UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
DAIANE COUTO DOS SANTOS DINIZ
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA
INFORMATIZADO SPF DO SETOR COMPARTILHADO/RBG/SAO DA EMPRESA XYZ Niterói 2016
2 DAIANE COUTO DOS SANTOS DINIZ
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA
INFORMATIZADO SPF DO SETOR
COMPARTILHADO/RBG/SAO DA EMPRESA XYZ
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia
ORIENTADOR:Prof.ª Lindalva Rosinete Silva Neves
Niterói 2016
Ficha Catalográfica:
D585 Diniz, Daiane Couto dos Santos.
Gestão de documentos arquivísticos digitais: análise do sistema informatizado SPF da XYZ / Daiane Couto dos Santos Diniz. - Niterói, 2016.
44 f.
Orientadora: Lindalva Rosinete Silva Neves.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) –
Universidade Federal Fluminense, Instituto de Arte e Comunicação Social, 2016.
Bibliografia: f. 42-44
1. Gestão de documentos. 2. Gestão de documentos digitais. 3. Documento eletrônico.
I. Neves, Lindalva Rosinete da Silva. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
4
DAIANE COUTO DOS SANTOS DINIZ
GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS
DIGITAIS: ANÁLISE DO SISTEMA
INFORMATIZADO SPF DO SETOR
COMPARTILHADO/RBG/SAO DA EMPRESA XYZ
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense, como requisito parcial para obtenção do Grau de Bacharel em Arquivologia
APROVADO EM: / / BANCA EXAMINADORA
______________________________________________ Prof.ª - Orientadora Lindalva Rosinete Silva Neves Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Prof. ª Fátima Justiniano
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________ Prof. Renato Mattos
Universidade Federal Fluminense
Niterói 2016
Dedico este trabalho aos meus pais Castilho e Adelir, por terem me dado a vida e pela inspiração que busquei neles.
Ao meu irmão Juliano, a minha família e principalmente a minha filha Giovanna.
6
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus por tudo que sou, por me amparar e me dar forças para não desistir dos meus sonhos objetivos.
Agradeço aos meus pais, por tudo que fizeram por mim, e mesmo que não estejam presentes entre nós, tenho certeza que estão felizes por verem a pessoa que me tornei.
Agradeço a minha filha Giovanna, pois ela foi a inspiração da grande mudança em minha vida, inclusive de retornar aos estudos e renovar minhas esperanças e lutas diárias, pois basta ver seu rosto, percebo que nada foi em vão.
Agradeço a minha ex-sogra Fátima, a quem eu chamo carinhosamente de tia. Pela sua generosidade e compreensão em me ajudar a prosseguir meu sonho na vida acadêmica, por cuidar da minha filha para eu poder estudar e nos momentos difíceis me auxiliando financeiramente em não perder as aulas.
Agradeço ao meu atual esposo Rodrigo, pela paciência em não exigir tanto de mim, principalmente na reta final, compreender a importância de concretizar esse sonho para mim e para minha família.
Agradeço aos meus bons amigos: Aline, Bruno, Cecília, Diego e Thaís, que se mantiveram ao meu lado durante essa caminhada. Ao Bruno e a Cecília com quem compartilhei momentos de dor e alegria, tanto da vida pessoal quanto profissional, desde o primeiro período. A Aline e Thaís, pois nos momentos onde fraquejei e tentei desistir, elas me redirecionarem ao meu propósito. E ao Diego, pelo fato de me fazer rir em qualquer momento, até nos piores, alegrando a minha vida e fazendo enxergar uma luz no fim do túnel.
Enfim, agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste trabalho.
EPÍGRAFE
“ O papel dos arquivistas é também o de agir como memória. ” Jean-Yves Rousseau
8
RESUMO
Este trabalho aborda alguns conceitos da área arquivistica, enfatizando a Gestão de Documentos Digitais, através de conceitos para uma melhor compreensão sobre a gestão documental tradicional através de seus princípios e práticas e a evolução para a gestão da documentação digital. Tem como objetivo analisar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos em uma empresa ligada ao ramo petrolífero do País, a partir de alguns requisitos obrigatórios para o gerenciamento de documentos digitais, observados no e-ARQ Brasil (2011)
Palavras Chave: Arquivos. Gestão de Documentos. Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais. Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos
ABSTRACT
This paper approaches some concepts of the archivistical area, emphasizing Digital Document Management, through concepts for a better understanding of traditional document management through its principles and practices and the evolution to the management of digital documentation. It aims to analyze a system of electronic management of archival documents in a company related to the country's oil industry, based on some mandatory requirements for the management of digital documents, observed in e-ARQ Brazil (2011)
Keywords: Files. Document Management. Management of Digital Archives. Computerized Document Management System
10
LISTA DE ABREVIATURAS
ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas CENPES – Centro de Pesquisa e Desenvolvimento CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos
CTDE – Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos
DIBRATE – Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica
e-ARQ BRASIL – Modelo de Requisito para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivistica de Documentos
GED – Gestão Eletrônica de Documentos ICA – Conselho Internacional de Arquivos
InterPARES – International Research on Permanent Authentic Records in Eletronic Systems NBR – Norma Brasileira
NBR 10067 – Princípios Gerais de Representação em Desenho Técnico NBR 10068 – Folha de Desenho – Leiaute e Dimensões
NBR 10126 – Cotagem em Desenho Técnico
NBR 10582 – Apresentação da Folha para Desenho Técnico NBR 13142 – Desenho Técnico – Dobramento de Cópia
Norma 381 – Execução de Desenhos e outros Documentos Técnicos em Geral Norma 1710 – Codificação de Documentos de Engenharia
Norma 2064 - Emissão e Revisão de Documentos de Projeto
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos SIGEM – Sistema Integrado de Gerenciamento de Empreendimento SINAR – Sistema Nacional de Arquivos
DWG – Extensão de Arquivos de Desenhos em 2D e 3D
JPEG – Método de Compressão de Imagens Fotográficas no Formato de Arquivo PDF (Portable Documento Format) – Formato Portátil de Documento.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO...12
2 ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS...15
2.1 ARQUIVO: DEFINIÇÕES E CARACTERÍSTICAS...15
2.2 INFORMAÇÃO...17
2.3 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO...18
2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO...21
2.5 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL...21
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS...24
3.1 AS ORIGENS DO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E O SEU DESENVOLVIMENTO...24
3.2 O CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE CICLO DE VIDA...26
3.3 A GESTÃO DOCUMENTAL NO BRASIL...28
3.4 GED E SIGAD...29
3.5 E-ARQ BRASIL: DEFINIÇÕES E OBJETIVOS...31
4 ANÁLISE DO SISTEMA SMARTPLANT FOUNDATION DA EMPRESA XYZ...32
4.1 EMPRESA XYZ: HISTÓRICO, VISÃO E MISSÃO...32
4.1.1 Arquivo da regional RBG/Compartilhado/SÃO/PPCO...33
4.2 O SISTEMA SPF...34
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...40
12
1 INTRODUÇÃO
Este trabalho aborda a necessidade premente de qualquer organização para se manter atuante num mercado de trabalho cada vez mais competitivo, onde a tecnologia se torna obsoleta continuamente. A partir da estrutura organizacional da instituição, pode-se observar como ocorre sua movimentação documental, imprescindível para recuperação das informações necessárias para as tomadas de decisões. Para isso, deve-se prever de imediato a confecção da tabela de temporalidade em sua fase corrente para que todos os procedimentos técnicos sejam adequados contribuindo para o objetivo da instituição que é a adequada tomada de decisões. Para tanto, torna-se fundamental que haja uma gestão documental bem executada para que o ciclo vital de documentos possa atender às necessidades organizacionais, através de um plano de classificação e de uma tabela de temporalidade eficientes.
