IS - INSTRUÇÃO DE SERVIÇO
SETOR: COMERCIAL RESPONSÁVEL: VANESSA FUNCIONÁRIO:DANIELLE
DESCRIÇÃODAIS:– Devolução de Mercadoria.
ISCOAC1.1.002
INSTRUÇÃODESERVIÇO:
Devolução de Mercadoria em Função dos Seguintes Motivos:
Quebra de Peso;
Diferenças de Preço;
Troca de Nota por Erros Diversos;
Falta de Mercadoria no Momento do Carregamento;
Mercadoria com Problemas ou Imprópria para Consumo
Fora do Padrão do Cliente;
Mercadoria Trocada Dentro da Caixa;
Vácuo Estourado;
Caixa Danificada;
Fora do Prazo de Entrega;
Cliente sem Espaço para Receber a Mercadoria;
Erro de Pedido;
Cliente Fechado no Momento de Receber a Mercadoria;
Pedido em Duplicidade;
Falta de Mercadoria no Momento da Entrega no Cliente;
Mercadoria Trocada;
Mercadoria Descongelada;
Entrega de Mercadoria a Menor que o Pedido
Diferença de Preço
Cancelamento de Pedido;
Entrega no Cliente Errado;
Carro do Transportador Estragou;
Data de Produção Avançada.
OBJETIVO:
Realizar correções e descontos em decorrência de devoluções de mercadoria em função dos motivos acima.
APLICAÇÃO:
Comercial, Controladoria e Diretoria.
RESPONSABILIDADES DE GERENCIAMENTO DESSA INSTRUÇÃO:
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PROCEDIMENTOS / ETAPAS DA INSTRUÇÃO:
1. Recebe por e-mail, MSN ou pelo malote e carta-resposta (Recepção) os documentos ou informações para a realização da devolução;
2. Consulta no sistema se a devolução já foi feita quando receber notas de devolução do cliente;
3. Critica a devolução para ver se realmente será realizada. Em caso de diferença de peso, verificar se a diferença do balanção através do relatório “RMOV019 – Fechamento de Carga para Romaneio” cobre a diferença que o cliente alega ter ocorrido;
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Obs: No caso da Unidade de Guaianira - GO, a própria Unidade aprova a devolução e apenas solicita a realização do procedimento no sistema ao setor de devoluções.
4. Digitação da “DCA – Autorização de Devolução do Cliente” no seguinte caminho: Movimentação de E-S/;
4.1. Aba “Dados Documento”
4.1.1. Informa o código do movimento contábil “844 - Autorização de Devolução do Cliente” e aciona a tecla “Enter”.
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4.1.2. No caso de quebra de peso, o movimento contábil é o “851 – Devolução de Venda – Romaneio de Devoluções de Cliente sem estoque – mov 888). Nesse caso não é feito pela Unidade a etapa “4.3 “. A Assistente Comercial realiza o vínculo do movimento “851” com o movimento “888 – P. Acabado-NFe Devolução de Venda M.I. (nf Cliente – sem estoque)”. Nesse movimento é gerado um número que será vinculado ao movimento “888” conforme etapas abaixo.
4.1.2.1. Informa o tipo de Documento “Nota Fiscal de Entrada”,
4.1.2.2. Informa da data de emissão e data de entrada da nota fiscal de devolução do cliente; 4.1.2.3. Informa o número da nota de devolução;
4.1.2.4. Informa o número do movimento “851” gerado conforme etapa 4.1.2;
4.1.2.5. Confere os itens lançados no movimento e o valor total lançado no movimento “851” na Aba “Itens Digitados”.
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4.1.3. Informa o número da nota fiscal de saída da mercadoria e aciona a tecla “Enter”;
4.2. Aba Itens / Aba Itens Digitados
4.2.1. Seleciona cada item que não será devolvido e aciona o botão “Excluir”. Na DCA deve permanecer apenas os itens com suas respectivas quantidades que serão devolvidas.
4.2.2. Clicar duas vezes no ítem que será alterado e alterar o peso ou o preço. No caso de alteração de preços não é necessário o faturista realizar a entrada no estoque. 4.2.3. Se a devolução for parcial, informar a quantidade que será devolvida;
4.2.4. Finalizar os lançamentos, acionando a tecla F7 para gerar a DCA e acionar o botão “OK”; 4.2.5. Informa por e-mail ao solicitante da devolução, o número da DCA, o número da nota fiscal
e o número do pedido quando a mercadoria é refaturada;
4.3. Os faturistas das Unidades realizam a entrada no estoque e emitem a nota fiscal de entrada caso o cliente não tenha emitido a nota de devolução.
4.4. Depois das Unidades realizarem a entrada da mercadoria, o sistema gera o valor
correspondente da devolução no contas a receber, na conta do cliente denominado ADE – Adiantamento de Entrada;
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4.5. Imprime o relatório “RREC012 – Relatório de Recebimento” no seguinte caminho: Financeiro/Receber para servir de conferência e ser enviado ao financeiro para a realização do desconto;
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4.6. Informa o código do cliente na tela acima para realizar a pesquisa e aciona o botão “OK”; 4.7. Monta o processo a ser enviado para o financeiro com os seguintes documentos:
4.7.1. Nota de devolução do cliente ou emitida pela Boi Brasil; 4.7.2. Relatório “RREC012 – Relatório de Recebimento”;
4.7.3. Envia para a gerente comercial conferir e assinar o processo de devolução;
4.8. Lança os dados da devolução na planilha “Anomalias.xls” do mês no seguinte caminho: G:/Anomalias
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4.9. Depois do processo aprovado pela gerencia comercial é feito um protocolo do processo a ser assinado pelo financeiro;
4.10. Depois de assinado pelo financeiro, o protocolo é arquivado na gaveta por cerca de um ano.
Obs: Quando ocorrer a necessidade de refaturamento de alguma mercadoria que foi devolvida é necessário alimentar o campo “Observação” na “Aba Observações/Volume Transportado” especificando o motivo da devolução e o número da nota fiscal do faturamento original.
Obs: Bate carimbo “Lançado e Data” na nota de devolução, preenche os dados no carimbo e assina quando a nota chega posterior ao processo de devolução já realizado. Essas notas são arquivas e enviadas à contabilidade para arquivo.
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BELO HORIZONTE,16 DE NOVEMBRO DE 2012.
ATENCIOSAMENTE,
--- GERALDO HELENO