GUIA DO USUÁRIO GECi Gerenciador de Eventos Científicos

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IBILCE UNESP 2014

GUIA DO USUÁRIO

GECi – Gerenciador de Eventos Científicos

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GBD – Grupo de Banco de Dados – IBILCE UNESP 2014| Guia do Usuário – GECi Gestão de Eventos Científicos

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CONTEÚDO ... 2

CADASTRO NO SISTEMA ... 5

ACESSANDO O SISTEMA ... 7

MODOS DE ACESSO ... 8

MODO AUTOR/REVISOR... 8

MODO COORDENADOR ... 9 TELA INICIAL ... 11 USUÁRIO... 12 ALTERAR DADOS ... 12 VINCULAR AO FACEBOOK ... 13 GERENCIAR EVENTO ... 14 ADICIONAR COORDENADOR ... 14

GERENCIAR INFORMAÇÕES DO EVENTO ... 16

MENU DE GERENCIAMENTO DO EVENTO ... 16

DADOS DO EVENTO ... 17

GERENCIAR PAGAMENTO ... 17

Integração com o PagSeguro ... 18

GERENCIAR SITE ... 19 Endereço do Site ... 19 Adicionar Menu ... 19 Ordenar Menu ... 20 EIXOS TEMÁTICOS ... 22 DEFINIR PROGRAMAÇÃO ... 23 COMISSÃO ORGANIZADORA ... 24 COMISSÃO CIENTÍFICA ... 25 PRÉ-CADASTRO ... 26 CONFIGURAÇÕES ... 27

CONTROLE SOBRE BOLETOS ... 28

QRCODES DE PROGRAMAÇÃO ... 29

GERENCIAR SESSÕES ... 31

CADASTRAR SESSÕES ... 31

EDITAR SESSÕES ... 32

FORMULÁRIO DE REVISÃO ... 34

CRIAR FORMULÁRIO DE REVISÃO ... 34

INDICAÇÃO DE REVISORES ... 37

FILTRAR TRABALHOS... 37

SELECIONAR REVISORES ... 38

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3

RANKING ... 42

ACEITAR OU NEGAR TRABALHO ... 42

NOTIFICAR AUTORES ... 44

CRACHÁS ... 45

CRIAR CRACHÁ ... 45

PERÍODO DE CORREÇÃO ... 47

ESCOLHER SESSÃO ... 47

CONFIGURAR PERÍODO DE CORREÇÃO ... 48

CONTROLE DE PRESENÇA ... 49

DEFINIR PRESENÇA ... 49

SITUAÇÃO DAS INSCRIÇÕES ... 51

ATUALIZAR SITUAÇÃO DAS INSCRIÇÕES ... 51

ATUALIZAR INSCRIÇÕES DO PAGSEGURO ... 53

ATUALIZAR INSCRIÇÕES VIA BOLETO ... 53

CONTROLE DE TRABALHOS APRESENTADOS ... 56

DEFINIR TRABALHOS APRESENTADOS ... 56

CERTIFICADOS ... 58

TIPOS DE CERTIFICADO ... 58

CONFIGURAR CERTIFICADO ... 59

GERAR TODOS OS CERTIFICADOS ... 63

RELATÓRIOS ... 65

DOWNLOAD DOS TRABALHOS SUBMETIDOS OU APROVADOS ... 67

DOWNLOAD DO LIVRO DE RESUMOS ... 69

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4 O sistema GECi é um sistema online que suporta as atividades que envolvem a submissão e avaliação de trabalhos em eventos científicos. O sistema deve ser acessado utilizando qualquer navegador, recomenda-se o uso das versões mais recentes do Firefox ou Google Chrome. O Sistema recomenda-se encontra no recomenda-seguinte endereço: www.gbd.ibilce.unesp.br/geci/.

Objetivo Deste Guia

Este guia descreve as funcionalidades do sistema GECi para usuários coordenadores do evento.

Suporte ao Usuário

Caso o usuário necessite de suporte referente ao acesso do sistema e suas funcionalidades, deve enviar um e-mail para gbd.geci@gmail.com

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5

Cadastro no Sistema

Para ter acesso ao sistema é necessário cadastrar-se.

Para se cadastrar no sistema, clique em , na tela de login (figura 1).

Figura 1 - Tela de Login

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7

Acessando o Sistema

Para acesso ao sistema, digite o CPF ou e-mail, e senha previamente cadastrados. Depois clique em .

Figura 3 - Tela de login com campos preenchidos

INFORMAÇÕES

Caso não lembre sua senha, preencha o campo com o CPF ou e-mail e clique em recuperar senha que a mesma será enviada para seu e-mail cadastrado no sistema.

