Pas toe of leg uit - overzicht - Forfarmers.eu

De raad van bestuur en de raad van bestuur zijn verantwoordelijk voor het ondernemingsbestuur van de vennootschap. Het is aan de aandeelhouders om de directie en het bestuur aan te spreken op de naleving van de code. Het bestuur is verantwoordelijk voor de continuïteit van de vennootschap en de met haar verbonden ondernemingen.

Het bestuur bespreekt voortdurend de strategie, de uitvoering van de strategie en de daarbij behorende belangrijkste risico’s. De interne auditfunctie is belast met het opzetten en uitvoeren van de interne risicobeheersings- en controlesystemen. Het bestuur beslist tegen deze achtergrond onder meer over haar advies aan de algemene vergadering met het oog op de verkiezing van een externe accountant.

De auditcommissie doet een voorstel aan het bestuur over de taak van de externe accountant, namelijk de controle van de jaarrekening. Het bestuur stelt een profielschets op, rekening houdend met de aard en activiteiten van de ondernemingsgerelateerde onderneming.

Verantwoording over diversiteit Implementatie door ForFarmers In de corporate governance verklaring worden het

Elke commissaris en elke bestuurder beschikt over de specifieke deskundigheid die noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak. De raad van commissarissen stelt een diversiteitsbeleid op voor de samenstelling van het bestuur, de raad van commissarissen en, indien aanwezig, het executive committee. In het beleid wordt ingegaan op de concrete doelstellingen ten aanzien van diversiteit en de voor de vennootschap relevante aspecten van diversiteit, zoals nationaliteit, leeftijd, geslacht en achtergrond inzake opleiding en beroepservaring.

In het beleid wordt onder meer aandacht besteed aan aspecten van diversiteit die voor de onderneming relevant zijn, zoals nationaliteit, leeftijd, geslacht en achtergrond op het gebied van opleiding en training.

Onafhankelijkheid raad van commissarissen Implementatie door ForFarmers De raad van commissarissen is zodanig samengesteld dat

Onafhankelijkheid commissarissen Implementatie door ForFarmers Een commissaris is niet onafhankelijk indien de betrokken

Onafhankelijkheid voorzitter raad van commissarissen

Verantwoording onafhankelijkheid commissarissen

Het verslag van de raad van commissarissen vermeldt dat naar het oordeel van de raad is voldaan aan de eisen voor onafhankelijkheid, bedoeld in best practice bepalingen 2.1.7 tot en met 2.1.9 en geeft daarbij aan, indien van toepassing, welke commissaris(sen) de raad als niet- onafhankelijk beschouwt. In het verslag van de Raad van Commissarissen wordt de afwijking van best practice bepalingen 2.1.7 en 2.1.8 toegelicht.

Benoeming, opvolging en evaluatie

Benoemings- en herbenoemingstermijnen bestuurders
Benoemings- en herbenoemingstermijnen commissarissen
Tussentijds aftreden Implementatie door ForFarmers Een commissaris of bestuurder treedt tussentijds af bij
Taken selectie- en benoemingscommissie Implementatie door ForFarmers De selectie- en benoemingscommissie bereidt de
Evaluatie raad van commissarissen Implementatie door ForFarmers De raad van commissarissen evalueert ten minste

De raad van commissarissen evalueert ten minste eenmaal per jaar buiten aanwezigheid van het bestuur zowel het functioneren van het bestuur als collectief als dat van de individuele bestuurders en bespreekt de conclusies die aan de evaluatie worden verbonden, zulks mede in het licht van opvolging van bestuurders. Ook het bestuur evalueert ten minste eenmaal per jaar zijn eigen functioneren als collectief en dat van de individuele bestuurders.

Inrichting raad van commissarissen en verslag

Reglement raad van commissarissen Implementatie door ForFarmers De taakverdeling binnen de raad van commissarissen,
Instellen commissies Implementatie door ForFarmers Indien de raad van commissarissen uit meer dan vier
Reglementen commissies Implementatie door ForFarmers De raad van commissarissen stelt voor de audit-,
Samenstelling commissies Implementatie door ForFarmers Het voorzitterschap van de audit- of
Voorzitter raad van commissarissen Implementatie door ForFarmers De voorzitter van de raad van commissarissen ziet er in
Vicevoorzitter raad van commissarissen Implementatie door ForFarmers De vicevoorzitter van de raad van commissarissen
Gedelegeerd commissaris Implementatie door ForFarmers
Tijdelijke bestuursfunctie commissaris Implementatie door ForFarmers De commissaris die tijdelijk voorziet in het bestuur bij
Secretaris van de vennootschap Implementatie door ForFarmers De raad van commissarissen wordt ondersteund door de
Verslag raad van commissarissen Implementatie door ForFarmers Een verslag van de raad van commissarissen maakt deel

Van elk van de commissies ontvangt de Raad van Commissarissen een verslag van de discussies en bevindingen. Na een commissievergadering brengt de Raad van Commissarissen (mondeling) verslag uit van de discussies en bevindingen. De notulen van de commissievergaderingen worden verzonden naar alle leden van de Raad van Commissarissen en de Raad van Bestuur, met dien verstande dat de notulen van de vergaderingen van de Selectie- en Benoemingscommissie en de Remuneratiecommissie hiervan kunnen afwijken om redenen van privacybescherming.

