1
ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ ΣΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ &
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΜΟΝΑΔΩΝ
Διπλωματική Εργασία
ΝΕΕΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ ΣΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΩΝ ΜΟΝΑΔΩΝ.
ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΠΤΩΣΗΣ: ΠΗΓΑΣΟΣ - ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΣΤΑ Ι.Ε.Κ.
ΤΗΣ
ΠΑΣΧΑΛΙΝΑΣ ΑΓΑΠΙΑΔΟΥ ΑΜ:125/2017
Επιβλέπων Καθηγητής Αποστόλης Τσαγκάρης
Υποβλήθηκε ως απαιτούμενο για την απόκτηση του μεταπτυχιακού διπλώματος ειδίκευσης στη διοίκηση & οργάνωση εκπαιδευτικών μονάδων
Θεσσαλονίκη, Ιούνιος 2019
2
Η παρούσα Διπλωματική Εργασία καλύπτεται στο σύνολό της νομικά από δημόσια άδεια πνευματικών δικαιωμάτων Creative Commons:
Αναφορά Δημιουργού - Μη Εμπορική Χρήση - Παρόμοια Διανομή
Μπορείτε να:
• Μοιραστείτε: αντιγράψετε και αναδιανέμετε το παρόν υλικό με κάθε μέσο και τρόπο
• Προσαρμόστε: αναμείξτε, τροποποιήστε και δημιουργήστε πάνω στο παρόν υλικό
Υπό τους ακόλουθους όρους:
• Αναφορά Δημιουργού: Θα πρέπει να καταχωρίσετε αναφορά στο δημιουργό, με σύνδεσμο της άδειας, και με αναφορά αν έχουν γίνει αλλαγές. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με οποιονδήποτε εύλογο τρόπο, αλλά όχι με τρόπο που να υπονοεί ότι ο δημιουργός αποδέχεται το έργο σας ή τη χρήση που εσείς κάνετε.
• Μη Εμπορική Χρήση: Δε μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το υλικό για εμπορικούς σκοπούς.
• Παρόμοια Διανομή: Αν αναμείξετε, τροποποιήσετε, ή δημιουργήσετε πάνω στο παρόν υλικό, πρέπει να διανείμετε τις δικές σας συνεισφορές υπό την ίδια άδεια Creative Commonsόπως και το πρωτότυπο.
Αναλυτικές πληροφορίες νομικού κώδικα στην ηλεκτρονική διεύθυνση:
https://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/legalcode
3
Υπεύθυνη Δήλωση
Με ατομική μου ευθύνη και γνωρίζοντας τις κυρώσεις που προβλέπονται από τον Κανονισμό Σπουδών του Μεταπτυχιακού Προγράμματος στη Διοίκηση & Οργάνωση Εκπαιδευτικών Μονάδων του Αλεξάνδρειου ΤΕΙ Θεσσαλονίκης, δηλώνω υπεύθυνα ότι:
• Η παρούσα Διπλωματική Εργασία αποτελεί έργο αποκλειστικά δικής μου δημιουργίας, έρευνας, μελέτης και συγγραφής.
• Για τη συγγραφή της Διπλωματικής μου Εργασίας δεν χρησιμοποίησα ολόκληρο ή μέρος έργου άλλου δημιουργού ή τις ιδέες και αντιλήψεις άλλου δημιουργού χωρίς να γίνεται σαφής αναφορά στην πηγή προέλευσης(βιβλίο, άρθρο από επιστημονικό περιοδικό, ιστοσελίδα κλπ.).
Θεσσαλονίκη, 23, Ιουνίου, 2019
Η Δηλούσα:
Πασχαλίνα Αγαπιάδου
4
Ευχαριστίες
Ολοκληρώνοντας τις μεταπτυχιακές μου σπουδές στο Πρόγραμμα Μεταπτυχιακών Σπουδών στη Διοίκηση & Οργάνωση Εκπαιδευτικών Μονάδων του Διεθνές Πανεπιστημίου της Ελλάδος (πρώην Α.ΤΕΙ.Θ)
θα ήθελα να εκφράσω τις θερμές μου ευχαριστίες σε όλους όσους συνετέλεσαν ώστε αυτή η πορεία να ολοκληρωθεί με επιτυχία. Ευχαριστώ θερμά τον κ. ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΤΣΑΓΚΑΡΗ, Επίκουρο Καθηγητή και επιβλέποντα της διπλωματικής μου εργασίας, για την ανεκτίμητη βοήθεια, τις εύστοχες παρατηρήσεις, την υπομονή και την ουσιαστική συμβολή του στην εκπόνηση της εργασίας αυτής. Η εμπιστοσύνη και η συμπαράστασή του με βοήθησαν από την αρχή μέχρι το τέλος της διαδρομής των μεταπτυχιακών μου σπουδών. Ένα μεγάλο ευχαριστώ σε όλους τους καθηγητές του τμήματος που μας στήριξαν με τις γνώσεις και την εμπειρία τους σε όλη τη πορεία του μεταπτυχιακού μας προγράμματος.
5
ΠΕΡΙΛΗΨΗ
Η ραγδαία εξέλιξη της τεχνολογίας τα τελευταία χρόνια σε συνδυασμό με την τεράστια αύξηση της πληροφορίας που χρειάζεται να επεξεργαστούν οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί τόσο στον ιδιωτικό όσο και στο δημόσιο τομέα οδήγησαν στην δημιουργία εξειδικευμένων πληροφοριακών συστημάτων. Στην δημόσια εκπαίδευση την τελευταία δεκαετία έχουν εισαχθεί νέα πληροφοριακά συστήματα σε όλες της βαθμίδες που ως σκοπό έχουν την διευκόλυνση της διοικητικής λειτουργίας και την ελαχιστοποίηση των χρόνων απόκρισης σε συνδυασμό με την παράλληλη μείωση του λειτουργικού κόστους. Σε φορείς που λειτουργούν με αυστηρές διοικητικές διαδικασίες και πρωτόκολλα τα χρησιμοποιούμενα λογισμικά αποκτούν σταδιακά αποδοχή. Στα ΔΙΕΚ η χρήση του πληροφοριακού συστήματος ΠΗΓΑΣΟΣ έχει συμβάλλει σημαντικά στην αντιμετώπιση διοικητικών θεμάτων, στην απλοποίηση των διαδικασιών και όπως φαίνεται και από τις απαντήσεις των εμπλεκομένων απολαμβάνει της γενικότερης αποδοχής για όσα προσφέρει με μικρές απαιτήσεις περαιτέρω βελτίωσης που αφορούν περισσότερο ζητήματα ευελιξίας και διαλειτουργικότητας.
Για τους σκοπούς της αξιολόγησης του συστήματος, δημιουργήθηκε ένα ερωτηματολόγιο ικανοποίησης χρηστών που διανεμήθηκε σε όλους που χρησιμοποιούν το Π.Σ. ΠΗΓΑΣΟΣ στα ΔΙΕΚ της Κεντρικής Μακεδονίας. Τα αποτελέσματα μελετήθηκαν και αξιολογήθηκαν με τη βοήθεια του προγράμματος επεξεργασίας στατιστικών δεδομένων MINITAB15.
Λέξεις κλειδιά
Πληροφοριακό σύστημα, διοίκηση, δημόσια εκπαίδευση, διαλειτουργικότητα.
