Top PDF A gestão, preservação e conservação de documentos públicos

A gestão, preservação e conservação de documentos públicos

A gestão, preservação e conservação de documentos públicos

O presente trabalho aborda a problemática da preservação e conservação dos documentos públicos, mostrando o grande descaso existente. Definem-se esses documentos e enumeram- se os principais suportes de preservação e conservação. Devido à complexidade na preservação dos documentos públicos, ao acréscimo constante do volume dos mesmos e à necessidade de conservar este rico patrimônio para gerações futuras. Quanto à metodologia a pesquisa se caracteriza como bibliográfica. A partir das leituras foi possível perceber a existência de métodos ainda não reforçados para a correta conservação e preservação documental. Como resultados, identificou-se uma ausência de ações preventivas dentro do ambiente institucional, o que veio a fortalecer ainda mais com o alcance do objetivo do presente trabalho, que consiste em buscar alertar sobre a necessidade da conservação adequada, informar sobre a existência dos métodos para conservar preventivamente e esclarecer as consequências da ausência de preservação e a escassez de políticas públicas bem como a necessidade de colaboração entre as Instituições e os servidores ligados à organização dos documentos públicos. Por fim, faz-se um apelo sobre a importância da criação dos programas de preservação de documentos, e que deverá partir do olhar dos agentes responsáveis sob as informações relevantes nos aspectos social e histórico. Conclui-se destacando a necessidade de políticas nacionais e internacionais de preservação e a cooperação entre instituições e os diferentes agentes relacionados com os documentos públicos.
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Gestão e Planejamento Ambiental: Desenvolvimento Sustentável, Conservação e Preservação

Gestão e Planejamento Ambiental: Desenvolvimento Sustentável, Conservação e Preservação

No sistema de conservação clássica, pode-se encontrar além da criação de áreas protegidas, são criados mecanismos ligados à proteção e recuperação de espécies, podendo essas serem feitas in situ, ou seja, no seu habitat natural ou ex situ em locais fora do seu ambiente natural, como em zoológicos, jardins botânicos ou em até mesmo em laboratórios. O uso sustentável da biodiversidade visa encontrar alternativas que envolvam um compartilhamento e uma negociação sobre o uso da terra e dos recursos naturais. Por último tem-se a repartição dos benefícios que sã originários do uso da biodiversidade, sendo esse o, mas complexo dos três. Nesse caso a ideia é que quando a biodiversidade de uma região for utilizada para gerar algum tipo de benefício, esse benefício deve ser repartido com o país ou a área da qual detêm esse componente da biodiversidade. 26
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A conservação e a preservação de documentos digitais: um desafio na era da Sociedade da Informação

A conservação e a preservação de documentos digitais: um desafio na era da Sociedade da Informação

A preservação digital implica investimentos significativos que devem ser analisados e pre- vistos pelas organizações através do reforço orçamental, considerando a elaboração de um Plano de Preservação Digital que deve ser visto ao longo e ao largo, ou seja, o que preservar e por quanto tempo se pode preservar. As escolhas para a gestão digital são vastas e o mer- cado é muito variado. Também é essencial a adequação das necessidades aos custos reais que devem ser razoáveis e passíveis de uma real aplicação. Cabe ao profissional da CI o pe- dido de vários orçamentos, a consulta de técnicos e a articulação das mais variadas medidas.
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A RTIGO G ESTÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS DE

A RTIGO G ESTÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS DE

na elaboração de modelos de documentos a serem usados pelas instituições arquivísticas nos processos de seleção e desenvolvimento de software específico, a partir da compilação de diversos documentos de aquisição contendo requisitos técnicos e funcionais. O ICA/CLM vem investigando questões ligadas à garantia da autenticidade de documentos eletrônicos de caráter arquivístico. Como declarado no relatório de Millar (2004), a autenticidade de documentos eletrônicos de caráter arquivístico corre grande risco global, sobretudo nos países em desenvolvimento, por diversas razões, incluindo "o baixo e limitado apoio aos trabalhos em arquivos; a ausência ou carência de estruturas normativas e políticas de gestão de documentos eletrônicos; a ausência e dificuldade de aplicação de padrões técnicos e operacionais para produção, gestão e conservação de documentos eletrônicos; a falta de treinamento e formação adequada em tecnologias da informação e gestão de documentos eletrônicos; e, principalmente, a necessidade de abordagem estratégica de capacitação global para melhor utilização dos recursos limitados".
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A importância da gestão de documentos para a racionalidade no uso de recursos públicos: um estudo de caso

