O gerenciamento de materiais no almoxarifado do tribunal de contas do Estado do Rio de Janeiro /TCE-RJ: o desafio de adequar as necessidades do usuário aos materiais adquiridos

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TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO

1 O GERENCIAMENTO DE MATERIAIS NO ALMOXARIFADO DO TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO /TCE-RJ: O DESAFIO DE ADEQUAR AS NECESSIDADES DO USUÁRIO AOS MATERIAIS ADQUIRIDOS

Miguel Nepomuceno Neto – mig22.net@gmail.com – UFF/ICHS

Resumo

O Serviço de Almoxarifado (SAL) do TCE-RJ é o setor por onde ocorre o registro da movimentação e a movimentação de material do Tribunal (TCE-RJ). No Almoxarifado (SAL) os servidores conferem , recebem, registram, codificam , guardam,controlam entrada e saída de material, catalogam, estocam e distribuem os bens de consumo. Um dos problemas existentes no Serviço de Almoxarifado do TCE-RJ é o questionamento de servidores sobre a qualidade de alguns materiais solicitados. Um bom termo de referência, com especificações técnicas, pode diminuir estas discordâncias. É necessário capacitar requisitantes, servidores e fornecedores para atuarem em cada instância da aquisição de materiais e interagirem.

Palavras-chave: Almoxarifado; Compras Públicas; Qualidade de Materiais Adquiridos.

1 - Introdução

Os bens adquiridos em organizações públicas têm sido motivo de polêmica entre requisitantes, solicitantes, usuários e fornecedores. Existe, ainda hoje, uma grande dificuldade para adquirir materiais que atendam às necessidades, dentro dos padrões de qualidade. Esta dificuldade pode ser resultante de falhas no processo de compra e recebimento de materiais. Mas sobre o fato é importante destacar que no serviço público ainda existe a crença de que a qualidade de bens é desnecessária. Da mesma forma temos uma parte da sociedade que acredita que os serviços públicos não podem ser bons, por serem “aparentemente” gratuito. A administração ineficiente dos serviços públicos tem nítida relação com esta precarização. São comuns as críticas ao material adquirido pelo processo de licitação de compras públicas, apesar de a licitação ser feita para garantir a isonomia, ou melhor, para evitar que interesses particulares se sobreponham ao público. O fato é que o processo de compras pode influenciar na aquisição de materiais, pois quando se tenta assegurar o interesse público, principalmente econômico, pode-se limitar a competitividade em razão do menor preço. O ato vinculado ao menor preço pode não ser o de menor custo, ou seja, o mais vantajoso para a Administração Pública. A pouca competitividade pode afetar na qualidade do material ou bem ofertado. Mas não é só isto que afeta a aquisição de materiais de baixa qualidade. Pois se pudéssemos escolher solicitaríamos um produto de marca renomada no mercado. A lei de licitações veda a indicação de marcas, pois a indicação de marcas fere ao principio da isonomia. Esta condição pode trazer uma situação cômoda e aparentemente insolúvel para o problema da aquisição de materiais de qualidade questionável. Mas uma vez, podem colocar o problema da qualidade do material nas leis e nos processos de licitação. Nestas condições, por diversas vezes, ouvimos as reclamações em Universidades públicas sobre a caneta esferográfica que não

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2 escreve, por exemplo. Poucos sabem que a licitação pública e a Administração Pública tem que seguir a o princípio constitucional da eficiência, buscando maior rapidez, qualidade e eficiência nos produtos e serviços públicos. Nesta perspectiva que busco algumas medidas administrativas no Serviço de Almoxarifado-SAL do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro para adquirir materiais que satisfaçam, de forma plena, as necessidades em equilíbrio com a legitimidade da licitação e a legalidade.

