Σχολή Θετικών Επιστημών & Τεχνολογίας Διαχείριση Τεχνικών Έργων MSc
Διπλωματική Εργασία
Κατανόηση παραγόντων στην επιλογή και υποστήριξη αποφάσεων στις κατασκευαστικές εταιρείες
.Αλειφέρης Βασίλειος
Επιβλέπων καθηγητής : ΜπάκοςΔημήτρης
Επιβλέπων καθηγητής β:Βατάλης Κωνσταντίνος
ΑΥΓΟΥΣΤΟΣ 2021
παρούσα εργασία αποτελεί πνευματική ιδιοκτησία του φοιτητή/της φοιτήτριας («συγγραφέας/δημιουργός») που την εκπόνησε. Στο πλαίσιο της πολιτικής ανοικτής πρόσβασης ο/η συγγραφέας/δημιουργός εκχωρεί στο ΕΑΠ, μη αποκλειστική άδεια χρήσης του δικαιώματος αναπαραγωγής, προσαρμογής, δημόσιου δανεισμού, παρουσίασης στο κοινό και ψηφιακής διάχυσής τους διεθνώς, σε ηλεκτρονική μορφή και σε οποιοδήποτε μέσο, για διδακτικούς και ερευνητικούς σκοπούς, άνευ ανταλλάγματος και για όλο το χρόνο διάρκειας των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας. Η ανοικτή πρόσβαση στο πλήρες κείμενο για μελέτη και ανάγνωση δεν σημαίνει καθ’ οιονδήποτε τρόπο παραχώρηση δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας του/της συγγραφέα/δημιουργού ούτε επιτρέπει την αναπαραγωγή, αναδημοσίευση, αντιγραφή, αποθήκευση, πώληση, εμπορική χρήση, μετάδοση, διανομή, έκδοση, εκτέλεση, «μεταφόρτωση» (downloading), «ανάρτηση» (uploading), μετάφραση, τροποποίηση με οποιονδήποτε τρόπο, τμηματικά ή περιληπτικά της εργασίας, χωρίς τη ρητή προηγούμενη έγγραφη συναίνεση του/της συγγραφέα/δημιουργού. Ο/Η συγγραφέας/δημιουργός διατηρεί το σύνολο των ηθικών και περιουσιακών του δικαιωμάτων.
ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ / ΑΦΙΕΡΩΣΗ
Αφιερώνω την παρούσα Διπλωματική Εργασία στην Άννα, Αντιγόνη ,Αναστασία για την αμέριστη συμπαράσταση και κατανόηση που επέδειξαν όλο το χρονικό διάστημα των Μεταπτυχιακών Σπουδών.
ΠΕΡΙΛΗΨΗ
Στόχος της παρούσας διπλωματικής εργασίας είναι η ανάλυση της διαδικασίας της λήψης αποφάσεων και η κατανόηση των παραγόντων που την επηρεάζουν υπό το πρίσμα μιας κατασκευαστικής εταιρίας. Η βιβλιογραφική έρευνα που πραγματοποιήθηκε εστίασε κυρίως στις αποφάσεις που καλούνται να λάβουν οι εταιρίες ή τα άτομα εντός αυτών και πως αυτές μεταλλάσσονται ανάλογα την περίσταση, το περιβάλλον, το άτομο και πληθώρα άλλων παραγόντων.
Στο πρώτο κεφάλαιο αναλύεται η έννοια της λήψης αποφάσεων, οι λόγοι που οδηγούν ένα άτομο ή μια ομάδα ατόμων, ή μια εταιρεία να λάβει μια απόφαση, καθώς και οι στόχοι που επιθυμούν να διεκπεραιώσουν μέσω της απόφασης αυτής.
Στο δεύτερο κεφάλαιο, βάσει της σύγχρονης βιβλιογραφίας, αναλύονται οι διαφορετικοί τύποι των αποφάσεων που λαμβάνουν τα άτομα και γίνεται μια περιγραφή της διαδικασίας λήψης της.
Στη συνέχεια, πραγματοποιείται μια ιστορική αναδρομή με την εξέλιξη της διαδικασίας λήψης αποφάσεων ανά τους αιώνες και παρουσιάζονται διάσημα διλήμματα ή αποφάσεις που κλήθηκαν να λάβουν οι άνθρωποι αυτοί. Τέλος, αναφέρονται οι μορφές που μπορεί να λάβει η προσέγγιση λήψης αποφάσεων καθώς και τα στάδια για την επιτυχή διεκπεραίωσή της.
Στο τρίτο κεφάλαιο παρουσιάζονται οι διαφορετικοί παράγοντες που επιδρούν στα άτομα ή στις ομάδες και δυσχεραίνουν τη σωστή λήψη μιας απόφασης, είτε αυτοί είναι σε επίπεδο ατόμου, περιβάλλοντος ή οργάνωσης. Στη συνέχεια, μέσω της κατανόησης των ανωτέρω παραγόντων και των λόγων που αυτοί εμφανίζονται, οι αποφασίζωντες είναι ικανοί να μειώσουν την επίδραση που έχουν στην διαδικασία είτε να τους αποφύγουν εντελώς.
Στο τέταρτο καφάλαιο γίνεται αναφορά στους πιο σημαντικούς παράγοντες που συντελούν σε μια απόφαση από όλους τους εμπλεκομένους και ειδικά από τα διοικητικά στελέχη των τεχνικών εταιρειών και πως η κατανόηση αυτών τους οδηγούν στην επιλογή της πιο σωστής διαδικασίας και μεθοδολογίας για την επίλυση του προβλήματος της απόφασης .
Στο πέμπτο κεφάλαιο έχουμε μελέτη περίπτωσης αναδόχου για την κατασκευή ιδιωτικού τεχνικού έργου.Σκοπός είναι να αναδείξουμε την αναγκαιότητα της διαδικασίας της λήψης των αποφάσεων και πόσο σημαντικά είναι τα αρχικά στάδια αυτής
Τέλος, στο έκτο κεφάλαιο, παρουσιάζονται και σχολιάζονται συγκεντρωτικά όλα τα συμπεράσματα και τα πορίσματα από την ανωτέρω ανάλυση της διαδικασίας λήψης αποφάσεων και αναφέρονται τρόποι με τους οποίους οι αποφασίζοντες, εν τέλει, μπορούν να προσεγγίσουν όσο το δυνατόν περισσότερο την βέλτιστη απόφαση.
ΛΕΞΕΙΣ ΚΛΕΙΔΙΑ
Απόφαση, Στρατηγική σκέψη, Διαδικασία στρατηγικής λήψης αποφάσεων, συναισθηματική νοημοσύνη, παράγοντες αποφάσεων, ατομικά χαρακτηριστικά , αντίληψη ,περιβάλλον, διαδικασία λήψη αποφάσεων, εναλλακτικές λύσεις.
Understanding factors in the selection and support of decisions in construction companies
Aleiferis Vaseilios
ABSTRACT
The aim of this thesis is to analyze the decision-making process and to understand the factors that affect it in the light of a construction company. The literature research focused on the decisions that companies or individuals within them are required to make and how they change depending on the circumstances, the environment, the individual and other factors.
In the first chapter, the concept of decision making is analyzed along with the reasons that lead an individual or a group of individuals, or a company to make a decision, as well as the goals they wish to accomplish through it.
In the second chapter, based on the modern literature, the different types of decisions that individuals make are analyzed and the decision-making process is described. Then, a historical review is made with the evolution of the decision-making process over the centuries and famous dilemmas or decisions that these people were called to make are presented. Finally, the forms that the decision-making approach can take as well as the stages for its successful execution are mentioned.