De voorzitter van de raad van commissarissen heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de raad van bestuur. De gedelegeerd commissaris blijft lid van de raad van commissarissen en rapporteert regelmatig over de uitvoering van zijn bijzondere taak aan het voltallige bestuur. De secretaris wordt benoemd en ontslagen door het bestuur, al dan niet op initiatief van de raad van commissarissen, na verkregen goedkeuring van de raad van commissarissen.

In dit verslag doet de raad van commissarissen verslag van het toezicht dat hij het afgelopen boekjaar heeft uitgeoefend, inclusief een verslag over de onderwerpen genoemd in de best practice bepalingen en 2.4.4 en, indien van toepassing, over de onderwerpen genoemd in de best practice bepalingen. 1.3.6 en 2.2.2.

Besluitvorming en functioneren

Stimuleren openheid & aanspreekbaarheid Implementatie door ForFarmers Het bestuur en de raad van commissarissen zijn elk
Aanspreekpunt voor functioneren van commissarissen en bestuurders
Aanwezigheid bij vergaderingen raad van commissarissen
Introductieprogramma commissarissen Implementatie door ForFarmers Alle commissarissen volgen een op de functie
Waarborgen informatievoorziening Implementatie door ForFarmers Het bestuur draagt zorg voor het instellen en handhaven
Verantwoordelijkheid commissarissen voor inwinnen informatie
Inwinnen informatie bij functionarissen en externen

Als de secretaris tevens werkzaamheden voor het bestuur verricht en de belangen van het bestuur signaleert. Het bestuur en de raad van commissarissen actualiseren hun kennis en vaardigheden en besteden voldoende tijd aan hun taken en verantwoordelijkheden. Bestuurders en commissarissen melden nevenfuncties vooraf aan de raad van commissarissen. Nevenfuncties worden minimaal één keer per jaar besproken in een vergadering van de raad van commissarissen.

De aanvaarding van een commissariaat door een bestuurder behoeft de goedkeuring van de raad van commissarissen. De vice-voorzitter fungeert als aanspreekpunt voor individuele commissarissen en bestuurders over het functioneren van de voorzitter. Het bestuur en de raad van commissarissen beoordelen jaarlijks voor hun eigen orgaan op welke terreinen de commissarissen en bestuurders hun taak zullen uitoefenen.

Cultuur

Verantwoordelijkheid bestuur voor cultuur Implementatie door ForFarmers Het bestuur stelt voor de vennootschap en de met haar

Verantwoording over cultuur Implementatie door ForFarmers In het bestuursverslag geeft het bestuur een toelichting

Misstanden en onregelmatigheden

Regeling voor melden van (vermoedens van) misstanden en onregelmatigheden
Informeren voorzitter raad van commissarissen Implementatie door ForFarmers De voorzitter van de raad van commissarissen wordt door
Melding externe accountant Implementatie door ForFarmers De externe accountant informeert de voorzitter van de
Toezicht door raad van commissarissen Implementatie door ForFarmers De raad van commissarissen houdt toezicht op de werking

Indien een (vermoedelijke) misstand of onregelmatigheid betrekking heeft op het functioneren van een bestuurder, rapporteert de externe accountant dit aan de voorzitter van het bestuur. Om de onafhankelijkheid van het onderzoek te waarborgen heeft het bestuur de mogelijkheid om onderzoek te doen naar signalen van misstanden en onregelmatigheden en dit onderzoek te leiden in gevallen waarbij het bestuur zelf betrokken is.

Voorkomen belangenverstrengeling

Voorkomen belangenverstrengeling Implementatie door ForFarmers Bestuurders en commissarissen zijn alert op
Verantwoording transacties bestuurders en commissarissen
Verantwoording transacties grootaandeelhouder Implementatie door ForFarmers Alle transacties tussen de vennootschap en natuurlijke of
Persoonlijke leningen Implementatie door ForFarmers De vennootschap verstrekt aan haar bestuurders en

Een lid van de raad van bestuur meldt een potentieel tegenstrijdig belang bij een transactie die van aanmerkelijk belang is voor de vennootschap en/of voor het betreffende lid van de raad van bestuur onmiddellijk aan de voorzitter van de raad van bestuur en aan de overige leden van de raad van bestuur . De directeur verstrekt hierover alle relevante informatie, waaronder voor de omstandigheden relevante gegevens over zijn echtgeno(o)t(e), geregistreerde partner of andere levenspartner, pleegkind en bloed- en aanverwanten tot in de 2e graad. Een commissaris meldt een potentieel tegenstrijdig belang bij een transactie die van aanmerkelijk belang is voor de vennootschap en/of voor de betreffende commissaris onmiddellijk aan de voorzitter van het bestuur en verstrekt alle relevante informatie, ook informatie die voor de situatie relevant is.