A importância da gestão de documentos para a racionalidade no uso de recursos públicos: um estudo de caso

O tratamento dos processos deferidos está sendo realizado no laboratório de conservação da Divisão de Coleções Especiais BU pelos estagiários (Foto 5) da seguinte forma: os processos são colocados em folha de transição em papel neutro, as páginas são numeradas, são retirados resíduos de oxidação proporcionados por grampos e clipes, as páginas são higienizadas com trincha na câmara de higienização, são confeccionados invólucros com papel adequado para acondicionamento (Foto 6), são anotadas nos invólucros com lápis 6b as informações relativas ao processo (nome do setor, nome do solicitante, número do processo, curso e ano de solicitação) para posterior localização, logo após o processo é acondicionado em caixa polionda (Foto 7) e se faz a etiqueta para a caixa.
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O regime jurídico da conservação e restituição dos documentos relativos aos procedimentos de formação dos contratos públicos: breves nótulas | Julgar

O regime jurídico da conservação e restituição dos documentos relativos aos procedimentos de formação dos contratos públicos: breves nótulas | Julgar

O diploma (artigo 4.º, n.ºs 1 e 2) apresenta a definição de arquivo atendendo a uma conceção material (“conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço das entidades que os detêm, dos investigadores e dos cidadãos em geral”) e a uma conceção orgânica (“uma instituição cultural ou unidade administrativa onde se recolhe, conserva, trata e difunde a documentação arquivística). O legislador apresentava uma classificação de arquivos catendendo á sua titularidade – arquivo público ou privado –, [artigo 9.º, n.º 1 alínea b)] e ao seu âmbito nacional, regional ou municipal [artigo 9.º, n.º 1, alínea a)]. 8 O arquivo municipal “reúne predominantemente a documentação relativa a um município ou proveniente de organismos administrativos do mesmo âmbito” [artigo 9.º, n.º 1, alínea a), 3.º parágrafo].
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Preservação do Conhecimento e Programa Estratégico IFLA sobre Preservação e Conservação – PAC

Preservação do Conhecimento e Programa Estratégico IFLA sobre Preservação e Conservação – PAC

Ao longo da história, importantes mudanças aconteceram em relação ao tratamento e armazenamento da informação, em especial, da segunda metade do século XX pra cá, devemos considerar os grandes avanços das tecnologias e o fenômeno da explosão informacional, que se deu, entre outros motivos, pela crescente necessidade de criação e disponibilização dos novos registros. Nos dias atuais, é cada vez maior a produção de informações armazenadas em diversos suportes, com especial atenção aos registros eletrônicos produzidos e facilmente disponibilizados virtualmente. Esta facilidade em gerar e difundir grandes quantidades de informações digitais pode gerar e falsa ideia de que tudo está disponível na rede, bastando termos acesso para encontrar todos os materiais que precisamos, porém, para os profissionais da informação capacitados a gerenciar, tratar, armazenar e preservar todo tipo de informação, se faz necessário maior consciência acerca da importância e necessidade de garantir o acesso e a integridade dessas informações, sabendo que para isso é preciso esforço multidisciplinar para que esses documentos não sejam perdidos no tempo e espaço .
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Vista do A  preservação dos documentos históricos em ambientes digitais

Vista do A preservação dos documentos históricos em ambientes digitais

A criação, manutenção e revisão de uma política de preservação de documentos digitais é um assunto emergencial, pois se trata de uma questão de gestão pública que abrange vários aspectos para sua plena execução. A dependência tecnológica acaba por gerar um clima de insegurança. O que preservar? A tendência das instituições públicas é preocupar-se não só com o valor probatório intrínseco dos documentos e suas funções, mas com a questão cultural, porque os bens ali existentes abarcam a história da sociedade, suas crenças e seus costumes. Não raro, as políticas de preservação são voltadas para a guarda dos acervos culturais. Estes acervos são armazenados em arquivos, museus, bibliotecas, centros de documentação etc. Uma política de preservação deve visar à proteção dos acervos convencionais e digitais.
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A conservação dos documentos de arquivo: a atuação de autoadesivos nos documentos textuais em suporte papel.