In the third chapter, the different factors that impede the decision-makers to make the right decision are presented, whether they are at an individual, environment or organizational level. Then, by understanding the above factors and the reasons why they occur, decision makers are able to reduce the impact they have on the process or avoid them altogether.
Finally, in the fourth chapter, all the conclusions and conclusions from the above analysis of the decision-making process are presented and commented collectively and the ways in which the
Περιεχόμενα
ΠΕΡΙΛΗΨΗ ... 4
ABSTRACT ... 6
1 Εισαγωγή ... 8
2 Αποφάσεις ... 9
2.1 Τύποι αποφάσεων... 10
2.2 Λήψη Αποφάσεων ... 13
2.3 Ιστορική Αναδρομή ... 15
2.4 Μορφές - Θεωρίες -Τύποι λήψης αποφάσεων ... 19
2.5 Ενέργειες για τη λήψη αποφάσεων. ... 21
3 Τι συντελεί και από τι μπορεί να επηρεαστεί η λήψη αποφάσεων ... 28
5 Μελέτη Περίπτωσης . ... 49
6 Συμπεράσματα - Τροφή για σκέψη. ... 59
Βιβλιογραφία………..……. 62
1 Εισαγωγή
Η λήψη αποφάσεων αποτελεί καθημερινή δραστηριότητα των ανθρώπων, είτε αυτή είναι στιγμιαία και υποσυνείδητη, είτε κατόπιν σκέψης. Οι αποφάσεις αυτές μπορεί να είναι απλές και ασήμαντες, ενώ άλλες, πιο πολύπλοκες και αξιοσημείωτες. Για τη λήψη μείζονων αποφάσεων απαιτείται συνήθως περισσότερη σκέψη, ή ακόμα και συνδυασμός σκέψεων, συσχέτιση δεδομένων, παραμέτρων και παραγόντων.
Σε καθημερινή βάση ο ανθρώπινος νους επεξεργάζεται μια σειρά ληφθεισών πληροφοριών με σκοπό την δημιουργία επιλογών και την λήψη των αντίστοιχων αποφάσεων. Η διαδικασία αυτή είναι γνωστή ως «λήψη απόφασης» (decisionmaking).
Κάθε κατασκευαστική, όπως και οποιαδήποτε άλλη, εταιρία καθορίζει τις φιλοδοξίες και τους στόχους της. Φιλοδοξία των εταιριών αυτών αποτελεί αφενός η ανάπτυξη μιας σειράς διεργασιών και μηχανισμών για την καλύτερη λειτουργία τους, αφετέρου δε ο μελλοντικός τους προγραμματισμός να στοχεύσει σε πολιτικές που θα βοηθήσουν στη βιωσιμότητα και την ανταγωνιστικότητά τους. Η κάθε μία από αυτές προσπαθεί, μέσω των αποφάσεων που θα λάβει, να κατέχει μια σημαντική θέση στον κατασκευαστικό κλάδο με τις ανταγωνιστικές ομοειδής της εταιρείες.
Προτεραιότητα των εταιριών είναι η στελέχωσή τους με ανθρώπους οι ικανότητές τους απαρτίζονται από την κατανόηση των εμφανιζόμενων προβλημάτων, την ικανότητα σκέψης και ανάπτυξης νέων ρηξικέλευθων ιδεών και πράξεων αλλά και την κατανόηση των παραγόντων για τη σωστή λήψη των εκάστοτε αποφάσεων, είτε στα πλαίσια μιας συγκεκριμένης αγοράς, είτε εκτός αυτής.
Συνεπώς, είναι αυτονόητο ότι η λήψη αποφάσεων αποτελεί από τους πιο σημαντικούς παράγοντες για τον προσδιορισμό της πορείας και της μελλοντικής ανάπτυξης της κάθε κατασκευαστικής επιχείρησης.
2 Αποφάσεις
«Νουν ηγεμόνα ποιεί» (Να βασιλεύει στις αποφάσεις σου το μυαλό) ΣΟΛΩΝ
«Προτιμότερο το ΕΜΕΙΣ από το ΕΓΩ» (Σύγχρονη Κοινωνιολογία)
«Η απόφαση συνεπάγεται το τέλος της συζήτησης και την έναρξη της δράσης. » William Starbuck, University of Oregon
Μια πιο αντιπροσωπευτική προσέγγιση του ορισμού της απόφασης είναι εκείνη που σαν απόφαση (decision) θεωρούνται όλες οι ενέργειες (σκέψεις, κρίσεις κ.λπ.) που πραγματοποιούνται από έναν ή περισσότερους ανθρώπους, με στόχο την επιλογή ενός τρόπου ενέργειας - δράσης μέσα από ένα σύνολο εναλλακτικών επιλογών. Γενικά, μια απόφαση σηματοδοτείται από τη δυνατότητα της επιλογής του εκάστοτε υπεύθυνου μεταξύ τουλάχιστον δύο διαφορετικών εναλλακτικών ενεργειών. Στην περίπτωση που ο αριθμός των επιλογών περιορίζεται σε μία, δεν μπορεί να γίνει αναφορά σε απόφαση αλλά σε υποχρεωτική υλοποίηση της επιλογής αυτής. (Ματσατσίνης, 2010) Η λήψη οποιασδήποτε απόφασης γίνεται με σκοπό την επίλυση ενός προβλήματος ή την εκμετάλλευση κάποιας ευκαιρίας προς όφελος της εταιρείας. Στην περίπτωση που η ομάδα ή ο αποφασίζων καταλήξουν στη μη υλοποίηση οποιασδήποτε δράσης (μηδαμινή ενέργεια), η παραπάνω ενέργεια μπορεί να θεωρηθεί ως εναλλακτική, εφόσον συγκρίνεται και αξιολογείται βάσει άλλων και αποφασίζεται να μην ακολουθηθεί κάποια εν των υπολοίπων ενεργειών.
Μέσω της μελέτης του τρόπου διοικήσεως των κατασκευαστικών εταιρειών συμπεραίνεται ότι κάθε στέλεχος ανεξαρτήτου θέσεως λαμβάνει καθημερινά αποφάσεις. Οι ληφθείσες αποφάσεις αυτές, όπως προαναφέρθηκε, είναι προφανές ότι πρέπει να ανταποκρίνονται στους στόχους που έχει θέσει η εταιρεία, για να μπορέσει να εξασφαλίσει την βιωσιμότητα και την ανταγωνιστικότητά της. Είναι αναγκαίο λοιπόν, πριν από τη λήψη οποιασδήποτε σημαντικής απόφασης, να κατανοηθούν τα τυχόν προβλήματα και παράγοντες δημιουργίας και υλοποίησης των εναλλακτικών προτάσεων και ιδεών, καθώς αυτές σηματοδοτούν την μελλοντική της πορεία.
Συνοψίζοντας, η απόφαση (Decision) αποτελεί έκφραση της βούλησης ενός προσώπου ή ενός συλλογικού οργάνου, η οποία στηρίζεται στην ύπαρξη σχετικής εξουσίας ή αρμοδιότητας και η οποία αφορά (ανάλογα µε τη μορφή της και αυτόν που αποφασίζει):
1. τη συμπεριφορά είτε του συνόλου των εργαζομένων της επιχείρησης, είτε μιας ομάδας εργαζομένων, είτε ενός ατόμου.
2. τα κάθε φύσης μέσα που χρησιμοποιεί η επιχείρηση.
