1 – OBJETIVO
Orientar os funcionários do Setor Técnico de Comunicações quanto ao envio e ao recebimento de malotes, para a RUNESP, e manter o registro do material enviado e recebido.
2 – RESPONSABILIDADES
Supervisor Técnico de Seção – Receber, montar, enviar os malotes, registrar as
operações no SIGAD e fazer o treinamento dos funcionários do STCOM nessa rotina de trabalho.
Assistente Administrativo - Receber, montar, enviar os malotes e registrar as operações no SIGAD.
3 - REFERÊNCIAS NORMATIVAS Manual do SIGAD – SJC.
4 – TERMOS E DEFINIÇÕES
SIGAD – Sistema de Gestão Arquivística de Documentos, software usado para registro, trâmite e pesquisa dos documentos nele inseridos.
STCOM –Seção Técnica de Comunicações.
Protocolo - Registro dos atos oficiais e de documentação de uma firma ou repartição. Malote - Serviço oficial ou particular para transporte e entrega rápida de correspondência ou encomendas. A maleta em que são transportadas essas coisas é geralmente de lona.
5 – MEDIÇÃO E CONTROLE
OBJETIVO – INDICADOR META – PERIODICIDADE RESPONSABILIDADE - FONTE DE REGISTRO Objetivo:
Manter registro de todo material enviado e recebido via malote. Indicador: Controle de Malotes
Meta: 100% Periodicidade:
Diária, sempre que houver malote recebido ou a ser enviado.
Responsabilidade: STCOM Fonte de Registro:
FRT-STCOM-013 – Controle de Malote
6 – FORNECEDOR
Docentes, Discentes e Servidores.
7 - CLIENTE INTERNO
8 – PASSO A PASSO Envio do Malote
O STCOM recebe, diariamente, de outras áreas do ICT/SJC, o material a ser enviado via malote. Caso o material a ser enviado seja um ofício, memorando, circular, processo, expediente ou outro tipo de documento que deva ser protocolado, o funcionário do STCOM deverá protocolar o documento e registrá-lo no SIGAD, em seguida deverá fazer o trâmite do documento via malote e gerar a Relação de Remessa (ver manual do SIGAD – SJC). Feito isso, a relação de remessa deverá ser impressa, em duas vias, e assinada pelo funcionário do STCOM. Caso o material a ser enviado não precise de registro no SIGAD, o usuário deverá trazer a relação de remessa feita manualmente. Em ambos os casos a Relação de Remessa deverá ser afixada no material a ser enviado.
O malote deverá ser gerado, eletronicamente, no SIGAD e em seguida deverá ser impresso o Controle de Malote, em duas vias, e assinado.
Todo o material a ser enviado juntamente com o Controle de Malotes deverá ser acomodado em envelope próprio, de lona, e em seguida inserido no malote, o qual deverá ser lacrado tomando cuidado para que a etiqueta contendo o endereço de envio esteja com a face do endereço da RUNESP visível.
O malote deverá ser entregue na portaria até às 12h para retirada pelo Correios. Para finalizar, o Malote deverá ser enviado eletronicamente (ver manual do SIGAD-SJC). Recebimento do Malote
Ao receber um malote, vindo da RUNESP, o funcionário do STCOM deverá conferir, através da relação de remessa, o número do lacre e os itens listados no Controle de
10 – CONTROLE DE REGISTROS
REV.: 00 DATA DE REVISÃO: 15/07/2014
Nome do Registro Identificação Armazenamento Recuperação Proteção Tempo de Retenção
Dispo sição
Controle de Malote FRT-STCOM-013 - Controle de Malote Servidor do SIGAD Por controle, data, destino, número do malote e status Backup eletrônico Indeterminado N/A
Relação de remessa FRT-STCOM-009 – Relação
de remessa
Servidor do SIGAD
Por número Backup eletrônico