INCENTIVADOS (PCSI/PCSN)
A criação das Centrais Elétricas Brasileiras (Eletrobras) foi proposta em 1954,
pelo presidente Getúlio Vargas. O projeto enfrentou grande oposição e só foi aprovado
após sete anos de tramitação no Congresso Nacional. Em 25 de abril de 1961, o
presidente Jânio Quadros assinou a Lei 3.890-A, autorizando a União a constituir a
Eletrobras. A instalação da empresa ocorreu oficialmente no dia 11 de junho de 1962,
em sessão solene do Conselho Nacional de Águas e Energia Elétrica (CNAEE), no
Palácio Laranjeiras, no Rio de Janeiro, com a presença do presidente João Goulart
A Eletrobras recebeu a atribuição de promover estudos, projetos de construção e
operação de usinas geradoras, linhas de transmissão e subestações destinadas ao
suprimento de energia elétrica do país. A nova empresa passou a contribuir
decisivamente para a expansão da oferta de energia elétrica e o desenvolvimento do
país.
A Eletrobras é um holding e compõe um conjunto de empresas:
na condição de holding, a Eletrobras controla grande parte dos sistemas de geração e transmissão de energia elétrica do Brasil por intermédio de seis subsidiárias: Eletrobras Chesf, Eletrobras Furnas, Eletrobras Eletrosul, Eletrobras Eletronorte, Eletrobras CGTEE e Eletrobras Eletronuclear. Além de principal acionista dessas empresas, a Eletrobras, em nome do governo brasileiro, detém metade do capital de Itaipu Binacional.do Brasil (BRASIL, 2010)
Uma empresa do porte da Eletrobras, como pode ser visto no exposto acerca da
missão e história da empresa, possui uma extensa e complexa produção documental,
devido ao seu grande número de departamentos, seções e setores, com as mais variadas
atribuições, que podem envolver ou não a distribuição de energia elétrica.
A complexidade orgânica da empresa torna inviável no escopo do presente
trabalho a adoção de um sistema único de gestão de todos os documentos produzidos, e
por conta disto, as atribuições e requisitos para a implantação de um SIGAD
apresentadas neste trabalho são aplicáveis apenas aos setores PCSI e PCSN,
responsáveis pelos projetos culturais incentivados e não incentivados pelo governo e
patrocinados pela Eletrobras.
5.1- AS DIVISÕES DE PATROCÍNIO PCSI E PCSN DA ELETROBRAS
As divisões estudadas neste trabalho e amplamente citadas no mesmo (PCSI e
PCSN) são responsáveis por uma parte importante dos patrocínios da empresa. A cerca
do assunto, de acordo com a própria política de patrocínios da empresa, disponível
online:
Entende-se como patrocínio o apoio financeiro concedido a projetos culturais, socioambientais, esportivos, educacionais, técnico-científicos e estratégicos de iniciativa de terceiros, que agregue valor à marca do Sistema Eletrobras, que atenda aos requisitos desta Política e dos demais documentos dela decorrentes, e que dissemine o nome das empresas, bem como seus produtos, serviços, programas, políticas e ações, promovendo e ampliando o relacionamento junto aos públicos de interesse. (BRASIL, 2010).
A Eletrobras possui uma política de patrocínios (exposta em documento em
formato pdf na internet) que objetiva, de acordo com a própria política da empresa:
Garantir a efetiva comunicação institucional do Sistema Eletrobras como forma de manter o fortalecimento de sua imagem perante a sociedade e seus públicos de interesse, e reafirmar, assim, seu compromisso com o desenvolvimento sustentável do país. (BRASIL, 2010).
As divisões PCSI e PCSN possuem uma gama de produção documental muito
pequena em relação a toda a Eletrobras. Para maior compreensão será apresentada uma
amostragem geral dos documentos produzidos no período de fevereiro de 2012 até
junho de 2013 por cada uma das duas divisões do estudo.
O primeiro ponto que deve ser destacado é que a Eletrobras passou por uma
recente reformulação de seu cronograma (em julho de 2012) o que alterou o nome das
divisões estudadas. Antes as duas divisões formavam a PGR (Departamento de
Responsabilidade Social e Projetos com a Sociedade), mas apesar da mudança
administrativa, suas funções permaneceram as mesmas.
