ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ
ΠΡΟΛΟΓΟΣ ………..….…1
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: Enterprise Resource Planning ………..…..……….3
Εισαγωγή……….3
1.1 Τι είναι ERP; Ποια είναι η πλήρης ονομασία του (Enterprise Resource Plan- ning)………...4
1.1.2. Οι αντικρουόμενες απόψεις για τα πακέτα ERP………...6
1.1.3. Η μεγιστοποίηση της συνεισφοράς των Συστημάτων ERΡ στη λειτουργία του εφοδιασμού……….………..……..7
1.2. Στόχος του ERP………...8
1.3. Χαρακτηριστικά & δομή συστημάτων ERP………9
1.4. Πλεονεκτήματα, περιορισμοί και προβλήματα του ERP συστήματος…………...13
1.5. Βασικοί λόγοι για την εγκατάσταση ενός ERP……….19
1.6. Μία μικρή επιχείρηση χρειάζεται ERP σύστημα;……….22
1.6.1. Ποια είναι η κατάλληλη στιγμή για τη λειτουργία του συστήματος………..23
1.6.2. Σωστή επιλογή ενός πληροφοριακού συστήματος ERP………..23
1.6.2.1. Ευελιξία και προσαρμοστικότητα στις αλλαγές: Βασικό κριτήριο για ένα σύγχρονο πακέτο………25
1.7. Κόστος ERP………...26
1.7.1. Ποιες είναι οι κρυμμένες δαπάνες του ERP;………27
1.8. Οργάνωση Υλοποίησης………...31
1.9. Σχεδιασμός και Εγκατάσταση Συστημάτων ERP (Enterprise Resource Planning)...32
1.9.1. Πώς μπορεί να διαμορφωθεί ένα λογισμικό ERP;………....34
1.10. Ασφάλεια Πληροφοριακών συστημάτων………....35
1.10.1. Η Ασφάλεια ως απαίτηση δικαιούχων………....36
1.11. Πόσο καιρό θα διαρκέσει ένα ERP project;………...38
1.12. Πώς οργανώνουν οι επιχειρήσεις τα ERP προγράμματά τους;………...38
1.13. Απόδοση της επένδυσης: Οφέλη από την υιοθέτηση ενός ERP συστήματος…… .40
1.13.1. Πώς μπορεί να υπολογιστεί η "επιστροφή επένδυσης" (Return of Investment) σε ένα ERP project;……….. .44
1.15. Μπορεί το ERP να εφαρμοστεί με τους ρυθμούς εργασίας της επιχείρησης;…... 47
1.15.1. Γιατί τα προγράμματα ERP αποτυγχάνουν τόσο συχνά;………...48
1.15.2. Οι τελικοί χρήστες θα το αποδεχθούν;……….49
1.15.2.1. Συνέπεια εγκατάστασης του ERP είναι η μείωση του προσωπικού της επιχείρησης………...49
1.16. Συνδυασμός του ERP με το ηλεκτρονικό εμπόριο………50
1.16.1. Από το business στο e-business………52
1.17. Χρηματοροή και ERP……….54
1.17.1 Θέση ρευστότητας & εντολές αγοράς και πώλησης………56
1.18. Υπηρεσίες Υποστήριξης………...59
1.19. Προγραμματικές συμφωνίες……….64
1.20. Ελληνικά ERP………...65
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ATLANTIS ERP……….69
Εισαγωγή………...69
2.1. Τεχνικά χαρακτηριστικά του Atlantis ERP………...70
2.2. H αρχιτεκτονική του Atlantis………81
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: Μεθοδολογία μετάβασης στο σύστημα ERP……….87
Εισαγωγή………...87
3.1. Χαρακτηριστικά επιχείρησης………...89
3.2. ΑΠΟΤΥΠΩΣΗ ΤΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ……….93
3.3. ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΕΠΙΧΕΊΡΗΣΗΣ...100
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: Εγκατάσταση του πληροφοριακού συστήματος Atlantis II………103
Εισαγωγή……….103
4.1. Προϋποθέσεις εγκατάστασης ATLANTIS………...104
4.2. Εγκατάσταση SQL Server Personal Edition………...107
4.3. Οδηγίες Δημιουργίας Βάσης Δεδομένων (ATLANTIS II) σε SQL Server 2000 με τον Enterprise Manager ……….120
4.4. Εγκατάσταση του Atlantis ΙΙ………..125
4.5. Ρυθμίσεις του ATLANTIS ΙΙ με τη Βάση Δεδομένων……….127
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5: Μετάπτωση δεδομένων………..129
Εισαγωγή……….129
5.1 Μετάπτωση δεδομένων………..130
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6: Παραμετροποίηση πληροφοριακού συστήματος AtlantisΙΙ………...143
6.1. Παραμετροποίηση Κωδικών Πελατών – Προμηθευτών – Ειδών………..145
6.2. Παραμετροποίηση Φόρμας καταχώρησης………155
6.3. Πιστωτικά έκπτωσης………..173
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7: Δημιουργία Στατιστικών Εκτυπώσεων………..192
Εισαγωγή………...192
7.1. Εκτύπωση M.I.S……….193
7.2. Αποτελέσματα……….196
ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ...201
ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ……….203
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α……….205
ΠΡΟΛΟΓΟΣ
Στις μέρες μας η πληροφορία θεωρείται ιδιαίτερης σημασίας πολιτικό, οικονομικό, κοινωνικό και ατομικό αγαθό και βασικό συστατικό κάθε επιστημονικής, κοινωνικής και πολιτικής μελέτης. Η ανάπτυξη της πληροφοριακής τεχνολογίας με συνδυασμό με την ανάπτυξη της θεωρίας των πληροφοριακών συστημάτων, επέδρασε, επιδρά και θα επιδρά καταλυτικά σε κάθε έκφραση της ανθρώπινης σκέψης και δραστηριότητας. Ξεπερνιώνται τα εθνικά σύνορα, διεθνοποιείται η επικοινωνία, μεταβάλλονται οι παραγωγικές δραστηριότητες, το άτομο βομβαρδίζεται ποικίλη πληροφόρηση, ανοίγονται νέες δυνατότητες στο στοχασμό και στην έρευνα. Η κοινωνία της πληροφορίας είναι παρούσα και συνοδεύει το ανθρώπινο είδος στο ταξίδι της εξέλιξής του.
Η παρούσα έρευνα γράφτηκε με κεντρικό στόχο να δώσει στον αναγνώστη μια εμπεριστατωμένη εικόνα των πληροφοριακών συστημάτων, με την προσδοκία, αυτές οι γνώσεις να δημιουργήσουν ερεθίσματα νέες ιδέες και προβληματισμούς.
Γι αυτό ακριβώς το σκοπό γίνεται η εκκίνηση από τις απλούστερες έννοιες για να καταλήξει σταδιακά σε συνθετότερες, φωτίζοντας τα πληροφοριακά συστήματα από διαφορετικές οπτικές γωνίες. Η παρούσα έρευνα αποτελεί ταυτόχρονα ένα εργαλείο και ένα πρακτικό οδηγό στα χέρια κάθε ατόμου το οποίο ασχολείται με τα πληροφοριακά συστήματα.
Βασικό σημείο της έρευνας είναι η δυνατότητα προσαρμογής του πληροφοριακού συστήματος Atlantis II στις ανάγκες και τις απαιτήσεις της επιχείρησης
¨ΑΡΓΥΡΙΟΥ¨, με στόχο την βελτιστοποίηση του ρυθμού των διαδικασιών.
