Tutkimushaastattelujen teemat rakentuvat teoreettisesti itseohjautuvuusteorian kolmen motivaatioulottuvuuden, autonomian, osaamisen ja yhteisön teemojen ympärille. Tutkimus osoittaa, että HAKEssa motivaatiota hallitaan pyrkimällä ottamaan huomioon itsenäisyyden, osaamisen ja yhteisöllisyyden tarpeiden täyttyminen itseohjautuvuusteorian mukaisesti.
Julkisen sektorin organisaatioiden uudet haasteet ja muodot
Taulukosta käy ilmi, että Suomessa on aiemmin tehty vain muutamia tämän tutkimuksen osa-alueita yhdistäviä tutkimuksia ja niitäkin vain tämän tutkimuksen viitekehyksen ulkopuolella. Sen tuloksia voidaan soveltaa entistä laajemmin, kun kehitetään tehokkaita johtamismenetelmiä, joilla pyritään mahdollistamaan virtuaalisten julkishallinnon organisaatioiden tehokkuus ja hyvinvointi.
Tutkimuksen päätehtävät ja tavoitteet
Mutta kun työympäristö on muuttunut ja julkishallinnon rakenteet ovat sopeutuneet muutokseen, ovat myös virkamiehiltä ja esimiehiltä vaadittavat ominaisuudet. Pääasiallinen tutkimuskysymys on siis: Miten motivaatiota voidaan hallita julkishallinnon virtuaalisessa organisaatiossa.
Positiivisen psykologian näkökulma ja muut tutkimuksen rajaukset
Haastattelumenetelmänä on käytetty arvioivaa tutkimusta (AI), joka on nyt vahvasti sidoksissa positiivisen psykologian näkökulmaan (Nuutinen ym. 2013). Tämä sisäistä motivaatiota ja psykologista hyvinvointia huomioiva näkemys tekee itseohjautumisesta teorian luonnollisen osan positiivisen psykologian näkökulmaa.
Sosiaalis-kognitiivinen motivaatiokäsitys
Sosiaali-kognitiivinen suuntaus näkee motivaation monimutkaisena ja muuttuvana prosessina, jonka mukaan motivaatio syntyy persoonallisuustekijöiden, sosiaalisen ympäristön ja kognitioiden vuorovaikutuksena.
Itseohjautuvuusteoria
Deci havaitsi myös yhteyden liian vaativien tehtävien ja negatiivisen palautteen välillä sekä sisäisen motivaation laskun. Deci ja Ryan (2000) mukaan kuulumisen tarvetta ei yleensä pidetä yhtä vahvana kuin autonomian ja kyvyn tarvetta, mutta he pitävät sen roolia tärkeänä osana sisäisen motivaation syntyä.
Motivaation johtaminen
Motivaation johtamisen ismit
Myös Decin ja Ryanin näkemyksen mukaan perinteinen jako ulkoiseen ja sisäiseen motivaatioon ei ole enää relevantti. Martelan ja Jarenkon mukaan pelkästään vuoden 2010 jälkeen on julkaistu yli tuhat teoriaan liittyvää tieteellistä tutkimusta.
Sisäisen motivaation johtamisen keinot
Työtyytyväisyyttä ja sitä kautta virtaustilan saavuttamista voidaan edistää sovittamalla yhteen työn sisältö ja tehtävien haastetaso. Martela ja Jarenko näkevät, että viritystyössä on kolme yhtä vahvaa ulottuvuutta: työtehtävien viritys, työn sosiaalinen ulottuvuus ja oma tapa nähdä asiat.
Virtuaalisuus johtamisen kontekstina
Virtuaalisuus organisaation ominaisuutena
Lipnackin ja Stampsin mukaan ero tavallisen ja virtuaalisen tiimin välillä näkyy, kun teknologia hämärtää organisaation rajojen ja toiminnan ajan ja paikan merkityksen. Hänen mukaansa elävä virtuaaliorganisaatio (parallel virtuaaliorganisaatio, PVO) luo oman epämuodollisen organisaationsa virallisen organisaation viereen.
Virtuaalijohtamisen haasteet
Virolainen osoittaa tutkimuksessaan myös, että esimiehellä ja hänen johtamistyylillään on suuri merkitys virtuaalitiimin toimivuudelle. Hänen mukaansa esimiehen avoimuus, positiivisuus, päättäväisyys ja ratkaisukeskeisyys heijastuu koko virtuaalitiimin toimintaan, mikä korostaa edellistä, hänen mukaansa esimiehen tärkeimpiä ominaisuuksia ovat avoin ja positiivinen asenne, tuloshakuinen johtamistyyli, hyvät kommunikaatiotaidot ja delegointikyky.
