A administração de materiais

De acordo com Ballou (1993), o objetivo da administração de materiais deve ser prover o material certo, no local certo, na hora certa e em condição utilizável ao custo mínimo. E isso envolve diversas atividades, que serão tratadas na seqüência.

2.3.2.1 A administração de compras

Em muitas empresas existe o Setor de Compras, normalmente ligado ao Departamento Comercial, e o de Programação de Compras, normalmente ligado ao de logística. Embora Compras seja uma atividade da logística, ainda é comum encontrar o Departamento de Compras desvinculado do Departamento de Logística. Isso significa que nem sempre quem compra (negocia preço, escolhe a fonte fornecedora) é quem envia os pedidos de compra (negocia prazo, quantidade). Assim, tomando a função Compras, algumas de suas atividades estão relacionadas às tarefas logísticas e outras não. Ballou (1993) considera que

a responsabilidade do comprador é comprar materiais com qualidade correta, na quantidade certa, no instante certo e ao preço certo, da fonte certa, para entrega no local correto. Porém, na prática, na maioria das vezes, o comprador não tem todas essas responsabilidades. Assim, o autor observa que o processo de compras é extenso e envolve mais atividades do que aquelas diretamente relacionadas com movimentação e armazenagem de mercadorias. Dentre o processo de compras, existem algumas atividades centrais, como: assegurar o suprimento adequado das necessidades de materiais; avaliar e selecionar as fontes de suprimento; comprar materiais aos menores preços obedecendo padrões de qualidade e com boas condições de pagamento; colocar os pedidos (emitir ordens de compra); monitorar as entregas dos pedidos; manter registros e arquivos; manter relacionamento com vendedores.

Mas na maioria das vezes, o comprador decide a fonte e o programador de compras define o quê e quanto comprar. Dessa forma, pode-se dizer que para a administração de materiais (que é uma atividade da logística), a responsabilidade passa a ser a obtenção. Isto significa que cabe ao comprador definir a fonte fornecedora, negociar preços e qualidade desejável dos materiais e à administração de materiais a “obtenção ou aquisição” através do cálculo das necessidades de materiais, envio da programação de compras aos fornecedores e acompanhamento das entregas. Segundo Ballou (1993), a aquisição ou obtenção refere-se àquelas atividades que ocorrem entre a organização e os seus fornecedores sendo que, geralmente, dá a impressão de tratar-se de compras. Assim, o termo aquisição é usado na administração de materiais para designar os aspectos da obtenção que afetam a disponibilidade e o fluxo do suprimento.

2.3.2.2 A aquisição: cálculo das necessidades

É através do programa de produção que são geradas as informações de quanto e quando comprar. Ballou (1993) considera as seguintes decisões de

aquisição e seus impactos nos custos e desempenho logísticos: (1) quantidades a serem obtidas; (2) parâmetros de programação de compras; (3) localização de fornecedores; e (4) a forma física das mercadorias.

(1) Quantidades a serem obtidas: existe uma quantidade total a ser comprada por um intervalo de tempo que é baseada normalmente no total de vendas do produto final de cada empresa. Esse volume global pode ser usado como previsão de compras de materiais a longo prazo, sendo que o Material Requirements Planning (MRP), segundo Slack et al. (1997), permite que as empresas calculem a quantidade de materiais de determinado tipo que são necessários e em que momento. Para fazer isso, o MRP baseia-se nos pedidos em carteira bem como nas previsões futuras de vendas, considerando o estoque atual e verificando, então, todos os componentes que são necessários para completar os pedidos, garantindo que sejam providenciados a tempo.

(2) Parâmetros da programação de compras: devem ser estabelecidos volume e freqüência de compras, lotes mínimos, periodicidade de entrega, lead time de entrega, estoque de segurança, tudo com o intuito de manter estoques razoáveis sem falta nem excesso de materiais para atender a necessidade da produção e não acarretar custos logísticos. Assim, a liberação das ordens de compras deve ser realizada conforme indicado pelas técnicas de controle dos estoques. (3) Localização das fontes de fornecimento: a localização do fornecedor está associada ao tempo total para entrega de materiais. Assim, a localização interfere na política de estoques e nos parâmetros da programação, sendo que atualmente a tendência é que os fornecedores estejam cada vez mais próximos de seus clientes.

(4) Forma física das mercadorias: manter a compatibilidade logística ao longo de todo o fluxo de materiais entre o fornecedor e o comprador é essencial para eficiência da movimentação. Isso significa selecionar fontes com sistemas de operações logísticas compatíveis de movimentação de materiais entre fornecedor e comprador, através da embalagem correta, do tipo de pallet, do sistema de pesagem, etc.

2.3.2.3 O dimensionamento e controle de estoques

Segundo DIAS (1993), a meta principal de uma empresa é claramente maximizar o lucro sobre o capital investido em fábrica e equipamentos, em financiamento de vendas, em reserva de caixa e em estoques. O objetivo, portanto, é otimizar o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de capital investido.

Ballou (1993) observa que o controle de estoques é parte vital do composto logístico, pois estes podem absorver de 25 a 40% dos custos logísticos totais, representando uma porção substancial do capital da empresa. O controle eficiente de estoques passou a ser um desafio para as empresas, pois é praticamente impossível conhecer exatamente a demanda futura, sendo necessário ter um certo nível de estoque para assegurar a disponibilidade de materiais e atender as necessidades de produção e vendas. Por outro lado, se mal planejado, o estoque pode significar capital parado, tendo grande influência na rentabilidade da empresa.

Para a adoção de uma política ideal de estoques, Dias (1993) comenta que devem ser considerados principalmente os custos de: manutenção de estoque; compra; transporte; armazenagem; da falta de estoque e do custo do pedido. Além disso, deve-se calcular a previsão de estoques, o tempo de reposição, o lote econômico de compra, o ponto de pedido, o estoque máximo,

médio ou mínimo e estoque de segurança, mediante a previsão das incertezas de demanda e a previsão do tempo de ressuprimento. O autor coloca ainda alguns princípios básicos para o controle de estoques, sendo: a) determinar “o que” deve permanecer em estoque (o número de itens; b) determinar “quando” os estoques devem ser reabastecidos (periodicidade de entrega); c) determinar “quanto” de estoque será necessário para um período predeterminado; d) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; e) controlar os estoques em termos de quantidade e valor (classificação ABC de estoque) e fornecer informações sobre a posição do estoque; f) manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados; e g) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.