A importância do planejamento para as compras pelo sistema de

O planejamento é importante para a sobrevivência de qualquer instituição, seja pública ou privada, sendo um exercício de projetar o futuro da organização. Assim, “[...] Planejamento é a função administrativa que define objetivos e decide sobre recursos e tarefas necessários para alcançá-los adequadamente. [...]” (CHIAVENATO, 2008, p. 341).

De acordo com Chiavenato (2008), uma organização somente poderá alcançar os resultados de sua missão se estiver alicerçada em um planejamento organizado e permanente. Para tanto, é necessário conhecer e basear-se em diretrizes públicas, nas expectativas dos usuários e nos recursos logísticos que possui, além de deixar o costume de planejar-se ocasionalmente e adotar o planejamento de maneira

sistemática e permanente.

O planejamento apresenta diversos benefícios para a Administração Pública, dentre os quais Chiavenato (2008) destaca: a possibilidade de manter o foco da instituição, ao mesmo tempo que dá flexibilidade para as mudanças; a melhora na coordenação dos setores envolvidos no atingimento de cada uma das metas; a melhora no controle por meio de avaliação do desempenho através dos resultados alcançados; ajudar a administrar o tempo ao focar naquilo que é prioridade para a Administração.

Segundo esse autor, o planejamento versa sobre tomadas de decisões que causarão efeitos e trarão consequências no futuro. Por isso, o planejamento deve ser permanente, contínuo e participativo. Além disso, precisa ser estruturado em objetivos ou metas que se deseja atingir, para, partir daí, ser elaborados planos, nos quais estará ordenado tudo que será necessário para que os objetivos sejam alcançados.

Nas compras públicas, o planejamento mostra-se fundamental para melhorar a qualidade do gasto público, estabelecendo as demandas que serão atendidas e os processos de compra que serão realizados ao longo do ano orçamentário. Dessa forma, suprirá o órgão com os materiais e serviços necessários para que sua atividade-fim seja realizada sem que haja intercorrência e falta de continuidade.

Nesse sentido, Zanotello explicou

[...] ‘quando não se planeja, perde-se tempo, dinheiro e ainda corre-se o risco de ferir o princípio da legalidade, com o chamado “fracionamento”. Quando não se planeja, compram-se coisas desnecessárias. Verificar o panorama de aquisições dos anos anteriores é uma excelente prática para melhorar as compras governamentais’.[...] (ZANOTELLO apud PLANEJAMENTO, 2012, p.32, grifo do autor).

Assim também, no sistema de registro de preços o planejamento tem um papel central, pois é ele que proporcionará todas as vantagens da utilização desse sistema. A implantação do sistema de registro de preços “[...] permite a evolução significativa da atividade de planejamento, motivando a cooperação entre as mais diversas áreas, [...]” (FERNANDES, 2009, p. 103).

Ainda, Fernandes (2009) orienta que planejamento para registro de preços deve ser iniciado realizando um levantamento de dados das compras de materiais realizadas nos exercício anteriores, confrontando a quantidade, a qualidade e o valor dos bens que foram licitado; os pagamentos realizados, inclusive sem licitação; e a quantidade em materiais em estoque e consumo mensal desses bens.

Após, Fernandes (2009) informa que é preciso realizar um levantamento das expectativas de aquisições dos bens, solicitando a todos os setores do órgão que informe os produtos que necessitam para o período de um ano, a partir da listagem de produtos já adquiridos, mas sempre possibilitando que novos bens sejam acrescentados.

A partir daí, esse autor revela que será necessário tratar os dados coletados nos dois levantamentos, consolidando-os e cruzando-os, a fim de determinar as reais expectativas de consumo de cada um dos produtos, a quantidade máxima a ser adquirida, o consumo mínimo esperado, e a estratégia de reposição, quando for o caso.

Assim, será determinado a quantidade máxima do bens que terão seus preços registrados, que deve ser mais próxima da quantidade que será adquirida pela Administração, visto que, mesmo a Administração Pública não sendo obrigada a comprar os produtos registrados, essas informações dão maior segurança ao sistema de registro de preços. “Nada obstante essa permissividade colocada em favor da Administração Pública, é indispensável que as quantidades indicadas apresentem uma honesta e real estimativa do órgão para que o próprio sistema não seja desacreditado.” (FERNANDES, 2009, p.155, grifo do autor).

Em seguida, realiza-se a especificação dos objetos a serem adquiridos. Fernandes (2009) ensina que deve-se primar pela qualidade dos produtos que serão registrados para que realmente atenda às necessidades da Administração, tendo, portanto, que indicar o objeto da licitação com todas as características e atributos necessários para que ele tenha uma qualidade satisfatória.

qualidade do produto, pois, de alguma forma, essas características acabarão por restringir a competição. “O que não se admite é a restrição injustificada, porque afeta o princípio basilar da licitação, qual seja a isonomia entre os interessados.” (FERNANDES, 2009, p. 114).

Fernandes (2009) lembra que, para garantir a qualidade dos bens, pode-se exigir a amostra do produto desde que os critérios de aferição da amostra estejam previstos no edital, realizar a padronização dos produtos e justificá-la, elaborar um caderno de especificações para padronizar materiais e equipamentos de edificações, e, criar um banco de qualidade pré-qualificando os produtos que poderão ser adquiridos pela Administração.

Desta forma, a Administração Pública estará preparada para realizar as aquisições que possibilitarão manter e/ou ampliar seus serviços. Para tanto, Fernandes (2009) recomenda a participação dos diversos setores envolvidos no processo de aquisições, bem como a implementação de novos procedimentos que busquem desburocratizar sem que haja perda do controle.

Durante a execução das aquisições, será necessário implementar e acompanhar todo o processo de compras, avaliando os resultados e procedimentos, a fim melhorar continuamente a atividade de compras na Administração, sendo que essas informações retroalimentarão os próximos planejamentos. “A atividade de planejamento, necessária à continuidade do SRP, será aperfeiçoada com as informações dos órgãos participantes, dos órgãos usuários e dos órgãos de armazenamento.” (FERNANDES, 2009, p. 176)