A conservação dos documentos de arquivo: a atuação de autoadesivos nos documentos textuais em suporte papel.

Já os agentes extrínsecos correspondem àqueles diretamente relacionados com questões do meio am- biente (físicas e biológicas). Assim, pode-se afirmar que os agentes de degradação do papel, e consequente- mente dos documentos textuais nos arquivos, bibliotecas e centros de documentação, dividem-se em quatro grupos, segundo Cassares & Moi (2000), a saber: agentes ambientais, agentes biológicos, intervenções impróprias e furtos e vandalismo. Para a referida autora, os agentes ambientais são aqueles que provêm do meio ambiente e podem ser assim identificados: umidade relativa e qua- lidade do ar, temperatura e radiação da luz. No que concerne aos agentes biológicos, estes correspondem aos insetos (traças, baratas, brocas, piolho do livro, cupins), microorganismos (fungos e bactérias) e roedores (ratos). Pode-se afirmar que a preocupação com a preser- vação dos acervos documentais em suporte papel no Brasil, especificamente para evitar a incidência de insetos bibliófagos, não é recente. Castro (2012) afirma que
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Sistema de Gestão de documentos

Sistema de Gestão de documentos

O iPortalDoc facilita a organização e encaminhamento da correspondência recebida, sem necessidade de circulação de papel e reduzindo os riscos de extravio. Assegura que cada carta ou fax chega ao seu destinatário, notificando-o e registando a ação de leitura. Além do fácil acesso, a mesma carta pode ser lida em simultâneo por vários utilizadores. Todas as ações sobre um documento são registadas e podem ser acompanhadas de comentários. A correspondência expedida é registada e enviada para o exterior, por exemplo, por fax ou e-mail, através do iPortalDoc, sem necessidade de imprimir os documentos. O iPortalDoc envia para o e-mail do colaborador todo o tipo de notificações importantes, como o aviso de atividades pendentes, tarefas cujo prazo de realização já expirou e lembretes das atividades a realizar. Através da colocação de uma simples etiqueta pode-se arquivar as mensagens automaticamente, ficando associadas ao documento em questão. É possível introduzir e-mails, tratando o ficheiro da mensagem como um documento arquivável.
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Preservação de Longo Prazo de Documentos Eletrônicos na CNSEC

Preservação de Longo Prazo de Documentos Eletrônicos na CNSEC

Tomando como base as técnicas apresentadas no capítulo 4 e a estrutura e princípios da CNSEC delineados no capítulo 5, culmina-se no Arquivo da Central Notarial de Serviços Eletrônicos C[r]

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A CONTRIBUIÇÃO DA PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS E A (RE) CONSTRUÇÃO DA MEMÓRIA

A CONTRIBUIÇÃO DA PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS E A (RE) CONSTRUÇÃO DA MEMÓRIA

Destacam-se ainda na proteção dos documentos as condições do edifício, o qual deve dispor de recursos suficientes para evitar perdas do acervo arquivístico em decorrência de sinistros com água e fogo. Com relação às fotografias, Spinelli Junior (2011) salienta que os subsolos não devem ser opção para a guarda de acervos fotográficos, pois estes locais estão sujeitos às inundações. Assevera ainda que as fotografias não podem ser armazenadas em locais próximas a fontes de calor ou expostas à luz direta do sol e tampouco serem colocadas perto de máquinas copiadoras, pois o ozônio produzido por estas máquinas é prejudicial aos acervos dessa natureza.
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Preservação de documentos digitais nos arquivos municipais portugueses