3. τις σχέσεις της επιχείρησης µε παράγοντες εκτός αυτής.
2.1 Τύποι αποφάσεων
Σε κάθε κατασκευαστική εταιρεία ανάλογα τις επικρατούσες συνθήκες στο εσωτερικό της, αλλά και στον ευρύτερο κατασκευαστικό κλάδο, τα στελέχη της καλούνται να αντιμετωπίσουν προκλήσεις σε καθημερινή βάση. Οι ευκαιρίες που της παρουσιάζονται, μέσω της διαδικασίας ανάλυσης, αξιολόγησης και κατηγοριοποίησης των εναλλακτικών επιλογών της, τής δίνουν την δυνατότητα να εξελιχθεί, να γίνει αποδοτικότερη, αποτελεσματικότερη και πιο ανταγωνιστική στον κλάδο της. Επιπροσθέτως, τα στελέχη καλούνται να ανταποκριθούν και να ανταπεξέλθουν και στην περίπτωση εμφάνισης εχθρικών συμβάντων, προβλημάτων και απειλών, τα οποία κατανοούν, αναλύουν και αντιμετωπίζουν προτείνοντας λύσεις και ενέργειες.
Με βάση τα όσα έχουν ειπωθεί, οι αποφάσεις μπορούν να κατηγοριοποιηθούν στους παρακάτω τύπους:
1. Καθημερινές λειτουργικές αποφάσεις της εταιρίας επιπέδου υπαλλήλου (Operational), π.χ.
αποφάσεις που αφορούν την παραγγελία πρώτων υλών/ εμπορευμάτων, κλπ.
2. Τακτικές αποφάσεις διευθυντικού επιπέδου (Tactical – Managerial), π.χ. αγορά νέου μηχανήματος ή εξοπλισμού, εξωτερική προμήθεια ή εσωτερική κατασκευή (make or buy),
3. Στρατηγικές αποφάσεις επιπέδου ανωτάτων στελεχών – διοίκησης (Strategic), π.χ. είσοδος στην αγορά νέων προϊόντων ή κατασκευών, κατασκευή νέων εργοστασίων, επέκταση σε άλλες χώρες κλπ.
4. Προγραμματισμένες αποφάσεις.
Αποτελούν αποφάσεις ρουτίνας που έχουν ληφθεί πολλές φορές στο παρελθόν και η μέθοδος και η διαδικασία λήψεως τους είναι σχεδόν αυτοματοποιημένες. Υπάρχουν δηλαδή κανόνες και οδηγίες που ακολουθούνται σχεδόν σε καθημερινή βάση και τα στελέχη δεν χρειάζεται να ακολουθήσουν ολόκληρη τη διαδικασία λήψης της συγκεκριμένης απόφασης.
Λαμβάνονται από τους διοικούντες των εταιρειών μία φορά και για μεγάλα χρονικά διαστήματα. Έχουν την ιδιότητα της μόνιμης απόφασης χωρίς αυτό να υποδηλώνει την αδυναμία αλλαγής ή αντικατάστασής της από άλλη, της οποίας το χρονικό πλαίσιο εφαρμογής θα είναι επίσης μεγάλο.
Παράδειγμα τέτοιων αποφάσεων είναι οι προμήθειες υλικών στον κατασκευαστικό κλάδο, η προμήθεια γραφείων, εξοπλισμού εργοταξίων κλπ.
5. Μη προγραμματισμένες αποφάσεις.
Είναι εκείνες που καλούνται να παρθούν σε μια ασυνήθιστη κατάσταση που δεν έχει αντιμετωπιστεί ξανά στο παρελθόν. Ξεφεύγουν από την επανάληψη της καθημερινότητας και συνήθως αφορούν την εισαγωγή και εφαρμογή νέων κατά κανόνα πρωτοποριακών ιδεών και μεθόδων. Σε αυτή την περίπτωση δεν υπάρχουν κανόνες.
Μια τέτοια απόφαση στηρίζεται συνήθως σε πληροφορίες, στην κρίση και διαίσθηση των ανωτέρων στελεχών σε συνεργασία με τα διοικητικά στελέχη των κατασκευαστικών εταιρειών. Παράδειγμα τέτοιων αποφάσεων είναι οι επενδύσεις σε νέες τεχνολογίες, επένδυση σε ακίνητα νέων περιοχών, αλλαγή πολιτικής πιστώσεων με σκοπό την αύξηση κύκλου εργασιών κλπ.
Μια δεύτερη κατηγοριοποίηση των αποφάσεων είναι ανάλογα τον βαθμό βεβαιότητας τους (Lindley, 1973; 1985) και διακρίνονται σε:
Αποφάσεις υπό βεβαιότητα: Σε αυτή την περίπτωση ο αποφασιζών γνωρίζει εξ αρχής τις συνέπειες της προτίμησής του, συγκριτικά με τις υπόλοιπες και διαφορετικές προτάσεις που υπάρχουν. Για όλες τις διαφορετικές αυτές προτάσεις γίνεται αξιολόγηση των συνεπειών και στο τέλος ακολουθείται εκείνη που θεωρείται βέλτιστη την συγκεκριμένη χρονική στιγμή.
Παρόλο που η διαδικασία αυτή φαίνεται εύκολη, πάντα ελλοχεύουν κίνδυνοι εξαιτίας των πολλών διαφορετικών προτάσεων που είναι προς επιλογή.
Αποφάσεις υπό αβεβαιότητα: Σε αυτή την περίπτωση υπάρχουν πολλές συνέπειες για κάθε διαφορετική πρόταση, οι οποίες, όμως, δεν είναι γνωστές εκ των προτέρων στο άτομο ή στα άτομα που καλούνται να πάρουν την απόφαση. Βασίζονται συνήθως στην διαίσθηση και ατομική εκτίμηση των αποφασιζόντων, ενώ οι διαθέσιμες πληροφορίες είναι λιγοστές ή μηδαμινές.
Αποφάσεις υπό κίνδυνο: Σε αυτή την κατηγορία τοποθετούνται εκείνες οι αποφάσεις που μια πρόταση/επιλογή μπορεί να έχει περισσότερα από ένα πιθανά αποτελέσματα. Λαμβάνονται έπειτα από την συλλογή μεγάλου όγκου δεδομένων, ανάλυσης αυτών μέσω τεχνολογικών μέσων για την εκτίμηση του ρίσκου και αφορούν την επίτευξη αντικειμενικών στόχων που έχει θέσει η κατασκευαστική εταιρεία (αύξηση κύκλου εργασιών, ελαχιστοποίηση ζημιών).
Η κατηγοριοποίηση των αποφάσεων μπορεί και να γίνει και με διαφορετικά κριτήρια όπως έχουν παρουσιάσει διαφορετικοί μελετητές και ερευνητές. Για παράδειγμα, μπορούν να διαχωριστούν σύμφωνα με τα άτομα που αποφασίζουν, όπως αναφέρει ο Raiffa (1997), ή, όπως υποστηρίζουν οι Cooke και Slack (1984), ανάλογα με τη χρονική στιγμή που παίρνονται και τις συνθήκες που επικρατούν. Οι συνθήκες αυτές μπορεί να είναι μια οικονομική κρίση, ο σκοπός, η πολιτική και ο μελλοντικός προγραμματισμός της εταιρίας κλπ. Οι διαφορετικοί χαρακτηρισμοί των αποφάσεων μπορούν να ποικίλουν αρκετά (πχ στρατηγικές, λειτουργικές, αδόμητες-δομημένες, εξαρτώμενες- ανεξάρτητες κ.α.), το νόημα τους, όμως, είναι το ίδιο με όσα έχουν ήδη αναφερθεί. Πρακτικά, καμία απόφαση δεν χαρακτηρίζεται αυστηρά από μία μόνο από τις προαναφερθείσες κατηγορίες.
