A Integração dos Sistemas 100

VIII.4- Vantagens da Integração dos Sistemas VIII.5- Considerações Finais

VIII.1- Introdução

A preocupação da sociedade em relação ao desempenho dos produtos adquiridos, das questões ambientais e segurança e saúde dos trabalhadores envolvidos na sua produção tem tido um aumento significativo nos últimos anos. Estas preocupações começam a generalizar-se e a fazer parte do nosso dia-a-dia, obrigando as empresas a repensar a sua estratégia e a colocar internamente algumas questões. Como assegurar um ambiente sustentável e um produto compatível com a legislação, com os requisitos do cliente e respeitando as regras de segurança e saúde do trabalho? Como controlar as fontes de contaminação, os riscos de acidentes e os defeitos de produção garantindo uma maior produtividade? (Guia integrado, Qualidade, Ambiente, Segurança, ATP, 2004)

Os efeitos da globalização, a harmonização de legislação e os acordos de comércio internacional dentro de determinadas regiões geográficas, assim como as constantes inovações tecnológicas, permitem às organizações adoptar abordagens integradas das suas actividades, a nível nacional e internacional. Este facto é particularmente relevante quando falamos de Sistemas de Gestão, que alinhados eficazmente, oferecem benefícios substanciais às organizações.

Os diversos sistemas de gestão NP EN ISO 9001, para a qualidade, NP EN ISO 14001, para o ambiente, OHSAS 18001/NP 4397 para a segurança e saúde no trabalho e SA 8000 para Responsabilidade social, são subsistemas do sistema geral de gestão da organização, pelo que nos últimos anos tem-se verificado um aumento significativo do número de empresas a investir na implementação de sistemas de gestão integrada (SGI), como forma de demonstrar a sua preocupação no produto e na satisfação do cliente, a sua responsabilidade ambiental, a sua preocupação com os seus trabalhadores e como forma de fortalecer e ampliar a sua posição no mercado global.

O objectivo principal da integração dos sistemas é o compartilhar os processos procedimentos e práticas afins adoptadas por uma organização, para que possa implementar o seu planeamento estratégico, as suas políticas, directrizes e requisitos visando atingir a sua missão, visão, os seus objectivos, metas, programas e projectos de forma mais eficiente e eficaz do que através de diferentes e dissociados modelos e normas de sistemas de gestão.

Os SGI visam ainda:

™ o atendimento dos requisitos normativos, requisitos legais, requisitos dos clientes e outros requisitos aplicáveis e subscritos com os stakeholders, e;

™ a adopção de práticas bem sucedidas para a melhoria contínua do desempenho sustentável, ético e responsável no âmbito económico, empresarial, ambiental, social e de SST.

A implementação de um sistema de gestão integrado (SGI), tal como qualquer outro sistema de gestão, deverá ser efectuada de uma forma organizada e suportada, para que a nova mentalidade e regras sejam adquiridas correctamente, passando a fazer parte da actividade normal da empresa.

VIII.2- A Integração dos Sistemas

O princípio inerente às normas é baseado no ciclo de Deming ou PDCA, planear (Plan), Executar (DO), verificar (Check) e actuar (ACT), o que as torna compatíveis entre si fazendo assim sentido a integração dos três sistemas, tendo no entanto, cada um deles a sua particularidade. Desta forma são aproveitadas as sinergias, aplicando o que existe de melhor em cada um dos referenciais aos restantes, contribuindo para a construção de um sistema mais robusto e eficiente (Figura 10).

Figura 12 - Sistema de Gestão Integrado

Na figura 12, verifica-se que podem existir situações em que um requisito de um determinado sistema de gestão, seja comum entre todos os outros sistemas de gestão implementados e situações onde não são comuns a todos, porém a alguns; e também situações onde os requisitos apresentam

AMBIENTE

SEGURANÇA QUALIDADE

GESTÃO INTEGADA

particularidades específicas de um sistema que não possibilitam a integração com nenhum sistema de gestão.

O nível de integração que uma organização decide prosseguir do seu(s) sistema(s) de gestão dependerá da complexidade do seu(s) sistemas actual(is) e dos motivos da organização para fazer a integração. A estrutura, tamanho da organização, competição no mercado e exigências reguladoras têm uma influência decisiva quando uma organização decide se deve integrar ou não os sistemas, assim como o nível de integração. Uma condição básica para um SGI é uma compreensão partilhada de organizações e como elas operam (Jorgensen, 2006).