Preservação de documentos digitais nos arquivos municipais portugueses

Apesar das novas tecnologias apresentarem vantagens inquestionáveis, nomeadamente, rapidez e eficiência na pesquisa e recuperação de informação, estas caracterizam-se por um problema estrutural: a rápida obsolescência tecnológica, que se manifesta quer ao nível dos suportes, quer ao nível dos formatos. Torna-se, portanto, impreterível uma intervenção atempada e concertada na produção de documentos digitais, acautelando a sua continuidade no tempo e no espaço bem como o seu valor probatório e/ou histórico. De facto, o volume crescente, a fragilidade e diversidade de suportes e de formatos têm lançado para primeiro plano a questão da preservação digital, daí ser considerada um dos desafios do século XXI para os profissionais das Ciências da Informação e da Documentação.
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CONSIDERAÇÕES SOBRE A PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS EM FORMATO DIGITAL

CONSIDERAÇÕES SOBRE A PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS EM FORMATO DIGITAL

Boeres e Arellano (2005, p. 10) apontam que “uma aceitável política de preservação digital implica em observar e aplicar procedimentos que podem ser inclusive aceitos como estratégias de preservação”. Dentre estes procedimentos, alguns podem ser constatados a seguir: compatibilidade de hardware, software e migração dos dados (conversão para outro formato físico ou digital, emulação tecnológica e espelhamento dos dados); observação da integridade do conteúdo intelectual a ser preservado; análise dos custos envolvidos no processo; desenvolvimento de uma criteriosa política de seleção do que será preservado e a observação das questões concernentes ao direito autoral. Portanto, todo o processo de preservação independente da característica do documento requer investimentos financeiros e de tempo, para que a avaliação atinja o seu objetivo final.
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7 - Piconi, A. Preservação de documentos digitais - Unicamp

7 - Piconi, A. Preservação de documentos digitais - Unicamp

estudos e adaptações dos sistemas e aplicações atuais que produzem documentos arquivísticos na universidade para que possam contemplar metadados mínimos especificados no e-Arq Brasil; dotar a universidade de uma infraestrutura física e lógica para armazenamento desses documentos e de um sistema informatizado e integrado de gestão arquivística de documentos (SIGAD); elaboração de um Plano de Preservação Digital que determinará como toda a universidade deve conduzir a questão do documento digital, do ponto de vista de estrutura técnica, administrativa, financeira e tecnológica, abordando desde a produção do documento até a sua destinação final. O AC/SIARQ já iniciou os primeiros passos a fim de enfrentar os desafios impostos pela preservação de documentos digitais a longo prazo e minimizar possíveis perdas de informação, que podem comprometer o patrimônio cultural e científico da universidade, porém, estudos precisam ser realizados para análise, validação e possíveis adequações dessas propostas.
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OS IMPACTOS DA OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA FRENTE À PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

OS IMPACTOS DA OBSOLESCÊNCIA TECNOLÓGICA FRENTE À PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

Os ciclos de obsolescência representam um fator dife- rencial na preservação de documentos digitais. Obser- va-se que estes registros dependem de um conjunto tecnológico que se torna obsoleto em pouco tempo, diferentemente do que acontece com os documentos em suporte analógico. Enquanto a preservação de um suporte analógico como o papel é de “décadas”, “sécu- los” e “milênios”, para os documentos digitais se pensa em “décadas”, “anos” e até mesmo “meses” (Santos, 2005). Há uma grande diferença quanto à preservação digital e a analógica, este desequilíbrio é causado pela obsolescência tecnológica e justificado pelas comple- xidades e especificidades dos documentos digitais. Considerando que há documentos digitais que devem permanecer acessíveis por longo prazo, torna-se inevi- tável que ocorram problemas decorrentes da obsoles- cência tecnológica. De tal forma, o problema se tornará ainda maior em virtude do volume de documentos digi- tais acumulados ao longo do tempo (Heminger e Ro- bertson, 2000). Um maior número de documentos im- plica no aumento da responsabilidade pela custódia, da mesma forma, há maior diversidade de materiais digi- tais. Neste sentido, as atividades de preservação digital se tornam mais complexas e consequentemente, exi- gem maiores investimentos.
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Sistema de conservação preventiva: acondicionamento de documentos gráficos

