SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE

PROCEDIMENTO

CODIFICAÇÃO E ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS GERAIS

Nº PE-GDQ-010 Rev. K

Fl. 1/6

Propriedade e uso exclusivo da GENPRO Engenharia S.A. Nenhuma parte deste documento pode ser copiada, reproduzida ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio, sem autorização expressa desta empresa.

Rev. Data Descrição Executado Verificado Aprovado

0 A B C D E F G H J K 09/12/04 13/05/05 23/06/06 18/08/06 30/10/06 26/03/07 22/02/08 06/03/09 16/04/09 30/07/10 31/10/14 Emissão Inicial

Incluído SESIS na Tabela 2 Revisado item 5.1 (Tabela 1 e 2) Revisado item 5.1 (Tabela 2)

Revisados item 5.1 (Tabela 2) e item 7

Revisado item 5.1 (Incluído SESMS na Tabela 2) Revisados Logotipo e Razão Social da GENPRO

Revisado item 5.1; Implementado Acordo Ortográfico de 1990, onde necessário

Revisado item 7 Revisada Tabela 2

Revisadas seções 2, 3, 7 e Título da Seção 1

JMn JMn JMn JMn JMn JMn JMn JMn JMn JMn SRo CHC CHC CHC CHC CHC TBC TBC CHC CHC ViM JMn NDF NDF NDF NDF NDF NDF NDF NDF NDF NDF NDF

PE-GDQ-010 Rev. K 1 ESCOPO

Este procedimento estabelece a sistemática para codificação e diretrizes para elaboração de documentos gerais utilizados pela GENPRO.

2 APLICABILIDADE

Este procedimento se aplica aos documentos gerais (correspondências, atas de reunião, fax, etc.) aqui descritos.

3 DOCUMENTOS A CONSULTAR

O documento relacionado a seguir, em sua revisão mais recente, é indispensável à aplicação deste documento.

PE

-

-

4 RESPONSABILIDADE

A Gerência da Qualidade (GEDAQ) é responsável por implementar este procedimento e assegurar

-

Todos os SETORES são responsáveis por aplicar as diretrizes aqui descritas durante a elaboração de documentos gerais.

5 ESTRUTURA DE CODIFICAÇÃO

5.1 Documentos Gerais Associados a Contratos/Projetos

A codificação obedece à mesma estrutura dos documentos de projeto, conforme indicado a seguir:

T T - C C C C - U U U U U - f f - A A A - s s s

Onde:

TT sigla do tipo do documento, contendo 2 caracteres alfabéticos (ver Tabela 1) CCCC número do Contrato, contendo 4 caracteres numéricos

UUUUU identificação da Unidade, Área ou Ordem de Serviço, constituído de até 5 caracteres alfanuméricos. Caso a Unidade, Área ou Ordem de Serviço seja única, adotar “0” (zero) e será designada de “Geral”

PE-GDQ-010 Rev. K AAA Código do Setor, constituído de 3 caracteres numéricos, conforme indicado na

Tabela 2

sss número sequencial, constituído de 3 dígitos, a partir de 001, reiniciando-se sempre que houver alteração em um dos outros campos

Exemplos de numeração:

1) CA-0199-3000-A4-050-001

Carta referente ao contrato Nº 0199, OS 3000, emitida pela Gerência do Contrato (050), sequencial 001.

2) FX-0134-0-A4-500-004

Fax referente ao contrato Nº 0134, Área 0 (Geral), emitido pela Disciplina Instrumentação (500), sequencial 004.

Tabela 1 – Tipos de Documentos Gerais e suas Siglas

Sigla (TT) Tipo de Documento

AR Ata de Reunião AA Aviso Administrativo CA Carta CI Comunicação Interna EM E-mail FX Fax RL Relatório*

(*) Nota: Este documento é aplicável, principalmente, a relatórios internos da GENPRO e não pode ser confundido com Relatório Técnico (RT) o qual é um tipo de documento de projeto emitido ao cliente.

