Λ.Γ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ Σ.Λ.Ο.
ΘΕΜΑ:
ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΩΝ ΣΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ.
ΠΕΡΙΠΤΩΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΣΕ ΣΥΓΚΕΚΡΙΜΕΝΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΤΗΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΣ ΑΤηΚΗΣ
ΕΙΣΗΓΗΤΗΣ:
Κος ΜΗΑΦΡΑΛΙΔΗΣ ΧΑΡΑΑΑΜΗΟΣ
ΕΗ1ΜΕΑΕ1Α:
ΑΠΑΤΣΙΔΟΥ ΕΑΕΝΗ
ΚΑΒΑΑΑ, ΝΟΕΜΒΡΙΟΣ 2003
jl·
3
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ
ΠΡΟΛΟΓΟΣ...σελ.4 ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΜΕΡΟΣ
ΕΙΣΑΓΩΓΗ... σελ.6 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1
1.1 Έννοια προϋ^λογισμού...σελ.9 1.2 Η ευρεία χρησιμοποίηση των προϋπολογισμών... σελ. 10 1.3 Τα πλεονεκτήματα των προϋπολογισμών...σελ. 11 1.4 Χρονική διάρκεια προϋπολογισμών. Περίοδος αναφοράς...σελ. 13 1.5 Τύποι και είδη προϋπολογισμών... σελ. 14 1.6 Γενικές αρχές προϋπολογισμού... σελ. 16 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2
2.1 Προϋπολογισμός Πωλήσεων... σελ. 18 2.2 Προϋπολογισμός Παραγωγής...σελ.21 2.3 Προϋπολογισμός Αγορών Πρώτων Υλών...σελ.22 2.4 Προϋπολογισμός Άμεσης Εργασίας... σελ.24 2.5 Προϋπολογισμός Γ.Β.Ε... σελ.24 2.6 Προϋπολογισμός των Δαπανών Διάθεσης...σελ.26 2.7 Προϋπολογισμός Γενικών και Διοικητικών Εξόδων... σελ.28 2.8 Η κατάρτιση του προϋπολογισμού Κεφαλαιακών Δαπανών...σελ.29 2.9 Προϋπολογισμός των Χρηματοοικονομικών Μεγεθών...σελ.31 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3
Η ΧΡΗΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΩΣ ΕΡΓΑΛΕΙΟ ΑΣΚΗΣΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ...σ ε λ .3 4
ΠΡΑΚΤΙΚΟ Mi:r(>i
ΕΙΣΑΓΩΓΗ... σελ.39 ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΕΞΕΛΙΞΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ... σελ 40 ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ BUSINESS PLAN... σελ 44 Πωλήσεις εμπορευμάτων... σελ.45 Πωλήσεις προϊόντων... σε>ν.46 Αγορές εμπορευμάτων... σελ.47 Αγορές υλών... σελ.48 Παραγωγή προϊόντων...σελ.49 Χρηματοροές-Cash Flow...σελ.50 Ταμειακός προγραμματισμός...σελ.52 Ισολογισμός... σελ.54 Τάσεις οικονομικών μεγεθών... σελ.55 Διάρθρωση Ισολογισμού...σελ.56 Εξέλιξη Ισολογισμού... σελ.57 Ανάλυση αποτελεσμάτων... σελ.60 Πηγές-χρήσεις Κεφαλαίων...σελ.61 Κεφάλαιο κίνησης περιόδων...σελ.62 Χρηματοοικονομικοί δείκτες...σελ.63 Νεκρό σημείο... σελ.64 Συνάρτηση κέρδους... σελ.72 Κέρδος σε μεταβολές τιμών...σελ.73 Κέρδος σε μεταβολές σταθερών εξόδων...σελ.74 Κέρδος σε μεταβολές μεταβλητών εξόδων...σελ.75 Κέρδος σε μεταβολές πωλήσεων...σελ.76 Σταθερά έξοδα προς πωλήσεις... σελ.77
Μεταβλητά έξοδα προς πωλήσεις... σελ.78 Αξιολόγηση εμπορευμάτων... σελ.79 Αξιολόγηση προϊόντων...σελ.80 Περιθώριο μικτού κέρδους εμπορευμάτων... σελ.81 Περιθώριο μικτού κέρδους προϊόντων... σελ.82 Αξιολόγηση πολιτικών πωλήσεων... σελ.83 Αξιολόγηση πολιτικών α γορώ ν... σελ.84
ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ...σελ.85
ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ... σελ.86
ΠΡΟΛΟΓΟΣ
To θέμα των προϋπολογνσμών νομίζω πως είναι από τα σπουδαιότερα και απαραίτητα εργαλεία για τη διοίκηση και λειτουργία των οικονομικών μονάδων. Δεν υτιάρχει ετηχείρηση, οργανισμός, τμήμα, τομέας ή οποιαδήποτε δραστηριότητα που να μην θέλει να γνωρίζει ποια θα είναι τα έξοδά και τα έσοδά της. Μια από τις επιχειρήσεις αυτές είναι και η «ΜΕΤΑΛΑΟΔΟΜΗ»
στην οποία κάνω την πρακτική μου άσκηση. Πρόκειται για μια ανώνυμη βιομηχανική εταιρεία, η οποία δεν κάνει προϋπολογισμούς γιατί βασίζεται στην πολύχρονη τιείρα και εμτιειρία της αγοράς. Στην προσπάθεια να γνωρίσω την εταιρεία καλύτερα θεώρησα πως το θέμα; «Αξιοποίηση των προϋπολογισμών στη διοίκηση ετηχειρήσεων. Περίπτωση εφαρμογής σε συγκεκριμένη ετηχείρηση της ^ριφέρειας Αττικής.», θα ήταν κατάλληλο για την πτυχιακή μου εργασία.
Η πρ ο ύ σ α πτυχιακή εργασία αποτελείται αττό δύο μέρη. Το θεωρητικό, όπου αναλύω, όσο δυνατόν καλύτερα, το τι είναι οι προϋπολογισμοί που χρησιμοποιούνται και αν είναι απαραίτητοι για μια επιχείρηση. Ακόμη, τις χρονικές περιόδους και τα είδη των προϋττολογισμών και στη συνέχεια αναλύω όλους τους προϋπολογισμούς. Και τέλος , πως αξιοποιούνται αυτοί οι προϋπολογισμοί από την διοίκηση της επιχείρησης. Ενώ το πρακτικό μέρος αφορά την ανάλυση αποτελεσμάτων που προήλθαν από την καταχώρηση στοιχείων, που μου δόθηκαν από την συγκεκριμένη ετπ,χείρηση, στο πρόγραμμα B.PLAN του υπολογιστή.
Τα βασικά αποτελέσματα είναι ό η οι προϋπολογισμοί είναι απαραίτητοι για μια επιχείρηση διότι μέσω αυτών προλαμβάνονται και αποφεύγονται πολλά λάθη που θα μπορούσαν να χαρακτηριστούν ζημιογόνα για την οικονομική μονάδα. Έχει παρατηρηθεί ότι οι εταιρείες που πραγματοποιούν προϋπολογισμούς λειτουργούν και είναι οργανωμένες καλύτερα από αυτές που δεν πραγματοποιούν. Ακόμη και η διοίκηση της εταιρείας που δουλεύω ενδιαφέρθηκε και μου ζήτησε την ανάλυση των αποτελεσμάτων της εργασίας μου, διότι είδαν ότι τα αποτελέσματα της ήταν πολύ κοντά στην πραγματικότητα.
Τέλος, θα ήθελα να ευχαριστήσω θερμά τον κ. Μπαφραλίδη Χαράλαμπο για την πολύτιμη βοήθειά του αλλά και όλους όσους με βοήθησαν , ώστε να ολοκληρωθεί η παρούσα πτυχιακή εργασία.