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8 O Sistema permite alteração entre os dois modos de visualização do

sistema: Modo Autor/Revisor e Modo Coordenador.

MODO AUTOR/REVISOR

O acesso deve ser realizado no menu superior, posicionando o cursor sobre ( observe a figura 4).

Figura 4 - Abertura de menu na página inicial

Um menu será aberto, nele é possível selecionar o modo de usuário Autor/Revisor (observe a figura 5).

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9 O Modo Autor/Revisor é uma interface simples que permite aos usuários um rápido acesso a todos os eventos disponíveis no período, além do acesso a eventos que o usuário já participou, possibilitando geração dos certificados e visualização das informações do evento.

Figura 6 - Página inicial do Autor/Revisor

MODO COORDENADOR

O acesso deve ser realizado no menu superior, posicionando o cursor sobre o ícone . Assim, o menu da figura 7 será aberto. Para acessar basta clicar na opção “Coordenador”.

Figura 7 - Menu do usuário com opção Coordenador

O modo coordenador apresenta uma interface com mais informações, permitindo assim um gerenciamento mais avançado.

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Figura 8 - Página inicial do Coordenador

IMPORTANTE!

As funcionalidades descritas neste guia se encontram no Modo Autor/Revisor!

IMPORTANTE!

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Tela Inicial

Permite o acesso aos eventos nos quais o usuário é coordenador.

São exibidas duas listas, uma contendo os eventos em andamento que são coordenados pelo usuário e outra lista que contém os eventos finalizados (Figura 9).

Figura 9 - Legenda página inicial

Próximo a cada evento são exibidos alguns botões de ação, a saber:



O botão permite visualizar informações sobre o evento (figura 10).



O botão irá direcionar o usuário ao site do evento.



A página de ranking dos trabalhos avaliados será exibida ao clicar sobre o botão

.



Para gerenciar as informações do evento, clique no botão .



Por fim, o botão é utilizado para enviar um comunicado por mala direta, ou

seja, para o e-mail de todos os envolvidos do evento, sejam eles participantes ou da comissão organizadora.

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12 Permitir que o usuário altere seus próprios dados e vincule a sua conta do GECi à sua conta do Facebook.  Acesso

1)

Para acessar o menu usuários, coloque o cursor sobre a seta ao lado do nome

do usuário e clique em .

ALTERAR DADOS

Ao acessar a página, seus dados serão carregados nos campos correspondentes. Altere os dados desejados e clique em de acordo com a figura abaixo.

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13 VINCULAR AO FACEBOOK

Para vincular a sua conta do GECi ao Facebook, clique no botão .

Figura 11 - Tela de confirmação de vínculo com Facebook

Ao clicar no botão de vincular, uma tela solicitando a confirmação será exibida. Caso realmente deseje concluir a vinculação clique em .

IMPORTANTE

O sistema não irá postar nada em seu mural, a vinculação das contas tem como objetivo facilitar o acesso a sua conta do GECi através de um login único.

(14)

14 Definir outros coordenadores para o evento

 Acesso

1)

Clique no botão “Gerenciar Eventos” no topo do sistema.

ADICIONAR COORDENADOR

Para adicionar outros coordenadores para o evento, primeiramente selecione o evento desejado na lista que é exibida abaixo do formulário.

Figura 12 - Adição de Coordenador em evento

Após selecionar o evento desejado, clique no botão e adicione os usuários que desejar para a coordenação do evento. Ao finalizar clique no botão “Alterar”.

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15

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16 Definir informações referentes ao evento, tais como local, site do evento, eixos temáticos, programação do evento e valores de inscrições.

 Acesso

1)

Para acessar a página de gerenciamento do evento, clique no botão exibido

em “Eventos que coordeno”

2)

Depois clique em “Gerenciar Informações do Evento”

MENU DE GERENCIAMENTO DO EVENTO

No Menu exibido será possível alterar todo tipo de informação sobre o evento. A seguir serão dadas explicações específicas para cada função.

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Figura 14 - Menu de Gerenciamento do Evento

DADOS DO EVENTO

Em “Dados do Evento” é possível inserir informações básicas do evento como, por exemplo: nome do evento, local em que ocorrerá, data de início e fim, vagas, instituição organizadora e e-mail de contato. Após inserir todas as informações,

clique em .

Figura 15 - Indicar informações gerais do evento

GERENCIAR PAGAMENTO

É possível definir os valores das inscrições por tipo de usuário e período. Para isso selecione o tipo do participante, defina o preço e o período de inscrição.

