PRINCÍPIOS
ÉTICOS CONDUTA
EMPRESARIAL
PRINCÍPIOS
ÉTICOS CONDUTA
EMPRESARIAL
integridade.
substantivo
um conceito de consistência de ações, valores, métodos, medidas, princípios, expectativas e resultados.
Nossos Princípios Éticos de Conduta Empresarial refletem o código de conduta mundial da RR Donnelley. Esses Princípios se aplicam a todos nós. Nossa ética empresarial e as práticas que seguimos não são apenas conceitos
expressos em uma política ou publicados em um website, para serem lidos uma vez no ano. São a expressão do nosso comprometimento com os mais elevados padrões de integridade em nossos relacionamentos mútuos e com clientes, fornecedores, acionistas e outros membros das comunidades onde vivemos e trabalhamos. São também a base sobre a qual a RR Donnelley tem sempre conduzido seus negócios.
Espera-se que cada funcionário leia os Princípios atentamente, e os supervisores têm a responsabilidade especial de demonstrar, por meio de palavras e ações, seu comprometimento pessoal com esses padrões. Obviamente, nenhum código de conduta pode prever e tratar todas as situações. Em muitos casos, o bom senso será seu melhor guia. Em tudo que fizer, lembre-se de que, em última análise, você é responsável por sua própria conduta.
Todos nós temos a obrigação de compreender e seguir tais Princípios. Ao atuar em nome da empresa, a reputação de longa data da RR Donnelley referente à sua honestidade e integridade fica em suas mãos. Caso você tenha alguma dúvida ao ler esta política ou na realização do seu trabalho diário como funcionário da RR Donnelley, consulte seu supervisor, gestor ou um membro do nosso Departamento de Recursos Humanos ou do nosso Departamento Jurídico.
Daniel Knotts
Presidente e Diretor Executivo
integridade.
substantivo
um conceito de consistência de ações, valores, métodos, medidas, princípios, expectativas e resultados.
índice.
Introdução 5
Comportamento Ético e Lícito 7-9
Conflitos de Interesse 10-13
Aprovações e Divulgações Gerais 10
Negócios com Empresas Externas 10-12
Abusos de Oportunidades de Negócios e Informações Confidenciais 12 Atividades Cívicas, Beneficentes, Governamentais e Profissionais 13 Conflitos Existentes e Mudanças nas Circunstâncias que Resultam
em Conflitos; Conformidade 13
Presentes 13-14
Concorrência Justa e Conformidade com a Legislação Antitruste 14-15
Legislação Ambiental 16
Legislação sobre Segurança e Saúde dos Funcionários 17 Condições de Trabalho do Funcionário – Ausência de
Trabalho Infantil ou Escravo 18
Discriminação 18-19
Governos e Órgãos Governamentais 20
Leis Anticorrupção, incluindo a Foreign Corrupt Practices Act 20-21 Leis de Títulos Mobiliários e Informações Confidenciais 21-22
Sistemas de Computação 23-24
Investigações do Governo e Solicitações de Informação 24
Monitoramento e Denúncia de Violações 25
introdução.
A RR Donnelley possui princípios de conduta para garantir que a empresa seja administrada com integridade e em conformidade com a lei. Todo funcionário, seja nos Estados Unidos ou em outro país, e todos os membros do Conselho de Administração devem compreender e seguir as políticas aqui descritas. Para facilitar a compreensão durante a leitura, o termo “funcionário” incluirá diretores e, exclusivamente para os fins desta política, incluirá também os membros do Conselho de Administração. A violação da lei pode sujeitar a RR Donnelley e os indivíduos envolvidos a ações penais, medidas
regulamentares e processos judiciais. Todo funcionário que violar estas políticas estará sujeito a medidas disciplinares, podendo culminar no desligamento da empresa.
Funcionários que descumprirem a legislação poderão sofrer penalidades, podendo estar sujeitos a multas substanciais, penas de detenção consideráveis e devolução de quaisquer valores relacionados à infração em questão.
Para a empresa, a violação da lei pode resultar em multas e penalidades consideráveis, perda de clientes importantes e desqualificação para a contratação de serviços públicos importantes.
Nós estabelecemos diversos procedimentos de auditoria para detectar práticas antiéticas ou ilícitas. No entanto, caso saiba de alguma violação da ética ou da lei, incluindo violações desta política, você terá a obrigação de denunciá-la à empresa, conforme descrito em “Monitoramento e Denúncia de Violações”.
O Diretor de Conformidade deve aprovar quaisquer dispensas do cumprimento desta política. As dispensas do cumprimento desta política também estão sujeitas à aprovação do Conselho de Administração (ou de um comitê designado), e serão divulgadas na medida do determinado pela lei ou pelos regulamentos pertinentes.
Caso você não tenha certeza de que uma determinada situação ou atividade consiste em violação da lei ou das políticas da empresa, consulte a política aplicável da empresa (disponível na intranet) e, se ainda tiver dúvidas, consulte seu supervisor ou gestor, o Diretor de Conformidade, o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico antes de tomar qualquer atitude.
Cada funcionário, em todos os países, deve agir com integridade e em conformidade com todas as leis aplicáveis.
“
“
Devemos tratar nossos fornecedores, clientes,
funcionários concorrentes e o público em geral
de forma justa e honesta, protegendo, ao
mesmo tempo, nossa empresa e as informações
comerciais de terceiros.
“
comportamento ético e lícito.
O sucesso de nossa empresa depende de seus funcionários. Através de seus esforços e de sua dedicação, a empresa conquistou, de forma ética e honesta, a reputação de prestadora de serviços gráficos e serviços relacionados de primeira linha. Devemos nos orgulhar dessa reputação e trabalhar juntos para preservá-la. Isso quer dizer que devemos conduzir nossos negócios com honestidade, dentro da ética e em rigoroso cumprimento das leis, regras e regulamentos. Isso também significa que devemos trabalhar sem nenhum interesse que interfira em nossa lealdade total à RR Donnelley.
