A INTERNET E AS INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS

O processo de transferência da informação arquivística, que engloba diversos sujeitos informativos – em especial o profissional e o usuário da informação – passou por intensas transformações ao longo das últimas décadas, contrapondo enfoques tradicionais desse campo de estudo.

O modelo emissor-receptor, considerado linear, mecanicista, hierárquico e desigual enfrentou, portanto, vários questionamentos. Jardim (1999) e Mariz (2012) afirmam que o enfoque tradicional tende a ser substituído por aquele voltado ao

receptor-usuário, no qual emissor (gerador) e usuários são sujeitos sociais que interagem e têm igual importância para efetividade do processo informativo.

Para Belkin (1964 apud GONZÁLEZ DE GOMEZ, 1990), a transferência da informação seria um conjunto de “práticas e ações de informação, institucionalizadas ou não, que interferem entre a produção de um recurso de conhecimento e sua transferência em informação, gerando um novo estado de conhecimento no receptor”.

Silva (1996) elaborou uma análise da utilização do enfoque receptor-usuário no processo de transferência da informação nas instituições arquivísticas públicas. Para a autora (1996, p.31), a transferência da informação arquivística seria “[...] um processo, de natureza interativa e participativa, reunindo entidade-equipe e usuários, para refletirem sobre os processos informacionais e produzirem suas próprias informações”.

Silva e Marinho Júnior (1998) concluem, anos mais tarde, que a dimensão social das instituições arquivísticas públicas – referentes ao pleno acesso aos documentos, guarda e proteção da memória coletiva – extrapola o caráter técnico- administrativo dessas instituições e nem sempre é prioritária quando da elaboração de políticas públicas nas área de arquivo e informação. Assim, os autores ressaltam a importância da tríade técnicos, documentos e usuários ao afirmarem que:

Partilhar com a coletividade [...] é reconhecer que ela tem um peso enorme nas decisões sobre o que deve ou não ser guardado, que valores e referências de sua identidade merecerão uma atitude mais efetiva de proteção. Esta partilha, entretanto, só poderá ser alcançada pela participação, e isto implica abrir o arquivo à comunidade, trazendo para perto de si os usuários da instituição dispostos a estabelecer, juntamente com a equipe do órgão, uma relação mais qualitativa com os arquivos (SILVA; MARINHO JÚNIOR, 1998, p. 26, grifo nosso).

Portanto, essa partilha possibilita a passagem de “usuário-espectador a usuário-agente”. Essa categoria de usuário adquire o direito de se comunicar, direito que ainda engloba o de participar, de se informar, de receber informação e de acesso às fontes exigidas pela comunicação (SILVA; MARINHO JÚNIOR, 1998, p.26). A transferência de informação arquivística, sob a ótica da participação, portanto, reveste-se de um novo significado para produtores e usuários dessa informação, como demonstrado na Figura 19:

Figura 19 - Elementos constituintes do processo de transferência de informação sob um enfoque participativo.

Fonte: Silva (1996, p. 70).

A representação demonstra que atrelar esta dinâmica às relações entre a instituição arquivística e seus usuários, bem como às atividades de informação, não só é desejável, como indispensável ao pretendido enfoque participativo. Essa integração usuários + instituição arquivística + trabalhos com informação, como a base sobre a qual deve se apoiar o processo de transferência da informação arquivística, acrescenta maior qualidade aos processos informacionais das instituições arquivísticas.

A ênfase atribuída aos processos informacionais, bem como à existência de grupos (técnicos e usuários) constituídos para a interação, demonstra que um ciclo informacional que considera os usuários interagindo em todas as etapas do processo só faz sentido, caso esteja amparado em valores participativos, como o de colaboração.

No âmbito das instituições arquivísticas, essa colaboração entre a tríade usuários + instituição arquivística + trabalhos com informação somente ocorrerá se houver o diálogo, conforme destacam Silva e Marinho Júnior:

O diálogo é, portanto, fundamental para que sejam construídos os laços entre a instituição arquivística e a comunidade, desde que haja troca e bilateralidade na comunicação, agregando e articulando interesses. [...]. Uma comunicação mais interativa e integrativa de nada vale sem o respeito e a compreensão do indivíduo em sua totalidade. Isso é trabalhar a informação como significado: do direito ao passado, do direito ao presente e do direito à participação (SILVA; MARINHO JÚNIOR, 1998, p. 29).