Η έρευνα χωρίζεται σε επτά κεφάλαια:
Στο Πρώτο Κεφάλαιο αναλύεται η φιλοσοφία των συστημάτων ERP.
Αναπτύσσονται βασικές έννοιες καθώς επίσης γίνεται αναφορά για τη σημασία αυτών των συστημάτων στην κοινωνία.
Στο Δεύτερο Κεφάλαιο παρουσιάζεται το πληροφοριακό σύστημα Atlantis.
Αναφέρονται τα τεχνικά χαρακτηριστικά του, οι απεριόριστες δυνατότητες παραμετροποίησής του και η αρχιτεκτονική του.
Το Τρίτο Κεφάλαιο αποτελεί μια σύντομη αλλά και περιεκτική παρουσίαση της κατάστασης της επιχείρησης ¨ΑΡΓΥΡΙΟΥ¨, καθώς επίσης οι λειτουργίες της απεικονίζονται σε μορφή διαγράμματος ροής δεδομένων. Σε αυτό το Κεφάλαιο εντοπίζονται και αναλύονται τα λειτουργικά προβλήματα που η ίδια αντιμετωπίζει οδηγώντας με αυτόν τον τρόπο την επιχείρηση στην αναζήτηση και εξεύρεση λύσεων.
Το Τέταρτο Κεφάλαιο αφορά την εφαρμογή της λύσης τις προϋποθέσεις εγκατάστασης του πληροφοριακού συστήματος Atlantis και τη διαδικασία εγκατάστασης.
Στο Πέμπτο Κεφάλαιο παρουσιάζεται η μετάπτωση των δεδομένων από το παλαιό μηχανογραφικό σύστημα στο νέο.
Στο Έκτο Κεφάλαιο παρουσιάζεται η παραμετροποίηση του πληροφοριακού συστήματος Atlantis και η προσαρμογή του στις απαιτήσεις της επιχείρησης.
Τέλος στο Έβδομο Κεφάλαιο παρουσιάζεται η δυνατότητα που παρέχει το Atlantis για την κάλυψη των πληροφοριακών αναγκών και τη διεξαγωγή στατιστικών καταστάσεων.
Η έρευνα αυτή ήταν αδύνατο να ολοκληρωθεί χωρίς τις χρήσιμες υποδείξεις καθώς και την παροχή στοιχείων που μας προσέφερε ο Εισηγητής Καθηγητής κ.
Πασχαλίδης Αθανάσιος, καθώς με ιδιαίτερη φροντίδα και επιμέλεια ενθάρρυνε και υποστήριξε την εκπόνηση της πτυχιακής αυτής εργασίας.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1
E nterprise R esource P lanning
Εισαγωγή
Τα πληροφοριακά συστήματα αποτελούν βασική προϋπόθεση επιβίωσης της επιχείρησης μέσα σε ένα ολοένα αυξανόμενο ανταγωνιστικό περιβάλλον.
Συνιστούν την σπονδυλική στήλη της Διοίκησης κάθε σύγχρονης επιχείρησης.
Στο νέο τεχνολογικό περιβάλλον η πληροφορία αποτελεί πολυτιμότατο μέρος του ενεργητικού της επιχείρησης καθώς η εξέλιξη της εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ποιότητα και την ποσότητα των διατιθέμενων πληροφοριών, αλλά και από την ποιότητα και την ποσότητα των επεξεργασιών στις οποίες αυτές υπόκεινται προκειμένου να παραχθεί η απαιτούμενη πληροφόρηση.
Σε αυτό το Μέρος:
Αναλύεται η βασική έννοια των ERP, παρουσιάζονται τα γενικά χαρακτηριστικά των πληροφοριακών συστημάτων, καθώς επίσης παρουσιάζεται η σημασία και η ιδιαιτερότητα των πληροφοριακών συστημάτων στην ελληνική πραγματικότητα.
1.1 Τι είναι ERP; Ποια είναι η πλήρης ονομασία του (Enterprise Resource Planning)
1Το ERP αποτελεί ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα για μεγάλες εμπορικές και βιομηχανικές επιχειρήσεις. Τα αρχικά ERP περιγράφουν ένα σύνολο δραστηριοτήτων χάρη στις οποίες μια επιχείρηση διαχειρίζεται σημαντικά τμήματα των εργασιών της όπως ο σχεδιασμός νέων προϊόντων, η αγορά πρώτων υλών και ανταλλακτικών, η συντήρηση εξοπλισμού, η παρακολούθηση αποθήκης, η διαχείριση παραγγελιών και η εξυπηρέτηση πελατών. Συνήθως, το ERP αποτελείται από μια σειρά διαδικασίες, καθώς και λογισμικό κατασκευασμένο ειδικά για να τις υποστηρίζει.
Πρόκειται για λύση λογισμικού η οποία ολοκληρώνει διάφορες λειτουργίες σε μία εταιρία. Αν και κατά την εγκατάστασή του παραμετροποιείται για τις ανάγκες της κάθε εταιρίας, εντούτοις πρόκειται για έτοιμο πακέτο λογισμικού και δεν κατασκευάζεται από την αρχή για την εκάστοτε εταιρία. Άλλωστε, πολλές από τις διαδικασίες που καλύπτει ένα πακέτο ERP είναι κοινές σε κάθε εταιρία (λ.χ.
επεξεργασία παραγγελιών, τιμολόγηση, ισολογισμοί κ.ά.).
Ο κύριος στόχος του ERP βασίζεται στο επιχειρηματικό μέρος. Προσπαθεί να ενσωματώσει όλα τα τμήματα και λειτουργεί σε μια ολόκληρη επιχείρηση επάνω σε ένα ενιαίο συγκρότημα ηλεκτρονικών υπολογιστών που μπορεί να εξυπηρετήσει τις ιδιαίτερες ανάγκες όλων εκείνων των διαφορετικών τμημάτων.
Το ERP ως ένα ενιαίο πρόγραμμα λογισμικού εξυπηρετεί τις ανάγκες των ανθρώπων στη χρηματοδότηση, καθώς επίσης στο ανθρώπινο δυναμικό και στην αποθήκη εμπορευμάτων. Κάθε ένα από εκείνα τα τμήματα έχει το δικό του υπολογιστικό σύστημα προσαρμοσμένο στις ανάγκες τους. Το ERP συνδυάζει όλα τα τμήματα μαζί σε ένα ενιαίο πρόγραμμα λογισμικού, στο οποίο τρέχει μια ενιαία βάση δεδομένων, έτσι ώστε τα διάφορα τμήματα να έχουν την δυνατότητα
1http://www.techteam.gr/index.php?showtopic=15989
να μοιράζονται ευκολότερα πληροφορίες και να επικοινωνούν το ένα με το άλλο.
Αυτή η προσέγγιση μπορεί να έχει επιθυμητά αποτελέσματα εάν οι επιχειρήσεις εγκαθιστούν το λογισμικό σωστά.
Τα συστήματα ERP αποτελούν μία μετεξέλιξη των παλαιότερων συστημάτων MRP I και ΜRP II (Manufacturing Resource Planning) είναι ουσιαστικά ένα de facto πρότυπο στη σημερινή βιομηχανία.