6
ABSTRACT
The intense growth of technology during the last years, combined with the enormous increase in the amount of information in need to be processed by organizations and private enterprises, have lead in the introduction of information systems. In public education sector new information system have been adopted during the last few years and their main goal is to make administration procedures easier while diminishing response times along with diminishing overall costs. In the public sector where strict administrative procedures and protocols are used the new information systems are gradually fully adopted. In Public Institutes of Vocational Education, the introduction of system PEGASUS plays a key role in the solution of administrative issues, and minimizing the difficulties of procedures as it is clearly stated by the responses of those involved and it is fully accepted in general, however there are a few demands of improvement regarding flexibility and interoperability issues.
For the purposes of the evaluation of this system, a user satisfaction questionnaire has been created, which was distributed to all users of the information system PEGASUS of the IVT (Institutes of Vocational Education) of Central Macedonia. The results were reviewed and evaluated using the statistical data processing program MINITAB15.
Keywords
Information system, administration, state education, interoperability.
7 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ
Υπεύθυνη Δήλωση ... 3
Ευχαριστίες ... 4
ΠΕΡΙΛΗΨΗ ... 5
ABSTRACT ... 6
ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΙΚΟΝΑΝ, ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΠΙΝΑΚΩΝ ... 10
ΕΙΣΑΓΩΓΗ ... 13
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1. ... 14
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ... 14
1.1. ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ ... 14
1.2. ΟΡΙΣΜΟΙ ... 15
1.3. EΙΔΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ... 16
1.4. ΧΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ-ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ... 20
1.5. ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ-ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ... 21
1.6. ΑΣΦΑΛΕΙΑ ... 22
1.6.1. ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΠΙΚΙΝΔΥΝΟΤΗΤΑΣ ... 23
1.6.2. ΜΕΤΡΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ... 24
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2. ... 25
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΥΠΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ... 25
2.1. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗ ... 26
2.1.1. ΕΠΙΠΕΔΑ ΩΡΙΜΟΤΗΤΑΣ ΤΗΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ ... 27
2.1.2. ΠΑΡΑΓΟΝΤΕΣ ΕΠΙΤΥΧΟΥΣ ΜΕΤΑΒΑΣΗΣ ΣΤΗΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗ ... 28
2.1.3. ΔΙΑΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΤΗΤΑ ... 29
2.2. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΕΣ ΥΠΟΔΟΜΕΣ ΤΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ ... 32
2.3. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΗΜΟΣΙΟΥ ΤΟΜΕΑ ... 34
8
2.3.1. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΓΙΑ ΤΗ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΗ ΔΙΚΑΙΟΣΥΝΗ ... 34
2.3.2. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΓΙΑ ΤΙΣ ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ ΚΑΙ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ... 36
2.3.3. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΣΥΝΤΑΓΟΓΡΑΦΗΣΗ ... 37
2.3.4. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗ ΑΣΦΑΛΙΣΗ ... 38
2.3.5. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ ... 40
2.3.6. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΛΗΡΩΜΗ ΤΩΝ ΜΙΣΘΟΔΟΤΟΥΜΕΝΩΝ ΤΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ... 41
2.3.7. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΤΗΣ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ... 42
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ... 43
ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ... 43
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4. ... 53
ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ... 53
4.1. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΕΥΧΡΗΣΤΙΑΣ ... 54
4.1.1. ΑΝΑΛΥΤΙΚΕΣ ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ... 55
4.1.2. ΠΕΙΡΑΜΑΤΙΚΕΣ ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ... 57
4.1.3. ΔΙΕΡΕΥΝΗΤΙΚΕΣ ΜΕΘΟΔΟΙ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ... 58
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ... 60
ΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΗΓΑΣΟΣ ... 60
5.1. ΑΝΑΓΚΕΣ ΠΟΥ ΕΞΥΠΗΡΕΤΕΙ ... 60
5.2. ΤΟ ΠΣ ΠΗΓΑΣΟΣ ... 62
5.2.1. ΩΡΟΛΟΓΙΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ... 62
5.2.2. ΜΗΤΡΩΟ ΚΑΤΑΡΤΙΖΟΜΕΝΩΝ ... 63
5.2.2.1. ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ... 63
5.2.3. ΕΓΓΡΑΦΕΣ ... 63
5.2.3.1. ΧΡΕΩΣΗ ΜΑΘΗΜΑΤΩΝ ... 64
5.2.4. ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΑΠΟΥΣΙΩΝ ... 64
5.2.4.1. ΠΡΟΣΑΥΞΗΣΗ ΟΡΙΟΥ ΑΠΟΥΣΙΩΝ ΚΑΤΑ 5% ... 65
9
5.2.5. ΜΕΤΕΓΓΡΑΦΕΣ ... 65
5.2.6. ΒΑΘΜΟΛΟΓΙΕΣ ... 65
5.3. ΣΥΓΚΡΙΣΗ ΜΕ ΑΛΛΑ ΥΠΑΡΧΟΝΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΣΤΗΝ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ... 66
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 ... 68
ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ... 68
6.1. ΔΕΙΓΜΑ, ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ ... 68
6.2. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗΣ ΕΥΧΡΗΣΤΙΑΣ ... 68
6.3. ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΓΚΥΡΟΤΗΤΑΣ ... 70
6.4. ΠΕΡΙΓΡΑΦΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ... 70
6.5. ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑΣ ... 90
6.6. ΔΙΜΕΤΑΒΛΗΤΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ... 92
ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ... 103
ΕΠΙΛΟΓΟΣ ... 105
ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ ... 107
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α ... 110
ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ... 110
10 ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΙΚΟΝΑΝ, ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΠΙΝΑΚΩΝ
ΛΙΣΤΑ ΕΙΚΟΝΩΝ
EIKΟΝΑ.1. ΣΥΖΕΥΞΙΣ EIKΟΝΑ.2. TAXISNET
