A INDexAÇÃO e O POsICIONAMeNTO NA CADeIA DOCuMeNTAl

A indexação é definida pela UNESCO, a um tempo, como um processo, que consiste em descrever e caracterizar o conteúdo um documento com a ajuda de representações dos conceitos contidos no próprio documento, e como um instru- mento destinado a permitir a busca eficaz das informações contidas num fundo documental, sendo portanto um requisito necessário ao armazenamento e recu- peração eficazes da informação.

entendemos dividir a cadeia documental em três momentos. o tratamento ad- ministrativo patrimonial, o tratamento técnico documental e finalmente a fase de difusão e circulação da informação. o tratamento patrimonial compreende as acções de aquisição e conferência do bom estado do documento, o registo e carimbagem patrimonial e aposição dos sistemas de segurança. o tratamento técnico compreenderá a descrição física e a descrição intelectual. É aqui que se situa a indexação. Posteriormente será a fase de colocação de cota, colocação em estante, empréstimo e outras formas de difusão da informação.

Verificamos que a indexação se posiciona na fase do tratamento técnico, consiste na descrição intelectual do conteúdo informativo do documento que combina uma linguagem documental categorial, as classificações e uma linguagem docu- mental combinatória, ou seja, a indexação por assuntos.

Para Guinchat y Menou (1985) a descrição do conteúdo situa-se em três momen- tos da cadeia documental. No princípio, meio e fim do processo documental. As- sim, a indexação deve abandonar a concepção tradicional de mero instrumento de apoio na pesquisa documental de informações pré-existentes, e permitir, face ao novo contexto gnoseológico, em constante mutação, dinamizado por coorde- nadas de rapidez, volatilidade, especialização e interdisciplinaridade, a constru- ção da própria informação e sua transformação em Conhecimento.

3. ANálIse DOCuMeNTAl

A Análise documental é segundo Chaumier (1989) a operação ou conjunto de operações visando representar o conteúdo de um documento sob uma forma diferente da original, a fim, de facilitar, num estado ulterior, a sua consulta e referenciação.

o objectivo da análise documental é possibilitar e facilitar ao utilizador, a recu- peração da informação que do ponto de vista quantitativo seja necessária e su- ficiente, quer dizer: nem demais nem de menos. Dito de outra forma, sem ruído nem silêncio. e de igual modo fornecer informação com o máximo de pertinência e relevância, que constituem os aspectos qualitativos.

É através da análise documental que se processa a possibilidade de passagem da informação contida num documento primário para um documento secundário, ou seja, a representação dos documentos primários através, por exemplo, de re- sumos (abstracts) e indíces.

no caso da análise documental se destinar à operação de indexação através de uma linguagem categorial, as classificações, estas permitem constituir segundo Guin- chat e Menou (1982) as categorias na qual estão agrupados os documentos que apresentam alguns critérios comuns, ou que possuem analogias no seu conteúdo. 4. lINguAgeNs DOCuMeNTAIs

4.1. lINguAgeNs NATuRAIs VERSUS DOCuMeNTAIs

A linguagem natural é a forma como nos expressamos naturalmente. É qualquer linguagem desenvolvida naturalmente pelo ser humano, de forma não premedi- tada. A linguagem natural é normalmente utilizado no nosso quotidiano comu- nicacional. Ferdinand de saussure falou das línguas como sistemas de signos. noam Chomsky defende que a língua é um conjunto de sentenças construídas a partir de um conjunto finito de elementos.

A linguagem natural é diferente das linguagens artificiais como a linguagem computacional ou da usada no estudo da lógica matemática.

As linguagens documentais são construídas a partir da linguagem natural. são linguagens controladas que usam os mesmos signos e fundamentalmente des-

tinam-se a reduzir o léxico de forma a reduzir a sinonímia, a redundância da linguagem natural, a ambiguidade e tornar mais eficaz a pesquisa documental. A linguagem documental tem por função principal organizar e construir o acesso ao documento.

Gil Urdiciain (2004) define a linguagem documental como um sistema artificial de signos normalizados, que facilitam a representação formalizada do conteúdo dos documentos, com vista a possibilitar a recuperação, manual ou automatiza- da, da informação requerida pelos utilizadores. A linguagem documental surge com as classificações bibliográficas nos finais do sec XIX. São inspiradas na ló- gica filosófica, essencialmente na lógica Aristotélica da divisão dicotómica dos seres e têm carácter enciclopédico.