Apenas um ato antiético ou ilícito seria suficiente para destruir a reputação que a empresa conquistou junto aos seus fornecedores, clientes e ao público. Embora seja impossível catalogar nesta política todas as situações que poderiam surgir, os seguintes princípios gerais são importantes:
n Tratar com fornecedores, clientes, funcionários e concorrentes de maneira justa
e honesta. Os processos de compra e venda devem ser realizados em condições normais de mercado, sem pagamento de “caixinha”, propina, comissão
secreta, presentes ou favores. Não tire proveito injusto de ninguém através de manipulação, encobrimento, abuso de informações privilegiadas, declarações equívocas sobre fatos relevantes ou outras práticas desleais de negociação.
n Evitar qualquer situação em que sua opinião comercial independente pareça
comprometida. Acusações de má-fé e negociações enganosas podem surgir em qualquer situação em que seus interesses pessoais e os da empresa forem distintos. Por esse motivo, os funcionários não devem ter interesses financeiros em clientes, fornecedores ou concorrentes da empresa (salvo se tal interesse estiver em conformidade com a política de conflito de interesses da empresa aqui apresentada). Os funcionários só podem trabalhar para um cliente, fornecedor ou concorrente mediante aprovação prévia da administração.
n Elaborar relatórios honestos para a administração. Entre outras coisas, isso
exige que os relatórios contenham informações exatas e que os registros contábeis sejam devidamente mantidos de acordo com as práticas contábeis geralmente aceites. Quer dizer também que os funcionários devem revelar à gerência, de forma total e franca, qualquer fato que possa afetar a reputação da empresa.
ético.
adjetivo
referente ou relacionado à moral ou aos princípios de moralidade; referente a condutas certas e erradas.
n Proteger as informações de propriedade exclusiva e/ou confidenciais. Em
negociações fora do trabalho, tome cuidado para não divulgar informações importantes sobre a empresa, seus clientes, funcionários ou seus negócios, mesmo que acidentalmente. Exemplos de informações que não devem ser divulgadas:
– processos e equipamentos de produção; – resultados financeiros não divulgados; – termos de contratos;
– preços;
– informações reveladas à empresa por clientes, fornecedores ou qualquer
outra firma com a qual façamos negócios;
– o conteúdo de materiais que a empresa esteja imprimindo antes de sua
distribuição ao público e cópias de tal material;
– informações sobre funcionários protegidas por leis de privacidade; e – propostas de aquisições ou vendas pela empresa.
nTodos os funcionários devem proteger os bens da empresa e garantir seu uso
eficiente. Furto, negligência e desperdício influenciam diretamente a
rentabilidade da empresa. Todos os bens da empresa devem ser utilizados para fins comerciais legítimos.
n Se você se desligar da empresa, sua obrigação de proteger as informações
exclusivas da empresa será mantida. Você não deverá compartilhar informações confidenciais da empresa com seu novo empregador ou qualquer outra pessoa. Além disso, você poderá ficar proibido de, direta ou indiretamente, concorrer por um determinado período ou de convidar os funcionários da empresa a se demitirem para trabalhar para seu novo empregador, e os clientes da empresa de contratarem os serviços de outra empresa.
nOs funcionários estão proibidos de se apropriar da propriedade dos clientes ou
da empresa, incluindo matérias-primas fornecidas, produtos em processamento, produtos acabados e/ou rejeitados, localizados em qualquer instalação da RR Donnelley, exceto para negociações autorizadas com o cliente.
n É importante lembrar que a propriedade do cliente não é para nosso uso. Embora
as amostras de produtos acabados sejam usadas para certos fins dentro da empresa, elas não se destinam à distribuição geral para funcionários ou terceiros.
proteger.
n Não é permitido copiar softwares de computação licenciados; não devem ser
usadas marcas comerciais que não sejam nossas; não se deve revelar segredos comerciais revelados à empresa. A violação dolosa de direito autoral ou marca comercial é crime.
n As atividades políticas dos funcionários devem ser mantidas separadas dos
negócios da empresa. Caso um funcionário decida fazer alguma contribuição política (inclusive prestação de serviços), tal contribuição deve ser feita com sua própria verba e em seu próprio tempo. O papel timbrado da empresa não deve ser usado para fins pessoais nem políticos. Se algum funcionário for indicado ou decida se candidatar a algum cargo do governo, deve antes consultar o Departamento Jurídico para garantir que não há algum conflito de interesses. Devemos também manter livros, registros e controles contábeis de toda a empresa (inclusive de nossas operações fora dos Estados Unidos) que reflitam de forma exata e justa nossas receitas e despesas. Nossos funcionários devem seguir tais controles contábeis, uma vez que eles foram elaborados para proteger não só contra a prática de propinas, mas também contra o uso não autorizado de bens da empresa, tais como não registrar nem obter autorização da administração interna para transações financeiras,
Caso não tenha certeza se uma determinada situação ou atividade constitui comportamento ilícito ou antiético, consulte seu supervisor, gestor, o departamento de Recursos Humanos, o Diretor de Conformidade, o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico antes de tomar qualquer atitude.
conflitos de interesse.
