UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO
RIO GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS,
CONTÁBEIS, ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
CRISTIAN DIAS DE JESUS
AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
IJUÍ (RS)
2016
CRISTIAN DIAS DE JESUS
AUDITORIA OPERACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado no DACEC - Curso de Ciências Contábeis da UNIJUÍ, como requisito parcial para obtenção do titulo de Bacharel em Ciências Contábeis.
Profª Orientadora: EUSÉLIA PAVEGLIO VIEIRA
RESUMO
Com o aumento exponencial da competitividade entre as empresas, e a constante vigilância governamental sobre as informações geradas, pode-se constatar que é imprescindível que as organizações regularizem seus controles e processos internos, melhorando desta forma a qualidade das informações geradas. Neste sentido o estudo trata de uma auditoria operacional de recursos humanos, de caráter preventivo e corretivo em um Diretório Central de Estudantes, buscando verificar se os controles internos, informações e documentações geradas estão de acordo com o que pede a legislação e os órgãos fiscalizadores. Para o desenvolvimento do trabalho foi desenvolvido o plano de auditoria operacional e na sequencia a aplicação dos papéis de trabalho a entidade, ao final deste processo as constatações foram expostas no relatório de auditoria que evidenciou os erros e falhas constatadas no decorrer do trabalho. Os resultados obtidos com base no estudo demonstram que a entidade agiu de maneira correta na maioria das situações observadas, somente apresentou falhas e irregularidades em alguns procedimentos, que devem ser ajustados, para evitar a ocorrência de possíveis reclamatórias trabalhistas ou na realização de uma possível auditoria de caráter punitivo. Ao fim do estudo pode-se constatar que a auditoria é de grande importância para uma organização, sendo que esta possibilita a certificação para a diretoria e usuários de que as informações geradas na empresa estão corretas e vão satisfazer as exigências dos órgãos fiscalizadores.
LISTA DE SIGLAS
ASO Atestado de Saúde Operacional
CAGED Cadastro Geral de Empregados e Desempregados CLT Consolidação das Leis do Trabalho
CPF Cadastro de Pessoa Física
CIPA Comissão Interna de Prevenção de Acidentes
CODEFAT Conselho Deliberativo do Fundo de Amparo ao Trabalhador COLAB Colaboradores
CTPS Carteira de Trabalho e Previdência Social DCE Diretório Central de Estudantes
DSR Descanso Semanal Remunerado
FGTS Fundo de Garantia por Tempo de Serviço GRRF Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS INSS Instituto Nacional do Seguro Social
IRRF Imposto de Renda Retido na Fonte LRE Livro de Registro de Empregador MTE Ministério do Trabalho e Emprego
MTPS Ministério do Trabalho e Previdência Social
PCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional PIS Programa de Integração Social
PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário
PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais RAIS Relação Anual de Informações Sociais
RG Registro Geral
SEFIP Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Inf. à Previdência Social TRCT Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 - Principais conteúdos do relatório de auditoria... 29
Quadro 2 - Tabela do INSS com vigência para 2016... 44
Quadro 3 - Tabela do IRPF com vigência para 2016... 44
Quadro 4 - Programa de auditoria do setor de recursos humanos... 62
Quadro 5 - Exame médico admissional... 65
Quadro 6 - Contrato de trabalho... 66
Quadro 7 - Livro de registro dos empregados... 67
Quadro 8 - Livro de registro dos funcionários x CTPS... 68
Quadro 9 - Protocolo de devolução da CTPS... 69
Quadro 10 - Concessão do Salário Família... 69
Quadro 11 - Vale transporte/Declaração... 70
Quadro 12 - Informações obrigatórias CAGED e RAIS... 71
Quadro 13 - Obrigações legais – Exame médico periódico, PPRA, PDMSO e PPP... 72
Quadro 14 - Ficha ponto... 73
Quadro 15 - Direito dos trabalhadores... 74
Quadro 16 - Descontos dos funcionários: facultativos e legais... 75
Quadro 17 - Auditoria da folha de pagamento do funcionário A... 76
Quadro 18 - Auditoria da folha de pagamento do funcionário B... 77
Quadro 19 - Auditoria da folha de pagamento do funcionário C... 78
Quadro 20 - Auditoria da folha de pagamento do funcionário D... 79
Quadro 21 - Auditoria da folha de pagamento do funcionário E... 80
Quadro 22 - Auditoria da folha de pagamento do funcionário F... 81
Quadro 23 - Recibo de férias... 83
Quadro 24 - 13º Salário Adiantamento de 13º Salário Integral... 84
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Organograma do Diretório Central de Estudantes (DCE)... 13
Figura 2 – Fluxograma de admissão... 56
Figura 3 – Fluxograma de movimentação mensal... 58
SUMÁRIO RESUMO ... 3 LISTA DE SIGLAS ... 4 LISTA DE QUADROS ... 5 LISTA DE FIGURAS ... 6 1 INTRODUÇÃO ... 10 1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ... 12
1.2 ÁREA DE CONHECIMENTO CONTEMPLADA ... 12
1.3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ... 12 1.4 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA ... 14 1.5 OBJETIVOS ... 14 1.5.1 Objetivo geral ... 15 1.5.2 Objetivos específicos ... 15 1.6 JUSTIFICATIVA ... 15 2 REFERENCIAL TEÓRICO ... 17 2.1 AUDITORIA ... 17 2.1.1 Conceito de Auditoria ... 17
2.1.2 Objeto e objetivos da auditoria ... 18
2.1.3 Normas de auditoria ... 19
2.1.4 Tipos de auditoria ... 19
2.1.5 Procedimentos de Auditoria ... 21
2.1.6 Finalidades da auditoria ... 21
2.2 AUDITORIA OPERACIONAL ... 22
2.2.1 Conceitos e definições de auditoria operacional ... 23
2.2.2 Finalidades e objetivos da auditoria operacional ... 24
2.2.4 Planejamento de uma auditoria operacional ... 25
2.2.5 Papéis de trabalho ... 26
2.2.6 Relatório de auditoria ... 28
2.3 AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS ... 31
2.3.1 Admissão de funcionários ... 31
2.3.2 Documentação necessária para admissão... 32
2.3.3 Contrato de trabalho ... 32
2.3.4 Jornada de trabalho e duração ... 34
2.3.5 Livro ou ficha registro de empregados ... 34
2.3.6 Carteira de trabalho e previdência social - CTPS ... 35
2.3.7 Legislação trabalhista ... 36
3 METODOLOGIA DO ESTUDO ... 50
3.1 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA ... 50
3.1.1 Quanto a sua natureza ... 50
3.1.2 Quanto à forma de abordagem do problema ... 50
3.1.3 Quanto aos objetivos ... 51
3.1.4 Quanto aos procedimentos técnicos ... 51
3.2 COLETA DE DADOS ... 52
3.2.1 Instrumentos de coleta de dado ... 52
3.3 ANALISE E INTERPRETACAO DOS DADOS ... 53
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS ... 55
4.1 ESTRUTURA DO SETOR DE RECURSOS HUMANOS ... 55
4.2 ROTINAS DO SETOR DE RECURSOS HUMANOS ... 55
4.3 CONTROLES INTERNOS ... 61
4.4 ELABORAÇÃO DO PROGRAMA DE AUDITORIA ... 61
4.5 EXECUÇÃO DO TRABALHO DE AUDITORIA ... 64
CONCLUSÃO ... 101 REFERÊNCIAS ... 103
1 INTRODUÇÃO
O presente estudo objetiva aprofundar os conhecimentos construídos no decorrer do Curso de Ciências Contábeis, buscando uma análise mais minuciosa na área da auditoria, focando especificamente na auditoria operacional de recursos humanos.
