A ausência de ações de monitoramento e controle, conforme discutido no capítulo 5 deste trabalho, permitiu que a superestimação das demandas se repetisse ao longo do período compreendido entre os anos de 2013 e 2016.
Diante da importância da avaliação e do monitoramento constante das inovações apontadas por, Ferrarezi, Amorim e Tomacheski (2010), Scherer (2014) e Santos (2017), recomenda-se, como parte da presente proposta de intervenção, a execução contínua de ações
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de monitoramento e controle referentes às demandas originadas do planejamento participativo.
Oportunamente, esclarece-se que a proposta de intervenção não tem como objeto propor a criação de um setor de monitoramento e controle, tampouco a reativação da extinta Coordenação de Monitoramento e Controle. Contudo, é de fundamental importância que as atividades de monitoramento e controle sejam desenvolvidas tempestivamente, a fim de fornecer dados reais e atuais para subsidiar intervenções e ajustes no planejamento participativo.
Conforme demonstrado na seção 6.1 deste capítulo, o monitoramento e controle, executados de forma tempestiva, teriam permitido que se fizessem ajustes nos quantitativos planejados das licitações, o que aumentaria o índice de realização das demandas.
O quadro 14 apresenta a descrição da proposta de intervenção.
Quadro 14 - Proposta de intervenção: monitoramento e controle contínuos. Objetivo Proposto:
Instituir, de forma contínua, a execução de atividades de monitoramento e controle das demandas do planejamento participativo, inclusive com feedback aos demandantes sobre a execução do planejamento.
Descrição:
A existência de mecanismos de monitoramento e controle e a execução contínua dessas atividades permitem a disponibilização de informações reais e tempestivas a respeito do desempenho da inovação e fornece subsídios adequados para eventuais ajustes e intervenções e são fundamentais para o sucesso da inovação (FERRAREZI; AMORIM; TOMACHESKI, 2010; SCHERER, 2014; SANTOS, 2017).
Ações Previstas:
Inclusão no PDI uma meta referente à acurácia a previsão de demanda.
Criação de rotina de acompanhamento da acurácia das demandas por meio da utilização do indicador GARP (VEIGA, 2015).
Aferição periódica, pela equipe de planejamento, do índice GARP dos itens licitados e comparação com a meta estabelecida no PDI.
Disponibilizar aos responsáveis pelos centros de custos os índices de realização das demandas planejadas por estes, a fim de possibilitar ajustes tempestivos.
Fonte: elaborado pelo autor.
O PDI 2014-2018 do IFTM (IFTM, 2013), embora mencione o planejamento participativo e sua dinâmica e cite que sua implementação tem como objetivo tornar as demandas planejadas mais próximas da realidade, não colocou entre as metas a serem aferidas periodicamente, a acurácia da previsão de demanda.
Dessa forma, dada a importância de que a previsão de demanda reflita adequadamente a realidade de consumo do órgão (JACOBY FERNANDES, 2013; VEIGA, 2015; PEIXOTO, 2016; PINHEIRO; BOSELLI, 2016; RAPOSO et al., 2016) e os resultados encontrados na
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presente pesquisa, propõe-se a inclusão no PDI de uma meta referente à acurácia da previsão de demanda.
Com base na escala proposta por Veiga (2015) para o índice GARP, que considera a previsão de demanda “satisfatória” para os itens com GARP acima de 0,60, propõe-se esse indicador para acompanhamento da meta.
O PDI 2014-2018 do IFTM (IFTM, 2013) possui quatro perspectivas estratégicas: Aluno; Pessoas, Infraestrutura e Inovação; Processos Internos; Orçamentária e Financeira. Esta última possui dois objetivos estratégicos: aprimorar o processo de planejamento orçamentário do IFTM e aperfeiçoar a execução dos recursos orçamentários. Recomenda-se então, a inclusão de mais um objetivo estratégico no PDI, intitulado “Aprimorar a execução das demandas de planejamento participativo de compras”, cuja sugestão de meta é “atingir o índice GARP mínimo de 0,60 em, no mínimo, 80% dos registros de preço do órgão”. Justifica-se a adoção do percentual de 80%, pois é uma medida adotada em outras metas do PDI 2014-2018 do IFTM (IFTM, 2013). Além disso, esse percentual é utilizado por outros órgãos e classificado por estes como aceitável para um indicador de desempenho (STJ, 2016).
Para a aferição, propõe-se o seguinte indicador:
Onde: PIAS refere-se ao percentual de itens com acurácia satisfatória; RPSAT à quantidade de itens do SRP com vigência expirada no ano, cujo índice GARP foi igual ou maior que 0,60; e RPEXP à quantidade total de itens do SRP com vigência expirada no ano.
A aferição da meta será de simples execução, a partir da adoção do índice GARP e do levantamento periódico deste. Com base nos dados obtidos a respeito do índice GARP dos anos de 2013 a 2016, foi elaborada a tabela 13, a qual apresenta a aferição por meio da fórmula proposta para o período pesquisado, a fim de demonstrar a viabilidade de sua utilização:
Tabela 13 - Simulação do resultado do PIAS no período de 2013 a 2016.
Ano RPSAT RPEXP PIAS
2013 1.051 3.355 31,33%
2014 293 1.614 18,15%
2015 592 2.791 21,21%
2016 213 1.028 20,72%
Geral 2.149 8.788 24,45%
Fonte: elaborado pelo autor.
Os baixos valores encontrados na simulação do PIAS, apresentados na tabela 13, demonstram que o número de itens com acurácia satisfatória não tem sido representativo.
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Dessa forma, a inclusão de uma meta no PDI referente à acurácia da previsão de demanda tornará mais clara a preocupação com a qualidade desta e a aferição periódica permitirá que os ajustes necessários sejam feitos tempestivamente.
Como o PDI 2014-2018 (IFTM, 2013) está no final de seu período de execução e também de monitoramento e controle, propõe-se a adoção e o acompanhamento da meta o próximo PDI, que abrangerá o período de 2019 a 2023, meta cujo alcance pode ser escalonado no período, a fim de ser atingida ao final do período, da seguinte forma: PIAS mínimo de 40% em 2019; 50% em 2020; 60% em 2021; 70% em 2022 e 80% a partir de 2023.
Sugere-se que a aferição da acurácia seja comunicada aos centros de custos envolvidos, a fim de que estes possam obter o devido retorno a respeito dos resultados do planejamento realizado, o que permitirá adequações quando da elaboração da previsão de demanda, promovendo assim a melhoria contínua do processo de planejamento participativo. Da mesma forma, os dados podem ser usados pelos Diretores Gerais dos campi e pelos Pró-Reitores, na etapa destinada à compatibilização entre o planejamento e os limites orçamentários.