♦ ΕΝΝΟΙΑ TOY ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΔΡΑΣΗΣ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ
Ο προγραμματισμός της δραστηριότητας τιον οικονομικών μονάδων στη σημερινή του μορφή διαμορφώθηκε κατά την διάρκεια του εικοστού αιώνα.
Οφείλεται κατά κύριο λόγο στο τεράστιο μέγεθος των επιχειρήσεων και στην εξάτιλαιση τους στον διεθνή χώρο. Ο έλεγχος και η διοίκηση των εγχειρήσεων αυτών θα ήταν αδύνατο να γίνονταν χωρίς τον σχεδίασμά του στόχου, τον προγραμματισμό της λειτουργίας και την ατιολογιστική σύγκριση των πραγματοποιήσεων με τα αντίστοιχα προϋπολογιστικά αριθμητικά μεγέθη.
Για να δούμε καλύτερα τι είναι ο προγραμματισμός θα πρέτιει να δώσουμε έναν ορισμό. Ο R.C. Davis δίδει τον ακόλουθο ορισμό του προγραμματισμού: “Planning is the work o f determining bases o f action for the organization as a whole and its principal divisions, leading to the accomplishment o f general organizational objectives.” (Προγραμματισμός είναι η εργασία του προκαθορισμού βάσεων δραστηριότητος για την επιχείρηση ως σύνολο και για τους κυριότερους αυτής τομείς και η οποία οδηγεί εις την εκπλήρωση των γενικών επιχειρηματικών αντικειμενικών σκοπών.'
Σήμερα ο προγραμματισμός της δραστηριότητας των οικονομικών μονάδων, ως μέσο αποτελεσματικής διοικήσεως, θεωρείται αναγκαίος για όλα τα μεγέθη. Ο προγραμματισμός προσφέρει, τόσο στις μεγάλες, όσο και στις μεσαίες και μικρές μονάδες, τη δυνατότητα της μελέτης των συνθηκών που αναμένεται να διαμορφωθούν μελλοντικά και της αξιοποιήσεως των αποτελεσμάτων από την μελέτη αυτή κατά την οριστική διαμόρφωση του προγράμματος και των προϋπολογισμών βασικών δραστηριοτήτων των οικονομικών μονάδων.
Η κύρια δυσκολία του όλου προγραμματισμού συνίσταται στην ορθή εκτίμηση της πιθανής εξέλιξης των ουσιωδών μεγεθών του προγράμματος όπως ' R.C. Davis, Industrial Organization and M anagement, 3"* Edition New York 1957, σελ.934
της τεχνικής των τιαραγγελιών, των τιμών, των συνθηκών ανταγωνισμού της αγοράς κειραλαίου. Όσο μεγαλύτερη είναι η τηθανότητα ό η θα επαληθευθούν οι προσδοκίες, τόσο ασφαλέστερος είναι ο προγραμματισμός. Εάν τα μεγέθη του προγράμματος εκτιμηθούν ορθώς, τότε η στοιχειοθέτηση των επιχειρηματικών ετή μέρους προγραμμάτων είναι έργο των εκάστοτε ειδημόνων της μεσαίας και ανωτέρας διοίκησης των επιχειρήσεων.^
Ο προγραμματισμός στο ετππεδο των μεγάλων οικονομικών μονάδων διαφέρει από τον προγραμματισμό των μικρών και απλών δραστηριοτήτων, σε έκταση αναλύσεως, βάθος ερευνών και ποικιλία τεχνικών διαδικασιών που εφαρμόζονται. Και οι δυο προγραμματισμοί ταυτίζονται όσον αιρορά τους σκοπούς που επιδιώκονται και τις βασικές αρχές σχεδιάσεως και λειτουργίας του συστήματος.^
♦ ΣΧΚΛΙΑΣΜΟΣ -ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ -ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ
Το όλο πλέγμα του προγραμματισμού της δραστηριότητας των οικονομικών μονάδων περιλαμβάνει τρία βασικά στάδια;
> Το σχεδίασμά
> Τον προγραμματισμό
> Τους προϋπολογισμούς
Ο (η^διασμός ορίζει (θέτει) τους στόχους που η οικονομική μονάδα εττιδιώκει να πραγματοποιήσει. Οι στόχοι είναι δυνατό να αναφέρονται στην επίτευξη ή προσέγγιση διαφόρων οικονομικών ή επιχεφημαηκών μεγεθών κατά την τιερίοδο που καλύτιτει ο σχεδιασμός (πχ τα κέρδη, οι ολικές πωλήσεις, οι επενδύσεις, νέες μέθοδοι παραγωγής, η εξουδετέρωση του ανταγωνισμού, επιχειρηματικές συνεργασίες, κλπ.)
^ Αθανάσιος Σταθόπσολος, Προβλέψεις-Προγραμμα·ησμός-Έλεγχος(Εις την οικονομικήν και διοικητικήν των επιχειρήσεων), Αθηνά 1977, σελ.27
’ Alexander Hamilton Institute, Επιχειρησιακός Προγραμματισμός (Business Plan), Κηφισιά, Α πραιος 1998, σελ 232-233
Με τον καθορισμό των στόχων, η οικονομική μονάδα αποκτάει σαφή συνείδηση των ετπδα&ξεων της κατά τη διάρκεια της προϋπολογιστικής περιόδου, ενώ ταυτόχρονα η διοίκηση της δεσμεύεται με την ίδια την απόφαση της να τιετύχει τους αντικειμενικούς σκοτιούς που τιεριλαμβάνονται στο καταρτισμένο σχέδιο δράσεως, που έχει προηγούμενα εγκριθεί.
Ο προγραμματισμός ορίζα τα συγκεκριμένα μέσα που απαιτούνται για την επιτυχία των στόχων του σχεδίου δράσεως, καθώς επίσης τους τρόπους, τις διαδικασίες και το χρόνο τιου τα μέσα αυτά πρέτιει να μπαίνουν σε κίνηση για την εττίτευξη των σκοτιών του προγράμματος/*
Οι προϋπολογισμοί αποτελούν την αριθμητική έκφραση, σε νομισματικές μονάδες, των ποσοτικών δεδομένων του προγράμματος. Εκτενέστερα θα ασχοληθώ στη συνέχεια της εργασίας μου.
* Υπουργία Εθνικής Οικονομίας-Οικονομικών-Εμπορίσυ, Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο, Β’έκδοση, Αθήνα 1987, σελ.690
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1" - ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΙ
1.1 ΕΝΝΟΙΑ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ
Ο προϋπολογισμός είναι μια ποσοτική έκφραση ενός προγράμματος δράσης και ένα εργαλείο στον συντονισμό και εφαρμογή του προγράμματος. Ο προϋπολογισμός φανερώνει το τι έχει αποφασίσει να κάνει η διοίκηση μιας επιχείρησης και τι αναμένει να πετύχει κάνοντας αυτό. Είναι με άλλα λόγια η διαδικασία με την οποία η διοίκηση αποφασίζει πως θα χρησιμοποιηθούν οι πόροι της επιχείρησης μέσα σε μια ορισμένη περίοδο, και προβλέπει τα αποτελέσματα των αποφάσεων αυτών. Η περίοδος για την οποία ετοιμάζονται οι προϋπολογισμοί είναι συνήθως βραχεία και δεν υ^ιερβαίνει τον ένα χρόνο. Οι προϋπολογισμοί αποτελούν τα ετήσια συνήθως μέρη (τμήματα) ενός μακροχρόνιου προγραμματισμού. Είναι ένα βραχυχρόνιο εργαλείο της διοίκησης.