Com o estudo da auditoria de recursos humanos pode se constatar que a mesma se trata do exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações com relação ao patrimônio, com o objetivo de mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações Contábeis deles decorrentes.
A partir disto, tem-se uma ramificação da auditoria, denominada de auditoria operacional no setor de recursos humanos, que tem a premissa de analisar especificamente a área do departamento de pessoal, emitindo informações a respeito dos controles internos utilizados, e informações a respeito da conformidade dos registros efetuados no setor com as normas e legislação vigentes.
O objetivo do trabalho é efetuar uma auditoria operacional no setor de Recursos Humanos de um Diretório Central de Estudantes, com a finalidade de verificar se as informações geradas estão de acordo com as legislações e se são capazes de satisfazer as necessidades dos usuários da informação.
Primeiramente o trabalho apresenta a contextualização do estudo abordado, iniciando pela apresentação da auditoria de forma sucinta, a partir dos ensinamentos de alguns autores da área. Após está etapa é apresentada a empresa na qual o estudo foi realizado, bem como, a problematização do tema, seus objetivos e justificativas.
Em uma segunda etapa inicia-se a parte do estudo em que ocorre a apresentação de todo o referencial teórico, buscando descrever detalhadamente a auditoria, sua ramificação para auditoria operacional, e por final a auditoria operacional no setor de recursos humanos. Todo o estudo realizado neste capitulo tem como fonte o material extraído de livros, artigos, sites, legislações e outros materiais que apresentem relevância para a realização do trabalho aplicado.
Em um terceiro momento o capitulo da metodologia do estudo busca situar o trabalho quanto à classificação da pesquisa, quanto a sua natureza, forma de abordagem do problema, objetivos, procedimentos técnicos, a coleta de dados e a análise e interpretação de dados.
No quarto capitulo foi desenvolvido o estudo de caso, iniciando-se com a descrição da estrutura do setor de recursos humanos do Diretório Central de Estudantes e as principais rotinas utilizadas, desde os processos admissionais, movimentação mensal e processos de
desligamento de funcionários. Na sequencia foram elencados os principais controles internos, o programa de auditoria utilizado, e os papeis de trabalho desenvolvidos no decorrer do trabalho.
Por fim, o relatório de auditoria apresenta a conclusão do estudo seguida das referencias consultadas na sua execução.
1.1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO
A Auditoria pode ser caracterizada como a área da contabilidade que analisa e avalia os procedimentos de determinada entidade ou organização, de forma a evidenciar possíveis deficiências ou processos que necessitem revisão. Neste Trabalho de Conclusão de Curso apresenta-se a definição do tema, as características da organização, a problematização, os objetivos e a justificativa do estudo.
1.2 ÁREA DE CONHECIMENTO CONTEMPLADA
Segundo Basso (2005, p.22) “A contabilidade é a ciência que estuda, controla e observa o patrimônio das entidades nos seus aspectos quantitativos e qualitativos e que, como conjunto de normas, preceitos e regras gerais, se constitui na técnica de coletar, catalogar e registrar os fatos que nele ocorrem”.
Um dos campos de atuação do profissional da contabilidade é a auditoria, que surgiu como uma ramificação da ciência Contábil e tem como objetivo a análise e avaliação dos processos internos da organização auditada, com o preceito de expressar suas constatações com a maior exatidão possível.
Conforme preceitua Araújo (2001, p.27) “a auditoria é a análise e a avaliação do desempenho de uma organização, objetivando formular recomendações e comentários que contribuirão para melhorar os aspectos de economia, eficiência e eficácia”. Enquanto que Para Gil (2000, p.13) “é a função organizacional de revisão, avaliação e emissão de opinião quanto ao ciclo administrativo (planejamento/execução/controle) em todos os momentos, ambientes das entidades”.
Neste sentido, o tema do estudo desenvolvido é na área da auditoria, focado especificamente na auditoria de recursos humanos do Diretório central de estudantes, objetivando verificando se as atividades e controles internos estão sendo realizados de maneira correta, atendendo as necessidades da empresa e ao mesmo tempo cumprindo as normas e legislações impostas pelos órgãos governamentais.
1.3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
O Diretório Central de Estudantes (DCE) é uma associação civil, autônoma, sem fins lucrativos, formada pelo corpo discente da universidade, com o intuito de representar
politicamente os estudantes da Universidade Regional do Noroeste do Estado do Rio Grande do Sul perante as instituições civis e jurídicas, com sede localizada na Rua do Comércio, nº 3000, Bairro Universitário, no Município de Ijuí/RS.
Conforme o estatuto do DCE pode-se listar como principais objetivos da entidade: a) Organizar e representar politicamente o corpo discente da Unijuí, principalmente sob a forma de Diretórios Acadêmicos – DAs e Centros Acadêmicos – CAs;
b) Congregar DAs e CAs, filiados, para tomadas de deliberações conjuntas;
c) Difundir a cultura e a arte através de reuniões, círculos de estudos, assembleias, debates, eventos, cursos diversos, e outro meios legais;
d) Encaminhar as reivindicações dos DAs e CAs aos poderes competentes; e) Acompanhar e assessorar os processos eleitorais dos DAs e CAs;
f) Firmar convênios e parcerias com órgãos públicos e privados que permitam aos estudantes alternativas de cunho artístico, cultural e econômico;
g) Lutar pela universalização do acesso ao ensino superior público gratuito, de qualidade.
Figura 1 – Organograma do Diretório Central de Estudantes (DCE)
Fonte: Conforme estatuto (2015)
O Diretório é formado por todos os estudantes da Unijuí regularmente matriculados no campus de Ijuí/RS, Panambi/RS e Três Passos/RS, é administrado pelos seguintes Órgãos: Assembleia Geral, Diretoria Executiva, Conselho Fiscal e Conselho de Diretórios e Centros Acadêmicos.
A Diretoria Executiva é formada pelos seguintes membros: um(a) presidente; um(a) vice-presidente; um(a) secretário(a) geral; um(a) 1o secretário(a); um(a) 2o secretário(a); um(a) tesoureiro(a) geral; um(a) 1° tesoureiro(a).
1.4 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA
A auditoria tem o papel de assessorar a administração das empresas, auxiliando no desempenho de suas funções e responsabilidades, por meio de seu planejamento e programa de trabalho, avaliando se a organização está atingindo seus objetivos.
No entendimento de Araújo (2001, p.13) “a auditoria é a comparação imparcial entre o fato concreto e o desejado, com o intuito de expressar uma opinião ou de emitir comentários, materializados em relação a auditoria”.
Desta forma existe a auditoria externa, que é aquela realizada com a contratação de profissional independente, sem vínculos com a empresa e que poderá realizar a auditoria de forma permanente ou esporádica. Já a Auditoria Interna é a realizada por auditor com vínculo com a entidade, e objetivo de atender as necessidades da organização em caráter permanente.
Consoante Boynton; Johnson; Kell (2002, p.33) definem que: “a auditoria interna é aquela feita por auditores empregados das organizações que auditam. Desenvolve uma atividade de avaliação dentro da organização, como um centro de serviços, e tem como objetivo ajudar a administração a cumprir eficazmente suas responsabilidades”.
