O código de classificação de documentos de arquivos das IFES: análise a partir do estudo das funções da UFF

DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

MATHEUS OGENY FERREIRA

O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS DAS IFES: ANÁLISE A PARTIR DO ESTUDO DAS FUNÇÕES DA UFF

NITERÓI 2017

MATHEUS OGENY FERREIRA

O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DAS IFES: ANÁLISE A PARTIR DO ESTUDO DAS FUNÇÕES DA UFF

Trabalho de Conclusão de Curso 02 apresentado à Universidade Federal Fluminense como requisito parcial para a obtenção do grau de bacharel em Arquivologia.

Orientadora: Profª. Drª. CLARISSA MOREIRA DOS SANTOS SCHMIDT.

NITERÓI 2016

_{F383 Ferreira, Matheus Ogeny.}

O Código de Classificação de Documentos de Arquivos das IFES: análise a partir do estudo das funções da UFF / Matheus Ogeny Ferreira. – 2017.

87 f. ; il.

Orientadora: Clarissa Moreira dos Santos Schmidt.

Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense. Departamento de Ciência da Informação, 2017.

Bibliografia: f. 75-84.

1. Arquivologia. 2. Documento arquivístico. 3. Classificação. 4. Universidade Federal Fluminense. I. Schmidt, Clarissa Moreira dos

Santos. II. Universidade Federal Fluminense. Departamento de Ciência da Informação. III. Título.

MATHEUS OGENY FERREIRA

O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO DAS IFES: ANÁLISE A PARTIR DO ESTUDO DAS FUNÇÕES DA UFF

Trabalho de Conclusão de Curso 02

apresentado à Universidade Federal

Fluminense como requisito parcial para a obtenção do grau de bacharel em Arquivologia.

Aprovada em ---/---/---.

BANCA EXAMINADORA

Profª. Drª. Clarissa Moreira Schmidt – UFF Orientadora

Prof. Dr. Renato de Mattos – UFF

Profª. Mª. Kíssila da Silva Rangel – UFF

Niterói 2017

AGRADECIMENTOS

À minha família, pelo apoio em todos os momentos desta minha jornada universitária, desde a paciência quanto à ocorrência de imprevistos, em que eu atrapalhei algumas vezes vocês em irem a viagens e eventos, nas noites de estudo até altas horas que atrapalharam as suas noites de sono, e também nos instantes onde me deram forças para seguir em frente. Poderia tentar continuar a escrever, mas ainda assim elas não conseguiriam demonstrar um décimo da gratidão que tenho por ter vocês ao meu lado em toda minha vida.

Ao meu irmão e a sua nova família, que mesmo estando muitos quilômetros à distância, nunca deixaram de se preocupar comigo e de estarem ao meu lado.

À minha vó Adenyr, que sempre me diz para continuar a seguir em frente nos estudos, pois ele muda dignamente a vida das pessoas. À minha vó Domingas e as minhas tias que sempre estiveram orando por mim.

À minha orientadora, por toda sua paciência, pelo seu rigor e pelos questionamentos e ensinamentos ao longo desta minha trajetória universitária.

À Universidade Federal Fluminense, que está presente de diversas maneiras em minha vida e se tornou a minha 2º casa.

E por último, às minhas vizinhas de prédio, Marta e Monica, e ao amigo Renato, por me apresentarem ao universo da Arquivologia, até então desconhecido por mim e que mudou a minha vida.

RESUMO

Esta pesquisa tem por objetivo principal analisar a capacidade do Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativo às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior em contextualizar o universo da produção dos documentos da Universidade Federal Fluminense. A metodologia consiste na revisão de literatura sobre a Classificação Arquivística e instrumentos de gestão de documentos, a partir de teóricos da área, sobre o desenvolvimento do Código de Classificação desenvolvido pelo Arquivo Nacional junto às Instituições Federais de Ensino Superior, e na revisão bibliográfica e documentária acerca das funções e da estrutura organizacional da Universidade Federal Fluminense. Concluímos que o Código de Classificação de Documentos de Arquivo, relativo às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, possui inúmeros problemas de aplicabilidade que comprometem a efetividade de sua função de contextualizar a produção dos documentos da universidade. Logo, é necessário que este plano de classificação passe por um processo de revisão para que cumpra, de maneira efetiva, a sua função.

Palavras-chave: Classificação Arquivística. Código de Classificação de Documentos de Arquivo. Plano de Classificação de Documentos de Arquivo. Universidade Federal Fluminense.

ABSTRACT

This research has as main objective to analyze the capacity of the Code of Classification of Archive Documents related to the Target Activity of the Federal Institutions of Higher Education in contextualizing the production of the documents of the Federal University Fluminense. The methodology consists of a review of the literature on Archival Classification and record management tools, based on theorists of the area, on the development of the Classification Code developed by the National Archives (Brazil) with Federal Institutions of Higher Education, and on the bibliographical and documentary review about the functions and organizational structure of the Fluminense Federal University. We conclude that the Code of Classification of Archive Documents, related to the Final Activities of Federal Institutions of Higher Education, has numerous problems of applicability that compromise the effectiveness of its function of contextualizing the production of university records. Therefore, it is necessary for this classification scheme to undergo a review process in order to effectively fulfill its function.

Keywords: Archives Classification. Archive Documents Classification Code. Classification Scheme for Archival. Fluminense Federal University.

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

AGIR - Agência de Inovação AN – Arquivo Nacional

APERJ - Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro CAA - Câmara de Assuntos Administrativos

CAE - Câmara de Assuntos Estudantis

CAECIC - Câmara de Assuntos Educacionais e Culturais e de Integração Comunitária CAJUFF - Centro de Assistência Jurídica da Universidade Federal Fluminense

CCM - Centro de Ciências Médicas CEART – Centro de Artes e Cultura CEG - Centro de Estudos Gerais

CES - Centro de Estudos Sociais Aplicados

CEPEx - Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão CFE - Conselho Federal de Educação

CDI/MEC - Coordenação de Documentação e Informação do Ministério da Educação CLN - Câmara de Legislação e Normas

CNE - Conselho Nacional de Educação COF - Câmara de Orçamento e Finanças COLUNI - Colégio Universitário Geraldo Reis CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos

COGED/AN - Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos

CPPD - Comissão Permanente de Pessoal Docente CT - Centro Tecnológico

CUV - Conselho Universitário CUR - Conselho de Curadores

DCE - Diretório Central de Estudantes

EDUFF - Editora da Universidade Federal Fluminense

FORPROEX - Fórum de Pró-Reitores de Extensão das Universidades Públicas Brasileiras IFES – Instituições Federais de Ensino Superior

INEP - Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira GRAUNI - Gráfica da Universidade Federal Fluminense

GT-IFES-AN – Grupo de Trabalho Instituições Federais de Ensino Superior & Arquivo Nacional

HUAP – Hospital Universitário Antônio Pedro

HUVET - Hospital Veterinário Professor Firmino Marsico Filho LDBEN - Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional LURA - Laboratório Universitário Rodolfo Albino

MEC - Ministério da Educação MJ – Ministério da Justiça

PDI-UFF - Plano de Desenvolvimento Institucional da Universidade Federal Fluminense PNAES - Plano Nacional de Assistência Estudantil