É importante ressaltar também que nas divisões PCSI e PCSN a maior parte dos
documentos são produzidos em meio analógico, e que existe um sistema corporativo
que pertence a cada unidade estrutural da Eletrobras (ou seja, cada prédio da empresa), e
este sistema possui divisões de arquivamento por função (cada setor possui uma
unidade de arquivamento com subdivisões para guardar os documentos produzidos).
Uma boa parte dos documentos que compõe o sistema são cópias de documentos
produzidos em meio analógico.
O sistema corporativo (SIGAD) é alimentado, no caso das divisões do estudo,
pelos técnicos responsáveis pelos projetos e pela secretaria. O setor recebe orientações
do arquivo central (DAOD) sobre produção e gestão dos registros documentais, mas não
tem arquivistas lotados diretamente na divisão.
Apenas para situar quando se fala de “arquivo central” neste trabalho, é
importante ressaltar que a Eletrobrás não possui especificadamente em seu organograma
a localização de um setor com o nome específico de “Arquivo Central”, porém o setor
DAOD é responsável por receber os documentos que não estão em fase corrente ou
intermediária de todos os outros setores.
Quanto à atuação do arquivo central, podemos dizer que existe uma atuação do
Arquivo Central no que se refere à gestão dos documentos de todos os setores, partindo
de sua produção até a destinação partindo de regulamentações a serem seguidas por
todos os órgãos da Eletrobras e no assessoramento.
O SIGAD analisado nas divisões de patrocínio da Eletrobras possui uma gama
documental relativamente simples, já que as duas divisões tratam especificamente de
projetos de patrocínio e logo, sua produção documental está quase toda voltada para esta
área.
5.2 - NATUREZA DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DAS DIVISÕES DE
PATROCÍNIO PCSI E PCSN: AMOSTRAGEM GERAL DO SISTEMA EXISTENTE
Para fazer o levantamento das tipologias produzidas nas divisões PCSI e PCSN
como base para analisar os requisitos do SIGAD existente nelas, foram levadas em
conta as recomendações do e-ARQ no que diz respeito à comparação com os requisitos
propostos pelo documento do CONARQ .
As divisões de patrocínio da Eletrobras, assim como outras divisões, possuem
um sistema hibrido para a gestão dos registros, ou seja, existe a gestão da produção
tanto de documentos eletrônicos, quanto não eletrônicos. Esse sistema compõe o
SIGAD. Existem também sistemas de GED para a gestão de outros documentos
(registros não-arquivísticos).
Na empresa são produzidos muitos documentos em diversos suportes, sendo a
maioria em formato analógico (em papel), mesmo assim existe uma gama importante de
documentos arquivísticos ou não-arquivísticos produzidos em meio eletrônico (como
pagamentos, transferências, planilhas, correspondências eletrônicas, normas e ofícios
eletrônicos).
Para o levantamento de dados referentes à produção de documentos, foi
necessária a realização de uma análise do sistema utilizado no setor, bem como colher
informações de tabelas de responsabilidade da secretária das divisões.
Com relação à produção documental, e antes de detalharmos acerca do sistema
(SIGAD) observado, é importante ressaltar o ciclo de produção dos documentos dentro
das divisões. Os projetos dependem do edital de lançamento da Eletrobras e dependendo
da sua área de atuação (como descrito no capítulo anterior) pode ser destinado a algum
gestor de uma das divisões. A partir daí é produzida toda a gama de documentos para a
formação do projeto, ou mesmo para a comunicação entre os gestores e os proponentes
(os responsáveis pela criação do projeto que pede incentivo).
Os projetos em meio analógico não ficam armazenados nas divisões de
patrocínio, sendo enviados para o arquivo central (DAOD).
A tabela a seguir mostra a produção documental, de acordo com suas respectivas
tipologias documentais e se existe inclusão de documentos no SIGAD das duas divisões
no ano de 2012, para uma melhor compreensão:
Tabela 2: Divisões PCSI e PCSN – Produção Documental
Tipo documental Suporte de
produção
Descrição do Documento Gerenciamento Eletrônico (Inclusão no SIGAD) Projetos Incentivados Analógico (Papel) / Digital Processo administrativo que compõem todos os documentos referentes à projetos da área cultural incentivados pelo Ministério da Cultura
Apenas alguns documentos que compõe o processo são guardados no sistema. O projeto é enviado em meio analógico ao DAOD.