De acordo com Almeida (2010, p.5) “auditor interno surgiu como uma ramificação da profissão de auditor externo e, consequentemente, do Contador”. O auditor interno é um empregado da empresa, e dentro de uma organização ele não deve estar subordinado aquele cujo trabalho examina. Além disso, o auditor interno não deve desenvolver atividades que possa vir um dia a examinar, para que não interfira em sua independência.
Neste sentido, o estudo de auditoria operacional de recursos humanos desenvolvido no Diretório central de estudantes da Unijuí, tem a proposta de analisar as rotinas de pessoal, e também as obrigações sociais e trabalhistas, se estão em conformidade, para que possa contribuir com os gestores do DCE no sentido de saber e atuar com base legal em cima de qualquer fato apontado por esta auditoria.
Diante do exposto, chega-se ao seguinte questionamento: Qual a importância de uma auditoria operacional no cumprimento das obrigações legais e no gerenciamento do Departamento de Recursos Humanos de um Diretório de Estudantes?
1.5 OBJETIVOS
Os objetivos traçam o caminho a ser seguido para atingir o proposto, os quais se dividem em objetivos gerais e específicos.
1.5.1 Objetivo geral
Efetuar uma auditoria operacional no setor de Recursos Humanos de um Diretório Central de Estudantes, com o objetivo de verificar se as informações geradas estão de acordo com as legislações e se são capazes de satisfazer as necessidades dos usuários da informação.
1.5.2 Objetivos específicos
Os objetivos específicos do estudo:
Buscar literaturas que deem base para o estudo da auditoria;
Verificar os processos e controles internos do Departamento de Recursos Humanos; Realizar um programa de auditoria para o setor;
Aplicar os papéis de trabalho; Elaborar o relatório de auditoria.
1.6 JUSTIFICATIVA
O Estudo da Auditoria operacional de recursos humanos é, sem dúvida, um assunto muito importante e desafiador, uma vez que o setor estudado é quem cuida da relação da organização para com seus colaboradores e, portanto, deve sempre agir de forma idônea, a fim de gerar as melhores possibilidades de desenvolvimento para a empresa.
Para a empresa analisada, a realização desta auditoria é importante, visto que o estudo evidenciou os procedimentos internos da empresa, e constatou se estão sendo desenvolvidos da maneira correta e de acordo com a legislação vigente, evitando eventuais penalidades por parte dos órgãos fiscalizadores, assim como, contribuindo com os dirigentes do DCE na certificação de seu trabalho.
Baseado no cenário atual observa-se uma grande necessidade que as empresas e ou entidades têm em se adequar às inovações, as quais estão cada vez mais constantes, a exemplo, pode-se citar o eSocial. O programa do governo a ser implementado tem a promessa de exigir informações cada vez mais constantes das empresas. Com base neste contexto, o estudo foi realizado com o objetivo de aprofundar os conhecimentos na área e contribuir no desenvolvimento da organização estudada.
Para a Universidade, o estudo é importante, pois contribui com o crescimento do acervo de pesquisa disponibilizado aos acadêmicos, podendo despertar o interesse para essa linha de pesquisa.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Neste capítulo é apresentado o embasamento teórico do estudo, que teve como fonte de pesquisa, material extraído de livros, artigos, sites, legislações e outros materiais de fonte confiável e que contribuíram para o melhor entendimento do tema, qualificando o entendimento e a abordagem da auditoria operacional na realização do estudo de caso.
2.1 AUDITORIA
A auditoria é uma técnica que busca, através de modos específicos analisar e emitir um parecer opinativo a respeito da organização examinada, para que desta forma a parte interessada possa se certificar da veracidade das informações geradas, ou até mesmo saber quais deficiências possui, podendo assim corrigi-las.
Segundo Crepaldi (2002, p.23)
A auditoria compreende o exame de documentos, livros e registros, inspeções e obtenção de informações e confirmações, internas e externas, relacionadas com o controle do patrimônio, objetivando mensurar a exatidão desses registros e das demonstrações contábeis deles decorrentes.
Consiste em controlar as áreas-chaves nas empresas a fim de evitar situações que propiciem fraudes, desfalques e subornos, por meio de testes regulares nos controles internos específicos de cada organização.
Sendo assim pode-se considerar a auditoria como instrumento de grande importância nas organizações, uma vez que é capaz de assegurar a confiabilidade das informações geradas.
2.1.1 Conceito de Auditoria
A seguir são apresentados alguns conceitos de estudiosos da área. Conforme Franco; Marra (1982 apud BASSO 2005, p. 91) a auditoria é:
auditoria é a técnica contábil que através de procedimentos específicos que lhe são peculiares, aplicados no exame de registros e documentos, inspeções e na obtenção de informações relacionadas com o controle patrimonial de uma entidade - objetiva obter elementos de convicção que permitam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de Contabilidade e se as demonstrações contábeis dele decorrentes refletem adequadamente a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações demonstradas.
No entendimento de Basso (2005, p.92):
É possível caracterizar a auditoria como uma técnica contábil que visa examinar fatos, documentos, procedimentos e instrumentos de controle e registros de ordem
externa e/ou interna a que está sujeita a entidade, para ao final, certificar a confiabilidade dos demonstrativos contábeis e dos resultados revelados pela entidade em seus relatórios parciais e de gestão, destinados principalmente aos seus usuários externos.
Assim sendo, a auditoria é a técnica que através da análise de registros e documentos, possuí a finalidade de emitir parecer opinativo, certificando se as informações geradas estão de acordo com a legislação e se evidenciam de fato a situação da entidade. A partir dos dados verificados foi gerado o parecer de auditoria certificando a veracidade dos dados aos usuários das informações.
2.1.2 Objeto e objetivos da auditoria
A auditoria é uma técnica com ampla área de atuações, por este motivo tem importância fundamental para o bem estar de qualquer organização, a seguir foram elencados, o objeto e os objetivos da auditoria, na visão de estudiosos do tema.
No entendimento de Crepaldi (2002, p.23):
O objeto de auditoria é o conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio administrado, os quais compreendem registros contábeis, papeis de trabalho, documentos, fichas, arquivos e anotações que comprovem a legitimidade dos atos da administração, bem como sua sinceridade na defesa dos interesses patrimoniais. A auditoria pode, inclusive, basear-se em informações obtidas fora da empresa, tais como as relativas à confirmação de contas de terceiros e de saldos bancários, por exemplo.
Para Basso (2005, p.93) o objeto da auditoria seria.
O objeto da auditoria pode ser caracterizado como o conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio administrativo, compreendendo os procedimentos e instrumentos de registros contábeis, documentos, papéis fichas, arquivos, anotações e informações que comprovem a veracidade dos registros e a legitimidade dos atos da administração.
Quanto a seu objetivo Crepaldi (2002, p.23) destaca “o objetivo principal da auditoria como o processo pelo qual o auditor se certifica da veracidade das demonstrações financeiras preparadas pela companhia auditada”.
Desta forma constata-se que o objeto da auditoria é um conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio, e que possibilitem o estudo e a comprovação da veracidade de seus atos. Enquanto que seu objetivo é o de comprovar a veracidade das informações e aumentar o grau de confiabilidade das demonstrações perante seus usuários.
2.1.3 Normas de auditoria
Toda a atividade que tenha o objetivo de ser realizada com êxito necessita de normas que a regulamentem, estas normas tem a premissa principal de guiar o profissional no decorrer de seu trabalho, para que o mesmo seja realizado com a maior exatidão e confiabilidade possíveis. No desempenho dos trabalhos do auditor as normas de auditoria são o instrumento que norteia o profissional para a realização do seu trabalho.
No decorrer do tópico são apresentados alguns conceitos para fundamentar a finalidade e importância das normas de auditoria.