Het bestuur beslist of er sprake is van een tegenstrijdig belang, buiten aanwezigheid van de betreffende bestuurder of commissaris. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het bestuursverslag met vermelding van het tegenstrijdig belang en de verklaring dat aan de best practice bepalingen 2.7.3 en 2.7.4 is voldaan. Transacties waarbij tegenstrijdige belangen van bestuursleden betrokken zijn en die van aanmerkelijk belang zijn voor de vennootschap, worden gepubliceerd in het bestuursverslag, tenzij b.v. (i) dit in strijd is met bij of krachtens de wet gestelde regels, (ii) het – in de relatie met de klant – vertrouwelijk is of

ForFarmers past deze bepaling toe onder de voorwaarde dat ten aanzien van de openbaarmakingsplicht het bepaalde uit best practice bepaling 2.7.4 dienovereenkomstig van toepassing is. Beslissingen om met deze personen transacties aan te gaan die van aanzienlijk belang zijn voor de vennootschap en/of voor deze personen behoeven de goedkeuring van de raad van bestuur. Dergelijke transacties worden gepubliceerd in het bestuursverslag met vermelding dat aan best practice bepaling 2.7.5 is voldaan.

Er bestaat bij ForFarmers geen precedent voor het opzeggen van leningen aan leden van de Raad van Bestuur.

Overnamesituaties

Betrekken raad van commissarissen Implementatie door ForFarmers Wanneer een overnamebod op de (certificaten van)

Informeren raad van commissarissen over verzoek tot inzage door concurrerende bieder

Standpunt bestuur ten aanzien van onderhands bod

BELONINGEN

Beloningsbeleid bestuur

Voorstel beloningsbeleid Implementatie door ForFarmers De remuneratiecommissie doet een duidelijk en
Beloning executive committee Implementatie door ForFarmers

Vaststelling beloningen bestuur

Voorstel remuneratiecommissie Implementatie door ForFarmers De remuneratiecommissie doet een voorstel aan de raad
Visie bestuurders eigen beloning Implementatie door ForFarmers Bij het formuleren van het voorstel voor de beloningen

Beloning raad van commissarissen

Tijdsbesteding en verantwoordelijkheid Implementatie door ForFarmers De beloning van de commissarissen reflecteert de
Beloning commissarissen Implementatie door ForFarmers

Verantwoording uitvoering beloningsbeleid

Overeenkomst bestuurder Implementatie door ForFarmers De belangrijkste elementen van de overeenkomst van een

Indien het bestuur met een executive committee werkt, informeert het bestuur de raad van commissarissen over de beloning van de uitvoerende leden. De Raad van Toezicht stelt de beloning van de individuele leden van de Raad van Bestuur vast, binnen de grenzen van het door de Algemene Vergadering goedgekeurde beloningsbeleid. De remuneratiecommissie bereidt de besluitvorming van de raad van commissarissen voor over het vaststellen van de beloning.

Het voorstel zal worden opgesteld in overeenstemming met het beloningsbeleid en zal in ieder geval ingaan op de beloningsstructuur, de hoogte van de vaste vergoedingen en de hoogte daarvan. De Remuneratiecommissie dringt er bij bestuurders op aan aandacht te besteden aan de aspecten genoemd in best practice bepaling 3.1.2. De vergoeding bij ontslag bedraagt maximaal één jaarsalaris (het 'vaste' deel van het salaris).

De raad van commissarissen doet aan de algemene vergadering een duidelijk en begrijpelijk voorstel voor een passende eigen beloning. De beloning voor commissarissen stimuleert een adequate uitoefening van de functie en is niet afhankelijk van de resultaten van de vennootschap. In het remuneratierapport legt de raad van commissarissen op een inzichtelijke wijze verantwoording af over de uitvoering van het beloningsbeleid.

