GP 07 Custos

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(1)Gerência de Projetos de TI 7. Custos Mário Peixoto http://pintaudi.googlepages.com.

(2) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Custos. Grupo de Processo. Processo. Planejamento. Estimar os custos Determinar o orçamento. Controle. Controlar os custos.

(3) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Gerência de custos. Em projeto de escopo pequeno estes processos são quase inseparáveis.

(4) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Plano de gestão de custos Pontos a considerar: Demandas de custos das partes interessadas Nível de exatidão Unidades de medida Associação com procedimentos organizacionais Limites de controle Regras de medição de desempenho Formato dos relatórios Descrição dos processos Etc..

(5) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Conceitos importantes Custeio do ciclo de vida: Além do projeto é importante pensar no custo de operação. Análise de valor: Envolve a descoberta da forma mais barata de se fazer um determinado trabalho. Risco de custos: Quem assume o risco de um determinado custo? • Ex: •. Num contrato de preço fechado? Num contrato de tempo e material?. O fornecedor O comprador. Estimativas: Devem preferencialmente ser feitas por quem vai executar o trabalho, se basear numa EAP e usar dados históricos.

(6) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Tipos de custos 1/2 Diretos: São diretamente decorrentes das atividades do projeto Ex.: Viagens, salários do projeto, materiais do projeto. Indiretos: Despesas de mais de um projeto (normalmente rateados) Ex.: Custo do PMO, salas de reunião compartilhadas. Fixos: Não variam de acordo com a produção Ex.: Aluguel da empresa, contabilidade. Variáveis: Variam de acordo com o nível de produção Ex.: Prêmios por produtividade, comissões, energia.

(7) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Tipos de custos 2/2 Afundados: Custos já incorridos no projeto independente de sua aprovação ou não Ex.: Custo de avaliação da viabilidade do projeto. Marginais: Custo incorrido devido à aceleração (compressão ou paralelismo) do projeto Ex.: Custo de horas-extras, custo da contratação de recursos mais caros.

(8) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Estimar os custos - processo.

(9) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Estimar os custos Entradas. Ferramentas e Técnicas. Saídas. Linha de base do escopo Cronograma do projeto Plano de recursos humanos Registro dos riscos Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais. Opinião especializada Estimativa analógica Estimativa paramétrica Estimativa bottom-up Estimativa de três pontos Análise de reservas Custo da qualidade (CQD) Software para estimativas em GP Análise de proposta de fornecedor. Estimativa de custos de atividade Bases de estimativas Documentos do projeto atualizados. Missão: Desenvolver a estimativa dos custos dos recursos necessários para executar as atividades do projeto. Registro de riscos: revisto para considerar custos de mitigação Fatores ambientais da empresa: Condições do mercado e Informações Comerciais Publicadas. Ativos de processos organizacionais: Políticas e modelos de estimativas de custos, etc..

(10) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Estimar os custos - técnicas Estimativas: Analógica (top-down): • Usa de forma top-down (para dar o menor trabalho possível) valores reais de projetos similares anteriores (barata mais menos precisa). Paramétrica: • Usa dados reais de atividades com algum parâmetro de escala • Ex: horas-homem, custo / megabyte, etc.. Bottom-up: • Detalha as atividades até ser possível estimar o custo de cada uma. Três Pontos (Custo Otimista, Pessimista e Mais Provável): • Custo Estimado: – CE = (CO + 4 x CM + CP) / 6. ou. CE = (CO + CM + CP) / 3. • Observações: – Recomenda-se a técnica PERT, alternativamente a média simples – O resultado equivale a 50% de probabilidade de ocorrência.

(11) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Análise de reservas Reservas de Contingência: São feitas para contingência de problemas decorrentes de riscos previstos no projeto (foco: risco conhecido) Devem ser geridas pelo gerente de projetos. Reservas Gerenciais: São feitas para gestão de problemas decorrentes de riscos não previstos (foco: riscos desconhecidos projeto) Normalmente, são geridas pela alta administração. Análise de Reservas: Consiste em deixar um certo valor reservado para tratar os problemas decorrentes de riscos identificados ou não Podem ser: % do estimado, valor fixo, etc. À medida que o projeto avança as incertezas vão diminuindo e as reservas vão sendo usadas, reduzidas ou eliminadas.