Οι προϋπολογισμοί σαν ένα συγκροτημένο σύνολο αποιράσεων για τις διάφορες δραστηριότητες και προγράμματα καλύπτουν την ετηχείρηση σαν σύνολο αλλά και κάθε ένα από τα πολλά μέρη της χωριστά για μία καθορισμένη περίοδο του χρόνου. Και ενώ η λειτουργία της επιχείρησης συνεχίζεται, ο προϋπολογισμός χρησιμοποιείται σαν βάση σύγκρισης και διευκολύνει τη διαδικασία του ελέγχου. Οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται από τη λειτουργία της επιχείρησης χρησιμοποιούνται για το σχηματισμό καλύτερων προϋπολογισμών στο μέλλον.^
^ Β λ Άγγελος Α. Τσακλαγκάνος, Προϋπολογισμοί (Budgeting) για τη λήψη επιχειρημαηκών αποφάσεων, έκδοση αιροι Κυριακίδη, Θεσσαλονίκη 1985, σ ελ 7
1.2 Η ΕΥΡΕΙΑ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΩΝ
Οι προϋΤΓολογισμοί όπως συνήθως και άλλες τεχνικές του μάνατζμεντ χρησιμοποιούνται κυρίως από μεγάλες εγχειρήσεις οι οποίες τις χρησιμοποιούν καθημερινά σαν εργαλεία στη λήψη των αποφάσεων. Οι προϋπολογισμοί όμως είναι πολύ χρήσιμοι και για τις μεσαίες και τις μικρές επιχειρήσεις. Πάρα πολλές πτωχεύσεις αλλά και πολλές αποτυχημένες δημιουργίες (ενάρξεις) πολλών μικρών ετηχειρήσεων θα μπορούσαν να αποφευχθούν αν γινόταν μια έγκαιρη προσπάθεια να ^σοτικοποιηθούν τα όνειρα πολλών φιλόδοξων αλλά ανοργάνωτων στη σκέψη και χωρίς συστήματα επιχειρηματιών οι οποίοι ποτέ δεν αντιμετώτπσαν κατ’ ευθείαν την αβεβαιότητα επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.
Οι προϋπολογισμοί εκφράζουν τα επιχειρηματικά σχέδια σε ποσοτικούς όρους. Βοηθούν επίσης και στην αξιολόγηση αυτών των σχεδίων.
Οι προϋπολογισμοί επιτελούν δυο βασικές διοικητικές λειτουργίες:
Μ Διατυπώνουν ένα περιεκτικό πρόγραμμα μελλοντικής δράσης.
« Συγκρίνουν τα πραγματικά αποτελέσματα με αυτά που καθορίζει το πρόγραμμα δράσης.
Πολλοί μάνατζερ ισχυρίζονται ότι οι αβεβαιότητες και οι ειδικές συνθήκες του κλάδου κάνουν τους προϋπολογισμούς μη πρακτικούς. Και όμως μπορεί κανένας πάντοτε να βρει έστω και μια ετηχείρηση στον ίδιο κλάδο η οποία να χρησιμοποιεί τους προϋπολογισμούς. Οι επιχειρήσεις αυτές είναι συνήθως οι καλύτερες στον κλάδο, οι πιο προοδευτικές και οι καλύτερα οργανωμένες, οι οποίες θεωρούν τους προϋπολογισμούς σαν ατιαραίτητο εργαλείο και αναγκαία βοήθεια στην εργασία τους. Είναι εξάλλου γεγονός ότι οι μάνατζερ αντιμετωπίζουν πολλούς κινδύνους και πρέπει να παλέψουν με την αβεβαιότητα είτε με προϋπολογισμούς είτε χωρίς αυτούς. Όταν οι προϋπολογισμοί χρησιμοποιούνται κατάλληλα διευκολύνουν τον προγραμματισμό, παρέχουν συγκεκριμένους στόχους οι οποίοι αποτελούν τη βάση για συγκρίσεις και εκτιμήσεις της αποτελεσματικότητας, προάγουν την
ετηκοινωνία καν τον συντονισμό μεταξύ διαφόρων τμημάτων της ετηχείρησης και διευκολύνουν τον απολογιστικό έλεγχο αυτής.
1.3 ΤΑ ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΩΝ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΩΝ
Ο καταρτισμός των προϋτιολογισμών προϋποθέτει σημαντική προσπάθεια σε κόπο, χρόνο και δαπάνες. Έπειτα ακολουθεί και η διαδικασία έγκρισης τους, τροποποίησης, προσαρμογής ορισμένων στοιχείων και τελικά η οριστικοποίηση τους και η ενσωμάτωση στους γενικότερους προϋπολογισμούς και προγράμματα της ετηχείρησης, και αυτή η διαδικασία απαιτεί χρόνο και δατιάνες. Για το λόγο αυτό οι προϋπολογισμοί θα πρέπει να παρουσιάζουν αρκετά τιλεονεκτήματα. Μερικά από τα σημαντικότερα τιλεονεκτήματα των προϋπολογισμών είναι τα εξής:
1) Υποχρεώνει το μάνατζμεντ να αναλύει τις δραστηριότητες της επιχείρησης λεπτομερειακά και δημιουργικά.
2) Στρέφει ορισμένη προσοχή του μάνατζμεντ ατιό το παρόν στο μέλλον.
3) Καθιστά ικανό το μάνατζμεντ να προβλέψει και αναμείνει προβλήματα και ευκαιρίες έγκαιρα και να τα αντιμετωπίσει αποτελεσματικά.
4) Υποβοηθά κατά κάποιο τρόπο και ενθαρρύνει τα κίνητρα για εργασία και υψηλή απόδοση από το μάνατζμεντ ώστε να ετητευχθούν οι στόχοι και οι επιδιώξεις της επιχείρησης.
5) Αποτελεί μια συνεχή υπενθύμιση για το μάνατζμεντ των ενεργειών και δραστηριοτήτων που έχουν ατιοφασίσει να ακολουθήσουν.
6) Αποτελεί τη βάση για συγκρίσεις και έλεγχο για τα επιτευχθέντα αποτελέσματα, χωρίς προϋπολογισμό δεν μπορεί να διεξαχθεί απολογιστικός έλεγχος.
7) Αποτελεί ένα μέσο συντονισμού των δραστηριοτήτων δια μέσου της συνεργασίας όλων εκείνων που επιδιώκουν να επιτύχουν ένα κοινό σκοπό.
8) Οι προϋτιολογισμοί βοηθούν να κατανοήσουν τα διάφορα μέλη του μάνατζμεντ τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι άλλοι και τους παράγοντες που αλληλοεπηρεάζουν στη λειτουργία της επιχείρησης .
9) Ο προϋτιολογισμός δεν είναι τυχαίοι αριθμοί και στόχος αλλά ένα τιολύ καλά μελετημένο και προσαρμοσμένο σχέδιο, το οποίο μπορεί να επιτευχθεί και το οτιοίο μτιορούμε να ακολουθήσουμε με κάθε λετττομέρεια.
10) Ο προϋτιολογισμός χρησιμοποιείται σαν οδηγός δράσης.
11) Ο προϋπολογισμός επιβάλλει μια υποχρέωση στην επιχείρηση να διατηρεί επαρκή στοιχεία και λεπτομερή αρχεία τα οποία έχουν σχέση με τα στάδια επίτευξης των στόχων που καθορίζει ο προϋπολογισμός.
12) Με τον προϋπολογισμό όλοι μέσα στην επιχείρηση είναι ενήμεροι και προσπαθούν με κάθε τρόπο να εξοικονομήσουν ή να μη σπαταλήσουν άσκοπα τους διάφορους παραγωγικούς συντελεστές και πόρους της επιχείρησης.