Na visão de Crepaldi (2002, p.112-113):
Por normas de auditoria são entendidas as regras estabelecidas pelos órgãos regulares da profissão contábil, em todo os países, com o objetivo de regulamentar o exercício da função do auditor, estabelecendo orientação e diretrizes a serem seguidas por esses profissionais no exercício de suas funções. Elas estabelecem conceitos básicos sobre exigências em relação à pessoa do auditor, à execução de seu trabalho e ao parecer que deverá por ele ser emitido.
Crepaldi (2002, p.44) argumenta a importância das normas de auditoria, que estabelecem a ordem e a disciplina na realização do trabalho. E o que é mais importante, a observância dessas normas leva a realização de auditorias completas e objetivas, com resultados e recomendações palpáveis, fundamentados e passíveis de serem justificados.
Com base neste tema ressalta-se que as normas existem para regulamentar a atividade do Auditor Contábil, e que podem ser ajustadas ou adaptadas de acordo com a necessidade e internacionalização da contabilidade.
2.1.4 Tipos de auditoria
A auditoria é uma área muito ampla da contabilidade, e possui diversas frentes de atuação, sendo possível que em uma mesma organização existam diferentes tipos de auditorias implantadas, cada uma agindo em determinado setor e em determinado grupo de informações. A seguir foi dissertado a respeito desta divisão.
No entendimento de Crepaldi (2002, p.31), a auditoria pode ser classificada em dois grandes grupos, que são:
- Auditoria de demonstrações financeiras como o exame das mesmas, por um profissional independente, com a finalidade de emitir parecer técnico sobre sua finalidade.
- A auditoria operacional consiste em revisões metódicas de programas, organizações, atividades ou segmentos operacionais dos setores público e privado, com a finalidade de
avaliar e comunicar se os recursos da organização estão sendo usados eficientemente e se estão sendo alcançados os objetivos operacionais.
Ainda pode-se dividir a auditoria em duas classes distintas, a auditoria interna e auditoria externa.
A respeito da auditoria interna Crepaldi (2002, p.39) nos diz que:
A Auditoria Interna é uma atividade de avaliação independente dentro da empresa, que se destina a revisar as operações, como um serviço prestado à administração. Constitui um controle gerencial que funciona por meio da análise e avaliação da eficiência de outros controles. É executada por um profissional ligado a empresa, ou por uma seção própria para tal fim, sempre em linha de dependência da direção empresarial. O auditor interno é pessoa de confiança dos dirigentes; está vinculado à empresa por contrato trabalhista continuado e sua intervenção é permanente. Sua área de atuação envolve todas as atividades da empresa; predominam a verificação constante dos controles internos, a manipulação de valores e a execução de rotinas administrativas. O objetivo da auditoria interna é auxiliar todos os membros da administração no desempenho efetivo de suas funções e responsabilidades, fornecendo-lhes análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes às atividades examinadas.
Quanto à auditoria externa, Crepaldi (2002, p.46) disserta que:
Constitui o conjunto de procedimentos técnicos que tem por objetivo a emissão de parecer sobre a adequação com que estes representam a posição patrimonial e financeira, o resultado das operações, as mudanças do Patrimônio Liquido e as origens e aplicações de recursos da entidade auditada consoante as normas brasileiras de contabilidade.
A Auditoria Externa é executada por profissional independente, sem ligação com o quadro da empresa. Sua intervenção é ajustada em contrato de serviços. Os testes e indagações se espalham por onde haja necessidade de levantar questões elucidativas para conclusão do trabalho ajustado.
Verifica-se que as diferenças básicas na execução dos trabalhos de auditoria, podendo diferenciar auditores internos de externos pela forma com que os mesmos se relacionam com a organização. As duas frentes de trabalhos têm fundamental importância para as empresas, sendo que uma complementa a outra.
A auditoria interna, por exemplo, é aquela que tem como responsável um contador que faz parte do quadro de funcionários da empresa, e acompanha o trabalho da mesma em tempo real, realizando a auditoria sob a supervisão de sua chefia. Por outro lado, a auditoria externa é aquela realizada por contador sem vínculo trabalhista com a empresa auditada, e que realiza os trabalhos por intermédio de contrato de serviços. Este tipo de auditoria tem benefícios por apresentar uma visão de fora da organização, sobre como os trabalhos da mesma estão sendo realizados, e de que forma os mesmos podem ser adaptados, se necessário, obtendo assim um maior êxito empresarial. Vale ressaltar que ambas devem ser realizadas com ética, sempre obedecendo ao que dizem as normas de auditoria.
2.1.5 Procedimentos de Auditoria
Os procedimentos de auditoria representam as técnicas que o profissional utiliza para colher informações a cerca das demonstrações financeiras e operacionais analisadas, a seguir são apresentados os principais procedimentos de auditoria.
Segundo Basso (2005, p.135-137) as técnicas são:
- Contagem Física: consiste no exame físico do objeto, envolvendo a identificação, contagem e verificação da sua autenticidade, qualidade, propriedade e localização. Utiliza-se esta técnica para o exame de bens materiais, exames de registros e documentos comprobatórios de transações.
- Confirmação: Consiste em obter-se declaração escrita de terceiros, de dentro ou fora da entidade sob exame, sobre fato que esteja capacitado a confirmar. A confirmação é importante no exame de contas a receber e contas a pagar.
- Exame de documentos originais: Consiste na análise da documentação que deu origem á escrituração dos fatos na contabilidade da entidade auditada. Buscando em primeiro lugar uma segurança razoável quanto a autenticidade dos documentos; em segundo, comprovar a conveniência da operação, se adequada ou não às atividades da entidade; em terceiro, se a operação foi autorizada por pessoa competente para tal e, em quarto lugar, se o registro da operação foi feito correta e adequadamente. - Conferência de cálculos: Trata-se de refazer os cálculos e somatórios feitos pelo pessoal da entidade, a fim de comprová-los na sua adequacidade e exatidão.
- Acompanhamento retroativo dos procedimentos de escrituração: Esta técnica trata de refazer lançamentos de escrituração já contabilizados pela entidade, desde o exame dos documentos originais, passando pelos registros auxiliares, de diário e de razão, até o levantamento da situação num novo balancete de verificação. È útil para se certificar quanto aos procedimentos de escrituração adotados pela entidade auditada.
- Investigação minuciosa: Significa examinar-se o objeto em profundidade, ponto a ponto e em toda a sua dimensão, e sempre que surgir fato novo ou incomum na escrituração e ou nas demonstrações contábeis, o auditor se vale desta técnica, pondo em prática todo o seu conhecimento, experiência e astucia na busca da comprovação de fatos.
- Inquérito: Consiste na formulação de questões criteriosas e concatenadas, para a obtenção de informações de pessoas ligadas a determinado fato/setor que se está examinando na entidade.
- Exame de registros: Trata-se de conciliar os livros de escrituração auxiliar com os registros nos livros obrigatórios, na busca da comprovação da regularidade dos procedimentos de registro, dos fatos e dos elementos contabilizados.
- Correlação de dados: consiste na confrontação de operações e saldos de contas entre si. Em um bom número de operações é perfeitamente possível se estabelecer relações para comprovar a legitimidade e exatidão de seus registros e valores. - Observação: Trata se de uma técnica auxiliar, mas que está sempre presente nos trabalhos do auditor. Consiste em observar tudo o que acontece, principalmente entre pessoas, para testar o funcionamento do sistema de controle interno.