PROAD - Pró-Reitoria de Administração PROAES - Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis PROEX - Pró-Reitoria de Extensão

PROGRAD - Pró-Reitoria de Graduação PROGEPE - Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas PROPLAN - Pró-Reitoria de Planejamento

PROPPI - Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação PREUNI – Prefeitura Universitária

RGCE - Regulamento Geral das Consultas Eleitorais SAEN – Superintendência de Arquitetura e Engenharia SCS - Superintendência de Comunicação Social

SDC - Superintendência de Documentação

SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal SIORG-UFF – Sistema do Organograma da Universidade Federal Fluminense

SRI – Superintendência de Relações Internacionais STI - Superintendência de Tecnologia da Informação TI - Tecnologia da Informação

UFE - União Fluminense de Estudantes

UFERJ - Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro UFF – Universidade Federal Fluminense

SUMÁRIO

2 ENTENDENDO A CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA ...17

2.1 Classificação 2.2 Classificação de documentos de arquivo ...18

2.3 Plano de classificação de documentos arquivísticos ...21

3 O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVO ÀS ATIVIDADES-FIM DAS IFES ...25

4 UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE ...29

4.1 Breve histórico 4.2 Missões da universidade ...31 4.3 Estrutura da universidade ...32 4.3.1 Estrutura acadêmica 4.3.1.1 Unidades de ensino ...34 4.3.1.2 Departamentos de ensino ...36 4.3.1.3 Coordenações de curso ...37 4.3.1.4 Orgãos suplementares ...40 4.3.2 Estrutura administrativa ...42 4.3.2.1 Conselho universitário ...43

4.3.2.2 Conselho de ensino, pesquisa e extensão ...47

5 O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO RELATIVO ÀS ATIVIDADES-FIM DAS IFES E A RELAÇÃO COM AS MISSÕES E A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE ......57 5.1 Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativo às Atividades-fim

das IFES - análise de sua metodologia

5.2 Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativo às Atividades-fim das IFES e as missões e a estrutura organizacional da UFF - análise da relação ...60

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ...72

REFERÊNCIAS ………...75 ANEXO A – ORGANOGRAMA DA UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE ...85 ANEXO B – ORGANOGRAMA DA FACULDADE DE DIREITO DA UFF ...86 ANEXO C – EXTENSÃO EM NÚMEROS ...87

1

INTRODUÇÃO

O processo de democratização do Brasil na década de 1980, de acordo com Jardim (2014), trouxe novas perspectivas no campo arquivístico brasileiro, devido à ascensão do debate sobre a transparência do Estado. Este cenário fez que a busca por norteamentos teóricos e metodológicos se desenvolvesse, tendo o Arquivo Nacional como líder deste processo. A administração pública federal vem desde a década de 1980, conforme afirmado por Sousa (2004, p.27), fazendo um grande esforço para estabelecer normas, padrões e modelos para a condução das atividades de arquivo. O Arquivo Nacional publicou, em 1989, um estudo envolvendo os órgãos públicos de Brasília e do Rio de Janeiro, em que se constatou que naquela época os órgãos públicos possuíam um alto grau de desconhecimento dos procedimentos arquivísticos, que resulta em um alto grau de desorganização e da dispersão dos acervos e em uma ineficiência da recuperação da informação (SOUSA, 2004, p. 27-28 apud ARQUIVO NACIONAL, 1990, p. 437).

A situação dos órgãos públicos vem de maneira lenta melhorando com o decorrer das décadas, a partir da elaboração da Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, do Decreto nº 4.073/2002, que regulamenta a Lei nº 8.159/1991, e também da Lei nº 12.527/2011, que regula o acesso a informações, e o Decreto nº 7.724, que regula a Lei nº 12.527/2011. Porém o surgimento das leis e do CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional e responsável por definir a política nacional de arquivos públicos e privados e exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, ainda não resultou, segundo Jardim (2014), em grandes avanços quanto ao desenvolvimento dos trabalhos de gestão de documentos dos arquivos públicos e dos serviços arquivísticos, indisponibilizando um bom acesso à informação dos cidadãos e a transparência das ações do poder público.

As IFES, como órgãos da administração pública federal, também se encontram na situação apresentada acima e trabalham para melhorar as suas condições para realizar uma boa gestão arquivística de documentos. Na busca de uma boa gestão de seus documentos, iniciaram o desenvolvimento do procedimento técnico da classificação de seus documentos de arquivo a partir do código de classificação.

A classificação dos documentos de arquivo configura-se, consoante ao Cruz Mundet (2008, p. 239), em agrupar hierarquicamente os documentos produzidos e recebidos por uma instituição no decorrer de suas atividades mediante conjuntos ou classes, desde os mais

amplos para os mais específicos. O plano de classificação é o instrumento técnico resultado do procedimento da classificação de documentos de arquivo. Ele consiste em ser “[...] o instrumento que permite a enunciação lógica e hierárquica de um conjunto de documentos produzidos por um órgão” (ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, 2012, p. 15).

No decurso da graduação de Arquivologia, realizei o meu período de estágio dentro do Arquivo Central da Universidade Federal Fluminense, durante o período de 2015-2016. Neste período, uma das minhas atribuições como estagiário foi o de realizar o ato de classificar, ordenar e avaliar a massa acumulada de documentos de arquivo, que foram resultado de décadas de atividades da universidade, utilizando o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior. Atuando no trabalho de classificar os documentos de arquivo, vários questionamentos sobre o instrumento técnico de gestão utilizado por este órgão público foram surgindo na medida em que o seu uso ocorreu neste intervalo de tempo. Diante do sucedido, a necessidade de estudar a sua origem e sobre a sua aplicação na Universidade Federal Fluminense tomou forma neste trabalho.

O código de classificação se manifesta como resultado final de todo um trabalho de esforço de profissionais arquivistas que buscavam solucionar um problema presente em seu espaço de trabalho. Atualmente apresenta desafios em seu uso e é objeto de discussão dentro da comunidade acadêmica. Para estudá-lo, é necessário inicialmente obter informações sobre o grupo de instituições que produziram este instrumento de gestão de documentos e o papel delas em seu desenvolvimento.

As IFES são consideradas, conforme o artigo 3º do Decreto 4.915/2003, que dispõe sobre o SIGA, órgãos seccionais da administração pública federal. Como órgãos seccionais, os artigos 4º e 5º e seus incisos, neste decreto, dispõe que estas estão subordinadas às aplicações das normas e das orientações realizadas pelo órgão central, o Arquivo Nacional, e da implementação, coordenação, controle de atividades e rotinas de trabalho do órgão setorial, o MEC, relacionadas à gestão de documentos. O órgão responsável por representar o MEC em suas atribuições, conforme afirma Conceição (2008, p. 6), é a Coordenação de Documentação e Informação – CDI/MEC.