ενός συνδυασμού παραμέτρων, που είναι αρκετά πιθανό να ανήκουν σε δύο ή περισσότερες από τις παραπάνω κατηγορίες.
2.2 Λήψη Αποφάσεων
«Η ΖΩΗ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΑΘΡΟΙΣΜΑ ΤΩΝ ΕΠΙΛΟΓΩΝ ΜΑΣ» Albert Camus
Με βάση την ψυχολογία, η λήψη αποφάσεων θεωρείται ως η γνωστική διαδικασία η οποία έχει σκοπό την επιλογή μιας πεποίθησης ή μια πορεία δράσης ανάμεσα σε διαφορετικές εναλλακτικές δυνατότητες. Η κάθε διαδικασία για την λήψη αποφάσεων παράγει μια τελική επιλογή η οποία είτε μπορεί να παρακινήσει δράση είτε όχι. Η λήψη της απόφασης είναι η διαδικασία που οι αποφασίζοντες προσδιορίζουν και επιλέγουν εναλλακτικές λύσεις που βασίζονται στις αξίες και τις προτιμήσεις τους.
Η λήψη αποφάσεων αποτελεί μια σύνθετη διαδικασία εξέλιξης και ανάπτυξης του ατόμου κατά την οποία μαθαίνει, αξιοποιώντας και αναπτύσσοντας τις δεξιότητές του, να παίρνει αποφάσεις που αφορούν τις εκπαιδευτικές και επαγγελματικές του επιλογές, με ώριμο και ικανοποιητικό τρόπο. Η πορεία για τη διαδικασία λήψης μιας απόφασης είναι συγκεκριμένη. Κατά την πορεία αυτή, το άτομο αρχικά θέτει στόχους και συγκεντρώνει πληροφορίες, σκέφτεται και αξιολογεί τις εναλλακτικές πιθανές λύσεις, και, τελικά, συσχετίζοντας όλα τα παραπάνω, επιλέγει τη βέλτιστη λύση.
Πριν από τη λήψη οποιασδήποτε απόφασης υπάρχει πάντα το στάδιο της σκέψης κατά την οποία γίνεται διεξοδική ανάλυση και εξήγηση της κάθε διαφορετικής επιλογής/πρότασης. Συνεπώς όταν γίνεται αναφορά στη λήψη αποφάσεων, ορίζεται ως το σύνολο ενεργειών που πρέπει να γίνουν για έναν συγκεκριμένο σκοπό, εξετάζοντας όλες τις παραμέτρους.
Σύμφωνα με τη Διοίκηση Επιχειρήσεων κατά τη λήψη των αποφάσεων πραγματοποιείται μια σειρά από δράσεις που σκοπό έχουν να αξιοποιήσουν δυνατότητες και νέες μεθόδους για τη
βέλτιστη λύση των εμφανιζόμενων απειλών ή προβλημάτων. Αυτό, φυσικά, γίνεται έχοντας λάβει υπόψιν όλες τις προτάσεις και τις προτιμήσεις καθώς και τους μελλοντικούς στόχους της επιχείρησης. https://www.yourtherapist.gr/antoniou-lipsi-apofasewn/
Ένας εναλλακτικός ορισμός είναι ότι η λήψη αποφάσεων είναι το αποτέλεσμα σύνθετων διαδικασιών που έχουν ως στόχο, αρχικά μεν την μελέτη και την διεξοδική ανάλυση των επιπτώσεων όλων των εναλλακτικών επιλογών και στη συνέχεια δε να προχωρήσουν σε μια προσπάθεια σύγκλισης των απαιτήσεων όλων των εμπλεκόμενων μερών, με σκοπό την τελική εύρεση της πλέον κοινά αποδεκτής λύσης. (Ματσατσίνης, 2010)
Μπορεί να ειπωθεί ότι η λήψη αποφάσεων εστιάζει στην εξέταση, αποκρυπτογράφηση και λύση προβλημάτων, και αποδίδει αποτελέσματα τα οποία θα είναι επαρκή, αποδεκτά και διαφωτιστικά.
Είναι λοιπόν μια σειρά πράξεων που μπορεί να βασίζονται στον ορθό λόγο ή ακόμα και στον μη ορθό, αλλά να υπάρχει μια βάση γνώσεων η οποία είναι τεκμηριωμένη, δημόσια, δομημένη, με σταθερό περιεχόμενο, εξωτερικευμένη και συνειδητή. Οι πράξεις αυτές μπορούν να βασίζονται σε ό,τι μπορεί να συγκεντρωθεί και να μοιραστεί από κοινού μέσω της τεχνολογίας των πληροφοριών. Επίσης, είναι πιθανό, να βασίζονται σε γνώση του ανθρώπινου μυαλού, στη συμπεριφορά, και στην αντίληψη. Εξελίσσεται από τις αλληλεπιδράσεις των ανθρώπων και απαιτεί δεξιότητες και πρακτική εφαρμογή.
Η επίμονη απασχόληση των ανθρώπων τις αποφάσεις και το πώς αυτές λαμβάνονται έχει γίνει αντικείμενο έρευνας από πολλές σκοπιές και οπτικές γωνίες.
Η ψυχολογία εξετάζει τις αποφάσεις ως ξεχωριστές και μοναδικές υπό το πρίσμα διαφορετικών αναγκών, δεδομένων, εκτιμήσεων και δογμάτων που μπορεί να έχει ή να επιδιώκει ένας άνθρωπος.
Η γνωστική πλευρά θεωρεί την λήψη αποφάσεων ως είσοδο και επεξεργασία πληροφοριών που οδηγούν στη μάθηση και τη γνώση. Ακολουθούν μια διαδικασία παρόμοια με εκείνη του πεπτικού
μετασχηματίζονται και αποθηκεύονται, για να ενεργοποιηθούν, όταν υπάρχει ανάγκη. Αυτό σημαίνει ότι για να μετατραπεί η πληροφορία σε γνώση, μεσολαβούν όχι μόνο οι αισθήσεις, οι οποίες φιλτράρουν τα εξωτερικά ερεθίσματα, αλλά και κάποιες διαδικασίες επεξεργασίας οι οποίες μετασχηματίζουν τα δεδομένα σε γνώση. Οι διαδικασίες αυτές καθορίζονται από τις γνωστικές λειτουργίες, δηλαδή την αντίληψη, τη μνήμη, τη γλώσσα, τη σκέψη και την ικανότητα επίλυσης προβλημάτων. Έτσι κάθε άτομο αλληλοεπιδρά, σε μια προσπάθεια να γίνει ένα με το περιβάλλον του.
Η κανονιστική πλευρά αναλύει τις αποφάσεις ενός ατόμου όντας συνδεμένες με τη λογική της λήψης αυτών και του χαρακτηριστικού της προσωπικής του επιλογής. (Kahneman, Daniel; Tversky, Amos, eds. (2000). Choices, values, and frames. New York; Cambridge, UK: Russell Sage Foundation; Cambridge University Press. ISBN 0521621720.)
Στον κατασκευαστικό κλάδο, και γενικά στις κατασκευαστικές εταιρείες, οι αποφάσεις παίρνονται εξ ολοκλήρου από τα ανώτερα στελέχη αλλά το εύρος που αυτές επηρεάζουν μπορεί να ποικίλει.