Comunicação Linguagem Informação Grupos de Usuários Contexto Comunicativo Instituição  Técnicos  Não técnicos  Dirigentes

Um dos espaços propícios à interação e diálogo entre usuários e instituições arquivísticas seria, além do espaço físico presencial, o espaço virtual. Em 1998, Silva e Marinho Júnior já assinalavam que os espaços virtuais estavam mais presentes nas instituições arquivísticas. Para os autores, o novo contexto deveria ser considerado na relação entre os produtores e o público dos serviços de informação e que algumas mudanças, por conseguinte, se tornavam imprescindíveis, uma vez que “para agregar qualidade à informação ofertada, é preciso que as instituições forneçam ao usuário um espaço e condições propícias de interação, estabelecendo uma relação de alguém com alguém e não de alguém para alguém” (SILVA, 1996, p.74). Nesse sentido, conforme o posicionamento de Jardim (2000), “[...] partimos do modelo ‘arquivos direcionados para os arquivistas’ para ‘arquivos direcionados aos usuários’ enfatizando cada vez mais que os arquivistas não servem aos arquivos, mas à sociedade e seus diversos agentes”.

O cenário de crescimento das tecnologias da comunicação e informação, em especial com o advento da internet e da World Wide Web, impulsiona novos questionamentos às instituições arquivísticas. A incorporação dessas tecnologias promove um redimensionamento em termos de teorias e práticas arquivísticas, ampliando e diversificando a sua missão primordial (MARIZ, 2005).

A transferência da informação arquivística na internet implica em transformações no fluxo informacional no que tange ao armazenamento, ao tratamento, à disseminação e ao uso de documentos e informações nos ambientes virtuais das instituições arquivísticas, o que contrapõe as reflexões de Ohira e outros no momento em que afirmam que “o acesso à imensa quantidade de informações veiculadas pela internet, aliada à crescente disponibilidade de acervos arquivísticos e bibliográficos em rede, fazem prever a redução dos atuais modelos de serviços de arquivos, em substituição por Arquivos Virtuais” (OHIRA et.al, 2005, p. 51, grifo nosso). Tanto que, para esses autores, o acesso à informação arquivística no ambiente virtual proporciona uma minimização no serviço de referência tradicional, ofertado no ambiente físico das instituições arquivísticas: “o acesso remoto nos coloca, num futuro não muito distante, frente a duas situações: por um lado tende a esvaziar as salas de consulta, reduzindo em muito o contato direto com o usuário e, por outro lado, abre a possibilidade de ampliação, de modo inimaginável, do leque da clientela” (OHIRA et.al, 2005, p. 51-52, grifo nosso).

Em contrapartida, os espaços virtuais das instituições arquivísticas potencializem-se cada vez mais como uma plataforma para a promoção de seus repositórios (aumento da visibilidade e reconhecimento institucional), compartilhamento de informações sobre coleções e alcance do potencial de novos usuários. Isso não significa que a instituição arquivística física tenha a sua finalidade reduzida; admite-se que ganha nova dimensão, uma expansão no quesito acesso e recuperação de documentos e informações via rede e, portanto, na forma como se relacionam com os usuários sem, contudo, alterar os princípios arquivísticos que permeiam as práticas tradicionais (MARIZ, 2005).

Figura 20 - O novo lugar das instituições arquivísticas no século XXI.

Fonte: Díaz (2008, p. 163).

Nessa perspectiva ganha espaço ou se amplia a noção dos arquivos participativos, sugerida por Huvila (2008, tradução nossa) e que possui as seguintes características:

a) Curadoria descentralizada: Situação em que as responsabilidades curatoriais são compartilhadas entre os arquivistas (ou gerentes de informações) e os participantes de um arquivo que, como um coletivo, têm o mais profundo conhecimento do assunto sobre os registros, seus contextos e usos;

b) Orientação radical ao usuário: Significa que no paradigma de arquivamento tradicional, a primeira questão é a preservação e o processo de arquivamento. A usabilidade era geralmente de menor importância até recentemente. Em um arquivamento participativo, a usabilidade dos recursos é a prioridade número um,

condicionando, inclusive, as práticas de preservação e avaliação. Em um arquivamento participativo, a usabilidade não indica uso isolado, mas denota um nível maior de envolvimento no sentido de participação efetiva no arquivamento e no processo de arquivamento. A orientação de usuário radical significa que o arquivo é orientado e reorientado a seus usuários a todo o tempo;

c) Contextualização dos registros e de todo o processo de arquivamento: Os arquivos colocaram grande ênfase em contextos no sentido do princípio da proveniência e dos contextos de registros. Além do registro tradicional e dos contextos centrados no arquivo (um arquivo como o contexto de um registro), um arquivo participativo também reconhece a importância de diferentes contextos organizacionais e arquivamento de registros, tais como aqueles de seus criadores, curadores e usuários.