2.1.6 Finalidades da auditoria
De acordo com Basso (2005, p.106), os principais objetos ou finalidades da auditoria são:
a) Auditoria para acautelar interesses de acionistas e investidores – é comum, com o surgimento das empresas de capital aberto, ocorrerem situações em que a maioria dos
acionistas e investidores em geral não participam da administração da empresa. Nestes caso, com a finalidade de defender seus interesses, passam a exigir auditoria geral e permanente de todos os atos da administração para se certificarem da lisura de seus procedimentos.
b) Auditoria para controle administrativo: Pode ser geral e permanente, e por isso se confunde com a do item anterior e também com a específica. Para fins administrativos, é mais eficiente a auditoria geral e permanente, pois ela age sobre todos os funcionários, dificultando erros e fraudes.
c) Auditoria para apurar erros e fraudes: auditoria especifica contratada por entidades que não mantem auditores e que os procuram somente nos momentos em que o erro ou a fraude se manifesta, podendo ser eventual, parcial e específica.
d) Auditoria para apurar o valor real do patrimônio: é a auditoria executada com vistas á apuração do valor real do patrimônio bruto da entidade, com finalidade de, principalmente, acertos por retirada ou admissão de sócio/acionista, colocação de ações com ágio no mercado, vendas, cisão, fusão ou incorporação de empresas, liquidação da sociedade, etc. Neste caso compete ao auditor conferir e confirmar a existência dos elementos, corrigir o balanço e apurar o valor do patrimônio atualizado.
e) Auditoria para cessão de crédito: Serviço exigido por agente financeiro para certificar-se do real estado financeiro e econômico da empresa para a qual vai conceder crédito. Trata-se de confirmar os valores das demonstrações contábeis e aplicar as técnicas usuais da análise de balanço.
f) Auditoria para o cumprimento de obrigações fiscais: a auditoria geral e permanente, de certa forma faz também um exame do cumprimento das exigências fiscais, porem poderão ocorrer casos de que a entidade e mesmo o próprio fisco requeira uma auditoria parcial específica para apurar o cumprimento de determinada obrigação fiscal.
g) Auditoria para confirmar a exatidão das demonstrações contábeis: de certa forma, todos os tipos de auditoria caracterizados concorrem para a comprovação da exatidão das demonstrações contábeis.
2.2 AUDITORIA OPERACIONAL
Em consequência da evolução do mercado, a todo o momento surgem novas exigências legais. Para muitos, acompanhar e se adequar a este crescimento pode ser uma tarefa difícil, com este intuito surgiu a auditoria operacional, que é a ferramenta capaz de
realizar a verificação dos procedimentos internos das organizações e apresentar informações preciosas tanto para tranquilizar quanto para auxiliar na correção preventiva de erros.
De acordo com Araújo (2001, p.27) Auditoria operacional é a análise do desempenho de uma organização, objetivando formular recomendações e comentários que contribuirão para melhorar os aspectos de economia, eficiência e eficácia.
Auditoria operacional é a técnica que busca analisar e avaliar o desemprenho das atividades de determinada organização, buscando gerar informações que ajudem a aperfeiçoar o desempenho das mesmas.
2.2.1 Conceitos e definições de auditoria operacional
A auditoria operacional é uma ramificação da auditoria contábil, que se preocupa com a operacionalidade dos processos de analisa. A seguir foram apresentados os conceitos de alguns autores.
No entendimento de Oliveira, Diniz Filho (2001, p.116)
Auditoria operacional é um conjunto e técnicas e procedimentos empregados para realizar ampla e construtiva revisão da estrutura organizacional e seus componentes. Compreende exame analítico das atividades do negócio, destinado a determinar sua adequação para alcançar as políticas e os objetivos gerenciais e para estabelecer o grau de adesão ao sistema estabelecido.
Cunha (2013) a respeito da auditoria operacional:
A auditoria operacional consiste de revisões metódicas de programas, organizações, atividades ou segmentos operacionais dos setores público e privado, com a finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da organização estão sendo usados com eficiência, eficácia e economia, com visas ao atingimento dos objetivos organizacionais e gerenciais. Atua sobre os planos e objetivos, métodos de controle, meios de operação e utilização do potencial humano e ativos físicos, além de verificar a observância ás leis e regulamentos aplicáveis. É um processo de avaliação de desempenho real, em confronto com o esperado, levando á apresentação de recomendações destinadas a melhorar o desempenho e a aumentar o êxito da organização.
A auditoria operacional é a técnica que se utiliza de um conjunto de técnicas e procedimentos, com o objetivo de avaliar os controles internos e a documentação disponibilizada, para desta forma constatar se os recursos estão sendo usados com eficiência, eficácia e economicidade, para que de posse destas informações a empresa possa dar continuidade aos negócios da melhor maneira possível.
2.2.2 Finalidades e objetivos da auditoria operacional
A auditoria operacional, como técnica de análise e revisão tem profunda relevância para qualquer entidade, com base nisto a seguir são expostos os principais objetivos e finalidades da mesma.
Segundo o Portal de Auditoria (2016):
O objetivo geral da auditoria operacional com o staff da administração é assessorar no desempenho de suas funções e responsabilidades, de acordo com o planejamento e com o programa de trabalho, avaliando se a organização, o departamento, as atividades, os sistemas, os controles, as funções ou as operações estão atingindo os objetivos da empresa ou da organização.
Segundo Oliveira, Diniz Filho (2001, p.117) os objetivos de auditoria podem ser classificados em:
- Avaliar se os bens e recursos da empresa estão sendo utilizados de maneira eficaz e eficiente, analisando a eficiência dos sistemas operacionais;
- sugerir melhorias para a redução de custos;
- verificar o cumprimento dos planos e objetivos traçados pela organização;
- analisar as causas de desvios e sugerir correções desses planos ou dos instrumentos e sistemas de controle;
- analisar a adequação na utilização dos recursos materiais e humanos da organização;
- em suma, revisar e analisar os objetivos e métodos de todas as áreas da organização, sem exceção.
Pode-se constatar que a auditoria operacional tem a finalidade de estudar determinada organização, verificando as práticas operacionais e seus controles internos. A partir deste estudo, o profissional expõe suas considerações, para que os responsáveis pela empresa possam agir preventivamente em caso de irregularidades, bem como adequar seus controles internos para maior eficácia do negócio.
2.2.3 Controles internos
Os controles internos são uma espécie de mecanismo de segurança nas empresas, em que os mesmos têm a finalidade de proteger o patrimônio da organização e ajuda-la na administração de seus negócios. A seguir são apresentados conceitos do tema.
Para Crepaldi (2002, p.213) o conceito de controle interno seria:
Controle interno representa em uma organização os procedimentos, métodos ou rotinas cujos objetivos são proteger os ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa.
Segundo Attie (2012, p.185) “O controle interno é parte integrante de cada segmento da organização e cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controle interno”.
Quanto às características de um sistema de controle interno, Attie (2012, p.186-187) conceitua que:
...o controle interno inclui, portanto, controles que podem ser peculiares tanto à contabilidade como à administração, como segue:
a) Controles contábeis: compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. Geralmente incluem os seguintes controles: sistema de autorização e aprovação; separação das funções de escrituração e elaboração dos relatórios contábeis daquelas ligadas às operações ou custódia dos valores; e controles físicos sobre estes valores.
b)Controles administrativos: compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à adesão à politica traçada pela administração. Normalmente, se relacionam de forma indireta aos registros financeiros.
Com frequência abrangem análises estatísticas, estudos de tempo e movimentos, relatórios de desempenho, programas de treinamento e controle de qualidade.