EIKΟΝΑ.3. ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΣΥΝΤΑΓΟΓΡΑΦΗΣΗ EIKΟΝΑ.4. ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΑΤΛΑΣ
EIKΟΝΑ.5. ΜΗΤΡΩΟ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟΥ ΔΥΝΑΜΙΚΟΥ EIKΟΝΑ.6. ΕΝΙΑΙΑ ΑΡΧΗ ΠΛΗΡΩΜΩΝ
EIKΟΝΑ.7. ΤΟ ΠΣ MYSCHOOL
ΛΙΣΤΑ ΠΙΝΑΚΩΝ
ΠΙΝ.1 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΕΡΩΤΗΘΕΝΤΩΝ ΑΝΑ ΘΕΣΗ ΠΙΝ.2 ΕΥΧΡΗΣΤΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΠΙΝ.3 ΕΥΧΡΗΣΤΙΑ ΤΟΥ HELPDESK
ΠΙΝ.4 ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟ ΤΗΝ ΤΑΧΥΤΗΤΑ ΠΡΟΣΠΕΛΑΣΗΣ
ΠΙΝ.5 ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΣΠΟ ΤΗΝ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ ΜΕ ΠΗΓΑΣΟΣ ΠΙΝ.6 ΑΝΑΓΚΗ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΑΣ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗΣ ΒΑΘΜΟΛΟΓΙΩΝ
ΠΙΝ.7 ΑΝΑΓΚΗ ΠΕΡΙΣΣΌΤΕΡΩΝ ΡΟΛΩΝ ΠΙΝ.8 ΕΠΙΘΥΜΗΤΟΙ ΡΟΛΟΙ
ΠΙΝ.9 ΑΝΑΓΚΗ ΚΛΕΙΔΩΜΑΤΟΣ ΒΑΘΜΟΛΟΓΙΩΝ ΠΙΝ.10 ΠΑΡΑΒΙΑΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ
ΠΙΝ.11 ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΠΟΥ ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΑΡΑΒΙΑΖΟΝΤΑΙ ΠΙΝ.12 ΒΑΘΜΟΣ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗΣ ΑΠΟ ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ
ΠΙΝ.13 ΑΝΑΓΚΗ ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗ ΜΕ ΔΗΜΟΤΟΛΟΓΙΟ ΠΙΝ.14 ΠΟΙΟΤΙΚΟ ΟΦΕΛΟΣ ΑΠΟ ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗ E-MAIL ΠΙΝ.15 ΟΦΕΛΗ ΑΠΟ ΤΗ ΧΡΗΣΗ E-MAIL
11 ΠΙΝ.16 ΤΟΜΕΙΣ ΠΡΟΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗ
ΛΙΣΤΑ ΓΡΑΦΗΜΑΤΩΝ
ΔΙΑΓ.1 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΕΡΩΤΗΘΕΝΤΩΝ ΑΝΑ ΘΕΣΗ ΔΙΑΓ.2 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.2 ΔΙΑΓ.3 ΙΣΤΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.2 ΔΙΑΓ.4 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.3 ΔΙΑΓ.5 ΙΣΤΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.3 ΔΙΑΓ.6 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.4 ΔΙΑΓ.7 ΙΣΤΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.4 ΔΙΑΓ.8 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.5 ΔΙΑΓ.9 ΙΣΤΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.5 ΔΙΑΓ.10 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.8 ΔΙΑΓ.11 ΙΣΤΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.8 ΔΙΑΓ.12 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.6 ΔΙΑΓ.13 ΙΣΤΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.6 ΔΙΑΓ.14 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.9 ΔΙΑΓ.15 ΙΣΤΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.9 ΔΙΑΓ.16 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.14 ΔΙΑΓ.17 ΙΣΤΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.14 ΔΙΑΓ.18 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.10 ΔΙΑΓ.19 ΙΣΤΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.10 ΔΙΑΓ.20 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.11 ΔΙΑΓ.21 ΙΣΤΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.11 ΔΙΑΓ.22 ΚΑΤΑΝΟΜΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.12 ΔΙΑΓ.23 ΙΣΤΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ ΕΡΩΤ.12 ΔΙΑΓ.24 BOXPLOT ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΙΑΓ.25 BOXPLOT HELPDESK
12 ΔΙΑΓ.26 BOXPLOT ΤΑΧΥΤΗΤΑ ΠΡΟΣΠΕΛΑΣΗΣ
ΔΙΑΓ.27 BOXPLOT ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΔΙΑΓ.28 BOXPLOT ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΠΕΡΙΣΣΟΤΕΡΩΝ ΡΟΛΩΝ
ΔΙΑΓ.29 BOXPLOT ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΒΑΘΜΟΛΟΓΙΩΝ ΑΠΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥΣ
13
ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Η πολυπλοκότητα των διοικητικών διεργασιών στο δημόσιο τομέα είναι ένα ζήτημα το οποίο απασχόλησε τους ενδιαφερόμενους επί δεκαετίες. Την λύση ήρθε να δώσει η ραγδαία ανάπτυξη των νέων τεχνολογιών η οποία οδήγησε στην υιοθέτηση των πληροφοριακών συστημάτων, λογισμικών υψηλού επιπέδου τα οποία δημιουργούνται κατά παραγγελία του εν δυνάμει χρήστη ως να απαντούν με τον καλύτερο δυνατό τρόπο στις απαιτήσεις του. Στην δημόσια εκπαίδευση τα πληροφοριακά συστήματα που χρησιμοποιούνται τα τελευταία χρόνια σε όλες τις βαθμίδες έρχονται να περιορίσουν σημαντικά προβλήματα και να συμβάλλουν στην βελτίωση της αποδοτικότητας στις σχολικές μονάδες και την ελαχιστοποίηση των χρόνων απόκρισης στις διοικητικές διεργασίες.
Σκοπός της παρούσης εργασίας είναι η διερεύνηση των απόψεων διοικητικών υπαλλήλων και στελεχών διοίκησης των ΔΙΕΚ για το πληροφοριακό σύστημα ΠΗΓΑΣΟΣ που έχει εισαχθεί και χρησιμοποιείται.
Στο πρώτο κεφάλαιο της εργασίας επιχειρείται ο ορισμός και μια σύντομη ιστορική διαδρομή στα πληροφοριακά συστήματα ενώ παράλληλα παρουσιάζονται συνοπτικά οι κατηγορίες των πληροφοριακών συστημάτων με βάση τους σκοπούς τους οποίους εξυπηρετούν.
Στο δεύτερο κεφάλαιο περιγράφεται η χρησιμότητα των πληροφοριακών συστημάτων στην δημόσια διοίκηση και ειδικότερα περιγράφονται τα λογισμικά τα οποία είναι στην διάθεση των πολιτών στα πλαίσια της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης για την διευκόλυνση των συναλλαγών τους με το κράτος.
Στο τρίτο κεφάλαιο γίνεται μια σύντομη περιγραφή των βασικών αρχών σχεδίασης ενός πληροφοριακού συστήματος από το στάδιο του εντοπισμού των απαιτήσεων του χρήστη μέχρι της ολοκλήρωσης, τεκμηρίωσης και ελέγχου ορθής λειτουργίας του.
Στο τέταρτο κεφάλαιο παρουσιάζονται οι βασικές αρχές και μέθοδοι αξιολόγησης πληροφοριακών συστημάτων όπως αυτές παρουσιάζονται στην εγχώρια και διεθνή βιβλιογραφία ενώ στο πέμπτο κεφάλαιο επιχειρείται μια σύντομη περιγραφή των βασικών αρχών του πληροφοριακού συστήματος ΠΗΓΑΣΟΣ με βάση το εγχειρίδιο λειτουργίας του και σύγκριση με άλλα υπάρχοντα συστήματα στην εκπαίδευση.
Στο έκτο και τελευταίο κεφάλαιο παρουσιάζονται τα βασικά στοιχεία και τα αποτελέσματα της έρευνας που διενεργήθηκε για την αξιολόγηση του ΠΗΓΑΣΟΣ που αποτελεί και το βασικό λόγο διενέργειας της παρούσης έρευνας.
14
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1.
ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ
Τα τελευταία χρόνια και ειδικότερα τις τελευταίες δύο δεκαετίες τα πληροφοριακά συστήματα αποτελούν αναπόσπαστο κομμάτι στην ομαλή λειτουργία τόσο των επιχειρήσεων όσο και των κρατικών υπηρεσιών σε όλο τον κόσμο. Έχουν αντικαταστήσει πλήρως κάθε άλλη μορφή διαχείρισης δεδομένων και έχουν συμβάλει σημαντικά στην μείωση του χρόνο εργασίας αλλά και στην ελαχιστοποίηση της γραφειοκρατίας στον δημόσιο τομέα.
