Áreas de conhecimento ou disciplinas do gerenciamento

Na visão do PMI® e de outras instituições envolvidas com a mesma área profissional, a divisão do gerenciamento do projeto em áreas ou disciplinas facilita a tarefa, melhorando as chances de entrega dos resultados.

No guia PMBOK®, as gerências são chamadas de áreas do conhecimento ou disciplinas gerenciais, e cada uma delas se constitui em um determinado capítulo do guia PMBOK®. Os aspectos do projeto considerados são nove e, para cada um deles, existe um tipo de gerência ou área do conhecimento associada. São elas: escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, risco, comunicação, aquisição, integração.

Áreas de conhecimento da gestão de projetos 1 Escopo

Todos os projetos devem entregar um resultado, algo real e concreto. A preocupação aqui é com “O QUE” deve ser entregue e como essa entrega pode ser segmentada ou fracionada em componentes menores para facilitar sua construção.

Nos projetos acontece a mesma coisa, o resultado final se constitui em um conjunto integrado de certos elementos, os resultados menores. Saber identificar esses componentes intermediários contribui para que os projetos fiquem mais focados e seus limites mais bem delineados, ou seja, clarificar o que deve e o que não deve ser feito. A representação desses elementos constituintes do resultado do projeto é chamada de Estrutura Analítica do Projeto, no linguajar dos gerentes, conhecido por EAP ou WBS (Work Breakdown Structure). A disciplina que cuida desse aspecto, de acordo com as práticas do PMI®, é o gerenciamento do escopo

2 Tempo

Uma característica fundamental dos projetos é sua temporalidade. Como visto na definição de projeto, ele é algo finito e deve produzir resultados dentro de um prazo estabelecido. Para que os resultados sejam produzidos, as ações (tarefas ou atividades) devem utilizar recursos em um determinado tempo. É importante que as atividades de elaboração do produto sejam estimadas em termos de esforço, considerando os recursos empregados e a disponibilidade deles, e também que essas tarefas/atividades possam ser sequenciadas da melhor forma. O somatório desses fatores considerados leva à criação de um importante documento, o cronograma de atividades do projeto. A disciplina que cuida desse aspecto, de acordo com as práticas do PMI®, é o gerenciamento do tempo do projeto.

3 Custo

Para financiar as atividades do projeto, é necessário algum tipo de recurso financeiro, pois tudo na vida tem um custo. Mesmo que não haja dispêndio de dinheiro, a despesa com os recursos investidos no projeto deve ser definida e controlada. Os projetos, na sua grande maioria, existem para trazer resultados positivos para as organizações envolvidas nele; por isso, são chamados de projetos de investimento.

Muitas vezes, as áreas de negócio envolvidas no projeto têm certa expectativa de quanto financeiramente o projeto renderá. Não é interessante investir no projeto sem ter um retorno. É claro que, muitas vezes, um projeto "dá prejuízo" para que, em algum outro momento, a iniciativa seja lucrativa. Saber planejar e gerenciar quanto será necessário gastar e, principalmente, quando o dinheiro estará disponível para o projeto, é fundamental para o sucesso do projeto. A disciplina que cuida desse aspecto, de acordo com as práticas do PMI®, é o gerenciamento

do custo do projeto. 4 Qualidade

Projetos têm como objetivo entregar resultados dentro do prazo programado, principalmente para atender as necessidades e as expectativas de seu solicitante, o cliente. É importante, à medida que o projeto é desenvolvido, verificar se as entregas estão de acordo com aquilo que o cliente pretende. O foco aqui é buscar o alinhamento daquilo que está sendo produzido (o escopo), com o cliente. Os procedimentos para tratar das necessidades avaliam o desempenho geral, monitoram os resultados do projeto e os comparam com os padrões de qualidade estabelecidos durante o seu planejamento, garantindo que o cliente receba o produto ou o serviço de que realmente precisa. De acordo com as práticas do

PMI®, o gerenciamento da qualidade do projeto é que trata dessas questões.

5 Recursos Humanos

Pessoas são fundamentais para que os projetos sejam realizados. Em razão do tipo de atividade inerente aos projetos, a grande maioria deles não existiria sem os recursos humanos. Outra questão importante que deve ser considerada é que os projetos são multidisciplinares. Cada vez mais, eles estão focados em questões organizacionais e não mais a um único departamento ou função. Projetos existem para oferecer soluções organizacionais, portanto, é esperado que as equipes de projeto tenham seus recursos oriundos de diferentes áreas, o que traz um desafio no que diz respeito à administração das pessoas pelo gerente do projeto. São muitas vezes culturas organizacionais diferentes, o que equivale a dizer que: "tem índio de muitas tribos"; precisando de um "cacique" que compreenda todos os índios e os faça se entenderem. Além disso, as estruturas organizacionais dos projetos são temporárias. É importante que as pessoas saibam o seu papel e as responsabilidades dentro do projeto. Esse aspecto, de acordo com o PMI®, é tratado pelo gerenciamento dos recursos humanos do projeto.