2 –Apresentação do Caso

O Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro é o órgão responsável pela fiscalização da aplicação dos recursos públicos por parte dos governantes, tem como competência: julgar as contas dos administradores inclusive do Chefe do Poder Executivo do Governo do Estado do Rio de Janeiro e demais responsáveis por dinheiro, bens e valores públicos, das diversas entidades do Estado do Rio de Janeiro e de seus municípios (91 municípios), excluída a capital. O Tribunal de Contas também exerce a fiscalização financeira, orçamentária, patrimonial e operacional, prestando auxílio à Assembléia Legislativa e às Câmaras Municipais. Suas atribuições estão previstas na Constituição Estadual, que no artigo 123 diz que “o controle externo, a cargo da Assembléia Legislativa, será exercido com o auxílio do Tribunal de Contas do Estado (...)".

Embora haja referência a Assembléia Legislativa, o Tribunal de Contas pode atuar junto ao Executivo, Judiciário, Ministério Público, Receita Federal, demais tribunais de contas e outros órgãos.

A fiscalização exercida pelo TCE-RJ é feita através da Secretária-Geral de Controle Externo – SGE (vide organograma em anexo1), estrutura dividida em diferentes setores, compostos por especialistas de diversos ramos profissionais, tais como advogados, engenheiros, arquitetos, médicos, contabilistas, estatísticos e outros, que fazem a instrução dos processos - relatados depois por um conselheiro que apresenta um voto, aprovado ou rejeitado pelo Plenário do Tribunal, a instância suprema e soberana da Instituição constituída pelo presidente (um conselheiro eleito presidente do TCE-RJ) e seis conselheiros.

Segundo organograma do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro:

Cabe à SGE coordenar, supervisionar e controlar a realização de Auditorias Governamentais objetivando a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional, patrimonial e dos atos de pessoal; o exame de editais e o acompanhamento da execução de contratos, sob a ótica da legalidade, legitimidade e economicidade, da administração direta e indireta dos poderes públicos estaduais e municipais, incluídas as fundações por eles instituídas ou mantidas em todo o território do Estado, com exceção dos poderes públicos do Município do Rio de Janeiro, que é fiscalizado por tribunal próprio.

Cabe destacar que o controle e o acompanhamento das obras e serviços de engenharia também se fazem in loco, analisando-se os aspectos ambientais envolvidos, sempre que possível.

Para cumprir estas atribuições é necessário um suporte operacional, tático e estratégico de apoio oferecido através das áreas de administração, finanças, informática, manutenção – engenharia, etc. A SGA – Secretaria Geral de Administração exerce papel importante neste sentido. Segundo organograma do Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro:

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3 Compete à SGA a organização, o acompanhamento, o desenvolvimento das atividades dos sistemas administrativo, financeiro, contábil, patrimonial, médico-assistencial e de recursos humanos. A SGA coordena e controla, ainda, as atividades relacionadas com o preparo de licitações para aquisição de materiais, equipamentos e prestação de serviços, no âmbito do TCE-RJ. Além disso, orienta os servidores para que desempenhem suas atividades proporcionando ao Tribunal os meios e recursos necessários à consecução de sua missão constitucional.

Deste modo é mencionada a Coordenadoria de Atividades Gerais–CGA (subordinada a SGA) que controla as compras, estoque e distribuição de bens permanentes e consumíveis, serviços de zeladoria e protocolo interno. Destaca-se nesta Coordenadoria (CGA), a Coordenadoria Setorial de Bens (CSB), mas especificamente o Serviço de Almoxarifado.

O almoxarifado é um setor estratégico na administração de materiais para uma organização, uma vez que é a “porta” de entrada e saída de materiais. O controle de qualidade e os resultados desempenho do setor de compras passam pelo almoxarifado, uma vez que no recebimento de materiais é necessário a conferencia do material e da documentação.

Sobre o setor de compras Rosa (2011, p.119) contribui ,explicando:

O objetivo principal do setor de compras é comprar produtos e serviços necessários para produção e o funcionamento da organização que possuam a melhor qualidade possível, a quantidade correta no prazo solicitado, com preço compatível com o mercado e, preferencialmente, até menor.

Na entrada de materiais ocorre à conferência dos dados cadastrais da nota e da descrição dos materiais. Logo em seguida ocorre a conferencia quantitativa verificando as quantidades, o estado do material(qualitativa) eas especificações (prazo de validade, gramatura do material,as características físicas e os dados da nota fiscal, endereço de entrega, data de entrega, normas especificas; ANVISA, ABNT, INMETRO, ISO, etc...).