Η αλματώδης ανάπτυξη των νέων τεχνολογιών σε όλα τα επίπεδα και ειδικότερα στο επίπεδο των επικοινωνιών και της διαχείρισης πληροφορίας έχει επηρεάσει ποικιλοτρόπως τους διάφορους οργανισμούς. Παράλληλα το περιβάλλον εργασίας έχει γίνει πιο πολύπλοκο και πιο απαιτητικό και η άμεση και ορθή ροή δεδομένων ανάμεσα στα τμήματα μιας επιχείρησης και ενός οργανισμού είναι απαραίτητη για την ορθή λήψη αποφάσεων σε όλους τους τομείς από την διαχείριση ανθρωπίνου δυναμικού μέχρι την χρηματοοικονομική διαχείριση. Συνεπώς, η χρήση ενός αξιόλογου πληροφοριακού συστήματος που να απαντά στις ανάγκες μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού μπορεί να συντείνει αποτελεσματικά στην δημιουργία ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος μέσω της βελτίωσης των λειτουργιών και της μείωσης του κόστους.
1.1. ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ
Η χρησιμότητα των πληροφοριακών συστημάτων έγινε αντιληπτή από πολύ παλιά και τα πρώτα «πρωτόγονα» πληροφοριακά συστήματα άρχισαν ήδη να εμφανίζονται από την δεκαετία του 60 με πρωταρχικό σκοπό την διαχείριση των αποθεμάτων στις επιχειρήσεις. Το 1970 εμφανίστηκαν τα πρώτα Συστήματα Προγραμματισμού Απαιτήσεων Υλικών (ΜRP - Material Requirements Planning) με σκοπό να εξασφαλίσουν ότι στην παραγωγική διαδικασία μιας επιχείρησης, οι πρώτες ύλες είναι πάντα διαθέσιμες για παραγωγή και τα προϊόντα πάντα διαθέσιμα για παράδοση στον πελάτη με παράλληλη διατήρηση του χαμηλότερου επιπέδου αποθεμάτων (Orlicky.J, 1975).
Με την πάροδο του χρόνου και ενώ η χρησιμότητα των υπαρχόντων συστημάτων γίνονταν πλέον ευρέως αποδεκτή στον επιχειρηματικό κόσμο, οι ολοένα και αυξανόμενες απαιτήσεις οδήγησαν στην ανάγκη να συνδεθούν τα υπάρχοντα συστήματα και με την γενικότερη χρηματοοικονομική λειτουργία μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού. Αυτό οδήγησε την επόμενη δεκαετία στην δημιουργία των MRP ΙΙ τα οποία είχαν την δυνατότητα
15 να λαμβάνουν στοιχεία ως είσοδο που σχετίζονταν με την γενικότερη επιχειρηματική λειτουργία και να λειτουργούν ως συνδετικός κρίκος μεταξύ των ανεξάρτητων τμημάτων μιας επιχείρησης. Σταδιακά λοιπόν δημιουργήθηκε η ανάγκη για πιο εξατομικευμένα πληροφοριακά συστήματα τα οποία να παραμετροποιούνται με βάση συγκεκριμένες συνθήκες.
Η μετεξέλιξη των MRP ΙΙ συστημάτων με σκοπό την ολοκληρωμένη υποστήριξη της διαχείρισης όλων των τμημάτων μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού, από το επίπεδο της αποθήκης και της διαχείρισης πρώτων υλών μέχρι και την εμπορικής διαχείριση, τη διοίκηση προσωπικού και όλες τις υπόλοιπες λειτουργίες, οδήγησε σταδιακά στα ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα επιχειρησιακής οργάνωσης ΕRΡ (Enterprise Resources Planning).
(Κeller & Teufel,1997). Τα ERP συστήματα παράλληλα δεδομένου ότι είναι εξατομικευμένα έχουν την δυνατότητα να υποστηρίξουν συναλλαγές σε πολλά νομίσματα και πολλές γλώσσες συνεπώς είναι ιδιαίτερα εύχρηστα στο σύγχρονο επιχειρηματικό περιβάλλον σε συνθήκες παγκοσμιοποίησης.
Η χρήση των ERP συστημάτων είναι πλέον στις μέρες μας ευρέως διαδεδομένη καθώς η επικράτησή τους είναι σχεδόν καθολική τόσο στις επιχειρήσεις όσο και σε οργανισμούς ιδιωτικούς ή δημόσιους κυρίως λόγω κάποιων βασικών πλεονεκτημάτων που έχουν όπως:
• Η αρχιτεκτονική πελάτη εξυπηρετητή
• Ο αντικειμενοστραφής προγραμματισμός
• Η ανοικτή αρχιτεκτονική
και ενός πλεονεκτήματος που προέκυψε στο επιχειρησιακό περιβάλλον και δεν είναι άλλο από την καθολική εξάπλωση του internet.
1.2. ΟΡΙΣΜΟΙ
Αναζητώντας τον κατάλληλο ορισμό για την έννοια «Πληροφοριακό Σύστημα», θα λέγαμε ότι είναι εκείνος ο μηχανισμός που περιλαμβάνει τις κατάλληλες διεργασίες για τη συλλογή, την αποθήκευση, την παραγωγή και τη διανομή των πληροφοριών, που εξυπηρετούν τις ανάγκες ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης και υποστηρίζουν τις δραστηριότητές τους, σε όλα τα επίπεδα λειτουργίας τους (Avital, 2003).
Σύμφωνα με τους Laudon & Laudon (2006) πληροφοριακό σύστημα είναι ένα οργανωμένο σύστημα τμημάτων τα οποία εξαρτώνται και αλληλοσυμπληρώνουν το ένα το άλλο και συνεργάζονται προκειμένου να συγκεντρώσουν, να επεξεργαστούν, να
16 αποθηκεύσουν και να προωθήσουν τις πληροφορίες σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη μιας επιχείρησης ή ενός οργανισμού προκειμένου αυτές να χρησιμοποιηθούν στην σχεδίαση, την ανάλυση, την λήψη αποφάσεων και τον έλεγχο.
Κατά τους Γιαννακόπουλο & Παπουτσή (2000), ένα πληροφοριακό σύστημα είναι ένα ειδικό σύστημα, του οποίου τα στοιχεία αλληλοεπιδρούν και συνεργάζονται για την επεξεργασία δεδομένων με σκοπό να παρέχουν πληροφορία στο χρήστη. Με την έννοια στοιχεία αναφέρονται στους ανθρώπους τις διαδικασίες και τα μηχανήματα. Το πληροφοριακό σύστημα αποτελεί, λοιπόν ένα επιχειρησιακό σύστημα, το οποίο επεξεργάζεται δεδομένα τόσο από εσωτερικό περιβάλλον του οργανισμού όσο και από το εξωτερικό, παρέχοντας πληροφορίες στη διοίκηση έτσι ώστε να ληφθούν άμεσα, ορθές και έγκυρες αποφάσεις.
Το κάθε πληροφοριακό σύστημα περιλαμβάνει:
• εισόδους (δεδομένα, πληροφορίες, εντολές)
• επεξεργασίες (διαδικασίες, άνθρωποι, εξοπλισμός) και
• εξόδους (αναφορές, γραφήματα, υπολογισμοί).
Ορισμένες από τις οντότητες που απαρτίζουν ένα πληροφοριακό σύστημα είναι κατασκευές. Ωστόσο, όλα τα πληροφοριακά συστήματα χρειάζονται ανθρώπους που θα τα σχεδιάσουν, θα τα κατασκευάσουν και θα τα χρησιμοποιήσουν. Ένα πληροφοριακό σύστημα μπορεί να είναι είτε χειρωνακτικό είτε βασισμένο σε ηλεκτρονικό υπολογιστή. Ένα πληροφοριακό σύστημα που βασίζεται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή χρησιμοποιεί την τεχνολογία του υπολογιστή για να εκπληρώσει έναν ή περισσότερους από τους στόχους του.
