A indexação no cenário arquivístico brasileiro

Durante o VI Congresso Brasileiro de Arquivologia, em 1986, foi apresentado um trabalho intitulado O Desafio da indexação nos arquivos permanentes textuais, que discutia a questão da indexação. As autoras afirmaram que a motivação para a apresentação do trabalho era seu ineditismo. Mesma explicação utilizada para a ausência de uma bibliografia de referência.

Helena Ferrez, do Museu Histórico Nacional, Jerusa Araújo e Rosely Rondinelli, da Fundação Casa de Rui Barbosa, analisam a questão da indexação afirmando que o tema está tradicionalmente sob o domínio dos bibliotecários – realidade que, de certa forma, permanece até hoje. Segundo as autoras, um dos motivos para a ausência dessa atividade reside no

pressuposto de que a indexação é feita em documentos individuais, enquanto os arquivos trabalham com conjuntos documentais.

As autoras (1987: 191) questionavam a necessidade de elaboração de índices com o objetivo de “dar voz ao texto encerrado” nas descrições. No entanto, consideram a questão como um elemento principal ao se falar de índices onomásticos. Além disso, as autoras abordam os motivos pelos quais se deve estudar a questão da indexação nos arquivos: a automação e o “boom” da história das mentalidades, voltada para o estudo do cotidiano. Segundo as autoras, a questão da uniformização dos termos deve ter como foco principal o usuário.

Também em 1986, ocorre o curso Indexação e tesauro em arquivo, promovido pela Associação dos Arquivistas Brasileiros.

Quase 20 anos depois temos a publicação do livro de Johanna W. Smit e Nair Yumiko Kobashi, em 2003, intitulado Como Elaborar Vocabulário Controlado para Aplicação em

Arquivos. A obra tem por objetivo orientar o arquivista para a construção de vocabulário

controlado na área e pode ser considerada a primeira publicação específica para área de arquivo cujo tema é vocabulário controlado.

Durante o VI Congresso de Arquivologia do Mercosul ocorrido no Brasil, a questão da indexação e da recuperação da informação foi abordada. Rose Tenório de Oliveira (2005: 6), da Fundação Oswaldo Cruz, abordou, ao longo de sua comunicação, “a questão da elaboração de inventários de fundos arquivísticos e a produção de seus índices”. Para a autora (2005: 6), “os inventários analíticos devem conter índices, [...] que se configurem em listas de nomes, assuntos e lugares. Embora evidente, devido ao próprio tipo físico do inventário – documento impresso, enfatizamos que o índice para um inventário deverá ser um índice interno. Pois, acompanhará o inventário, constituindo-se num complemento deste”.

Neste mesmo evento, Lucia Maria Velloso de Oliveira, da Fundação Casa de Rui Barbosa, abordou a questão da recuperação da informação. Para autora (2005:7), dentro de uma realidade em que as informações são veiculadas por meio de bases de dados “há de se considerar como pontos de acesso os assuntos nos conteúdos dos documentos com a mesma relevância com a qual analisamos pontos de acesso tradicionalmente mais utilizados no cenário arquivístico”.

Em 2006, o XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia, organizado pela Associação dos Arquivistas Brasileiros – AAB, apresenta uma mesa-redonda intitulada Normas e padrões

em duas comunicações. A primeira sobre a NOBRADE e a segunda sobre a indexação e a descrição em arquivos.

Com um teor mais voltado para o ambiente WEB ocorreram, o I e II Encontro de

Bases de Dados sobre Informações Arquivísticas, respectivamente em 2005 e 2007,

organizado pela Associação dos Arquivistas Brasileiros. Em ambos os encontros, a questão da recuperação da informação esteve presente. O II Encontro foi marcado pelas conferências de Theo Thomassen e Terry Eastwood sobre a teoria arquivística frente ao cenário digital e pelo curso de Michael Fox sobre a Encoded Archival Description – EAD e a Encoded Archival

Context – EAC39.

Essa tendência também começa a aparecer nos periódicos da área, como a revista

Arquivo & Administração e a revista Acervo.

A revista Arquivo & Administração, nas suas últimas edições aborda a questão da indexação. Em 2006, é publicado o texto de Maria Luiza Campos intitulado Indexação e

descrição em arquivos: a questão da representação e recuperação de informações.

A autora, dentro de uma linguagem interdisciplinar, traça paralelos entre as práticas arquivísticas, como a descrição arquivística e a prática biblioteconômica de catalogação e indexação. Nesse sentido, a Arquivologia congrega em uma única atividade duas operações: a descrição de dados objetivos e intelectuais ou descrição física e temática.

A descrição física pode ser entendida como os aspectos não subjetivos dos documentos, ou seja, o autor, a data, o local que constam no mesmo e, dessa forma, não há interpretação para a definição do ponto de acesso. Já a descrição temática refere-se aos aspectos subjetivos que, além da temática ou do assunto do documento, pode, inclusive, vir a ser o nome de uma pessoa ou instituição ou mesmo um local sendo necessária uma análise interpretativa para a definição do ponto de acesso (Campos, 2006).

