Uso estratégico das tecnologias em informação documentária
REPENSANDO A ROTINA DA BIBLIOTECA CENTRAL DO CAMPUS DE RIBEIRÃO PRETO - UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
AMORIM, I. R.1 BROCATTI, A. L.2 GIONGO, T. C.3 MORAES, P. O. A.4 OKADA, S. Y.5 RAMOS, M. A. S.6 SILVA, M. R.7 RESUMO
Trata-se de um relato de experiências que tem como objetivo descrever as mudanças na rotina do tratamento da informação na Biblioteca Central de Ribeirão Preto - USP, visando o atendimento eficiente da demanda, por meio da otimização do processamento técnico de livros. Para alcançar o objetivo proposto, foram desenvolvidas três ações: motivação da equipe, elaboração de novas ferramentas e busca de novas parcerias. Os resultados, obtidos até a presente data demonstraram que a equipe da BCRP/USP buscou o melhor aproveitamento da informação para atender às necessidades dos usuários, agilizando seus serviços e oferecendo informações de qualidade.
Palavras-chave: Tratamento da Informação. Tecnologias da Informação. Biblioteca Universitária.
ABSTRACT
The objective of this relate is to show the changes in the rotine of the information treatment in the Central Library of Ribeirão Preto – USP. In order to obtain the objective it were developed three actions: motivation of the team, elaboration of new tools and seeks of new partnerships. The results obtained up to present date showed that the team of the BCRP/USP sought the best utilization of the information to attend the needs of the users, hastening the services and offering information of quality.
1 INTRODUÇÃO
Esta comunicação vincula-se aos estudos sobre as tecnologias de informação na gestão de bibliotecas universitárias. O relato de experiências desse campo traz contribuições significativas para a compreensão das tendências na rotina das bibliotecas universitárias.
Neste sentido, o objetivo deste trabalho é relatar a experiência vivenciada no setor de Tratamento da Informação da BCRP/USP, que modificou sua rotina, visando otimização do processamento técnico de livros e a motivação da equipe para o atendimento da demanda informacional da comunidade acadêmica.
A Biblioteca Central da USP - Ribeirão Preto (BCRP) atende seis Unidades de Ensino e o curso de Música. Tem como missão manter a integração dos acervos bibliográficos, com o estabelecimento de políticas participativas, visando racionalizar recursos e assegurar acesso à literatura científica para a comunidade acadêmica. Atende 10.489 usuários inscritos, provenientes de 22 cursos de graduação e programas de pós-graduação (35 de mestrado e 31 de doutorado), assim como o público em geral. (UNIVERSIDADE DE SÂO PAULO, 2008).
2 TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO NA BCRP/USP
A otimização do processo de aquisição, da representação descritiva e temática dos materiais bibliográficos torna-se cada vez mais indispensável na maioria das bibliotecas universitárias brasileiras. Felizmente, projetos aprovados em órgãos de fomento auxiliam na aquisição de livros para suprir as necessidades de informação dos usuários. Já a qualidade do tratamento documental depende diretamente de uma equipe comprometida.
Ao fazer parte do Sistema Integrado de Bibliotecas (SIBi), ou seja, da rede de serviços e de apoio institucional, a BCRP/USP, por meio da utilização do software ALEPH, procurou usufruir das tecnologias da informação para otimizar seus
serviços, adaptando-as a sua realidade. Desta forma, uniu outras ferramentas àquelas já existentes.
O setor de Tratamento da Informação da BCRP/USP deparou-se, a partir de 2003, com o aumento significativo da quantidade de materiais a serem processados, sem que houvesse aumento da equipe de trabalho. Dessa forma, foi necessário repensar a rotina dos serviços para atender rapidamente às necessidades de informação dos usuários e assim, não gerar acúmulo de livros ainda não disponibilizados.
Em função da quantidade dos materiais a serem processados em curto espaço de tempo, a equipe preocupou-se também em manter a qualidade da organização e representação da informação. Além disso, não basta a tecnologia ou a mais moderna infra-estrutura, se não houver a integração e o comprometimento da equipe para com o desenvolvimento de novos produtos e a conseqüente otimização dos processos. Dessa forma, para vencer tais desafios e cumprir sua função, a equipe do setor de Tratamento da Informação1, responsável pela aquisição e processamento técnico de livros e outros materiais (multimeios, trabalhos de conclusão de curso, folhetos e teses), desenvolveu as seguintes ações:
AÇÃO 1– MOTIVAÇÃO DA EQUIPE
Nesta etapa, o objetivo foi motivar e integrar a equipe para atingir e superar as metas diárias de processamento técnico de livros. Entende-se que “os fatores motivacionais que envolvem os profissionais em uma biblioteca são os mesmos que agem em qualquer outra organização, ou seja: interesse pelo trabalho, boa aceitação às mudanças, orgulho do que faz, vontade de executar, consciência da importância de seu trabalho” (OLORUNSOLA, 1992, p. 25). Sampaio (2005) acrescenta que a motivação completa na equipe não é garantida pelo desenvolvimento integrado dos funcionários, é preciso aliar um programa de aprendizagem contínuo. A aprendizagem contínua é o que contribuirá para que a equipe se envolva com os objetivos e metas da organização.