Attie (2012, p.187) ainda conceitua que as características de um eficiente sistema de controle interno compreendem:
- plano de organização que proporcione segregação de funções apropriada das responsabilidades funcionais;
- sistema de autorização e procedimentos de escrituração adequados, que proporcionem controle eficiente sobre o ativo, passivo, receitas, custos e despesas; - observação de práticas salutares no cumprimento dos deveres e funções de cada um dos departamentos da organização; e
- pessoal com adequada qualificação técnica e profissional para a execução de suas atribuições.
Com isto constata-se que os controles internos são o conjunto de procedimentos que a empresa utiliza para se certificar que todas as leis e normas impostas estão sendo aplicadas na execução dos trabalhos, e que as informações geradas pela entidade são confiáveis e seguras. São os controles internos que ajudam a manter a organização e a ordem, e por isto são fundamentais, sendo que a falta dos mesmos pode gerar sérias consequências para a organização.
2.2.4 Planejamento de uma auditoria operacional
Com o inicio dos trabalhos de auditoria o profissional precisa se preparar para o desempenho de suas tarefas, desta forma o primeiro passo seria a criação de um planejamento de auditoria, nesta etapa, o profissional precisa tem uma visão geral do trabalho a ser
realizado, e a partir disto, definir o roteiro a que seguir. Na sequencia foram abordados alguns conceitos a respeito do planejamento dos trabalhos de auditoria.
De acordo com Araújo (2001, p.66):
O planejamento de auditoria é a fase inicial do processo auditoria. Nela o auditor obtém a compreensão geral do trabalho a ser feito, ou seja, definem-se a finalidades da ação a ser realizada e identificam-se as questões que deverão ser respondidas. Consoante recomenda a prática auditoria, o auditor responsável ela execução dos trabalhos deve planejar seus exames de modo a atender aos objetivos da auditoria de forma eficiente e eficaz.
Para Crepaldi (2001, p.303):
O planejamento correto de um serviço de auditoria compreende a preparação de um plano de auditoria, o desenvolvimento de um programa de auditoria e a compilação de uma previsão de horas de trabalho, assim como a seleção dos auditores e a distribuição dos serviços entre eles.
Araújo (2001, p.66) ainda salienta que o planejamento de auditoria deve considerar os fatos mais relevantes na execução dos trabalhos, especialmente os seguintes:
- o conhecimento detalhado dos processos operacionais utilizados pela entidade; - o conhecimento detalhado do sistema de controles internos da entidade e seu grau de confiabilidade;
- os riscos de auditoria e a identificação das áreas importantes da entidade, quer pelo volume de transações, quer pela complexidade de suas operações;
- a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria a serem aplicados;
- as questões relacionadas com economia de recursos, aumento da eficiência etc.; - o cumprimento das metas e objetivo traçados pela administração para a atividade a ser auditada;
- a existência de indicadores de desempenho estabelecidos pela administração ou de outros dados que possam servir ás exigências da auditoria;
- o uso dos trabalhos de outros auditores e de especialistas;
- a natureza, conteúdo e oportunidade dos relatórios a serem entregues à entidade - a necessidade de atender aos prazos estabelecidos por entidades fiscalizadoras e para a entidade prestar informações aos demais usuários externos, como por exemplo, os agentes financiadores de programas governamentais.
Quanto à finalidade dos planos de auditoria pode-se dizer que a preparação de um plano de auditoria para um serviço contratado tem em vista a primeira norma de execução do trabalho de campo, conforme o descrito no boletim do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, que diz que: O trabalho dever ser adequadamente planejado e os assistentes, se exigirem, devem ser adequadamente supervisionados. (CREPALDI, 2002)
2.2.5 Papéis de trabalho
Os papéis de trabalho são as ferramentas utilizadas pelo auditor para documentar as evidências obtidas ao decorrer de seus serviços, e ao final do trabalho estes documentos
servirão como base para a realização do parecer do auditor, dando apoio as opiniões e conclusões emitidas.
A respeito dos papéis de trabalho, Araújo (2001, p.98-99), conceitua que:
Numa auditoria operacional, todas as evidências obtidas pelo auditor devem ser compiladas em papéis de trabalho. Estes representam o conjunto de documentos obtidos ou preparados pelo auditor, de forma manual, por meios eletrônicos ou por outros meios, que constituem a evidência do trabalho executado e servem de fundamento aos comentários emitidos.
Nas auditorias operacionais, os papéis de trabalho representam a documentação das evidências que respaldam as conclusões e opiniões significativas dos auditores, constituindo-se no principal subsidio do relatório. Além de permitirem aos auditores executar e supervisionar a auditoria, possibilitam a revisão de qualidade por parte de outros auditores.
No entendimento de Crepaldi (2002, p.259) a respeito dos mesmos.
Entende-se por papéis de trabalho o conjunto de formulários e documentos que contém as informações e apontamentos coligidos pelo auditor, no decurso do exame, as provas por ele realizadas e, em muitos casos, a descrição dessas provas, que constituem o testemunho do trabalho executado e o fundamento de sua opinião.
Quanto aos principais objetivos dos papéis de trabalho de auditoria, Almeida (2010, p.67-68) destaca os seguintes:
- atender ás normas de auditoria geralmente aceitas;
- acumular as provas necessárias para suportar o parecer do auditor; - auxiliar o auditor durante a execução de seu trabalho;
- facilitar a revisão por parte do auditor responsável, para que ele se assegure de que o serviço foi efetuado de forma correta;
- servir como base para avaliação dos auditores;
- ajudar no trabalho da próxima auditoria (um conjunto de papéis de trabalho bem preparados serve de guia na auditoria de outro exercício social, concorrendo para que ela seja conduzida de forma mais eficiente);
- representar na justiça (no caso de ser movida uma ação contra o auditor ou a firma de auditoria) as evidências de trabalho executado.
Se tratando das finalidades dos papéis de trabalho Crepaldi (2002, p.260), diz:
1. Fornecer um registro escrito permanente do trabalho efetuado, incluindo:
- descrição dos fatores referentes à extensão do trabalho, considerados no planejamento;
- evidência da revisão e avaliação do sistema de controle interno;
- extensão do exame realizado sobre os registros analíticos e testes de auditoria; - natureza e grau de credibilidade das informações obtidas.
2. Fornecer informações importantes com relação ao planejamento contábil, financeiro e fiscal.
3. Ser apresentados, mediante solicitação, como evidência que fundamente o relatório emitido.
4. Fornecer aos encarregados a oportunidade de avaliar os atributos membros da equipe quanto a:
- competência em assuntos de auditoria; - senso de organização;
Quanto aos pontos essenciais dos papéis de trabalho, Crepaldi (2002, p.261), levanta os itens a seguir:
Quanto da elaboração dos papéis de trabalho, o auditor deve levar em consideração: a. Concisão: os papéis de trabalho devem ser concisos, de forma que todos entendam sem a necessidade de explicações da pessoa que os elaborou.
b. Objetividade: os papéis de trabalho devem ser objetivos, de forma que se entenda onde o auditor pretende chegar.
c. Limpeza: os papéis de trabalho devem estar limpos, de forma a não prejudicar o entendimento destes.
d. Lógica: os papéis de trabalho devem ser elaborados de forma lógica de raciocínio, na sequencia natural do objetivo a ser atingido.
e. Completos: os papéis de trabalho devem ser completos por si só.