Neste estudo, existe uma breve conceituação sobre a gestão de documentos tradicionais e eletrônicos, porque será apresentado um estudo de caso.
Em virtude das dimensões da instituição, a demanda pelos documentos é imensa e o arquivo custodia documentos administrativos, jurídicos e técnicos
A reestruturação do arquivo está ocorrendo há pouco tempo, porque a equipe anterior não tinha a visão da necessidade de se manter os arquivos, de acordo com as normas internas N-381/2008 rev. 2008 – Execução de Desenhos e outros Documentos Técnicos em Geral ( esta norma interna fixa as condições exigíveis para a execução de desenho e outros documentos técnicos elaborados para apresentação de projeto). N-1710/2010 rev. M – Codificação de Documentos de Engenharia (esta norma interna visa uniformizar e sistematizar a codificação de documentos técnicos de engenharia emitidos em papel ou meio eletrônico relativos às instalações da empresa XYZ de forma a permitir seu arquivamento ordenado e facilitar a recuperação de informações); N-2064/2003 rev. C – Emissão e Revisão de Documentos de Projeto ( esta norma interna fixa as condições exigíveis para a emissão e revisão de documentos técnicos de projetos em geral, para uso interno e externo à empresa XYZ). Estas normas foram implementadas seguindo os parâmetros das normas da ABNT seguintes: NBR 10067/1993 – Princípios Gerais de Representação em Desenho Técnico (esta norma fixa a forma de apresentação em desenho técnico); NBR 10068/1987 – Folha de Desenho – Leiaute e Dimensões (esta norma padroniza as características dimensionais das folhas em branco e pré imprensadas a serem aplicadas em todos os desenhos técnicos), NBR
10126/1987 – Cotagem em Desenho Técnico (esta norma fixa princípios gerais de cotagem a serem aplicados em todos os desenhos), NBR 10582/1988 - Apresentação da Folha para Desenho Técnico (esta norma fixa as condições exigíveis para a localização e disposição do desenho, espaço para texto e espaço para legenda, e respectivos conteúdos, nas falhas dos desenho técnicos) e NBR 13142/1999 – Desenho Técnico – Dobramento de Cópia (esta norma fixa as condições exigíveis para dobramento de cópia de desenho técnico). As duas juntamente determinam que toda a documentação produzida e acumulada pelo Órgão seja submetida à padronização.
A atual equipe vive em um processo de atender a demanda que todo dia chega em grande quantidade, assim como avaliar a documentação acumulada anteriormente para padronizá-la e disponibilizar ao sistema para consulta de seus funcionários.
O presente trabalho tem por objetivo abordar a questão da inserção dos documentos tanto em suporte físico e eletrônico em sistemas de recuperação da informação. Por isso, serão apontados em linhas gerais os conceitos e práticas arquivísticos para a organização do acervo.
Conhecer o como os órgãos são estruturados, quais são as suas funções e como eles executam suas atividades revela muito sobre a gênese dos registros documentais. Além disso a história administrativa é uma fonte para a definição do organismo produtor. (SOUZA, 2003, p. 256-257).
Assim, a gestão deverá respeitar tanto a documentação tradicional quanto a digital para que todo e qualquer usuário possa acessa-la, embora o local onde a pesquisa ocorreu tem 90% de sua produção é realizada em meio eletrônico.
Souza, em sua outra obra intitulada Os arquivos montados nos setores de trabalho e as massas documentais acumuladas na administração pública brasileira: uma tentativa de explicação. Remete a perspectiva da realidade das instituições arquivísticas no Brasil. Com a visão do grande acúmulo documental sem a aplicação de conceitos e princípios disseminados internacionalmente, como o respeito aos fundos e a Teoria das três idades. Por não haver um controle na produção e avaliação de tudo o que é produzido, muitos fundos são contidos de documentos em duplicata, isso sem atentar para o fato de que algumas instituições mantém setores ou salas que possuem seu próprio arquivo, onde um respectivo documento é reproduzido e suas cópias servem de original para cada setor onde é solicitado. A forma de arquivamento é a mais variada possível, de acordo com o interesse do servidor (usuário) do
14 local, não seguindo os princípios de classificação, tampouco possui elementos para a recuperação da informação para usuários externos.
O acondicionamento dos arquivos de valor histórico recolhidos por instituições de guarda permanente é mal realizado, pois estes locais não possuem estrutura e suporte para custodiar tal documentação. E ainda é muito sinuosa a política de preservação documental para valor histórico ou comprobatório, só se sabe que quando for solicitado, o usuário tem o direito à informação, mas como a mesma será resgatada é um fator a se trabalhar.
Outro ponto acentuado é a cultura da guarda de documentos em gavetas, pois alguns funcionários desconfiam da eficiência dos arquivos ou criam laços com a documentação, tratando-a como sua propriedade, apenas pelo fato de tê-la produzido. Não compreende que o documento produzido pelo seu trabalho, pertence à instituição e não ao seu arquivo pessoal. Salienta que tal prática comumente é feita em arquivos públicos. Porém com a informatização, o cenário arquivístico brasileiro está mudando ainda que timidamente, devido à substituição mecânica pela eletrônica.
O tratamento técnico dos arquivos ativos e das massas documentais acumuladas na administração pública brasileira é um dos grandes desafios da Arquivística no país. A aplicação, ainda não muito comum, do conceito das três idades documentais é necessária para dar inteligibilidade a esses acervos (SOUZA, 1997, p.13).