(12) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Estimar os custos - técnicas Custo da Qualidade (CDQ): Refletem custos de investimentos em: • Prevenção do não cumprimento dos requisitos • Avaliação se o produto ou serviço atende aos requisitos • Retrabalho necessário para adequação. Os custos de falhas (má qualidade) podem ser classificados em: • Internos: • Externos:. Detectados no projeto Detectados pelo cliente ou usuários. Análise de proposta de fornecedores: Método de estimativa de custos baseado em propostas anteriores ou consultas informais de fornecedores qualificados, com o objetivo de formar uma expectativa de custo do projeto.

(13) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Estimar os custos - saídas Estimativa de custos da atividade: Estimativa dos custos das atividades, normalmente apresentado na forma: mínimo, mais provável e máximo ou mais provável ± % variação aceitável. Base de estimativas: Informações utilizadas nas estimativas dos custos: • • • •. Modelos e propostas utilizadas Premissas adotadas Restrições conhecidas Nível de confiança da estimativa final. Documentos do projeto atualizados: Registro de riscos.

(14) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Determinar o orçamento - processo.

(15) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Determinar o orçamento Entradas. Ferramentas e Técnicas. Saídas. Estimativa de custos de atividade Bases de estimativas Linha de base do escopo Cronograma do projeto Calendários de recursos Contratos Ativos de processos organizacionais. Agregação de custos Análise de reservas Opinião especializada Relações históricas Reconciliação do limite de recursos financeiros. Linha base do desempenho de custos Requisitos dos recursos financeiros Documentos do projeto atualizados. Missão: Definir o orçamento do projeto. Isto é feito, agregando-se os custos estimados das atividades e dos pacotes de trabalho para estabelecer a linha base de custos. Agregação de custos: Orça-se custos de atividades, que são agregados em pacotes de trabalho, entregas e finalmente para todo o projeto.

(16) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Determinar o orçamento – técnicas Relações históricas: Dados históricos que permitam estimativas analógicas ou paramétricas Devemos considerar: nível de precisão dos dados, facilidade de aplicação e escalabilidade do modelo. Reconciliação do limite de recursos financeiros: Os clientes estabelecem um fluxo de caixa para o projeto A reconciliação visa equilibrar os custos com o fluxo de caixa podendo gerar necessidade de financiamento ou reagendamento.

(17) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Determinar o orçamento – saídas Linha base de desempenho de custos: Orçamento no Término (ONT) autorizado. 8. Orçamento de custos 7. Reservas gerenciais 6. Linha de base de custos. Requisitos financeiros: Fluxo de caixa previsto x necessidade de financiamentos. Documentos atualizados: Registro de Riscos Estimativa de custos Cronograma do projeto. 5. Reservas de contingência 4. Estimativas do projeto 3. Estimativas de contas de controle 2. Estimativas dos pacotes de trabalho 1. Estimativas das atividades.

(18) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Controlar os custos - processo.

(19) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Controlar os custos Entradas. Ferramentas e Técnicas. Saídas. Gestão do Valor Agregado Medições de desempenho do trabalho Previsões de orçamento Plano de Gestão do Projeto Previsão Requisitos dos recursos financeiros Índice de desempenho para término Ativos de processos atualizado Análise de desempenho Solicitações de mudança Informações sobre o desempenho Plano de Gestão do Projeto atualizado Ativos de processos organizacionais Análise da variação Software de GP Documentos do projeto atualizados. Missão: Controlar o progresso do orçamento do projeto, as mudanças na linha base de custo e influenciar os fatores que geram variações de custos. Principais ações: Gerar as mudanças na hora certa e controlar sua implementação Garantir que o realizado fique dentro do previsto no período e no projeto Isolar, entender e atuar nos fatores geradores de variação Manter a adequação do andamento físico aos gastos do projeto Prevenir a absorção de mudanças físicas e/ou financeiras não autorizadas Analisar os impactos das mudanças e notificar os interessados (parte do Controle Integrado de Mudanças) Etc..

(20) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Controlar os custos – entradas Plano de Gestão do Projeto: Linha base do desempenho de custos Plano de gestão dos custos (como serão geridos os custos). Informações Sobre Desempenho: Entregas feitas e a fazer Custos autorizados e incorridos % físico concluído (quanto já foi efetivamente feito da tarefa) Estimativa para conclusão das tarefas. Análise de Desempenho: Análise de variação: ≠ previsto x realizado Análise de tendências: projeção de valores futuros A técnica do valor agregado subsidia estas análises.