Yhteenveto
Henkilökohtainen johtamissuhde sisältää olennaisesti henkilökohtaista ja harkittua viestintää (Virolainen 2010; Zigurs 2003), jonka avulla voidaan jakaa yksilöllistä tietoa ja pyrkiä vahvistamaan työntekijän motivaatiota (Mackenzie ym. 2001). Seuraavassa luvussa 3.2 esitellään tutkimuksen haastattelumenetelmänä käytetty arvioiva haastattelu, sen valinta on perusteltu ja haastatteluteemojen muodostuminen esitetään teorian pohjalta.
Tutkimuksen lähestymistapa
Saarela-Kinnusen ja Eskolan mukaan tapaustutkimuksen tarkoitus on analyyttinen yleistys ja sen keskeisiä elementtejä ovat aineiston tulkinnat. Tämän maisterin tutkimuksen otos on todellakin tiukasti rajoitettu, mutta tutkimuksen tavoitteena on lähinnä löytää aiheita aineistosta eikä niinkään tulkita asiaa.
Arvostava haastattelu tutkimusmenetelmänä
Arvostavan haastattelun tausta ja tarkoitus
Nuutisen ym. mukaan toimintatutkimuksen tavoitteena on käytäntöjen ja niiden kehittämisen tutkiminen yhteistyössä tutkijan ja tutkimukseen osallistuvien kanssa. Arvostava keskustelu itsessään on aina väliintuloa, jonka tarkoituksena ei ole vain tiedon kerääminen, vaan myös organisaatioon vaikuttaminen. Mutta jotta tutkimusta voitaisiin kutsua puhtaaksi toimintatutkimukseksi, koko arvostavan haastattelun 4d-prosessi pitäisi käydä läpi esimerkiksi työpajoissa tutkimuksen yhteydessä.
Arvostavalla haastattelulla tarkoitetaan tässä tiedonhakua ja kollektiivisen toiminnan teoriaa, jonka tavoitteena on kehittää ryhmän, organisaation tai koko yhteiskunnan visiota ja tahtoa.
Arvostava haastattelu tässä tutkimuksessa
Tekoälyssä ulottuvuuksia käsitellään mahdollisuuksina ja onnistumisina, kuten kuvassa 3 (KUVA 3), Perinteisten ja kiitollisten haastattelunäkökohtien ero. Arvostavan haastattelun luonteen mukaisesti tutkimuksessa haastattelukysymysten tarkoituksena on kerätä tietoa tutkittavasta organisaatiosta ja vaikuttaa siihen. Suunnitteluvaiheessa esimiesten tulee kuvailla, miten he voivat käytännössä kehittyä ihanteellisen esimieheensä kaltaiseksi.
Suunnitteluvaiheessa esimiehet voivat pohtia, mihin toimiin he voivat itse ryhtyä parantaakseen tiiminsä vuorovaikutusta ja dynamiikkaa.
Tutkittavan organisaation kuvaus
Pääsääntöisesti henkilöstö siirtyi yhdestä aluehallintoelimestä nykyiseen tehtäväänsä keväällä 2015. Siksi ne sijaitsevat eri puolilla Suomea eri aluehallintoelinten toimistoissa. Joissakin yksiköissä henkilöstö on majoitettu täysin hajautetusti Aluehallintoviraston eri toimipisteisiin, kun taas toisissa yksiköissä on suurempia paikkakohtaisia keskittymiä. Suurin osa yksiköiden henkilöstöstä työskentelee erilaisissa asiantuntijatehtävissä, lukuun ottamatta majoitus- ja materiaalihallintoyksikköä, jossa 84 % henkilöstöstä (27 henkilöä) on esimiestehtävissä.
Tutkimuksen vaiheet ja aikataulu
Raportin aineiston analysoinnissa käsiteltiin vastauksia kaikkiin haastattelumateriaalin (tausta-, yleis- ja teoriaperäisiin) kysymyksiin, erityisesti löytö- ja unelmavaiheissa. Raportissa (Kokkonen: 2016) kuvataan HAKEn johtamismenetelmien kirjoa, tuodaan esiin onnistumisia ja tarkastellaan niitä suhteessa tutkimuskirjallisuudessa toimiviksi havaittuihin motivaatiojohtamisen menetelmiin. Analyysin rakennetta käsittelevässä alaluvussa esitetään tutkimuksen analyysikehys, kuvataan analyysin vaiheet ja perustellaan analyysiin liittyvät valinnat.