Memorandos Internos
Analógico / Digital Comunicações oficiais enviadas à outros órgãos ou unidades da Eletrobras
Uma cópia digital é guardada no sistema corporativo (SIGAD)
externos enviadas ao Ministério da Cultura (MINC), Mistério dos Esportes (ME) Agencia Nacional de Cinema (ANCINE) e Proponentes dos Projetos
no sistema corporativo (SIGAD)
Pagamentos Digital Pagamentos referentes ao patrocínio dos projetos da área cultural. O recibo é emitido digitalmente.
Feito diretamente ao Sistema de Controles de Ações de Comunicação (SISAC) ferramenta da SECOM - PR (Secretaria de Comunicação da Presidência a República). O original não fica armazenado no SIGAD, mas uma cópia do recibo é anexada ao processo. Planilhas Digital Planilhas de Controles de
entrada/ saída de documentos, reuniões, ações da gerência e estatísticas
Feitas em Microsoft EXCEL e armazenadas, uma cópia no computador dos técnicos e outra no sistema corporativo (SIGAD)
Pedido de transferências de documentos
Digital Pedidos de envios de documentos sob custódia do DAOD para consulta
Feitas por meio da intranet da Eletrobras e confirmadas por email ao usuário.
Emails Digital Correspondência não- oficial entre as divisões ou para com correspondentes externos
Feitas por email corporativo. Uma cópia em papel pode ser anexada em processos administrativos para consulta. Não fica armazenada cópia no SIGAD. Projetos Não- Incentivados Analógico (Papel) / Digital Processo administrativo que compõem todos os documentos referentes à projetos da área de esportes ou não ligados à área cultural
Apenas alguns documentos que compõe o processo são guardados no sistema. O projeto é enviado em meio analógico ao DAOD
O sistema corporativo do setor (SIGAD) é alimentado em parte pela secretaria e
em outra parte pelos próprios gestores de contratos de patrocínio. A classificação dos
documentos é organizacional, ou seja, onde a “estrutura orgânica fornece a base para
grandes agrupamentos de documentos” (SCHELLEMBG, 2006, p.91). O sistema é
dividido com base na organização das divisões da própria empresa, no caso os
documentos das divisões ficam dentro das “pastas” referentes à PCSI e PCSN, que por
sua vez, ficam dentro da PCS, que por sua vez está dentro do sistema geral, seguindo o
seguinte esquema:
Figura 1: Sistema Geral
A classe referente ao “Arquivo Central” não mantém os projetos na íntegra, mas
sim as planilhas de controle dos documentos que são enviados ao DAOD.
Nos setores ficam arquivados apenas os projetos básicos que darão inicio a
montagem do processo referente ao projeto de patrocínio e projetos que tiveram
algumas pendências com o Ministério da Cultura ou mesmo com a própria Eletrobras.
Todos são posteriormente enviados ao DAOD.
Apesar de muitos tipos documentais produzidos nessas divisões (PCSI/PCSN)
sejam semelhantes aos de outras divisões (como emails, planilhas e pagamentos por
exemplo) o diferencial está exatamente na produção de processos administrativos
referentes aos projetos patrocinados pela Eletrobras e o fato de muitos documentos não
serem produzidos eletronicamente, o que pode influir diretamente nos requisitos que se
aplicam apenas à documentos digitais.
PCS PCSI PCSN Técnicos Arquivo Central Técnicos Arquivo Central Secretaria Secretaria
5.3 - DEFINIÇÃO DE UM CONJUNTO MÍNIMO DE REQUISITOS PARA O
AMBIENTE DOCUMENTAL DO SETOR DE PATROCÍNIOS DA ELETROBRAS
(PCSI/PCSN)
O e-ARQ estabelece, conforme mostrado neste trabalho, uma série de requisitos
que podem ser obrigatórios ou não. A abordagem mostrada no e-ARQ é geral e tenta
abarcar ao máximo a realidade documental de empresas e órgãos no Brasil, mas é
normal que ao realizarmos analises em um sistema específico existam divergências em
relação ao próprio e-ARQ (alguns requisitos tidos como obrigatórios podem não ser
necessários em certos casos como nos itens da Tabela 6 onde o e-ARQ fala de graus de
sigilo para documentos eletrônicos visto que os documentos do SIGAD da divisão não
são transferidos digitalmente).