Estando subordinadas ao MEC, o artigo 5º, inciso III, do Decreto 4.915/2003, estabelece que as IFES devem ser coordenadas na elaboração de seu próprio código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas por elas, além de terem a aplicação de seu plano, em sua instituição, acompanhada. No art. 5º,

IV, deste decreto em vigor, as IFES se tornam obrigadas a aplicar o código de classificação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio produzidos pelo CONARQ. A Resolução nº 14 do CONARQ, que dispõe sobre a revisão e a adoção do código de classificação e da tabela de temporalidade de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, produzido pelo CONARQ, afirmará em seu art. 1º § 1º que compete aos órgãos e entidades que adotarem este Código que a eles é permitido somente o desenvolvimento de classes relativas às suas atividades-fim, as quais deverão ser aprovadas pela instituição arquivística pública na sua esfera de competência. A instituição arquivística pública, na esfera de competência que está responsável pela aprovação do desenvolvimento das classes relativas às atividades-fim das IFES, é o Arquivo Nacional, pois a esta compete a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, conforme estabelecido pelo art. 18 da Lei nº 8.159/1991. O Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002, que regula a política nacional de arquivos públicos e privados, disposta na Lei nº 8.159/1991, em seu art. 18 § 3º, endossa a responsabilidade do Arquivo Nacional ao determinar que a tabela de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e entidades federais, deve ser aprovada pelo Arquivo Nacional para ser utilizado.

Os atos normativos acima apresentados dão a sustentação para que as IFES iniciem o processo de desenvolvimento de seu próprio código de classificação e tabela de temporalidade. O Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES tem a sua elaboração como resultado de um trabalho desenvolvido através de reuniões técnicas elaboradas pelo grupo de trabalho, denominado de GT-IFES-AN, coordenado pelo Coordenação-Geral de Gestão de Documentos do Arquivo Nacional - COGED-AN - e que reuniu técnicos do Arquivo Nacional e representantes de instituições de ensino superior. O código de classificação e tabela de temporalidade das IFES foi aprovado pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011. Dois anos depois, o MEC publica a Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013, que determina o uso obrigatório por parte das IFES destes instrumentos técnicos de gestão de documentos, ficando a cargos das IFES dar publicidade a eles.

Embora as IFES tenham obtido progresso com o desenvolvimento do Código de Classificação relativo às atividades-fim das IFES, a classificação dos documentos de arquivo destas instituições continua sendo um grande objeto de debate, principalmente entre os arquivistas que pesquisam sobre arquivos universitários e os arquivistas que são empregados em uma instituição de ensino superior, devido ao seu grande alcance de atuação dentro da

administração pública brasileira e por alimentar a discussão na Arquivologia sobre a função da Classificação e sobre as metodologias possíveis de serem adotadas na construção de um plano de classificação. Conceição (2008, p. 04-08) nos apresenta algumas das discussões e criticas que ocorrem com o plano de classificação das IFES e o método adotado por ela: a heterogeneidade dos critérios adotados nas divisões das classes presentes; o tipo de notação adotada pelo plano de classificação; a utilização de assuntos para a classificação de documentos de arquivo; a não participação de todas as IFES no processo de desenvolvimento do código de classificação.

Partindo do tema Classificação Arquivística, este projeto possui a perspectiva de refletir acerca da prática da classificação, explicando a importância de se classificar, como se classificar documentos arquivísticos, e para que classificar documentos de arquivo, e também de entender quais os motivos, finalidades e como foi desenvolvido o plano de classificação desenvolvido pelo Arquivo Nacional para as IFES. Propõe ainda estudar sobre a eficiência em que o plano de classificação utilizado pelas IFES tem em espelhar a estrutura e as funções da UFF, estas registradas nos documentos arquivísticos, que são o resultado dos processos administrativos desenvolvidos pela universidade e que atuam como registros de sua existência organizacional.

Considerando a área de interesse na pesquisa e o necessário aprofundamento no tema, a questão sobre a qual a presente pesquisa irá se debruçar é a seguinte: O Plano de Classificação elaborado pelo Arquivo Nacional junto a algumas Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), para ser utilizado por todas as Instituições Federais de Ensino Superior (IFES), possui a capacidade de refletir o contexto de produção dos documentos da Universidade Federal Fluminense (UFF)?

1.1 Objetivo da pesquisa

1.1.1 Objetivo geral

- Identificar se o código de classificação para as IFES, produzido pelo Arquivo Nacional, é capaz de contextualizar a produção dos documentos da Universidade Federal Fluminense.

1.1.2 Objetivos específicos

- Apresentar, na teoria arquivística, a função classificação de documentos;

- Descrever o processo de desenvolvimento do plano de classificação relativo as atividades-fim elaborado para as IFES;

- Identificar as funções e a estrutura organizacional presentes na Universidade Federal Fluminense;

- Analisar a relação entre a metodologia do código de classificação relativo às atividades-fim elaborado para as IFES e as funções determinadas e a estrutura organizacional presente na Universidade Federal Fluminense.

1. 2 Justificativa

Através de um trabalho teórico, de natureza reflexiva, esta pesquisa tem o interesse de contribuir para o entendimento do método adotado ao longo do processo de desenvolvimento do código de classificação relativo às atividades-fim das IFES. Essa pesquisa fornecerá recursos para os indivíduos que discutem sobre o código de classificação relativo às atividades-fim das IFES, sendo elas contrárias ou favoráveis à metodologia aplicada neste instrumento técnico de gestão, ou à sua existência. Também dará informações àqueles que intencionam entrar na discussão. Não temos a pretensão de resolver questões, mas sim de contribuir à discussão deste tema, apresentando indagações.

1.3 Metodologia

Esta pesquisa pode ser classificada como exploratória, pois objetiva proporcionar maior familiaridade ao problema, tornando-o mais explícito, e de aprimorar ideias e constituir hipóteses. A metodologia escolhida para a execução da pesquisa e para o cumprimento dos objetivos presentes é a pesquisa bibliográfica e documentária. A pesquisa bibliográfica será executada a partir do levantamento de livros, artigos, dissertações, teses e atos executivos e legislativos sobre os assuntos que serão desenvolvidos ao decorrer do trabalho. A pesquisa documentária será realizada a partir de documentos produzidos pela Universidade Federal Fluminense ao longo de sua história institucional.

O levantamento bibliográfico se concentrará na busca de material acerca dos assuntos Classificação, Classificação Arquivística, Plano de Classificação Arquivística e seus desdobramentos. Também haverá a pesquisa sobre temas que se relacionam e dão condições para um maior desenvolvimento destes assuntos. Objetiva trazer o arcabouço teórico sobre estes assuntos, de forma que posteriormente existam suficientes informações para que seja possível construir um entendimento sobre o tema e o que se entende como consenso, ideal ou possível sobre o que já foi estudado até o momento.

Utilizaremos bibliografias que possuam informações com relação ao processo de desenvolvimento do plano de classificação produzido para as IFES. Analisaremos a situação das IFES anterior à existência deste código de classificação, em como se desenvolveu o projeto, a construção deste código de classificação, e como está ideologicamente constituído.

Haverá a consulta de bibliografia sobre a história da Universidade Federal Fluminense e de documentos que tragam informações relacionadas à estrutura e as competências atribuídas pela universidade, como por exemplo: estatuto, regimento, organograma, etc. Após esta pesquisa, pretende-se que seja realizada uma análise sobre como o código de classificação produzido pelo Arquivo Nacional, junto com representantes de várias IFES para o seu uso em todas as IFES, se aplica em refletir o trabalho da Universidade Federal Fluminense, utilizando-se das informações reunidas sobre a universidade e sobre o código de classificação.

2.