Επιπλέον, ένα πληροφοριακό σύστημα μπορεί να είναι τυπικό ή άτυπο. Τα τυπικά συστήματα λειτουργούν βάσει διαδικασιών, με προαποφασισμένες εισόδους και εξόδους. Τα άτυπα πληροφοριακά συστήματα από την άλλη μεριά δεν ακολουθούν προσχεδιασμένες διαδικασίες συλλογής, αποθήκευσης και διάδοσης των πληροφοριών. Οι εργαζόμενοι σχηματίζουν τέτοια άτυπα πληροφοριακά συστήματα όταν χρειάζονται πληροφορίες που δεν παρέχονται από τα υπάρχοντα τυπικά πληροφοριακά συστήματα.
1.3. EΙΔΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ
Τα πληροφοριακά συστήματα διακρίνονται στα εξής βασικά είδη:
➢ Συστήματα Διαχείρισης Δοσοληψιών:
Οι σύγχρονες επιχειρήσεις και οργανισμοί διαχειρίζονται μεγάλο αριθμό δοσοληψιών ημερησίως και η σωστή διαχείριση επηρεάζει σημαντικά την επιχείρηση ή τον οργανισμό.
17 Οποιαδήποτε συναλλαγή μπορεί να περιλαμβάνει οικονομική κίνηση από την πρόσληψη και την μισθοδοσία ενός εργαζομένου μέχρι την παραγγελία πρώτων υλών και τις πωλήσεις εμπορευμάτων θεωρείται δοσοληψία Τα συστήματα αυτά συλλέγουν και διατηρούν λεπτομερειακά αρχεία για τις δοσοληψίες της επιχείρησης ή του οργανισμού. Αυτονόητο ήταν η ανάγκη για ηλεκτρονική διαχείριση αυτών των συναλλαγών να είναι από τις πρώτες που έσπευσαν οι επιχειρήσεις να ικανοποιήσουν ώστε να μπορούν να διατηρούν αρχεία για τις καθημερινές δοσοληψίες.
Κάποιες από τις βασικές χρήσεις των συστημάτων διαχείρισης δοσοληψιών που αυτοματοποίησαν τις αντίστοιχες διαδικασίες είναι:
✓ Επεξεργασία φόρων και επιταγών
✓ Ταξινόμηση δεδομένων με κοινά χαρακτηριστικά
✓ Υπολογισμοί ρουτίνας
✓ Ταξινόμηση σε ομάδες
✓ Λογαριασμούς δαπανών
✓ Αποθήκευση πληροφοριών
➢ Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης:
Ένα πληροφοριακό σύστημα διοίκησης στηρίζει τη λήψη αποφάσεων των στελεχών των επιχειρήσεων. Η στήριξη αυτή γίνεται μέσω της έκδοσης βοηθητικών εκθέσεων σε προγραμματισμένη βάση που αφορούν όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης και τους στόχους βραχυπρόθεσμους και κυρίως μακροπρόθεσμους που αυτή έχει θέσει.
➢ Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων:
Είναι ένα πληροφοριακό σύστημα που υποστηρίζει την λήψη ηµιδοµηµένων και αδόμητων αποφάσεων, οι οποίες δεν μπορούν να περιγράφουν αλγοριθμικά όσον αφορά τα δεδομένα και τις επεξεργασίες που απαιτούνται για την λήψη τους. Έχουν τα ακόλουθα βασικά χαρακτηριστικά:
• Υποβοηθά αυτούς που λαμβάνουν τις αποφάσεις.
▪ επιταχύνοντας την αναζήτηση δεδομένων
▪ επιταχύνοντας την επεξεργασία δεδομένων
▪ ενισχύοντας την εξαγωγή συμπερασμάτων
18
▪ ενισχύοντας τη μνήμη τους
▪ ενισχύοντας τις γνώσεις τους μέσω της παροχής επιπλέον πληροφορίας που προέρχεται από τις γνώσεις άλλων
• Είναι εύκολο και φιλικό προσαρμόσιμο στις ανάγκες, στις αξίες και στην διάθεση απέναντι στον κίνδυνο του αποφασίζοντος, ενσωματώνει γνώση αυτού ή των άλλων (δεδομένα, μοντέλα, επεξεργασίες, κανόνες κ.λ.π.), δυνατότητες αλληλεπίδρασης µε χρήστη.
• Υποστηρίζει τον συνδυασμό των ανθρώπινων διανοητικών ικανοτήτων µε τις δυνατότητες του Η/Υ για την βελτίωση της ποιότητας των αποφάσεων.
• Μπορεί να υποστηρίζει ηµιδοµηµένες ή και αδόμητες αποφάσεις ενός ή και περισσοτέρων ιεραρχικών επιπέδων, τόσο ατομική όσο και ομαδική λήψη αποφάσεων (πολύ συνηθισμένη σήμερα λόγω υψηλής πολυπλοκότητας των προβλημάτων και των αποφάσεων των σύγχρονων επιχειρήσεων).
Ένα σύστημα υποστήριξης αποφάσεων διαφέρει από ένα πληροφοριακό σύστημα διοίκησης σε πολλά σημεία. Ένα σύστημα υποστήριξης αποφάσεων είναι πιο ικανό να αναλύει ποικίλες εναλλακτικές λύσεις, επειδή τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων επιτρέπουν στο χρήστη να περιλαμβάνει διάφορα υποπρογράμματα, τα οποία δείχνουν πώς σχετίζονται μεταξύ τους τα διάφορα συστατικά μέρη των υποπρογραμμάτων αυτών. Έτσι, τα συστήματα υποστήριξης αποφάσεων ασχολούνται με προβλήματα που δεν είναι προγραμματισμένα, τα οποία όμως χρειάζονται την κριτική παρέμβαση του στελέχους, ενώ τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης ασχολούνται βασικά με προβλήματα που είναι προγραμματισμένα και με αποφάσεις ρουτίνας. Επιπλέον, ένα σύστημα υποστήριξης αποφάσεων δεν στηρίζεται μόνο στις εσωτερικές πληροφορίες από το σύστημα διαχείρισης δοσοληψιών, όπως στηρίζεται τυπικά το πληροφοριακό σύστημα διοίκησης. Αντίθετα, ένα σύστημα υποστήριξης αποφάσεων είναι έτσι δομημένο ώστε να απορροφά στην ανάλυση νέες εξωτερικές πληροφορίες.
➢ Συστήματα Υποστήριξης της Εκτελεστικής Εξουσίας:
Τα συστήματα υποστήριξης της εκτελεστικής εξουσίας είναι πληροφοριακά συστήματα σχεδιασμένα για να βοηθούν την εκτελεστική εξουσία ανώτερου επιπέδου να αποκτά, να χειρίζεται και να χρησιμοποιεί τις πληροφορίες που χρειάζεται, προκειμένου να διατηρεί τη συνολική αποτελεσματικότητα της επιχείρησης. Αυτά τα συστήματα εστιάζονται συχνά στο να παρέχουν στην ανώτερη διεύθυνση πληροφορίες για τη λήψη στρατηγικών
19 αποφάσεων. Βοηθούν την ανώτερη διεύθυνση να αντιμετωπίζει τις αλλαγές του περιβάλλοντος, λαμβάνοντας υπόψη της τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία της επιχείρησης.