Utilizar autores como Schellemberg, Llansó, Indolfo, Bellotto, Jardim e Duchein, que abordam em suas obras sobre todo o conceito teórico da Arquivologia, norteando o pensamento em soluções no tratamento do fundo acumulado. Já autores como Santos, Rondinelli, Indolfo, Duranti entre outros, abordam o conceito de gestão de documentos e gerenciamento de documentos eletrônicos estão sendo analisados neste trabalho. E textos de Brascher e do Cardoso com os temas sobre organização do conhecimento e gestão da qualidade, como complementação da literatura apresentada.
2
ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS FUNDAMENTAIS
Os arquivos são produzidos desde a antiguidade. Seus registros eram feitos em pedra, papiro, tecido e outros. Os documentos arquivísticos foram produzidos e acumulados durante um longo período sem qualquer tipo de controle. Com o fim da 2ª Guerra Mundial, nos Estados Unidos com a imensa documentação produzida em larga escala, fez-se necessário pensar no surgimento da Gestão de Documentos para lidar com o acúmulo documental desse período.
A forma de documento digital surgiu no início da era da informática, nos primórdios dos anos 60, os computadores contribuíram para a produção sem controle de documentos. Os arquivos sofriam com os problemas de manutenção de integridade, uma das características que preserva a autenticidade. Quem se ocupava em destinar os arquivos físicos, se viram numa nova realidade: a de preservar os dos documentos digitais.
A partir disto apresentaremos ao longo deste capítulo as definições dos conceitos da Arquivologia, sua origem e termos correlatos.
2.1 ARQUIVO: DEFINIÇÕES E CARACTERÍSTICAS
O Manual dos Arquivistas Holandeses (1975, p.13) define arquivo como “conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia desse órgão ou funcionário”.
Se assemelhando muito com o que foi descrito no Manual de Arquivística (Associação dos Arquivistas Franceses, 1970, p. 23, apud Jardim e Fonseca, 1998, p. 122), arquivo seria:
[...] o conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, que tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades. De acordo com, o art. 2º da Lei 8159, de 08 de janeiro de 1991, são considerados arquivos, os conjuntos documentais “ produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”.
16 [...] o conjunto de documentos de qualquer natureza, reunidos orgânica e automaticamente por um corpo administrativo, uma pessoa física ou jurídica, em razão de suas funções ou de suas atividades.
Para Jardim e Fonseca (1998, p. 124) o arquivo é o “conjunto de informações institucionais ou orgânicas, quaisquer que sejam sua data de produção, seu suporte material, sua natureza, acumuladas por uma organização (ou pessoa física), em decorrência das suas ações.”
Paes (2004, p. 20) enfatiza que a função básica do arquivo é “tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”.
Schellenberg(2006, p.41), em sua obra Arquivos Modernos, define o arquivo como: Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente (SHELLENBERG, 2006, p. 41).
Delmas (2010, p. 56) define arquivo como “os documentos reunidos por uma pessoa ou instituição em razão das suas necessidades, formando assim, um conjunto solidário e orgânico denominado fundo de arquivo, sendo conservado para usos posteriores”.
No Glossário Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2014, p 6) afirma que Arquivo (fundo) é “o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte”. Há ainda, uma definição de arquivo como instituição (CTDE, 2014, p.6): “Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso ao documento arquivístico”.
O Projeto InterPARES 3 (2012) apresenta as seguintes definições de arquivo:
agência ou instituição responsável pela preservação e comunicação dos documentos arquivísticos selecionados para a preservação permanente; lugar onde serão mantidos os documentos arquivísticos selecionados para a preservação permanente; conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica ou organização na condução de seus negócios, e preservados.
O glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2014, p. 7) define arquivo digital como conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa de computador e armazenada em suporte apropriado.
Após a leitura desses textos, é possível avaliar que arquivos seriam aqueles conjuntos documentais acumulados ou produzidos, por uma instituição ou pessoa, no decorrer das suas
atividades. Manter registros e informações ordenadamente agrupadas, de modo que não se perca o seu caráter orgânico. Portanto, se registra para se recuperar posteriormente o documento.
Sabe-se que o termo arquivo é utilizado tanto para os documentos, como para nomear o local (Instituição) e também nomeia o armário onde se organiza são acondicionados os documentos.
2.2 INFORMAÇÃO
O termo “informação” é originário do latim informatio, tendo na tradução o significado: modelar, dar forma. Em português, no Dicionário Michaelis online o seu significado consta como o ato ou efeito de informar.
Para a realidade arquivística nem toda informação é informação arquivística. “Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho funcionalmente inter-relacionados” (THOMASSEM, 2006, p.6)
O Projeto InterPARES 3 (2012) define informação como “conjunto de dados organizado para transmitir uma unidade complexa dotada de significado”. E no InterPARES 2 (2007) considera informação como um “conjunto de dados destinados à comunicação através do tempo e do espaço”.
O Conselho Internacional de Arquivos - CIA (2013) apresenta o conceito de informação em duas partes: ”1. informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico; 2. Documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes ou documentos digitais”.
O Glossário da CTDE (2014, p. 25) define informação como “elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contidos num documento “(ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 107).
Rondinelli (2013, p. 55) enfatiza que a palavra informação, “na linguagem cotidiana, é imediatamente associada à notícia, acontecimento. Trata-se de um fenômeno básico da sociedade humana desde sempre”. Porém para a atualidade, a sociedade se tornou tão
18 abrangente com o uso das novas tecnologias que o termo informação se elevou ao nível de sociedade da informação.
2.3 DOCUMENTO E DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO
Qualquer informação afixada em um suporte é considerada documento, mas para a Arquivística, nem todo documento pode ser considerado documento de arquivo. O conceito de documento possui várias definições que serão expostas em seguida, para um melhor entendimento. Este material está Disponível em: http://michaelis.uol.com.br/busca?id=xRVld. Acesso em 11/07/2016.
Na obra de Schellenberg (2006, p. 41), ele define documentos como:
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos,
operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos (SCHELLEMBERG, 2006, p.41).
Para Duranti (2005, p.7), documento é “informação afixada a um suporte numa determinada forma”. No mesmo texto, ela define que documento arquivístico como “qualquer documento criado, produzido ou recebido e retido para ação ou referência, por uma pessoa física ou jurídica ao longo de uma atividade prática como instrumento e subproduto dessa atividade”.
Negreiros e Dias (2008, p. 4) afirmam que independente de ser ou não um documento eletrônico, para ser um documento arquivístico o mesmo precisa respeitar os princípios e as características dos documentos arquivísticos convencionais.