Conforme Rosa (2011, p.135) destaca:

A função de recebimento inicia na recepção do material entregue pelo fornecedor e finaliza com sua entrada nos estoques. Na recepção, deve ocorrer a conferência quantitativa e qualitativa do material recebido. O recebimento compreende quatro fases: entrada de materiais; conferência quantitativa; conferência qualitativa; e regularização.

No Serviço de Almoxarifado (SAL), após a conferência, será atestada a nota fiscal pelo requisitante ou pelo órgão Técnico responsável pelo pedido de material (bem de consumo não estocável ou bem permanente) ou pelo responsável pelo Almoxarifado (bem de consumo de estoque), emitido o ARM (Atestado de Recebimento de Materiais) para bens de consumo ou, se for bem permanente o parecer da Comissão Recebimento de Material (CRM). O bem permanente é encaminhado ao Serviço de Patrimônio (SEP), onde é catalogado e recebe um número de registro de patrimônio ficando o zelo e guarda sob a responsabilidade do setor que utilizará ou alocará. Em cada setor tem um agente de patrimônio que intermedia

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4 a transferência sendo responsável pela atualização de listagem de bens permanentes do seu setor (vide fluxograma em anexo 2). Como descrito na questão anterior à distribuição física é feita através do Almoxarifado.

A classificação do material é um do procedimento que tem que ser observado no recebimento, pois facilitará a movimentação interna de materiaise o controle de estoque.

Rosa (2011, p.145) destaca que “A classificação de Materiais é elaborada e implantada em quatro fases: identificação, codificação, cadastramento e catalogação”.

Como os materiais ou bens de estoque, em sua maioria, já estão cadastrados e catalogados no recebimento ocorrerá à identificação e codificação. O bem ou material deverá ser identificado e codificado através de um ERP (Enterprise Ressarce Planning): o ASI, que é um sistema computacional que integra informações dos setores financeiros, compras, estoque, patrimônio, entre outros.

Conforme Albuquerque (2011, p.68), o ERP integra e abre um canal de comunicação entre diversos setores da organização, podendo facilitar a gestão, “um sistema de ERP visa integrar o processo de gestão interna da organização, além de abrir canais de comunicação com fornecedores e com parceiros externos”.

Após a identificação, codificação e nota fiscal atestada serão dadas a entrada no sistema ASI e encaminhamento dos documentos. Pode-se afirmar que o processo de recebimento de material termina quando todas as informações e documentações são encaminhadas para a liquidação, fase anterior ao pagamento do fornecedor.

O problema esta na aquisição de materiais de qualidade duvidosa, a discordância entre o que o usuário necessita o que solicita e o que chega ao almoxarifado. Este Relatório Técnico tem objetivo abordar, este problema e propõe algumas soluções a serem implementadas. A matriz SWOT possibilita verificar o cenário da Instituição diante do problema. Pode-se verificar o grande potencial para melhorias diante das capacidades de recursos (forças ilustradas na matriz SWOT) humanos, tecnológicos, estratégicos e financeiros. Apesar dos pontos positivos mencionados através da matriz SWOT é possível ver através dos pontos negativos (fraquezas) as características, não predominante, de um serviço público um pouco “engessado” que demanda de Gestão de Pessoas e que tem relação com as ameaças (externas) mencionadas na matriz SWOT ligada às questões politicas e culturais (falta de credibilidade no setor público) Mas esta característica pode mudar melhorando. Como visto a imagem e a dimensão social da Instituição são favoráveis a ações para melhoria no gerenciamento da aquisição de materiais de qualidade.