Para Jorgensen, 2006 existem dois níveis para a integração:

™ Alinhamento: o paralelismo dos sistemas é feito utilizando as semelhanças da estrutura dos sistemas. O propósito do alinhamento é reduzir os custos de gestão administrativa e auditorias. Procedimentos separados para cada norma mantém- -se, mas num único manual. Esta abordagem pode ser interpretada como um aumento da compatibilidade das diferentes normas e como um sistema de gestão genérico, combinando diferentes elementos num único manual.

™ Integração: A integração total dos procedimentos e instruções relevantes. Abordagem da Gestão da Qualidade Total (TQM) abrange os empregados, clientes e melhoria contínua. Podem ser distinguidas três fases para a integração:

™ Correspondência: aumento da compatibilidade com referência cruzada entre sistemas paralelos.

™ Coordenação e Coerência: processos genéricos com focalização nas tarefas do ciclo de gestão. Esta é a solução para problemas relacionados com tarefas de gestão e projectos que passam por diferente unidades funcionais e departamentos.

™ Estratégia e Inerência: cultura organizacional de aprendizagem, melhoria contínua do desempenho e envolvimento dos stakeholders a nível interno e externo.

Sendo que para este autor estas três fases abrangem diferentes benefícios, como a redução da burocracia devido uma melhor coordenação interna, vantagens competitivas e progresso a nível da responsabilidade da empresa relacionado com o desenvolvimento sustentável.

A correspondência entre elementos do sistema e processos são partes importantes da construção de um SGI, este tem de ser implementado na organização em todas as relações dos stakeholders de

modo assegurar a melhoria contínua, para obter vantagens competitivas, assim como rumar em direcção ao desenvolvimento sustentável. A implementação de um SGI na organização tem de ser feita em todas as relações dos stakeholders, a organizações devem ter em conta:

™ Uma compreensão partilhada dos desafios internos e externos; ™ Uma organização que aprende e uma cultura de responsabilidade; ™ Interacções com stakeholders.

A ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS18001/NP4397 têm requisitos para a melhoria contínua, mas a adopção das normas nem sempre é uma garantia que as melhorias possam ocorrer, pelo que a compreensão partilhada dos processos é importante e além disso assegura a melhoria contínua, o sistema de gestão tem de impregnar internamente através da organização e externamente através de todas as relações entre os stakeholders.

A implementação do SGI numa organização dá atenção a como as diferentes responsabilidades são parte da cultura organizacional, assim como a organização é capaz de se adaptar a novos desafios. A sinergia organizacional entre a gestão geral e os diferentes sistemas de gestão aumenta a capacidade inovadora e a capacidade de resolver problemas e a capacidade de aprender.

A responsabilidade para questões da qualidade, ambientais e sociais na cadeia total do produto juntamente com melhoria contínua, coloca novas exigências às organizações em relação à construção de capacidades dinâmicas e inovadoras.

Um SGI requer uma reconstrução contínua, actualização e inovação dentro das diferentes áreas do sistema de gestão.

As organizações com múltiplos fornecedores, clientes e stakeholders podem necessitar de grupos separados que tratem de qualidade, ambiente, saúde e segurança e responsabilidade social porque cada área necessita de diferentes tipos de competência. Contudo entre os grupos e os departamentos é necessária cooperação de modo a reduzir os compromissos entre as diferentes áreas de responsabilidade.

As normas de gestão existentes para qualidade, ambiente segurança e saúde apontam primariamente para as actividades internas da organização.

Contudo como referido nos capítulos anteriores a ISO 9001: 2008 presta atenção aos clientes e à melhoria contínua, ao mesmo tempo, os SGA tornam-se mais orientados para o produto, um SGSST foca sobretudo os aspectos dentro da empresa, mas a Responsabilidade Social tem-se expandido ao longo da cadeia do produto.

De modo a contribuir para o desenvolvimento sustentável, as organizações têm de expandir a responsabilidade social e ambiental para a sua própria produção. Torna-se importante às organizações cooperarem com todos os seus stakeholders de modo a melhorar as condições de qualidade, ambiente, SST e responsabilidade social em todo o ciclo de vida do produto (Jorgensen, 2006).