13) Η αποτελεσμαηκή ή μη παραγωγική χρησιμοποίηση των παραγωγικών συντελεστών αποκαλύπτεται με τους προϋπολογισμούς οι οποίοι έχουν συνταχθεί για το σκοπό αυτό.
14) Ο προϋπολογισμός δίνει στη διοίκηση τα μέσα για αυτοεκτίμηση και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να μετρήσει την επιτελούμενη πρόοδο.
15) Ο προϋπολογισμός εντοτιίζει την ευθύνη τιου έχει κάθε τμήμα για τη υλοποίηση των προγραμματισμένων ενεργειών.
16) Επίσης, ο προϋπολογισμός προωθεί, μέσω του ελέγχου που επιτρέτιες την αποτελεσματική λατουργία της επιχείρησης και προλαμβάνει τη σπατάλη πόρων αυξάνοντας έτσι την κερδοφορία της*.
Ο προϋπολογισμός υποχρεώνει την διοίκηση, πριν προχωρήσει στη χάραξη ενός ισορροπημένου προγράμματος, να ερευνήσει σημαντικούς παράγοντες όπως οι ακόλουθοι:
• Εκτίμηση του όγκου πωλήσεων για την περίοδο που καλύπτει ο προϋτιολογισμός.
^ Βλ. όπως παραπάνω: Αγ. Τσακλαγκάνος, ΠροΟπολογισμοί [Budgeting], σελ 10-11
Οχ εκτιμήσεις π ρ έ ^ ι να αφορούν τόσο τα ποσοτικά [όγκος πωλήσεων] όσο και τα χρηματικά μεγέθη [αξία πωλήσεων], Η διοίκηση οφείλει να αναλύσει διεξοδικά τους εσωτερικούς και εξωτερικούς εκείνους παράγοντες, οι οποίοι ενδέχεται να επηρεάσουν την τύχη της εταιρείας.
• Εκτίμηση του κόστους παραγωγής. Το έργο αυτό περιλαμβάνει τη μελέτη και πρόγνωση του κόστους των υλικών παραγωγής, της εργασίας καθώς και των γενικών εξόδων.
• Προσδιορισμός των διαθέσιμων οικονομικών πόρων. Η άντληση τυχόν πρόσθετων κεφαλαίων που θα απαιτηθούν πρέπει επίσης να προβλεφθεί και να προγραμματιστεί.
1.4 ΧΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΩΝ. ΠΕΡΙΟΔΟΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ
Συνήθως οι προϋπολογισμοί, που καταρτίζονται από τις επιχειρήσεις, αιρορούν μια διαχειρισηκή χρήση. Δηλαδή, ο προϋπολογισμός αναφέρεται στο επόμενο οικονομικό έτος. Μπορεί όμως, να αναφέρεται σε μια περίοδο μέσα στην οποία ολοκληρώνεται μια δραστηριότητα. Έτσι, οι προϋπολογισμοί απόκτησης παγίων στοιχείων αναφέρονται σε χρονικά διαστήματα μεγαλύτερα από ένα έτος.
Αλλά και οι ετήσιοι προϋπολογισμοί χωρίζονται σε μικρότερες περιόδους, ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησης. Έτσι μπορούν να αναφέρονται σε έξη, τρεις ή σ’ ένα μήνα ή και βδομάδα. Η χρονική διάρκεια, στην οποία αναφέρεται ο προϋπολογισμός ή και ένα πρόγραμμα μιας επιχείρησης, δεδομένου ότι προϋπολογισμός και πρόγραμμα δράσης συνδέονται στενά, επηρεάζεται από πολλούς παράγοντες. Αλλοι παράγοντες έχουν άμεση σχέση με την επιχείρηση, όπως: η φύση της, το αντικείμενο της δραστηριότητας αυτής, η οργάνωση της, η ικανότητα του προσωπικού της, κ.α.
Άλλοι πάλι παράγοντες είναι γενικοί, όπως: η οικονομική και πολιτική κατάσταση της χώρας, η κατάσταση του κλάδου της οικονομίας όπου ανήκει, η παγκόσμια οικονομική κατάσταση, κ.α.
Μπορούμε να έχουμε προγράμματα μικτής διάρκειας [μέχρι 2 ετών], μέσης διάρκειας [2-5 ετών] και μακράς διάρκειας [πάνω από 5 έτη]. Είναι φανερό ότι τα μεγάλης διάρκειας προγράμματα είναι πιο γενικά, ιδιαίτερα όταν οι εξωτερικές συνθήκες της επιχείρησης μεταβάλλονται γρήγορα και πολλές φορές απότομα. Για να μπορέσει η επιχείρηση να ακολουθήσει με επιτυχία ένα τέτοιο πρόγραμμα, θα πρέτιει να κάνει μακροχρόνιες προβλέψεις και εκτιμήσεις ορισμένων βασικών μεγεθών, όπως είναι το διαθέσιμο εισόδημα, οι δημογραφικές μεταβολές του πληθυσμού και του εργαηκού δυναμικού, η τεχνολογική εξέλιξη και η αύξηση της ^ραγωγικότητας κλπ.
1.5 ΤΥΠΟΙ ΚΑΙ ΕΙΔΗ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΩΝ
Α. Από τα είδη των προϋπολογισμών , που καταρτίζονται από ετηχειρήσεις, μπορούμε να διακρίνουμε τους λειτουργικούς και χρηματοοικονομικούς προϋπολογισμούς.
I. Οι λειτουργικοί προϋπολογισαοί μπορούν να διακριθούν ακόμα σε : a) Προύπολθ(γισμοΰςκ«ηάΗβό|ρομμα και
b) ΤουςπροίΜίολογισμούςκαιβευβόλίη,
Το κριτήριο της διάκρισης αυτής δεν είναι σχετικό με τα είδη εσόδων και εξόδων, που περιλαμβάνονται στους προϋπολογισμούς, αλλά με τη διαφορετική προοτΓπκή στην κατάταξη των μεγεθών που περιλαμβάνουν. Δηλαδή η κατάταξη γίνεται, όπως θα δούμε παρακάτω, για να εξυπηρετήσει διαιρορετικούς σκοπούς, a) Οι προύΛΟλαγιομοί καιά πμόίγρΐίμμβ: Αυτοί περιλαμβάνουν τα χρηματικά μεγέθη, που αφορούν κάθε βασικό πρόγραμμα [π.χ. παραγωγή ορισμένου προϊόντος], που προγραμματίζει να πραγματοποιήσει η επιχείρηση, κατά την περίοδο για την οποία καταρτίζονται οι προϋπολογισμοί. Έτσι, μπορούν να καταρτισθούν κατά προϊόν, ή κατά ομάδα προϊόντων, περιλαμβάνοντας τα έσοδα και έξοδα, που αφορούν κάθε προϊόν. Οι προϋπολογισμοί αυτοί μας επιτρέπουν να γνωρίζουμε αν κάθε δραστηριότητα της επιχείρησης είναι συμφέρουσα ή αν η παραγωγή κάθε προϊόντος έχει ικανοποιητικό περιθώριο κέρδους. Επίσης, αν
μπορούμε να βελτιώσουμε ένα τέτοιο πρόγραμμα ή γενικότερα να το τροποποιήσουμε.
b) Οι προίύκολογιΏμθΐ καιβ δυθόνη; περιέχουν τα χρηματικά π»σά που κατανέμονται σε εττί μέρους πρόσωπα, που έχουν την ευθύνη για την υλοποίηση των προγραμμάτων της επιχείρησης. Περιέχουν τα ίδια ποσά, σε σύνολο, που τιεριέχουν και οι προϋπολογισμοί κατά πρόγραμμα. Μτιορούμε να τιούμε ότι οι προϋπολογισμοί αυτοί διενεργούν κάποιο έλεγχο στους φορείς ευθύνης, αφού καθορίζουν αναμενόμενα μεγέθη, που θα συγκριθούν αργότερα με τα αντίστοιχα πραγματικά μεγέθη.
