No próximo item contextualizaremos o ambiente onde se desenvolveu esta pesquisa: a Câmara dos Deputados e, em seguida, apresentaremos as principais características das Comissões Parlamentares de Inquérito (CPIs).
Ainda que reconheçamos a relevância da história do funcionamento da Câmara dos Deputados ao longo dos anos, para fins deste estudo destacaremos as ações mais recentes desenvolvidas pela Câmara dos Deputados a fim de implementar sua modernização, com ênfase nas atividades promovidas para o desenvolvimento da gestão de documentos.
Foi no início do século XXI que a alta direção da CD promoveu uma mudança no foco da gestão administrativa. Em prol da implementação da gestão estratégica na CD, com vistas ao aperfeiçoamento das suas atividades e a uma maior transparência administrativa, a instituição definiu seus valores, sua missão e sua visão estratégica, como veremos no quadro a seguir.
Quadro 6: Gestão estratégica na Câmara dos Deputados
Gestão estratégica da Câmara dos Deputados
Missão
“Dar suporte à atividade parlamentar, com qualidade e ética, contribuindo para o seu contínuo fortalecimento, aperfeiçoamento e transparência.”
Visão Estratégica
“Ser modelo de excelência na administração publica, contribuindo para que a Câmara dos Deputados seja reconhecida pela sociedade como instituição promotora da cidadania, da igualdade e da justiça social.”
Valores
“Comprometimento, profissionalismo e responsabilidade.
Ética e transparência.
Cooperação, integração e solidariedade.
Eficiência, eficácia e efetividade.”
Fonte: Elaboração própria a partir de dados extraídos de Brasil (2009, p. 18).
No ano de 2007 teve início o “Programa de desmaterialização de processos e documentos”, tendo como objetivo a migração de “rotinas de trabalho e documentos administrativos e legislativos [...] para meios digitais, proporcionando mais eficácia aos procedimentos, economia de recursos [...]”
(BRASIL, 2009, p. 23).
Além disso, com vistas ao aprimoramento das ações administrativas e legislativas da CD foi identificada a necessidade de uma política de gestão de processos, a partir da qual se espera alcançar a integração de diferentes áreas da Casa a fim de dar mais eficiência aos processos. Assim, apesar da existência de um programa de gestão de documentos na instituição,
percebe-se que sua institucionalização não percebe-se deu de forma completa e o mesmo não abrange toda a CD.
Nesse ambiente, vem sendo desenvolvida, ainda, a gestão das informações, que objetiva oferecer informações de qualidade aos usuários internos e externos, qualquer que seja o seu formato, por meio do uso de “[...]
novas tecnologias e métodos para a gestão informacional, sem descuidar de acervos centenários ou de métodos [...] de biblioteconomia e arquivologia.”
(BRASIL, 2009, p. 27).
Quadro 7: Gestão estratégica na Câmara dos Deputados: projetos em desenvolvimento.
Gestão de Informações na Câmara dos Deputados:
projetos em desenvolvimento
Gestão de Conteúdos e Linguagens Documentárias
Proposição e implementação de políticas de gestão de conteúdos de; e
Elaboração de um tesauro legislativo com vistas à padronização de termos e aperfeiçoamento da recuperação da informação.
Disseminação de Informações Implementação de ações de disseminação, por exemplo: biblioteca digital; formulação e implantação de política editorial da CD; gesão de relacionamento com o usuário.
Preservação da Informação Implantação de modelo de digitalização e migração de formatos e implantação de plano de preservação do acervo do Centro de Documentação e Informação (CEDI).
Avaliação de Gestão Implantação de sistema de avaliação com monitoramento automático de projetos e processos de trabalho do CEDI.
Fonte: Elaboração própria a partir de dados extraídos de Brasil (2009, p. 27-28).
Tais ações vêm sendo desenvolvidas em consonância com as diretrizes da Diretoria Legislativa (DILEG), órgão da Câmara dos Deputados vinculado diretamente à Diretoria-Geral da Casa e indiretamente à Secretaria Geral da Mesa (SGM). Compõem a estrutura da DILEG as seguintes unidades apresentadas no quadro a seguir:
Figura 1: Organograma da DILEG
Fonte: Elaboração própria a partir de fontes primárias do DECOM.
Ainda no ano de 2007 teve início o desenvolvimento do planejamento estratégico da Diretoria Legislativa da Câmara dos Deputados. Para tanto, foram observados os cenários nacional e internacional, e seu principal incentivo foi a modernização da Administração Pública.
No processo de elaboração do Planejamento Estratégico foi utilizado o Balanced Scorecard (BSC), ferramenta amplamente utilizada em inúmeras outras instituições, inclusive na própria Câmara dos Deputados, na Diretoria de Recursos Humanos (DRH), Secretaria de Comunicação Social (SECOM), Secretaria de Controle Interno (SECIN) e Centro de Documentação e Informação (CEDI).
A partir da elaboração do Planejamento Estratégico, foram identificadas quatro perspectivas do BSC, como veremos no quadro a seguir. Destacamos que, na elaboração do quadro oito foram contempladas as ações mais diretamente ligadas ao desenvolvimento desta pesquisa. Assim, outras ações e objetivos estratégicos existem no documento original, mas não foram registrados no referido quadro.
Diretoria Legislativa (DILEG)
Consultoria Legislativa (CONLE)
Consultoria de Orçamento e Fiscalização Financeira
(CONOF)
Centro de Documentação e Informação
(CEDI)
Departamento de Taquigrafia, Revisão e
Redação (DETAQ)
Departamento de Comissões
(DECOM)
Quadro 8: Planejamento estratégico da DILEG – Perspectivas do BSC
Planejamento estratégico da DILEG - Perspectivas do BSC
Papel Institucional - Contribuir para o aperfeiçoamento da função legislativa, fiscalizatória e representativa;
- Promover a cidadania e o processo democrático.