O DIBRATE (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.73) explicita documento como “uma unidade de registros de informações, qualquer que seja o suporte ou o formato”. Essa mesma definição é defendida pelo Glossário CTDE (2014).
Lacombe e Silva (2007, p. 115) defendem que documento arquivístico é o registro rotineiro das atividades desenvolvidas por uma instituição ou pessoa no cumprimento de sua missão, servindo para apoiar essas atividades, que está fixado em um suporte e tem relação
com os demais documentos produzidos por esta instituição ou pessoa. Dessa forma, o registro produzido, tramitado e armazenado em formato digital das atividades de uma instituição ou pessoa de ser identificado como um documento arquivístico digital.
Delmas (2010, p. 56) considera que não é qualquer documento que pode ser considerado como de arquivo. O documento de arquivo é o instrumento de uma ação e, como tal, possui três qualidades: ele é necessário, pessoal e preservado.
O e-ARQ Brasil (2011, p.16) descreve a importância dos documentos arquivísticos e sua aplicabilidade nas instituições. São instrumentos fundamentais para a tomada de decisão e prestação de constas aos órgãos e entidades, e posteriormente são fontes de prova, garantindo os direitos dos cidadãos e testemunho de ação, sendo necessária a adoção de procedimentos rigorosos para garantir a confiabilidade e autenticidade dos documentos, assim como seu acesso contínuo.
O Projeto InterPARES2 (2012) define Documento como “uma unidade indivisível de informação constituída por uma mensagem fixada num suporte (registrada) com uma síntese estável. Um documento tem forma fixa e conteúdo estável”.
Rondinelli (2013, p. 25) aborda que “um dos caminhos para se chegar ao conceito de Documento pode ser o filosófico, no qual duas vertentes se complementam, a semântica e a etimológica. A primeira corresponde ao conteúdo do conceito e envolve uma questão definicional. Já a segunda corresponde ao nome do conceito e envolve uma questão denominacional”.
O projeto InterPARES3 (2012) aborda que o documento arquivístico é documento elaborado ou recebido no curso de uma atividade prática como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. No InterPARES 2, sua definição é um pouco diferenciada, no caso, documento arquivístico como qualquer documento produzido (isso é, elaborado ou recebido e salvo para ações futuras ou referência) por uma pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade prática como um instrumento e subproduto de tal atividade.
Rondinelli (2013, p. 144) destaca que o termo documento de arquivo é utilizado nos países de língua inglesa e o termo documento de arquivo é mais utilizado nos países latinos, a exemplo do Brasil. Abordando que é mais uma questão de tradução, pois a definição para ambos é a mesma.
O Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletronicos (2014, p.18) define que documento arquivístico é documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma
20 atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.
Com base nas leituras acima, podemos destacar algumas características que diferenciam os materiais. Documento seria toda informação registrada em um suporte (papel, pedra, livros, etc.), enquanto documento de arquivo teriam continuidade e relação com a atividade da pessoa que o produziu e devem permanecer íntegros e relacionados.
Cabe ressaltar que os documentos de arquivo têm algumas características específicas tais como: imparcialidade; autenticidade; naturalidade; organicidade; unicidade.
Duranti (1994, p. 51) afirma que a primeira característica é a imparcialidade, que diz respeito ao fato dos documentos serem verdadeiros e livres de suspeitas, pois foram feitos sem a intenção de informar para a posteridade. Os documentos devem ser registros fieis dos fatos e ações.
Isso não quer dizer que as pessoas que intervêm em sua criação são livres de preconceitos, mas que as razões por que eles são produzidos (para desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas processuais) asseguram que não são escritos na intenção ou para a informação da posteridade, nem com a expectativa de serem expostos com o receio do olhar do público (Duranti, 1994, p.51)
Autenticidade: está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia: os documentos são produtos de rotinas processuais que visa ao cumprimento e determinada função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando são criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir destas rotinas estabelecidas (Duranti, 1994, p.51).
Naturalidade: os registros arquivísticos não são coletados artificialmente, mas acumulados nas administrações, em função de seus objetivos práticos (Jardim, Fonseca, 1998, p. 126.) Isto é, os documentos são acumulados naturalmente, de acordo com a produção da instituição ou pessoa que o gera, com a função de atender aos objetivos da administração.
Organicidade: os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações para as quais foram criados. Eles são ligados por um elo é criado no momento em que são produzidos ou recebidos (Fonseca; Jardim, 1998, 126). Significa que o conjunto ou unidade criada não pode perder os inter-relacionamentos entre os documentos e também o fundo não pode ser desmembrado, pois perderia seu sentido.
Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence (Duranti, 1994, p. 52). Essa passagem retrata que um único documento pode ser localizado no grupo que está inserido, poderá ter cópia do mesmo
documento em outros grupos, se tornando único em cada grupo. O que não pode ocorrer são várias cópias de um mesmo documento inseridos em um único grupo, formando duplicatas.
Devido a essas características específicas, os registros documentais cumprem seu objetivo de detentor da informação verídica e valor probatório.
2.4 DOCUMENTO DIGITAL E DOCUMENTO ELETRÔNICO
No Glossário do Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2014, p. 19) existem duas definições similares para esses termos. Documento Digital é toda informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional. E o Documento eletrônico é toda informação registrada, codificada em forma analógica ou em digito binários, acessível e interpretável, por meio de um equipamento eletrônico.
2.5 DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO DIGITAL
Duranti (2005, p. 7) define documento arquivístico digital como documento arquivistico produzido (produzido ou recebido e retido para ação ou referência) de forma eletrônica, o que significa que uma mensagem recebida em forma eletrônica, porém retida em papel é um documento arquivistico em papel, enquanto uma carta recebida em papel, porém escaneada no computador e somente usada como arquivo digital é um documento arquivístico digital.
No Projeto InterPARES 3 (2012) afirma que documento arquivistico digital é um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento arquivístico.
Rondinelli (2013, p. 235) afirma que Documento Arquivístico Digital “...deve possuir as mesmas características que apresentava no formato papel. Forma fixa e conteúdo estável, relação orgânica, contexto identificável, ação e o envolvimento de cinco pessoas: autor, redator, destinatário, originador e produtor”. O que ela explica nesse trecho é que para ser considerado como Documento Arquivístico Digital, o documento deve manter as mesmas características estáveis que possuía no momento que foi criado e salvo (características vinculadas à Diplomática).
No Projeto InterPARES 2 (2012) descreve duas características que determinam a apresentação estável do documento. São elas: forma fixa e conteúdo estável.