Ένα σύστημα ΕRP είναι ένα αναλυτικό και πλήρες σύστημα διαχείρισης συναλλαγών που ενοποιεί πολλά είδη διαδικασιών επεξεργασίας πληροφοριών και τοποθετεί τα στοιχεία σε μία βάση πληροφοριών. Προ των συστημάτων ΕRP οι επιχειρήσεις διέθεταν μεμονωμένα συστήματα και βάσεις πληροφοριών για τις προμήθειες, το λογιστήριο, την παραγγελιοληψία και τους ανθρώπινους πόρους με αποτέλεσμα η ροή των πληροφοριών μεταξύ των τμημάτων να καθυστερεί και να παραμορφώνεται. Ένα σύστημα ERP καταργεί τα επιμέρους συστήματα, αυξάνει τη διαφάνεια και μειώνει τις καθυστερήσεις και τις παραμορφώσεις κατά την ροή πληροφοριών στο δίκτυο εφοδιασμού.
Ένα σύστημα ERP συνεισφέρει στην ορθολογική διαχείριση των ανθρώπινων, υλικών και οικονομικών πόρων μίας επιχείρησης μέσω:
1. Μηχανισμού επεξεργασίας συναλλαγών που επιτρέπει την ενοποιημένη διαχείριση των πληροφοριών μέσα σε μία επιχείρηση.
2. Λειτουργιών διαχείρισης της ροής των εργασιών που επιτρέπει έλεγχο των πολλών επαναλαμβανόμενων διαδικασιών σε μία επιχείρηση (διαδικασία αγορών, παραγγελιών).
3. Λειτουργιών λήψης αποφάσεων που υποβοηθούν στην κατάρτιση προγραμμάτων (π.χ. πρόγραμμα παραγωγής και παραγγελιών) ή
αποδοχή μίας παραγγελίας με προσδιορισμό ακριβούς ημερομηνίας παράδοσής της.
Τα συστήματα ERP βοηθούν στη μετατροπή των επιχειρήσεων που έχουν κάθετες λειτουργικές δομές σε οργανισμούς που λειτουργούν με λογική οριζόντιων διαδικασιών που διαπερνούν τις λειτουργίες. Συνεισφέρουν ουσιαστικά στην τυποποίηση των πληροφοριών και των διαδικασιών εντός μίας επιχείρησης. Για παράδειγμα, όλες οι μονάδες μίας πολυεθνικής επιχείρησης υιοθετούν την κοινή κωδικοποίηση υλικών και ίδιο αριθμό επιπέδων έγκρισης και ίδια ύψη δαπανών αγορών. Τα σύγχρονα συστήματα επιτρέπουν πρόσβαση από κάθε σημείο της υδρογείου. Καθώς αυξάνει η ικανότητα συνεργασίας με το Διαδίκτυο (Web enabled), οι τεχνικοί περιορισμοί μειώνονται.
1.1.2. Οι αντικρουόμενες απόψεις για τα πακέτα ERP
2Tο ERP πακέτο είναι ένα ολοκληρωμένο (integrated) σύστημα εφαρμογών που πρέπει να καλύπτει τις περιοχές Παρακολούθηση Παραγωγής - Τιμολόγηση και γενικά, Διακίνηση Αγορών Πωλήσεων - και να καταλήγει στην Οικονομική Διαχείριση της επιχείρησης. Tα ERP πακέτα έχουν σκοπό να προσφέρουν μία ολοκληρωμένη λύση εφαρμογών ώστε να βελτιστοποιήσουν τους διάφορους πόρους που διαθέτει η επιχείρηση, να προσφέρουν πλεονεκτήματα και ευελιξία, και να μειώσουν τα λειτουργικά έξοδα. Ωστόσο οι γνώμες των ειδικών αναλυτών διχάζονται. Άλλοι επικαλούνται την άποψη ότι τα συστήματα ERP είναι επέκταση των λύσεων του παρελθόντος που βοηθούν τις επιχειρήσεις που τα εγκαθιστούν να εφαρμόσουν μια νέα οργάνωση στις διαδικασίες της εταιρίας, απ' όπου αυτή με τη σειρά της θα αντλήσει τις οικονομίες που θα προκύψουν από το
«συμμάζεμα» και την ευθυγράμμιση των λειτουργιών. Άλλοι είναι περισσότερο αισιόδοξοι και ισχυρίζονται ότι είναι πολλές οι περιοχές όπου ωφελούνται οι επιχειρήσεις από την εγκατάσταση ενός ERP συστήματος. Σε ένα όμως, όλοι οι
2Κ. Καρύδας, Financial Ram, ERP Solutions, Ιούλιος – Αύγουστος 2005
αναλυτές συμφωνούν, και αυτό είναι το κόστος αγοράς και ο χρόνος εγκατάστασης.
Αναμφισβήτητα το κόστος και ο χρόνος που απαιτείται για τα ERP πακέτα πρέπει και είναι μεγαλύτερος από τα συμβατικά πακέτα της προηγούμενης γενιάς, αφού οι τεχνικές και λειτουργικές δυνατότητες σε πολύ λίγα σημεία παρουσιάζουν ομοιότητα.
Αναμφίβολα, είναι πολλές οι περιοχές στις οποίες ωφελούνται οι επιχειρήσεις από την εγκατάσταση, ενώ δημιουργούν τις προϋποθέσεις για τη μείωση των λειτουργικών εξόδων, καθώς επίσης δίνουν τη δυνατότητα στους χρήστες να παρακολουθούν και να προσαρμόζονται στις αλλαγές που εμφανίζονται στο επιχειρηματικό τοπίο και προσφέρουν αυτοματοποίηση των διαδικασιών.
1.1.3. Η μεγιστοποίηση της συνεισφοράς των Συστημάτων ERΡ στη λειτουργία του εφοδιασμού
3
Τα συστήματα ΕRP, θα άλλαζαν δραματικά το ρόλο των τμημάτων προμηθειών και εφοδιασμού. Η εφαρμογή τους θα απελευθέρωνε τα στελέχη από τα καθήκοντα ρουτίνας και θα τα έστρεφε σε στρατηγικές δραστηριότητες υψηλής προστιθέμενης αξίας για την επιχείρηση.
Τα συστήματα λογισμικού ERP γνώρισαν πραγματική άνθηση. Η ενοποίηση των λειτουργιών του δικτύου εφοδιασμού εντός της επιχείρησης μέσω ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος αποτελούσε το ζητούμενο κάθε διοίκησης. Η ταχεία και απρόσκοπτη ροή των πληροφοριών από τις πωλήσεις στην παραγωγή και τις οικονομικές υπηρεσίες και η αυτόματη δημιουργία προγραμμάτων παραγωγής, προμηθειών και διανομών προσέφεραν μεγάλες προσδοκίες για μειώσεις κόστους οι οποίες δικαιολογούσαν τις μεγάλες
επενδύσεις.