Aprovações e Divulgações Gerais
Nenhum funcionário da RR Donnelley ou suas subsidiárias deve possuir qualquer interesse comercial, financeiro, cívico, governamental ou profissional fora da RR Donnelley que, de qualquer forma, esteja em conflito, ou aparente estar em conflito, com a capacidade desse funcionário de realizar suas tarefas na empresa com total lealdade, sem o consentimento expresso do Diretor de Conformidade. Nos casos em que tais conflitos tenham sido aprovados na forma prevista nesta política, todos os membros competentes da administração e, se apropriado, o Comitê de Auditoria do Conselho de Administração, devem ser notificados sobre tais conflitos pelo funcionário afetado, sempre que os conflitos forem relevantes para as decisões comerciais da RR Donnelley nas quais o funcionário afetado esteja envolvido.
É impossível descrever nesta política todas as situações que podem originar um conflito de interesses, e as situações abaixo descritas são apenas algumas das que podem resultar em conflito de interesses.
Observe que, para os fins desta política “familiares” incluem qualquer filho, neto, pai, mãe, avô, avó, cônjuge, irmão ou irmã, incluindo enteados, padrastos, madrastas e relações de adoção, além de qualquer pessoa que resida no seu lar (exceto inquilinos ou empregados).
Caso não tenha certeza se uma determinada situação implica um possível conflito de interesses com a RR Donnelley, consulte seu supervisor, gestor, o departamento de Recursos Humanos, o Diretor de Conformidade, o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico antes de tomar qualquer atitude.
Negócios com Empresas Externas
Participação como Membro do Conselho/Contratação por Empresa Externa
Você não poderá atuar como membro do conselho de administração, ou ser contratado (como funcionário, consultor ou em qualquer outra capacidade) por um concorrente, cliente ou fornecedor da RR Donnelley sem o consentimento expresso, por escrito, do Diretor de Conformidade. Um conflito também pode ocorrer se um membro de sua família fizer parte do conselho de administração ou for funcionário de um cliente ou fornecedor que conduza negociações com a RR Donnelley nas quais você participe ou as quais possa influenciar, ou
qualquer concorrente.
Participações Financeiras em Empresas Externas
Você não poderá permitir que suas participações financeiras pessoais
influenciem, ou pareçam influenciar, sua opinião independente em nome da RR Donnelley. Isso pode ocorrer de diversas formas, mas a aparência de conflito de interesses é mais provável se você tiver alguma participação financeira pessoal em um cliente ou fornecedor da empresa, e se suas decisões como funcionário da RR Donnelley puderem ter um impacto comercial na empresa externa ou em qualquer concorrente.
Em sua vida pessoal ou profissional, evite qualquer conduta que entre em conflito com suas obrigações perante a empresa.
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n Uma participação financeira pessoal inclui investimentos pessoais mantidos
em seu nome, diretamente ou por intermédio de uma corretora, ou por meio de propriedade por seus familiares, diretamente ou por intermédio de uma corretora. Uma participação financeira pessoal não inclui investimentos mantidos por intermédio de um fundo mútuo ou fideicomisso cego.
n Você e seus familiares não devem possuir uma participação financeira
pessoal em concorrentes, clientes ou fornecedores da RR Donnelley se tais participações forem relevantes e influenciarem, ou aparentarem influenciar, sua opinião independente em nome da RR Donnelley. De forma geral, um investimento pessoal em ações de uma empresa externa será considerado relevante se o valor combinado das ações ou direitos de compra de ações detidos por você ou seus familiares for superior ao seu rendimento bruto anual, ou se as ações detidas por você e seus familiares forem superiores a cinco por cento do capital social com direito a voto na eleição dos membros do conselho de administração da empresa externa. Se a participação não for em ações (por exemplo, um empréstimo à empresa externa), ela será considerada relevante se o investimento combinado total feito por você e seus familiares for superior ao seu rendimento bruto anual na RR Donnelley.
Negócios com Empresas Externas
Você não poderá fazer uso de influência pessoal para levar a RR Donnelley a realizar negócios com uma empresa na qual seus familiares ou amigos detenham participação financeira pessoal ou outros interesses. Você ou seus familiares não poderão atuar como fornecedores independentes de bens ou serviços para a RR Donnelley sem a análise e aprovação do Diretor de Conformidade. Caso aprovadas, transações desta natureza serão conduzidas “em condições normais de mercado”.
Abusos em Oportunidades de Negócios e Informações Confidenciais
Você não deverá utilizar, para ganho pessoal ou em benefício de qualquer pessoa ou entidade externa à RR Donnelley, informações sobre oportunidades denegócios ou empreendimentos, ou informações confidenciais sobre a empresa, se tais informações tiverem sido obtidas ou desenvolvidas no desempenho de suas atividades profissionais na RR Donnelley. Você não poderá, direta ou
indiretamente, comprar, ou de qualquer outra forma adquirir, direitos sobre qualquer propriedade ou material caso saiba que a empresa pode estar interessada em aproveitar tal oportunidade.
conformidade.
substantivo
qualidade do que age de acordo com um comando ou desejo.
Atividades Cívicas, Beneficentes, Governamentais e Profissionais
Os empregados são incentivados a participar de atividades cívicas, beneficentes e profissionais, porém devem estar atentos a possíveis conflitos entre os interesses da RR Donnelley e os da organização cívica, beneficente, governamental ou profissional. Os funcionários também devem evitar possíveis conflitos deinteresses entre seu vínculo empregatício com a RR Donnelley e seu envolvimento com qualquer atividade ou programa governamental. Caso tais conflitos existam ou venham a existir, o funcionário deve comunicá-los ao Diretor de Conformidade e abster-se de participar da atividade que estiver originando conflito, salvo se o Diretor de Conformidade autorizar a realização de tal atividade. Qualquer atividade externa do gênero deve ser estritamente separada do emprego na RR Donnelley, e não deve prejudicar o desempenho profissional na RR Donnelley.