22 Forma fixa: qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma aparência ou apresentação documental cada vez que o documento é recuperado.
Conteúdo estável: Características de um documento arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos imutáveis e exige que eventuais mudanças sejam feitas por meio de acréscimo de atualizações ou da produção de uma nova versão.
O conceito de conteúdo estável é simples, quando comparado ao conceito de forma fixa, pois o ultimo descrito significa que a mensagem transmitida por um documento arquivístico digital será exibida com a mesma apresentação documental de quando foi elaborado ou recebido e salvo pela primeira vez. Portanto a apresentação digital (formato do arquivo) pode mudar, mas sua apresentação documental não, por sua forma documental não mudar.
Além dessas duas características, a forma documental possui regras de representação de acordo com as quais o conteúdo de um documento arquivístico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados. A forma documental possui tantos elementos extrínsecos quanto intrínsecos.
Elementos intrínsecos: elementos de um documento arquivístico que expressam a ação da qual ele participa e seu contexto imediato, inclusive os nomes das pessoas envolvidas na sua produção, o nome e descrição da ação ou assunto ao qual ele pertence, a (s) data (s) de produção e transmissão etc.
Elementos extrínsecos: elementos de um documento arquivístico que constituem sua aparência externa, inclusive as características de apresentação, como fonte, gráficos, imagens, sons, layouts, hiperlinks, resoluções de imagens, assim como selos, assinaturas digitais, carimbos de tempo e sinais especiais (marcas d’água digitais, logotipos, timbres, etc).
Duranti (2005, p.10) acrescenta outras quatro características que mantem a estabilidade dos documentos arquivísticos digitais. São elas: autenticidade; autenticação; confiabilidade e precisão.
Autenticidade: é a confiabilidade de um documento como tal, e se refere ao fato de que um documento é o que ele parece ser e não foi alterado e corrompido. Sendo de responsabilidade tanto do autor quanto do conservador.
Autenticação: é uma declaração de autenticidade, resultante tanto na inserção como do acréscimo ao documento de um elemento ou de uma afirmação.
Fidedignidade: é o grau de confiabilidade de um documento como declaração de um fato, isto é, sua capacidade de representar os fatos tratados. Essa responsabilidade é do produtor do documento em avaliar a completude, a autoridade e a capacidade do autor.
Precisão: é uma característica introduzida pelo InterPARES 2, se refere a exatidão do conteúdo, em grande parte dependente da competência do autor e dos controles sobre o processo de registros de dados.
24
3 GESTÃO DE DOCUMENTOS
A gestão de documentos tem como missão a economia e eficácia da administração à qual faz parte. A Gestão de documentos começou a se desenvolver nos Estados Unidos no período pós-guerra. Surgiu devido à grande produção de documentos em suportes e formatos distintos, sem a necessidade que houvesse uma forma de eliminar os que não teria serventia posteriormente.
Com a produção desenfreada de diversas formas documentais. Houve a necessidade de criar políticas arquivisticas, assim como estipular os conceitos de Gestão de Documentos. Para selecionar os documentos que deveriam ser preservados e eliminar aqueles que não teriam valores comprobatório ou histórico para as Instituições.
Para os arquivistas do século XXI, um dos grandes desafios seria: gerenciar os documentos eletrônicos e manter as características dos documentos arquivístico digital.
Este capítulo trata a origem do conceito de Gestão de Documentos, assim como o conceito de records management. (Gestão de Documentos), termo criado pelos americanos verificar a gestão de documentos no Brasil, O Conarq e o uso dos sistemas, entre outros assuntos.
3.1 AS ORIGENS DO CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E O SEU DESENVOLVIMENTO.
De acordo com Llansó (1993, p.47), a Gestão de Documentos ou Records management sempre foi praticada desde os primórdios dos tempos. No entanto, o conceito começou a ser idealizado no início do século XX, nos EUA, antes da Primeira Guerra Mundial, se concretizando após o fim da mesma devido à grande produção de documentos que ocorreu durante e após o seu término.
Jardim (1987, p. 36.) aborda em sua obra sobre a dificuldade que os EUA e o Canadá possuíam em preservar tudo o que era produzido. Pois a prática de armazenamento já existia. Entretanto uma teoria ou estudo que conceituasse o que seria Gestão de Documentos, só surgiu após a 2ª grande guerra, devido à necessidade de racionalizar a produção e guardar somente os documentos necessários.
[...] embora sua concepção teórica e aplicabilidade tenha se desenvolvido após a Segunda Guerra Mundial, a partir dos EUA e Canadá, a Gestão de
Documentos possuía raízes já no final do século XIX, em função dos problemas então detectados nas administrações públicas destes dois países, no que se referia ao uso e guarda (JARDIM, 1987, p. 36).
Llansó (1993, p. 69) afirma que nos Estados Unidos, em 1926, o Congresso decidiu construir um edifício onde se centralizaria todos os documentos. Além disso, o Congresso votou a lei National Archives Act no ano de 1934. Esta lei previa a criação do Arquivo Nacional e a concentração e preservação dos arquivos do governo que possuíam valor administrativo e histórico, bem como decidia sobre a tramitação, transferência e destruição dos documentos pelos quais não houvesse interesse. Após esse feito, foi criada uma comissão averiguadora que identificou em 1938, 1.500 km de documentos federais, e no ano de 1940, a comissão consegue a transferência de 17 km dos documentos e no ano seguinte diminui o volume documental em 50% da capacidade total do Arquivo.
Llansó (1993, p. 71) explica que com a entrada dos Estados Unidos na 2ª Guerra Mundial, o Arquivo supera os 150 km de fundos de documentos e cabe aos arquivistas criarem novas comissões para resolver essa situação descontrolada. Em 1945, se avalia que a massa documental acumulada pelas administrações federais é de 7000 km, oito vezes a mais que a capacidade dos Arquivos Nacionais. Devido a este e outros assuntos que se tornaram cada vez mais impraticáveis e sendo assim, foi instaurada a Comissão Hoover.
Para Lhansó (1993, p. 72), o records management não era considerado um programa, e só começou a ser chamado assim após a formação de uma força tarefa dirigida por Emmet J. Leahi (diretor do National Records Management Concil), onde era aconselhado às empresas privadas a gerenciar seus arquivos conjuntamente. A formação de uma força tarefa foi apresentada na Comissão Hoover e tinha as seguintes recomendações: um organismo chamado Federal Records Administration assumiria os Arquivos Nacionais e depósitos intermediários, se responsabilizando por gerenciar os depósitos interministeriais, além de promover reformas e economia na tramitação dos arquivos correntes; assegurar que uma autoridade legal administrasse desde a criação até sua eliminação ou guarda dos arquivos correntes do governo; e por último nomeasse um gestor documental (Record management officer) em cada administração, conduzindo as normas estabelecidas na comissão, embrião do futuro Records Manager, estabelecido pelo Federal Records Act de 1950.