ALGEMENE VERGADERING

De algemene vergadering

Toezicht raad van commissarissen Implementatie door ForFarmers Het toezicht van de raad van commissarissen op het
Voorstel tot goedkeuring of machtiging Implementatie door ForFarmers Een voorstel tot goedkeuring of machtiging door de
Toelichting aandeelhouder bij uitoefening agenderingsrecht
Agendering door aandeelhouder Implementatie door ForFarmers
Inroepen responstijd Implementatie door ForFarmers Indien het bestuur een responstijd inroept, is dit een
Aanwezigheid voorgedragen bestuurders en commissarissen
Aanwezigheid externe accountant Implementatie door ForFarmers De externe accountant kan over zijn verklaring omtrent
Verslag algemene vergadering Implementatie door ForFarmers Het verslag van de algemene vergadering wordt uiterlijk

Informatieverschaffing en voorlichting

Motivering beroep zwaarwichtig belang Implementatie door ForFarmers Indien het bestuur en de raad van commissarissen met
Beleid bilaterale contacten met aandeelhouders Implementatie door ForFarmers De vennootschap formuleert een beleid op hoofdlijnen
Plaatsing informatie op afzonderlijk gedeelte website
Contacten bestuur met pers en analisten Implementatie door ForFarmers De contacten tussen het bestuur enerzijds en de pers en
Overzicht beschermingsmaatregelen Implementatie door ForFarmers Het bestuur geeft in het bestuursverslag een overzicht van

Uitbrengen van stemmen

Verstrekken stemvolmachten of steminstructies Implementatie door ForFarmers De vennootschap biedt aandeelhouders en andere
Ontnemen bindende karakter voordracht of ontslag
Stemrecht financieringspreferente aandelen Implementatie door ForFarmers Het stemrecht op financieringspreferente aandelen wordt
Publiceren stembeleid institutionele beleggers Implementatie door ForFarmers Institutionele beleggers (pensioenfondsen, verzekeraars,
Verslag uitvoering stembeleid institutionele beleggers

Certificering van aandelen

Bestuur administratiekantoor Implementatie door ForFarmers Het bestuur van het administratiekantoor geniet het
Benoeming bestuurders Implementatie door ForFarmers De bestuurders van het administratiekantoor worden
Benoemingstermijn bestuur Implementatie door ForFarmers Een bestuurder kan tweemaal voor een periode van vier
Aanwezigheid op de algemene vergadering Implementatie door ForFarmers Het bestuur van het administratiekantoor is aanwezig op
Uitoefening stemrecht Implementatie door ForFarmers Bij de uitoefening van zijn stemrechten richt het
Stemvolmachten Implementatie door ForFarmers Het administratiekantoor verleent zonder enige

Op de agenda van de algemene vergadering staat vermeld welke onderwerpen ter bespreking zijn en welke ter stemming zijn. De mogelijkheid tot het afroepen van de responstijd geldt ook voor een hierboven genoemd doel dat zich uitstrekt tot de rechterlijke bevoegdheid tot het bijeenroepen van een algemene vergadering overeenkomstig artikel 2:110 van het Burgerlijk Wetboek. Aan het einde van de reactietermijn zal het bestuur over dit overleg en deze verkenning rapporteren aan de algemene vergadering.

ForFarmers zal deze bepaling toepassen en de statuten van de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen zullen hieraan voldoen. De deelnemers aan de Algemene Vergadering kunnen vragen stellen over de verklaring van de. ForFarmers zal deze bepaling toepassen, behalve in de -zeldzame- gevallen waarin een notarieel proces-verbaal van de Algemene Vergadering is opgemaakt.

Analistenbijeenkomsten en presentaties aan beleggers vinden niet plaats kort voor de publicatie van de reguliere financiële informatie. De presentaties worden na afloop van de bijeenkomsten op de website van de vennootschap geplaatst. De vennootschap verricht geen handelingen die de onafhankelijkheid van analisten ten opzichte van de vennootschap en vice versa aantasten.

De deelname van zoveel mogelijk aandeelhouders aan de besluitvorming op de algemene vergadering is in het belang van de checks and balances van de onderneming. De statuten van de stichting sluiten de benoeming uit van (voormalige) leden van het bestuur of bestuur, medewerkers en vaste adviseurs van ForFarmers als leden van het bestuur van de stichting. ForFarmers zal het bestuur van de Stichting desgewenst in de gelegenheid stellen deze te bespreken.

Algemene Vergaderingen van ForFarmers om een statement te maken over het beoogde stemgedrag van de Stichting.

ONE-TIER BESTUURSSTRUCTUUR

One-tier bestuursstructuur

Samenstelling bestuur Implementatie door ForFarmers Het bestuur bestaat in meerderheid uit niet uitvoerende
Voorzitter van het bestuur Implementatie door ForFarmers De voorzitter van het bestuur leidt de vergaderingen van
Onafhankelijkheid voorzitter van het bestuur Implementatie door ForFarmers De voorzitter van het bestuur is geen uitvoerende
Samenstelling commissies Implementatie door ForFarmers Uitsluitend niet uitvoerende bestuurders maken deel uit
Verantwoording toezicht niet uitvoerende bestuurders