Caso não tenha certeza se uma determinada situação ou atividade constitui um conflito de interesses, consulte seu supervisor, gestor, o departamento de Recursos Humanos, o Diretor de Conformidade, o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico antes de tomar qualquer atitude.
Conflitos Existentes e Mudanças nas Circunstâncias que Resultam
em Conflitos; Conformidade
Caso você constate, devido a uma mudança nas circunstâncias, novos conhecimentos ou de qualquer outra forma, que está envolvido em um conflito que viola esta política, você deve reportá-lo ao Diretor de Conformidade, além de eliminar o conflito o mais rápido possível, salvo se forem obtidas aprovações compatíveis com esta política. Funcionários que intencionalmente violem esta política, ou deixem de solucionar um conflito existente de forma compatível com esta política, estão sujeitos a ações disciplinares, podendo acarretar demissão. A RR Donnelley pode, eventualmente, solicitar aos funcionários que confirmem sua conformidade com esta política.
Caso não tenha certeza se uma determinada situação ou atividade constitui um conflito de interesses, consulte seu supervisor, gestor, o departamento de Recursos Humanos, o Diretor de Conformidade, o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico antes de tomar qualquer atitude.
Presentes
Os funcionários não devem aceitar presentes, favores, empréstimos,
entretenimento nem quaisquer outros serviços gratuitos de concorrentes, clientes ou fornecedores da RR Donnelley. Um presente ou favor não incluem empréstimos de instituições financeiras nos termos habituais, artigos de valor nominal
normalmente utilizados para promoção de vendas ou que não possam ser considerados material relevante o suficiente para constituir uma persuasão de negócios, almoços de negócios costumeiros ou outro entretenimento razoável com
Concorrência Justa e Conformidade com a Legislação Antitruste
A RR Donnelley trata com fornecedores, clientes, funcionários e concorrentes de maneira justa e honesta. Os processos de compra e venda são realizados em condições normais de mercado, sem pagamento de “caixinha”, propina, comissão secreta, presentes ou favores. Nós não tiramos proveito injusto de ninguém através de manipulação, encobrimento, uso abusivo de informações privilegiadas, declarações equívocas sobre fatos relevantes ou outras práticas desleais de negociação.A legislação antitruste reflete o compromisso dos governos com o sistema de livre iniciativa. A oferta e demanda e a concorrência vigorosa proporcionam aos consumidores serviços de qualidade, a preços econômicos. Constitui política da empresa cumprir com a legislação antitruste dos Estados Unidos e de outros países onde a empresa tenha negócios.
As disposições criminais da legislação antitruste dos EUA proíbem acordos entre concorrentes com relação a preços a serem cobrados, licitações, clientes a serem aliciados ou áreas geográficas a serem atendidas. Dentre os exemplos de acordos criminais com concorrentes, estão:
a participação do cliente ou fornecedor, em compatibilidade com os costumes locais sociais e de negócios. Nenhum funcionário deverá aceitar dinheiro em espécie, vale-presentes ou equivalentes de caixa de qualquer pessoa que realize transações comerciais com a RR Donnelley.
De forma alguma é permitido realizar pagamentos em dinheiro a clientes. Outros presentes, favores e entretenimentos oferecidos aos clientes devem ser lícitos e razoáveis. Caso tenha alguma dúvida sobre a adequação de um presente, favor ou entretenimento, consulte o seu Gerente de Recursos Humanos ou o Departamento Jurídico. Os termos da política de presentes de clientes devem ser respeitados pela RR Donnelley, sem exceções.
Os empregados com relações de subordinação/supervisão não deverão trocar favores ou presentes que possam resultar, ou aparentar resultar, em uma obrigação.
antitruste.
adjetivo
de ou em relação a uma legislação que impeça ou controle fundos e outros monopólios com o intuito de promover a concorrência comercial.
Esses acordos podem resultar em processo criminal contra os indivíduos envolvidos e as empresas que eles representam. As infrações podem levar a penalidades aos indivíduos, consistindo em multas e prisão.
Lembre-se que qualquer contato com um concorrente representa um risco. Acusações de acordos ilícitos são muitas vezes provadas com evidências de “bate-papos”, “discussões informais” e trocas “inofensivas” de informações sobre negócios. Evite discussões desse gênero, mesmo que elas ocorram em um grupo grande e formal ou em um ambiente social após uma reunião de associação comercial.
Se um concorrente levantar um tópico ou que, em sua opinião, possa violar a legislação antitruste ou nossas políticas, você deve imediatamente e com firmeza recusar-se a discuti-lo. Em seguida, você deve informar imediatamente algum membro do Departamento Jurídico sobre o fato.
Se a legislação antitruste e de concorrência de outro país for mais rigorosa que a dos Estados Unidos, você deve cumprir tal legislação. Nos casos em que a legislação de um país for mais leniente que a dos Estados Unidos, você deve, mesmo assim, observar os princípios da legislação antitruste e de concorrência dos EUA, a não ser que antes consulte algum membro do Departamento Jurídico. Para mais detalhes sobre as leis antitruste e os procedimentos da empresa para cumprilas, consulte a Política Antitruste da empresa.
Caso não tenha certeza se uma determinada situação ou atividade constitui uma violação das leis antitruste, consulte o Diretor de Conformidade, o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico antes de tomar qualquer atitude.
n fazer acordos de preço de venda ou preço de lista;
n trocar licitações com concorrentes;
n alocar territórios, clientes ou mercados;
n fixar uma faixa de preços;
n estabelecer um método de rodízio de licitações entre os concorrentes;
n limitar a produção ou restringir as programações de entrega; e
n fixar descontos, abatimentos ou condições de crédito.
As leis antitruste exigem concorrência justa entre os concorrentes.
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“
leis ambientais.