Οι εκτελεστικοί μάνατζερ χρησιμοποιούν, επίσης, τα συστήματα υποστήριξης της εκτελεστικής εξουσίας για να ανιχνεύσουν το περιβάλλον της επιχείρησης. Για παράδειγμα, πολλές πληροφορίες είναι διαθέσιμες σε ηλεκτρονικές τράπεζες δεδομένων, στις οποίες περιλαμβάνονται πληροφορίες για πολλές επιχειρήσεις της χώρας μας. Οι εκτελεστικοί μάνατζερ μπορούν να χρησιμοποιούν ένα τέτοιο σύστημα υποστήριξης της εκτελεστικής εξουσίας για να μπαίνουν σε αυτές τις τράπεζες δεδομένων, ώστε να σταχυολογούν δεδομένα σχετικά με την ανταγωνιστικότητα των άλλων επιχειρήσεων του κλάδου τους. Τέλος, ένα σύστημα υποστήριξης της εκτελεστικής εξουσίας επιτρέπει στους εκτελεστικούς μάνατζερ να έχουν άμεση πρόσβαση στα δεδομένα. Χρησιμοποιώντας τα τερματικά τους και τις τηλεφωνικές γραμμές τους, οι εκτελεστικοί μάνατζερ μπορούν να χρησιμοποιήσουν ένα σύστημα υποστήριξης της εκτελεστικής εξουσίας για να μπαίνουν άμεσα στα αρχεία δεδομένων της εταιρείας, ώστε να παίρνουν ειδικές πληροφορίες για τις οποίες μπορεί να ενδιαφέρονται, χωρίς να περιμένουν να τους τις συγκεντρώσουν άλλοι.
➢ Έμπειρα Συστήματα:
Ο Hart, (1986) εκτιμά ότι τα έμπειρα συστήματα. είναι προγράμματα, τα οποία εκτελούν εργασίες τις οποίες συνήθως τις κάνουν ειδικοί. Αυτά ενσωματώνουν τη γνώση ειδικών και την ικανότητά τους να χρησιμοποιούν αυτή τη γνώση για να επιλύουν προβλήματα. Τα προγράμματα αυτά περιορίζονται από τον τύπο των εργασιών που μπορούν να εκτελέσουν, αλλά παρουσιάζουν την εξειδίκευσή τους κατά την προσέγγιση κατάλληλων προβλημάτων. Σε τέτοια προγράμματα η γνώση κωδικοποιείται δημιουργώντας έτσι ισχυρά εργαλεία.
Οι Doukidis and Paul, (1992), συνδυάζοντας το τι και το πώς κάνει ένα έμπειρο σύστημα ορίζουν ότι έμπειρο σύστημα είναι ένα πρόγραμμα που βοηθά το χρήστη, παρέχοντας πληροφορίες σε κάποιο ιδιαίτερο πεδίο. Αυτό το πετυχαίνει χειριζόμενο πληροφορίες, σχετικές µε ένα χώρο, που παρέχονται από μια σειρά από "ειδικούς" του χώρου αυτού. Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό ενός έμπειρου συστήματος είναι ότι αυτό έχει τη δυνατότητα να εξηγεί/αιτιολογεί τις χρησιµοποιηθείσες μεθόδους για την παροχή πληροφοριών.
Ένα έμπειρο σύστημα είναι ένα πληροφοριακό σύστημα, στο οποίο τα προγράμματα ηλεκτρονικού υπολογιστή αποθηκεύουν γεγονότα και κανόνες, ώστε να αντιγράφουν τις
20 ικανότητες και τις αποφάσεις ανθρώπων που είναι έμπειροι. Τα έμπειρα συστήματα χρησιμοποιούνται σε όλους τους τομείς επιχειρήσεων, από την παραγωγή μέχρι το μάρκετινγκ και το χρηματοοικονομικό τομέα. Ωστόσο όλο και περισσότερο, μια από τις πιο προσβεβλημένες χρήσεις, είναι στο χρηματοοικονομικό τομέα και στις επενδύσεις.
1.4. ΧΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ-ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ
Συγκρότηση όλων των μηχανογραφικών διαδικασιών κάτω από ένα ενιαίο μηχανογραφικό σύστημα.
➢ Αύξηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας.
➢ Βελτίωση της ποιότητας.
➢ Ολοκλήρωση επιχειρησιακών διαδικασιών.
➢ Μείωση κόστους σε όλη την εφοδιαστική αλυσίδα (αποθεμάτων, προμηθειών, logistics, πληροφοριακών πόρων).
➢ Ακεραιότητα και ακρίβεια πληροφοριών
➢ Ταχύτητα
➢ Βασική υποδομή για διευρυμένη επιχείρηση και ebusiness. (Πολλάλης-Γιαννακόπουλος- Παπουτσής 2004).
Η χρήση πληροφοριακών συστημάτων παρέχει στην επιχείρηση την δυνατότητα να έχει:
✓ Πλήρη εικόνα των οικονομικών στοιχείων:
Τα χρηματοοικονομικά δεδομένα και οι σχετικές πληροφορίες μπαίνουν στο σύστημα από όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Τα δεδομένα αυτά συγκεντρώνονται και διαχειρίζονται σαν μια ξεχωριστή ενιαία μονάδα και δίνουν άμεσα πληροφορίες στους χρήστες που έχουν δυνατότητα πρόσβασης σε τέτοιου είδους πληροφορίες.
✓ Οργάνωση στις διαδικασίες και λειτουργίες:
Το σύστημα είναι η βάση λειτουργίας της επιχείρησης και συντείνει στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών. Οι διαδικασίες απλοποιούνται, γίνονται, κατανοητές και σταθερές για κάθε τμήμα της επιχείρησης και για κάθε στέλεχος. Με αυτόν τον τρόπο οι πληροφορίες για την κατάσταση των παραγγελιών, της αποθήκης, είναι άμεσες και προσβάσιμες από τους χρήστες μεγιστοποιώντας την ποιότητα εξυπηρέτησης προς τους πελάτες.
✓ Οργάνωση και διαχείριση ανθρωπίνου δυναμικού:
Η οργάνωση και αυτοματοποίηση των διαδικασιών, η άμεση και εύστοχη παροχή πληροφοριών, είναι βασικά θεμέλια για την αποτελεσματικότερη επικοινωνία και
21 συνεννόηση ανάμεσα σε όλα τα στελέχη μιας εταιρείας. Ιδιαίτερα μεγάλη είναι η ανάγκη χρήσης ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων σε επιχειρήσεις που διατηρούν μεγάλο αριθμό τμημάτων και στελεχών, καθώς και σε επιχειρήσεις που έχουν τμήματα σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία.
✓ Πληροφορία σε πραγματικό χρόνο:
Δημιουργεί συνθήκες εύκολης διάχυσης της πληροφορίας και αποφυγής ανεπιθύμητων καταστάσεων. Η έλλειψη άμεσης και έγκυρης πληροφορίας στο γρήγορα μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον που ζούμε, ίσως μεταφράζεται και σε δυσκολία επιβίωσης. Πιο συγκεκριμένα, η υιοθέτηση ενός πληροφοριακού συστήματος μπορεί να επιφέρει τα εξής οφέλη:
➢ Μείωση χρόνου καταχωρήσεων των δεδομένων.
➢ Βελτίωση στις διαδικασίες ενοποίησης.
➢ Ευκολότερη συμμόρφωση σε υποχρεωτικά ή προαιρετικά πρότυπα.