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18 Caso deseje criar vários períodos de inscrição para tipos de participantes e valores diferentes clique no botão e preencha os campos como desejar. Para confirmar

clique no botão .

Figura 17 - Finalização das alterações nos Tipos de Inscrição

INTEGRAÇÃO COM O PAGSEGURO

O PagSeguro é uma empresa que permite o controle de pagamento para diversos produtos. Oferecendo pagamento via boleto ou transferência bancária.

Pode-se utilizar uma conta do PagSeguro para gerenciar as inscrições de seu evento. Para isto informe o e-mail da conta do PagSeguro e o token de segurança gerado no site do PagSeguro.

Figura 18 - Integração com o PagSeguro

IMPORTANTE!

O PagSeguro cobra taxas para gerenciar as inscrições.

O Grupo de Banco de Dados – GBD não oferece suporte a problemas e dúvidas relacionadas ao PagSeguro. Para detalhes de como configurar e obter o token de acesso ao site do PagSeguro – www.pagseguro.com.br.

Sugerimos a criação de uma conta de pessoa física no PagSeguro, pois é necessário validar os dados da conta para poder transferir o dinheiro na conta.

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19 GERENCIAR SITE

Em “Gerenciar Site” é possível o endereço do site do seu evento, escolher um endereço padrão do GECi e também gerenciar as características do site do evento. Após realizar todo o gerenciamento, clique em .

ENDEREÇO DO SITE

Para divulgar o endereço de seu site, defina um caminho único e salve o formulário. Ao definir o caminho desejado, serão disponibilizados dois endereços para divulgação:

geci.ibilce.unesp.br/site/caminhoDesejado – Irá direcionar para o site do evento

geci.ibilce.unesp.br/evento/caminhoDesejado – Irá direcionar para a página do evento

(poderá fazer inscrições, submeter trabalhos, etc)

IMPORTANTE

Caso não deseje utilizar o site do evento criado automaticamente pelo sistema, basta selecionar a primeira opção e informar o endereço do site.

ADICIONAR MENU

O site do evento possui dois menus que são gerados automaticamente pelo sistema: Informações Gerais e Programação. Para adicionar novos menus no site do evento, clique em “Adicionar Menu”.

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20 Defina o título do menu e o conteúdo desejado. Ao finalizar clique no botão “Salvar”.

Figura 20 - Exemplo de construção de site de evento

ORDENAR MENU

Utilize o botão para definir a ordem em que os menus aparecerão no site do evento.

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Figura 21 - Ordenação de menu de site de evento

Apenas os menus que estiverem assinalados serão exibidos.

Figura 22 - Seleção de menus para exibição

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Figura 23 - Exemplo de site de evento finalizado

EIXOS TEMÁTICOS

Para definir os eixos temáticos do evento clique na aba “Eixos temáticos” e preencha o campo contendo o eixo temático desejado.

Figura 24 - Definir eixos temáticos do evento

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23 Caso não encontre o eixo temático desejado, preencha normalmente o campo e clique em “Salvar”. O eixo temático será inserido automaticamente.

DEFINIR PROGRAMAÇÃO

Clicando no ícone “Definir Programação”, será exibido um formulário para cadastrar as atividades do evento.

Figura 25 - Definir Programação

Primeiramente escolha o tipo de programação que deseja inserir, entre Palestra, Minicurso, Mesa Redonda, Conferência ou Outra.

Preencha a data e horário da programação sendo cadastrada. É permitido que sejam cadastradas programações em mais de um dia ou em vários horários no mesmo dia. Para isso clique sobre o botão .

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24 pessoas como palestrante, professor de minicurso, coordenador, etc. Informe o nome ou e-mail dos usuários que deseja atribuir a programação.

Ao terminar clique no botão “Cadastrar”.

Figura 27 - Cadastro de Conferencista

IMPORTANTE!

Apenas usuários cadastrados podem ser adicionados.

Caso alguma atividade da programação necessite de uma inscrição, clique em “Inscrição” e os campos referentes serão exibidos.

Figura 28 - Inscrições para programação específica

INFORMAÇÃO

Selecione a opção “Vinculado ao evento” se, para se inscrever nesta atividade, é obrigatória a inscrição no evento também.

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25 Clique no ícone Comissão Organizadora. Será exibido um formulário com E-mail e Função do membro a ser inserido, e uma área onde são exibidos os membros já cadastrados na Comissão Organizadora.

Para adicionar novos membros preencha esse formulário e clique em .