Fonseca acompanha a defesa de Theo Thomassen (THOMASSEN, 1999 apud FONSECA, 2005) ao afirmar que no início da década de 80 do século XX, o arquivista canadense Hugh Taylor reconheceu que o impacto das tecnologias de informação e de comunicação representaria uma ruptura paradigmática na Arquivologia. Considerando esta afirmativa, Fonseca e Jardim (2004) destacam que a ampliação do uso das novas tecnologias na gestão da informação provoca o deslocamento da ênfase no acervo para o acesso, do estoque para o fluxo da informação, e dos sistemas para as redes. Provoca, mas não exclui as instituições arquivísticas tradicionais. Sugere-lhes novas possibilidades de gestão da informação (JARDIM; FONSECA, 2004, p.1).

-As atuais tecnologias da informação fomentam um 'espaço virtual' com funcionamento e características próprias que produzem novas configurações de produção, fluxo e acesso à informação;

-O conceito de "lugar" torna-se secundário para o profissional da informação e para os usuários;

-Onde a informação se encontra não é o mais importante e sim o acesso à informação;

-Instituições como arquivos, bibliotecas e centros de documentação adquirem novas vocações, renovam funções que lhe são históricas e superam outras;

-Sob a banalização das tecnologias da informação, os usuários (aos menos os não excluídos do acesso às tecnologias da informação), produzem novas demandas aos arquivos, bibliotecas, centros de documentação e provocam a realocação ou supressão de fronteiras que demarcam tais espaços; -Emergem espaços informacionais virtuais (bibliotecas, arquivos. etc.) cuja existência, longe de excluir as instituições documentais tradicionais, sugere- lhes novas possibilidades de gestão da informação (JARDIM, 1999).

Ainda segundo Jardim (2000), a descentralização do controle da informação arquivística em suporte eletrônico, mantida pelo seu produtor, monitorada pela instituição ou serviço arquivístico, implica numa atuação em rede. A dimensão virtual desses arquivos torna-se evidente no que se refere às possibilidades de acesso via ciberespaço. É o caso de sítios de serviços e instituições arquivísticas.

A produção e gestão de um website passam, nesse contexto, a ser uma das estratégias potencialmente mais eficazes de difusão dos arquivos. [...]. Um

website deste tipo é, antes de tudo, um serviço de informação. Conceber e

gerenciar o website do arquivo como serviço de informação significa abordá-lo como um espaço virtual que favoreça, a distintos tipos de usos e usuários, o acesso às informações sobre a instituição, sobre seus serviços, sobre seus acervos, sobre as diversas formas de acesso, etc (JARDIM, 2002 apud MARIZ, 2005, p.13 e 14).

O ciberespaço estabelece com mais clareza o fluxo multiorientado, que é a principal diferença entre as instituições arquivísticas tradicionais e participativas. A instituição arquivística participativa conectada à web funciona como uma plataforma que interliga os diferentes usuários, que agem como criadores de conteúdo, distribuidores, consumidores, críticos e colaboradores. Isto significa que a instituição arquivística pode oferecer oportunidades para o estabelecimento do trabalho colaborativo dos usuários por meio de seus sítios (SIMON, 2010, p. 2).

No ano de 2000, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) traz uma conceituação de website de instituições arquivísticas que as aproxima, sem citar, dos usuários e de uma possível participação dos mesmos. Representa um primeiro passo para o reconhecimento da participação do usuário por intermédio dos websites e da relevância de alinhá-la com as políticas institucionais:

O website de uma instituição arquivística deve ser visto como um instrumento de prestação de serviços – dinâmico e atualizável – e não simplesmente como a reprodução de um folder institucional. Trata-se, na verdade, de um espaço virtual de comunicação com os diferentes tipos de usuários da instituição a ser gerenciado como parte da política de informação da instituição. Dado o potencial e as características da Internet, este espaço, além de redefinir as formas de relacionamento com os usuários tradicionais, poderá atrair outros que, por várias razões, difícil ou raramente procurariam o Arquivo como realidade física (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000, p. 4).

