversão e outros custos incorridos para colocar os inventários no seu local e na sua condição actuais”.
De forma a exemplificar o que pode ser considerado como custo de compra, o paragrafo 11 da mesma norma (MFAP, 2009e)refere os
“preço de compra, direitos de importação e outros impostos, custos de transporte,
manuseamento e outros custos directamente atribuíveis á aquisição de bens acabados, de materiais e de serviços.”
A NC-ME (MFAP, 2011b) refere nos parágrafos 11.1 a 11.4 o custo dos inventários, referindo também o disposto no parágrafo 10 da NCRF 18, atrás mencionada.
O preço de compra representa uma das vantagens competitivas por parte das empresas. Assim, uma das medidas de controlo interno que pode ser implementada é a de recolha de informação de fornecedores que apresentem melhores condições de compra, relativamente a preços, condições de pagamento, prazos de entrega, entre outros.
Após a aquisição dos inventários, é necessários controlá-los e as contagens físicas são importantes. Este objetivo pode ser alcançado utilizando:
Sistema de Inventário Permanente (SIP) - fornece, em qualquer momento, o valor dos inventários em armazém e, consequentemente, o resultado obtido nas vendas ou na produção.
Sistema de Inventário Intermitente (SII) – Utilizando este sistema de movimentação das mercadorias, só periodicamente (em regra no fim do exercício económico) se conhece o valor das mercadorias em armazém por inventário direto ou contagem física. Limita o conhecimento do resultado obtido nas vendas a uma inventariação física dos stocks em armazém.
De forma a garantir a correta inventariação, é importante que exista segregação de funções, entre os responsáveis pela aquisição das mercadorias, e quem faz a sua inventariação, evitando eventuais desvios ou furtos de inventários, facilitando assim o seu controlo. Segundo o artigo 12º do Decreto-Lei nº 158/2009 (MFAP, 2009a):
“as entidades a quem seja aplicável o SNC ou as normas internacionais de
contabilidade adoptadas pela UE ficam obrigadas a adoptar o sistema de inventário permanente na contabilização dos inventários”.
Contudo, a obrigação de adoção deste sistema, segundo o n.º 2 do artigo 262.º do Código das Sociedades Comerciais (CSC) (OTOC, 2011f) só se aplica a entidades que ultrapassem durante dois exercícios consecutivos, dois dos três limites, €1.500.000,00 de total do balanço, €3.000.000,00 de total das vendas líquidas e outros proveitos e 50 trabalhadores em média durante o exercício.
Assim, em face do enquadramento e definição de microentidade anteriormente explicado, a NC-ME (MFAP, 2011b), dá opção de escolha na adoção do sistema de inventário, refere a no ponto 11.10 de que
“os inventários podem ser movimentados em sistema intermitente ou permanente”.
A empresa Decicar, Lda, devido a ser de pequena dimensão, segue o sistema de inventário intermitente. Apesar de ao longo do ano económico haver sempre um controlo o mais aproximado à realidade através de procedimentos internos, nomeadamente por meio da aplicação informática que gere as vendas ao balcão, só no final do ano realiza uma conferência mais exaustiva dos seus inventários.
2.2.5 – Gestão da Correspondência
O sistema de gestão da correspondência e respetivo controlo interno consiste na separação da correspondência por departamentos. Cada departamento nomeia um funcionário responsável pelo tratamento da sua correspondência e por norma deverá ser um funcionário que não tenha ligações á área de contabilidade ou tesouraria. Relativamente a Decicar, Lda, a correspondência é tratada localmente em Oeiras, sendo que a Gouviscrita, Lda, recebe a documentação que lhe diz respeito por correio, ou por vezes utilizando os meios eletrónicos disponíveis, como o email.
2.3 – Receção de Documentos Contabilísticos
Todo o trabalho contabilístico é baseado em documentos, e todos eles devem ser organizados, classificados e arquivados de forma cuidada. Quando os clientes entregam os documentos na Gouviscrita, Lda é necessário fazer uma triagem, ou seja fazer uma separação entre aqueles que são relevantes para a contabilidade e os que não o são. Acontece por vezes, a “mistura” daquilo que é a Atividade da empresa e as despesas que dizem respeito ao foro pessoal por parte dos empresários.
Os documentos são entregues, mensal ou trimestralmente, conforme o regime de IVA em que se enquadrar cada cliente. Segundo o n.º1 do artigo 52º do CIVA (OTOC, 2011e):
“os sujeitos passivos têm não só o dever mas a obrigatoriedade de “arquivar e
conservar em boa ordem durante os 10 anos civis subsequentes todos os livros, registos e respectivos documentos de suporte, incluindo, quando a contabilidade é estabelecida por meios informáticos, os relativos à análise, programação e execução dos tratamentos.”
A Decicar, Lda, em virtude da sua localização no concelho de Oeiras, distrito de Lisboa, envia os seus documentos para o escritório de contabilidade sendo a maior parte das vezes via correio, devidamente acondicionados e já com alguma organização, sendo de realçar o profissionalismo que é evidente por parte dos recursos humanos da empresa. Há situações
