Tutkimuksen aihepiiri
Tutkimuksen tavoitteet ja tutkimusongelmat
Tutkimusaineisto ja –menetelmä
Tutkimuksessa käytetyt käsitteet
Tiedon ja informaation käsitteet
Niiniluoto Toisin sanoen tilastollisen viestinnän teorian merkityksessä lause "lähden huomenna". on informatiivisempi kuin lause "menen kotiin huomenna kello kuusi." Karvosen mukaan tieto voidaan ymmärtää muotona, kuviona tai järjestelynä, joka voidaan siirtää mihin tahansa materiaaliin. Ihmisen lihaksiin, aivoihin tai esineiden rakenteeseen tallentuneet ei-lingvistiset taidot ja kompetenssit ovat fyysisen tiedon alatyyppi, kun taas propositionaalinen tieto on semanttisen tiedon alatyyppi.
Karvosen mukaan tietäminen on sitä, että jotain on tallennettu joko sisäiseen muistiin (aivoissa) tai ulkoiseen muistiin (esimerkiksi muistiinpanot), josta oppimisen tulosta voidaan käyttää tulevaisuuden tilanteisiin selviytymiseen. Yhteiskunnallisella tasolla eli yhteiskunnallisella tasolla kyseessä on kulttuurivaikutteinen todellisuuskysymys, joka ohjaa ihmisten tietoisuutta ja siten vaikuttaa heidän toimintaansa.
Informaatioylikuormitus: yleisiä näkökohtia
Patrick Wilson (1995 b, 22-23) määrittelee IYK:n "kuiluksi sen välillä, mitä yksilö voi tehdä ja mitä hän haluaa tehdä tai mitä hänen mielestään pitäisi tehdä olemassa olevalla tiedolla". Bawden, Holtham ja Courtney toteavat, että "IYK ilmestyy, kun vastaanotetuista tiedoista tulee pikemminkin haitta kuin etu, kun tiedoista on mahdollisesti hyötyä".
Koski lainaa Opetusministeriön vuoden 1997 Civilization Future Barometer -tutkimusta, jonka mukaan asiantuntijat uskovat todennäköisemmin, että "median tarjoaman tiedon lisääntyminen saa meidät menettämään todellisuudentajumme, passivoimalla ja heikentäen kykyjämme. toimia", ikään kuin "median välittämän tiedon määrän lisääminen tekee kuvamme todellisuudesta jäsentyneemmän ja realistisemman". Erityisesti psykologit ja sosiologit ovat perustaneet käsityksensä informaation ylikuormituksesta ajatukseen informaatiosta sähkökemiallisina signaaleina, jotka henkilö vastaanottaa ja käsittelee.
Informaatioylikuormituksen käsitteessä ilmeneviä
Informaatioylikuormitus vai ärsykeylikuormitus?
Weaver selittää, että tietoa käytetään tässä teoriassa erityisessä merkityksessä, jota ei pidä sekoittaa sen yleisesti käytettyyn merkitykseen, eli merkityksen käsitettä ei pidä liittää heidän tietokäsitteensä. Näkemys perustuu informaatioteoriaan, joka käsittelee tietoa ensisijaisesti fyysisinä tai syntaktisina, merkityksettöminä signaaleina (Niiniluoto 1997). Klapp (1986) näkee tiedon merkityksen nykypäivän tietoyhteiskunnassa jatkuvasti heikkenevänä ominaisuutena, mikä johtaa tiedon arvon vähenemiseen.
Informaatioylikuormitus luonnontieteellisillä
Miller tutki useita mukautuvia prosesseja, mukaan lukien laiminlyönti, virhe, jonotus, suodatus, approksimaatio ja monikanavaisuus sekä pakottaminen. Approksimointiin pyrkiminen tarkoittaa, että käsittelyn tulos annetaan hieman epätarkka, koska tarkkuudelle ei ole aikaa. Useiden kanavien käyttäminen rinnakkaisina prosessoreina mahdollistaa suuremman tietomäärän käsittelyn kuin yhden kanavan käyttäminen.
