A Gestão do Orçamento de Vendas com o Business Intelligence

A importância da ferramenta de Business Intelligence na preparação de informações e relatórios mais frequentes é muito relevante, e vai de encontro as teorias de Kuo e Cohen (1998), Hohhof (2002), Miller (2002), Batista (2004), Chang, Liu e Lai (2008), Eckerson (2010) e Laudon e Laudon (2011). Desta forma as informações provenientes do sistema de ERP são combinadas com o planejamento de vendas da empresa, e nessa combinação as

informações são processadas e enviadas aos gestores responsáveis em formato de relatórios com análises simples, visual e sintética o que lhes possibilita atuar diretamente sobre os problemas.

No caso Barilla os gestores foram questionados quanto à suas opiniões sobre o sistema combinando informações de vendas com o orçamento e o seu respectivo desempenho na gestão de vendas. Verificou-se unanimidade nas respostas que confirmou esse efeito positivo. Os comentários sobre esta questão se encontram no quadro 10:

Quadro 10 – Comentários dos Gestores sobre o Efeito Positivo do Sistema e o Desempenho na Gestão

Cargo Comentários

Gerente Expressão: “É possível apresentar aos clientes internos e externos com rapidez e qualidade os dados numéricos”.

Gerente Expressão: “Com o acompanhamento diário das informações é possível traçar um plano de ação mais detalhado, fazendo alterações ou adaptações quando necessárias no decorrer do mês”.

Gerente Expressão: “Com um relatório detalhado facilita a adoção de novas estratégias”.

Gerente Expressão: “Como as informações são rápidas e seguras, conseguimos ter a real imagem do cenário de vendas”.

Coordenador Expressão: “Com maior velocidade na informação, há mais velocidade no acompanhamento de propostas a clientes, e assim agilizar as negociações”.

Fonte: Elaborado pelo autor

Questionados sobre o nível de importância do recebimento das informações do sistema integrado antes do encerramento mensal orçado, com níveis de importância gradual (alta, média baixa ou nenhuma), todos consideraram a informação como sendo de alta importância. Os comentários dos gestores encontram-se no quadro 11.

Quadro 11 – Nível de Importância das Informações Antes do Encerramento do Período Orçado

Cargo Nível de Importância

Comentários

Diretor Alta Expressão: “É importante para podermos entender melhor quais as barreiras e problemas que temos para atingir o orçamento e solucioná- los a tempo”.

Gerente Alta Expressão: “Correção de percurso onde os planos não estão indo bem, além da possibilidade de sinalizar aos clientes internos e externos sobre o desempenho”.

Gerente Alta Expressão: “Para que tenhamos tempo hábil de efetuar as alterações necessárias e garantir o alcance das metas”.

Gerente Alta Expressão: “Posso implementar novas estratégias para alcançar o objetivo proposto”.

Gerente Alta Expressão: “Conseguimos detectar clientes ou áreas com baixo desempenho e buscar a correção antes do encerramento”.

Coordenador Alta Expressão: “Existe a possibilidade de tomar ações corretivas ainda em tempo de atingir as metas”.

Fonte: Elaborado pelo autor

A possibilidade da informação antes do encerramento mensal foi considerada de alto valor para os gestores, pois em razão deste conhecimento os gestores podem tomar providências no sentido de alcançar seus objetivos. Os gestores confirmaram, durante as entrevistas, que as informações recebidas diariamente consolidadas geram a necessidade de informações adicionais, especialmente a comparação dos valores realizados por cliente com os valores do orçamento, assim acessaram o sistema para obtê-las. Podendo, de tal sorte, analisar os clientes cujo volume de vendas já foi atingido ou superado, assim como os clientes que ainda não conseguiram atingir os limites desejados. Os gestores consideram que aqueles clientes cujos objetivos ainda não tenham sido atingidos podem estar com problemas, quer sejam em razão de falha no controle de estoques, quer sejam em virtude da política de preços, ou ainda falta de atividades de marketing capazes de alavancar as vendas. Em sendo possível proporcionar a informação e o conhecimento para a pessoa certa e no momento oportuno facilitando a compreensão do problema, faz com que as ações tomadas sejam atos que se seguem, e fazem com que os objetivos, quando bem planejados, sejam atingidos, condizendo com as teorias de Tyson (1998), Barclay e Kaye (2002), Sandman (2002), Miller (2002) e Santiago Jr. (2004).

Também questionados sobre o nível de importância do recebimento das informações do sistema integrado após o encerramento mensal orçado, incluindo o grau de importância gradual (alta, média baixa ou nenhuma), consideraram a informação de média (16,67%) ou alta (83,33%) importância. Os comentários dos gestores se encontram descritos no quadro 12. Quadro 12 – Nível de Importância das Informações Após o Encerramento do Período Orçado

Cargo Nível de Importância

Comentários

Diretor Alta Expressão: “Para podermos comparar o orçamento e verificarmos novas oportunidades, e aquelas que estão em andamento. Também para auxílio do planejamento do próximo período”.

Gerente Alta Expressão: “Validação do que foi planejado e preparação dos planos futuros”.

Gerente Alta Expressão: “Para avaliação do plano de ação traçado no mês que se encerra e definição das ações para o período que se inicia”.

Gerente Alta Expressão: “Posso pesquisar informações referentes a períodos passados”. Gerente Alta Expressão: “Utilizo o sistema para efetuar pagamentos de promoções e

comissões, já que consigo chegar na informação através do CNPJ dos clientes ou através das notas fiscais”.

Coordenador Média Expressão: “Permite verificar inconsistências e localizar problemas, mas não se pode atuar para corrigi-los dentro do mesmo período”.

Fonte: Elaborado pelo autor

Apesar da Barilla consolidar as informações relativas ao negócio no sistema de BI, efetuando as combinações necessárias de forma a conseguir informações importantes, não se verificou durante as entrevistas e as observações realizadas que as ações executadas pelos seus gestores após o recebimento das informações automáticas efetuadas pelo sistema fossem registradas de maneira sistemática, de forma a possibilitar a geração de conhecimento sobre este aspecto. Desta forma o processo de gestão desse conhecimento não se confirma de acordo com as teorias de Nonaka e Takeuchi (1997), Davenport e Prusak (2003), Santiago Jr. (2004) e Silva (2004).