Figura 29 - Cadastro de membro na Comissão Organizadora

INFORMAÇÕES

Os usuários cadastrados na Comissão Organizadora poderão ter acesso a área da coordenação, podendo alterar as configurações do evento, caso seja selecionada a caixa com o texto “Permite editar configurações do evento”.

COMISSÃO CIENTÍFICA

Clique no ícone “Comissão Científica”. Para adicionar membros à comissão científica, comece a digitar o nome do usuário ou e-mail que uma lista com nomes será exibida. Selecione a pessoa desejada e clique em .

INFORMAÇÕES

Apenas os usuários cadastrados na Comissão Científica poderão ser vinculados como revisor de um trabalho.

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Figura 30 - Adicionar Comissão Científico

Pode-se adicionar vários usuários à comissão científica. A cada membro

adicionado deve-se clicar em .

PRÉ-CADASTRO

Para cadastrar um usuário no sistema, vá ao ícone “Pré-Cadastro”, digite o nome completo e e-mail do usuário desejado. Ao finalizar clique no botão “Salvar”.

INFORMAÇÕES

O pré-cadastro permite que se vinculem usuários ainda não cadastrados como palestrantes, apresentadores, convidados, coordenadores ou membros da comissão científica do evento.

Figura 31 - Pré-cadastro de usuários

Ao cadastrar um usuário, um e-mail será enviado para o mesmo, informando do pré-cadastro e solicitando que complete o cadastro no sistema para acessá-lo normalmente.

Ao completar o cadastro o usuário terá acesso a todos os certificados e trabalhos que foi vinculado enquanto não possuía cadastro nos sistema.

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27 CONFIGURAÇÕES

Nessa tela é possível definir os tipos (extensão) de arquivos que serão submetidos a uma sessão do evento. Os trabalhos submetidos poderão em formato DOC (Microsoft Word), PDF ou os dois.

Figura 32 - Configurações do Evento

Outra configuração possível é definir se o autor do trabalho poderá visualizar os comentários dos revisores.

Caso seja marcada esta opção, uma vez que a comissão definiu os trabalhos aceitos, um e-mail será enviado para todos que submeteram o trabalho (autor principal) contendo os pareceres da avaliação de seu trabalho.

IMPORTANTE

Os pareceristas não serão identificados no e-mail enviado aos autores.

Há também a opção para utilização do QR Code para o controle automatizado de presenças.

Caso seja marcada essa opção, o QR Code será habilitado na geração de crachá e poderá ser utilizado para o controle de presença automatizado. Por meio de uma lista de QR Code de todas as programações encontrada em “QR Codes de programação”, deverá ser lido, por meio de um leitor de QR Code, o QR Code correspondente a programação a qual se deseja fazer o controle de presença, isso irá criar uma sessão para o controle de presença da programação no seu navegador, e então basta ler o QR Code contido no crachá do usuário para marcar presença.

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28

 QRReader

 http://webqr.com/

 https://www.the-qrcode-generator.com/scan

 http://miniqr.com/reader.php

Ou qualquer outro aplicativo que possa ser encontrado na “app store” ou “google play” do seu celular.

IMPORTANTE

Após ler o QR Code da programação, não finalize o browser, pois ao fechá-lo, você perderá a sessão criada e terá que ler o QR Code da programação novamente para utilizar o controle de presença automatizado.

Há ainda a opção de que os artigos sejam enviados para os revisores sem identificação (blind review).

Caso seja marcada essa opção, o sistema exige que sejam enviados dois arquivos no sistema, um com identificações e um sem identificações dos autores.

O documento com identificação será utilizado para gerar os anais do evento, enquanto o sem identificação será utilizado para encaminhar para os pareceristas para avaliação.

CONTROLE SOBRE BOLETOS

Caso o evento esteja utilizando boletos para os pagamentos de suas inscrições, os coordenadores poderão visualizar todos os participantes que não pagaram os seus boletos, gerá-los novamente (até com outro valor caso seja necessário) e enviá-los por e-mail.

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29

Figura 33 - Tabela de Informações de Boletos

IMPORTANTE

Caso o campo Valor do Boleto não seja preenchido, os valores escolhidos para os boletos serão os valores padrão, sem alterações em relação aos valores da tabela.

QRCODES DE PROGRAMAÇÃO

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30 meio da leitura do QR Code, uma sessão e, portanto, o controle automático de presenças está habilitado. Com a sessão criada, basta ler o QR Code nos crachás dos participantes para registrar sua presença.

IMPORTANTE

Após ler o QR Code da programação, não feche o navegador, pois você perderá a sessão criada e terá que ler o QR Code da programação novamente para utilizar o controle de presença automatizado.