Sendo assim, foram inseridas as seguintes atividades na rotina da equipe:
1 Composta por bibliotecários, técnicos de documentação e informação, contando com a colaboração de estagiários do curso de Ciência da Informação e Documentação da USP/Ribeirão Preto.
• encontros mensais com o objetivo de compartilhar conhecimentos, experiências e idéias, gerando assim, a confiança necessária nas relações de trabalho;
• participação em cursos de motivação profissional;
• treinamento para adequação às rotinas e utilização das novas ferramentas;
• implantação de estatísticas diárias de serviços executados, visando conhecer o rendimento atual para estabelecer novas metas de processamento.
AÇÃO 2–CRIAÇÃO DE NOVAS FERRAMENTAS
Foram desenvolvidas novas ferramentas informatizadas para auxiliar e acelerar o processo de tombamento e classificação dos livros. Essas ferramentas foram denominadas SISTOMBO e Catálogo de Assuntos da BCRP/USP.
• SISTOMBO
A elaboração dessa ferramenta foi necessária, pois a versão do ALEPH utilizada pelo SIBi não contempla o módulo de tombamento de livros.O processo de tombamento dos livros foi modificado, passando de um sistema manual para um automatizado. O sistema foi denominado SISTOMBO, e trata-se de um software desenvolvido em DELPHI, que utiliza o banco de dados Microsoft SQL server 2000.
Esta etapa foi resultado da parceria entre a equipe do setor de Tratamento da Informação da BCRP/USP e o setor de Informática da Prefeitura do Campus de Ribeirão Preto.
Para a construção do software SISTOMBO, a equipe participou de reuniões com o técnico em informática da Prefeitura do Campus da USP de Ribeirão Preto, a fim de definir os campos de dados necessários para tombamento de livros e os critérios que norteariam o preenchimento destes campos. Na Figura 1 observa-se o layout do software no momento do registro de livros.
Figura 1 - Interface do registro de tombamento de livros do SISTOMBO
• Catálogo de Assuntos da BCRP/USP
Para otimizar o processo de classificação de livros foi necessário informatizar o catálogo de assuntos, passando de um sistema manual de fichas catalográficas, para um catálogo informatizado de assuntos, denominado Catálogo de Assuntos da BCRP/USP. Esse catálogo foi desenvolvido em Excel, uma ferramenta simples e acessível nas bibliotecas. Foi necessário digitalizar todos os assuntos presentes nas fichas manuais e definir os critérios de preenchimento da planilha, visando à recuperação simples e rápida dos assuntos. É válido ressaltar que o acervo da BCRP/USP é multidisciplinar o que implica diretamente em um tempo maior para o desenvolvimento desse processo. Sendo assim, a utilização do Catálogo de Assuntos da BCRP/USP contribuiu para acelerar o processo de classificação dos livros e para a padronização da classificação.
AÇÃO 3– BUSCA DE PARCERIAS
Nesta etapa, objetivou-se encontrar parcerias para o desenvolvimento das atividades de processamento técnico, por meio de treinamento de estagiários do curso de Ciência da Informação e Documentação da USP, além de funcionários de outros setores da biblioteca para auxiliar, parcialmente, no processamento técnico. A equipe estabeleceu também parcerias com docentes para o auxílio na representação temática de obras específicas. Essa parceria contribuiu para aumentar a qualidade das informações fornecidas no catálogo da BCRP/USP, bem como no melhor armazenamento de materiais bibliográficos de algumas áreas.
2.1 Avaliação da Evolução do Acervo de Livros da BCRP/USP
Observa-se, no Gráfico 1, o percentual de crescimento ano a ano (2003-2007) e o total de volumes do acervo de livros da BCRP/USP.
85.213 88.388 91.345 94.948 82.189 3,7% 3,3% 3,7% 3,9% 0 30.000 60.000 90.000 120.000 2003 2004 2005 2006 2007 0% 2% 4% 6% 8% 10% V a ri a ç ã o % LIVROS ∆% LIVROS
Gráfico 1 - Evolução anual do acervo de livros (BCRP/USP) Fonte: Relatório Atividades 2003-2007 (BCRP/USP)
Nota-se um crescimento anual do acervo de livros, praticamente constante e de pouco mais de 3%, enquanto que, durante todo o período analisado, o aumento acumulado foi de 15,5%. Esse aumento foi decorrente dos novos cursos2 oferecidos no Campus da USP de Ribeirão Preto. Acredita-se que este número tende a aumentar, já que está previsto a implantação do curso de Educação Física em 2009 e outros para os anos subseqüentes. A implantação de novos cursos interfere diretamente no aumento da aquisição de livros, uma vez que é preciso que o acervo da biblioteca contemple a bibliografia básica e complementar dos cursos.
