Criado por: Roberto Rodrigues Junior
Material de Apoio para Fechamento PDV
1. Objetivos e Metas
Diminuir a porcentagem de erros, otimização do tempo de trabalho e de controle de informações.
2. Metodologia
Padronização da forma de fechamento dos caixas no Sistema Xpert;
- Treinamento dos GR’s dos padrões corretos de como devem incluir as informações no sistema, transferindo este conhecimento para seus comandados.
3. Cronograma do Projeto Projeto já iniciado.
4. Guia de apoio: Cargos
Operador (a) de Caixa.
O operador de caixa sempre estará operando no Caixa Turno. Funções disponíveis:
Saque – O saque é exclusivamente em “DINHEIRO”.
Situações normais
1ª-Retirada de dinheiro (espécie) da gaveta para deposito (Banco ou cofre) se efetua um SAQUE DINHEIRO com o valor, informando no histórico seu lugar depositado (destino: Brinks, Itaú ou Banco do Brasil).
2ª- Retirada de dinheiro (espécie) da gaveta para pagamento de despesa (compra se uso ou autorizadas), se efetua um SAQUE DINHEIRO com o valor, informando no histórico tipo de despesa e NF.
Exemplo:
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No momento do fechamento do turno, deve ser conferido as informações de venda a prazo (todos os cupons assinados pelos clientes a prazo), cartões (Sitef, POS, etc.) e cheque (a vista e a prazo) e informar cada um deles.
Caminho: CAIXA > FECHAMENTO > FECHAMENTO DE CAIXA
Vinculação de cliente de Cheque.
Todo pagamento via cheque, deve ser vinculado com o cliente cadastrado informando CPF ou CNPJ do cadastro no momento do lançamento no sistema, seja em recebimentos ou em venda normal.
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Recebimento diversos no Turno conta 253:
Em caso de quitação no turno, o operador vai dar entrada em Recebimentos Diversos, informar os dados do cliente conforme orientação abaixo:
Caminho: Financeiro > Recebimento diversos:
O campos Cliente na janela acima deve ser informado.
Para facilitar a identificação dos recebimentos, segue abaixo o modelo de como lançar os dados:
Exemplo:
Cód. Do Cliente: 001
Nome do cliente: Transportadora X Valor R$ 10,00
Demonstrativo de como ele fica no caixa turno:
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Vale colaborador:
No caso que seja necessária emissão de vales ao colaborador, o mesmo deve ser lançado no Caixa Turno ao qual foi detectada a necessidade.
Procedimento correto para emissão do vale:
O vale dever ser lançado no turno: Funcionários > Adicionar Vales Funcionários
Informar a qual colaborador vai o vale e valor.
NO ITEM HISTORICO DEVE SER INFORMADO SOMENTE O DATA E TURNO QUE FOI O VALE, CASO SEJA INFORMADO ALGO A MAIS DO QUE ISSO, O VALE SERÁ DESCONSIDERADO (RESPONSÁBILIDADE DE GF).
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O vale será impresso em folha A4 e devidamente assinado: Exemplo da vale:
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Gerente Filial
O Gerente de Filial opera o Caixa Geral, onde aparecerão os saques efetuados pelos operadores de caixa, ele confrontará os valores depositados e despesas com os saques do turno. Tudo estando de acordo o mesmo efetuará os repasses da seguinte forma:
Depósitos em Dinheiro (Brinks / Itáu / Branco do Brasil): - Fazer um rapasse do valor conforme depósito, exemplo:
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Para repasses de Bancos, deve seguir a parâmetro de nomenclatura como este exemplo:
Banco: Banco do Brasil Data Caixa: 01/11/2014 Turno: 01 Valor R$ 15.000,00
Obs:
Todas as filiais continuarão enviando as planilhas de depósitos por
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Despesas Administrativas Med:
O Gerente de Filial deve informar as despesas no Caixa Geral da seguinte forma:
Caminho: Financeiro > Pagamentos Diversos:
Exemplo de despesa: Compra de Galão de 20 litros. Empresa: Agua Boa Ltda. NF: 00 Valor R$ 9,00.
Obs.: Todas as despesas são lançadas na conta 235-Pagamentos Diversos Caixas. Vale Gerente de Rede ou Operacional é lançada também na 235.
Atenção: As eventuais perdas com assalto devem ser lançadas nesta conta (235), onde o comprovante será o B.O..
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Despesas de produtos para revenda:
Para despesas onde os produtos são para revenda na loja de conveniência, deve ser feito um repasse no Caixa Geral com os dados da NF como exemplo abaixo: Exemplo: Empresa Gelo Mil Ltda. NF: 000 Valor R$ 100,00.
No envio de caixas por e-mail, neste caso de produto para revenda, o espelho deve ser enviado junto com a NF escaneada no caixa para conferencia.
Observação importante: O gerente da filial só pode fazer dois tipos de lançamentos no Caixa Geral:
Repasse: De valores ou de NF’s de produtos para revenda. Lançamento na conta 235: Despesas de uso consumo do posto.
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Verificação do Caixa Geral:
Após os repasses de dinheiro e o lançamento das despesas, o GF deve verificar o Caixa Geral para se certificar se tudo está de acordo.
Em caso de tudo estar certo, os valore de Saldo Anterior, Período e Atual devem estar zerados.
Exemplo: Caminho: Gerencial > Relatórios > Caixas > 7-Fechamento de Caixa Geral:
Caixa Geral exemplo:
Informações Adicionais
Para situações adversas as demonstradas acima, favor entrar em contato com a Matriz para verificação e orientação.