Π Οι χρηματοοικονομιχοί προϋπολογισμοί είναι οι εξής:
a) Ο ταμειακός προϋπολογισμός [που περιλαμβάνει το σύνολο των εισπράξεων και πληρωμών και τον απαιτούμενο δανεισμό]
b) Ο προϋπολογιστικός ισολογισμός [τα προβλεπόμενα αποτελέσματα χρήσεως] και
c) Η προϋπολογιστική κατάσταση πηγών και διαθεσίμων κεφαλαίων.
Β. Άλλη διάκριση χωρίζει τους προϋτιολογισμούς σε σταθερούς και ελαστικούς.
Οι μεν σταθεροί ή σταηκοί προϋπολογισμοί καταρτίζονται, έχοντας σαν δεδομένο το εττίπεδο της τεχνικής και τιαραγωγικής δραστηριότητας της επιχείρησης, ενώ οι ελαστικοί προϋπολογισμοί προβλέπουν τα έσοδα και έξοδα της επιχείρησης για διάφορα επίπεδα της παραγωγικής δραστηριότητας της επιχείρησης. Πολλές φορές επίσης γίνεται λόγος για τους κυλιόμενους προϋπολογισμούς, οι οποίοι π.χ. συντάσσονται κάθε μήνα για τους επόμενους δώδεκα μήνες.
Βέβαια κάτω από την επίδραση οικονομικών, κοινωνικών, νομικών, πολιτικών και λοιπών παραγόντων, το επίπεδο δραστηριότητας σπάνια είναι το ίδιο με το προϋτιολογισμένο.
Έτσι μειώνεται η σημασία των προϋπολογισμών γιο την πραγματοποίηση του ελέγχου και τη διεξαγωγή συμπερασμάτων. Κατά συνέπεια, αποκτά
μεγαλύτερη αξία χρήσης ο ελαστικός προϋτιολογισμός έναντι του σταθερού προϋπολογισμού, αν και ο τελευταίος υπόκειται πολλές φορές σε αναθεώρηση.
ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ
Οι κυριότερες αρχές που πρέτιει να λαμβάνονται υτιόψη στην κατάρπση του προϋτιολογισμού είναι:
a) Ο προϋπολογισμός πρέπει να αναφέρεται σε συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
b) Τα μεγέθη (ποσοτικά, ποιοηκά) να καθορίζονται με ακρίβεια. Να είναι κατανοητός, σαφής και απλός, έτσι ώστε να 5iva πλήρεις απαντήσεις στα ερωτήματα που γεννιούνται.
c) Είναι αναγκαία η υποδιαίρεσή του σε επί μέρους προϋπολογισμούς, που θα αναφέρονται σε κάθε τομέα ευθύνης χωριστά. Αυτό υτιαγορεύεται από την εφαρμογή της αποκέντρωσης σαν συστήματος ευθύνης-εξουσίας στις επιχειρήσεις.
d) Η εναρμόνιση των επί μέρους αντικειμενικών στόχων της επιχείρησης. Δηλ.
δεν πρέπει ο υιοθετημένος στόχος κάποιου τομέα να αντιστρατεύεται τον στόχο άλλου τομέα. Η εναρμόνιση των στόχων του με το ολοκληρωμένο (μακροχρόνιο) πρόγραμμα δράσης της επιχείρησης.
e) Οι στόχοι που θέτει ένας προϋπολογισμός να είναι πραγματοποιήσιμοι κάτω από τις υπάρχουσες συνθήκες. Πρέπει να μην είναι ούτε πολύ συντηρητικοί ούτε ιδιαίτερα αισιόδοξοι, έτσι άκττε να μην ενθαρρύνει αλλά να ενισχύει τη διάθεση των υπευθύνων για την επιτυχία των στόχων του.
ί) Ο προϋπολογισμός πρέπει να είναι εύκαμπτος και ελαστικός, δηλ. να μπορεί να προσαρμόζεται στις μεταβολές των συνθηκών λειτουργίας και στις μεταβολές του περιβάλλοντος.
g) Στην κατάρτιση του προϋπολογισμού πρέτιει να συμμετέχουν όλοι οι φορείς της διοίκησης (ανώτερα και κατώτερα επίπεδα διοίκησης).
h) Ο προϋττολογχσμός πρέτιει να χρησιμο^ιείται γαι την άσκηση ελέγχου και να γίνεται δεκτός σε όλα τα εττίπεδα άσκησης της διοίκησης. Δεν θα πρέτιει δε να είναι καταπιεστικός και να τιεριορίζει την πρωτοβουλία και την ελευθερία των εργαζομένων.’
’ Β λ ο.π., Αγ. Α. Τσακληγκάνος, Προϋπολογισμοί, σελ30-31
ΚΕΦΑΛΑΙΟ Τ
2.1 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ
Το πρόγραμμα και οι προϋπολογισμοί των πωλήσεων ετοιμάζονται πριν από όλους τους άλλους προϋπολογισμούς γιατί ατιοτελούν την βάση και προϋπόθεση της κατάρτισης των προϋπολογισμών όλων των άλλων δραστηριοτήτων των διαφόρων τμημάτων της ετηχείρησης. Η ποσότητα των προϊόντων too πρόκειται να παραχθεί εξαρτάται από τον πpoϋTOλoγισμό των πωλήσεων. Ο προϋπολογισμός παραγωγής με όλες τις λεπτομέρειες, για απαιτούμενες πρώτες ύλες, εργατικά και γενικά έξοδα εξαρτάται από προβλέψεις των πωλήσεων. Επίσης ο προϋπολογισμός των εξόδων πωλήσεων και των διοικητικών εξόδων σχετίζονται άμεσα με των προϋπολογισμό των πωλήσεων.
Οι ταμειακοί προϋπολογισμοί βασίζονται στα έσοδα των πωλήσεων και τις πληρωμές των αγορών και δαπανών. Ακόμη ο προβλεπόμενος λογαριασμός των αποτελεσμάτων χρήσεως και των μικτών και καθαρών κερδών εξαρτάται από τον προϋπολογισμό των πωλήσεων. Επομένως η διαδικασία του προϋπολογισμού αρχίζει με τον καθορισμό των αναμενόμενων ή δυνατών πωλήσεων. Αν ο πpoϋTOλoγισμός αυτός δεν είναι ρεαλιστικός και δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα, τότε όλοι οι άλλοι προϋπολογισμοί θα είναι και αυτοί ξένοι προς την πραγματικότητα και τελείως άχρηστοι. Αυτό δεν θα επηρεάσει τόσο τις μικρές εταιρείες όσο τις μικρομεσαίες, μα κυρίως τις πολυεθνικές. Είναι πολύ σημαντικό, ειδικά για τις πολυεθνικές εταιρείες, να καταρτίζουν πραγμαηκό προϋπολογισμό πωλήσεων, δηλαδή να αντικατοπτρίζει τις πραγματικές μελλοντικές πωλήσεις.
Ο προϋπολογισμός των πωλήσεων μπορεί να καθορίζει:
a) Τα είδη των προϊόντων που αναμένεται να πουληθούν.
b) Την ποσότητα κάθε είδους προϊόντων που θα πουληθεί.
c) Την τιμή στην οποία θα πουληθεί κάθε είδος προϊόντος ή το μικτό κέρδος με συντελεστή πάνω στο κόστος αγοράς ή παραγωγής.
d) Τη γεωγραφική κατανομή των πωλήσεων κατά περιοχή.
e) Τη διαχρονική κατανομή των πωλήσεων κατά τη διάρκεια της προϋτιολογιστικής τιεριόδου (δηλ. κατά εβδομάδα, μήνα, τρίμηνο, έτος κλπ.).