Όμως και αυτή η κατηγορία συστημάτων αντιμετωπίζει μεγάλα προβλήματα. Μία έρευνα δείχνει ότι απέδωσε η επένδυση στο σύστημα μετά από 2,8 έτη μέσης εφαρμογής του συστήματος. Η υλοποίηση του συστήματος ήταν τριπλάσια της προγραμματισμένης διάρκειας ενώ το κόστος προσαρμογής του ήταν διπλάσιο της αρχικής δαπάνης αγοράς του λογισμικού. Μία άλλη πρόσφατη μελέτη δείχνει ότι μόνο το 41% των χρηστών λογισμικού SCM (Supply Chain Management) θεωρούν ότι αυτά τα συστήματα αιτιολογούν την επένδυσή τους. Δεν βρέθηκε σημαντική εξοικονόμηση κόστους λόγω εισαγωγής συστημάτων ERP επί τρία χρόνια μετά την εφαρμογή τους ούτε στην απόδοση των επενδύσεων. Πάραυτα παρατηρήθηκε άμεσα μείωση στον αριθμό των εργαζομένων. Οι ερευνητές θεωρούν ότι τα οφέλη ενδεχομένως να εξαφανίζονται λόγω αυξημένων δαπανών συνεργατών (με υψηλές αποδοχές) εξειδικευμένων στη διαχείριση της πληροφορίας (Ιnformation Τechnology) και κόστους αλλαγών στο σύστημα.
Πιθανολογείται ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να περιμένουν πάνω από τρία χρόνια για να δουν οικονομικά οφέλη. Σε κάθε περίπτωση, στα αρχικά στάδια
αναμένεται επιδείνωση της απόδοσης λόγω της πολυπλοκότητας των συστημάτων, αργότερα με την εξοικείωση η απόδοση βελτιώνεται.
Τέλος, τα οφέλη που προκύπτουν από την εισαγωγή συστημάτων ERP είναι κυρίως άϋλα, δηλαδή ικανοποίηση πελατών, επικοινωνία, αποτελεσματικότητα παραδόσεων. Οι περισσότερες διοικήσεις δεν είναι εξοικειωμένες με τη μέτρησή των παραπάνω αλλά με τη μέτρηση παραμέτρων όπως τη δαπάνη, τα κέρδη και τις επενδύσεις σε αποθέματα.
1.2. Στόχος του ERP
Στόχος του ERP δεν είναι η εξυπηρέτηση των απαιτήσεων ενός τομέα στην επιχείρηση, όπως λ.χ. του λογιστηρίου, της παραγωγής, των πωλήσεων κ.λπ., αλλά η εξυπηρέτηση των διαδικασιών μέσα στην επιχείρηση, στις οποίες διαδικασίες εμπλέκονται οι διάφοροι τομείς, έτσι ώστε να μπορεί αυτή να διεκπεραιώνει τις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητές της (core businesses).
Από τη στιγμή που τα δεδομένα εισαχθούν σε κάποια μονάδα (module) του ERP, αυτά είναι διαθέσιμα σε οποιαδήποτε μονάδα του τα χρειαστεί. Με τον τρόπο αυτό, επιτυγχάνεται μία λογική ενοποίηση των διαδικασιών μεταξύ των τμημάτων της επιχείρησης.
Επιπλέον στόχος του ERP είναι να παρέχει στοιχεία και πληροφορίες σε αυτούς που παίρνουν αποφάσεις για τις κινήσεις της εταιρείας. Βοηθώντας την επιχείρηση στην λήψη σωστότερων αποφάσεων με αποτέλεσμα να γίνει πιο ανταγωνιστική.
1.3. Χαρακτηριστικά & δομή συστημάτων ERP
α. Χαρακτηριστικά των συστημάτων ERP
H επένδυση για την εισαγωγή πληροφοριακού συστήματος είναι μεγάλη. Τα περισσότερα συστήματα ΕRP είναι από τη φύση τους γενικής εφαρμογής. Σε μεγάλο βαθμό προτείνουν διαδικασίες που απορρέουν από τεχνογνωσία των επιχειρήσεων στις οποίες έχει εγκατασταθεί. Οι πωλητές συστημάτων ERP, μέσω των υποδειγματικών πρακτικών που είναι ενσωματωμένες στα συστήματά τους (best practice templates), επιβάλλουν διαδικασίες σε πελάτες και προμηθευτές σε πανευρωπαϊκή και παγκόσμια κλίμακα (εναρμονισμένες
διαδικασίες, μία βάση πληροφοριών).
Η εφαρμογή των συστημάτων ERP είναι αποτέλεσμα συμβιβασμού μεταξύ του τρόπου που η επιχείρηση επιθυμεί να λειτουργήσει και του τρόπου που το σύστημα της επιτρέπει να λειτουργήσει. Η υλοποίηση των συστημάτων επιβάλλει αλλαγές σε όλη την εταιρία και απαιτεί μεγάλες επενδύσεις σε λογισμικό, εξοπλισμό, κόστος άμεσης υλοποίησης και εκπαίδευσης χρηστών.
Η εισαγωγή του ERP αποτελεί ευκαιρία για ριζικό ανασχεδιασμό ήδη υφιστάμενων αναποτελεσματικών διαδικασιών. Αλλαγές μετά την εφαρμογή του συστήματος δεν είναι συνήθως επιθυμητές. Η υλοποίηση των συστημάτων ΕRΡ απαιτεί τη συμμετοχή ειδικών σε θέματα ERP και διοίκησης. Το κόστος του ανασχεδιασμού είναι συνήθως πολύ υψηλό και για το λόγο αυτό οι διοικήσεις το αποφεύγουν.
Τα συστήματα ERP πρέπει να βασίζονται σε απολύτως ακριβή στοιχεία. Λόγω της ενοποιημένης λογικής τους εάν κάποιος εισάγει λανθασμένα στοιχεία, αυτά μεταδίδονται σε όλη την επιχείρηση με αλληλουχία. Αποτελεί προτεραιότητα η εκπαίδευση των χρηστών ως προς την ακεραιότητα και ακρίβεια των στοιχείων.
Το περιβάλλον εργασίας των σύγχρονων συστημάτων ERP είναι πολύ κοντά στο περιβάλλον των windows και επομένως δεν παρουσιάζει ιδιαίτερη δυσκολία για τους χρήστες που είναι εξοικειωμένοι σε παραθυρικές εφαρμογές.
β. Δομή
Λογιστική Διαχείριση
Η εφαρμογή παρέχει στο χρήστη τη δυνατότητα πλήρους αυτοματοποιημένης δημιουργίας λογιστικών εγγράφων, μέσω του ενσωματωμένου κωδικοποιημένου
λογιστικού σχεδίου, με άντληση στοιχείων από την καταχώριση των πρωτογενών εμπορικών πράξεων. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει να παρακολουθεί τη λογιστική εγγραφή στη γέννησή της ή όχι. Η αναλυτική λογιστική ενημερώνεται αυτόματα και παράλληλα με την ενημέρωση της γενικής λογιστικής. Στην πρώτη είναι δυνατή η παρακολούθηση πολλών μοντέλων επιμερισμού των εσόδων και των εξόδων, ενώ παρέχεται η δυνατότητα κατάρτισης Φύλλου Μερισμού Εξόδων αμφίδρομα τόσο από τη γενική όσο και από την αναλυτική λογιστική.
Επιπρόσθετα υποστηρίζεται η παρακολούθηση των δεδομένων της λογιστικής και σε άλλο ξεχωριστό λογιστικό σχέδιο, διευκολύνοντας τις εταιρείες που είναι υποχρεωμένες να συντάσσουν οικονομικές καταστάσεις και με βάση άλλα λογιστικά σχέδια. Παρ’ όλα αυτά, δεν είναι εφικτή η αυτόματη δημιουργία οικονομικών καταστάσεων, όπως Ισολογισμού, Αποτελεσμάτων Χρήσης και Γενικής Εκμετάλλευσης. Η εφαρμογή πρέπει να είναι εξοπλισμένη με πλήρη σειρά εκτυπώσεων ελέγχου λογιστικής (ισοζύγια ,καθολικά κ.λ.π.).