ENTENDENDO A CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA

2. 1 Classificação

A Classificação é considerada conceitualmente como processo mental de agrupamento de elementos portadores de características comuns e capazes de serem reconhecidos como entidade ou conceito (CAMPOS apud PIEDADE, 1983, p. 16). Piedade (1983, p. 16) alega que a Classificação "é dispor os conceitos em grupos ou classes segundo as suas semelhanças e diferenças, em certo número de grupos metodicamente distribuídos". A disposição destes conceitos pode ser feita, conforme diz Sousa (2003, p. 251), por observação de características superficiais e mutáveis ou pela observação de características essenciais e permanentes. A organização dos conceitos e as suas relações de forma totalmente mapeada é denominado de Esquema, Tabela ou Sistema de Classificação (LANGRIDGE, 1977, p. 38).

A Classificação é constituída como uma das fases fundamentais do processo de pensar humano, pois sem ela, segundo Landridge (1977, p. 11), não haveria nenhum pensamento humano, ação, organização e conhecimento da forma como temos e conhecemos. Nós vivemos classificando os objetos, as ideias, os documentos, constituídas de conceitos, com o objetivo de compreendê-las e conhecer. Langridge (1977, p. 12) relata que a maioria das classificações são realizadas ao longo do dia-a-dia e, em grande parte, de forma inconsciente e simples. Mas mesmo quando nós realizamos de maneira consciente o ato de classificar algo, muitas das vezes elas também são tão simples quanto as feitas de maneira inconsciente. Não existe razão em julgar qualquer classificação como certo ou errado, mas somente se ela é mais ou menos adequada para o seu propósito (LANGRIDGE, 1977, p. 17). Langridge (1977, p.11) declara que a classificação transforma impressões sensoriais isoladas e incoerentes em objetos reconhecíveis e padrões recorríveis, possíveis de serem constantemente reexaminados. Sousa (2014, p.3) afirma que a realização do ato de classificar, segmentando o mundo no tempo e espaço, é uma das principais formas de enfrentar a avassaladora diversidade que o mundo apresenta.

2. 2 Classificação de documentos de arquivo

O conceito de classificação, nascido na filosofia, foi apropriado pelas várias áreas do conhecimento humano para diversas utilidades. Porém, de acordo com Sousa (2014, p. 3), este conceito ganhou uma substancial importância nas áreas que lidam com a informação, principalmente quando o acesso à informação é tarefa principal dessas áreas. Na Arquivologia, uma das áreas que lidam com a informação, inserida nos documentos considerado arquivísticos, a classificação é concebida como a ideia de “[...] agrupar hierarquicamente os documentos de um fundo mediante conjuntos ou classes, desde os mais amplos para os mais específicos, de acordo com os princípios de proveniência e ordem original” (CRUZ MUNDET, 2008, p. 239).

Considera-se fundo como o “conjunto de documentos, independentemente de sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por um indivíduo, família ou entidade coletiva no decurso das suas atividades e funções” (ISAD-G, 2001, p. 15). O princípio da proveniência, expressão holandesa, ou princípio de respeito aos fundos, expressão francesa, consiste: “[...] manter agrupados, sem misturá-los a outros, os arquivos (fundos) provenientes de uma administração, de uma instituição ou de uma pessoa física ou jurídica” (TESSITORE, 1989, p. 23-24). O princípio de respeito à ordem original ou princípio da organicidade, segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas de São Paulo (BELLOTO; CAMARGO, 1996), é considerado o “princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu” (ARQUIVO NACIONAL, 2005). Conservar o arranjo é, a partir do que Sousa (2003, p. 269) diz, a preservação da ligação orgânica que os documentos têm e representam das tarefas, das atividades, das funções e da missão da entidade que as produziu. O respeito à ordem original está vinculado a proteção dessa cadeia, denominada como gênese documental. A intervenção do arquivista está em identificar essa cadeia, a partir de um significativo esforço de pesquisa, e organizar os documentos a partir dela (SOUSA, 2003, p. 269).

É necessário avocar que a concepção de proveniência está ligada à concepção de acumulação, isto é, de produção ou recebimento dos documentos, e não à de recolhimento dos documentos, exceto em caso em que um fundo é desmembrado ou integrado a outro fundo e tenha se perdido a sua identidade e a sua individualidade (DUCHEIN, 1986, p. 24). Na ocasião em que a instituição recebe documentos que não são provenientes de suas funções e

atividades, mas estes estão custodiados dentro de seus arquivos, o conjunto destes documentos recebe a denominação de coleção. O Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas Brasileiros (CAMARGO; BELLOTO, 1996, p. 17) identifica coleção como a "reunião artificial de documentos que, não mantendo relação orgânica entre si, apresentam alguma característica comum". Estes documentos provenientes de fontes diversas são reunidos de forma intencional de acordo com as características ou assunto em comum e estão sujeitos a serem classificados dentro dos arquivos.

Os princípios de respeito aos fundos e o princípio de respeito à ordem original são consideradas, em harmonia com Sousa (2003, p. 250), as bases que fundamentam toda a atividade da classificação arquivística, se comportando como o princípio de classificação ou principio da divisão ou característica da classificação, em outras palavras, a qualidade ou o atributo escolhido para servir de base à classificação. Sousa (2003, p. 251) aponta que estes princípios podem ser definidos como princípios de classificação naturais, em razão de serem atributos essenciais e permanentes ao conjunto documental (arquivo) a ser dividido. Sousa (2003, p. 251-252) disserta que os princípios de classificação poderão ser artificiais em caso dos métodos de agrupamento dos documentos não forem de maneira em que sejam respeitados os dois princípios, como ocorreu, por exemplo, na França no período anterior à 1841, ano em que foi produzida e divulgada a circular inspirada por Natalis de Waily, historiador e chefe da Seção Administrativa dos Arquivos Departamentais do Ministério do Interior, que originou a noção de fundos de arquivo. O uso de princípios de classificação artificiais, caracterizados por serem fáceis de observar, superficiais e mutáveis, não dispondo de qualquer relação verdadeira com o objeto, o conjunto documental, torna a classificação menos perene (SOUSA, 2003, p. 251-252).

Segundo esta definição de classificação arquivística, Cruz Mundet (2008, p. 239) afirma que estes agrupamentos documentais, chamados também de conjuntos documentais, vêm dados pelos próprios produtores de documentos, que tramitam os documentos no desempenho de suas funções e vão formando-os. Gonçalves (1998, p. 12) alega que a classificação é uma lógica, em que a partir da análise do organismo produtor de documentos de arquivo são criadas categorias, classes e subclasses que dizem respeito às funções/atividades detectadas. O resultado desta análise, deste procedimento técnico, se traduz em um esquema denominado de plano de classificação, para os arquivos correntes, ou quadro de arranjo, para os arquivos permanentes.

A classificação arquivística é entendida por Sousa (2014, p. 4) como uma função matriz do fazer arquivístico, ponto de partida para a realização de outras duas funções

arquivísticas: a avaliação e a descrição. No produto da avaliação documental, a tabela de temporalidade, observa-se em sua estrutura que a primeira coluna é formada pela identificação do agrupamento de documentos estabelecido pela atividade da classificação dos documentos. Esta estrutura hierárquica é fundamental para a avaliação, pois a avaliação não analisa documento a documento, mas a função que originou os documentos, possível somente através de um agrupamento físico e intelectual dos documentos de arquivo. No produto da descrição de documentos, o instrumento de pesquisa, ao se analisar os campos necessários para a sua elaboração, o primeiro campo fundamental para seu desenvolvimento é o relacionado à atividade de classificação. Todos os instrumentos de descrição ou de pesquisa partem das unidades de classificação (fundo, série, subsérie) para descrever.