Aineiston kuvaus
Alakohdassa - aineiston kuvaus kuvataan tutkimusaineistoa ja jaetaan se sisällön laadun ja osittain myös määrän mukaan. Tästä johtuen analyysivaiheessa on ollut tarpeen lukea ja lisätä analysoitavaan aineistoon aihealueita tarvittaessa, myös haastattelun ja yleisten osioiden taustalta.
Analyysin rakentuminen
Julkisen sektorin työn spesifisyys näkyy tutkijan mukaan erityisen hyvin tietyissä motivaation hallintatavoissa. Työn ja yhdyskuntapalvelun merkityksen selventäminen liittyy läheisesti julkisen palvelun motivaatiokeskusteluun, jossa motivaation prososiaalinen ulottuvuus liittyy työntekijäuskollisuuteen ja altruistinen motivaatio työn yleisiin hyödyllisiin vaikutuksiin (Taimio 2013: 8). Koska virtualiteetti kuitenkin esiintyy tässä tutkimuksessa ei-globaalin hallinnon kontekstina, analyysi päätyi tarkastelemaan motivaation ulottuvuuksia virtuaalisen hallinnon kahden tärkeän pilarin näkökulmasta.
Henkilökohtainen johtamissuhde rakentuu henkilökohtaiseen viestintään (Zigurs .. 2003), jonka avulla voit jakaa yksilöllistä tietoa ja yrittää vahvistaa työntekijöiden motivaatiota (Mackenzie et al. 2001).
Aineiston analyysi
Jaettu johtajuus
No, itse asiassa, mitä asiantuntijat menevät, se on onnistunut sillä tavalla, kun he ovat todella saaneet ne viitekehykset ja. Virtuaalisuuden työn rajojen alentuminen näkyi haastattelumateriaalissa kannustamalla työntekijöitä yhteistyöhön yksikön sisäisten tiimien avulla. Useissa haastatteluissa nousi esiin myös kokemus, että henkilökohtainen kommunikointi on haastavaa, eivätkä kaikki työntekijät ole samassa tilanteessa sen suhteen.
Esitettiin myös näkemys, että nykyinen yksikköjako ei ole optimaalinen, vaan luo tarpeettomia rajoja tehtävien ja työntekijöiden välille.
Inspiroiva johtajuus
Mutta toinen puoli on, jos tiedän, että on hiljaisia ihmisiä, jotka ovat erittäin taitavia työssään, mutta kuinka he voivat käyttää sitä resurssia tietyllä tavalla... Tai se, että he tuntevat tietäväni, tekisi heidät hulluksi. Ja se, että en näe, en johda, joten minä todella ajattelen tässä sitä, kuinka olen läsnä.
Mutta tärkeintä on saada palautetta sekä tältä henkilökunnalta että myös tältä.
Erityisen hyvä tiimi
Ja sitten oli se tosiasia, että kun näitä asioita ei voinut mitenkään jättää odottamaan -. Tutkija loi kirjallisuuskatsauksen ja haastatteluanalyysin tulosten perusteella taulukon Keinot motivaation hallintaan ja sisäisen motivaation ulottuvuudet (TAULUKKO 2), jossa hän arvioi keinoja yksilön motivaation hallintaan sisäisen motivaation ulottuvuuksilla. Taulukossa on eritelty motivaation hallinnan menetelmät sen mukaan, millä sisäisen motivaation ulottuvuudella tutkimustuloksilla on erityisiä vaikutuksia.
On kuitenkin hyvä huomata, että rajat yksittäisten sisäisen motivaation hallintatapojen vaikutusten välillä motivaation ulottuvuuksiin ovat epämääräisiä, jopa keinotekoisia, eikä niitä siksi voida täysin erottaa toisistaan.
Löytämisen vaihe eli parasta juuri nyt
Keinoina olivat toisaalta henkilökohtaisen johtamissuhteen kehittäminen ja vapaan keskustelun lisääminen yksittäisten työntekijöiden kanssa sekä toisaalta automaattisten palautejärjestelmien luominen, jotka auttavat työntekijöitä mittaamaan suorituskykyä. Haastattelujen perusteella toinen puolet esimiehistä näytti pitävän palautteen antamista yleisellä tasolla tärkeänä asiana, mutta vähätteli rooliaan tai kykyään antajana. Tehtyjen haastattelujen perusteella voidaan sanoa, että esimiehet kokivat antaneensa työntekijöille vapauden itsenäiseen työskentelyyn sovituissa puitteissa.
Työntekijää niin lähellä ollessaan he kokivat voivansa parhaiten tukea ja toisaalta tarvittaessa myös ohjata työtä.