(21) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto Duração. Gestão do Valor Agregado. VA. Custos. Definições do MS Project:. Trabalho. Realização. % Concluído: % realizado com base na duração % Trabalho Concluído: % realizado com base no trabalho % Físico Concluído: % realizado com base na realidade. O GP deve coletar o % Físico Concluído com a equipe: Se não for possível calcular este % podemos utilizar: • Regra 50/50: • Regra 20/80: • Regra 0/100:. 50% ao iniciar e 50% somente quando terminar 20% ao iniciar e 80% somente quando terminar 0% ao iniciar e 100% somente quando terminar. Earned Value (EV) ou Valor Agregado (VA): VA (EV) = % Físico Concluído x Valor Planejado (VP). Fórmulas do % Realizado: % Concluído = Duração Realizada / Duração Planejada % Trabalho Concluído = Trabalho Realizado / Trabalho Planejado % Concluído por VA = VA Realizado / Valor Planejado.

(22) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Exemplo de cálculos de % realizado Dia Manhã Tarde. Segunda A1: R1, R2 A2: R2 A2: R2. Terça. Quarta. Quinta. Sexta. A2: R2. A2: R2. A2: R2. A3: R1, R2. A2: R2. A2: R2. A2: R2. A3: R1, R2. Premissas:. Temos 3 atividades no projeto: A1, A2 e A3 Temos 2 recursos no projeto: R1 de R$200/h e R2 de R$500/h Trabalhamos 8h por dia neste projeto. Data de Status:. Estamos na quarta-feira na hora do almoço e estamos 100% em dia. % Concluído:. 8h + 8h + 4h 5d x 8h. = 20h 40h. = 50,0%. % Trabalho Concluído:. (2h x 2r) + 6h + 8h + 4h 2r x (2h+8h) + 6h + 24h. = 22h 50h. = 44,0%. Valor Agregado (VA): [VA = % FSC * VP]. A1: 100% x [(200 + 500) x 2h] A2: [(6h+8h+4h) / 30h] x (500 x 30) A3: 0% x [ 8h x (200 + 500) ]. = 100% x 1.400 = 60% x 15.000 = 0% x 5.600. = 1.400 = 9.000 = 0. % Concluído Por VA:. (1.400 + 9.000) / 22.000. = 10.400 / 22.000. = 47,3%.

(23) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Precisão dos % realizados % % % %. Concluído Por VA: Físico Concluído: Trabalho Concluído: Concluído:. Variáveis: VP:. % % % %. realizado realizado realizado realizado. com com com com. base base base base. no na no na. valor agregado realidade trabalho duração. PMBOK. MS Project. Valor Planejado. (Custo da Linha Base). Precisão. Grau de precisão:. • Custo Orçado do Trabalho Planejado (valor planejado para execução da tarefa). VA:. Valor Agregado. • Custo Orçado do Trabalho Realizado. CR:. Custo Real. • Custo Real do Trabalho Realizado. (COTR ou BCWP) (valor orçado do trabalho já realizado). (CRTR ou ACWP) (custo realmente incorrido na realização). % Concluído Por Valor Agregado: PMBOK: Project:. % Concluído Por VA % Concluído Por VA. = VA Realizado / Valor Planejado = COTR / Custo da Linha Base.

(24) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Índices de Desempenho IDP:. Índice de Desempenho de Prazos (SPI). SPI: Schedule Performance Index IDP = VA / VP (Valor Agregado / Valor Planejado) • Índice que mostra o retorno efetivo do tempo gasto. Se < 1 Se > 1. IDC:. Projeto atrasado Projeto adiantado. (previsto > agregado) (agregado > planejado). Índice de Desempenho de Custos (CPI). CPI: Cost Performance Index IDC = VA / CR (Valor Agregado / Custo Real) • Índice de retorno efetivo do $ investido. Se < 1 Se > 1. Gastança (real > agregado) Economia (agregado > real). ONT.

(25) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Análise de variações Análise de Variações: Variações de Prazo (Variação de Cronograma): • VaP ou VCR = VA – VP (Valor Agregado – Valor Planejado). Variações de Custos: • VaC ou VC = VA – CR (Valor Agregado – Custo Real) • Ajudam a analisar a extensão das variações que ocorreram ou irão acontecer. Exemplo: VP: 10.000 Total planejado para o projeto Numa determinada Data de Status temos: • • • • •. VP: VaP VaC IDP IDC. 5.500 = VA – VP = VA – CR = VA / VP = VA / CR. VA: = 5.000 = 5.000 = 5.000 = 5.000. 5.000 – 5.500 – 6.000 / 5.500 / 6.000. = = = =. CR: -500 -1.000 0,91 0,83. 6.000.