Sousa (2003, p. 241) alega ainda que a classificação arquivística também contribui para o desenvolvimento das atividades de preservação e restauração, porque ela contribui para a definição de prioridade de procedimentos a serem tomados com os acervos. Acervos guardados sem qualquer classificação tendem a estar no desconhecido, sem qualquer acesso ao conteúdo informacional presente e com qualquer cuidado com a informação existente. Sousa (2003, p. 240) também afirmará também que a classificação é além de uma atividade reconhecida como matricial pela maior parte dos autores, pois precede e consolida outras funções arquivísticas, é também uma função importante por contribuir para a transparência e o compartilhamento de informações, das quais são caminhos seguros para as tomadas de decisões dentro das instituições, para a preservação da memória técnica e administrativa das organizações contemporâneas, e para o pleno exercício da cidadania, pois contribui para a transparência e compartilhamento informacional.

A classificação arquivística traz como objetivo a ação de dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos (GONÇALVES, 1998, p. 12). Isto é, ela tem como propósito refletir o contexto de produção dos documentos de arquivo de um organismo produtor. Gonçalves (1998, p. 20) explica que o contexto de produção nada mais é que as circunstâncias que fizeram que um documento existisse, isto é, que circunstâncias fizeram que o documento tivesse um suporte, uma forma, um formato específico, que fosse produzido por uma determinada parte da estrutura do órgão para reproduzir uma função e atividade vinculada ao órgão. Foscarini (2010, p.42) manifestará que a capacidade da classificação arquivística de realizar a função de recuperação dos documentos é somente um benefício colateral, e não a sua função, portanto não é de sua preocupação que isto seja bem executado.

Foscarini (2010, p.42) declara o fato de que a classificação deve deixar explícito o “vínculo arquivístico” entre os documentos que participam de uma mesma atividade no momento em que foram criados. O vínculo arquivístico é definido como a rede de relações que cada documento tem com os documentos pertencentes a um mesmo conjunto documental (DURANTI, 1997, p. 215). Duranti (1997, p. 216) afirma que o vínculo arquivístico, além de determinar a estrutura do fundo arquivístico, é o que torna o documento em um documento arquivístico. Ele será o componente de identificação primário de cada documento arquivístico, em que vários documentos idênticos recebem números distintos depois de adquirir o vínculo arquivistico. O vínculo arquivístico pode ser revelado por qualquer ordem física dos documentos, pelo código de classificação, e pelo número de registro (DURANTI, 1997, p. 216).

A diferença entre o vínculo arquivístico e o contexto de produção, de acordo com Duranti (1997, p. 217), é a de que o vínculo arquivístico é a expressão do desenvolvimento da atividade em que o documento participa que resulta na relação dos documentos com o resto do conjunto documental, e não do ato que o documento personifica (por exemplo, nomeação, concessão, pedido), do que motivou a criação do documento.

2. 3 Plano de classificação de documentos arquivísticos

O Plano de classificação, ou o quadro de arranjo, é o instrumento técnico da classificação arquivística. Ele “[...] é o instrumento que permite a enunciação lógica e hierárquica de um conjunto de documentos produzidos por um órgão” (ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO, 2012, p. 15). O plano de classificação “[...] é em suma um sistema que organiza intelectualmente a informação e que permite situar os documentos em suas relações uns com os outros para constituir o que se chama geralmente de fundo” (ROBERGE apud CRUZ MUNDET, 2008, p. 244). Deve ser elaborado, segundo Cruz Mundet (2008, p. 244-245), a partir de um conhecimento prévio sobre a história, a organização e os procedimentos da entidade, isto é, o conhecimento do contexto que permita analisar o conjunto de documentos como um todo. Com este conhecimento e com o manuseamento e a análise de toda a documentação do fundo arquivístico, o arquivista pode posteriormente identificar e estabelecer as séries e os demais níveis da classificação.

A análise do organismo produtor de documentos para a construção de um plano de classificação ocorre de maneiras diferentes dependendo de qual seja ele. De acordo com Gonçalves (1998, p. 21), se o organismo produtor for uma pessoa jurídica (entidade), as fontes estarão no próprio arquivo, correspondendo a documentos relacionados a criação e a instalação da entidade e sobre as principais reformulações ou redirecionamentos estruturais e administrativas que elas tiveram ao longo de sua história.

Se esta pessoa jurídica for uma instituição pública, as informações deverão estar contidas na legislação, podendo ser complementadas através da consulta de relatórios de atividades, que indicarão como se efetivaram os dispositivos legais, e atas de reuniões internas (GONÇALVES, 1998, p. 21). Se esta entidade for uma instituição particular, os documentos de constituição poderão ser os estatutos sociais, regimentos, normas e políticas, mas também podem ser complementados os estudos da estrutura e funcionamento do organismo pelas atas de reuniões e relatórios de atividades e também por outros documentos correlatos como planos de metas, projetos institucionais, entre outros (GONÇALVES, 1998, p. 21).

Se o organismo produtor de arquivo for uma pessoa física, Gonçalves (1998, p. 21) afirma que as fontes privilegiadas para estudo serão os documentos que concentram informações gerais sobre a vida do indivíduo ou família. Alguns destes documentos que estarão compondo o próprio arquivo que são fontes são os currículos, este por serem sintéticos e abrangentes, os diários, que ajudam a esclarecer dúvidas pontuais, relatos de caráter memorialístico, entre outros.

Gonçalves (1998, p. 21) declara ainda que em caso da consulta de todos estes documentos não forem suficientes por alguma razão, ou não mais existirem ou possíveis de serem encontrados, outras fontes de informações passíveis de localizar são: amigos e parentes do titular do arquivo, antigos diretores e funcionários da entidades, estudos e trabalhos que tratem, diretamente ou indiretamente, sobre a entidade, família ou pessoa. Poderá ocorrer o fato das fontes que são pessoas físicas não estarem dispostas a fornecerem depoimentos.

Na reunião dos dados levantados acima, sistematizados, há três elementos que são primordiais de serem detectados para a organização dos documentos de arquivo e o desenvolvimento da classificação: “[...] a) a ação que os documentos se referem; b) a estrutura do órgão que os produz; c) o assunto dos documentos” (SCHELLENBERG, 2006, p. 84).

Schellenberg (2006, p. 84) diz que a maioria dos documentos, no caso dele se referia aos publicos, que eram estes o seu objeto de atenção, é produto de uma ação. A ação se subdivide em grupos que se referem a ações.Uma ação pode ser tratada em termos de funções, atividades e atos. O termo função é colocado como todas as responsabilidades atribuidadas a

um órgão a fim de atingir os amplos para os quais foi criado. Comumente as funções sao definidas nas leis ou regulamentos que criam o órgão. Cada função de um órgão pode ser subdividida em diversas atividades. Atividades é o termo usado no sentido de serem uma série de ações, levadas ao efeito no desempenho de uma função específica. Cada ação se subdivide em uma série de atos ou operações. Atos são as execuções de qualquer espécie de atividade.