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31

Gerenciar Sessões

Permitir adicionar uma nova sessão para um evento. Os artigos e trabalhos submetidos são sempre vinculados a uma sessão.

 Acesso

1)

Para acessar a página de gerenciar sessões, clique no botão exibido em

“Eventos que coordeno”.

2)

Clique em Gerenciar Sessões

CADASTRAR SESSÕES

Para cadastrar uma nova sessão, preencha o nome e o prazo de submissão. Além disso, é possível limitar o tamanho dos trabalhos submetidos. Essa limitação pode ser definida por quantidade de página ou contagem de caracteres.

Outra opção de configuração é definir se o campo referente ao Resumo e/ou referente ao arquivo (PDF ou DOC) devem ser obrigatórios. É necessário selecionar ao menos um.

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32

Figura 35 - Cadastrar sessão

Para definir categorias para a sessão, digite a desejada e caso for necessário adicionar outras clique no botão .

Figura 36 - Seleção de Categoria de trabalho

EDITAR SESSÕES

Para editar uma sessão, escolha uma sessão já cadastrada. Realize as alterações

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33

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34 Definir o formulário que será utilizado pelos revisores dos artigos

submetidos.

 Acesso

1)

Para acessar a página de Formulário de Revisão, clique no + exibido em

“Eventos que coordeno”

2)

Clique no botão referente a sessão.

3)

Clique em “Formulário de Revisão”

CRIAR FORMULÁRIO DE REVISÃO

O formulário de revisão permite à comissão organizadora definir quais quesitos deverão ser considerados para a avaliação dos trabalhos.

Ao criar um formulário de revisão, é possível indicar quesitos e comentários. Os quesitos são formados pela descrição (detalhes para os pareceristas do que e como deve ser avaliado), cinco itens classificatórios e peso. Os comentários não são obrigatórios porém permitirão que os pareceristas descrevam opiniões e indiquem sugestões referente ao trabalho avaliado, ou, deverão ser utilizados caso a avaliação do evento seja também de forma dissertativa.

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35 Preencha o formulário corretamente, adicionando ou removendo quesitos de avaliação. Para adicionar novos quesitos, clique sobre o botão . Para remover os quesitos clique no botão . O mesmo procedimento pode ser feito com os comentários.

INFORMAÇÕES

A soma dos pesos deve ser igual a 1. Os formulários são únicos por sessão.

Os itens dos quesitos devem ser organizados do pior qualificado ao melhor qualificado. Ex.: Péssimo, Ruim, Regular, Bom e Ótimo.

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36

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37

Indicação de Revisores

Escolher os pareceristas para cada um dos trabalhos existentes na sessão.

 Acesso

1)

Para acessar a página de gerenciar revisores, clique no + exibido em “Eventos

que coordeno”

2)

Clique no botão referente a sessão.

3)

Clique em “Gerenciar Revisão de Trabalhos”

FILTRAR TRABALHOS

Primeiramente selecione os trabalhos que deseja indicar um revisor. Isso pode ser feito através dos filtros disponíveis no sistema, por exemplo, através da situação do trabalho.

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38

Figura 39 - Indicando revisores

Também é possível filtrar os trabalhos por categoria, eixo temático ou buscar pelo nome do revisor, caso o trabalho já tenha um revisor indicado anteriormente. Uma vez finalizado o filtro desejado, clique em “Buscar”.

Figura 40 - Filtro dos trabalhos

SELECIONAR REVISORES

Uma lista com os trabalhos submetidos será exibida. Selecione todos os trabalhos que deseja indicar um revisor.

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39

Figura 41 - Atribuir revisores

Para escolher um revisor, digite o nome do revisor desejado e será exibida uma lista com os usuários que correspondem a esse nome. Caso haja a necessidade de dois ou mais pareceristas para um mesmo trabalho, clique sobre o botão e adicione-os.

Figura 42 - Selecionar revisores

Após definir o filtro e os parecerista, defina o prazo de aceitação e revisão e clique em Salvar.

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Figura 43 - Definir prazos

IMPORTANTE

O sistema permite indicar os revisores apenas se os mesmos estiverem cadastrados na comissão científica do evento.

Podem-se adicionar quantos revisores forem necessários para um mesmo trabalho. Basta repetir o processo e adicionar um novo revisor.

ACOMPANHAR REVISÃO

Caso o trabalho possua ao menos um revisor, será exibida a situação da revisão logo abaixo do título.

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41

Figura 44 - Verificar situação das revisões

IMPORTANTE!