Tabela 2 – Código dos Setores para os Documentos Gerais

Código Setor (sigla)

001 DIRCO 002 DIROP 005 DIRAF 006 GEDEN 007 GEDEO 010 SECOM 011 SEJUR

PE-GDQ-010 Rev. K Código Setor (sigla)

013 GEFIN 014 GEORP 015 GESIG 016 SEPLA 020 GEDAQ 025 SESMS 030 SEINF 034 SESIS 044 SEINT 050 GECOT 051 COORD 054 GGCOT 055 GEROP 060 GEREN 061 ADCOT 063 APCOT 070 ARTEC 080 SESUP 100 SEPRO 150 SESEG 200 SEMEC 250 SECAL 300 SETUB 400 SEELE 450 SETEL 500 SEINS 600 SECIV 700 SEARQ 800 SEEST 900 SENAV

PE-GDQ-010 Rev. K 5.2 Documentos Gerais não Associados a um Contrato/Projeto

A codificação obedece à estrutura indicada a seguir:

T T - S E T O R - s s s / a a

Onde:

TT sigla do tipo do documento, contendo 2 caracteres alfabéticos (ver Tabela 1) SETOR sigla do Setor, contendo 5 caracteres alfabéticos (ver Tabela 2)

sss número sequencial, constituído de 3 dígitos, a partir de 001, reiniciando-se sempre que houver mudança de ano (aa)

aa ano da emissão (utilizar a dezena. Ex.: 09 para o ano de 2009) Exemplos de numeração:

1) CI-DIROP-002/14

Segunda Comunicação Interna emitida em 2009 pela DIROP (Diretoria e Operações). 2) AA-DIRAF-003/14

Terceiro Aviso Administrativo emitido em 2008 pela DIRAF (Diretoria Administrativa e Financeira).

3) FX-GEREN-004/14

Quarto Fax de 2009, emitido pela GEREN (Gerência de Engenharia).

6 NOME DO ARQUIVO ELETRÔNICO

Convém que o arquivo eletrônico do documento geral seja nomeado conforme regras definidas a seguir:

1. O nome do arquivo eletrônico é exatamente igual ao número do documento geral (usar letras maiúsculas), contendo inclusive os hífens. No documento geral interno, a barra inclinada (/) deve ser substituída por hífen. Exemplos:

Número do Documento Nome do Arquivo Eletrônico

AR-0134-A4-590-002 AR-0134-A4-590-002.doc

FX-0190-2000-A4-050-001 FX-0190-2000-A4-050-001.doc

PE-GDQ-010 Rev. K 2. Se o documento contiver anexos, indicar com nx (de anexo) em letras minúsculas, de

maneira similar à regra anterior, conforme exemplos a seguir:

Número do Documento Nome do Arquivo Eletrônico CA-0190-2000-A4-050-001(principal) CA-0190-2000-A4-050-001.doc CA-0190-2000-A4-050-001, Anexo I CA-0190-2000-A4-050-001-nxI.pdf CA-0190-2000-A4-050-001, Anexo II CA-0190-2000-A4-050-001-nxII.xls

CI-GEDAQ-006/04 (principal) CI-GEDAQ-006-04.doc

CI-GEDAQ-006/04, Anexo I CI-GEDAQ-006-04-nxI.doc

CI-GEDAQ-006/04, Anexo II CI-GEDAQ-006-04-nxII.doc

NOTA Convém evitar o uso de multiarquivo, procurando-se fazer com que anexos e inclusos estejam integrados ao documento principal. O uso de multiarquivo deve ser exclusivamente quando for impraticável o arquivo eletrônico ser único (extensão única).

7 DIRETRIZES PARA ELABORAÇÃO

Os documentos gerais devem ser elaborados na forma eletrônica utilizando-se os formulários padronizados disponíveis em macros do programa Microsoft Word, a seguir relacionados:

Formulário Título

FR-GDQ-008 Carta (português) – S. Paulo FR-GDQ-009 Carta (inglês) – S. Paulo FR-GDQ-010 Ata de Reunião (português) FR-GDQ-011 Ata de Reunião (inglês) FR-GDQ-012 Fax (português) – S. Paulo FR-GDQ-013 Fax (inglês) – S. Paulo FR-GDQ-014 Aviso Administrativo FR-GDQ-015 Comunicação Interna FR-GDQ-016 Relatório

FR-GDQ-017 Folha Base com logo (vertical) FR-GDQ-018 Folha Base com logo (horizontal) FR-GDQ-025 Carta (português) – Rio de Janeiro FR-GDQ-026 Carta (inglês) – Rio de Janeiro FR-GDQ-027 Fax (português) – Rio de Janeiro FR-GDQ-028 Fax (inglês) – Rio de Janeiro

NOTA Excluídos fax e carta de Salvador.