As funções se subdividem, de acordo com Schellenberg (2006, p. 85), em duas espécies de atividades, atividades-fim e atividades-meio. As atividades-fim são as atividades substantivas, as que se referem ao trabalho técnico e profissional do órgão, correspondente as funções relativas ao porque da existencia do órgão. As atividades-meio são aquelas que se relacionam com a administração interna da organização, quer dizer, são as atividades auxiliares, comuns a todos os órgãos.

Na execução de qualquer espécie de atividade, Schellenberg (2006, p. 85) também declara que ocorrem dois tipos de atos: atos políticos ou normativos e atos executivos ou administrativos. Os atos normativos determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero de atos executivos. Determinada política pode se aplicar aos atos de todo um órgão ou se restringir aos de uma de suas partes. Ela pode se aplicar tanto nas atividades-meio quanto nas atividades-fim. Os atos executivos decorrem das diretrizes políticas. Estes atos administrativos se referem na maioria das vezes a pessoas, entidades e lugares. Quando não há essas relações com os atos administrativos, eles dirão a respeito a assuntos ou temas, quer dizer, acontecimentos, ideias, e outros assuntos relacionados ao governo. Na prática, a diferença entre estes dois atos são considerados por Schellenberg (2006, p. 85) algo não perfeitamente definido, porque geralmente as decisões políticas são tomadas pela primeira vez em razão de um caso particular que se apresenta ao funcionário.

O segundo elemento colocado por Schellenberg (2006, p. 86-87) a ser necessário observar é a organização da entidade, uma vez que os documentos são agrupados de forma a refletir a estrutura organizacional da entidade. A estrutura de um órgão se determina pelas funções que ela se destina. A estrutura pode se dividir em dois tipos de unidades: as unidades de assessoramento ou staff e unidades de linha. As unidades de assessoramento se encarregam das questões políticas, do planejamento, da supervisão, e também das atividades auxiliares como os problemas jurídicos, fiscais, de pessoal e outros assuntos da administração interna. As unidades de linha são encarregadas de executarem o trabalho, de realizarem as operações detalhadas e frequetemente de rotina.

O terceiro elemento colocado por Schellenberg (2006, p. 93), o assunto dos documentos, é elemento de atenção nos casos em que os documentos presentes no arquivo

não provêm de alguma ação realizada pela entidade, não estando organicamente vinculados, ou da forma relatada por Lopez e Carvalho (2013, p. 274), quando se verifica um acúmulo indiscriminado de documentos nas instituições, resultando em um acúmulo de documentos sem vínculos orgânicos, sem organicidade. Isto é, refere-se à classificação de documentos não arquivísticos.

Gonçalves (1998, p. 24) explica que um plano de classificação deve apresentar em suas classes três qualidades ao serem criadas: simplicidade, flexibilidade e expansibilidade. Estas três qualidades permitirão que o plano de classificação seja aplicado sem grandes dificuldades e que ele possa realizar adaptações em situações não previstas no levantamento de dados para a sua elaboração.

Os métodos para o desenvolvimento de um plano de classificação podem ser divididos em três tipos: funcional, estrutural e por assunto. Gonçalves (1998, p. 22) diz que o método funcional é a forma de estabelecer classes correspondendo estritamente a funções, e que o método estrutural é a forma de estabelecer classes correspondendo a estrutura do órgão produtor dos documentos, os seus setores, divisões, departamentos. O método por assunto é a fora de estabelecer classes a partir de temas ou o conteúdo estrito de um documento (GONÇALVES, 1998, p. 23).

Cruz Mundet (2008, p. 242) expõe que a seleção de um método de plano de classificação mais apropriado, depende de alguns aspectos a serem considerados:

 Deve ser um sistema tão estável quanto possível de maneira que a classificação dada ao fundo perdure com o tempo.

 Deve ser objetivo, ou seja, que a classificação não dependa tanto da percepção que o arquivista pode tomar quanto a aspectos equivocados.

 Deve se sustentar em um critério que emane da natureza própria dos documentos, do processo administrativo do qual são resultados.

A partir da aplicação destes aspectos, pode-se chegar à conclusão de qual método pode ser o mais apropriado a ser utilizado para o desenvolvimento de um plano de classificação. O método por assunto é descartado por Cruz Mundet (2008, p. 242), por carecer de estabilidade, devido à falta de objetividade, pois o conteúdo pode ser percebido de forma diferente por diferentes arquivistas, e a falta de sustentabilidade, por ser independente do processo que conduz os documentos.

O método estrutural é objetivo porque a estrutura organizacional de uma entidade é alheia ao arquivista e está determinada pelos fins que persegue, que lhe é atribuída. É

sustentável por ser um critério que emana do processo administrativo do qual os conjuntos documentais (séries documentais) são definidos. Porém ela não possui estabilidade, devido a possibilidade de as estruturas organizacionais variarem com o tempo por eventualidades.

O método funcional se sustenta na natureza dos documentos, esta que define as séries. É objetiva, visto que as atividades, funções e ações derivam dos fins da entidade, sendo a única necessidade do arquivista a de realizar a correta identificação quando forem levantadas estas informações. É estável, pois a classificação por funções não tem problemas em perdurar com o tempo mesmo com a possibilidade de ocorrerem a supressão, a criação e a ampliação de competências em uma instituição. Nestes casos ocorrerá somente o fim da produção de documentos na série documental, e serão incorporados na classificação novas séries.

3

O CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE

ARQUIVO RELATIVO ÀS ATIVIDADES-FIM DAS IFES

O plano de classificação das IFES foi desenvolvido em respeito à Constituição Federal de 1988 e com base em atos normativos que determinam e embasam a adoção dos procedimentos técnicos da gestão de documentos e a utilização de instrumentos técnicos consequentes. Estes atos normativos são:

 a Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

 o Decreto nº 4.073 de 3 janeiro de 2002, que regulamenta a política nacional de arquivos, e que nos parágrafos 1 e 3 do artigo 18, responsabiliza o órgão da Administração Pública Federal na elaboração dos instrumentos de classificação e de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim para serem aprovadas pelo Arquivo Nacional, e de seguir o que foi estabelecido pelo CONARQ nos instrumentos de classificação e de temporalidade e destinação dos documentos de arquivo relativos às atividades-meio;

 o Decreto nº 4.915 de 12 de dezembro de 2003, que dispõe sobre o SIGA, que nos incisos III, IV e V do artigo 5º, compete aos órgãos setoriais a elaboração do “código” de classificação de documentos de arquivo relativos a atividades-fim e a sua aplicação em seu âmbito de atuação e seccionais; coordenar a aplicação do “código” de

classificação de documentos de arquivo relativos a atividades-meio no seu âmbito e de seus seccionais; elaborar, por intermédio da CPAD, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim. (BRASIL, 2011a)

O CONARQ utiliza-se do termo “código de classificação”, para os seus trabalhos e para os trabalhos realizados pelas instituições do âmbito do executivo federal, para se referir à ideia de plano de classificação que o Arquivo Nacional, órgão que o conselho está subordinado, apresenta em seu Dicionário de Terminologia Arquivística. O Dicionário de Terminologia Arquivística (2005) diz que plano de classificação é:

Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes.

Apesar de apresentar o nome dos instrumentos como “código de classificação”, o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005) diz que código de classificação é “código derivado de um plano de classificação”.