Στο υψηλότερο διοικητικό επίπεδο (Top Manager) δίνεται άδεια στα στελέχη να λαμβάνουν αποφάσεις που αφορούν την επιχείρηση στο σύνολό της. Στο κατώτερο επίπεδο διοίκησης (ανώτεροι, μεσαίοι, κατώτεροι Managers) η απαίτηση για αποφάσεις γίνεται κατόπιν εντάλματος από τα ανώτατα στελέχη και αφορούν αποκλειστικά περιορισμένο πεδίο, συνήθως της περιοχής επιρροής τους ή το τμήμα που είναι υπεύθυνοι.
Σύμφωνα με τα ανωτέρω για την λήψη μιας απόφασης χρειάζεται το άτομο ή η ομάδα να έχει αρμοδιότητα ή σχετική εξουσία με την εκάστοτε απόφαση.
2.3 Ιστορική Αναδρομή
Σχεδόν με την ύπαρξη του ανθρώπου η λήψη των αποφάσεων ήταν μια σειρά ενεργειών που λάμβανε χώρα συνειδητά ή ασυνείδητα υπολογίζοντας όλες τις παραμέτρους που σχετιζόταν με την απόφαση. Οι ενέργειες αυτές δεν βασίζονταν σε κάποιο μαθηματικό μοντέλο ή υπόβαθρο
αλλά στηριζόταν κυρίως στα ερεθίσματα και την γνώση του κάθε ανθρώπου που θα έπαιρνε την απόφαση, υπολογίζοντας τις καταστάσεις που δημιουργούταν, τις δυσκολίες και τις αντιξοότητες.
Από την αρχαιότητα και για πολλά χρόνια οι άνθρωποι έπαιρναν αποφάσεις σύμφωνα με την καλλιέργεια και την κουλτούρα τους, βασιζόμενοι στην προσωπική τους εκτίμηση για τα γεγονότα, έχοντας υποκειμενική ανάγνωση δεδομένων και εξαγωγή συμπερασμάτων. Οι αποφάσεις τους στηρίζονταν στις εξηγήσεις εντοσθιών ζώων, ονείρων, καπνού και φυσικών φαινομένων. Εκατοντάδες γενιές Κινέζων βασίζονταν στην ποιητική σοφία και τις οδηγίες μαντείων που τηρούνται στο Ι Τσινγκ, όπως αντίστοιχα οι Έλληνες συμβουλεύονταν το μαντείο των Δελφών.
«Βαθιά, στο κέντρο της ύπαρξής σου έχεις την απάντηση. Ξέρεις ποιος είσαι και ξέρεις τι θέλεις»
ΛάοΤζου.
Ο ΛάοΤζουΣτον 6ο αιώνα διδάσκει ότι ο καθένας μας πρέπει να ακολουθεί τους φυσικούς κανόνες και να μην εμπλέκεται σε αλλότριες καταστάσεις.
Την ίδια εποχή ο Κομφούκιος έλεγε ότι οι αποφάσεις είναι απαραίτητο να στηρίζονται στην αρετή, τον σεβασμό και την αφοσίωση.
Στην Αθήνα τον 5ο αιώνα βλέπουμε να κυριαρχεί η Δημοκρατία και οι αποφάσεις να αντλούνται από τη γνώμη και τη συμμετοχή των πολλών. Ο Πλάτωνας παρουσιάζει την λήψη αποφάσεων σύμφωνα με τα αιώνια αρχέτυπα δια μέσου της ψυχής και όχι των αισθήσεων, ενώ ο Αριστοτέλης εισάγει την έννοια της πληροφόρησης διαμέσου των αισθήσεων.
Στις πρώτες αποφάσεις συγκαταλέγεται και η θανατική καταδίκη του Σωκράτη μετά από τη συμφωνία 500 Αθηναίων πολίτων.
Ο Μέγας Αλέξανδρος αποφασίζει και κόβει τον Γόρδιο δεσμό με το σπαθί του, δείχνοντας πώς μπορεί να βρεθεί λύση σε δύσκολα προβλήματα (χωρίς σημείο αναφοράς).
Το 49 π.Χ. Ο Ιούλιος Καίσαρας παίρνει την αμετάκλητη απόφαση να διασχίσει τον Ρουβίκωνα και μεταφορικά η έννοια της λήψης αποφάσεων είναι γεγονός.
To 1602 o Άμλετ αντιμετωπίζει αναμφισβήτητα το πιο διάσημο δίλημμα στη δυτική λογοτεχνία, συζητά «να ζει κανείς ή να μην ζει»
Το ερώτημα του Πασκάλ για την ύπαρξη του Θεού δείχνει ότι για έναν υπεύθυνο λήψης αποφάσεων οι συνέπειες, παρά την πιθανότητα λάθους, μπορεί να είναι υψίστης σημασίας (1660).
Προσπαθώντας να κατανοήσει κάτι που έχει γίνει χωρίς κανέναν προγραμματισμό, ο Daniel Bernouli, το 1738 έβαλε τη βάση για την μελέτη του κατά πόσο το άτομο με γνώμονα το φόβο θέλει ή όχι να επιφέρει λύση σε ένα πρόβλημα.
Ο Pareto (1896) έκανε την πρώτη απόπειρα να αποδείξει με στοιχεία το πρόβλημα της σύνθεσης πολλών παραγόντων στην λήψη αποφάσεων βάζοντας κανόνες εξ αρχής και καθορίζοντας για πρώτη φορά για την έννοια της αποτελεσματικότητας (efficiency) ως βασικό θεώρημα στην μετέπειτα ανάλυση πολλών κριτηρίων.
Ο οικονομολόγος Irving Fisher στις αρχές του 20ου αιώνα βάζει έναν νέο όρο στην λήψη αποφάσεων με την θεωρία της χρησιμότητας και τη γενική ισορροπία. Η έννοια της χρησιμότητας χρησιμοποιείται για τη μοντελοποίηση της αξίας. Εξέτασε ένα σύνολο εναλλακτικών λύσεων που αντιμετωπίζει ένα άτομο, για τις οποίες ο αποφασίζων έχει μια σειρά προτιμήσεων.
Ο Chester Bernard διαχωρίζει την απόφαση του ατόμου με εκείνη της επιχείρησης, αφού τεκμηρίωσε ότι ορισμένα στελέχη πράττουν με γνώμονα τα οφέλη της εταιρείας και όχι τα ατομικά τους.
To 1921 ο Frank Knight κάνει διάκριση μεταξύ του κινδύνου, στον οποίο μπορεί να είναι γνωστή η πιθανότητα ενός αποτελέσματος (και κατά συνέπεια ασφαλισμένη), και της αβεβαιότητας, στην οποία η πιθανότητα ενός αποτελέσματος είναι άγνωστη.
Το 1947, ο Herbert Simon ασχολείται αποκλειστικά με τις νοητικές διαδικασίες με τις οποίες γίνονται οι ορθολογικές ανθρώπινες επιλογές-αποφάσεις. Διαβεβαιώνει ότι εξαιτίας του μεγάλου τιμήματος της εύρεσης πληροφοριών οι αποφάσεις παίρνονται με συγκρατημένη ορθή κρίση.
Στη δεκαετία του ‘50 ο Koopmans (1951) διεύρυνε τον ορισμό της αποτελεσματικότητας του Pareto θέτοντας ως βάση τις αποφάσεις του συνόλου που έχουν την ικανότητα να πετυχαίνουν τα αναμενόμενα αποτελέσματα εξετάζοντας όλες τις εναλλακτικές λύσεις, από τις οποίες όμως δεν εξουσιάζονται.