ί) Την κατανομή των τιωλήσεων κατά τιελάτη.
g) Την κατανομή των τιωλήσεων κατά τιωλητή ή ετηθεωρητή τιωλήσεων.
h) Τον τρότιο και είδος τιωλήσεων, δηλ. χονδρικές και λιανικές τιωλήσεις.
πωλήσεις μετρητοίς και επί τπστώσει, τιωλήσεις στο δημόσιο και οργανισμούς δημοσίου δικαίου και τιωλήσεις σε ιδιώτες κτλ.
Οι τιωλήσεις του τιαρελθόντος συνήθως ατιοτελούν το σημείο εκκινήσεως για την εκτίμηση του προϋπολογισμού των πωλήσεων. Αυτά τα ιστορικά στοιχεία κατότην τροποποιούνται για να λάβουν υτιόψη τις νέες συνθήκες αγοράς, τις αναμενόμενες μεταβολές σπς γενικές οικονομικές συνθήκες, τις μεταβολές στα προγράμματα διαφήμισης και άλλους παράγοντες οι οποίοι πιθανά να επηρεάσουν τον προϋπολογισμό των πωλήσεων. Ο διευθυντής πωλήσεων βασισμένος στην τιείρα και την γνώση της αγοράς και των προϊόντων της επιχείρησης, με την συνεργασία και των άμεσα υπευθύνων επιθεωρητών πωλήσεων και άλλων παραγόντων, θα αποφασίσει για τις ακριβείς ποσότητες και αξίες του προϋπολογισμού των πωλήσεων για την επόμενη τιερίοδο προγραμματισμού. Πρέπει να αναφέρω ό η υπάρχει μαθηματικός τρόπος εύρεσης προϋπολογισμού πωλήσεων, ο οποίος εξαρτάται από διάφορους παράγοντες όπως τον πληθυσμό της χώρας, το μέσω εισόδημα των καταναλωτών, τις συνθήκες που επικρατούν κλπ.
Ο ακριβής καθορισμός των ποσοτήτων καθώς και της αξίας των πωλήσεων προσκρούει σε πολλές τεχνικές και πρακτικές δυσκολίες. Εντούτοις, υπάρχουν επιχειρήσεις που επιτυγχάνουν μεγάλη ακρίβεια στις προϋπολογιζόμενες πωλήσεις παρά το σύνθετο και τιολύτιλοκο ετηχειρηματικό τιεριβάλλον στο οποίο λειτουργούν γιατί;
a) η διοίκηση της ετηχείρησης δίνει μεγάλη σημασία και διαθέτει σημαντικούς πόρους για τον καταρησμό των προϋπολογιστικών προγραμμάτων
b) yuxri η ίδια η διοίκηση θεωρεί τις προβλετιόμενες πωλήσεις σαν στόχους τους οποίους πρέπει να επιτύχει και βάση των οποίων αναπτύσσει τις στρατηγικές της και δεσμεύει τους απαραίτητους πόρους για να τους πετύχει.
Η διεύθυνση πρέπει να πάρει πολλές σημαντικές αποφάσεις και να κάνει επιλογές μεταξύ πολλών εναλλακτικών τρόπων δράσεως, στρατηγικής και πολιτικής για να τιετύχει ένα προϋπολογισμό πωλήσεων τιου θα συντελέσει στην ετητυχία των στόχων της επιχείρησης. Η όλη προστιάθεια για την εττίτευξη των στόχων θα αποβλέπει στη μεγιστοποίηση των πωλήσεων με το ελάχιστο δυνατό κόστος.
Μερικές από τις αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν σχετικά με το προϋπολογισμό των πωλήσεων είναι οι εξής:
a) την εισαγωγή νέων προϊόντων
b) την διακοπή παραγωγής και εμπορίας ορισμένων (παλιών) προϊόντων c) την αύξηση ή μείωση τιμών και την πολιτική εκπτακιεων d) την επέκταση σε νέες περιοχές (αγορές)
e) την αυξομείωση του δυναμικού των πωλήσεων f) το κόστος διανομής και την κατανομή αυτού g) τα έξοδα προώθησης
h) τα έξοδα διαφήμισης ϊ) τα διάφορα έξοδα πωλήσεων
j) οργάνωση και προγράμματα εκπαίδευσης πωλητών κλπ.
Οι επιχειρήσεις συνήθως πρέπει να καταρτίζουν μακροχρόνια αλλά και βραχυχρόνια προγράμματα πωλήσεων. Έτσι βλέπει κανείς πενταετή προγράμματα πωλήσεων των ετηχειρήσεων τα οποία καθορίζουν την πολιτική και στρατηγική της επιχείρησης για την περίοδο αυτή και ταυτόχρονα ετήσια προγράμματα τα οποία καθορίζουν τον τρόπο δράσης για την άμεση επίτευξη αυτών. Πολλές επιχειρήσεις συχνά διαθέτουν πόρους για προγραμμαησμό ακόμη περισσότερων ετών, όπως δεκαετίας, εικοσαετίας κλπ. Τα ετήσια προγράμματα
αποτελούν λεταομερή ανάλτκτη των πρώτων χρόνων των μακροχρόνιων προγραμμάτων, τα οποία από τη φύση τους είναι γενικά για τα επόμενα χρόνια.
2.2 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΠΑΡΑΓΩΓΉΣ
Μετά την ετοιμασία του προϋπολογισμού πωλήσεων και με βάση αυτόν καταρτίζεται ο προϋτιολογισμός παραγωγής, ο οποίος θα αποτελέσει τη βάση για τον καταρτισμό των προϋπολογισμών άμεσων και έμμεσων υλικών, τον προϋπολογισμό άμεσης εργασίας καθώς και τον προϋπολογισμό των γενικών βιομηχανικών εξόδων. Ακόμη μετά τον καταρτισμό του προϋπολογισμού των πωλήσεων θα μπορέσει η επιχείρηση να ετοιμάσει τον προϋπολογισμό εισροών μετρητών, τους προϋπολογισμούς αγορών και διάφορων εξόδων, το ταμειακό προϋπολογισμό κλπ
Με λίγα λόγια ο προϋπολογισμός παραγωγής είναι μια εκτίμηση, μια πρόβλεψη των ποσοτήτων των προϊόντων που πρέπει να παραχθούν κατά την διάρκεια της περιόδου του προϋπολογισμού. Για την ετοιμασία του προϋπολογισμού αυτού πρέπει πρώτα να αποφασιστεί η πολιτική που αφορά το σχετικό επίπεδο των αποθεμάτων. Κατόπιν θα προσδιοριστεί ο συνολικός αριθμός κάθε προϊόντος που πρέπει να παραχθεί στην τιερίοδο του προϋιωλογισμού.
Ο συνολικός όγκος παραγωγής μπορεί να διαφέρει από το συνολικό όγκο πωλήσεων της προϋπολογιστικής τιεριόδου, αν τα αποθέματα αρχής και τέλους της περιόδου διαφέρουν σημαντικά , με τον όρο βέβαια ότι τα αποθέματα που υπάρχουν κάθε φορά είναι δυνατό να καλύπτουν τις ανάγκες των πωλήσεων.