Miller 1962, 70) Tiedonkäsittelyn aiheuttama mahdollinen muutos ajattelussamme ei kuitenkaan ole sama kuin napin painallus. Toisaalta tutkimuksen tarkoituksena oli erityisesti tutkia semanttista tietoa sisältävän tieteellisen kirjallisuuden lukemisen aiheuttamaa IYK:tä. On todellakin vaikea arvioida, nähdäänkö IYK kyseisessä artikkelissa ei-semanttisena tiedonkäsittelyn ongelmana, joka voidaan mitata luonnontieteellisin keinoin.
Tämä voi tarkoittaa, että tietoa esitetään enemmän kuin henkilö pystyy käsittelemään tai että yksilöä kuormitetaan suurella määrällä olennaista tietoa. Tämä tarkoittaa, että yksilön on käytettävä enemmän aikaa ja energiaa uuden tiedon sulattamiseen kuin hän haluaa. Wilsonin mukaan IYK tarkoittaa sitä, että henkilöllä on hallussaan joko sellaista tietoa tai tietoa sellaisen tiedon olemassaolosta, jonka henkilö pitää mahdollisesti merkityksellisenä, mutta jota hän ei ajanpuutteen vuoksi käytä.
Ajanpuutteella Wilson ei tarkoita sitä, että operaattorilla ei olisi lainkaan aikaa varata tiedon käyttöön, vaan pikemminkin kysymystä muun ajankäytön priorisoimisesta suhteessa asiaankuuluvan tiedon suodattamiseen käytettyyn aikaan. Wilson kuvaa "pyrkimistä approksimaatioon" esimerkillä: tutkija jättää täyspitkät alkuperäisteokset odottamaan lukemista ja lukee sen sijaan vain yhteenvetoja ja lyhyitä arvosteluja. Siksi voisi olla toivottavaa, että IYK yksilön tiedonhankintaan liittyvänä ongelmana voitaisiin mitata myös kvantitatiivisesti, jolloin ilmiön määritelmä ja esiintyminen voitaisiin esittää yhtä tarkasti kuin luonnontieteissä tutkitut ilmiöt.
Informaatioylikuormitusta luonnehtivia ominaisuuksia
Informaatioylikuormitus tuoton maksimointia haittaavana
1994, 66) osoittaa, että jos haluat selvittää tiedon arvon, olisi parempi tarkastella tiedon hyödyllisyyttä kuin yrittää määrittää sille tietty rahallinen arvo.
Informaation arvo informaatioylikuormitusta määrittävänä
Browne viittaa myös tiedon laatuun IYK:tä määräävänä tekijänä: johtajat osoittivat hyvin vähän ylikuormitusoireita, kunhan tieto oli kulloinkin relevanttia tavoiteltavan tavoitteen kannalta. Laadukkaalla ja relevantilla tiedolla pyritään vähentämään IYK:tä: päätöksentekoon kuluu vähemmän aikaa, enemmän aikaa jää muuhun toimintaan ja tuottavuus kasvaa. Vaikka relevanssi onkin Simpson & Prusakin mukaan tärkein tiedon laadun mitta, kuten muutkin tekevät.
Vaikka malli esiteltiin jo viime vuosisadan 50-luvulla, kilpailu niin yritysmaailmassa kuin tiede-tutkimusyhteisöissäkin on niin kovaa, että tarkasteltavan mallin toteuttaminen koetaan edelleen helpoksi kieltäytymisenä negatiivisessa mielessä. . Ajantasaisuus tekee tiedosta toivottavaa ja saattaa lisätä sen käyttöä, mutta vähentää IYK:ta. Liiketoiminnan johtaja voi erityisesti haluta tiettyä tietoa riippuen siitä, miten se esitetään, minkä välineen kautta, kuka sen esittää ja kuka muu on käyttänyt tietoa (Simpson & Prusak 1995, 417).
Se ei silti ratkaise ongelmaa: tiedon käyttäjän IYK:n ongelma syntyy, kun tiedot esitetään yksilölle jatkokäsittelyä varten ja käyttäjän on itse päätettävä, kuinka paljon hän sitä tarvitsee. Feather ehdottaa, että tiedon tarjoaja voi asettaa hinnan myymilleen tiedoille, mutta käyttäjä määrittää sen arvon. Senkin jälkeen matalan tason tiedon arvo voi jatkaa nousuaan pisteeseen, jossa tietoa on niin paljon, ettei sitä ole enää mahdollista käyttää tehokkaasti.