(26) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Previsões Orçamento No Término (ONT): ONT = VP. (Valor Planejado Total). Estimativas de custos No Término do projeto: Otimista:. ENTo. = CR + (ONT - VA). • Trabalho executado no ritmo orçado. Realista:. ENTr. = ONT / IDC. • Trabalho executado no IDC atual. Pessimista:. ENTp. = CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)]. • Trabalho executado considerando IDC e IDP. Estimativa Para Terminar (EPT = ENT - CR): A partir de hoje, quanto precisamos para concluir o projeto. Variação No Término (VNT = ONT – ENT): Neste momento, quanto esperamos estar fora do orçamento no final do projeto.

(27) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Previsões Índice de Desempenho para Terminar (IDPT): Qual o desempenho a ser aplicado para que possamos concluir com o custo batendo com o ONT ou ENT IDPT: Trabalho Restante (em termos de orçamento) Recursos Financeiros Restantes IDPT (ONT): (ONT – VA) / (ONT – CR) é maior que 1 IDPT (ENT): (ONT – VA) / (ENT – CR) é menor que 1. Estado. Realizado. Inicial Hoje. CR. Previsto. Final. VP. ONT. EPT. ENT.

(28) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Exemplo de previsões Numa determinada Data de Status temos: ONT: 10.000 VP: 5.500 VA: 5.000 CR: 6.000 IDP = VA / VP = 5.000 / 5.500 = 0,91 IDC = VA / CR = 5.000 / 6.000 = 0,83 Estimativas de custos no término do projeto: • ENTo = CR + (ONT - VA) • = 6.000 + (10.000 – 5.000) • ENTr = ONT / IDC • = 10.000 / 0,83 • ENTp = CR + [(ONT - VA) / (IDP x IDC)] • = 6.000 + [(10.000 – 5.000) / (0,91 x 0,83)]. = 11.000,00 = 12.048,19 = 12.619,89. Índice de Desempenho para Terminar (IDPT): • IDPT (ONT) • • IDPT (ENT) •. = = = =. (ONT – VA) / (ONT – CR) (10.000 – 5.000) / (10.000 – 6.000) = 1,25 (ONT – VA) / (ENT – CR) (10.000 – 5.000) / (12.048,19 – 6.000)= 0,83.

(29) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Controlar os custos – saídas Medições de Desempenho do Trabalho & Previsões de Orçamento: Os resultados das análises feitas devem ser comunicados. Solicitações de Mudança: As correções de curso requerem solicitações de mudança. Plano de Gestão do Projeto atualizado: Linha base do desempenho de custos Plano de gestão dos custos. Documentos do projeto atualizados: Estimativa de custos Bases das estimativas.

(30) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Disciplina. Plano de Gestão do Projeto. Integração Escopo. Fatores Ambientais. Tempo Custos Qualidade Recursos. Ativos de Processos Desenvolver o Termo de Abertura. Planejar Aquisições. Planejar Comunicações. Desenvolver Plano de RH. Comunicações. Plano Gestão Projeto. Planejar Qualidade. Aquisições. Criar a WBS. Definir o Escopo. Coletar os Requisitos. Definir as Atividades. Desenvolver Cronograma. Estimar as Durações. Estimar os Recursos. Seqüenciar Atividades. Identificar os riscos. Planejar Gestão de Riscos. Determinar Orçamento Planejar as respostas a riscos. Riscos. Realizar a análise quantitativa dos riscos. Estimar Custos Realizar a análise qualitativa dos riscos.

(31) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Exemplos de questões 1) Todas as opções a seguir são saídas do processos Estimar os custos, EXCETO: A. Uma compreensão do risco estimado de custos no trabalho B. A prevenção da inclusão de mudanças inadequadas na linha de base de custos C. Uma indicação do intervalo de custos possíveis do projeto D. Documentação de todas as premissas adotadas durante o processo de Estimar os custos. 2) Durante qual grupo de processos do gerenciamento de projetos as previsões orçamentárias são criadas? A. Monitoramento e controle B. Planejamento C. Iniciação D. Execução. Respostas: B e A.

(32) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Exemplos de questões 3) Um projeto está com IDC (índice de desempenho de custos) 1,1 e IDP (índice de desempenho de prazo) 0,92. O que podemos esperar deste projeto? A. Ele deve terminar no prazo, mas vai estourar o custo B. Ele deve terminar no custo, mas vai estourar o prazo C. Ele deve terminar abaixo do prazo, mas vai estourar o custo D. Ele deve terminar abaixo do custo, mas vai estourar o prazo. Respostas: D.

(33) Gerência de Projetos de TI – Mário Peixoto. Obrigado!.

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