Χρηματοοικονομική Διαχείριση
Από την εφαρμογή της χρηματοοικονομικής διαχείρισης ο χρήστης θα πρέπει να μπορεί να παρακολουθεί και να διαχειρίζεται εύκολα τράπεζες, πάγια, αξιόγραφα, υποκαταστήματα, προϋπολογισμούς και την καθημερινή ρευστότητα της επιχείρησης.
Η παρακολούθηση των προϋπολογισμών να γίνεται μέσα από τις αναφορές αποκλίσεων των προϋπολογιστικών δεδομένων με τα απολογιστικά. Οι προϋπολογισμοί των στοιχείων θα πρέπει να μπορούν είτε να εισαχθούν απευθείας από τον χρήστη είτε να δημιουργηθούν με διαδικασίες προβλέψεων μέσα από την εφαρμογή.
Διαχείριση συναλλασσόμενων
Για τη διαχείριση των συναλλασσομένων, είτε πελατών είτε προμηθευτών, ο χρήστης θα πρέπει να βρει στη εφαρμογή όλη την αναγκαία πληροφόρηση σχετικά με βασικά τους στοιχεία, καθώς και τη δυνατότητα να παραμετροποιεί τα δεδομένα ανάλογα με απαιτήσεις αναφορών που έχει.
Ο χρήστης να μπορεί να αντλεί και να συγκρίνει στοιχεία για τους συναλλασσόμενους για οποιαδήποτε προγενέστερη χρήση έχει δεδομένα για αυτούς.
Η εφαρμογή θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα τήρησης διάφορων τιμολογιακών πολιτικών βάσει κανόνων που θέτει ο χρήστης αλλά και προτεραιοτήτων ανάλογα με τον πελάτη σε περίπτωση, για παράδειγμα, κατά την οποία το υπόλοιπο είδους δεν επαρκεί για να καλύψει τη ζήτηση παραπάνω του ενός πελατών. Στην τιμολογιακή πολιτική ο χρήστης να μπορεί να εισάγει κανόνες όχι μόνο σε τιμές αλλά και σε εκπτώσεις, σε δώρα, καθώς και τη χρονική διάρκεια αυτών. Η τιμολογιακή πολιτική στην οποία εντάσσεται κάθε πελάτης αντλείται και κατά τη διάρκεια της τιμολόγησης καθιστώντας τη μια εύκολη και απλή διαδικασία.
Διαχείριση αποθεμάτων
Στη διαχείριση αποθεμάτων θα πρέπει να παρέχονται από τη εφαρμογή οι παρακάτω δυνατότητες:
Παρακολούθηση ειδών
Χρονική ενηλικίωση υπολοίπων αποθεμάτων
Παρακολούθηση αποθηκευτικών χώρων
Παρακολούθηση παρτίδων
Αποτίμηση αποθεμάτων
Εναλλακτικοί προμηθευτές ανά είδος
Κοστολόγηση εισαγωγών και εξαγωγών
Επιπρόσθετα η εφαρμογή να επιτρέπει τη τήρηση του ορίου ασφαλείας (safety stock) ανά είδος με επιπρόσθετες δυνατότητες ενεργειών, όπως αυτόματη ενημέρωση και δημιουργία αναπαραγγελίας σε περίπτωση μείωσης του υπολοίπου ενός ή περισσοτέρων αποθεμάτων πέραν του ορίου ασφαλείας, έτσι ώστε αν κατά τη διάρκεια τιμολογήσεων παραγγελιών πελατών το υπόλοιπο κάποιων ειδών μειωθεί κάτω από το όριο ασφαλείας, το πρόγραμμα να κρατήσει στη μνήμη τις μειώσεις και στο τέλος της ημέρας θα ενημερώσει το χρήστη.
Διαχείριση παραγωγής
Στη διαχείριση παραγωγής ο χρήστης να μπορεί να τηρεί προδιαγραφές ειδών μέσω συνταγολογίων στα οποία προδιαγράφονται τα επιμέρους συστατικά του κάθε είδους. Οι τεχνικές προδιαγραφές των ειδών να είναι ευέλικτες και να μπορούν να είναι διαφορετικές σε κάθε ίδιο είδος, ανάλογα με τις διαφορετικές απαιτήσεις του κάθε πελάτη αλλά και με τη συγκεκριμένη περίοδο ισχύος.
Επιπρόσθετα το συνταγολόγιο να μπορεί αυτόματα να μετατραπεί και σε εντολή παραγωγής, ενώ ο χρήστης να μπορεί να ορίσει τα κέντρα κόστους στα οποία αφορά η κάθε προδιαγραφή για ορθότερη κοστολογική απεικόνιση τόσο εσωλογιστικά όσο και εξωλογιστικά.
Η εφαρμογή επιτρέπει την παρακολούθηση των διαφόρων φάσεων παραγωγής, όπως και τη διαχείριση των εντολών παραγωγής.
1.4. Πλεονεκτήματα, περιορισμοί και προβλήματα του ERP συστήματος
4α. Πλεονεκτήματα
• Πλήρης εικόνα των οικονομικών στοιχείων
Τα χρηματοοικονομικά δεδομένα και οι σχετικές πληροφορίες μπαίνουν στο σύστημα από όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Τα δεδομένα αυτά συγκεντρώνονται και διαχειρίζονται σαν μια ξεχωριστή ενιαία μονάδα και δίνουν άμεσα πληροφορίες στους χρήστες που έχουν δυνατότητα πρόσβασης σε τέτοιου είδους πληροφορίες. Είναι ανεκτίμητο εργαλείο πληροφόρησης και βοήθημα στην λήψη αποφάσεων για τα στελέχη και τον επιχειρηματία.( R. O. I., προϋπολογισμοί, προμηθευτές, πελάτες κ.λ.π.)
• Οργάνωση στις διαδικασίες και λειτουργίες
Το ERP σύστημα είναι ο σκελετός λειτουργίας της επιχείρησης και βασίζεται στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών και λειτουργιών. Οι διαδικασίες απλοποιούνται, γίνονται επίσημες, είναι ξεκάθαρες και σταθερές για κάθε τμήμα της επιχείρησης και για κάθε στέλεχος. Με αυτό τον τρόπο, οι πληροφορίες για την κατάσταση των παραγγελιών, της αποθήκης είναι άμεσες και προσβάσιμες από τους χρήστες μεγιστοποιώντας την ποιότητα εξυπηρέτησης προς τους πελάτες.
4http://www.aqs.gr/erp-mrp.html
Δημητριάδης Αντώνης, Διοίκηση – Διαχείριση Πληροφοριακών Συστημάτων (M.I.S.
Management Information Systems), Εκδόσεις Νέων Τεχνολογιών, Ανατυπ. 2000 -2001, Αθήνα 1998.