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5 Matriz SWOT

Situação a ser solucionada sobre a qualidade de materiais adquiridos no Almoxarifado do TCE-RJ (organização pública):

FORÇAS FRAQUEZAS OPORTUNIDADES AMEAÇAS

-Competência do setor de compras -Baixa capacitação de servidores em alguns setores táticos e operacionais -Aumento da necessidade de insumos no TCE-RJ e Administração Pública (mercado crescente) - Competitividade restrita a preços baixos - Politica Interna de incentivo a capacitação -Dificuldade de comunicação / integração entre servidores

-Novas exigências legais voltadas para normas de segurança e qualidade de materiais - Limitações orçamentárias -Áreas funcionais integradas com um sistema computacional do tipo ERP. -Falhas nas especificações de materiais -Estabilidade politica e econômica governamental

-Limitações legais para a aquisição de alguns materiais

-Gestão integrada de estoques e compras

-Entraves hierárquicos -Atos governamentais vinculados a leis, que podem garantir segurança na liquidez da venda. -Restrições legais à negociação e relacionamento com fornecedores -Existência de setores estratégicos tais como o de planejamento e de Gestão de Qualidade. -baixa logística no processo de recebimento de material

-Melhoria dos Serviços Públicos prestados - Falta de credibilidade no setor público -Processo de liquidação de compras relativamente rápido, o que pode atrair bons fornecedores

-Falta de Recursos Humanos operacionais capacitados

-Busca de novos mercados por parte de fornecedores-

-Questões políticas externas ao TCE-RJ -Falta de alguns planejamentos e critérios mensuráveis de qualidade (indicadores de qualidade) para os materiais adquiridos -Imagem Institucional confiável

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6 3 - Referenciais Teóricos

A qualidade de materiais é um problema que envolve o meio externo a organização e a discordância entre o que o usuário necessita e o que recebe envolve o meio interno da organização. O problema pode estar implícito no processo de compras e aquisição de materiais. É necessário observar que a compra feita no Tribunal de Contas segue a um contrato rigoroso fundamentado em leis, na qual se pode citar a Lei nº 8666/93 (contratos e licitações), que oferece o bem compatível com o termo de referencia e considerando o melhor preço ofertado. Meirelles (2013, p.223) destaca:

Contrato administrativo é o ajuste que a Administração Pública, agindo nessa qualidade, firma com o particular ou outra entidade administrativa para a consecução de objetivos de interesses pública, nas condições estabelecidas pela própria Administração.

Conforme Inácio (2013, p35), no caso da aquisição de bens de consumo e permanentes primeiro passo é formalizar o pedido, através de um termo de referencia, em que constarão as especificações do bem, as justificativas para, aquisição, os prazos e formas de entrega à conferência, montagem e/ou assistência técnica, entre outros. Todo o processo é registrado e publicado.

O segundo passo é a escolha do fornecedor através dos termos legais da Lei nº 8666/93 (contratos e licitações), que oferece o bem compatível com o termo de referencia e considerando o melhor preço ofertado que garanta vantagem para a administração. Após isto o fornecedor entregará o bem conforme estabelecido no termo, que dará entrada na Organização no setor de almoxarifado (recebe o bem). É verificado que existe uma relação entre a movimentação de materiais com a movimentação financeira e orçamentária quando é feito toda atestação de materiais recebidos no almoxarifado e encaminhamento (de documentos) à liquidação.

Os atos para a aquisição de materiais pela Administração Pública, em sua maioria, estão vinculados às leis e requerem formalidades.

A Lei nº8666, de 21 de junho de 1993 – Art.3؟º, justifica:

A licitação destina-se a garantir a observância do princípio constitucional da isonomia e a selecionar a proposta mais vantajosa para a Administração e será processada e julgada em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.

O problema é que o processo de venda para a Administração Pública pode demorar, fazendo com que se diminua o interesse de fornecedores.

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7 Meirelles (2013, p.177) alerta: “Nessa categoria de atos, as imposições legais absorvem, quase por completo, a liberdade do administrador, uma vez que sua ação fica adstrita aos pressupostos estabelecidos pela norma legal para a validade da atividade administrativa”.

Deste modo, ocorrendo demora ,podem-se atrair fornecedores de baixa competência e fornecedores de material qualidade duvidosa com baixos preços.Este é o problema que envolve o meio externo e assim, pode ocorrer à entrada de materiais que ocasionam discordância das especificações e/ou qualidade do que foi pedido e o que foi entregue.