6 Risco

Em razão da característica única dos projetos, que nos traz pouca ou nenhuma experiência sobre o que deve ser feito, aliado ao fato de que estamos assumindo certas premissas ou suposições, o nível de desconhecimento ou incerteza é maior do que a encontrada no dia a dia das tarefas rotineiras. É importante adotar procedimentos que possam reduzir a incerteza de eventos, que facilitem a identificação e a análise de sua origem, para que as decisões tomadas sejam mais adequadas aos objetivos do projeto. Esses procedimentos também são úteis para identificar as consequências positivas do evento e explorá-las de modo a aprimorar os objetivos do projeto. Descobrir quais chances de sucesso ou fracasso as tarefas do projeto apresentam, certamente vai melhorar o seu desempenho. Esses eventos incertos, com probabilidades de ocorrência, são chamados de riscos e representam tanto ameaças quanto oportunidades. O aspecto da incerteza nos projetos, de acordo com as práticas do PMI®, é tratado pelo gerenciamento do

risco do projeto. 7 Comunicação

Já dizia o saudoso Chacrinha, "quem não se comunica se trumbica", destacando a importância dos processos serem adequados e claros para todos os envolvidos. A comunicação é uma área extremamente crítica, em gerenciamento de projetos, e problemas relacionados a ela, podem inclusive, inviabilizá-los. A comunicação é

algo muito crítico em gerenciamento de projetos, a falta dela pode acabar com muitos deles. Os procedimentos aí envolvidos visam a garantir que os interessados afetados pelo projeto sejam identificados, documentando informações relevantes que estejam relacionadas aos seus interesses, impacto e sucesso do projeto assim como todas as informações do projeto - inclusive planos do projeto, notas tomadas em reuniões e assim por diante - sejam coletadas, documentadas, arquivadas, distribuídas aos interessados e descartadas quando apropriado. Isso inclui também saber contar como está o andamento do projeto para os envolvidos identificados. Na conclusão do projeto, as informações devem ser arquivadas para serem utilizadas como referência nos próximos projetos - o que é denominado, em diversos processos do projeto, de informações históricas. A participação aqui é de todos os envolvidos no projeto, pois todos enviam e/ou recebem informações ao longo de toda a vida do projeto. Conforme as práticas

8 Aquisição

Os projetos utilizam recursos, e estes podem tanto estar dentro da organização executora como fora dela. Recursos externos podem ser de qualquer natureza, e incluem, mas não se limitam a suprimentos, equipamentos, móveis e instalações e até mão de obra específica. É primordial que exista um processo formal de aquisição (procurement, em inglês) para assegurar uma correta inserção desses recursos na organização executora. Bens podem ser simplesmente comprados, sem qualquer tipo de formalização mais complexa, mas outros tipos de aquisição podem exigir contratos e a participação formal de áreas de compras e até do jurídico. As aquisições precisam estar muito bem explicitadas, desde a documentação necessária para se participar do processo, conteúdo e formato da proposta, até o tipo de contrato que será utilizado. Esse aspecto de “comprar e adquirir" é parte da responsabilidade do gerenciamento das aquisições do

projeto, conforme definido no guia PMBOK®. 9 Integração

Cada um dos aspectos apresentados anteriormente interage com os demais. Quaisquer alterações em um deles afetarão outro(s) aspecto(s). Reduções de prazo poderão produzir alterações no resultado (escopo) do projeto, aumento no custo, alterações de recursos, problemas na qualidade, influência no moral da equipe, aumento no risco, necessidades de contratações etc. Um projeto é um sistema que deve permanecer em equilíbrio, por isso, processos para mantê-lo são fundamentais. Além disso, é necessário controlar as mudanças e não deixar que elas desencaminhem o projeto. Garantir que o projeto tenha um início e fim

organizados é crítico, por isso, saber começar e terminar é fundamental. De acordo com o PMI®, a integração entre todos os aspectos do projeto é de respon- sabilidade do gerenciamento da integração do projeto.

3.6. Resumo

• O gerenciamento de projetos é um conjunto de processos que incorpora várias atividades, incluindo planejar, colocar em ação o plano do projeto e acompanhar o progresso e o desempenho desse plano. Entre outros aspectos importantes, elas permitem minimizar os impactos de eventos não previstos e fornecer ferramentas que permitam a avaliação dos resultados durante sua execução.

• O tema gerenciamento de projetos surgiu apenas no século XX, tornando-se mais conhecido a partir do programa espacial da NASA – O Homem na Lua (The Man on the Moon). Mas, foi durante a Segunda Guerra Mundial, no desenvolvimento do Projeto Manhattan, que começou a se estruturar e a ideia foi aprimorada em outros projetos de âmbito militar (Projeto Polaris). • Apenas o conhecimento em gerenciamento de projetos não garante por si

só uma gestão eficaz. É necessário compreender e aplicar o conhecimento e as habilidades de cinco áreas de especialização, com destaque para as habilidades interpessoais. São elas:

 Conhecimento, normas e regulamentos da área de aplicação.  Entendimento do ambiente do projeto.

 Conhecimento e habilidades de gerenciamento geral.

 Habilidades interpessoais. (comunicação eficaz, influência, liderança,

negociação e gerenciamento de conflitos, motivação e desenvolvimento de equipes, processo decisório e conhecimento político e cultural).

 Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos.

• O ciclo de vida do projeto é composto por fases que podem variar de acordo com o ramo de atividade, duração, complexidade e magnitude do projeto. No mínimo, um projeto terá uma fase de iniciação, uma intermediária e uma final.

• Em geral, o ciclo de vida do projeto é seguido de maneira mais formal e estruturado quando este é conduzido no ambiente corporativo. Quando o projeto é realizado individualmente ou por voluntários, tende a ser menos

formal.

• A fim de melhorar as chances de sucesso na entrega dos resultados, o PMI® estrutura o gerenciamento de projetos em nove áreas de conhecimento ou disciplinas que facilitam a tarefa de gerenciamento do projeto. São elas:

 Gerenciamento do escopo  Gerenciamento do tempo  Gerenciamento do custo  Gerenciamento da qualidade

 Gerenciamento dos recursos humanos  Gerenciamento das comunicações  Gerenciamento dos riscos

 Gerenciamento das aquisições  Gerenciamento da integração.

4. SUCESSO DE PROJETOS