➢ Αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη.
➢ Μείωση λαθών.
1.5. ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ-ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ
Στην πραγματικότητα τα προβλήματα ενός πληροφοριακού συστήματος που μπορεί να αντιμετωπίσει μια επιχείρηση είναι αρκετά, αλλά εύκολα αντιμετωπίσιμα οπότε δεν θα σταθούμε ιδιαίτερα σε αυτά. Σημαντικό ρόλο παίζει βέβαια και η ετοιμότητα της επιχείρησης και συγκεκριμένα το επίπεδο της εσωτερικής οργάνωσης, τα στελέχη και το προσωπικό που θα πρέπει να είναι έτοιμα καταρχάς να προσαρμοστούν και στη συνέχεια να απορροφήσουν ένα τέτοιο πρόγραμμα. Πιο συγκεκριμένα:
• Η έλλειψη εμπειρίας των εταιριών πώλησης πληροφοριακών συστημάτων σε σχέση με τον πελάτη και τη φιλοσοφία του:.
Ο πάροχος δεν γνωρίζει τον πελάτη σε βάθος οπότε μπορεί να προκύψουν θέματα κατά την προσαρμογή μπορεί να μην είναι άμεσα αντιμετωπίσιμα από τις εταιρίες των πληροφοριακών συστημάτων, δεδομένου ότι κάθε πελάτης γι' αυτές είναι κάτι καινούριο και πρωτόγνωρο όσον αφορά στην εγκατάσταση του συστήματος.
• Υψηλό κόστος:
Αναφέρεται τόσο στην αγορά όσο και στην εκπαίδευση του προσωπικού. Να επισημανθεί και η ανάγκη αντίστοιχου εξοπλισμού hardware, όπου στις περισσότερες των περιπτώσεων χρειάζονται αναβαθμίσεις, με το ανάλογο κόστος. Επίσης είναι και το κόστος
22 συντήρησης-υποστήριξης. Ενδεικτικά μια τέτοια χρέωση μπορεί να φτάσει τα 60-120 ευρώ /ώρα.
• Μεγάλος ο χρόνος εγκατάστασης και τελειοποίησης της λειτουργίας:
Έχει υπολογισθεί ένας μέσος όρος ενός έτους. Αντίστοιχα, είναι σίγουρο ότι θα επιβραδυνθούν οι καθημερινές εργασίες της επιχείρησης. Ανάλογα με το επίπεδο και τη δομής της εσωτερικής οργάνωσης της επιχείρησης και το επίπεδο του στελεχικού- υπαλληλικού της προσωπικού, μπορεί να αντιμετωπισθεί ευκολότερα ή δυσκολότερα το συγκεκριμένο πρόβλημα.
1.6. ΑΣΦΑΛΕΙΑ
Το σημαντικότερο ζήτημα που πρέπει να αντιμετωπίσει ένας οργανισμός ή μια επιχείρηση κατά την χρήση των πληροφοριακών συστημάτων είναι η ασφάλεια. Η ασφάλεια είναι ένας κλάδος της τεχνολογίας των υπολογιστών γνωστή ως η ασφάλεια των πληροφοριών η οποία εφαρμόζεται σε υπολογιστές και δίκτυα. Ο στόχος της ασφάλειας στο διαδίκτυο περιλαμβάνει την προστασία των πληροφοριών και της περιουσίας από κλοπή, διαφθορά ή απειλές και επιθέσεις, επιτρέποντας παράλληλα την πληροφόρηση και τα δεδομένα να παραμένουν προσβάσιμα μόνο στους προβλεπόμενους χρήστες της επιχείρησης.
Παρά το γεγονός ότι η ασφάλεια των πληροφοριών παίζει σοβαρό ρόλο στην προστασία των δεδομένων και περιουσιακών στοιχείων κάθε επιχείρησης, δεν είναι λίγες οι φορές που ακούμε ειδήσεις για περιστατικά παραβίασης της ασφάλειας. Αποτέλεσμα των παραβιάσεων και των επιθέσεων των λογισμικών των εταιρειών οδηγούν στην καταστροφή των πλαισίων όπως η εμπιστευτικότητα και η ακεραιότητα των πληροφοριών που διαχειρίζεται και συνεπώς ολοκληρωτική διάλυση της ασφάλειας των συστημάτων αυτών. Ως εκ τούτου, οι σημερινές οργανώσεις δέχονται μεγαλύτερο κίνδυνο επιθέσεων των εμπιστευτικών πληροφοριών. Οι οργανισμοί πρέπει να υιοθετήσουν μια στρατηγική που να μπορεί να τους βοηθήσει να διαχειριστούν αποτελεσματικά τον κίνδυνο αυτό, ενώ θα πρέπει να είναι έτοιμοι να αποκρούσουν τις επιθέσεις οπουδήποτε και αν προέρχονται (Zafar, 2013).
Η ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων θεωρείται σπουδαίας σημασίας καθώς βασίζεται σε τρεις τεχνικές ιδέες οι οποίες είναι κρίσιμες για την σωστή λειτουργία ενός Π.Σ., και είναι οι εξής (Sommestad, et al., 2011):
• Ακεραιότητα: Εξασφάλιση ότι οι πληροφορίες και τα προγράμματα δεν θα αλλάξουν, αλλοιωθούν ή τροποποιηθούν σε ένα πληροφοριακό σύστημα αποτρέποντας από τρίτους να
23 έχουν πρόσβαση και να μπορούν να τροποποιήσουν, να διαμορφώσουν το πεδίο τους χωρίς να έχουν την απαιτούμενη άδεια.
• Διαθεσιμότητα: Διασφαλίζεται ότι οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες έχουν συνεχή και έγκαιρη πρόσβαση στις πληροφορίες και τους πόρους. Μία συνηθισμένη απειλή που αντιμετωπίζουν τα σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα είναι η επίθεση άρνησης υπηρεσιών, που έχει ως σκοπό να τεθούν εκτός λειτουργίας οι στοχευμένοι πόροι, είτε προσωρινά είτε μόνιμα.
• Εμπιστευτικότητα: Η εμπιστευτικότητα σημαίνει ότι ο χρήστης μπορεί να ελέγχει ποιος μπορεί να παίρνει και να διαβάζει τις πληροφορίες προκειμένου να διατηρεί τις ευαίσθητες πληροφορίες ώστε να μην αποκαλύπτονται σε μη εξουσιοδοτημένους Η δημιουργία της πολιτικής ασφάλειας των πληροφοριακών συστημάτων μιας επιχείρησης στηρίζεται στην καταγραφή των απαιτήσεων ασφάλειας, με βάση τις οποίες οργανώνονται οι στόχοι της ασφάλειας, και στον σχεδιασμό των τρόπων για την επίτευξη των στόχων αυτών.
Οι απαιτήσεις ασφάλειας δύναται να αφορούν διαφορετικές πηγές, όπως (Susanto at al, 2011):
1. Οι χρήστες των πληροφοριακών συστημάτων.
2. Η διοίκηση του οργανισμού που επιθυμεί την απρόσκοπτη χρήση των πληροφοριακών συστημάτων στις λειτουργίες του οργανισμού.
3. Οι πελάτες του οργανισμού, εφόσον δεδομένα που τους αφορούν αποτελούν συνιστώσα του πληροφοριακού συστήματος.