A política de saúde e segurança ambiental da RR Donnelley é esforçar-se continuamente para melhorar o desempenho global de Saúde, Meio-ambiente e Segurança por meio de práticas que protejam os funcionários e o ambiente, incluindo a redução da quantidade de emissões, o desenvolvimento de
oportunidades para a reciclagem e prevenção da poluição, e o uso mais eficiente de papel, energia e outros recursos.
A política da empresa é obedecer rigorosamente à legislação que protege o meio ambiente. Os funcionários têm a responsabilidade de obedecer às leis ambientais, não apenas porque é sensato, mas também porque pode ser crime violá-las. Qualquer pessoa que viole conscientemente os requisitos ou as proibições de tais leis, inclusive as condições estabelecidas para as licenças aprovadas, pode estar sujeita a multas e penalidades criminais.
A maior parte das descargas no ar e na água feitas pela empresa está coberta por licenças do governo. É crime violar, de forma consciente ou intencional, os requisitos de limites ou de supervisão da licença de descarga no ar ou na água, ou de registrar declarações ou relatórios falsos ou enganosos junto a órgãos públicos. Resíduos perigosos devem ser tratados de acordo com a lei. As pessoas e
empresas que manipularem de forma inadequada o resíduo perigoso correm grande risco de serem processadas. Infratores já foram multados ou presos por despejarem resíduos indevidamente (em terrenos baldios, estradas ou bueiros, por exemplo), por derramamentos que não foram relatados conforme exigido por lei e outros tipos de conduta intencional, ou mesmo negligente.
Caso não tenha certeza se uma determinada situação ou atividade constitui uma infração à legislação ambiental, verifique as normas ambientais da empresa; se ainda tiver dúvidas, consulte o Gerente de Saúde, Segurança e Meio-ambiente de sua unidade, o Vice-presidente responsável por Assuntos Ambientais, o Diretor de Conformidade, o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico antes de tomar qualquer atitude.
Proporcionar um ambiente seguro sempre foi a maior prioridade da RR Donnelley. Para nós, o trabalho seguro é nossa função mais importante, e acompanhamos muitos de nossos clientes ao mantermos a segurança como uma medida importante da excelência operacional. Nós estabelecemos uma série de normas
inter-relacionadas que definem como a saúde e a segurança devem ser gerenciadas em nossas operações mundiais. A meta da RR Donnelley é de zero acidentes. Esse importante objetivo se reflete nas práticas e programas que têm possibilitado que nossos funcionários determinem métricas de segurança que superam muito a média do setor. A RR Donnelley identifica e avalia eventos e situações de emergência, minimizando seu impacto com a implementação de planos de emergência e procedimentos de resposta, incluindo: relatórios de emergência, notificação de funcionários e procedimentos de evacuação, treinamento e qualificação dos funcionários, equipamentos adequados de detecção e combate a incêndio, instalações adequadas de saída e planos de recuperação.
Devemos respeitar plenamente todas as leis e regulamentos federais, estaduais e municipais de saúde e segurança. A violação dessas leis pode sujeitar a empresa e seus funcionários a sanções penais. É sua responsabilidade evitar acidentes mantendo um ambiente de trabalho seguro, de acordo com os procedimentos e práticas de trabalho seguro, e usando todos os equipamentos de proteção individual necessários.
Além disso, a empresa se compromete a proporcionar um ambiente de trabalho seguro através da ausência do uso de drogas ilícitas e álcool, ou do abuso de drogas lícitas e pela conformidade com a Política de Violência no Local de Trabalho da empresa. O abuso de álcool ou drogas, a venda de drogas ilícitas ou atos de violência podem resultar em ações disciplinares, podendo acarretar desligamento, independentemente de os atos ocorrerem dentro ou fora do local de trabalho.
Legislação sobre Segurança e Saúde dos Funcionários.
Caso não tenha certeza se uma determinada situação ou atividade constitui violação à legislação sobre segurança e saúde dos funcionários, consulte as políticas de saúde e segurança de funcionários da empresa, e se ainda tiver dúvidas, consulte seu supervisor, gestor ou o Gerente de Saúde, Segurança e Meio Ambiente, o Diretor de Conformidade, o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico antes de tomar qualquer atitude. Se você acreditar que uma determinada situação envolve o uso de drogas ou álcool, você deve notificar
Estamos comprometidos com condições de trabalho seguras e saudáveis para todos os nossos funcionários.
comprometa-se.
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Nossa jornada de trabalho está em conformidade com a legislação local e as leis aplicáveis das jurisdições onde atuamos.
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Condições de Trabalho do Funcionário
A RR Donnelley apenas emprega funcionários com direito legal de trabalhar,
e confirma a identidade de todos os funcionários, bem como seu direito ao trabalho, conforme exigido por lei. A RR Donnelley cumpre com todas as leis que afetam seus funcionários, e não utiliza trabalho infantil ou escravo. O termo “infantil” se refere a qualquer pessoa empregada com menos de 15 anos de idade ou, conforme aplicável no local onde o indivíduo reside, com idade inferior à idade de conclusão do ensino obrigatório, ou com idade inferior à idade mínima para emprego no local. A RR Donnelley compensa seus funcionários de forma justa, fornecendo salários que estejam em conformidade com as leis locais e nacionais das jurisdições onde atuamos.
A RR Donnelley também mantém a jornada de trabalho dos funcionários em conformidade com a legislação local e as leis aplicáveis das jurisdições onde atua. A RR Donnelley reconhece o direito dos funcionários de aderir ou não a um sindicato, mas acreditamos que os interesses de todas as partes são melhor atendidos quando mantemos relações de trabalho saudáveis, sólidas e diretas com nossos funcionários, clientes e fornecedores. A falta contínua de qualquer atividade negativa significativa nessa área indica que nossos funcionários concordam com isso. Caso essas perguntas surjam, acreditamos no diálogo aberto com nossos funcionários, e protegeremos seu direito de fazer uma escolha bem informada, de acordo com as leis locais e livres de qualquer coerção ou intimidação.