Κριτήρια για το ύψος της παραγωγής, αν δηλαδή αυτό θα είναι σταθερό ή θα διακυμαίνεται ανάλογα με τις ανάγκες των πωλήσεων, είναι:
a) Το κόστος τιαραγωγής που επιτυγχάνεται κατά περίπτωση και το κόστος αποθηκεύσεως μέχρι τη στιγμή της πωλήσεως, καθώς και η επάρκεια ή μη αποθηκευτικών χώρων και κεφαλαίων για τη δέσμευση σε αποθέματα
b) Το δυναμικό παραγωγής που κάθε φορά είναι διαθέσιμο, σε συνδυασμό με τον όγκο πωλήσεων που η παραγωγή καλείται να εξυτιηρετήσει και
c) Η TOiJoXia των ειδών τιου παράγονται με τον ίδιο εξοτιλισμό.
Με βάση τα τιαρατιάνω κριτήρια καθορίζεται ο όγκος ^ραγω γής, ο οποίος αναλύεται σε έτοιμα προϊόντα, ημιτελή ή μέρη προς συναρμολόγηση για την
^ραγω γή ετοίμων προϊόντων. Μετά καθορίζεται ο χρόνος λειτουργίας του εξοπλισμού κατά μηχάνημα ή τμήμα παραγωγής από το οποίο περνούν τα προϊόντα που παράγονταυ Με βάση τον ολικό όγκο παραγωγής προσδιορίζονται οι ανάγκες για την επίτευξη ποσοτήτων πρώτων και βοηθητικών υλών, υλικών παραγωγής και συσκευασίας, ανταλλακτικών και αναλώσιμων υλικών.8
2.3 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΑΓΟΡΩΝ ΠΡΩΤΩΝ ΥΛΩΝ
Το επίπεδο των πρώτων υλών εξαρτάται α) από τις ανάγκες της παραγωγής για πρώτες ύλες, β) από το επιθυμητό επίπεδο των αποθεμάτων των πρώτων υλών και γ) από τις αγορές των πρώτων υλών. Μετά τον καθορισμό των ποσοτήτων κάθε προϊόντος που πρέπει να παραχθεί θα πρέτιει να προσδιοριστούν οι απαιτούμενες πρώτες ύλες, η άμεση εργασία και τα γενικά βιομηχανικά έξοδα.
Για τον προϋπολογισμό των πρώτων υλών απαιτούνται συνήθως οι εξής τέσσερις επί μέρους προϋπολογισμοί:
1. Τον προϋπολογισμό των πρώτων υλών που καθορίζει τις ποσότητες κάθε υλικού που απαιτούνται στην παραγωγή κάθε προϊόντος για ορισμένη χρονική περίοδο.
2. Τον προϋπολογισμό αγορών που καθορίζει τις ποσότητες, τον χρόνο που κάθε υλικό χρειάζεται, τις ποσότητες που πρέπει να αγοραστούν, τον χρόνο παράδοσης και το κόστος των υλικών αυτών.
3. Προϋπολογισμός αποθεμάτων πρώτων υλών που καθορίζει την ποσότητα και το κόστος των αποθεμάτων των πρώτων υλών. Η διαφορά μεταξύ του προϋπολογισμού των πρώτων υλών που απαιτούνται στην παραγωγή και του προϋπολογισμού αγορών αποτελεί την αύξηση ή τη μείωση του προϋπολογισμού των αποθεμάτων των πρώτων υλών. •
• Β λ ο.π. Ε.Γ.Λ.Σ ..., Β ' έκδοση, Αθήνα 1987, σελ 696
4. ΠροϋτΓολογισμός κόστους χρησιμοποιηθέντων πρώτων υλών ο οποίος καθορίζει το κόστος των πρώτων υλών που χρησιμοποιήθηκαν στην παραγωγή.
Γενικά οι παρατιάνω προϋπολογισμοί μπορεί να συγχωνευτούν και συνήθως είναι γνωστοί σαν προϋτιολογισμοί πρώτων υλών και προϋπολογισμοί αγορών. Ο αντικειμενικός σκοπός των προϋπολογισμών αυτών είναι α) ο έλεγχος των πρώτων υλών και β) η κοστολόγηση του ετοίμου προϊόντος γιατί το κόστος των πρώτων υλών αποτελεί ένα από τα σπουδαιότερα στοιχεία του κόστους των παραγομένων προϊόντοον.
Θα πρέπει επίσης να σημειώσουμε ότι ο τφοϋπολογισμός πρώτων υλών περιλαμβάνει τα άμεσα υλικά τα οποία αποτελούν μέρος του ετοίμου προϊόντος και το κόστος αυτών επιβαρύνει άμεσα το κόστος του τιαραχθέντος προϊόντος.
Ένα έμμεσο κόστος υλικών, τα αναλώσιμα ή βοηθητικά υλικά, περιλαμβάνονται στα γενικά βιομηχανικά έξοδα
Ο προϋπολογισμός αγορών καθορίζει: (1) τις ποσότητες κάθε είδους πρώτων υλών που πρέπει να αγοραστούν (2) το χρόνο που π ρ έ ^ ι να γίνουν οι αγορές και (3) το αναμενόμενο κόστος των αγορών πρώτων υλών κατά μονάδα και συνολικά.
Έτσι ο προϋπολογισμός αγορών διαφέρει από τον προϋπολογισμό πρώτων υλών στο ότι αναφέρονται σε διαφορετικές ποσότητες κάθε είδους πρώτων υλών λόγω των μεταβολών στα αποθέματα πρώτων υλών και ακόμα στο ότι ο προϋπολογισμός πρώτων υλών αναφέρεται μόνο σε ποσότητες, ενώ ο προϋπολογισμός αγορών αναφέρεται σε ποσότητες και σε αξία κόστους. Ο προϋπολογισμός αγορών αναφέρεται στην αγορά και την παραλαβή των πρώτων υλών σε ορισμένο χρόνο, ενώ ο προϋπολογισμός πρώτων υλών στην πραγματική χρησιμοποίηση των πρώτων υλών στην παραγωγική διαδικασία. Η ποσοτική διαφορά μεταξύ του προϋπολογισμού αγορών και του προϋπολογισμού πρώτων υλών οφείλεται στις μεταβολές του επιπέδου των αποθεμάτων των πρώτων υλών.
2.4 ΙΪΡΟΫΠΟΛΟΠΣΜΟΣ ΑΜΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
Βασικό παράγοντα του κόστους των παραγομένων προϊόντοαν μαζί με τις πρώτες ύλες και τα γενικά βιομηχανικά έξοδα αποτελεί και η άμεση εργασία. Ο προϋτιολογισμός και έλεγχος του κόστους εργασίας περιλαμβάνει: (1) τον καθορισμό των αναγκών σε ανθρώπινο δυναμικό, (2) την πρόσληψη του προσωπικού, (3) την επιμόρφωση και εκπαίδευση αυτού, (4) τον καθορισμό αρμοδιοτήτων και περιγραφής του έργου, (5) την εκτίμηση της απόδοσης, (6) τις διαπραγματεύσεις με συνδικαλισηκά όργανα, (7) τον καθορισμό μεθόδων και ημερομισθίων, (8) την προαγωγή, αύξηση μισθών και την πολιτική απολύσεων, (9) την παροχή κινήτρων για αύξηση της παραγωγικότητας κλπ. Η άμεση εργασία μτιορεί να αποδοθεί σε συγκεκριμένη παραγωγή ορισμένων προϊόντων. Η έμμεση εργασία αποτελεί τα γενικά βιομηχανικά έξοδα , το κόστος της άμεσης εργασίας.
Εκτός από τα βασικά ημερομίσθια περιλαμβάνει και τα τιάσης φύσεως έξοδα όπως εργοδοτικές εισφορές, πριμ, δώρα, άδειες κλπ.