As linguagens documentais podem ser não controladas (livres) ou controladas. As linguagens documentais não controladas têm como vantagem um mais baixo custo, toda a palavra é recuperada e incorpora de imediato novos termos. no en- tanto, pode perder informação, não relaciona termos genéricos com específicos. É o caso das listas alfabéticas de descritores.

nas linguagens controladas há mapeamento de áreas de conhecimento, resolve os problemas de relação dos termos genéricos e específicos e resolve problemas de semântica. tem, no entanto, a desvantagem de maior custo, de possibilidade de desactualização de vocabulário, poder não incorporar imediatamente novos termos. Estão neste caso as Classificações e os Tesauros.

do ponto de vista da coordenação, as linguagens documentais podem ser pre- coordenadas quando os termos se combinam no momento da descrição. tal é o caso das Classificações e das listas de encabeçamento de matérias. Como podem ser pos-coordenadas quando o vocabulário consiste em termos simples que se podem ligar no momento da recuperação através de operações Boleanas. são exemplos as listas de descritores, as listas de palavras-chave e os tesauros.

4.2. lINguAgeNs De esTRuTuRA CATegORIAl

VERSUS COMbINATóRIA

A estrutura das linguagens documentais pode ser hierárquica/categorial. É o caso das Classificações. Ou combinatória/associativa no caso dos léxicos docu- mentais ou dos tesauros.

A linguagem categorial fixa o assunto geral do documento, exprimindo a sua unidimensionalidade. As classificações documentais são construídas de acordo com a lógica aristotélica da construção hierarquizada do mundo. Pelo método dedutivo divide o conhecimento em classes e estas por sua vez em subclasses ,sucessivamente. o assunto indexado pode encontrar-se em todas as rubricas de classificação de uma mesma hierarquia.

As classificações baseiam-se na lógica dedutiva, que significa que se organizam do geral para o particular. A sua estrutura é rígida. Há uma hierarquia de depen- dência dos conceitos. o universo dos documentos é integrado numa estrutura fixa. A pesquisa é limitada ao plano de classificação. Não aconselhável para siste- mas automatizados. Apenas representa os assuntos principais.

As linguagens combinatórias permitem a pesquisa da globalidade do documento através da combinação a posteriori dos diversos assuntos. na linguagem com- binatória é necessário identificar os conceitos e representá-los pelos termos de indexação mais adequados. representam-se os conceitos do documento. os ter- mos deste tipo de linguagem documental estão representados nos tesauros. o método de construção do tesauros é indutivo, ou seja do particular para o geral. As linguagens documentais combinatórias caracterizam-se pela estrutura fle- xível, pelo que um documento indexado pode encontrar-se em todas as com- binações dos seus conceitos. o princípio desta linguagem é combinatório, e os conceitos são interligados por relações semânticas. esta linguagem comporta na fase da pesquisa a possibilidade de falsas combinações, o que origina ruído na informação. As palavras isoladas não têm precisão semântica pelo que podem originar o ruído na informação. Há ainda uma possibilidade de nem sempre se conseguir exprimir os conceitos por dificuldade de combinações de palavras. esta linguagem é aconselhada para sistemas automatizados.

As políticas de classificação são determinadas pelo tipo de instituição ou sistema documental. A tipologia da unidade documental implica o uso preferencial de uma ou outra classificação, de um ou outro instrumento de indexação e da maior

ou menor exaustividade da indexação. Bibliotecas generalistas tendem a usar preferencialmente as classificações para a organização das colecções cuja carac- terística é a diversidade. nas bibliotecas especializadas a indexação por assuntos utilizando tesauros da respectiva área de conhecimento torna-se relevante. A política da instituição pode também ditar a maior ou menos exaustividade na indexação, com fixação do número de descritores a usar. Mas fundamentalmente a indexação é feita na perspectiva do utilizador. e é sempre este factor que deve ser determinante na política de indexação.

5. ClAssIFICAÇÃO

5.1. CARACTeRIzAÇÃO suMáRIA DAs ClAssIFICAÇões