Público-alvo - Interagir com a Sociedade;
- Atender com excelência o Parlamentar.
Processos Internos - Aprimorar o fluxo de informações;
- Aprimorar a gestão e a disseminação da informação e do conhecimento legislativo;
- Produzir informações e análises para a tomada de decisões;
- Racionalizar o processo administrativo-operacional;
- Promover a modernização e a integração tecnológica.
Pessoas e
Tecnologia
- Capacitar os servidores em gestão da informação e do conhecimento;
- Assegurar a infraestrutura física e tecnológica;
- Desenvolver a cultura de comprometimento com os resultados estratégicos.
Fonte: Elaboração própria a partir de dados extraídos de Brasil (2008, p. 10-49).
Importante registrarmos que o planejamento estratégico foi desenvolvido com a participação das unidades da DILEG, inclusive o Centro de Documentação e Informação (CEDI) e a Coordenação de Arquivo (COARQ).
Entretanto, o Mapa Estratégico da DILEG não traz, de forma explícita, ações de um programa de gestão de documentos.
As ações que estão registradas no referido Mapa, são aquelas relativas à gestão de informações e à gestão do conhecimento, como citamos. Fica aqui um questionamento: as ações de gestão de informações e de gestão de conhecimento do Mapa Estratégico da DILEG abrangem implicitamente a gestão de documentos? Ou a gestão de documentos ficou de fora do mapeamento e elaboração do BSC?
Nesta pesquisa o nosso foco será formado por duas unidades da DILEG:
o CEDI, e, mais especificamente, a COARQ – órgão central do Sistema de Arquivos da Câmara dos Deputados (Anexo M) –, e o Departamento de Comissões (DECOM).
O capítulo três deste estudo, no qual é apresentada a metodologia utilizada, traz a aplicação dos questionários nas seguintes unidades:
Coordenação de Aquivos e suas Seções, e Departamento de Comissões.
O CEDI, órgão da estrutura administrativa da CD (Anexo T) vinculado à DILEG, é um dos cenários em que se desenvolveu este estudo. Integram o CEDI os seguintes órgãos: Coordenação de Arquivo, Coordenação de Biblioteca, Coordenação de Edições Câmara dos Deputados, Coordenação de Estudos Legislativos, Coordenação de Gestão, Estratégia e Tecnologia, Coordenação de Preservação de Bens Culturais, e Coordenação de Relacionamento, Pesquisa e Informação.
Figura 2: Organograma do CEDI
Fonte: Elaboração própria a partir de fontes primárias da COARQ.
Percebemos a relevância e abrangência das atividades desenvolvidas pelo CEDI, que vão desde a edição de publicações da instituição até a gestão e implementação de todas as ações de tratamento da documentação e informação, bem como a pesquisa nos acervos arquivístico, bibliográfico e
Centro de Documentação e Informação (CEDI)
Coordenação de Arquivo (COARQ)
Coordenação de Biblioteca (COBIB)
Coordenação de Edições Câmara dos Deputados (COEDI)
Coordenação de Estudos Legislativos (CELEG)
Coordenação de Gestão, Estratégia e Tecnologia (COGET)
Coordenação de Preservação de Bens Culturais (COBEC)
Coordenação de Relacionamento, Pesquisa e Informação (CORPI)
museológico, passando pela padronização da linguagem documentária da instituição.
A COARQ tem a seguinte estrutura:
Figura 3: Organograma da COARQ
Fonte: Elaboração própria a partir de fontes primárias da COARQ.
Sendo que o acervo das CPIs encontra-se armazenado nas seguintes seções da COARQ:
- Seção de Documentos Audiovisuais (SEDAU): responsável pela guarda e gestão do acervo documental em suportes especiais (vídeos, fitas, CDs, DVDs etc.);
- Seção de Documentos Legislativos (SEDOL): responsável pela guarda e gestão do acervo documental textual. Foi onde desenvolvemos a pesquisa no acervo documental de caráter ostensivo.
Enquanto isso, o Departamento de Comissões é formado pelos seguintes órgãos: Coordenação de Comissões Permanentes, Coordenação de Comissões Temporárias, Serviço de Administração e Serviço de Reprodução de Documentos Oficiais, como veremos a seguir:
Coordenação de Arquivo (COARQ)
Serviço de Arquivo Intermediário
Seção de Avaliação e Recolhimento (SAREC)
Seção de Documentos Administrativos (SEDAD)
Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADAR)
Seção de Documentos Audiovisuais (SEDAU)
Seção de Documentos Históricos (SEDHI)
Seção de Documentos Legislativos (SEDOL)
Comissão Especial de Documentos de Sigilosos (CEDOS)
Figura 4: Organograma do DECOM
Fonte: Elaboração própria a partir de fontes primárias do DECOM.
É no âmbito das Comissões, sejam elas permanentes ou temporárias, que se dão as discussões para o aperfeiçoamento das leis. Nelas ocorrem Reuniões Ordinárias para a dscussão dos temas de sua alçada, votação de proposições e deliberação em geral.
Nas Comissões também são realizadas as Audiências Públicas, que são de extrema importância, tendo em vista que nelas são recebidos técnicos, autoridades, representantes de instituições públicas e privadas, especialistas nos temas de cada uma das comissões existentes na Casa. Temas esses que, em última instância, refletem as áreas de interesse da sociedade brasileira.
As Comissões Parlamentares de Inquérito serão abordadas no próximo tópico por meio de um resgate histórico do seu funcionamento no Brasil até hoje.