Sistema de conservação preventiva: acondicionamento de documentos gráficos

Este projeto desenvolve um sistema de conservação preventiva para o Departamento de Documentação Histórica da Universidade Tecnológica Federal do Paraná. Através da criação de embalagens para o acondicionamento de documentos do acervo do DEDHIS. O projeto é direcionado ao acondicionamento especificamente do Livro Ata de instalação da Escola Federal de Aprendizes Artífices do Paraná datado do ano de 1910 e, dos jornais impressos armazenados pela instituição que datam desde 1955 até as edições mais recentes. Estuda o perfil do acervo, os materiais que o compõe, sua estrutura física e financeira. Faz também um detalhado estudo das características de cada peça a ser acondicionada, como material e estado de conservação, identificando suas necessidades referentes a acondicionamento e, os principais agentes de degradação que as atingem. Identifica os materiais disponíveis no mercado nacional, adequados às necessidades do projeto, dentro dos padrões exigidos para a produção de invólucros de conservação. Desenvolve também um sistema de identificação nas embalagens, para as peças acondicionadas.
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Preservação digital: autenticidade e integridade de documentos em bibliotecas digitais...

Preservação digital: autenticidade e integridade de documentos em bibliotecas digitais...

Os conceitos de integridade e autenticidade algumas vezes aparecem juntos, quase como sinônimos, e outras vezes o de integridade nem é citado. Segundo a ISO (2001, p. 7), afirmar a integridade de um documento “significa que [ele] está completo e inalterado”. A integridade é definida pelos arquivistas como o estado dos documentos “completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração não autorizada nem documentada” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2010, p. 172). Refere-se ao estado de completude e solidez do documento; comprovar a integridade de um documento digital não significa, necessariamente, que ele permanece igual a quando foi criado, mas que a mensagem registrada nele continua inalterada e que seus aspectos essenciais não estão corrompidos (MACNEIL; GILLILAND-SWETLAND, 2005a). E para os bibliotecários, a integridade demonstra a não corrupção de um documento, a manutenção da mesma sequência de bits desde que foi criado; sobre ela pode-se fazer as seguintes questões: o documento sofreu alterações desde sua criação? Se sim, essas alterações mudaram sua essência? Caso o documento esteja intacto, as declarações sobre ele são verdadeiras ou falsas? (LYNCH, 2000).
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Estratégias de preservação digital para documentos arquivísticos: uma breve reflexão

Estratégias de preservação digital para documentos arquivísticos: uma breve reflexão

Documentos digitais estão sendo perdidos devido à obsolescência tecnológica e a deterioração das mídias de armazenamento. Neste contexto, são necessárias pesquisas sobre aos formatos de arquivo e aos suportes, considerando a sua durabilidade e confiabilidade (Innarelli, 2012). Na medida em que se encontram melhores formatos e melhores suportes, será necessário proceder ao refrescamento. Manter formatos obsoletos em suportes atuais ou manter formatos recomendados para a preservação em suportes obsoletos são práticas que não surtirão efeito nas atividades de preservação digital em longo prazo. Logo, o refrescamento deverá ser executado após a identificação de suportes ou formatos obsoletos. No caso de formatos obsoletos, o refrescamento será auxiliado pela migração a fim de gerar um novo formato para a preservação.
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Estratégias, critérios e políticas para preservação de documentos digitais em arquivos

Estratégias, critérios e políticas para preservação de documentos digitais em arquivos

Na escolha de uma estratégia de preservação, o tipo e a quantidade de recursos deve ser levado em consideração. A migração depende de fatores como experiência técnica, expectativa de usuários, orçamento institucional, equipamento existente e tempo disponível. A migração tem como objetivo manter os objetos digitais compatíveis com tecnologias atuais de modo a que um utilizador comum seja capaz de os interpretar sem necessidade de recorrer a artefatos menos convencionais, como por exemplo, emuladores. (FERREIRA, 2006, p. 36). Segundo Ferreira (2006, p. 37), “existem diversas variantes de migração que poderão ser consideradas: migração para suportes analógicos, atualização de versões, conversão para formatos concorrentes, normalização, migração a pedido e migração distribuída”. Uma das vantagens da migração é que ela permite o acesso rápido ao recurso, já que o documento estará sempre em um formato compatível com os padrões tecnológicos de hardware e software da época, apesar da perda de algum atributo visual.
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