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42 Exibe lista em ordem de classificação dos trabalhos avaliados e definir os trabalhos que serão aceitos no evento.  Acesso

1)

Para acessar a página de “Ranking” clique sobre o botão exibido na janela

“Eventos e Subconferências que coordeno”.

ACEITAR OU NEGAR TRABALHO

Ao acessar a página de ranking, escolha o filtro desejado através dos campos categoria, situação (Pendentes, Aceitos ou Negados) ou eixo temático e clique em Buscar.

Figura 45 - Filtro dos trabalhos

Será exibida uma lista com os trabalhos de acordo com o filtro estipulado, exibindo a nota, situação e o parecer.

INFORMAÇÃO

As notas são calculadas automaticamente pelo sistema, respeitando os pesos para cada quesito indicado pelo coordenador.

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Figura 46 - Aceitar trabalhos

Caso seja necessário verificar os pareceres para o trabalho, clique no botão referente ao parecer. Um relatório contendo as revisões será exibido.

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44

Figura 47 - Modelo de relatório com notas

NOTIFICAR AUTORES

Para notificar os autores dos trabalhos, selecione todos os trabalhos para os quais deseja enviar a notificação e clique no botão “Notificar Autores”.

IMPORTANTE!

Apenas neste momento os usuários serão notificados se seu trabalho foi aceito ou não. A mensagem será enviada para os autores dos trabalhos selecionados.

(45)

45

Crachás

Permite a criação de crachás de forma automática pelo sistema.

 Acesso

1)

Para acessar a página de criação de crachá, clique no botão exibido em

“Eventos e Subconferências que coordeno”

2)

Depois clique em “Crachás”

CRIAR CRACHÁ

Ao acessar a página de Crachás, é exibido um campo para enviar uma imagem de fundo do crachá. Selecione a imagem desejada e clique em “Upload de imagem”.

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46

Figura 48 - Gerar crachá

É possível arrastar a imagem no fundo do crachá, selecionar quais informações devem ser exibidas e sua posição. O QR Code é necessário caso for utilizar o controle de presença automatizado. Ao finalizar, clique em Gerar Crachá.

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47

Período de Correção

Permite ao coordenador estabelecer um período em que todos os trabalhos aceitos podem ser revisados e corrigidos pelos autores de acordo com a sugestão dos pareceristas.  Acesso

1)

Para acessar a página de período de correção, clique no botão exibido em

2)

Depois clique em “Período de Correção”

ESCOLHER SESSÃO

Ao clicar em Período de Correção, é exibida uma tela solicitando a sessão para qual deseja aplicar o período de correção. Selecione a sessão desejada e clique em “Confirmar”.

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48

Figura 50 - Escolha de sessão

CONFIGURAR PERÍODO DE CORREÇÃO

Selecione quais itens os autores terão permissão de editar e qual o prazo para que as correções sejam efetuadas. Ao finalizar clique em “Salvar”.

Figura 51 - Configurar período de correção

IMPORTANTE!

O acesso a essa área somente será permitido para os autores de trabalhos aceitos. Apenas o autor principal, ou seja, aquele quem submeteu o trabalho poderá editar/corrigir o trabalho.

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49

Controle de Presença

Permite ao coordenador do evento controlar a presença dos participantes do evento.  Acesso

1)

Para acessar a página de controle de presença, clique no botão exibido em

2)

Depois clique em “Controle de Presença”

DEFINIR PRESENÇA

O sistema permite consular o participante pelo nome e filtrar os resultados em presentes ou não, facilitando assim o processo de localização e controle da presença dos participantes.

Serão exibidos os nomes que correspondem ao filtro selecionado incluindo a lista do evento e também de todos os minicursos/palestras existentes. Os resultados da consulta são organizados por atividade do evento.

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50

Figura 52 - Marcar presença

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51

Situação das Inscrições

Permite acompanhar e definir a situação das inscrições de cada participante, tanto manualmente quanto automaticamente.  Acesso

1)

Para acessar a página de situação das inscrições, clique no botão exibido

em “Eventos que estou envolvido”

2)

Depois clique em “Situação das Inscrições”

ATUALIZAR SITUAÇÃO DAS INSCRIÇÕES

Para verificar a situação da inscrição de um participante, basta digitar o nome e buscar.

Para verificar as situações das inscrições em geral, selecione o tipo da situação e clique em buscar.

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52

Figura 53 - Busca de inscrição

Na coluna de “Situação” é exibida a situação atual da inscrição da pessoa, podendo ser alterada a qualquer momento. Ao alterar a situação o dado é salvo automaticamente.