No caso de fornecedores, Medauar (1999, p.213) destaca:

Habilitação é a fase do processo licitatório em que se verifica se os licitantes detêm condições para celebrar e executar o futuro contrato. Tais condições referem-se à habilitação jurídica, à técnica, à qualificação econômico-financeira e à regularidade social.

Deve-se lembrar de que é necessário destacar que se tenha (art. 36 da lei 8666/93): a.) A Habilitação Jurídica que verifica ocorrências jurídicas do contratado

b.) A Regularidade Fiscal que verifica pendências e/ou débitos fiscais assim como histórico fiscal nas diversas esferas governamentais

c.) A Qualificação Técnica: são verificadas as condições de desempenho profissionais do contratado

d.) Qualificação Financeira que verifica as condições de gerir finanças e considerada o histórico administrativo do contratado

Apesar de haver certo controle pela Administração baseada no art. 36 da lei nº 8666/93, ainda há fornecedores que oferecem materiais de qualidade inferior por ver pouca liquidez (processo demorado) e por estar num ambiente de negócios em que se que oferecem preços baixos a qualquer custo.

O problema que envolve o meio interno está propriamente ligado à fase de especificação do material

Conforme destaca a IN 02 / 2008:

Art.14. A contratação de prestação de serviços será sempre precedida da apresentação de projeto básico ou termo de referencia, que devera ser preferencialmente elaborado por técnico com qualificação profissional pertinente as especificidades doserviço a ser contratado, devendo o projeto ou termo ser justificado e aprovado pela autoridade competente.

Art.15. O projeto básico ou termo de referencia devera conter:

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8 A.) Motivação da contratação;

b.) benefícios diretos e indiretos que resultarão da contratação; c.) Conexão entre a contratação e o planejamento existente; d.) Agrupamento de itens em lotes;

e.) Critérios ambientais adotados, se houver; f.) Natureza do serviço, se continuado ou não;

g.) Inexigibilidade ou dispensa de licitação, se for o caso, e h.) Referencias a estudos preliminares, se houver.

II. ) O objetivo, identificando o que se pretende alcançar com a contratação; III.) O objeto da contratação, com os produtos e os resultados esperados com a execução do serviço.

O termo de referencia deve estabelecer uma padronização sem indicar preferência por marca prevista nos termos § 7˚ do art.15 da lei 8666/1993, salvo quando devidamente justificada por critérios técnicos ou expressamente indicativos da qualidade do material a ser adquirido. O art. 13º do ato normativo TCE-RJ nº 85e art. 9º do decreto Federal nº 5450 /2005 atribuem o termo de referência ao setor requisitante da contratação. O art. 8º do Decreto Federal nº3555/2000, por sua vez, estabelece que o termo de referência deverá ser elaborado pelo requisitante em conjunto com a área de compras do órgão.

Conforme pode ser destacado por Inácio (2013, p.35), um bom Termo de Referencia deve seguir os passos do modelo abaixo:

Termo de Referência (art. 9º, II) a) o objeto da contratação...; b) apresentação da justificativa da necessidade da aquisição; c) orçamento detalhado, de modo a propiciar avaliação do custo pela Administração; d) valor estimado com base no preço obtido através da pesquisa de mercado; e) As condições quanto aos locais, prazos de entrega ou de execução do objeto, forma de pagamento...; f) o preço unitário máximo que a Administração se dispõe a pagar consideradas as regiões e as estimativas de quantidades a serem adquiridas; g) o prazo de validade do registro de preço; h) os órgãos e entidades participantes do registro de preço; i) a estimativa de quantidades a serem adquiridas,...; j) a quantidade mínima de unidades a ser cotada; k) valor mínimo por Ordem de Compra ou de Serviço; l) cronograma físico-financeiro se for o caso; m) critério de aceitação do objeto; n) deveres do contratado; o) procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, quando este for aplicável; p) prazo de execução.