Την ίδια χρονική στιγμή (1940- 1950) οι VonNeumann και Morgenstern (1944), στο βιβλίο
«Θεωρία Παιγνίων και Οικονομική Συμπεριφορά», έχοντας ως βάση τη θεωρία της χρησιμότητας, αναπτύσσουν ένα από τα πιο βασικά συστήματα της πολυκριτήριας ανάλυσης αποφάσεων.
Τις επόμενες δεκαετίες όλες οι ανωτέρω απόπειρες προσέγγισης έγιναν το εφαλτήριο για την δημιουργία στόχων και επιπλέον διερεύνησης από τους Charnes και Cooper (1961) με βασικό στόχο τον συσχετισμό της θεωρίας του γραμμικού προγραμματισμού και της ανάλυσης πολλαπλών κριτηρίων. Το 1965 ο Fishburn ανέλυσε περαιτέρω τη θεωρία της χρησιμότητας στις δυσκολίες λήψης αποφάσεων κάτω από ισχύουσες καταστάσεις πολλαπλών κριτηρίων.
Το 1961 ο όρος “catch-22” του Joseph Heller γίνεται μια δημοφιλής συντομογραφία για τα κυκλικά και γραφειοκρατικά παράλογα που αποτρέπουν την σωστή λήψη αποφάσεων.
Το 1968 η ανάλυση επιλογών του Howard Raiffa εξηγεί αρκετές τεχνικές λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένων των επιλογών τύπου «δένδρου» και της αναμενόμενης τιμής δείγματος πληροφοριών (σε αντίθεση με την τέλεια τιμή).
Τη δεκαετία του ‘70 η μεθοδολογία της λήψης αποφάσεων έγινε αντικείμενο μελέτης και από Ευρωπαίους επιστήμονες και θεωρητικούς. Πρώτος ο Roy (1968) έβαλε τα θεμέλια στην ανάλυση των σχέσεων υπεροχής και μπορεί να πει κανείς ότι έδειξε το δρόμο στους ευρωπαίους να ασχοληθούν με τους παράγοντες της λήψης αποφάσεων.
Από το 1970 έως το 1990 η λήψη αποφάσεων αποτέλεσε αντικείμενο μελέτης όχι μόνο σε θεωρητικό επίπεδο, αλλά και στην υλοποίηση δραστηριοτήτων ως αποτέλεσμα δυσκολίων με πολλές παραμέτρους και παράγοντες ως προς τη λήψη αποφάσεων. Σε αυτό συνέβαλλε κατά κύριο λόγο η ανάπτυξη της επεξεργασίας των πληροφοριών που πλέον γίνεται με τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Οι Η/Υ βοήθησαν σε πολύ μεγάλο βαθμό στην ανάπτυξη και προσαρμογή όλων των τεχνικών και των αναλύσεων, εισάγοντας και εξελίσσοντας νέες μεθόδους και πρακτικές σε συστήματα λήψης και υποστήριξης αποφάσεων.
2.4 Μορφές - Θεωρίες -Τύποι λήψης αποφάσεων
Στη σημερινή εποχή οι αποφάσεις, όπως και η λήψη τους, κρίνονται δυσκολότερες καθώς είναι επιρρεπείς σε πληθώρα παραμέτρων, οι οποίες δεν ήταν παρούσες τα προηγούμενα χρόνια. Η τεχνολογική επανάσταση σε συνδυασμό με την ανάπτυξη του διαδικτύου και την δημιουργία πολλών νέων εργασιών κατέστησαν την εύρεση πληροφοριών πιο εύκολη από ποτέ. Αποτέλεσμα του παραπάνω γεγονότος ήταν η υπερπληροφόρηση, η οποία σύμφωνα με πολλούς δεν δρα ευεργετικά ως προς τη λήψη αποφάσεων. Εξαιτίας του μεγάλο όγκου πληροφοριών που είναι διαθέσιμες στο άτομο σήμερα, η επίλυση ενός προβλήματος μπορεί να γίνει μέσω πολλών διαφορετικών οδών και επιλογών φαινόμενο που μπορεί να δυσκολέψει την διαδικασία λήψης μιας απόφασης.
Με το πέρασμα του χρόνου τα στοιχεία και οι μορφές που συνέθεταν τη λήψη αποφάσεων διακρίνονταν στα εξής:
1. Η πιο παλιά μορφή λήψης αποφάσεων είναι εκείνη που διατηρούνταν από γενιά σε γενιά.
Βασικό χαρακτηριστικό της συγκεκριμένης μορφής είναι ότι ο αποφασίζω έπαιρνε τις αποφάσεις είτε μόνος του, είτε με συνεργάτες, άλλα άτομα και συγγενικά του πρόσωπα. Η απόφαση αυτή στηρίζονταν κυρίως σε πολύ βασικά ερεθίσματα του ατόμου (στο ένστικτο του,
στην αντίληψη ή εμπειρική γνώση ορισμένων πραγμάτων), ενώ πολλές φορές βασιζόταν ακόμα και στην τύχη ακόμα ή σε πράξεις που σκέφτοταν εκείνη τη στιγμή.
2. Μίμηση: Η συγκεκριμένη μορφή λήψης αποφάσεων βασιζόταν κυρίως στις πράξεις και τις ενέργειες που είχαν προβεί άλλοι πριν από τους αποφασίζοντες. Οι παρόμοιες καταστάσεις που μπορεί να είχαν αντιμετωπιστεί στο παρελθόν γίνονταν η βάση για τις μετέπειτα καταστάσεις που δημιουργούνταν.
3. Συστηματική λήψη αποφάσεων: Σε αυτή τη μορφή λήψης αποφάσεων δεν υπάρχει ο αυτοσχεδιασμός και η διαίσθηση και τα άτομα απορρίπτουν την συλλεχθείσα εμπειρία λόγω της μίμησης. Οι αποφασίζοντες στηρίζονται σε δεδομένα που έχουν συλλέξει και επεξεργαστεί σύμφωνα με την λογική.
4. Αποφάσεις με βάση την επιστήμη: Σε αυτήν την μορφή τα άτομα είναι χωρισμένα σε ομάδες και αποφασίζουν με βάση τις εξειδικευμένες τους γνώσεις βασιζόμενοι σε σύγχρονες επιστημονικές μεθόδους εκτέλεσης εργασιών. Εγκαταλείπεται η απόφαση του ενός και η λήψη των αποφάσεων της ομάδας στηρίζεται σε πληροφορίες και συλλεγμένα δεδομένα με την βοήθεια των ηλεκτρονικών υπολογιστών. Με αυτό τον τρόπο προσφέρονται πολλές διαφορετικές λύσεις για το κάθε πρόβλημα και διευκολύνεται η δυνατότητα επιλογής της βέλτιστης λύσης.
Με βάση τα ανωτέρω, οι λήψεις αποφάσεων μπορεί να είναι είτε λειτουργικές, που παίρνονται σε καθημερινή σχεδόν βάση από απλούς εργαζομένους, διοικητικές, που αφορούν την οργάνωση και λειτουργία της επιχείρησης, αλλά και στρατηγικές, που αφορούν τους στόχους και την μελλοντική πολιτική της εταιρείας.
Ανατρέχοντας στη βιβλιογραφία, είναι εύκολη η εύρεση πολλών αναφορών στους τύπους αποφάσεων και τις συνθήκες κάτω από τις οποίες τα στελέχη των εταιρειών καλούνται να τις λάβουν.