4. Το νομικό και ρυθμιστικό πλαίσιο στο οποίο λειτουργεί ο οργανισμός. Η πολιτική ασφάλειας θα πρέπει να καλύπτει όλες τις απαιτήσεις που παρουσιάζονται για τα πληροφοριακά συστήματα προκειμένου να εξασφαλιστεί το επιδιωκόμενο επίπεδο ασφάλειας.
1.6.1. ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΠΙΚΙΝΔΥΝΟΤΗΤΑΣ
Ο καθορισμός των ακριβών απαιτήσεων ασφαλείας για μια συγκεκριμένη οργάνωση είναι απαραίτητη για την εφαρμογή των κατάλληλων μέτρων ασφαλείας. Τα μέτρα αυτά αποσκοπούν στην προστασία των συστημάτων πληροφοριών από παραβιάσεις και επιθέσεις.
Πριν όμως προσδιοριστούν τα απαραίτητα μέτρα χρειάζεται να υπάρξει μια αξιολόγησή τους.
Αυτό επιτυγχάνεται με διάφορους τρόπους, οι πιο συνηθισμένοι από αυτούς είναι η πραγματοποίηση μιας μελέτης ανάλυσης επικινδυνότητας η οποία αποτελεί μια τυπική
24 διαδικασία προσδιορισμού των κινδύνων και απειλών και η ανάπτυξη ενός σχεδίου για την αντιμετώπισή τους (Wang et al, 2015).
• Απειλή: είναι μια δηλωμένη πρόθεση να επιβληθεί βλάβη ή ζημιά ή άλλο πρόβλημα σε ένα σύστημα και τις υπηρεσίες του. Η μετατροπή - καταστροφή των δεδομένων, του συστήματος έχει ως αποτέλεσμα την πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες.
• Ευπάθεια: Ένα ελάττωμα ή αδυναμία στις διαδικασίες ασφάλειας του συστήματος κατά το σχεδιασμό, την υλοποίηση, ή τους εσωτερικούς ελέγχους που θα μπορούσαν να ασκηθούν (τυχαία ή σκόπιμα) και να οδηγήσει σε παραβίαση της ασφάλειας ή παραβίασης της πολιτικής ασφάλειας του συστήματος.
• Κίνδυνος: Ένας κίνδυνος είναι κανονικά ένα προϊόν δύο παραγόντων: απειλής (κάτι πάει στραβά) και ευπάθειας (τα πληροφοριακά συστήματα που χρησιμοποιούνται από την επιχείρηση για κάποιο λόγο επιτρέπουν στα πράγματα να λειτουργήσουν λανθασμένα).
• Αντίμετρο: Όλα τα αντίμετρα ασφαλείας έχουν ως ευρύ στόχο την προσαρμογή της συμπεριφοράς των δυνητικών παραγόντων κινδύνου, έτσι ώστε να μην αποτελούν απειλή για τον οργανισμό.
Για να είναι χρήσιμη μια διαδικασία ανάλυσης του κινδύνου θα πρέπει να παράγει μια ποσοτική δήλωση, τις επιπτώσεις ενός κινδύνου ή την επίδραση συγκεκριμένων προβλημάτων ασφάλειας. Τα τρία βασικά στοιχεία στην ανάλυση κινδύνου είναι:
• η δήλωση επιπτώσεων ή το κόστος ενός συγκεκριμένου προβλήματος εφόσον συμβαίνει,
• ένα μέτρο αποτελεσματικότητας των επί τόπου αντιμέτρων που θα υιοθετηθούν και
• μια σειρά συστάσεων για τη διόρθωση ή την ελαχιστοποίηση των προβλημάτων που έχουν εντοπιστεί (Wang at al, 2015).
1.6.2. ΜΕΤΡΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ
Η πολιτική ασφαλείας περιλαμβάνει πρότυπα (μέτρα ασφαλείας, μέτρα προστασίας, αντίμετρα) για την παροχή της ασφάλειας του συστήματος πληροφοριών που είναι απαραίτητο σε τέτοιες περιπτώσεις. Τα πρότυπα μπορούν να καθορίζουν το πεδίο εφαρμογής των λειτουργιών ασφαλείας και τα χαρακτηριστικά που απαιτούνται για την ορθή διαχείριση των πληροφοριών. Αυτό θα περιλαμβάνει όλες τις συσκευές που έχουν υποστεί τη βλάβη- απειλές του πληροφοριακού συστήματος, καθώς και το σχεδιάγραμμα πραγματοποίησής τους.
Τα αντίμετρα χωρίζονται σε 4 μεγάλες κατηγορίες (Qureshi, 2012):
25 α) Πρόληψη: Αυτή η κατηγορία έχει ως στόχο την πρόληψη της εμφάνισης των κινδύνων με τη χρήση ορισμένων μέτρων.
β) Διασφάλιση: τεχνικές, εργαλεία, έρευνα και έλεγχοι οι οποίοι θα βοηθήσουν στην αποτελεσματικότητα και διατήρηση των υπαρχόντων αντιμέτρων.
γ) Ανίχνευση: τα συστήματα ανίχνευσης αποσκοπούν στο να ανιχνεύσουν τις επιθέσεις αλλά και να χρησιμοποιηθούν μηχανισμοί, τεχνικές και προγράμματα για την αντιμετώπιση του προβλήματος.
δ) Διόρθωση: διεργασίες που σκοπό έχουν στην γρήγορη επαναφορά σε ένα ασφαλές περιβάλλον καθώς και μελέτη των λόγων οι οποίοι προξένησαν τη ζημιά.
Τα μέτρα ασφαλείας και τα αντίμετρα χρησιμοποιούνται σε οργανώσεις για την προστασία και την ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων. Η εφαρμογή αυτών των μέτρων θα βοηθήσουν στην διατήρηση ενός σημαντικού επιπέδου ασφάλειας. Για παράδειγμα, το επίπεδο ασφάλειας είναι υψηλό όταν ένας οργανισμός υλοποιεί τα πιο σωστά, ενημερωμένα μέτρα, τις πολιτικές και τα αντίμετρα για την υλοποίηση του στόχου που είναι η διασφάλιση της προστασίας των πληροφοριακών συστημάτων του οργανισμού (Qureshi, 2012).
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2.
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΥΠΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ
Υπάρχουν αρκετά χαρακτηριστικά παραδείγματα εφαρμογών των Τεχνολογιών της Πληροφορικής και των Επικοινωνιών (ΤΠΕ) σε δημόσιες υπηρεσίες, σε δημόσιες επιχειρήσεις και σε οργανισμούς κοινής ωφέλειας. Ωστόσο, η αξιοποίηση των δυνατοτήτων τους διαφοροποιείται, αφού στόχος στην περίπτωση αυτή είναι η παροχή ποιοτικών ηλεκτρονικών υπηρεσιών μέσω διαδικτύου στον πολίτη. Για τον δημόσιο τομέα, στον οποίο η μεγάλη κλίμακα ή ακόμα και ο γιγαντισμός αποτελεί κυρίαρχο χαρακτηριστικό, η χρήση των εφαρμογών αυτών συμβάλει:
▪ στη βελτίωση του επίπεδου των παρεχόμενων υπηρεσιών στον πολίτη, τόσο της ταχύτητας εξυπηρέτησης του πολίτη, όσο και του πλήθους και της ποιότητας των παρεχόμενων υπηρεσιών,
▪ στην άμεση πληροφόρηση και ενημέρωση της κεντρικής διοίκησης σχετικά με τις εργασίες των αποκεντρωμένων μονάδων,