Caso não tenha certeza se uma determinada situação ou atividade é compatível com esta política, consulte seu supervisor, gestor, o Gerente de Recursos Humanos ou o Vice-presidente, o Diretor de Conformidade, o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico antes de tomar qualquer atitude.
Discriminação
A política da empresa é selecionar, contratar e tratar todos os funcionários sem discriminação de raça, religião, cor, nacionalidade, sexo, identidade ou expressão de gênero, idade, deficiência, aparência de deficiência, orientação sexual, condição de veterano de guerra, informações genéticas ou com base em qualquer outra condição protegida pela legislação federal, estadual ou local. Oportunidade igual no
Todos os funcionários devem trabalhar em um ambiente livre de discriminação de qualquer tipo ou forma e livre de assédio sexual.
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emprego é uma das crenças mais firmes e fundamentais da empresa. Nos EUA mantemos Programas de Medidas Afirmativas para garantir a imparcialidade na contratação e o progresso dos grupos de minorias, mulheres, veteranos e pessoas com deficiência.
A empresa também garantirá que os funcionários e candidatos não sejam
submetidos a assédio, intimidação, ameaças, coerção ou discriminação por terem se envolvido ou poderem se envolver nas seguintes atividades: (1) envio de queixa; (2) auxílio ou participação em uma investigação ou análise ou audiência de conformidade; (3) oposição a qualquer ato ou norma ilícito de acordo com leis federais, estaduais ou municipais que exijam oportunidades iguais; ou (4) o exercício de qualquer outro direito protegido por lei.
Além disso, temos a obrigação de colaborar para que a conduta no ambiente de trabalho seja livre de assédio, abuso, desrespeito, desordem, interrupção ou outra conduta antiprofissional. Espera-se e exige-se que todos os funcionários se tratem uns aos outros com respeito e dignidade.
Caso não tenha certeza se uma determinada situação ou atividade é compatível com os princípios de oportunidades iguais de emprego ou de ambiente de trabalho da empresa, consulte as políticas de oportunidades iguais de emprego ou de ambiente de trabalho da empresa, e se ainda tiver dúvidas, consulte seu supervisor, gestor, o Gerente ou o Vice-Presidente de Recursos Humanos, o Diretor de Conformidade, o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico antes de tomar qualquer atitude.
Governos e Órgãos Governamentais
A empresa faz grandes negociações com governos federais, estaduais, municipais e estrangeiros, tanto como fornecedora de serviços, quanto como empresa com cidadania corporativa. Os governos devem ser respeitados e tratados com
integridade. As demonstrações e registros submetidos aos representantes de compras do governo não podem ser intencionalmente enganosos nem inexatos. As ofertas devem ser feitas de boa-fé. Deve-se ter cuidado suficiente para assegurar que o registro seja correto e a cobrança de todos os custos seja feita na conta apropriada (isso inclui o preenchimento correto das horas trabalhadas nos cartões de ponto). As negociações da empresa com os governos devem ser realizadas em condições normais de mercado. Nenhum empregado, em qualquer país, pode, direta ou indiretamente, efetuar ou oferecer qualquer pagamento, presente, propina, comissão secreta ou qualquer outra vantagem para influenciar a decisão ou ação de qualquer funcionário público, autoridade, candidato ou partido político, ou qualquer entidade privada com quem desejamos realizar negócios.
Seremos justos e precisos em nossas negociações com o governo, tanto na condição de regulador quanto na de cliente.
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justa.
Caso não tenha certeza se uma determinada situação ou atividade relacionada a um governo ou órgão governamental constitui uma violação da lei, consulte as políticas da empresa relativas a negociações com governos, e se ainda tiver dúvidas, consulte o Diretor de Conformidade, o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico antes de tomar qualquer atitude.
Leis Anticorrupção, incluindo a Foreign Corrupt Practices Act
Não podemos, direta ou indiretamente, pagar propina ou de alguma outra forma influenciar indevidamente autoridades do governo, partidos políticos ou candidatos a cargos políticos, mesmo que tal pagamento ou transferência seja solicitado por um cidadão estrangeiro ou não seja considerado propina. Não podemos fazer indiretamente aquilo que não pode ser feito diretamente; pagamentos impróprios a intermediários de qualquer tipo não serão tolerados.A violação desta política, não importa onde ocorra e se você é ou não funcionário da empresa controladora ou de alguma de suas coligadas nacionais ou internacionais, pode constituir uma violação da legislação dos Estados Unidos e sujeitar a empresa e o indivíduo a multas e outras penalidades criminais, incluindo a prisão.
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Não efetuaremos pagamentos para influenciar autoridades do governo.Nossa Política Anticorrupção proíbe pagamentos de “facilitação” de qualquer tipo. O pagamento de facilitação é um pequeno pagamento a um funcionário público para acelerar ou garantir o desempenho de uma ação governamental de rotina e não discricionária. Esses pagamentos são proibidos, salvo mediante aprovação por escrito do Diretor de Conformidade.
Para saber mais detalhes sobre as políticas da empresa nessa área, consulte a política intitulada “Política Anticorrupção”.
Leis de Valores Mobiliários e Informações Confidenciais
Perderemos a confiança dos investidores se eles acreditarem que o preço das ações ou de outros valores mobiliários de empresa estejam sendo manipulados de forma desonesta pelos funcionários. Além disso, devemos proteger e usar de forma correta as informações confidenciais de nossos clientes, fornecedores e outros parceiros comerciais.