O reconhecimento da dimensão virtual das instituições arquivísticas, a construção e gestão de websites passa a ser uma atividade indispensável

(CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000, p. 3). Para tanto, torna-se fundamental o estabelecimento de trabalhos educativos voltados à qualificação e configuração de equipes responsáveis pelo gerenciamento, incluindo manutenção e atualização, dos acervos e serviços institucionais disponibilizados nos websites de instituições arquivísticas públicas, bem como investimentos significativos em infraestrutura tecnológica e outras recomendações que devem ser consideradas na sua concepção, de acordo com o Conarq (2000, p. 4) e o Departamento de Governo Eletrônico (2010):

a) Avaliar os fatores que justificam a criação do website (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000);

b) Identificar os objetivos que se pretende alcançar com o website bem como o seu alinhamento com os objetivos dos cidadãos (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000; DEPARTAMENTO DE GOVERNO ELETRÔNICO, 2010);

c) Verificar a capacidade de criação e gestão do website pela instituição, identificando recursos financeiros, técnicos e humanos para acompanhamento, desenvolvimento, atualização e promoção do website, bem como tempo adequado para sua execução. Mesmo não tendo uma existência física, um sítio necessita de planejamento e manutenção; portanto, precisa ser administrado como qualquer outro departamento do órgão (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000; DEPARTAMENTO DE GOVERNO ELETRÔNICO, 2010);

d) A equipe de gestão deve ser multidisciplinar e estar capacitada em estratégias de comunicação e tecnologia de informação. As competências mínimas da equipe de gestão englobam: o gestor do sítio, responsável pelo conteúdo publicado no novo sítio e pela coordenação da equipe envolvida; o conteudista, responsável pela coordenação do processo de publicação de conteúdo no sítio; o responsável pelo atendimento, responsável pela coordenação do processo de atendimento às solicitações dos cidadãos; responsável técnico, responsável pela gestão da infra-estrutura de tecnologia da informação do sítio (DEPARTAMENTO DE GOVERNO ELETRÔNICO, 2010);

e) Desenvolver e manter os recursos de infra-estrutura tecnológica (hardware, software e telecomunicações) necessários para hospedar e disponibilizar os serviços e informações no sítio (DEPARTAMENTO DE GOVERNO ELETRÔNICO, 2010);

f) Avaliar a possibilidade de uso de recursos humanos externos para viabilizar a criação e gestão do website, caso a própria instituição não disponha de condições para tal (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000);

g) Garantir, preferencialmente, um ou mais responsáveis técnicos, que respondam pelas questões de conteúdo, ambiente físico, plataforma operacional, atualizações, segurança e gerenciamento de informações (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000);

h) O sítio deve ser acessível a portadores de deficiência, usuários de qualquer meio, conexão ou plataforma: PC’s, notebooks, palms, celulares, etc. (DEPARTAMENTO DE GOVERNO ELETRÔNICO, 2010);

i) Considerar a possibilidade de compartilhamento de redes de dados com outras entidades (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000);

j) Avaliar websites nacionais e internacionais com objetivos semelhantes (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000);

k) Verificar a existência de normas para concepção e gestão de websites emitidas por órgão autorizado na esfera governamental da instituição (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000);

l) Analisar normas e recomendações em vigor, voltadas para o atendimento ao público, otimizando-as naquilo que for necessário; caso não existam, providenciar a elaboração e adoção de tais normas (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000);

m) Identificar o(s) usuário(s) da instituição e potenciais usuários do website (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000);

n) Identificar os serviços que poderão ser oferecidos via internet imediatamente e a longo prazo (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000);

o) Estimar possíveis impactos que a criação do website poderá causar nos serviços tradicionais da instituição (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000);

p) Avaliar a potencial capacidade de resposta da instituição às demandas dos usuários através da internet. Sítios oficiais devem possuir um canal de comunicação com o cidadão, onde este possa se expressar, reclamar e sugerir melhorias ao sítio ou serviço, assim como receber o retorno adequado aos seus questionamentos. As reclamações e sugestões dos cidadãos devem ser levadas em conta para a melhoria do sítio. É aconselhável que, a cada melhoria implementada, o cidadão que

a sugeriu seja avisado e receba os agradecimentos (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000; DEPARTAMENTO DE GOVERNO ELETRÔNICO, 2010);

q) Considerar as possíveis restrições de acesso aos documentos – questões legais, preservação, privacidade, organização dos conjuntos documentais etc. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000);

r) Prever mecanismos de avaliação interna e externa do funcionamento do website, com o intuito de aferir o atendimento das necessidades dos usuários. São instrumentos para tanto: O uso de ferramentas de análise estatística, buscando as fragilidades do sítio, como abandono de páginas e possíveis soluções. A avaliação criteriosa do que é relatado pelos cidadãos no Fale Conosco, suas queixas, observações e elogios (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2000; DEPARTAMENTO DE GOVERNO ELETRÔNICO, 2010; OHIRA et. al., 2003).

Esses aspectos apresentados e a análise da viabilidade do website da instituição arquivística devem atuar como pré-requisitos válidos também para as ferramentas web 2.0, tema da seção 3.2.