A Portaria AN/MJ nº 092 (2011a) explica que o “código” de classificação de documentos de arquivo relativos a atividades-fim das universidades federais surgiu a partir da elaboração, entre 1999 a 2001, do instrumento de classificação desenvolvido entre o CPAD da UFPB e o Arquivo Nacional para a UFPB. Diante do grande uso deste instrumento por parte de várias outras universidades e a apresentação de sugestões visando a aprimorar as descrições de assunto, a temporalidade e destinação de alguns conjuntos documentais, indicou-se a necessidade de atualização deste instrumento produzido entre o CPAD/UFPB e o AN, e a possibilidade de “[...] de se propor um instrumento técnico único de classificação, temporalidade e destinação que atendesse as especificidades das instituições federais de ensino superior” (BRASIL, 2011a).

Este “código” de classificação foi desenvolvido com o objetivo de se propor um instrumento único de classificação, temporalidade e destinação de documentos para as IFES. A Resolução nº 14 de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, foi a base para a estruturação deste instrumento técnico e também da tabela de temporalidade e destinação de documentos, instrumentos de gestão de documentos.

Conforme a Portaria AN/MJ nº 092 (2011a), a versão preliminar de uma proposta ocorreu durante o evento “I Workshop com as Instituições Federais de Ensino Superior –

IFES”, realizado no período de 26 a 29 de setembro de 2006. Quarenta e cinco técnicos, que representavam trinta federais e uma estadual de Instituições de Ensino Superior, e vinte e quatro técnicos do Arquivo Nacional participaram do evento.

Coordenado pela COGED/AN, constituiu-se no âmbito do SIGA o Grupo de Trabalho IFES-AN. Dentre as trinta e uma instituições de ensino superior, onze federais e uma estadual se propuseram a realizar o levantamento de sua produção documental, o estudo dos prazos de guarda e destinação final das documentações e a análise da documentação acumulada dentro de suas instituições, para enviar contribuições para serem discutidas e sistematizadas em Reuniões Técnicas. Foram realizadas ao todo seis reuniões técnicas, e na quarta reunião contou-se com a participação e colaboração de duas representantes da Subcomissão do SIGA do MEC.

A Portaria AN/MJ nº 092 (2011a) apresenta que durante estas reuniões foram adotados os procedimentos gerais:

- Definições das questões a serem discutidas em cada reunião; - Troca de mensagens de correio eletrônico pela Internet;

- Discussão de dúvidas; apresentação de propostas tendo como base os atos normativos e procedimentos de cada instituição e pesquisa legislativa exaustiva;

- Consulta ao Thesaurus Brasileiro da Educação – Brased, do INEP para eliminar dúvidas conceituais e determinar consenso de palavras e expressões;

- Consolidação das propostas enviadas, pelo Arquivo Nacional;

- Envio das propostas consolidadas para cada Instituição participante antes de cada reunião; - Cronograma de atividades produzido ao final de cada uma das Reuniões Técnicas, para que cada Instituição e o Arquivo Nacional realizassem tarefas a serem empreendidas.

Os instrumentos técnicos, tanto o código de classificação quando a tabela de temporalidade e destinação, foram colocados em consulta pública durante o período de 15 de março a 28 de maio de 2010, para que principalmente os integrantes da Subcomissão do SIGA do MEC e servidores que desempenham atividades na área de gestão de documentos das IFES que não participaram do GT-IFES-NA, pudessem encaminhar contribuições e sugestões para o aprimoramento dos instrumentos.

A Portaria AN/MJ nº 092 (2011b) aprovou, após o período da consulta pública, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das IFES, por meio do Diretor-Geral do Arquivo Nacional. Em 2013, foi aprovado pela portaria AN/MEC nº 1124, de 18 de dezembro de

2013, a instituição de normas sobre a manutenção e a guarda do acervo acadêmico das IFES e normas sobre o funcionamento do “código” de classificação e tabela de temporalidade.

Este plano foi desenvolvido a partir da mesma proposta metodológica apresentada no “Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio”, desenvolvida na Resolução nº 14 de 24 de outubro de 2001 do CONARQ. Esta proposta metodológica requisita o modelo de código de classificação decimal, em que a divisão se constitui num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, sendo correspondentes às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Estas classes principais são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e depois em subgrupos. Abaixo será apresentado o exemplo-modelo apresentado pelo “Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio”:

CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL

SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA

012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTA

A partir deste exemplo, nota-se que os códigos numéricos refletem a subordinação de cada classe, do subgrupo ao grupo, do grupo à subclasse, da subclasse à classe. Esta subordinação espelha a hierarquia dos assuntos tratados, que são a hierarquia das funções, atividades, espécies e tipos documentais presentes no órgão.

Semelhante à situação apresentada pela resolução nº 4 do CONARQ, em que é disposto o "Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividade-meio", o Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativo às atividades-fim das IFES adota o método por assunto. Esta resolução afirma que este método é utilizado com o objetivo de:

"[...] agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação" (BRASIL, 1996b).

Nesta divisão de classes presente, a classe 000 e 900, respectivamente aos assuntos Administração Geral e Assuntos Diversos, é destinada para as funções e atividades-meio e as classes 100 a 800 são destinadas para as funções e atividades-fim que podem ou não existir no plano. Para as IFES, optou-se por manter as três classes propostas no plano anterior da UFPB, que contemplavam as funções de Ensino, Pesquisa e Extensão, e em razão da expansão dos programas e ações da política nacional de educação do governo federal que alterou as atividades realizadas pelas IFES, incluiu-se duas novas classes, 400 e 500, respectivamente a classe Educação Básica e Profissional e a classe Assistência Estudantil.

4.

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

4.1 Breve histórico

A Universidade Federal Fluminense, com sede na cidade de Niterói do estado do Rio de Janeiro, foi criada no dia 18 de dezembro de 1960 pela Lei nº 3.848, sob o nome de Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro - UFERJ. A universidade se originou da federalização e da incorporação de cinco faculdades que possuem a sua sede na cidade de Niterói: a Faculdade Fluminense de Medicina, criada em 1926, a Faculdade de Direito de Niterói, fundada em 1912, a Faculdade de Farmácia e Odontologia do Estado do Rio de Janeiro, fundada em 1912, a Faculdade Fluminense de Odontologia, que tornou o seu curso autônomo da Faculdade Fluminense de Medicina em 1958, e a Faculdade Fluminense de Medicina Veterinária, criada em 1936. A Lei nº 3.848, no parágrafo único do artigo 1º, determina que esta personalidade jurídica usufrui de autonomia didático-científica, financeira, administrativa e disciplinar, tendo as características que determinam-na como uma autarquia, conforme regulamenta o artigo 5º inciso 1º do Decreto-Lei nº 200 de 1967.

Em 1961, a Lei nº 3.958 em seu artigo 10º institui a federalização e a incorporação à UFERJ de cinco faculdades e escolas que possuem a sua sede em Niterói. Duas eram faculdades particulares: a Faculdade de Ciências Econômicas, fundada em 1942, e a Faculdade Fluminense de Filosofia, fundada em 1946. E as outras três eram escolas estaduais: a Escola Fluminense de Engenharia, formalizada em 1952, a Escola de Serviço Social, fundada em 1945, e a Escola de Enfermagem do Estado do Rio de Janeiro, fundada em 1944.