Desta forma, os funcionários que obtiverem, em função de seu trabalho, informações confidenciais sobre a empresa, seus clientes, fornecedores ou terceiros com quem a empresa possa negociar, não poderão usar tais informações para proveito próprio ou de outras pessoas, inclusive amigos ou familiares. Isso inclui “negociações com informações privilegiadas” – ou seja, comprar ou vender ações ou outros valores mobiliários emitidos pela empresa, seus clientes,
fornecedores ou outros parceiros comerciais, com base em informação confidencial ou na tentativa de “se antecipar ao mercado” com a compra ou venda de ações pouco antes, ao mesmo tempo, ou pouco depois de o público tomar conhecimento de tais informações. A negociação com informações privilegiadas é crime e está sujeita a multas substanciais e prisão.
As informações confidenciais incluem qualquer informação importante que não tenha sido levada ao conhecimento do público, e que permita prever atividades de negócios atuais ou projetadas da empresa, de seus clientes, fornecedores ou outros parceiros comerciais que um investidor possa considerar proveitosa na decisão de compra ou venda de ações ou outros valores mobiliários.
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Os funcionários não devem negociar títulos da empresa, de seus clientes, fornecedores ou outros parceiros comerciais com base em informações confidenciais.
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Alguns exemplos de informações confidenciais:
n possíveis fusões, aquisições, empreendimentos conjuntos (joint ventures)
ou restruturações;
n alterações na administração ou no controle da empresa ou de uma outra
sociedade;
n novos produtos ou descobertas;
n informações financeiras como lucros pendentes e anúncio de dividendos; n informações contidas em uma publicação de um cliente que a empresa esteja
imprimindo, mas que ainda não tenha sido distribuída ao público;
n novos contratos ou perda de um contrato;
n planos de ofertas de títulos, desdobramentos ou recompras; e n atividades de pesquisa e desenvolvimento.
Os funcionários estão proibidos de se apropriar de propriedades de clientes ou da empresa, incluindo matérias-primas fornecidas, produtos em processamento, produtos acabados e/ou rejeitados, de qualquer instalação da RR Donnelley, exceto para negociações autorizadas com o cliente.
Caso você esteja considerando comprar ou vender ações ou outros títulos com base em informações que possam ser consideradas confidenciais, você deve consultar previamente o Diretor Jurídico.
Você não deve discutir assuntos confidenciais de trabalho com amigos, parentes ou outras pessoas que não pertençam à empresa, ou em lugares públicos como elevadores, transporte público (inclusive avião) ou restaurantes. Não incentive outras pessoas a usarem informações confidenciais para negociar ações ou outros títulos da empresa, de seus clientes, fornecedores ou outras empresas com as quais a empresa esteja negociando. Todas as perguntas sobre a empresa feitas por pessoas que não sejam nossos funcionários, como analistas financeiros e
jornalistas, devem ser encaminhadas ao Diretor Jurídico, ou ao gestor de Relações com Investidores.
Para obter o detalhamento das políticas da RR Donnelley nessas áreas, consulte as políticas da empresa sobre informações confidenciais, negociação com títulos da empresa e outras políticas relacionadas a títulos mobiliários.
Caso não tenha certeza se uma determinada atividade ou situação constitui uma violação às leis de títulos mobiliários, negociação com informações privilegiadas ou benefício pessoal proveniente de informações confidenciais, consulte o Diretor Jurídico ou o Diretor de Conformidade antes de tomar qualquer atitude.
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Os sistemas de computação da empresa, inclusive o correio eletrônico, são de propriedade da empresa e devem ser protegidos.
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sistemas de computação
Os computadores são uma realidade na vida diária. Os softwares, bem como os dados, devem ser protegidos contra danos, alteração, furto, manipulação fraudulenta, acesso não autorizado e revelação de informações confidenciais da empresa ou de clientes. Todos os funcionários devem tomar medidas de segurança para manter essas informações em segurança. As credenciais de conta nunca devem ser compartilhadas, e deve-se utilizar senhas apropriadamente seguras. Computadores não devem ser deixados desbloqueados com informações confidenciais na tela se houver a possibilidade de essas informações serem visualizadas por uma pessoa não autorizada.
Os sistemas de informação da RR Donnelley, inclusive o correio de voz e correio eletrônico, são primordialmente para uso comercial. É permitido o eventual uso pessoal que seja de natureza lícita e ética, não consuma mais que uma quantidade trivial de recursos que poderiam de outra forma ser usados para fins comerciais, não interfira na produtividade do funcionário e não assumam a preferência sobre
nenhuma atividade comercial. As mensagens não podem ter conteúdo ofensivo ou difamatório, tais como comentários ou imagens que possam ofender alguém com base em sua raça, sexo, nacionalidade, cor, idade, religião, informações genéticas, deficiência real ou aparente, orientação sexual real ou aparente, identidade ou expressão de gênero, gravidez ou condição militar.
Os funcionários devem estar cientes dos perigos associados aos vírus de computadores e outros tipos de malware. Computadores infectados são o principal meio de
comprometimento da nossa rede e de dados confidenciais. Você nunca deve instalar aplicativos ou fazer o download de arquivos (principalmente filmes ou músicas) que não sejam relacionados ao trabalho em seu computador da RR Donnelley. Os funcionários devem atender às restrições de direitos autorais de todos os softwares e documentações associadas. Lembre-se sempre de não abrir anexos ou clicar em links fornecidos através de e-mails, a menos que você tenha certeza da legitimidade do remetente e da mensagem.