Em complemento aos pontos essenciais dos papéis de trabalho, Araújo (2001, p.101), apresenta as técnicas básicas que devem ser observadas na preparação do documento:
- Utilização de lápis: objetivando facilitar as alterações e as modificações das informações constantes nos papéis de trabalho, ao elaborar as suas análises, o auditor deve usar o lápis. Somente ao realizar a contagem de numerários em espécie ou bens de grande valor deve o auditor obter uma declaração à tinta dos responsáveis pela guarda desses bens e valores. Atualmente, com a disponibilidade dos recursos de informática, a elaboração manual de papéis de trabalho está cada vez mais restrita;
- Leiaute: os títulos e as informações genéricas que identificam o papel de trabalho devem figurar na sua parte superior; os exames e os cálculos, na parte central; e a descrição dos exames e comentários, na parte inferior;
- Verso dos papéis de trabalho: o auditor deve preferencialmente utilizar apenas o anverso das cédulas, objetivando facilitar sua leitura e arquivamento.
Desta forma, os papéis de trabalho são provas a respeito do trabalho de auditoria realizado, e como tal, devem ser preenchidos de maneira que contenham todos os detalhes e descobertas que ocorreram durante o período auditado. Lembrando que os mesmos devem respeitar as normas de auditoria, para que futuramente possam servir de base para o relatório de auditoria.
2.2.6 Relatório de auditoria
Após o fechamento dos papéis de trabalho, se inicia o relatório de auditoria, nesta fase o auditor expõem suas constatações a respeito do trabalho realizado, tendo como base para comprovação destas constatações os papéis de trabalho anteriormente preenchidos, na sequencia são demonstrados conceitos do relatório de auditoria.
Pode-se conceituar o relatório de auditoria segundo Araújo (2001, p.108) “como a exposição fundamentada de comentários de forma conclusiva, na qual são descritos os fatos de maior importância constatados durante o curso normal dos trabalhos de auditoria e sugeridas às soluções”.
Quanto as principais sugestões que podem ser inseridas no relatório de auditoria, o autor lista que “tais sugestões devem ser construtivas, visando ao aprimoramento dos controles internos, à redução dos custos, ao aumento da economia, da eficiência e da eficácia na utilização dos recursos públicos, ao melhoramento das práticas contábeis e administrativas e até mesmo a uma forma mais adequada de gerir a entidade auditada”. (ARAÚJO, 2001, p.108).
Quanto à importância do relatório de auditoria, Araújo (2001, p.108), diz que “o relatório tem importância significativa para o principal responsável pela entidade auditada, assim como para o pessoal cujas atividades nas áreas envolvidas são nele abordadas e discutidas, visto que podem utiliza-lo como base para tomada de decisões”.
Complementando o citado anteriormente, Araújo (2001, p.109) menciona que o relatório deve ser elaborado de forma que facilite sua leitura e compreensão. A respeito de sua confecção, alguns requisitos técnicos deverão ser observados:
A capa do relatório deve ter leiaute simples, indicando de forma clara e objetiva a natureza do trabalho realizado, assim como o nome da entidade auditada e, de forma discreta, o nome do órgão que realiza a auditoria, além do período examinado. O objetivo da auditoria também deve ser especificado.
Quadro 1 - Principais conteúdos do relatório de auditoria
CONTEÚDO DESCRIÇÃO
Índice O índice tem como objetivo facilitar a identificação dos pontos abortados e deverá incluir o título do item ou ponto e a página na qual ele se encontra Sumário executivo Breve descrição dos principais pontos contidos no relatório, de modo a
despertar a atenção do leitor.
Informações
Esse item deve conter os seguintes dados: a) nome da entidade; b) vinculação da entidade, ou seja, secretaria ou ministério a que está vinculada; c) exercício ou período auditado; d) numero do processo sob exame; e)nome e endereço do gestor; f)objetivo da entidade; e g)outros dados julgados necessários pelo auditor nas circunstâncias.
Introdução e objetivos do trabalho
Esse item deverá abordar aspectos introdutórios, como numero do expediente que autoriza a auditoria, normas aplicadas e, principalmente, o objetivo do exame.
Alcance
O alcance corresponde à amplitude ou escopo do exame, ou seja, o seu grau de abrangência, apresentando-se inclusive os empecilhos, ou seja, fatores que limitaram o trabalho da auditoria, como não apresentação de informações, atrasos nos registros, ausência ou deficiências significativas de controle etc.
Fontes de critério
As fontes de critério correspondem a leis, atos, decretos, regulamentos, princípios e normas da administração pública, princípios fundamentais de contabilidade, boas práticas administrativas, entre outros, que forneceram os parâmetros que serviram de base para os exames.
Procedimentos
Os principais procedimentos normalmente utilizados podem ser assim resumidos: confirmação com terceiros (circularização), inspeções físicas, exame documental, conferência de cálculos, observação, entrevistas etc. Neste item, devem ser descritas todas as áreas que foram objeto do exame por parte do auditor.
Resultado da auditoria
Este tópico é destinado a abordar os pontos significativos, negativos ou não, que foram detectados durante a execução e que são chamados de constatações, achados ou observações de auditoria, devendo ser ordenados preferencialmente por grau decrescente de importância do assunto abordado. Na sua elaboração, o auditor deve estar seguro de que obteve todas as evidências necessárias para apoiar os achados de auditoria e deve também considerar a opinião do auditado.
O ponto deve ser redigido de forma clara e objetiva e ter um encaminhamento lógico. Com a finalidade de facilitar o entendimento do assunto relatado, o auditor deve atentar para o aspecto estrutural na elaboração do relatório. Cada ponto deve conter, em tese, três parágrafos, como segue: a) procedimento em vigor ou situação constatada; b) influências ou consequências; e c) sugestões, se aplicáveis. Ao redigir cada ponto, o auditor deve sempre procurar utilizar períodos curtos e diretos, pois assim é mais fácil alcançar o entendimento do leitor.
Conclusão Corresponde ao desfecho do trabalho, quando o auditor emitirá, de forma resumida, seus comentários finais sobre os aspectos operacionais
Fonte: Adaptado de Araújo (2001)
Para a elaboração do relatório, devem ser observadas ainda algumas regras gerais, no que diz Araújo (2001, p.113):
Quando da elaboração de um relatório de auditoria operacional, o auditor deve ter em mente que ele deve ser bem redigido, completo por si só, claro e de fácil entendimento. Assim, faz-se necessário observar algumas regras fundamentais, a saber:
- utilizar língua culta;
- redigir em linguagem corrente, sem erros gramaticais; - utilizar linguagem direta;
- evitar a linguagem coloquial; - evitar linguagem metafórica;
- evitar gírias, chavões e lugares-comuns;
- utilizar a boa expressão, clareza, concisão, correção e elegância; - evitar termos rebuscados ou difíceis;
- utilizar frases curtas; - evitar períodos longos;
- evitar ideias primárias ou infantis; - não dizer o óbvio;
- não fugir da constatação;
- evitar o uso de termologia especializada; se for necessário usa-la, ela deve ser adequadamente explicada;
- não redigir em caixa alta;
- não misturar minúsculas com maiúsculas;
- respeitar o emprego de maiúsculas; padronizar a letra: nem muito grande, nem muito pequena;
- redigir o ponto em três partes básicas: introdução, desenvolvimento e conclusão; - selecionar os achados por hierarquia;
- valorar os achados;
- considerar o conteúdo dos atributos de um achado; - explorar o recurso dos exemplos;
- sempre que possível, o ponto de auditoria deve conter três ou quatro parágrafos; - utilizar uma ideia básica por parágrafo;
- manter conexão entre os parágrafos;
- distribuir harmoniosamente o número de linhas por parágrafos (4 a 6); - somente incluir informações pertinentes;
- evitar a maledicência; - não filosofar inutilmente;
- não repetir seguidamente as palavras; - evitar os circunlóquios desnecessários;
- conferir todas as informações; - conferir soma;
- referenciar os achados com os papéis de trabalho;
- somente emitir relatório após a sua discussão com o auditado e a sua completa revisão.