Epävarmuus ja moniselitteisyys informaatioylikuormitusta
Visioon sisältyy oletus, että organisaatio ja sen johtajat toimivat ympäristössä, jossa kysymyksiä voidaan esittää ja niihin voidaan vastata. Suuri epäselvyys tarkoittaa hämmennystä ja väärinkäsityksiä, jolloin ei ole mahdollista esittää kysymyksiä, joihin voidaan vastata vain "kyllä" tai "ei". mt., 556) Monissa päätöksentekotilanteissa esimiesten on itse määriteltävä ja selvitettävä asioita, koska sopivaa tietoa on hyvin vähän. Ensimmäinen oletus on, että organisaatiot ovat avoimia sosiaalisia järjestelmiä, joiden on käsiteltävä tietoa, mutta niiden tiedonkäsittelykapasiteetti on rajallinen.
Toinen oletus on, että yksilöt lähettävät ja vastaanottavat tietoa organisaatioissa, mutta organisaation tietojenkäsittely ei ole vain yksilöiden suorittamaa tiedonkäsittelyä. Yritysjohtajat kohtaavat toisinaan epäselviä tilanteita, joissa he eivät tiedä mitä kysymyksiä kysyä tai mikä ongelma ratkaistaan. Esimiehet sekä määrittelevät kysymyksiä että etsivät niihin vastauksia, molemmat hankkivat uutta tietoa ja vaihtavat mielipiteitä.
Organisaation suunnitteluun kiinnittämällä huomiota voidaan vähentää sekä epävarmuutta että epäselvyyttä, edellinen tarjoamalla sopiva määrä tietoa, jälkimmäinen antamalla sopivan ilmaisullista tietoa. Ylikuormituksen näkökulmasta organisaatio, jonka tiedonkäsittelytilanteet osoittavat paljon epäselvyyttä ja epävarmuutta, on erityisen altis ongelmille. Daftin ja Lengelin (mt.) mukaan johtajat tällaisissa organisaatioissa sekä määrittelevät kysymyksiä epäselvissä tilanteissa että etsivät niihin vastauksia.
Epäselvyyttä lisää osastojen erilaistuminen, jossa kukin osasto kehittää esimerkiksi omat tavoitteensa, viitekehyksensä ja kielensä.
Informaatioylikuormitus ammatillisen tiedon
Organisaatioympäristön merkitys
Kun harkitaan organisaatiosuunnittelua, Daft ja Lengel mainitsevat kolme asiaan vaikuttavaa tekijää. organisaation epävarmuuteen ja epäselvyyteen: teknologiaan, osastojen välisiin suhteisiin ja organisaation ulkopuolisiin suhteisiin. Epäselvyys ei ole uhka, joten vaikka lukuisten poikkeusten käsitteleminen vaatii paljon tietoa, ilmaisukyvyllä ei ole merkitystä. Tietoa on siksi käsiteltävä epävarmuuden vähentämiseksi enemmän kuin jos osastot ovat toisistaan riippumattomia.
Ilmeiset kasvokkain tai puhelinkeskustelut sopivat erityisen hyvin epäviralliseen vuorovaikutukseen epäselvyyden vähentämiseksi ja yhteisen näkökulman luomiseksi. mt., 565). Esimerkiksi työryhmiä ja ryhmätyötä pidetään tärkeimpänä resurssina. mt., 565) Voidaan olettaa, että tiedon ylikuormituksen uhka on huomattavasti suurempi kuin edellisessä tapauksessa, koska tietoa tarvitaan paljon, erityisesti ilmaisuvoimaisista lähteistä, joiden tulkinta ja arviointi voi viedä enemmän aikaa kuin tiedon saaminen. vähemmän ilmeikkäistä lähteistä peräisin oleva tulkinta ja arviointi . Persoonattoman median raportit, budjetit, muistiot, aikataulut ja niin edelleen toimivat parhaiten tietolähteinä. ylikuormitus on vähemmän todennäköistä, jos resursseja käsitellään persoonattomana ja helposti tulkittavissa.