Todos os materiais armazenados, processados, enviados ou recebidos nesses sistemas são de propriedade da empresa, e estão sujeitos a fiscalização e supervisão pela empresa a qualquer momento e sem aviso prévio. Os dados da RR Donnelley e de seus clientes devem sempre ser usados apenas para o uso pretendido aprovado pelo proprietário dos dados. O uso indevido desses sistemas ou dados pode levar ao desligamento da empresa.
Para obter um resumo detalhado das políticas da empresa nessas áreas, consulte as políticas de comunicações eletrônicas da empresa e outras políticas relacionadas.
Os funcionários devem denunciar imediatamente qualquer ação ou atividade suspeita em nossos sistemas ou em nossa rede de computadores ao Suporte de TI. Caso não tenha certeza se uma determinada atividade ou situação constitui uma violação às políticas de dados e de sistemas de informação da empresa, consulte seu Gerente de Tecnologia da Informação, seu Diretor de Segurança da Informação ou Diretor de Informações antes de tomar qualquer atitude.
Investigações do Governo e Solicitações de Informação
Os promotores públicos e órgãos de regulamentação governamentais possuem amplos poderes para investigar eventuais violações à lei. Eles podem convocar tribunal de júri, exigir a apresentação de documentos e solicitar entrevistas ou testemunhos de funcionários da empresa.
A política da empresa é cooperar com toda solicitação viável por parte de investigadores do governo. Ao mesmo tempo, a empresa tem direito a todas as proteções previstas por lei em benefício de pessoas sob investigação ou acusadas de transgressões, incluindo a representação legal.
Se um representante de qualquer governo ou órgão governamental o contatar ou solicitar acesso a dados ou documentos para fins de investigação, você deve encaminhá-lo ao Diretor Jurídico ou a outro membro do Departamento Jurídico imediatamente. Em seguida, você deve notificar imediatamente o Diretor Jurídico ou outro membro do Departamento Jurídico. Você deve também preservar todos os materiais, incluindo documentos que possam estar relacionados à
investigação.
notificar.
verbo
Monitoramento e Denúncia de Violações
Caso tome conhecimento de alguma violação à lei ou às políticas da empresa, incluindo políticas estabelecidas nestes Princípios Éticos de Conduta Empresarial, você deve comunicar essa informação ao seu supervisor, gestor, Diretor de
Conformidade, Diretor Jurídico ou a um dos membros do Departamento Jurídico. Se desejar permanecer anônimo, você também pode denunciar suas preocupações através do número gratuito da “Linha Direta de Ética” da empresa,
1-800-261-4921 (nos Estados Unidos ou Canadá), ou pelo site
http://www.rrdopendoor.com. Se você estiver fora dos Estados Unidos ou Canadá, ligue para o número do seu país, listado na tabela da página 27. Esses números gratuitos estão disponíveis 24 horas por dia, sete dias por semana.
Ao ligar, passe todas as informações necessárias para que a empresa possa acompanhar o caso (por exemplo, cite os nomes das pessoas supostamente envolvidas, as datas e natureza da atividade). A empresa investigará todas as denúncias de violação. Você não deve investigar por conta própria, e sim deixar o trabalho para a pessoa adequada, escolhida pela empresa.
Nenhum funcionário deve realizar denúncias falsas de violações. Nenhum funcionário será penalizado por realizar denúncias em boa-fé, nem a empresa aceitará retaliação contra funcionários que façam denúncias de boa-fé.
Se você denunciar uma violação e, de alguma forma, também estiver envolvido na violação, o fato de você ter tomado essa iniciativa será levado em consideração. Embora as denúncias de violações devam ser encaminhadas a seu supervisor, sua gerência ou à Linha Direta de Ética da RR Donnelley, as dúvidas com relação à legislação ou às políticas da empresa podem ser encaminhadas à Diretora de Conformidade:
Deborah L. Steiner
Vice-presidente Executiva,
País Número da Linha Direta de Ética Alemanha 00.800.1777.9999 Austrália 0011.800.1777.9999 Áustria ** +1.720.514.4400 Barbados** +1.720.514.4400 Brasil 0.800.038.1449 Canadá 1.800.261.4921 Chile 1230.020.3559
China Nacional: 400.1 Habilitado para celular: 400.120.9040
Costa Rica 50640003876 EI Salvador ** +1.720.514.4400 Espanha 00.800.1777.9999 Estados Unidos 800.261.4921 Filipinas 00.800.1777.9999 França 00.800.1777.9999 Guatemala 502.23784832 Honduras ** +1.720.514.4400 Hong Kong 001.800.1777.9999 Hungria 00.800.1777.9999 Índia Tamil: +000.800.100.4124 Malayalam: +000.800.100.4053 Irlanda 00.800.1777.9999 Itália 00.800.1777.9999 Japão 0800.170.5621 México 01.800.681.1896 Países Baixos 00.800.1777.9999 Polônia 00.800.111.3819 Reino Unido 00.800.1777.9999 República de Coréia 002.800.1777.9999 República Tcheca 800.701.383 Santa Lúcia** +1.720.514.4400 Singapura 001.800.1777.9999
Sri Lanka Em Columbo: 247.2494Fora de Columbo: 011.247.2494
Suíça 00.800.1777.9999
Trinidad e Tobago ** +1.720.514.4400
Vietnã 122.80.390
Ligue para nossa “Linha Direta de Ética” através do número 1-800-261-4921 (dos Estados Unidos ou Canadá) ou on-line em http://www.rrdopendoor.com.
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IR
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TA
**Use o número listado para uma chamada a cobrar. Poderá ser necessária assistência do operador e poderão ser aplicadas taxas locais. Para ligações internacionais, por favor, certifique-se que está usando os códigos de saída e de país apropriados específicos
Impresso pela RR Donnelley
G0029D 11.2016
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35 West Wacker Drive
