COMUNICAÇÃO
Políticas
Group, cabendo a todas as áreas
envolvidas no processo e citadas
neste documento a responsabilidade
pelo seu cumprimento.
Sumário
1. Conceito e campo de aplicação ... 2
2. Objetivos ... 2
3. Diretrizes ... 2
4. O que é comunicação ... 3
4.1. Comunicação verbal ... 3
4.2. Comunicação não-verbal ... 3
5. Logo Morena Rosa Group ... 3
6. Canais de comunicação ... 4
6.1. Portal do colaborador ... 4
6.2. Mural de informações ... 4
6.3. E-mail corporativo ... 5
6.4. Materiais institucionais ... 5
6.5. Materiais das marcas ... 6
7. Identidade visual de departamentos e ambientes comuns ... 6
8. Uso das redes sociais ... 6
8.1. Fotografar o ambiente de trabalho ... 6
8.2. Uniforme e crachá de identificação ... 7
9. Relacionamento com a imprensa ... 7
10. Responsabilidade pelas informações ... 7
1. Conceito e campo de aplicação
Esta política visa definir os processos de comunicação do Morena Rosa Group, através de orientações e recomendações, e promover o gerenciamento do relacionamento da empresa com seus públicos relevantes: colaboradores, representantes, fornecedores, clientes e comunidade em geral.
As informações apresentadas neste documento devem ser norteadoras para as ações de comunicação da empresa e aplica-se a todos os colaboradores, estagiários, aprendizes e candidatos a vagas do Morena Rosa Group.
2. Objetivos
Manter um relacionamento ético, proativo, transparente e de credibilidade com todos os públicos;
Fortalecer a cultura e pertencimento empresarial;
Promover a comunicação integrada entre todas as áreas da empresa e destas com seus públicos de relacionamento, de forma coordenada e sinérgica;
Fortalecer e consolidar a imagem do Morena Rosa Group, através da padronização dos canais de comunicação.
3. Diretrizes
A comunicação é feita por todos e cabe a todas as áreas envolvidas no processo e citadas neste documento a responsabilidade pelo cumprimento desta política.
Deve haver o máximo de transparência no relacionamento da empresa com seu público: colaboradores, representantes, fornecedores, clientes e comunidade em geral.
É responsabilidade de todos os setores da empresa o desenvolvimento e manutenção da cultura do Grupo, com informações reais e corretas sobre a empresa, interna e externamente;
4. O que é comunicação
Palavra escrita, falada, gestos, símbolos entre tantos outros são formas de comunicação.
4.1. Comunicação verbal
Todo tipo de troca de informações, por meio de linguagem escrita ou falada. Por isso, é importante tomarmos cuidado com a forma com que escrevemos e falamos. O Morena Rosa Group preza que a linguagem utilizada seja sempre clara, respeitosa, objetiva e acessível.
4.2. Comunicação não-verbal
A comunicação não verbal ou comunicação de conduta refere-se as formas de se expressar que não utilizam palavras ou que não recorrem à linguagem escrita, como gestos, trejeitos faciais, posturas corporais entre outros. Atente-se para o que suas ações estão transmitindo aos outros.
5. Logo Morena Rosa Group
O uso do logo do Morena Rosa Group deve ser feito de maneira criteriosa, com o máximo de zelo, respeitando o formato e as cores originais. Cabe à área de comunicação o gerenciamento da utilização da marca Morena Rosa Group e as instruções detalhadas para a sua correta aplicação, que devem ser amplamente divulgadas na empresa e rigorosamente obedecidas, como descritas no Manual de Marca, disponível no Portal do Colaborador (Arquivos – solicitações gerais).
Essa mesma premissa deve ser estendida a outras marcas ou submarcas eventualmente criadas para dar identidade a segmentos, programas, eventos, etc.
A produção de material de comunicação institucional, com a marca Morena Rosa Group, deve ter prévia avaliação e autorização do departamento de comunicação.
Em caso de patrocínios e apoios a iniciativas de terceiros, caso seja necessário usar o logo do Morena Rosa Group, consultar o Manual de Marca com as instruções a serem seguidas.
6. Canais de comunicação
O Morena Rosa Group tem diversos canais de comunicação internos e externos, usados como facilitadores na divulgação de informação. É fundamental que os colaboradores tenham conhecimento desta ferramenta e saibam com usá-las.
6.1. Portal do colaborador
Gerenciado pelo departamento de comunicação e T.I, o Portal do Colaborador pode ser acessado (portal.morenarosagroup.com) por todos os colaboradores do Morena Rosa Group, em computadores da empresa e também de casa, celulares e tablets. O veículo traz diversas informações da empresa e é de extrema importância que todos tenham o habito de acessá-lo.
A inserção de arquivos deve ter prévia autorização do departamento de comunicação e T.I.
Os campos Dê Sua Opinião e Mural de Recados são atualizados frequentemente e é de responsabilidade do colaborador usar a ferramenta com responsabilidade, certificando-se que as informações divulgadas sejam éticas e verdadeiras. O departamento de comunicação é responsável por autorizar a publicação dos classificados e por responder as sugestões enviadas.
6.2. Mural de informações
Atualizado semanalmente, com assuntos internos e externos, relevantes aos colaboradores. É o canal de comunicação com maior abrangência, está localizado estrategicamente, em todas as unidades de trabalho do Morena Rosa Group e não podem ser retirados ou terem os locais modificados sem a autorização do departamento de comunicação. Em caso de danos, defeitos ou sugestões para mudanças de local, falar com o departamento previamente.
A atualização do Mural de informação é feita através do departamento de comunicação e pelos amigos da comunicação, colaboradores voluntários que auxiliam o departamento em cada unidade de trabalho.