Em 1965 foi decretado pela Lei nº 4.831 a alteração do nome da universidade para Universidade Federal Fluminense - UFF.

A universidade ainda que tenha surgido em 1960, o seu processo de formação, segundo Martins e Corte (2010, p. 09), é oriundo dos movimentos conturbados dos anos 50 que ocorriam em Niterói, no Rio de Janeiro, no país e no mundo. O movimento de origem da universidade é marcado por um mundo em que ocorria o início da Guerra Fria e um Brasil em que acontecia um projeto desenvolvimentista de nação comandada pelo presidente Juscelino Kubitschek. A transferência da capital federal, em que a capital do país se deslocou da cidade do Rio de Janeiro para a cidade de Brasília, localizada no centro do país, também influenciou no processo de desenvolvimento desta universidade federal. A transferência gerou a necessidade do estado do Rio de Janeiro de lutar pela manutenção de sua hegemonia política e de superar os desníveis econômicos, devido a uma possível perda de prestígio que a ela sucederia. Martins e Corte (2010, p. 09) explicam que a fundação da UFF foi resultado não só do projeto de governo de Juscelino Kubitschek em melhorar a educação do país, que tem como maior resultado a Lei nº 4024/61, Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – LDBEN que tinha como metas a erradicação do analfabetismo, a ampliação do número de vagas nas escolas e a criação de instituições de ensino superior, mas também é resultado do duplo desejo da sociedade fluminense de alavancar o seu desenvolvimento econômico, ainda marcado pela agricultura, e elevar a autoestima local em relação à cidade do Rio de Janeiro, que fora perder posteriormente o status de capital nacional. Diante dos acontecimentos e desejos, a sociedade fluminense se mobilizou para obter do governo federal a sua universidade.

A mobilização da sociedade fluminense para a obtenção de sua universidade federal se deu principalmente através da opinião pública, sobretudo pelos estudantes fluminenses em praça pública organizados por intermédio da União Fluminense de Estudantes - UFE, e também se deu através de lideranças locais que apoiaram o movimento e as ações dos estudantes, como o candidato que se tornara governador Roberto Silveira, o jornal O Fluminense, e o deputado federal João Batista de Vasconcelos Torres, autor da lei de criação da universidade (MARTINS E CORTE, 2010, p. 24-26). Martins e Corte (2010, p. 27) reiteram que a realização de reuniões com autoridades, a produção de anteprojeto feito pela UFE para o governador e encaminhado ao Ministério da Educação e Cultura, a geração de debates e mesas redondas com especialistas, professores, autoridades e líderes estudantis, e a elaboração de comícios foram práticas fundamentais para a consolidação deste projeto. Em fevereiro de 1960, segundo Martins e Corte (2010, p. 27), o ministro da Educação e Cultura,

Clóvis Salgado, se reuniu com uma ampla comissão de estudantes e políticos fluminenses para negociar um projeto substitutivo ao anteprojeto apresentado, em que previsse a integração das instituições de ensino superior da cidade para a criação da UFERJ. Em 18 de dezembro de 1960, o projeto transformou-se na Lei nº 3.848, sendo sancionado por Juscelino Kubitscheck no dia 22 do mesmo mês, surgindo finalmente a UFERJ.

A UFF teria no ano de 1961, de acordo com os dados apresentados por Martins e Corte (2010, p. 111), quando ainda era a recém-criada UFERJ, o número de apenas 60 docentes, 170 funcionários e 3 mil alunos. Os dados da universidade durante o mês de fevereiro de 2017, conforme a página de transparência da UFF (UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE 2017m) apresenta, foi de que a população de funcionários efetivos dentro da Universidade Federal Fluminense se constitui em: 3.482 docentes ativos, sendo 76% doutores e 17% mestres; 4.358 servidores técnico-administrativos; 2.462 terceirizados. A população atual de discentes presentes dentro da instituição corresponde a: 59.447 discentes de graduação, em que 41.751 cursam a graduação presencial, 353 a graduação sequencial e 17.343 a graduação à distância; 7.439 alunos de pós-graduação stricto sensu, sendo 1.218 no mestrado profissional, 3.601 no mestrado acadêmico, 2.620 no doutorado. Em 2016, a UFF registrou 212 médicos residentes e 11.943 alunos em especialização à distância.

4.2 Missão da universidade

O plano de desenvolvimento institucional da UFF (UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE, 2012, p. 18) para o período de 2013-2017 manifesta que a missão da universidade é a de promover, de forma integrada, a produção e difusão de conhecimento científico, tecnológico, artístico e cultural, e alavancar a formação de um cidadão imbuído de valores éticos, e com competências técnicas, de maneira a que contribua para o desenvolvimento econômico-social do Brasil.

De acordo com o artigo 2º do Estatuto da UFF (1983, p. 03), a instituição tem como por finalidade:

I – manter, desenvolver e aperfeiçoar o ensino nas unidades que a integram, bem como promover outras atividades necessárias à plena realização de seus objetivos;

artística;

III – formar pessoal para o exercício das profissões liberais e técnicocientíficas e de magistério, bem como para o desempenho de altas funções na vida pública e privada;

IV – estender à comunidade, sob a forma de cursos e serviços especiais, as atividades de ensino e os resultados da pesquisa; V – cooperar com as entidades públicas e privadas na realização de trabalhos de pesquisa e serviços técnico-profissionais, visando ao desenvolvimento fluminense;

VI – estimular os serviços relativos à formação moral e histórica da civilização brasileira, em todos os seus aspectos; VII – desenvolver o espírito universitário; e

VIII – desenvolver harmonicamente e aperfeiçoar em seus aspectos moral, intelectual e físico a personalidade dos alunos.

Estas finalidades têm em vista o desenvolvimento das missões da universidade, o Ensino, a Pesquisa e a Extensão, para que possa, segundo a sua visão, ser reconhecida nacional e internacionalmente pela excelência dos seus cursos e de sua produção científica e pelo impacto social das suas atividades (UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE, 2012, p. 18). As atividades universitárias são reproduzidas tendo em vista a integração do ensino, da pesquisa, da extensão, e da coordenação das unidades universitárias, de maneira que se evitem recursos desperdiçados e esforços desnecessários para fins idênticos ou equivalentes.

A universidade reconhece que, como lugar de produção de conhecimento e tecnologia, ela deve estar articulada com os grandes centros de saber, integrando–se a uma rede mundial de produção e disseminação do conhecimento pelo planeta, de forma a minorar os desníveis socioeconômicos entre os povos e estando a serviço da democracia e da paz (UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE, 2012, p. 19). Pela mesma razão, ela também visa a um maior desenvolvimento do interior fluminense, no qual busca com o decorrer dos anos marcar cada vez mais a sua presença.

4.3 Estrutura da universidade

4.3.1 Estrutura Acadêmica

A estrutura acadêmica da Universidade Federal Fluminense, presente no seu estatuto (UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE, 1983, p. 04-06), está instalada em Pólos Universitários e é constituída pelas Unidades de Ensino, Departamentos de Ensino e Órgãos Suplementares, conforme promulgado pelo Decreto nº 62.414/68 e atualizado pela resolução nº 285/2008 do CUV. As Unidades de Ensino são os órgãos de maior nível hierárquico nesta