• Οργάνωση και διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού
Η οργάνωση και η αυτοματοποίηση των διαδικασιών, η άμεση και εύστοχη παροχή πληροφοριών είναι βασικά θεμέλια για την αποτελεσματικότερη επικοινωνία και συνεννόηση ανάμεσα σε όλα τα στελέχη μιας εταιρίας. Ιδιαίτερα μεγάλη είναι η ανάγκη χρήσης ολοκληρωμένων πληροφορικών συστημάτων σε επιχειρήσεις που διατηρούν μεγάλο αριθμό τμημάτων και στελεχών καθώς και επιχειρήσεις που έχουν τμήματα σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία.
β. Περιορισμοί ως προς τα δίκτυα εφοδιασμού
5ο σχεδιασμός (design) των δικτύων εφοδιασμού αποτελεί κρίσιμη ικανότητα που πρέπει να διαθέτει μία επιχείρηση, σε αντίθεση με το συντονισμό των φορέων του δικτύου. Ο σχεδιασμός ενός δικτύου εφοδιασμού δεν αναφέρεται μόνον στο καθορισμό των ζωνών της αγοράς, την επιλογή των θέσεων που θα γίνει η προμήθεια, η παραγωγή και η διανομή και τον καταμερισμό των ομάδων προϊόντων στις διαφορετικές θέσεις, αλλά και διαδικασίες επιλογών ανάθεσης δραστηριοτήτων σε τρίτους ή εσωτερικής παραγωγής, της σύναψης συνεργασιών και των κατάλληλων μορφών. Δηλαδή, ο σχεδιασμός ενός δικτύου εφοδιασμού είναι μία δυναμική διεργασία όπου φορείς ανταλλάσσουν προϊόντα, υπηρεσίες και τεχνογνωσία, η δε σύνθεσή του παραμένει ρευστή για να αντιμετωπίζει καλύτερα τις εκάστοτε ανάγκες της αγοράς. Ένα μονολιθικό παγκόσμιο σύστημα ERP (του οποίου η υλοποίηση μπορεί να διαρκέσει 10 χρόνια) δεν μπορεί να υποστηρίξει ένα δυναμικό δίκτυο εφοδιασμού όπου φορείς συνεχώς εισέρχονται και αποχωρούν.
Τα συστήματα ΕRP δεν είναι ευέλικτα. Οι σημερινές επιχειρήσεις πρέπει να εφαρμόζουν διαδικασίες διαρκούς βελτίωσης. Οι βελτιώσεις πρέπει να υποστηρίζονται από το πληροφοριακό σύστημα. Οι απαιτούμενες προσαρμογές
είναι χρονοβόρες και δαπανηρές από τη στιγμή που ένα σύστημα ERP έχει μπει σε λειτουργία. Για παράδειγμα, σε πολλές επιχειρήσεις, πρωτοβουλίες JIT (Just- In-Time), Kanban και μείωσης χρόνων εκκίνησης παραγωγικής διαδικασίας παρεμποδίζονται μετά την εισαγωγή των συστημάτων.
Το κόστος και η χρονική διάρκεια των εφαρμογών επιβάλλει τη χρήση κατά κλάδο υποδειγματικών πρακτικών. Σε πολλές περιπτώσεις, όμως, η χρήση τυποποιημένων πρακτικών μπορεί να σημαίνει εγκατάλειψη μίας διαδικασίας η οποία αποτελούσε συγκριτικό πλεονέκτημα για την επιχείρηση. Από την άλλη πλευρά, οι συνήθεις διαδικασίες υλοποίησης, επιτρέπουν ελάχιστη συνεργασία και παροχή συμβουλών από τους χρήστες με αποτέλεσμα η εμπλοκή τους να περιορίζεται σε εκπαίδευση πάνω στο σύστημα.
Τα σημερινά συστήματα ERP είναι συστήματα διαχείρισης συναλλαγών και δεν διαθέτουν λειτουργικότητα για υποστήριξη σύνθετων αποφάσεων. Για παράδειγμα, ένα σύστημα μπορεί να απαντήσει αμέσως σε αιτήματα πελατών για τη διαθεσιμότητα ενός προϊόντος και να καθορίσει τον καλύτερο τρόπο πώλησης. Τα σημερινά συστήματα δεν μπορούν άμεσα να βοηθήσουν έναν πωλητή να αποφασίσει κατά πόσον είναι οικονομικά συμφέρουσα η κατανομή διαθέσιμης δυναμικότητας του δικτύου εφοδιασμού σε ένα πελάτη. Σε επίπεδο δικτύων εφοδιασμού απαιτείται αυξημένη ζήτηση για αρχιτεκτονικές που βοηθούν στη συνεργατική λήψη αποφάσεων από τους φορείς του δικτύου.
Τα σημερινά συστήματα λογισμικού διαθέτουν μία ολοκληρωμένη αρχιτεκτονική που καλύπτει τις περισσότερες συναλλαγές των τμημάτων προμηθειών, παραγωγής, πωλήσεων, διανομής κ.λπ. Τυπικά ενοποιούν και τυποποιούν τη διαδικασία συναλλαγών μεταξύ διαφορετικών τμημάτων που μπορεί να καλύπτουν διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές αντικαθιστώντας πλήθος διασπαρμένων, τοπικών συστημάτων (legacy systems). Η νέα πρόκληση είναι η δημιουργία αρχιτεκτονικής που θα βελτιώσει την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ όλων των συντελεστών της αλυσίδας εφοδιασμού και θα μειώσει την εξάρτηση
από το σύστημα του ισχυρότερου συντελεστή της αλυσίδας.
Μια γενική παρατήρηση που προκύπτει από τις εμπειρίες στελεχών που εργάζονται με ένα από τα πιο διαδεδομένα συστήματα είναι ότι οι ανάγκες σε αναφορές (reporting) δεν καλύπτονται από ένα σύστημα ERP και χρειάζεται αρκετή παραμετροποίηση προς την κατεύθυνση αυτή, η οποία δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί από τους χρήστες. Με τα παλαιά συστήματα, οι χρήστες μπορούσαν να σχεδιάσουν διαμορφωμένες εκτυπώσεις (customized reports).
Είναι σύνηθες σε κάθε εφαρμογή ενός ERP να ζητούνται πλήθος τέτοιων αναφορών οι οποίες αποτελούν επιπλέον κόστος για την εταιρία.
Γενικά, είναι σκόπιμο οι ανάγκες σε αναφορές (reporting) να έχουν προσδιορισθεί με σαφήνεια κατά το στάδιο της προετοιμασίας, έτσι ώστε η αντίστοιχη παραμετροποίηση να πραγματοποιηθεί κατά το στάδιο της εγκατάστασης- εφαρμογής του συστήματος από την εταιρία που έχει αναλάβει το έργο, είτε από το τμήμα μηχανογράφησης της εταιρίας, όταν αυτή πλέον λειτουργεί παραγωγικά.
Η δυνατότητα άμεσης δημιουργίας των δεικτών απόδοσης εξαρτάται από πλήθος παραγόντων, εάν ζητούνται απλά στοιχεία προμηθειών με την πλαισίωση μερικών διαμορφωμένων αναφορών η δυνατότητα είναι άμεση. Αντίθετα, εάν ζητείται πλήθος στοιχείων που έχουν σχέση με άλλα τμήματα, όπως παραγωγή / ανθρώπινοι πόροι, δεν είναι εύκολο να εξαχθούν οι δείκτες.