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9 4 – Plano de Ação

Sobre o ambiente interno, ao Coordenador de Bens e ao Secretario de Administração pode ser proposto uma capacitação para servidores, sobre Termo de referencia e Projeto Básico. Esta capacitação possibilitará evitar erros nos processos de licitação e na aquisição e conferência de materiais no Serviço de Almoxarifado-SAL. Para funcionários do Serviço de Almoxarifado – SAL será feito um treinamento gerencial contínuo no almoxarifado para o aperfeiçoamento funcional. Inicialmente, para organizar o recebimento e facilitar a inspeção de materiais, foi elaborado o fluxograma de recebimento de materiais (anexo2) que demonstra os passos no recebimento de materiais.

Sobre materiais de estoque, em que o termo de referência é feito com auxílio Coordenadoria Setorial de Bens-CSB e Serviço de Almoxarifado-SAL, será sugerido que as especificações de material sejam feita observando informações/reclamações de servidores que utilizam estes insumos. Através da melhoria de especificação no Termo de Referência pode-se melhorar a qualidade da caneta esferográfica. As diferenças nas especificações podem ser vistas abaixo:

Especificação anterior – caneta esferográfica, corpo plástico cilíndrico ou sextavado transparente cristal, com ponta de latão + esfera de tungstênio, escrita média em cor azul.

Especificação atual - caneta esferográfica, escrita média azul, medindo aproximadamente 14 cm de comprimento, corpo em resina termoplástica, translúcida, sextavada com no mínimo 1,00 mm de espessura, ponta de latão, escrita resistente sem falhas, sem borras, sem excesso de tinta durante o traçado, suportando esforço até o final da carga, com selo de qualidade.

O setor de compras e almoxarifado deve estar presente no curso de capacitação possibilitando uma melhor comunicação adequando às necessidades organizacionais e estabelecendo uma rede de relacionamento interna. Para servidores especificados por setores poderá ser criado um conselho de materiais, que além de se responsabilizar pelos termos de referência participariam da pesquisa interna de materiais e disseminação de informações.

É necessário fazer para o caso dos fornecedores, um cadastro com uma planilha com histórico de compras e disponibilizar no histórico de consumo e consulta de materiais. É importante verificar a possibilidade aplicar sanções e notificar fornecedores em tempo hábil.

Outras possibilidades seriam com relação ao gerenciamento de suprimentos, tais qual a reestruturação de relacionamentos com renegociação ao longo da execução contratual, estabelecimento de relação com pregoeiros e comissões de licitação, melhoria de especificação do produto, estudo para melhorar o ambiente de competição com busca por melhores condições de custo, estabelecimento de planilha para acompanhar o nível de qualidade do suprimento e um programa de Gestão de fornecedores e processos de contratação.

Para todas estas ações cabe o acompanhamento e coordenação para verificar as melhorias. O acompanhamento poderá ocorrer mediante pesquisa (questionário e/ou entrevista) direcionada a servidores sobre materiais, evidenciando melhorias após as medidas sugeridas.

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TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO 10 Ferramenta de Gestão 5WH O que fazer? (What?) Onde? (Where?) Por quê? (Why?) Quando? (When?) Quem? (Who?) Como? (How?) Melhorar especificações dos materiais. No Setor de Compras e Setores Requisitantes Para evitar a compra duvidosa Fazer o Termo de Referência O responsável pelo pedido (Termo de Referencia) Observando as características de qualidade e normas técnicas Capacitar funcionários /servidores Na Escola de Contas e Gestão e nos diversos setores Para evitar discordâncias ou duvidas sobre materiais Antes do pedido de material ou Termo de Referencia Funcionários do almoxarifado e os que solicitam/ requisitam materiais Através de Instruções dos setores de compras, almoxarifado e Escola de Contas (ECG). Criar cadastro e rede de relacionamento de fornecedores No setor de compras e/ou no escritório do almoxarifado Para estabelecer comunicação com fornecedoresdentro dos termos legais

Na adjudicação da licitação Funcionários designadosdo almoxarifado e /ou do setor de compras Através de meios de comunicação computacionai s

Criar uma rede de relacionamento com requisitantes técnicos setoriais do TCE-RJ e o Almoxarifado Nos diversos setores Para estabelecer comunicação,esclar ecer duvidas, trocas de informações e estudos técnicos sobre materiais Na elaboração do Termo de Referência, na requisição, norecebimento de materiais específicos O responsável pelo pedido (Termo de Referencia) e funcionários do almoxarifado Através de reuniões e encontros Estabelecer uma inspeção mais rigorosa No almoxarifado