Kun osastojen välillä on vähän eriytymistä ja vähän riippuvuutta, tarvitaan vain vähän tietoa, eikä sen tarvitse olla erityisen ilmeistä. Koska epäselvyyttä ja epävarmuutta on vähän, raportit, budjetit, vakiomääräykset ja niin edelleen ovat sopivia työkaluja tiedon siirtoon. mt Voidaan ajatella, että IYK:tä ei tapahdu, jos organisaatio joko hyväksyy vähäisen tiedonhankinnan tilanteen itsestäänselvyytenä tai tajuaa, että organisaatio toimii parhaiten, kun se vastaanottaa vain pienen määrän tietoa vähäisellä ilmaisuvoimalla. Etenkin henkilökohtaiset lähteet tulevat esille, joista saadaan tietoa mahdollisuuksien mukaan. mt Säännölliset muodolliset lähteet, esimerkiksi raportit, voidaan pitää lisätietoina, joiden tulkintaa pidetään IYK:na.
Epävarmuuden vähentämiseksi tarvitaan paljon tietoa, ja sen on oltava ilmaisuvoimaista epäselvyyksien ratkaisemiseksi. Tiedon ei tarvitse olla ilmaisuvoimaista, mutta johtajat yrittävät vähentää suurta epävarmuutta hankkimalla tietoa muodollisista lähteistä. mt., 567). Tiedon ei tarvitse olla ilmaisuvoimaista, mutta esimerkiksi säännöllisesti kootut arkistot ja raportit toimivat tiedon lähteinä.
Tiedontarvetta selittävien tekijöiden suhde
Internetissä et koskaan pääse loppuun, etkä voi selvittää, mikä on ensin, mitä seuraavaksi ja kuinka paljon on jäljellä. Toimittajat kuvailivat, kuinka he ennen saivat lukea kaiken tietystä aiheesta pysyäkseen ajan tasalla, mutta se ei ollut enää mahdollista suuren tietomäärän vuoksi. Ennustettavuus on myös tekijä, joka vaikuttaa tiedon tarpeen muodostumiseen, eli onko yksilön mahdollista ennakoida tarpeen ilmenemistä vai tuleeko tarve täysin odottamatta (Leckie & Pettigrew 1997).
Ennustettavuuden lisäksi toinen stressin kokemiseen vaikuttava tekijä on tapahtumien hallinta: stressaavan ympäristön vaikutuksia yksilöihin vähensi pelkkä tieto siitä, että heillä on keinot hallita tilannetta tarvittaessa. Jos tilanne ei kuitenkaan ollut koehenkilöiden hallinnassa, stressikokemusta vähensi tapahtumien ennustettavuus: stressiä koettiin vähemmän, jos tapahtumat voitiin edes ennustaa, kuin jos tapahtumia ei voitu hallita tai ennustaa. Havainnot ja odotukset ovat tietyssä mielessä sisäänrakennettuja, mutta tiedostamattomia keinoja hallita käytetyn tiedon määrää.
Kun tiedon tarvetta ei ole ennakoitu, siihen ei ole ehtinyt sopeutua, ja toisaalta jo vastaanotetun tiedon käsittelyyn vaikuttava ennustettavuus saattaa muuttaa tulkintaa tiedon tarpeesta tarpeen tullen. . Tiedontarpeen muodostumista määräävät myös kontekstitekijät, joita ovat toisaalta tilanne, jossa tarve syntyy, ja toisaalta se, tuleeko tarpeen sysäys yksilöstä itsestään vai ulkopuolelta. . hänelle. Käsitteleekö hän annettuja tietoja, jos hän uskoo ympäristön sitä vaativan, vaikka todellista tarvetta tiedolle ei olisi syntynyt?
Voidaan myös kysyä, kuinka ajatus tahallisuudesta tiedon vastaanottamisessa toteutuu, jos henkilö ei aktiivisesti etsi tai halua tietoa. IYK:n voidaan katsoa uhkaavan, kun tietoa tuodaan tilanteeseen, jossa tiedon tarve muodostuu yksilön ulkopuolelta tulevan paineen seurauksena tai kokonaan ilman tiedon tarvetta. Sähköpostiviestien kuormituksen taustana voidaan pitää sitä, että viestit tulvivat ihmisen tietokoneelle odottamaan käsittelyä, vaikka henkilö ei välttämättä koekaan tiedon tarvetta.
Päätelmiä
Proceedings of the 2nd International Conference on Research in Information Needs, Seeking and Use in Different Contexts, 13-15 August 1998, Sheffield, UK. A general model of professionals' information seeking: role theory by the back door. Proceedings of an International Conference on Research into Information Needs, Search and Use in Different Contexts, August 14-16, 1996, Tampere.