INFORMAÇÕES

É possível marcar participantes como isentos de pagamento: primeiramente selecionando a opção “Inscrito” e depois marcando como “Isento”.

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53

Figura 54 - Alterar situação da inscrição

IMPORTANTE

Caso a situação da inscrição seja “Cancelada” a mesma não pode ser alterada. O autor precisará realizar a inscrição novamente.

ATUALIZAR INSCRIÇÕES DO PAGSEGURO

Caso esteja utilizando a integração com o PagSeguro é possível atualizar a situação das inscrições automaticamente, para isto clique no botão “Atualizar Inscrição”.

INFORMAÇÃO

As inscrições realizadas pelo PagSeguro são atualizadas diariamente de forma automática pelo sistema. Utilize esta opção caso precise dos dados atualizados no momento.

ATUALIZAR INSCRIÇÕES VIA BOLETO

Caso o evento esteja utilizando a forma de pagamento via boleto, poderá fazer a verificação de pagamento das inscrições de forma automática. Será exibido um novo campo para inserir o arquivo de retorno do banco.

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54

Figura 55 - Atualização de inscrições via boletos

O arquivo de retorno do banco pode ser extraído acessando a conta via Internet Bank que está recebendo o pagamento. É importante que sempre seja verificado se houve novos pagamentos e em caso positivo enviar o arquivo pelo sistema.

Ao submeter um arquivo válido o sistema irá verificar se houve novos pagamentos e em caso positivo irá alterar a situação das inscrições e enviar um e-mail para o participando informando que sua inscrição foi efetivada.

Figura 56 - Adição de arquivo de atualização de inscrições

Ao finalizar o processo, o sistema irá exibir uma lista com o nome e número de inscrição de todos os pagamentos confirmados.

(55)

55

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56 Confirmar os trabalhos apresentados no evento.  Acesso

1)

Para acessar a página dos trabalhos apresentados, clique no botão exibido

em “Eventos e Subconferências que coordeno”

2)

Depois clique em “Controle de Trabalhos Apresentados”

DEFINIR TRABALHOS APRESENTADOS

Inicialmente o sistema exibe um formulário para realizar a busca dos trabalhos. A consulta pode ser realizada pela Sessão de Submissão, Eixo Temático, Categoria, Situação, Código ou Título do trabalho.

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57

Figura 58 - Filtro dos trabalhos apresentados

Altere o conteúdo da caixa listada na coluna “Apresentado” para Sim.

Figura 59 - Selecionar os apresentadores do trabalho

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58 Permite configurar diversos tipos de certificados que são emitidos automaticamente pelo sistema e disponibilizados após o evento online para todos os participantes.  Acesso

1)

Para acessar a página de certificados, clique no botão exibido em “Eventos

e Subconferências que coordeno”

2)

Depois clique em “Certificados”

TIPOS DE CERTIFICADO

O sistema permite a geração automática de certificados para os participantes. O sistema disponibiliza 14 tipos de certificados que são gerados para os envolvidos no evento de acordo com as regras descritas abaixo.

Autor Trabalho aceito e apresentado, autor principal e coautores tem

acesso ao mesmo.

Apresentador Trabalho aceito e apresentado, apenas o(s) apresentador(es)

visualiza(m) o certificado.

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59

Participante do Evento Pessoa deve estar inscrita e presente no evento. Comissão Organizadora do

Evento

Pessoa deve ser membro da comissão organizadora do evento.

Comissão Organizadora de Subconferência

Pessoa deve ser membro da comissão organizadora de uma subconferência.

Coordenação da Sessão de Comunicação

Pessoa deve estar cadastrada como coordenadora da sessão de comunicação.

Coordenação da Sessão de Pôsteres

Pessoa deve estar cadastrada como coordenadora da sessão de pôsteres.

Conferencista Pessoa deve estar cadastrada em uma conferência (programação). Convidados de Mesa

Redonda

Pessoa deve estar cadastrada como convidado de mesa redonda (programação)

Coordenador de Mesa redonda

Pessoa deve estar cadastrada como coordenador de mesa redonda (programação)

Palestrante Pessoa deve estar cadastrada como palestrante (programação) Parecerista Pessoa deve estar cadastrada na comissão científica e ter revisado ao

menos um trabalho.

Professor de Minicurso Pessoa deve estar cadastrada em um minicurso.

CONFIGURAR CERTIFICADO

Inicialmente escolha qual certificado deseja configurar.

Figura 60 - Selecionar modelo do certificado

(60)

60 Após selecionar o modelo, digite o texto que deve ser exibido no certificado, e configure-o da maneira que desejar, intercalando texto e variáveis.