Unelmoinnin vaihe eli mitä voisi olla
Suunnittelemisen vaihe eli kuinka sinne päästään
Virtuaalinen ulottuvuus motivaation johtamisessa
Johtopäätökset
Haastattelut kuitenkin osoittivat, että johtajat uskovat, että virtualiteetti ja siihen liittyvä alhainen organisaatiorakenne tarjoavat paremman alustan niiden toteuttamiselle kuin perinteinen hierarkkinen organisaatio. Yhteisöllisyyden tarpeeseen vastaamiseksi virtuaalityö tuotti myös haasteita: virallisten virtuaalitapaamisten ei uskottu edistävän riittävästi tiimiyhteistyötä. Empiirisen näytön perusteella näyttää siltä, että sujuva virtuaalityö vaatii jo koulutuksen ja työn kautta syntynyttä osaamista ja itsenäistä työskentelykykyä.
Tutkimuksen kriittinen tarkastelu ja avoimia tutkimuslinjoja
The "what" and "why" of goal pursuit: human needs and the self-determination of behavior. The psychological conditions of meaning, security and availability and the involvement of the human mind at work. Self-regulation and the problem of human autonomy: does psychology need choice, self-determination and will?
Intrinsic versus extrinsic goal content in self-determination theory: another view of the quality of academic motivation.
Aiempaa tutkimusta koskien motivaation johtamista ja
Valli Emma 2014 Maisteriohjelma "Toisen luokan työntekijät?" Kausityöntekijöiden näkemys motivaatioresursseista ja työmotivaatiosta. Virkki Niina 2001 Kansainvälisyyden ja virtuaalisuuden maisteri Ei katettu Tiedonhallinta, Ei katettu Laadullinen teemahaastattelu-.
Saatekirje haastateltaville
Jos haluat lisätietoja tutkimustoimeksiannosta ja tutkimusluvasta, yhteyshenkilö AVI-organisaatiossa on henkilöstöjohtaja Timo Kähärä (timo.kahara@avi.fi).
Arvostavan haastattelun kysymykset
Arvostavan haastattelun 4d-malli
Perinteisen ja arvostavan haastattelun näkökulmien ero
Suunnitteluvaiheessa esimiehet haastetaan tunnistamaan ne työkalut ja työtavat, joilla he itse voivat auttaa työntekijöitään kehittymään paremmin.
Hallinto- ja kehittämispalvelut -vastuualueen organisaatiokaavio
Tutkimusaineiston analyysin kehikko
Jaettu johtajuus AI:n 4d-syklissä
Vaikka tätä laajaa visiota yleisesti arvostettiin, ilmaantui myös tarve systemaattisuudelle, joka mahdollistaa yksityiskohtien huomioimisen. Työnteon rajojen karsiminen nousi esiin haaveiluvaiheessa lähinnä siksi, että työntekijöiden kykyä ja halua tehdä monipuolista työtä arvostettiin. Ja ehkä henkilökunta ei voi auttaa niin, joten tietysti kannattaa kannustaa heitä, henkilökuntaa kertomaan ongelmista.
Keinona tähän oli tiimien muodostaminen yksikön sisällä tukemaan sen jäsenten työtä ja parhaiden käytäntöjen tunnistamista ja levittämistä.
Inspiroiva johtajuus AI:n 4d-syklissä
Esimiehen tulee siksi luottaa henkilökuntaansa ja hyväksyä, että hän ei voi käsitellä ja tietää kai-. Toinen ominaisuus, jota ihailen, on se, että hän pystyy ilmaisemaan selkeästi ja rauhallisesti, mitä hän haluaa sanoa. Mutta se, että jollain tavalla hyvällä johtajalla ei tarvitse olla sellaista visionääriä ja hänellä on oltava kaikki hallinnassa, mutta sen ei tarvitse olla niin kaikilla alueilla.
Ja se, että se luottaa alaistensa, antaa sille asiantuntijalle vapauden toimia (...) Minun ei tarvitse tietää kaikkea, eli tietää kaikkea, mutta minun täytyy luottaa siihen, ei ammattilaisiin, yksikön päällikköihin ja heidän, koska meillä on asiantuntemusta, jota voidaan käyttää.
Erityisen hyvä tiimi AI:n 4d-syklissä
Runsas aineisto olisi varmasti tarjonnut mahdollisuuksia myös pro gradu -tutkielman ulkopuoliselle tutkimukselle ja mahdollistanut erilaisten tutkimusmenetelmien kolmiomittauksen. Maisterin tutkimukseen verrattuna tutkija perustelee melko laajat ja pitkät haastattelut myös tekoälyn luonteeseen olennaisesti kuuluvan interventiotavoitteen näkökulmasta.