Ως προς τις συνθήκες λήψεις των αποφάσεων διακρίνονται, όπως έχει προαναφερθεί σε προηγούμενη ενότητα, σε αποφάσεις κάτω υπό βεβαιότητα, αποφάσεις κάτω από αβεβαιότητα και
Στη βιβλιογραφία οι λήψεις αποφάσεων χαρακτηρίζονται και ως συνηθισμένες, που είναι συχνότερες και πιο εύκολες, δημιουργικές, που επιστρατεύονται οι γνώσεις και η οξυδέρκεια του αποφασίζοντα, και διαπραγμάτευσης, που λαμβάνονται κατόπιν διαπραγμάτευσης και κάτω από κίνδυνο. (A.L.Debbeck)
2.5 Ενέργειες για τη λήψη αποφάσεων.
Πολύ σημαντικό ρόλο στη διαδικασία λήψης αποφάσεων είναι η μελέτη ενός συγκεκριμένου συνόλου διαφορετικών λύσεων που αναφέρονται στη δομή των κριτηρίων αξιολόγησης. Ο αποφασίζων καλείται να κατατάξει όλες τις εναλλακτικές προτάσεις με βάση το ποια είναι για αυτόν η καλύτερη, αναλύοντας όλες τις παραμέτρους συνδυαστικά.
Έτσι, για την ολοκλήρωση της διαδικασίας λήψης μιας απόφασης και την επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος απαιτούνται ενέργειες σχεδιασμού ανάλυσης δόμησης της διαδικασίας, ερευνα ενώ κατά τη διάρκεια όλων των διαφορετικών περιστάσεων κρίνεται απαραίτητη η ανάλυση όλων των φάσεων που είναι αναγκαίες να γίνουν σαν προ απαιτούμενα.
Παρόλο που διάφοροι συγγραφείς και ερευνητές δεν έχουν θέσει ένα σαφή ορισμό των φάσεων που αναφέρονται στη διαδικασία λήψης μιας απόφασης οι περισσότεροι (όπως Simon (1960)Kepner, Charles Higgins; Tregoe, Benjamin B. (1997), Roy, (Brown, Pam (November 29, 2007), Career coach: decision-making, Pulse, retrieved July 12, 2012), Pijanowski, John (Pijanowski, John (February 2009). "The role of learning theory in building effective college ethics curricula". Journal of College and Character 10 (3): 1–13. doi:10.2202/1940-1639.1088), Griffin Emory (Griffin, Emory A. (1991). "Interact system model of decision emergence of B. Aubrey Fisher" (PDF). A first look at communication theory (1st ed.). New York: McGraw-Hill) ( ΣυστήματαΥποστήριξηςΑποφάσεων, Ματσατσίνης, 2010) ) συγκλίνουν ότι είναι οι ακόλουθες:
Προσδιορισμός του προβλήματος
Πριν από οποιασδήποτε ενέργεια είναι μείζων ο διαχωρισμός της μελέτης του προβλήματος που καλείται να αντιμετωπίσει το άτομο από την λήψη της απόφασης για τη λύση του. Είναι γνωστό
και πολύ συχνά δηλώνεται ότι είναι απαραίτητη η ενδελεχής μελέτη ενός παρουσιαζόμενου προβλήματος και η συλλογή δεδομένων και πληροφοριών κατά την ανάλυση αυτού για τη διευκόλυνση εύρεσης της βέλτιστης απόφασης. Ο εντοπισμός των πραγματικών προβλημάτων οδηγεί στην ανάλυση όλων των υπαρχόντων πληροφοριών, ίσως και στην αναζήτηση νέων, που αποσκοπούν στην εύρεση των αιτιών δημιουργίας του προβλήματος. Χαρακτηριστικά της ανάλυσης του προβλήματος είναι η επεξεργασία των επιδόσεων, τα αναμενόμενα από τη λύση αποτελέσματα συγκριτικά με αυτά που τελικά επήλθαν. Το βασικό πρόβλημα έγκειται στη διαφορά μεταξύ των αρχικά προσδοκώμενων αποτελεσμάτων, που μπορούν να μετρηθούν και να αξιολογηθούν, σε σχέση με τα πραγματικά. Είναι λοιπόν πολύ σημαντικός ο ακριβής προσδιορισμός τους και η αναλυτική περιγραφή τους. Η διάκριση μεταξύ της αιτίας και της επιρροής της από μια κατάσταση, καθιστούν το πρόβλημα υπό περαιτέρω διερεύνηση καθώς είναι πιθανό να προκαλείται από την αλλαγή κάποιου συγκεκριμένου σημείου αναφοράς.
Για κάθε πρόβλημα ο ερευνητής, μέσω της μελέτης, καταλήγει στα αίτια που το προκάλεσαν βασιζόμενος στα συλλεγμένα στοιχεία που προκύπτουν από τις διαφοροποιήσεις ορισμένων χαρακτηριστικών. Σε συνέχεια, μέσω της εξήγησής των γεγονότων του προβλήματος ο μελετητής οδηγείται, με μεγάλο ποσοστό ακρίβειας, στους παράγοντες δημιουργίας του, τους οποίους πρέπει να αναλύσει. Πολλές φορές είναι αναγκαία η πλήρης καταγραφή του προβλήματος και η διάσπαση σε υπο-προβλήματα για την ευκολότερη καταγραφή των στοιχείων και των δεδομένων που σχετίζονται με αυτό.
Καθορισμός στόχων εύρεση μοντέλου του προβλήματος
Σε αυτή τη φάση καθορίζεται και αναλύεται το πρόβλημα όσο το δυνατόν ακριβέστερα λαμβάνοντας υπόψιν τους εκάστοτε παράγοντες που μπορεί να το επηρεάζουν καθώς και όλες τις συνιστώσες που συμβάλλουν στη δημιουργία του ή που επιδρούν σε αυτό. Για τη λήψη μιας απόφασης είναι αναγκαία η πλήρης εξακρίβωση και η σωστή διάγνωση του προβλήματος. Αυτό επιτυγχάνεται με μεγάλη προσοχή, συνεχή παρατήρηση και πλήρη υπευθυνότητα. Επίσης, είναι σημαντικός ο σαφής προσδιορισμός των υπαρχόντων συνθηκών τοπικά και χρονικά.
Πρέπει να συμφωνηθεί ότι τη στιγμή που θα πρέπει να ληφθεί η απόφαση, αυτή θα συνταχθεί με τους στόχους ταξινομημένους με βάση τη σπουδαιότητά τους, και να είναι κατανοητά όλα αυτά που έχουν αναφερθεί μέχρι τώρα. Είναι απαραίτητο να έχουν οριστεί τα κριτήρια λήψης της απόφασης και να έχουν ανατεθεί σε αυτά συντελεστές βαρύτητας. Τέλος, οποιαδήποτε ενέργεια χωρίς την ολοκληρωμένη κατανόηση του είναι πολύ πιθανό να έχει σαν αποτέλεσμα την λύση λάθους προβλήματος.
Όλα τα ανωτέρω αποσκοπούν στην εξαφάνιση όχι μόνο των παροδικών επιπτώσεων, αλλά του προβλήματος στο σύνολό του.
Συγκέντρωση και ανάλυση πληροφοριών
Σε κάθε πρόβλημα πριν από τη λήψη της απόφασης, είναι απαραίτητη η πληροφόρηση σχετικά με το πρόβλημα.