Todos os materiais publicados no mural de informação, precisam ser feitos pelo departamento de comunicação e, obrigatoriamente, precisam ter o logo do Morena Rosa Group.
Outros materiais pessoais devem ser fixados exclusivamente no cantinho da unidade (espaço delimitado nas unidades de produção) ou no mural do setor (demais departamentos). Caso a unidade/departamento não tenha este espaço, solicitar ao departamento de comunicação.
Materiais com cursos, oportunidades e eventos culturais devem ser enviados para o departamento de comunicação, que padronizará o material e enviará a todos os colaboradores através do mural ou e-mail.
6.3. E-mail corporativo
O e-mail é uma ferramenta para auxiliar o trabalho dos colaboradores e deve ser usado com ética e responsabilidade. Ser sucinto, usar saudações e agradecimentos, ser claro e objetivo são atitudes que devem ser seguidas sempre.
E-mails para grandes grupos internos são enviados apenas pelo departamento da comunicação, responsável pela padronização dos materiais, de acordo com a identidade visual do Grupo. Em caso de eventuais necessidades, comunicar previamente o departamento, que dará orientações de como proceder.
Os e-mails de movimentação interna e contratação são enviados pelo departamento de comunicação, com supervisão e autorização do DGP. Como padrão, o Morena Rosa Group não agradece especificamente os colaboradores desligados da empresa, mas sim a todos que fazem parte do time e contribuem para o engajamento e sinergia da área.
E-mails para representantes e público externo são enviados pelo departamento de e-commerce, que também deve ser consultado em caso de dúvidas ou outras necessidades.
6.4. Materiais institucionais
O Morena Rosa Group preza por sua identidade visual. Por isso, tem envelopes, cartões de visita entre outros materiais padronizados que podem ser solicitados ao departamento de compras administrativa e almoxarifado de uso e consumo. Materiais institucionais como slides, papéis timbrados, cadernos, perfis da empresa, cartões de agradecimentos entre outros, podem ser solicitados ao departamento de comunicação.
6.5. Materiais das marcas
Os materiais gráficos e de divulgação de cada marca são de responsabilidade do departamento de marketing. O uso e distribuição destes materiais deve ser solicitado aos responsáveis por cada marca, que avaliará a viabilidade contratual e disponibilidade.
7. Identidade visual de departamentos e ambientes comuns
Trabalhamos em uma empresa de moda e apoiamos iniciativas para deixar nosso ambiente de trabalho mais acolhedor e bem decorado. Os departamentos podem propor decorações internas, com adesivos, pintura nas paredes entre outros, desde que mantenha a estética, bom gosto e tenha o aval do gestor da área.
As áreas comuns aos colaboradores, como pátios, corredores e paredes externas dos departamentos devem seguir o padrão de identidade visual proposto pelo Morena Rosa Group. Sugestões são bem-vindas e podem ser repassadas ao DGP.
8. Uso das redes sociais
A facilidade de acesso às redes sociais requer alguns cuidados para manter uma imagem positiva. É fundamental saber a diferença entre o trabalho e a sua vida pessoal na internet. O Morena Rosa Group também está presente nas redes sociais e apoia quem utiliza a internet de forma saudável, tendo ética e responsabilidade ao fazer publicações.
Informações sigilosas da empresa não podem ser compartilhadas na rede, como desenhos, estampas, locais de campanhas entre outros.
Atentem-se também ao horário de uso das redes sociais. É expressamente proibido o acesso às redes sociais em horário de trabalho, por colaboradores que não usam o canal como ferramenta de trabalho. Em caso de dúvidas, consultar o Manual do Colaborador.
outros. As fotos também podem ser compartilhadas com o departamento de comunicação, para que seja divulgado pelos canais de comunicação oficiais do Morena Rosa Group.
8.2. Uniforme e crachá de identificação
Lembre-se que o uniforme e o crachá de identificação do Grupo o identifica mesmo fora dos locais de trabalho do Morena Rosa Group, inclusive em fotos publicadas e compartilhadas nas redes sociais. Sabemos que muitos colaboradores saem da empresa diretamente para outras atividades, mas é importante avaliar em quais ocasiões está utilizando a identificação da empresa e lembrar que você estará representando a todos do Morena Rosa Group.
9. Relacionamento com a imprensa
Temos o compromisso de manter um canal aberto com a imprensa, disponibilizando as informações necessárias ao esclarecimento e divulgação de nossas atividades, de forma correta e verdadeira.
No caso de manifestações e declarações à imprensa, assim como pedidos de entrevistas e informações relacionadas às atividades do Morena Rosa Group, o departamento de comunicação e a assessoria de imprensa do marketing devem ser previamente avisados. Cabe a estas áreas: avaliar a solicitação; informar a direção e os gestores das marcas; acompanhar o desenvolvimento do assunto. Informações estratégicas só podem ser divulgadas com autorização prévia da direção.
10. Responsabilidade pelas informações
Você é responsável por aquilo que comunica. É importante estar ciente sobre o conteúdo que irá repassar e avaliar a real necessidade de desenvolver ações isoladas, tais como criação de cartilhas, catálogos, apresentações institucionais, realização de eventos, etc. Departamentos como marketing, comunicação e DGP podem auxiliar nestes casos.
Boatos e rumores devem ser desestimulados e para isso é preciso seguir uma política de relações internas pautada na transparência. O Morena Rosa Group estimula o contato direto entre os colaboradores, indiferente do nível hierárquico, de forma a estabelecer relações baseadas na confiança, na transparência e no diálogo.
11. Considerações finais
Quaisquer exceções a esta política devem ser aprovadas pela diretoria executiva da companhia e pelo departamento de comunicação e o de gestão de pessoas.
Marco Antonio Franzato Presidente
Eduardo Augusto Teixeira Gerente de Recursos Humanos