A partir da Comissão Hoover, o conceito de Gestão de Documentos é efetivamente implantado nos EUA, trazendo quatro consequências: a noção de records management é oficialmente reconhecida; cria-se um serviço especial junto aos Arquivos Nacionais; esse serviço e as administrações recebiam responsabilidades complementares; a criação e
26 oficialização dos records centers. Entretanto, apesar dessas medidas, ocorre uma nova proliferação de documentos como consequência da guerra da Coréia, provocando a abertura da segunda Comissão Hoover.
Llansó (1993, p.75) afirma que a segunda comissão Hoover foi novamente presidida por Emmet J. Leahi, e foi denominada paperwork management, pois o termo record manegement era sinônimo de eliminação e transferência, e a preocupação nessa reunião era com a gestão imediata dos arquivos correntes. Ao final da mesma, foi relatada ao NARS (National Archives and Records Services) a missão de assumir as responsabilidades que ali foram definidas.
Em uma década desde a primeira comissão atingiu os três objetivos primordiais: a administração liberou um enorme volume de documentos, conseguindo um saldo positivo de 260 km de papéis livres; os records centers se estabelecem, pois cada record center suporta o triplo do espaço que possuía nas oficinas (antigo local de guarda dos documentos); limitação da produção dos documentos e controle direto e indireto das eliminações, garantindo tudo o que realmente deverá ser conservado.
3.2 O CONCEITO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E DE CICLO DE VIDA
O Dicionário Brasileiro de Terminologia (DIBRATE, 2004, p.90) define Gestão de Documentos como:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Também referida como administração de documentos.
Para Jardim, o conceito de gestão de documentos significa o ciclo de vida: "[...] a gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para o arquivamento permanente" (JARDIM, 1987, p. 36).
Nesse trecho, o autor supracitado afirma que a gestão de documentos deve contemplar todo o ciclo de vida dos documentos, isto é, o documento deve ser controlado desde a sua criação até sua avaliação para eliminação ou guarda permanente, para que seu objetivo maior, o de eficiência e eficácia seja concretizado.
Rhoads(1989,p.3) enfatiza que um programa de gestão documental ou gestão de documentos é tornar eficaz, quando se exige a participação da direção da Administração Nacional de Arquivos, assim como de diversos organismos na execução do programa.
Um programa de gestão de documento eficaz requer uma direção pela autoridade central pública, de preferência o arquivo de administração nacional, além da participação ativa de várias agências de implementação do programa (RHOADS, 1989, p. 3).
Rhoads (1989, p. 02) considera que o ciclo de vida documental compreende três fases para atingir a economia e eficácia, que são eles: produção; utilização e conservação destinação.
Produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos.
Utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de programas de documentos vitais e de uso de automação e reprografia nestes processos.
Destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário, eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.
Ainda sobre a pesquisa realizada por Rhoads (1989, p. 16), ele afirma que existem quatro níveis de aplicação de programas de gestão de documento: o nível mínimo, mínimo ampliado, intermediário e máximo. E que os mesmos devem ser avaliados para sua integração as instituições detentoras de arquivos.
Nível mínimo: o governo deve contar, ao menos com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente.
Nível mínimo ampliado: é complementar ao primeiro, com o acréscimo da existência de um ou mais centros de arquivamento intermediário.
Nível intermediário: compreende os dois primeiros, e inclui adoção de programas básicos que consistem geralmente em elaboração e gestão de formulários, elaboração de sistemas de arquivos corrente, gestão de correspondência e um programa de documentos essenciais, assim como o planejamento de sua proteção em casos de catástrofe.
Nível máximo: compreendem a todos os níveis anteriores juntamente com a gestão de diretrizes, correspondência e telecomunicações, máquinas copiadoras, sistemas de informação sobre a gestão (MIS), e tratamento de textos para a preparação de correspondência, informes e diretrizes para relatar os formulários.
28 3.3 - A GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL.
A lei 8159/91, no art. 3º, consolida o conceito de Gestão de Documentos no Brasil: “Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente"
Esta lei define a gestão de documentos desde a sua criação até sua destinação final, avaliando o documento em cada etapa que for cumprir o ciclo vital dos documentos.
A definição, segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia (DIBRATE 2004, p. 90), sobre Gestão de Documentos:
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, usando sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Também referida como administração de documentos.
De acordo com Jardim (1987, p.39), no Brasil, as instituições arquivísticas foram influenciadas pelos países europeus, por isso seu modelo de gestão é bem diferente da visão norte-americana. As instituições públicas brasileiras apresentam características comuns em sua atuação, já que são organizações voltadas para a guarda de documentos, que não foram submetidos a processo de avaliação do seu valor secundário. O autor há três décadas constatava que a documentação produzida e acumulada muitas vezes ficava sem organização ou tratamento por falta de pessoal, espaço físico e a legislação. O autor concluiu que o país estava mais próximo do século XIX do que do XXI.
Jardim (1987, p.40) descreve vários exemplos onde a administração brasileira possui ricos acervos com informação histórica essencial para a preservação, entretanto não se é dado o tratamento adequado aos mesmos por não haver uma gestão documental semelhante aos dos países mais desenvolvidos na gestão documental (EUA e Canadá), devido ao pouco investimento na preservação da memória. Para que o Brasil possa controlar os documentos públicos, deve construir metodologias específicas de acordo com a tradição administrativa brasileira.
Elaborar diretrizes quanto ao recebimento, classificação, tramitação e arquivamento de documento de uso corrente. Elaborar procedimentos básicos para avaliação e seleção de grandes acervos desorganizados. Elaborar procedimentos básicos para a recuperação de
informações contidas em massas documentais com valor intermediário e permanente que foram mantidas de forma dispersa.
No Brasil, com a Lei 8.159/1991, foi criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e foi reestruturado o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
O CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos – foi criado a partir da Lei 8.159 do ano de 91, e tem como objetivo definir a política nacional de arquivos públicos e privados. É um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional.