Campos (2006: 18) tem por objetivo problematizar os conceitos de indexação e descrição arquivística “que atualmente vêm sendo apresentados na literatura arquivística contemporânea..., situando o ‘lócus’ onde estes dois conceitos são formados, ou seja, as bibliotecas e os arquivos”. Na realidade, ela trouxe à tona uma discussão que já perpassava a literatura arquivística internacional e a prática nacional.

A autora faz uma discussão teórica em relação à indexação, apresentando uma linha para o tratamento dos pontos de acesso, e define critérios para uma política de indexação. Alerta para um dos equilíbrios mais complexos no processo de indexação: a questão da

39 _{É uma norma para o gerenciamento de informação arquivística de autoridade do tipo definida na ISAAR}

revogação e da precisão, ou seja, a relação do quanto é recuperado no menor tempo possível com o maior número de registros o mais próximo dos critérios estipulados para busca. Nesse sentido, quanto mais o termo escolhido para ponto de acesso se aproximar do conteúdo do documento, mais precisa será a busca.

Além disso, a autora define os elementos que deverão ser considerados em uma política de indexação: a cobertura de assuntos, o processo de indexação, e a escolha da linguagem. O primeiro diz respeito ao conhecimento que se deve ter do usuário do acervo a fim de determinar os termos a serem utilizados na indexação.

O segundo diz respeito aos critérios a serem utilizados durante a indexação, como, por exemplo, o número de termos, ou seja, se a indexação será mais específica ou mais exaustiva. O terceiro refere-se ao tipo de linguagem a ser utilizada, se natural ou controlada, e se será pré ou pós-coordenada. Essas escolhas estão diretamente ligadas ao sistema escolhido para a recuperação da informação.

A revista Acervo, do Arquivo Nacional, em 2007, lança uma publicação voltada para a questão das normas e aborda a questão da indexação. Os artigos da revista estão, em sua grande maioria, voltados para a questão da necessidade de adoção das normas descritivas

ISAD(G) e ISAAR(CPF), possibilitando à comunidade arquivística brasileira conhecer o que a

internacional está fazendo e pensando sobre as normas. Em comum aos artigos está a declarada defesa em adotar normas. Michael Fox, já mencionado neste capítulo, diz ser o Brasil afortunado por ter a NOBRADE.

Especificamente sobre padronização de pontos de acesso, o artigo de Maria José Santos merece destaque, pois, além de fazer um histórico sobre o assunto, dedica um item à questão da padronização de entidades coletivas. Segundo a autora (2007: 64), a questão é objeto de debate na biblioteconomia a ponto de, desde 1976, a International Federation of Library Association and Institutions (IFLA) vir estudando a questão por meio de um grupo de trabalho ocupado em definir internacionalmente o padrão (forma e estrutura) para a entrada dessas entidades.

No entanto, uma resolução definitiva ainda não foi divulgada, apenas recomendações às agências bibliográficas nacionais que: levem em consideração os aspectos culturais e lingüísticos; a vinculação dos nomes corporativos a um número internacional a fim de facilitar o intercâmbio; e que coloquem como centro das decisões o usuário (Santos, 2007).

Tais recomendações podem vir a servir de exemplo para a área arquivística enquanto não se define a questão. Neste caso, não apenas dos nomes corporativos.

Por fim, a autora (2007) aponta o AACR3 ou Resource Description and Access (RDA), a ser publicada em 2009, como uma possível solução ao problema.

A conclusão que se pode chegar a partir do que foi analisado neste item é que, em termos internacionais, a questão do controle de autoridade e da indexação já se faz presente desde a década de 1980, quando Lytle defende sua tese. Em âmbito internacional, os debates sempre tiveram como foco a questão da proveniência, do contexto e da necessidade de normalização a fim de viabilizar o intercâmbio de informações entre as instituições; além disso, a preocupação com o usuário permeia as discussões.

Também fica evidente na literatura internacional uma forte influência da biblioteconomia devido à adoção do AACR2r, apesar de nunca se perder de vista os aspectos teóricos arquivísticos.

Outro fator refere-se à normalização em relação à descrição, com as publicações das normas ISAD(G), ISAAR(CPF) e mais recentemente, apesar de não ter sido objeto de análise ao longo do trabalho, a ISDF: Norma internacional para descrição de funções, publicada no Brasil, pelo Conarq, em 2008.

Por outro lado, em âmbito nacional, essa preocupação e mesmo as discussões sobre indexação e controle de autoridade ainda têm muito que avançar. Aqui podemos ter como marco da discussão o texto de Ferrez, Araújo e Rondinelli, que se propuseram a discutir o assunto em relação aos arquivos. No entanto, as iniciativas de instituições arquivísticas, como a Fundação Casa de Rui Barbosa, e a do próprio Conselho Nacional de Arquivos, com a publicação da NOBRADE, podem ser consideradas um avanço ao se mencionar a questão da indexação e do controle de autoridade.

A pesquisa resultou em uma cronologia (Anexo 1), que não se pretende exaustiva, mas contém as principais referências em torno do tema indexação e controle de vocabulário, tanto em âmbito nacional quanto internacional.