γ. Προβλήματα των συστημάτων ERP
α. Λανθασμένη επιλογή συστήματος
Οι επιχειρήσεις δεν επιλέγουν πάντοτε ένα σύστημα που ταιριάζει στο μοντέλο λειτουργίας και τη στρατηγική τους. Μερικές φορές αγοράζουν συστήματα που άλλοι έχουν προδιαγράψει για αυτούς, άλλες φορές υιοθετούν σύστημα που
χρησιμοποιείται από το μητρικό οργανισμό και άλλες φορές το σύστημα ενός συνεργαζόμενου οργανισμού. Συμβαίνει τα υιοθετούμενα με αυτό τον τρόπο να μην είναι κατάλληλα για το μοντέλο λειτουργίας της επιχείρησης. Ανάλογα με τον τύπο παραγωγής απαιτούνται διαφορετικά χαρακτηριστικά ΕRP, π.χ. στην κατά παρτίδες παραγωγή απαιτείται λεπτομερής παρακολούθηση κάθε εργασίας, χαρακτηριστικό το οποίο επηρεάζει αρνητικά την παραγωγικότητα στη συνεχή ή επαναληπτική παραγωγή. Ένας τύπος συστήματος μπορεί να είναι κατάλληλος για την πλειονότητα των μονάδων μίας μεγάλης επιχείρησης αλλά ακατάλληλος για μεμονωμένες εγκαταστάσεις που διαφέρουν σημαντικά.
β. Επίλυση κοινών προβλημάτων
Οι κεντρικές ομάδες ERP συχνά δεν ασχολούνται με την πρόσθετη προσπάθεια για προσαρμογή του συστήματος μίας μεμονωμένης εγκατάστασης διότι είναι επιφορτισμένες με τη διόρθωση των κοινών προβλημάτων όλων των εγκαταστάσεων. Αποτέλεσμα είναι να χρησιμοποιούνται άτυπα χειρογραφικά πληροφοριακά συστήματα.
γ. Ακαμψία στη διαδικασία υλοποίησης
Για να αντιμετωπίσουν το υψηλό κόστος και την πολυπλοκότητα, οι πωλητές των συστημάτων έχουν αναπτύξει προκαθορισμένες παραμέτρους λογισμικού που βασίζονται σε υποδειγματικές πρακτικές ανάλογα με το είδος της βιομηχανίας. Οι ενσωματωμένες υποδειγματικές πρακτικές στα συστήματα μπορεί να βασίζονται σε μεθόδους περασμένων δεκαετιών και να μην προβλέπουν τις μελλοντικές ανάγκες των διαρκώς εξελισσόμενων οργανισμών. Η προσέγγιση αυτή αυξάνει την πολυπλοκότητα της υλοποίησης διότι προσθέτει ακαμψία στη διαδικασία υλοποίησης με αποτέλεσμα καθυστερήσεις και αποτυχία. Επίσης, η αυστηρή πειθαρχία και τάξη που επιβάλλουν τα συστήματα ERP είναι δυνατόν να
εμποδίζουν τους νεωτερισμούς και τη δημιουργικότητα.
δ. Το ERP δεν αντιμετωπίζεται ως ριζικό μέσο ανασχεδιασμού
Οι επιχειρήσεις δεν αντιμετωπίζουν την εισαγωγή των ERP ως ευκαιρία για ριζικό ανασχεδιασμό υφιστάμενων αναποτελεσματικών διαδικασιών με αποτέλεσμα αυτές να διαιωνίζονται στο νέο σύστημα. Επίσης, οι διοικήσεις των επιχειρήσεων μετά από την έγκριση της δαπάνης για την απόκτηση του συστήματος αφήνουν τους τεχνικούς πληροφορικής να αναλάβουν την εγκατάσταση.
ε. Έλλειψη εκπαιδευμένων στελεχών
Ελλείψεις σε εκπαιδευμένα στελέχη σε θέματα ERP και οι δραματικές αλλαγές από την εισαγωγή του συστήματος αποτελούν κρίσιμους παράγοντες για την υλοποίησή τους. Η υλοποίηση απαιτεί συνδυασμό διοικητικών γνώσεων και γνώσεων σε θέματα ERP. Οι μεγάλες ελλείψεις και οι υψηλές αμοιβές σπρώχνουν τα εκπαιδευμένα στελέχη έξω από την επιχείρηση που υλοποιεί το σύστημα. Από την άλλη πλευρά, οι εξωτερικοί ειδικοί σε θέματα ERP μπορεί να είναι γνώστες της πληροφορικής αλλά συχνά δεν γνωρίζουν το αντικείμενο της επιχείρησης με αποτέλεσμα να μην αξιοποιούνται οι ευκαιρίες για βελτίωση διαδικασιών που ανοίγονται κατά την περίοδο προετοιμασίας του νέου συστήματος.
στ. Προβλήματα χρηστών
Συχνά, η εκπαίδευση των χρηστών επικεντρώνεται στη χρήση του συστήματος χωρίς να εξηγούνται οι λόγοι για τους οποίους χρησιμοποιούνται τα νέα συστήματα. Προβλήματα προστίθενται από το χαμηλό επίπεδο μόρφωσης, την ανεπαρκή τεκμηρίωση και τη σύγχυση από τις συχνές αποχωρήσεις του προσωπικού. Επίσης λόγω μεγάλης επένδυσης για να αποδώσουν τα
συστήματα ERP προϋποθέτουν μεγάλους αριθμούς χρηστών και μεγάλο βαθμό επαναλαμβανόμενων εργασιών.
1.5. Βασικοί λόγοι για την εγκατάσταση ενός ERP
6 Η επίλυση υπαρχόντων προβλημάτων. Όσον αφορά στον πρώτο λόγο, πολλές ήταν οι επιχειρήσεις που αποφάσισαν να εγκαταστήσουν συστήματα ERP για να επιλύσουν το πρόβλημα του 2000, ενώ άλλες προχωρούν στο ERP για να επιλύσουν τα προβλήματα από τα ετερογενή συστήματα (λογισμικού και hardware) τα οποία η επιχείρηση έχει αναπτύξει και εγκαταστήσει κατά το παρελθόν.
Η προσπάθεια για βελτίωση των διαδικασιών στην επιχείρηση.
Όσον αφορά στο δεύτερο λόγο, πολλές είναι οι επιχειρήσεις που ενδιαφέρονται για τη δυνατότητα που παρέχουν τα συστήματα ERP για άμεση πρόσβαση στην πληροφορία, σε ολόκληρη την επιχείρηση. Η διαθεσιμότητα της πληροφορίας επιτρέπει στην επιχείρηση να περιορίσει το κόστος αποθήκευσης, να μειώσει σημαντικά τους κύκλους εκτέλεσης των διαδικασιών και να παρέχει καλύτερες υπηρεσίες προς τους πελάτες της.
Ενσωματώνονται οι οικονομικές πληροφορίες: Δεδομένου ότι τα διευθυντικά στελέχη προσπαθούν να καταλάβουν τη γενική απόδοση της επιχείρησης, μπορούν να βρουν πολλές διαφορετικές εκδόσεις της αλήθειας. Η χρηματοδότηση έχει το δικό της σύνολο αριθμών εισοδημάτων, οι πωλήσεις έχουν μια άλλη έκδοση, και οι διάφορες επιχειρησιακές μονάδες μπορούν να έχουν τη δική τους έκδοση για το
6 http://www.aqs.gr/erp-mrp.html
πόσο συνέβαλαν στα εισοδήματα. Το ERP δημιουργεί μια ενιαία έκδοση της αλήθειας.