O relatório de auditoria é um elemento de suma importância, pois é a ferramenta pela qual o auditor expõe todas as suas constatações e conclusões a respeito do trabalho realizado. Para que o parecer se torne efetivo, ele deverá ser elaborado de forma clara e objetiva, expondo as constatações do profissional sempre em observância às normas, regras e layouts definidos, de modo que ao final de sua elaboração o mesmo sirva para a comprovação da saúde operacional da empresa e também sirva de subsídio para a tomada de decisões.
2.3 AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
A Auditoria de Recursos Humanos pode ser definida, de acordo com Santos et al (2003, p.27) “como a análise das politicas e práticas de pessoal de uma organização, avaliação do seu funcionamento atual, seguida de sugestões para melhoria”.
Quanto aos objetivos, Santos et al (2003, p.27) destaca que: “Seu propósito principal é mostrar como o programa está funcionando, localizando práticas e condições que são prejudiciais à organização ou que não estão compensando seu custo ou, ainda, práticas e condições que devam ser acrescentadas.”, desta forma pode-se caracteriza-la como “um sistema de revisão e controle para informar a administração sobre a eficiência e a eficácia do programa em desenvolvimento, e se baseia na determinação de padrões de quantidade, qualidade, tempo e custo”(SANTOS et al, 2003, p.27).
2.3.1 Admissão de funcionários
A admissão é a ferramenta pela qual a empresa monta seu quadro de funcionários, e a partir disso dar prosseguimento às suas atividades. Assim, a empresa deverá adotar uma série de etapas, a fim de que ao final o melhor candidato seja selecionado para ocupar o cargo disponível. As principais rotinas utilizadas para a admissão são, em um primeiro momento, a divulgação das vagas e, posteriormente, o processo de recrutamento e seleção.
2.3.2 Documentação necessária para admissão
Após o processo de recrutamento e seleção do funcionário inicia-se o processo de contratação, em que o candidato selecionado deve se apresentar ao departamento de recursos humanos, portando os documentos necessários para a formalização do vinculo e depois deverá realizar o exame médico admissional, que comprovará se o candidato está apto ou não a ocupar a vaga. A seguir são apresentados os principais documentos para a admissão, de acordo com Gonçalves (2011):
- Carteira de trabalho e previdência social (CTPS); - Cadastro de pessoa física (CPF);
- Carteira de identidade (RG); - Titulo de Eleitor;
- Carteira de reservista (para maiores de 18 anos); - Cadastramento do PIS;
- Comprovante de escolaridade exigida; - Comprovante de Habilitação profissional; - Fotografia 3x4;
- Outros documentos que a empresa achar por bem exigir.
Sobre a documentação exigida, é importante ressaltar que, de acordo com a legislação vigente:
- Os documentos de identificação pessoal, ainda que apresentadas por fotocopias autenticadas, inclusive comprovante de quitação com o Serviço Militar, Título de Eleitor Certidão de Nascimento não poderão ser retidos pelo empregador por mais de 5 dias, salvo ordem judicial (art. 1º da Lei 5.553/68);
- a carteira de trabalho deve ser apresentada pelo trabalhador, contra recibo, ao empregador que o admitir.
Após a entrega dos documentos, e assinatura do contrato de trabalho por ambas as partes o vinculo de trabalho é formado.
2.3.3 Contrato de trabalho
O contrato de trabalho é o documento que vai formalizar o vinculo do funcionário para com a empresa, estipulando clausulas, como: jornada de trabalho, salário, adicionais e possíveis benefícios.
Segundo o Art. 443 da CLT 2016, O contrato individual de trabalho poderá ser acordado tácita ou expressamente, verbalmente ou por escrito e por prazo determinado ou indeterminado.
Os contratos de trabalho podem ser classificados como, contrato de experiência, contrato por prazo determinado e contrato por prazo indeterminado.
a) Contrato de experiência
Contrato de experiência é uma modalidade de contrato por prazo determinado, que tem por finalidade verificar se o funcionário tem aptidão para exercer a atividade a qual foi contratado. E também para o empregado verificar se adapta-se a estrutura da empresa, e com as condições de trabalho a que está submetido (GUIA TRABALHISTA, 2016)
O contrato de experiência não poderá excede ao prazo máximo de 90 dias, de acordo com o Art. 445 da CLT, Parágrafo único.
b) Contrato por prazo determinado
É o contrato que se inicia com uma data prevista para terminar. Observando que está
clausula deve ser ajustada expressamente entre as partes, pois, em caso de silêncio, o contrato será considerado por prazo indeterminado (GONÇALVES, 2011).
De acordo com o Art. 443, § 2º da CLT - 2016, O contrato por prazo determinado só será válido em se tratando:
a) de serviço cuja natureza ou transitoriedade justifique a predeterminação do prazo; b) de atividades empresariais de caráter transitório
c) de contrato de experiência.
Quanto a duração mínima do contrato por prazo determinado, Gonçalves (2011, p.54-55) argumenta que:
Quanto a duração mínima do contrato por prazo determinado, embora não haja previsão legal, existe entendimento no sentido de que teria que ser fixado por pelo menos 15 dias, vez que o empregado somente fará jus a 13º salário proporcional e ás férias proporcionais quando trabalhar pelo menos 15 dias.
Quanto a duração máxima, conforme o (Art. 445 da CLT 2016) “O contrato de trabalho por prazo determinado não poderá ser estipulado por mais de 2 (dois) anos, observada a regra do art. 451”.
Ainda de acordo com a CLT 2016, Art. 452 - Considera-se por prazo indeterminado todo contrato que suceder, dentro de 6 (seis) meses, a outro contrato por prazo determinado, salvo se a expiração deste dependeu da execução de serviços especializados ou da realização de certos acontecimentos.
Desta forma só poderão ser renovados contratos por prazo determinado com o mesmo funcionário depois de decorridos 6 meses do termino do contrato anterior, sob pena deste contrato se tornar por prazo indeterminado.
c) Contrato por prazo indeterminado
O contrato que inicia em determinada data, porém, não existe data para o seu término é o contrato por prazo indeterminado, (GONÇALVES, 2011).
2.3.4 Jornada de trabalho e duração
Horário de trabalho é aquele em que o funcionário fica a disposição do empregador, aguardando ou executando ordens.
De acordo com o Art. 4º da CLT 2016 “Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada”.
Quanto a duração da jornada de trabalho, a Constituição federal, no Art. 7º, inciso XIII, determina “duração do trabalho normal não superior a oito horas diárias e quarenta e quatro semanais, facultada a compensação de horários e a redução da jornada, mediante acordo ou convenção coletiva de trabalho”.
Com base na legislação podem-se identificar as características principais da jornada de trabalho e seu limite máximo, lembrando que todo o colaborador que se sentir prejudicado poderá recorrer ao poder judiciário para resolver o conflito (GONÇALVES, 2011).
2.3.5 Livro ou ficha registro de empregados
No momento da contratação do empregado, os dados do mesmo devem ser registrados em livro ou ficha registro. De acordo com a CLT 2016, no artigo 41:
Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