Para evitar que reclamações sobre qualidade de materiais No recebimento (almoxarifado) Funcionários do almoxarifado Observando as características do material Treinar funcionários/ servidores No almoxarifado

Para tornar hábil, confiável e preciso os processos de atendimento ao público, recebimento ,estoque e expedição de materiais . De forma contínua Líderes do Serviço de almoxarifado-SAL e da CSB Através de instruções programadas, ,manuais, formulários, fluxogramas etc

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11 5 - Conclusão

A fundamentação coerente com a legislação, com as necessidades físico-ambientais e com as necessidades e condições econômicas contribuem para a aquisição de materiais adequados evitando gastos maiores, terminando por atingir o principio da economicidade. No caso vivenciado no Serviço á de Almoxarifado do TCE-RJ pode provocar uma redução do acúmulo de materiais.

A melhoria da caneta ocorreu por que se tratava de material de estoque, no qual para a compra, o Termo de Referência é feito na Coordenadoria Setorial de Bens que faz a Gestão de Bens junto ao Setor de Compras, Setor de Patrimônio e o Almoxarifado. Deste modo é necessário que se melhore também o Termo de Referência nos setores de Engenharia, Informática, etc. Neste sentido capacitar servidores representa uma alternativa.

Após, instituir no meu plano de ações a capacitação de servidores descobri que no Tribunal de Contas, há uma instituição que muito contribui neste sentido: a Escola de Contas e Gestão, que já conta com uma capacitação para servidores de curso envolvendo o assunto Termo de Referência e Projeto básico. É bom lembrar que a capacitação deve ocorrer continuamente dentro do ambiente conforme menciono no caso do treinamento/aperfeiçoamento contínuo. O fluxograma elaborado (anexo2) permitiu não só melhorar o processo de recebimento de material, mas também serviu para que os servidores do nível operacional do almoxarifado entendessem o funcionamento e a importância deste setor para o Tribunal de Contas. Deste modo, o fluxograma a matriz SWOT e o plano 5WH também contribuíram para capacitação e estruturação das ações. A idéia da rede de relacionamento interna com requisitante e externa com fornecedores foi levada a Coordenadoria Setorial de Bens, na qual está subordinado Serviço de Almoxarifado. Possibilitaria prever sobre qualidade de material licitado, após a adjudicação. Sobre a rede de relacionamento com fornecedores descobri que no almoxarifado existe um assessor que atua no escritório do Almoxarifado faz um gerenciamento de suprimentos, que pode melhorar processos de aquisição de materiais com boa qualidade ocasionando satisfação dos servidores que adquirem o bem. A atuação deste servidor requer relatos, coordenação e acompanhamento.

Tal fato é muito importante, pois no recebimento do material a equipe estaria alerta na inspeção. Essas mudanças propostas no plano de ações possibilitaria algo muito importante que é o diálogo sobre processos de aquisição de materiais, aproximando o meio externo e meio interno da organização flexibilizando a satisfação e redução de custos financeiros e de tempo.

Apesar do processo de aquisição de material no Tribunal de Contas do Estado do Rio de Janeiro estar dividido em várias etapas, é possível torná-lo hábil e eficaz melhorando cada etapa. Um grande passo é o diálogo com os envolvidos (almoxarifado, servidores, fornecedores, compradores, entre outros). Um dos resultados da melhoria do processo é melhores fornecedores com melhores materiais e servidores mais aptos.

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14 PRÉVE, Altamiro Damian; MORITZ, Gilberto de Oliveira; PEREIRA, Mauricio Fernandes. Organização, processos e tomada de decisão. Florianópolis: UFSC, 2010.

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TRIGUEIRO, Francisco Mirialdo Chaves; MARQUES, Neiva de Araújo. Teorias da Administração I. Florianópolis: UFSC, 2009.

(15)

15 ANEXO 1 – ORGANOGRAMA

(16)

16 ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DE MATERIAIS