Ενσωματώνονται οι πληροφορίες παραγγελίας πελατών: Το σύστημα ERP μπορεί να γίνει το μέρος όπου η παραγγελία πελατών ζει, από τη στιγμή που ένας αντιπρόσωπος εξυπηρετήσεων πελατών, λαμβάνει την παραγγελία έως ότου η αποθήκη στείλει τα εμπορεύματα, κοστολογήσει και εκδώσει τιμολόγιο. Έχοντας αυτές τις πληροφορίες συγκεντρωμένες σε ένα σύστημα λογισμικού, και όχι διασκορπισμένες σε διαφορετικά συστήματα που δεν μπορούν να επικοινωνήσουν μεταξύ τους, οι επιχειρήσεις μπορούν να παρακολουθήσουν τις παραγγελίες ευκολότερα, και συντονίζουν την κατασκευή, τον κατάλογο και τη προώθηση μεταξύ πολλών διαφορετικών τοποθεσιών συγχρόνως.
Τυποποιούνται και επιτυγχάνονται οι διαδικασίες κατασκευής: Οι κατασκευαστικές επιχειρήσεις, ειδικά εκείνες που τείνουν προς τις συγχωνεύσεις και τις αποκτήσεις, συχνά διαπιστώνουν ότι οι πολλαπλάσιες επιχειρησιακές μονάδες σε ολόκληρη την επιχείρηση κάνουν το ίδιο προϊόν χρησιμοποιώντας τις διαφορετικές μεθόδους και τα συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών. Τα συστήματα ERP έρχονται με τις τυποποιημένες μεθόδους για μερικά από τα βήματα μιας διαδικασίας κατασκευής. Η τυποποίηση εκείνων των διαδικασιών και η χρησιμοποίηση ενός ενιαίου, ενσωματωμένου δικτύου ηλεκτρονικών υπολογιστών μπορούν να κερδίσουν χρόνο, να αυξήσουν την παραγωγικότητα και να μειώσουν το ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας.
Μείωση καταλόγου: Το ERP βοηθά τη ροή διαδικασίας κατασκευής πιο ομαλά, βελτιώνει τη διαφάνεια της διαδικασίας εκπλήρωσης της παραγγελίας μέσα στην επιχείρηση. Αυτό μπορεί να οδηγήσει στους
μειωμένους καταλόγους (κατάλογος τρέχουσας εργασίας), βοηθώντας έτσι τους χρήστες να οργανώσουν καλύτερα τις παραδόσεις παραγγελιών στους πελάτες, μειώνοντας τον κατάλογο στις αποθήκες εμπορευμάτων και στα τμήματα αποστολής. Τα συστήματα ERP βελτιώνουν την αλυσίδα ροής ανεφοδιασμού.
Τυποποίηση πληροφοριών HR (Human Resources): Ειδικά στις επιχειρήσεις με τις πολλαπλάσιες επιχειρησιακές μονάδες, η HR μπορεί να μην έχει μια ενοποιημένη απλή μέθοδο να παρακολουθήσει τον χρόνο των υπαλλήλων και την επικοινωνία με αυτούς για τα οφέλη και τις υπηρεσίες. Το ERP είναι ικανό να το καθορίσει. Τα τυποποιημένα πακέτα ERP είναι οι γενικές αντιπροσωπεύσεις των τρόπων που μια χαρακτηριστική επιχείρηση εργάζεται. Ενώ τα περισσότερα πακέτα είναι εξαντλητικά περιεκτικά, κάθε βιομηχανία έχει τις ιδιορρυθμίες της που την καθιστούν μοναδική. Τα περισσότερα συστήματα ERP σχεδιάστηκαν για να χρησιμοποιηθούν από τις ιδιαίτερες κατασκευαστικές επιχειρήσεις. Κάθε μια από τις βιομηχανίες αγωνίζεται με τους διαφορετικούς προμηθευτές ERP να τροποποιήσει τα προγράμματα ERP πυρήνων στις ανάγκες τους.
Φυσικά, πρέπει να γνωρίζουμε ότι το ERP είναι απλώς το μέσο, η δυνατότητα για την επιχείρηση να βελτιώσει τις λειτουργίες της. Από εκεί και πέρα, χρειάζεται δημιουργική ενσωμάτωση του συστήματος ERP μέσα στην επιχείρηση, ώστε να είναι παραγωγική.
1.6. Μία μικρή επιχείρηση χρειάζεται ERP σύστημα;
Οι σύγχρονες μέθοδοι και τακτικές διοίκησης επιβάλλουν στις επιχειρήσεις κάθε μεγέθους να αναζητήσουν τις βέλτιστες πρακτικές, προκειμένου να είναι σε θέση να αντεπεξέλθουν τόσο στον εξαιρετικά απαιτητικό ανταγωνισμό όσο και στις
συνεχώς αυξανόμενες απαιτήσεις των καταναλωτών.
Με τη χρήση ERP εφαρμογών, ακόμα και οι μικρές επιχειρήσεις επιτυγχάνουν την ολοκληρωμένη και απόλυτα προγραμματιζόμενη αξιοποίηση των πόρων τους, έχοντας πλήρη εικόνα για τους συναλλασσομένους με την επιχείρηση, το ανθρώπινο δυναμικό τους, τα αποθέματα των ειδών, των μηχανών, των αποθηκευτικών χώρων κ.λπ.
Όλα αυτά έχουν ως αποτέλεσμα μία επιχείρηση να λειτουργεί οικονομικά οφέλη και με ταυτόχρονα απόλυτη αξιοπιστία σε θέματα παροχής υπηρεσιών.
Παράλληλα, και αυτό αποτελεί ένα βασικό χαρακτηριστικό των ERP συστημάτων, θα μπορεί να έχει πρόσβαση σε όλο τον όγκο των πρωτογενών εγγραφών προκειμένου να αντλήσει οποιαδήποτε πληροφόρηση επιθυμεί και να την επεξεργαστεί σε συνδυασμό και με άλλες πηγές δεδομένων, τεχνικές που χρησιμοποιούνται από μεγάλες επιχειρήσεις για στήριξη επιχειρηματικών αποφάσεων.
Τέλος, το ERP αποτελεί απαραίτητο εργαλείο για τις μικρές επιχειρήσεις δεδομένης της μεγάλης προοπτικής που δημιουργείται μέσω του Internet. Την τάση αυτή ενισχύει ακόμα περισσότερο το γεγονός ότι πολλές από τις υποχρεώσεις των επιχειρήσεων έχουν μηχανογραφηθεί από τους αντίστοιχους δημόσιους φορείς, λ.χ. πληρωμή ΦΠΑ (Φόρος Προστιθέμενης Αξίας), ΑΠΔ (Αναλυτική Περιοδική Δήλωση) κ.λπ.
1.6.1. Ποια είναι η κατάλληλη στιγμή για τη λειτουργία του συστήματος;
Οι περισσότερες εγκαταστάσεις ERP περιλαμβάνουν χρηματοοικονομική διαχείριση. Συνεπώς, μία καλή ημερομηνία για να ξεκινήσει κάποιος τη λειτουργία
τριμήνων. Φυσικά, από τα ERP συστήματα δεν τίθενται τεχνικοί περιορισμοί και η έναρξη λειτουργίας τους μπο