Ο προϋπολογισμός άμεσης εργασίας διαφέρει από τον προϋπολογισμό τιληρωμών εξόδων άμεσης εργασίας στο ότι εδώ μας ενδιαφέρει να γνωρίζουμε πόσους ανθρώπους χρειαζόμαστε και πότε τους χρειαζόμαστε (δεδουλευμένη βάση) για να συνεχιστεί απρόσκοπτα η παραγωγική διαδικασία, ενώ στον προϋπολογισμό .Τ/ληρωμών εξόδων άμεσης εργασίας μας ενδιαφέρει να ξέρουμε πότε και πόσα θα πληρώσουμε για άμεση εργασία . Μπορεί όμως πολλές φορές να συμπίπτουν οι δύο προϋπολογισμοί, αν και ο προϋπολογισμός άμεσης εργασίας συντάσσεται (α) σε ώρες άμεσης εργασίας και (β) σε κόστος άμεσης εργασίας κατά τμήμα, διεύθυνση, προϊόν κλπ'. Για τον καθορισμό των ωρών άμεσης εργασίας, όπως και του κόστους χρησιμοποιούνται στάνταρτ ώρες, μέσα, μισθοί, σχέσεις κόστους εργασίας και συνολικού κόστους κλπ.
2.5 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Γ.Β.Ε.
Τα Γενικά Βιομηχανικά Έξοδα (Γ.Β.Ε.) δεν σχετίζονται άμεσα με τις μονάδες προϊόντος όπως συμβαίνει με τις πρώτες ύλες και την άμεση εργασία.
Παραδείγματα τέτοκον εξόδων είναι το ηλεκτρικό ρεύμα, η επίβλεψη, ο
σχεδιασμός της τιαραγωγής, οι ατιοσβέσεις των ιοτιριακών εγκαταστάσεων και του μηχανολογικού εξοπλισμού και τα ασιράλιστρα.
Η έμμεση σχέση των Γ.Β.Ε. με το παραγόμενο προϊόν κάνει το έργο του προϋπολογισμού τους αρκετά δύσκολο. Πρέπει, όμως, να υπολογίζονται και να παρακολουθούνται στενά, αφού στις περισσότερες επιχειρήσεις τα Γ.Β.Ε.
αποτελούν μεγάλο μέρος των δαπανών παραγωγής.
Αν και τα Γ.Β.Ε. δεν σχετίζονται άμεσα με τις παραγόμενες μονάδες, σχετίζονται εντούτοις με το επίπεδο της παραγωγικής δραστηριότητας που αναπτύσσεται στο εργοστάσιο. Κατά την προετοιμασία των διαφόρων προϋπολογισμών δαπανών, ο υπεύθυνος για την κατάρτιση του προϋπολογισμού Γ.Β.Ε. και οι αναλυτές κόστους, χρησιμοποιούν αριθμητικά στοιχεία αναφορικά με τις παραγόμενες ποσότητες κάθε προϊόντος. Χρησιμοποιούν επίσης σε μεγάλο βαθμό και διάφορα τιοσοτικά στοιχεία από το ^ρ ελθ όν. Τα στοιχεία αυτά περιλαμβάνουν λογιστικές εκθέσεις οι οποίες εμιρανίζουν πραγματικά αριθμητικά δεδομένα σχεηκά με το όγκο παραγωγής, τις ώρες εργασίας και το μέρος των Γ.Β.Ε. που αφορά το κόστος εργασίας.
> ΔΙΑΚΡΙΣΗ ΤΩΝ Γ.Β.Ε. ΣΕ ΣΤΑΘΕΡΑ ΚΑΙ ΜΕΤΑΒΛΗΤΑ Το ύψος των σταθερών δαπανών δεν επηρεάζεται άμεσα από τις μεταβολές στον παραγόμενο όγκο προϊόντων. Οι μεταβλητές δαπάνες, αντίθετα, μεταβάλλονται άμεσα σε συνάρτηση με τις παραγόμενες ποσότητες προϊόντων.
Στην πραγματικότητα, σε λίγες μόνο κατηγορίες δαπανών μπορεί να δοθεί ο απόλυτος χαρακτηρισμός μεταβλητές ή σταθερές.
Μερικοί λογιστές χρησιμοποιούν τους όρους «δαπάνες δυναμικότητας» για τις σταθερές δαπάνες και «ελεγχόμενες δαπάνες» για τις μεταβλητές. Οι δαπάνες που σχετίζονται με τη χρήση των διαθεσίμων παραγωγικών εγκαταστάσεων, είτε αυτές χρησιμοποιούνται είτε όχι, είναι σταθερές. Οι μεταβλητές δαπάνες είναι ελεγχόμενες επειδή μπορούν να μεταβληθούν ανάλογα με τον όγκο της παραγωγής. Οι δαπάνες αυτές αυξομειώνονται ανοδικά-καθοδικά ανάλογα με την αύξηση ή μείωση του όγκου παραγοιγής και, συνεπώς, οι δαπάνες αυτές είναι ελεγχόμενες και σχετίζονται, μέσα σε λογικά πλαίσια, με τις ώρες ή δαπάνες άμεσης εργασίας που πραγματοποιήθηκαν.
Μια δατιάνη είναι σταθερή εάν ο βασικός λόγος για τον οποίο καταβάλλεται είναι η εξασφάλιση της κατ’ αρχήν λειτουργίας της επιχείρησης. Οι αποσβέσεις του μηχανολογικού εξοπλισμού, για παράδειγμα , γίνονται για να εξασφαλίσουν το παραγωγικό δυναμικό των μηχανημάτων. Η κατανάλωση ηλεκτρικού ρεύματος, ωστόσο, εξαρτάται από το χρόνο λειτουργίας των μηχανών. Έτιπ. οι μεν ατιοσβέσεις είναι σταθερή δαπάνη, το δε ηλεκτρικό ρεύμα είναι μεταβλητή δαπάνη.
2.6 ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΔΑΠΑΝΩΝ ΔΙΑΘΕΣΗΣ
Οι δαπάνες διάθεσης τιεριλαμβάνουν όλα τα στοιχεία κόστους τιου αιρορούν το μάρκετινγκ των προϊόντων μιας εταιρείας’, όπως:
1. Η δημιουργία ζήτησης (διαφήμιση, προώθηση)
2. Η εξασφάλιση χώρων ή μέσων στους τιελάτες για να αγοράσουν τα προϊόντα της εταιρείας (μισθοί προσωπικού πωλήσεων, εμπορικές προμήθειες, ενοίκιο).
3. Η αποθήκ^ση, διαχείριση, και παράδοση εμπορευμάτων (κόστος αποθήκευσης, έξοδα αποστολής).
4. Οι παροχές πιστώσεων και οι εισπράξεις λογαριασμών (έρευνα πιστοληπτικής ικανότητας, έξοδα είσπραξης λογαριασμών)
Οι σύγχρονοι μάνατζερ ^στεύουν ότι ο καλύτερος τρόπος προϋπολογισμού των δαπανών διαφήμισης και προώθησης είναι ο καθορισμός κονδυλίων συγκεκριμένου ύψους για συγκεκριμένες χρονικές περιόδους. Οι κατηγορίες αυτές δαπανών είναι σχετικά εύκολο να τεθούν εκτός ελέγχου, αφού δεν είναι δύσκολο να βρεθούν λόγοι που δικαιολογούν τη διάθεση απεριορίστων κονδυλίων για τις δραστηριότητες αυτές. Οι συνολικές δαπάνες διαφήμισης πρέπει να διατηρούνται μέσα στα όρια που υπαγορεύει η δυνατότητα της εταιρείας να ανταποκριθεί οικονομικά στη σχετική δαπάνη.
’ Alexander Hamilton Institute, Μέθοδοι καχάρπσης προϋπολογισμού επιχειρήσεων, Κηφισιά 1996, σελ. 137