As informações para a comparação dos requisitos apresentados no e-ARQ Brasil
forma colhidas com base na análise do sistema de arquivamento utilizado nas divisões
PCSI/PCSN no período de janeiro de 2012 a junho de 2013.
Com base nos requisitos apresentados no próprio e-ARQ Brasil construímos
uma tabela de “requisitos mínimos” para comparar o apresentado no documento do
CONARQ com os que o sistema que as divisões da Eletrobras possuem. Levou-se em
conta também a existência e a real necessidade de tais requisitos estarem presentes no
SIGAD estudado.
A tabela a seguir mostra os requisitos obrigatórios apresentados pelo e-ARQ em
comparação com os requisitos do SIGAD estudado. As tabelas estão dividas de acordo
com as seções do próprio e-ARQ, que divide os requisitos por assunto e itens de
assunto. Cada tabela representa uma seção de itens de requisitos obrigatórios expostos
no e-ARQ e os itens não existentes ou que não se apliquem à ao sistema analisado estão
grifados.
Requisitos do SIGAD das divisões PCSI/PCSN
Tabela 3: Organização dos documentos arquivísticos: plano de classificação e
manutenção dos documentos
Requisitos Obrigatórios Existe no SIGAD
estudado/ Necessário caso não exista no sistema
Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade.
Existente
e subgrupos nos níveis do plano de classificação de acordo com o método de codificação adotado.
Um SIGAD tem que permitir a usuários autorizados acrescentar novas classes sempre que necessário.
Existente
Um SIGAD tem que registrar a data de abertura de uma nova classe no respectivo metadado.
Não existente /Necessário
Um SIGAD tem que registrar a mudança de nome de uma classe já existente no respectivo metadado.
Não Existente / Necessário
Um SIGAD tem que permitir o deslocamento de uma classe inteira, incluindo as subclasses, grupo, subgrupos e os documentos ali classificados, para um outro ponto do plano de classificação. Nesse caso, é necessário fazer o registro do deslocamento nos metadados do plano de classificação.
Existente
Um SIGAD tem que permitir que um usuário autorizado apague uma classe inativa.
Só pode ser apagada uma classe que não tenha documentos nela classificados.
Existente
Um SIGAD tem que impedir a eliminação de uma classe que tenha documentos nela classificados. Essa eliminação poderá ocorrer a partir do momento em que todos os documentos ali classificados tenham sido recolhidos ou eliminados, e seus metadados apagados, ou que esses documentos tenham sido reclassificados.
Não Existente / Necessário
Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às classes, conforme estabelecido no padrão de metadados, e deve restringir a inclusão e alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados.
Existente
Um SIGAD tem que disponibilizar pelo menos dois mecanismos de atribuição de identificadores a classes do plano de classificação, prevendo a possibilidade de se utilizar ambos, separadamente ou em conjunto, na mesma aplicação:
-atribuição de um código numérico ou alfanumérico; -atribuição de um termo que identifique cada classe.
Existente
Um SIGAD tem que utilizar o termo completo para identificar uma classe.
Não Existente / Necessário
Um SIGAD tem que assegurar que os termos completos, que identificam cada classe, sejam únicos no plano de classificação.
Não Existente / Necessário
Um SIGAD tem que prover funcionalidades para elaboração de relatórios de apoio à gestão do plano de classificação, incluindo a capacidade de:
-gerar relatório completo do plano de classificação; -gerar relatório parcial do plano de classificação a partir de um ponto determinado na hierarquia;
-gerar relatório dos documentos ou dossiês/processos classificados em uma ou mais classes do plano de classificação;
-gerar relatório de documentos classificados por unidade administrativa.
Não Existente / Necessário
Requisito Existe no SIGAD
estudado/ Necessário caso não exista no sistema
Um SIGAD tem que permitir a classificação das unidades de arquivamento somente nas classes autorizadas.
Existente
Um SIGAD tem que permitir a classificação de um número ilimitado de unidades de arquivamento dentro de uma classe.
Existente
Um SIGAD tem que utilizar o termo completo da classe para identificar uma unidade de arquivamento, tal como especificado
Existente
Um SIGAD tem que permitir a associação de metadados às unidades de arquivamento e deve restringir a inclusão e a alteração desses mesmos metadados somente a usuários autorizados.
