A gestão documental

A conduta dos arquivistas envolve o acompanhamento do ciclo documental, da criação ao destino final dos documentos; um controle da massa documental, que facilite a sua localização no acervo, para assim atender ao usuário com rapidez e dinamismo, objetivando proporcionar credibilidade e confiabilidade aos serviços prestados pelas instituições. Essas ações, quando bem estruturadas e administradas, estimulam os usuários a querer obter conhecimento, contribuindo para o desenvolvimento de sujeitos interpretantes e reflexivos a partir do saber.

Essas atividades sinalizam um processo de gestão documental, intimamente relacionado à aplicação da LAI, fato reconhecido pela CGU (2011, p. 20), que em sua cartilha sobre uma introdução da Lei

12.527/2011, afirma que “A informação disponível ao público é, muitas vezes, a ponta de um processo que reúne operações de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos. Para tanto, programas de gestão precisam ser sempre aprimorados e atualizados”.

Tal afirmativa aparece replicada no link “Perguntas frequentes”, que integra a página eletrônica de “Acesso à informação” da UFSM e da UFPR, com o cabeçalho: “Programas de gestão de arquivos e documentos precisarão ser aprimorados?”. Neste sentido, comprova-se, pelos servidores, a dependência da LAI em relação à gestão arquivística, conforme o trecho a seguir:

O arquivo tá envolvido nessas questões de preservação desses documentos de caráter permanente, facilitar, com certeza, o acesso às informações, atendendo à Lei. Sem gestão documental a gente não vai

conseguir franquear consulta nenhuma, então, eu acho que o principal

é tu poder ter o sonho de ter todo o acervo organizado, preparado, disponível pra pesquisa (grifo do autor).

O discurso dos arquivistas demonstra algo a ser ainda alcançado, pois, ao citar a palavra “sonho”, isso sugere que barreiras ainda precisam ser vencidas para termos um completo sistema de gestão documental.

Indolfo (2013) sinaliza que, para assegurar o acesso informacional, os serviços arquivísticos públicos precisam apresentar boa estrutura, tanto no que diz respeito a equipamentos quanto a pessoal capacitado. A autora coloca esses fatores como essenciais para enfrentar os desafios de implantação da LAI.

Assim, a fim de efetivar e pôr em prática a LAI, desejando que o acesso informacional não seja moroso e apresente atrasos, os arquivistas enfatizaram que têm procurado instituir políticas arquivísticas:

Foi iniciado um projeto pra implantar a gestão documental aqui no Arquivo Geral, [contemplando] tanto a parte estrutural como a parte de gestão, com todas as funções arquivísticas.

Eu comecei a desenvolver algumas coisas, levantar as tipologias documentais, [para] iniciar com a classificação dos documentos, claro, junto já vai ter a avaliação, [com esse intuito] foi criada uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, a CPAD.

A gente está implementando o sistema de arquivos, tentando implementar uma política institucional para adequar a toda lei a parte da Lei de Acesso à Informação quanto aos instrumentos de gestão, quanto a outras normativas, tanto que venham do SIGA, do Conarq, como do Arquivo Nacional.

Uma coisa simples, no momento em que a gente faz a gestão documental, a gente já coloca a informação em ordem, então, estando a documentação organizada, a gente já pode informar a quem solicita se a documentação está conosco ou não.

As ações dos profissionais têm envolvido, além da gestão como um todo, em que são detalhadas as atividades de levantamento de tipologias, classificação, avaliação e ordenação documental, também a tentativa de adaptação à LAI, seguindo as normativas dos órgãos gerenciadores de arquivos.

Neste sentido, uma vez adotadas as garantias legais e administrativas, a gestão documental destina-se a resolver o excesso de informação e a escassez da mesma. Em outras palavras, a recorrente situação encontrada nas instituições públicas quanto ao excesso de informação desorganizada, em meio físico e digital, impossibilita o acesso informacional, enquanto que a falta de informação organizada é um obstáculo para se disponibilizar o acesso (BATISTA, 2014).

Segundo Batista (2014), a LAI expõe os problemas enfrentados nos acervos documentais, em que a organização da informação ainda é precária, deixando transparecer que o acesso é negado, em alguns casos, devido à falta de tratamento documental ou porque a informação já não existe mais. Um exemplo utilizado pela autora diz respeito à destruição dos documentos da Guerrilha do Araguaia, pois, conforme um decreto de 1977, documentos sigilosos poderiam ser eliminados, assim como, seus termos de eliminação.

Desta forma, a LAI não trata apenas “do direito de se informar”, mas “do direito de ser informado”, o que remete a uma prestação de contas, conforme o exemplo mencionado, sobre a ausência do que é procurado (BATISTA, 2014). Mas para que isso aconteça é necessário controle, conservação, conhecimento e compreensão sobre os conjuntos documentais arquivísticos, na tentativa de comprovar a relevância da gestão documental como forma de garantir o direito ao acesso às informações (GONÇALVES, 2013).

Gonçalves (2013) reforça o papel social dos arquivos públicos como instituições relevantes e confiáveis para prestar o acesso aos documentos, percepção apresentada no DSC:

Há um papel social do arquivo, da memória coletiva, da transparência administrativa, em resumo é isso, o papel do profissional arquivista, principalmente aqueles que atuam em seções públicas, é cuidar do acervo e assegurar todas as formas possíveis de acesso.

Portanto, esse papel social tem a característica de facilitar que o indivíduo exerça sua cidadania, a partir dos dados entregues ao usuário,

devido ao caráter administrativo, histórico e probatório dos documentos arquivísticos.

Quanto às atividades de gestão documental identificou-se também, no discurso dos entrevistados, uma preocupação com o produtor da informação, em que se valoriza sua visão e ponto de vista:

Um dos primeiros trabalhos que a gente sentiu necessidade de ser feito foi um esquema de classificação de segurança da informação, pra gente determinar o que é sigiloso e o que não é sigiloso, o que é pessoal e o que não é. Assim a gente estabeleceu um diálogo com o

produtor, um cuidado que nós procuramos ter aqui na universidade em

relação à Lei de Acesso, foi o fato de estabelecer contato com quem produzia as informações. Ninguém mais avalizado pra falar o que é sigiloso, o que é confidencial, e se é confidencial, por quais razões vêm a ser, se é pelo fato de ser uma questão pessoal sigilosa, do que quem produz (grifo do autor).

Neste sentido, além de ser demonstrado que o trabalho do arquivista não é um trabalho solitário, mas que exige constante contato do profissional com todos os membros da instituição, retrata-se a necessidade de uma habilidade que estimule a parceria e a colaboração, enfatizando as relações intersubjetivas do ambiente de trabalho.