O SINAR – Sistema Nacional de Arquivos – tem o CONARQ como órgão central e em sua composição integram o Arquivo Nacional, aos arquivos dos poderes Executivos, Legislativo e Judiciário federais, os arquivos estaduais e municipais. Ainda podendo integrar as pessoas físicas e jurídicas de direito privado, perante acordo com o CONARQ. A finalidade do SINAR é implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo com as diretrizes e normas estabelecidas pelo CONARQ. Promovendo a gestão, preservação e acesso às informações e os documentos competentes ao SINAR.
Disponível em: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/. Acesso em 12/07/2016
3.4 GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED) e SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD)
Segundo o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2011, p. 10), o Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é:
Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha etc. O GED ainda pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras O Glossário da CTDE (2014, p.33) define SIGAD como:
Conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que existem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo
30 De acordo com o e-ARQ Brasil (CONARQ, 2010, p.10), o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) é um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.
Isso significa que o SIGAD é categorizado como um software desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos de arquivo. Um SIGAD pode ser composto por um ou vários softwares integrados. Mas para garantir o seu sucesso, depende de uma prévia implantação de um programa de Gestão Arquivística de Documentos.
A distinção entre esses dois sistemas é a seguinte: GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD parte da concepção orgânica, buscando a inter-relação dos documentos e como reflete nas atividades da instituição que os criou. Outra distinção é quanto ao fato do GED raramente incorporar o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos.
O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um SIGAD, independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. Os requisitos que caracterizam o SIGAD são:
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos;
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa;
Gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;
Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);
Integração entre documentos digitais e convencionais; Foco na manutenção da autenticidade dos documentos;
Avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente;
Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos;
Transferência e recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação; Gestão de preservação dos documentos
3.5 E-ARQ BRASIL: DEFINIÇÕES E OBJETIVOS
No texto do CONARQ (2011, p.9) o e-ARQ Brasil é definido como:
Especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/ recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade, autenticidade e acessibilidade. Além disso, o e-ARQ Brasil pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais.
Após a 2ª Guerra Mundial, a tecnologia produzida pelo computador deixou de ser usada só pela força militar e se expandiu para as instituições públicas e privadas. Entretanto até os anos 70, eram poucos os profissionais capacitados que dominavam os programas de hardware e software dos computadores. Na década seguinte, surgiram dois grandes avanços: os computadores pessoais e as redes de trabalho (dando ênfase ao último item, pois com a evolução tecnológica, potencializou o uso da internet). Nos anos 90, devido as inovações e mudanças na tecnologia, os meios para disseminar os registros e a comunicação nas instituições (CONARQ, 2011).
Os documentos dessas entidades que até o momento eram produzidos manualmente, passam a ser produzidos em formato eletrônico e armazenados digitalmente. Com essas novas características, as entidades físicas se tornam lógicas. E assim começam a gerenciar os documentos físicos e digitais por meio de um sistema informatizado, denominado gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
Os documentos digitais trouxeram uma série de vantagens no que se refere à produção, transmissão, armazenamento e acesso que, por sua vez, acarretam alguns problemas. A simplicidade de criação e transmissão de documentos traz como consequência a informalidade na linguagem, nos procedimentos administrativos, bem como o esvaziamento das posições hierárquicas. A facilidade de acesso acarreta, às vezes, intervenções não autorizadas que podem resultar na adulteração ou perda dos documentos” (CONARQ, 2011, p.16).
O texto apresentado destaca que apesar das novas possibilidades conquistadas com os arquivos digitais, é necessário estar atento a diversos fatores que podem ameaçar a autenticidade, a preservação e o acesso.
32
4 ANÁLISE DO SISTEMA SPF DA EMPRESA XYZ
Este capítulo baseia-se em breve estudo de caso onde analisa um setor regional de uma empresa estatal ligada ao ramo petrolífero para a qual será usado o nome fictício de XYZ, em virtude da impossibilidade de utilizar o nome real da empresa. E essa regional utiliza o sistema SPF para a organização de arquivos.
O capítulo apresenta um breve histórico da empresa XYZ, seu arquivo e o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos arquivísticos. Pretende-se realizar uma análise comparativa a fim de verificar se os requisitos para sistemas informatizados do sistema de gerenciamento utilizado pela empresa estão de acordo com as orientações da publicação do CONARQ e da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos nomeados como “Modelos de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil.
4.1 EMPRESA XYZ: HISTÓRICO, VISÃO E MISSÃO
A empresa XYZ foi no ano de 1954, com sede localizada no centro do Rio de Janeiro e possui filiais espalhadas pelo estado do Rio de Janeiro, em outros estados do País e pelo mundo. É uma entidade mista e que atua no ramo de pesquisa, refino, transporte, comercialização e distribuição de petróleo. Sendo uma das maiores empresas petrolíferas do mundo.
A missão da empresa XYZ é atuar na indústria de petróleo e gás de forma ética, segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, fornecendo produtos adequados às necessidades dos clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua. Seus valores são de ética, transparência, credibilidade e combate a corrupção.
Os setores da empresa XYZ possui vários setores que abrangem diversos departamentos das áreas administrativa; jurídica e especializada. O sistema SmartPlant Foundation é utilizado nas unidades que possuem o setor de arquivo especializado (técnicos). A regional onde será analisado o sistema, fica localizada na Ilha do Fundão, denominada Regional Baía de Guanabara ou RBG/COMPARTILHADO/SAO/PPCO.
4.1.1 Arquivo da regional RBG//COMPARTILHADO/SAO/PPCO
A Regional RBG/COMPARTILHADO/SAO/PPCO até o ano de 2012, não possuía um setor arquivo, para a guarda de seus documentos produzidos ou recebidos. A documentação era arquivada pelos funcionários de maneira descentralizada. No decorrer desse ano, foi compreendida a necessidade de criar um local onde concentra-se seus arquivos, com profissionais ligados à área.
Foram contratados dois profissionais da Ciência da Informação. Uma bibliotecária e um arquivista, que ficaram responsáveis por estruturar o setor de Arquivo Técnico da RBG. Desde então, eles pesquisaram e contrataram o sistema aqui já citado, além da contratação de estagiários dos cursos de Graduação em Arquivologia para organizar a documentação recebida.
O setor de Arquivo Técnico é responsável por alimentar as informações contidas nos documentos ao sistema, assim como a inserção dos arquivos referente a reformas e novas construções dos projetos formulados pelos técnicos. O programa SPF foi adaptado para atender a todos os funcionários da regional que integram a equipe e que possuam acesso à interface.