Figura 61 - Texto do certificado

Para uma melhor visualização dos dados, você pode redimensionar a caixa de texto através do canto inferior direito, ou clicando no botão “Tela Cheia”.

(61)

61

Figura 62 - Redimensionar área de texto

(62)

62

Figura 64: Modo tela inteira

DICA

Para voltar a exibição normal clique novamente no botão “Tela Inteira”.

Após definir o texto, é possível definir também uma imagem de fundo do certificado. No campo Imagem de Fundo selecione a imagem desejada e a orientação do certificado (Retrato ou Paisagem). Para visualizar um modelo do certificado clique em “Salvar e Visualizar”

IMPORTANTE

A imagem de fundo do certificado deve estar nos seguintes parâmetros: Retrato 19.5cm x28 cm – 100dpi e Paisagem 28 cm x 19.5 cm – 100 dpi.

(63)

63

Figura 66 - Modelo de certificado gerado pelo sistema

Para disponibilizar o certificado aos participantes, marque a opção “Liberar Certificado” e clique em “Salvar”.

Figura 67 - Liberar certificado

GERAR TODOS OS CERTIFICADOS

Após configurar um certificado é possível gerar todos eles de um modelo escolhido clicando em “Gerar todos certificados”.

(64)

64

Figura 68 - Gerar todos os certificados

Após clicar no botão mostrado acima será exibida uma nova janela com todos os certificados do modelo escolhido.

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65

Relatórios

Exibe uma lista de relatórios que podem ser utilizados pelo coordenador para controle das informações do evento.  Acesso

1)

Para acessar a página de relatórios, clique no botão exibido em “Eventos e

Subconferências que coordeno”

2)

Depois clique em “Relatórios”

O sistema possui diversos relatórios que auxiliam o gerenciamento das informações do evento. Selecione o relatório desejado na lista que é exibida. Há também relatórios financeiros para controle dos eventos cujas inscrições são cobradas.

Figura 69 - Seleção de Relatórios

IMPORTANTE

Os relatórios possuem filtragens a serem realizadas, exceto os de Relatórios Estatísticos por Inscrições e Relatórios de Pareceres.

Destas filtragens algumas são obrigatórios como as por Atividade/Programação e por Sessão. O restante das filtragens é opcional.

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66

(67)

67

Download dos Trabalhos Submetidos ou Aprovados

Permite ao coordenador realizar o download dos trabalhos submetidos ou aprovados.  Acesso

1)

Para acessar a página de download dos trabalhos, clique no botão exibido

em “Eventos e Subconferências que coordeno”

2)

Depois clique em “Download dos Trabalhos Submetidos”

Ao acessar a página do download dos trabalhos submetidos ou aprovados é exibida uma lista com os eixos temáticos definidos. O sistema permite navegar até um trabalho específico, passando pelo eixo temático e categoria.

(68)

68 Para baixar todos os trabalhos de um eixo ou categoria marque aqueles que desejar e clique em “Baixar Selecionados”

Figura 72 - Baixar arquivos selecionados

IMPORTANTE!

Este processo pode demorar dependendo da quantidade de arquivos. Caso esteja com dificuldades de baixar, tente selecionar menos trabalhos de cada vez.

(69)

69

Download do Livro de Resumos

Permite realizar o download do livro de resumos.  Acesso

1)

Para realizar o download do livro de resumo, clique no botão exibido em

“Eventos e Subconferências que coordeno”

2)

Depois clique em “Download do Livro de Resumos”

Ao clicar no botão “Download do Livro de Resumos” um arquivo ZIP será baixado contendo todos os resumos de todos os trabalhos aprovados, assim como o título e os autores do mesmo.

O livro de resumos é organizado por eixo temático, categoria e o título do trabalho.

(70)

70 Gerar anais do evento automaticamente.  Acesso

1)

Para acessar a página de anais do evento, clique no botão exibido em

“Eventos que estou envolvido”

2)

Depois clique em “Anais do Evento”

Será exibida uma lista contendo as categorias do evento, permitindo ao usuário reordenar e selecionar os trabalhos aprovados que deseja incluir. Os anais do evento a ser gerado contemplará a ordem dos trabalhos definida.

(71)

71 Ao clicar sobre uma categoria, todos os trabalhos são exibidos e podem ser reordenados. Ao reordenar um trabalho o mesmo ficará marcado de vermelho, indicando que sua ordem foi alterada.

Figura 74 - Ordenar trabalhos

Figura 75 - Trabalhos ordenados

(72)

72 disponível para download.