Existente
arquivamento conforme estabelecido no padrão de metadados. Um SIGAD tem que permitir que uma unidade de arquivamento e seus respectivos volumes e/ou documentos sejam reclassificados por um usuário autorizado e que todos os documentos já inseridos permaneçam na(s) unidade(s) de arquivamento e volume(s) que estão sendo transferidos, mantendo a relação entre os documentos, volumes e unidades de arquivamento.
Existente
Requisito Existe no SIGAD
estudado/ Necessário caso não exista no sistema
Um SIGAD tem que registrar nos metadados a data de abertura e de encerramento do dossiê/processo.
Essa data pode se constituir em parâmetro para aplicação dos prazos de guarda e destinação do dossiê/processo.
Existente
Um SIGAD tem que permitir que um dossiê/processo seja encerrado por meio de procedimentos regulamentares e somente por usuários autorizados.
Existente
Um SIGAD tem que permitir a consulta aos dossiês/processos já encerrados por usuários autorizados.
Existente
Um SIGAD tem que impedir o acréscimo de novos documentos a dossiês/processos já encerrados.
Dossiês/processos encerrados deverão ser reabertos para receber novos documentos.
Existente
Um SIGAD tem que impedir sempre a eliminação de uma unidade de arquivamento digital ou de qualquer parte de seu conteúdo, a não ser quando estiver de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos. A eliminação será devidamente registrada em trilha de auditoria.
Não Existente / Necessário
Um SIGAD tem que garantir sempre a integridade da relação hierárquica entre classe, dossiê/processo, volume e documento, e entre classe, pasta e documento, independentemente de atividades de manutenção, ações do usuário ou falha de componentes do sistema. Em hipótese alguma poderá o SIGAD permitir que uma ação do usuário ou falha do sistema dê origem a uma inconsistência em sua base de dados.
Não Existente / Necessário
Requisito Existe no SIGAD
estudado/ Necessário caso não exista no sistema
Um SIGAD tem que prever a formação/autuação de processos por usuário autorizado, conforme estabelecido em legislação específica.
Existente
Um SIGAD tem que prever que os documentos integrantes do processo digital recebam numeração seqüencial sem falhas, não se admitindo que documentos diferentes recebam a mesma numeração.
Não Existente / Necessário
Um SIGAD tem que controlar a renumeração dos documentos integrantes de um processo digital.
Este requisito tem por objetivo impedir a exclusão não autorizada de documentos de um processo.
Casos especiais que autorizem a renumeração devem obedecer à legislação específica na devida esfera e âmbito de competência.
Não Existente / Necessário
Um SIGAD tem que prever procedimentos para juntada de processos segundo a legislação específica na devida esfera e no âmbito de competência. A juntada pode ser por anexação ou por apensação. Este procedimento deverá ser registrado nos metadados do processo.
Não Existente / Necessário
Um SIGAD tem que prever procedimentos para desapensação de processos segundo a legislação específica na devida esfera e no âmbito de competência.
Esse procedimento deverá ser registrado nos metadados do processo.
Um SIGAD tem que prever procedimentos para desentranhamento de documentos integrantes de um processo, segundo norma específica na devida esfera e no âmbito de competência.
Esse procedimento deverá ser registrado nos metadados do processo
Parcialmente existente (não há registro de metadados, mas existe
prevenção de
desentranhamento com necessidade de autorização digital) / Necessário
Um SIGAD tem que prever procedimentos para desmembramento de documentos integrantes de um processo, segundo norma específica na devida esfera e no âmbito de competência.
Esse procedimento deverá ser registrado nos metadados do processo.
Parcialmente existente (não há registro de metadados, mas existe
prevenção de
desmembramento com necessidade de autorização digital) / Necessário
Um SIGAD tem que prever o encerramento dos processos incluindo seus volumes e seus metadados.
Existente
Um SIGAD tem que prever o desarquivamento para reativação dos processos por usuário autorizado, obedecendo a procedimentos legais e administrativos.
Para manter a integridade do processo, somente o último volume receberá novos documentos ou peças.
Existente
Requisito Existe no SIGAD
estudado/ Necessário caso não exista no