O arquivo é constituído com documentos desde a construção do Centro de Pesquisas e Desenvolvimento (Cenpes), no final dos anos 60. E da construção da Ampliação do Cenpes, nos anos 2000, assim como a documentação recebida da reforma no Conjunto do Caju. Contabilizando em torno de 123732 documentos, sendo que 90% desse total são digitais, que anteriormente estavam armazenados em outro sistema, o Sistema Integrado de Gerenciamento de Empreendimento – SIGEM, e esse sistema de gestão de documentos pertence ao Setor de Engenharia. Estima-se que 17% desses documentos foram migrados para o sistema SmartPlant Foundation.
Existe uma outra parte da documentação (tratada pelo Arquivo Técnico) que está em outra ferramenta de GED denominada AIM Directa. Essa ferramenta era utilizada na regional até o ano de 2011. Os documentos armazenados nessa base estão, gradativamente, sendo migrados ao SmartPlant Foundation, pois muitos arquivos possuem inconsistência em seus dados ou sem arquivos no formato digital.
O critério para enviar as cópias em formato físico para a empresa de guarda permanente. A cópia em formato digital gravada em CD fica no setor de Arquivo Técnico, contendo todas as suas especificações. Sendo produzido pelos responsáveis do Arquivo Técnico.
34 4.2 O SISTEMA SPF
O sistema SPF é um programa de Gerenciamento de Arquivos Eletrônicos, desenvolvido para armazenar, conservar e preservar documentos técnicos e teve sua licença comprada para se utilizar ao arquivo técnico de um setor específico da empresa XYZ. Esse sistema também foi responsável pela migração do sistema mais antigo, mantendo os documentos organizados e sem perda de conteúdo.
Quadro 1 – Quadro de análise de requisitos do e-ARQ Brasil atendidos pelo sistema de gerenciamento de documentos da empresa XYZ
1. Organização dos documentos arquivísticos: plano de Classificação e manutenção dos documentos 1.1 Configuração e administração do plano de classificação no SIGAD
Item 1.1.1: Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade.
O plano de classificação dos integrantes do SINAR deve estar de acordo com a legislação e ser aprovado pela instituição arquivística na esfera de competência específica.
A empresa não possui plano de classificação logo, os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados
Item 1.1.2: Um SIGAD tem que garantir a criação de classes, subclasses, grupos e subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação adotado.
Por exemplo, quando se adotar o método decimal para codificação, cada classe pode ter no máximo dez subordinações, e assim sucessivamente.
A empresa não possui plano de classificação logo os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.
Item 1.1.3: Um SIGAD tem que permitir a usuários autorizados acrescentar novas classes sempre que se fizer necessário.
A empresa não possui plano de classificação logo os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados Item 1.1.4: Um SIGAD tem que registrar a data de
abertura de uma nova classe no respectivo metadado.
A empresa não possui plano de classificação logo os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados. Item 1.1.5: Um SIGAD tem que registrar a mudança
de nome de uma classe já existente no respectivo metadado.
A empresa não possui plano de classificação logo os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados. tem 1.1.10: Um SIGAD tem que permitir a
associação de metadados às classes, conforme estabelecido no padrão de metadados, e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados.
A empresa não possui plano de classificação logo os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.
Item 1.1.17: Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaboração de relatórios de apoio à gestão do plano de classificação, incluindo a capacidade de: gerar relatório completo do plano de classificação; gerar relatório parcial do plano de classificação a partir de um ponto determinado na hierarquia; gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos classificados em uma ou mais classes do plano de classificação; gerar relatório de documentos classificados por unidade administrativa. .
A empresa não possui plano de classificação logo os outros pontos de 1.1.1 a 1.1.18 estão prejudicados.
1.2 Classificação e metadados das unidades de arquivamento
Item 1.2.4: Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às unidades de arquivamento e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados
Não há , mão tem prevista no sistema o plano de classificação.
1.3 Gerenciamento dos dossiês/processos Item 1.3.1: Um SIGAD tem que registrar nos metadados a data de abertura e de encerramento do dossiê/processo.
Essa data pode se constituir em parâmetro para aplicação dos prazos de guarda e destinação do dossiê/processo.
A abertura do documento é registrada no metadado com a data de abertura, após seu cadastro e
salvamento no sistema. O encerramento só é feito por usuário autorizado
Item 1.3.2: Um SIGAD tem que permitir que um dossiê/processo seja encerrado através de
procedimentos regulamentares e somente por usuários autorizados
Como foi dito no item anterior, o encerramento é feito por usuários autorizados.
Item 1.3.3: Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossiês/processos já encerrados por usuários autorizados.
O sistema permite consultar documentos considerados inativos por qualquer usuário que necessite realizar pesquisa.
Item 1.3.4: Um SIGAD tem que impedir o acréscimo de novos documentos a dossiês/processos já
encerrados.
Dossiês/processos encerrados deverão ser reabertos para receber novos documentos.
No sistema SmartPlant Foundation, é permitido a inserção de novos documentos nas pastas inativas somente por usuários autorizados.
3. Captura
3.1 Procedimentos Gerais
Item 3.1.1: A captura tem que garantir a execução das seguintes funções: registrar e gerenciar todos os documentos convencionais;
Registrar e gerenciar todos os documentos digitais, independentemente do contexto tecnológico; classificar todos os documentos de acordo com o plano ou código de classificação; controlar e validar a introdução de metadados.
A captura garante a execução de registro e gerenciamento dos documentos digitais. Permite validar a inserção de metadados através, do número do identificador, pelo nome do beneficiário.
Item 3.1.2: Um SIGAD tem que ser capaz de capturar documentos digitais das formas a seguir: captura de documentos produzidos dentro do SIGAD; captura de documento individual produzido em arquivo digital fora do SIGAD; captura de documento individual produzido em workflow ou em outros sistemas integrados ao SIGAD; captura de documentos em lote.
O sistema permite a captura de documentos digitalizados em formato JPEG, DWG, Autocad, EXCEL e WORD e documentos digitalizados convertidos para o formato PDF.
Item 3.1.4: Um SIGAD tem que aceitar o conteúdo do documento, bem como as informações que definem sua aparência, mantendo as associações entre os vários objetos digitais que compõem o documento, isto é, anexos e links de hipertexto.
O sistema aceita todos os formatos ditos acima: PDF, JPEG, DWG, Autocad, EXCEL e WORD.
Item 3.1.5: Um SIGAD tem que permitir a inserção de todos os metadados obrigatórios e opcionais definidos na sua configuração e garantir que se mantenham associados ao documento. Os metadados obrigatórios são:
• nome do arquivo digital;
• número identificador atribuído pelo sistema; • data de produção
• data e hora da captura;
• data e hora de transmissão e recebimento;
Algun metadados não foram previstos como por exemplo:
• Classificação de acordo com o plano ou código de classificação.