2 Ciências da Informação e Documentação, Enfermagem (noturno), Farmácia (noturno), Física Médica, Fisioterapia, Fonoaudiologia, Informática Biomédica, Matemática Aplicada a Negócios, Música, Nutrição, Pedagogia , Química (noturno) e Terapia Ocupacional.
1.290 4.034 5.215 4.496 1.126 1.378 3.175 5.509 4.135 1.734 159,3% -25,6% 200,7% 132,6% 22,4% 182,0% 267,2% 389,3% 0 1.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 2003 2004 2005 2006 2007 -50% 0% 50% 100% 150% 200% 250% 300% 350% 400% V a ri a ç ã o %
ADQUIRIDOS PROCESSADOS ∆% ADQUIRIDOS ∆% PROCESSADOS
Gráfico 2 - Evolução de livros adquiridos e processados no período 2003-2007 (BCRP/USP) Fonte: Relatório Atividades 2003-2007 (BCRP/USP)
No Gráfico 2 é possível visualizar os resultados positivos obtidos com o “repensar da rotina”, que através das novas ações implantadas no Setor de Tratamento da Informação, descritas neste relato de experiência, contribuíram para que o setor aumentasse significativamente a quantidade de livros processados. A partir de 2005, as taxas anuais de processamento superam as taxas anuais de aquisição de livros em pelo menos 50% a partir do referido ano.
As oscilações identificadas no Gráfico 2 são decorrentes do aumento do número de cursos e aquisições, como também da transferência em 2007, de um dos membros da equipe para outra Biblioteca do SIBi.
3 CONCLUSÃO
As tecnologias da informação fazem parte da rotina de trabalho das bibliotecas universitárias. A “assimilação dessas tecnologias nas organizações requer o enfoque da gestão estratégica, da tática e da operacional, envolvendo recursos humanos, educacionais, culturais, financeiros e informacionais”. (MIRANDA; FORCELLINI, 2007, p. 97). Todos esses fatores são levados em conta para que se apresente um serviço de informação eficaz.
A unidade de informação precisa gerar um ambiente participativo, utilizando a criatividade na busca de soluções, motivando a equipe e buscando parcerias com outros departamentos da instituição para se conectar a essa sociedade da informação. As tecnologias de nada valem, se não houver o fator humano, que pensa nas melhores soluções, adaptando-as a realidade de cada organização.
Dessa forma, a equipe da BCRP/USP buscou o melhor aproveitamento do potencial da equipe e de recursos de informação, para atender às necessidades dos usuários, agilizando e oferecendo informações de qualidade.
REFERÊNCIAS
MIRANDA, A. C. D.; FORCELLINI, F. A. As tecnologias de informação e
comunicação e a (ex) inclusão das bibliotecas universitárias. In: VERGUEIRO, W.; MIRANDA, A. C. D. (Orgs.). Administração de unidades de informação. Rio Grande: Ed. Da FURG, 2007.
OLORUNSOLA, R. Motivating library staff: a look at Frederick Herzeberg`s motivatinghygiene theory. Library Review, Bradfort, v. 41, n. 2, p. 25-28, 1992. SAMPAIO, M. I. Motivação no trabalho cooperativo: o caso da Rede Brasileira de Bibliotecas da área de Psicologia – ReBAP. 2005. 142 f. Dissertação (Mestrado) – Escola de Comunicação e Artes, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2005. UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Prefeitura do Campus de Ribeirão Preto.
Biblioteca Central de Ribeirão Preto. Relatório de atividades 2003-2007. Ribeirão Preto, 2008.
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1 Iara Rodrigues Amorim,Biblioteca Central da Prefeitura do Campus Administrativo de Ribeirão Preto, Universidade de São Paulo (USP), Ribeirão Preto – SP,, iamorim@usp.br
2 Antonia Lucia Brocatti, Biblioteca Central da Prefeitura do Campus Administrativo de Ribeirão Preto, Universidade de São Paulo (USP), Ribeirão Preto – SP, abrocatti@usp.br.
3 Teresa Cristina Giongo, Biblioteca Central da Prefeitura do Campus Administrativo de Ribeirão Preto, Universidade de São Paulo (USP), Ribeirão Preto – SP, teretete@usp.br.
4 Paula de Oliveira Almeida Moraes, Biblioteca Central da Prefeitura do Campus Administrativo de Ribeirão Preto, Universidade de São Paulo (USP), Ribeirão Preto – SP, paulalmeida@usp.br. 5 Susana Yuri Okada, Biblioteca Central da Prefeitura do Campus Administrativo de Ribeirão Preto,
Universidade de São Paulo (USP), Ribeirão Preto – SP, syuok@usp.br.
6 Maria Aparecida da Silva Ramos, Biblioteca Central da Prefeitura do Campus Administrativo de Ribeirão Preto, Universidade de São Paulo (USP), Ribeirão Preto – SP, masr@usp.br.
7 Marcia Regina da Silva, Biblioteca Central da Prefeitura do Campus Administrativo de Ribeirão Preto, Universidade de São Paulo (USP), Ribeirão Preto – SP, marciaregina@usp.br.