Με την συλλογή όλων των στοιχείων-πληροφοριών για την κατανόηση της κατάστασης αλλά και του συνόλου του προβλήματος είναι εφικτή η επικέντρωση στις σημαντικότερες εξ αυτών, καθώς και η αξιολόγηση και ο διαχωρισμός τους με βάση τη επείγουσα ανάγκη και τη σπουδαιότητά τους έναντι των υπολοίπων.
Η αναζήτηση των πληροφοριών θα πρέπει να είναι από έγκυρες πηγές και μπορεί να είναι εσωτερική ή εξωτερική. Πηγές πληροφοριών μπορεί να είναι το διαδίκτυο, βιβλία, περιοδικά, επιστημονικά άρθρα, ή από την εσωτερική διαδικασία αξιολόγησης της εταιρείας. Επίσης, μπορεί να ζητηθεί η εμπειρία και η γνώση σχετικών ατόμων με το πρόβλημα.
Όλες οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται περνούν από αξιολόγηση και ακολουθεί η απόρριψη των μη σημαντικών και σχετικών. Οι υπόλοιπες διερευνώνται περεταίρω και απόρροια αυτού αποτελεί η γνώση τόσο της φύσης των δυσκολιών στο εργασιακό περιβάλλον όσο και τα χαρακτηριστικά των ατόμων που αποφασίζουν. Βέβαια, στο συγκεκριμένο βήμα ελλοχεύει πολλές φορές το λάθος της υπερπληροφόρησης.
Υπερσυγκέντρωση πληροφοριών υπάρχει όταν το κενό μεταξύ του πλήθους των πληροφοριών που απαιτείται ανάλυση και των χρησιμοποιούμενων μέσων για την κατανόησή τους δεν είναι αμελητέο. ((Paul Saffo quoted in: Foley, John (30 October 1995). "Managing information:
infoglut". InformationWeek. Archivedfrom the original on 2001-02-22. Retrieved 2015-07-26.).
Η συγκέντρωση πληροφοριών που ξεπερνά τα συνηθισμένα όρια δυσκολεύει την δομή ανάλυσης του προβλήματος και αποτέλεσμα αυτού είναι η μείωση της δυνατότητας απόφασης των ανθρώπων που καλούνται να την πάρουν. (Kutty, Ambalika D.; KumarShee, Himanshu; Pathak, R. D. (November 2007). "Decision-making: too much info!". Monash Business Review 3 (3): 8–
9. doi:10.2104/mbr07056)
Εναλλακτικές προτάσεις- Λύσεις
Μετά την συγκέντρωση των πληροφοριών και την επεξεργασία τους με όλα τα διαθέσιμα μέσα της εταιρείας, επιχειρείται η διαμόρφωση του προβλήματος με όλα τα στοιχεία και τους συντελεστές που επηρεάζουν, προσδιορίζουν, ή διαμορφώνουν τα χαρακτηριστικά του εκάστοτε προβλήματος. Όταν όλα αυτά εξακριβωθούν, σχεδιάζεται ο τρόπος δράσης, μετά την ανάλυση του οποίου προκύπτουν και προτάσσονται οι διαφορετικές εναλλακτικές ενέργειες που μπορούν να γίνουν. Σε αυτό το στάδιο οι αποφασίζοντες καλούνται να εξετάσουν το θέμα από διαφορετικές οπτικές.
Οι διαφορετικές εναλλακτικές προτάσεις που προκύπτουν, παρουσιάζουν όλες τις πιθανές λύσεις από τις οποίες θα προαποφασιστεί εκείνη που ανταποκρίνεται περισσότερο στη λύση του προβλήματος και θα συγκροτήσει την τελική απόφαση. Είναι πολύ πιθανό ενδεχόμενο, βέβαια, η απόφαση να αποτελεί συνδυασμό δύο ή περισσότερων επιλογών.
Όπως προτάθηκε από τον Πρωταγόρα του Πλάτωνα και από τον Βενιαμίν Φράνκλιν, [Franklin, Benjamin (1975) [1772]. "To Joseph Priestley". In Willcox, William Bradford. The papers of Benjamin Franklin: January 1 through December 31, 1772 19. NewHaven: YaleUniversityPress.
pp. 299–300. ISBN 0300018657. OCLC 310601.] το άτομο που παίρνει την απόφαση οφείλει για την κάθε επιλογή να υπολογίσει τα κέρδη ή τις ζημιές της, καθώς και τις αρνητικές συνέπειες της.
οικονομικό παράγοντα αλλά θα πρέπει να ληφθούν υπόψη και άλλοι, όπως ο κοινωνικός, ο ψυχολογικός ή ο περιβαλλοντικός. Τέλος, μέσω της εξέτασης όλων των εναλλακτικών λύσεων και την επιλογή της κατά το δυνατότερο βέλτιστης, επιτυγχάνεται και μεγιστοποίηση της αποτελεσματικότητας.
Αξιολόγηση εναλλακτικών λύσεων
Μετά την ολοκλήρωση της παρουσίασης των εναλλακτικών λύσεων δημιουργείται λίστα με τα οφέλη ή τις καλύτερες προοπτικές κάθε λύσης καθώς και τα μειονεκτήματα αυτών. Στη συνέχεια εξετάζονται εν συντομία οι θετικές και οι αρνητικές επιδράσεις που δύναται να επιφέρει η κάθε εναλλακτική, όπως επίσης και στα αποτελέσματα που μπορεί να οδηγήσουν. Το άτομο ή η ομάδα αποφασίζει ποιες λύσεις είναι κατάλληλες για πρόκριση (αυτές με περισσότερα πλεονεκτήματα και τα λιγότερα μειονεκτήματα) και ακολουθεί η ποσοτική και ποιοτική εκτίμηση -αποτίμηση των διαφορών ανάμεσα στις λύσεις που προκρίθηκαν.
Λήψη απόφασης
Σε αυτό το βήμα πραγματοποιείται η υπεύθυνη ανάλυση των διαφορετικών προτάσεων-λύσεων.
Σύμφωνα με το σχεδιασμό και τους στόχους που έχουν τεθεί από πριν γίνεται ο απολογισμός των λύσεων, εκτιμάται η αποτελεσματικότητα τους (δηλαδή το κατά πόσο έχουν την ικανότητα να δώσουν το προσδοκώμενο αποτέλεσμα) όπως επίσης και η αξία τους. Όταν γίνει η κατανόηση και η ερμηνεία των εναλλακτικών ακολουθούν οι διεργασίες αναζήτηση της βέλτιστης λύσης. Η αναζήτηση δύναται να γίνει με βάση τα δεδομένα που ήδη υπάρχουν και καταλήγει σε αποτελέσματα συλλογιστικής πορείας που είναι πλησίον των στόχων που είχαν τεθεί.
Μια σημαντική ενέργεια που λαμβάνει χώρα στη φάση αυτή είναι η ανάλυση της ευαισθησίας, η οποία ελέγχει τις σχέσεις ανάμεσα στις μεταβλητές και τις παραμέτρους που επιδρούν στην απόφαση. Για τη διενέργειά της γίνεται αλλαγή των αρχικών σταδίων της διαδικασίας ή των παραμέτρων και στη συνέχεια ελέγχονται τα αποτελέσματα ως προς τις προσδοκίες των υπευθύνων. Οι αναλύσεις ευαισθησίας μπορεί να είναι: αυτόματη ή με δοκιμή και λάθος (επιτυγχάνεται με αλλαγή των δεδομένων και εκ νέου αξιολόγηση και επίλυση).