3 COMPOSIÇÃO DA METODOLOGIA DE DESDOBRAMENTO
3.2 A Operacionalização do Gerenciamento pelas Diretrizes
Para a execução dessa fase do GPD na organização, visando a definição das diretrizes anuais, e seus desdobramento para todos os níveis da organização, propusemos procedimento apresentado abaixo:
QUADRO 5 - PREPARAÇÃO E ABERTURA DO SEMINÁRIO ETAPAS DO
PLANEJAMENTO PROCEDIMENTO DE CADA ETAPA
Preparação
O evento será preparado e coordenado pelo responsável do planejamento da empresa. No dia da reunião, preparar a sala e ter disponível papel flip-chart, canetas,
post –it. Colocar na parede o desenho do diagrama de Ishikawa.
Abertura
Boas vindas; apresentação das pessoas; apresentar o objetivo do evento; apresentar e alinhar conceitos: ergonomia, planejamento, PDCA, processos organizacionais, diagnóstico, missão, visão e valores.
3.2.1 Etapa 3: definição da meta anual
O estabelecimento da meta anual (sobre o problema),6 ou meta de
sobrevivência7 da empresa, segue procedimento abaixo, conforme visto no capítulo 2:
QUADRO 6 - DEFINIÇÃO DA META E ANÁLISE DO PROBLEMA
ETAPAS DO
PLANEJAMENTO PROCEDIMENTO DE CADA ETAPA
Conhecimento da meta (problema) (fins)
Após definição do tema prioritário, validado com a análise estratégica, escrever e explicar claramente a meta de sobrevivência no papel flip chart e definir o problema decorrente do estabelecimento da meta. Após análise do problema, escrever claramente o problema dentro da caixa na cabeça do diagrama.
Análise do problema (fins) Levantar todas as informações possíveis sobre a meta e preparar uma apresentação aos diretores. Se a meta for custo, deve-se ter presente uma planilha. É recomendável usar o princípio de Pareto para priorizar. Organizar ainda um levantamento sobre as metas do ano anterior, os planos estabelecidos para atingi-las, os resultados obtidos, as causas do não- atingimento de algumas metas e as proposições de ações a serem incorporadas no planejamento deste ano. Promover a discussão.
Após a definição da meta anual e a análise do problema, analisa-se o processo para encontrar as causas do problema e em seguida as medidas para eliminá-las. Este processo é feito na etapa 4.
6Neste estudo problema será entendido também como demanda, termo utilizado
pela Ergonomia
3.2.2 Etapa 4: definição das diretrizes anuais
Uma diretriz é sempre estabelecida a partir de uma meta, conforme visto na etapa anterior. As metas, podem ser definidas como resultados esperados. Meios podem ser definidos como direções para atingir a meta. Os meios mostram, em outras palavras, como atingir a meta.
Geralmente, a diretriz é utilizada num sentido mais amplo, de maneira que a meta e os meios combinados possam ser denominados como uma diretriz. Com base nesse meios determina-se um plano de ação com um cronograma correspondente.
QUADRO 7 - ANÁLISE DO PROCESSO
ETAPAS DO
PLANEJAMENTO PROCEDIMENTO DE CADA ETAPA
Análise do processo, (meios) Abaixo da cabeça do diagrama, escrever a pergunta referente ao problema prioritário. Instruir cada participante a colocar uma resposta a esta pergunta em cada papel post-it. Quando todos terminarem de escrever as suas causas (em torno de 20 minutos) o coordenador recolhe os papéis e começa a ler e analisar, uma por uma, junto com o grupo. As causas iguais são unidas num único bloco. Se o grupo não entender alguma causa, o autor explicará para buscar o entendimento de todos.
Em seguida é feito uma análise de consistência, na qual, para cada causa, pergunta-se: Qual o impacto da eliminação desta causa no resultado desejado?
Está no âmbito da autoridade de cada participante atuar sobre esta causa? Após este processo de entendimento e classificação, o grupo passa à etapa de
priorização. É evidente que quanto mais informação a organização dispõe, melhores são os critérios de priorização. Na falta de informação, utiliza-se a que está na cabeça das pessoas presentes à reunião e simplesmente vota-se. A votação pode ser conduzida verbalmente, cada participante atribuindo uma nota a cada causa (10=impacto forte; 5= impacto médio; 1= impacto fraco).
Desta votação o grupo selecionará de três a cinco causas como prioritárias.
Em seguida, segue o processo de estabelecimento das medidas: QUADRO 8 - ESTABELECIMENTO DE MEDIDAS
ETAPAS DO PLANEJAMENTO PROCEDIMENTO DE CADA ETAPA
Estabelecimento das medidas (estabelecer o plano), (meios) De posse das causas prioritárias, o grupo fará uma discussão para estabelecer as medidas que deverão ser tomadas para eliminar cada causa. Neste ponto, o grupo deve tomar o cuidado de não detalhar muito as medidas. Deixe que mais tarde, as pessoas de nível hierárquico mais baixo detalhem com muito mais precisão estas medidas.
Terminado este processo, já se alcançou a diretriz estabelecida, pois se têm a meta e as medidas prioritárias e suficientes para se atingir essa meta.
O conjunto de medidas prioritárias constitui-se num plano (proposta de medidas). A próxima etapa diz respeito ao processo de desdobramento dessas diretrizes, nesse estudo, a diretriz ergonômica.
3.2.3 Etapa 5: desdobramento da diretriz ergonômica
Desdobrar uma diretriz, significa dividi-la em várias outras diretrizes sob responsabilidade de outras pessoas.
As metas dos diretores são estabelecidas a partir das medidas desdobráveis da diretriz do presidente. Por exemplo: a meta do presidente é aumentar a produtividade em 30% até dezembro de 2003. Para isso tem como uma das medidas, reduzir os custos fixos,assim a meta do diretor industrial pode ser reduzir estoques em 20% até dezembro de 2003.O diretor administrativo poderia ter como meta reduzir despezas com aluguéis em R$100.000,00 até dezembro de 2003.
Com a meta do diretor estabelecida, formam-se as diretrizes. Cada gerente se reúne com os supervisores e segue as etapas 3 e 4.
Um desdobramento somente estará completo quando todas as diretrizes resultarem em planos de ação, pois são eles que colocam o gerenciamento em
movimento. O chefe de seção formulará o seu plano de ação, estabelecendo junto com sua equipe o 5W2H para cada medida prioritária.
Sobre cada meta estabelecida, define-se um item de controle, como mostra a figura 19. Sobre as medidas, são estabelecidos itens de verificação.
FIGURA 19 - ITENS DE CONTROLE E DE VERIFICAÇÃO 2001 2002 ITEM DE CONTROLE 2001 2002 ITENS DE VERIFICAÇÃO 2001 2002 DIRETRIZ
Com a meta anual estabelecida, as diretrizes definidas, e o desdobramento da diretriz ergonômica concluído, resultando em um plano de ação, segue-se para a etapa de execução.