A SPECTOS R ELEVANTES NA M ANUTENÇÃO DO ABC

Este estudo permitiu concluir que os factores relevantes para a manutenção do ABC devem ser assegurados aquando da sua implementação. Os pontos que se destacaram consistiram na constituição de uma equipa de acompanhamento multidisciplinar, na constituição de uma equipa da empresa destinada à manutenção e a simplificação do ABC implementado.

A existência de uma equipa multidisciplinar de acompanhamento ao projecto facilita a articulação e acesso às várias direcções e potencia que o ABC desenhado e implementado se enquadre no modelo de negócio da empresa. Neste caso, por exemplo, um tema controverso ao nível desta equipa que se prendia com os custos/proveitos resultantes das prestações de serviços entre as unidades de negócio, resultou num modelo novo adaptado ao próprio Banco – o modelo de mercado interno. Mas além destes aspectos, a criação deste grupo alargado desde início gerou uma rede de contactos para a obtenção futura de informação de input ao ABC e de validação dos outputs gerados, assegurando a continuidade do ABC no longo prazo. Terminada a implementação do ABC, ficou construído um grupo que compreende em maior profundidade o modelo, o seu objectivo e percebe a importância da boa qualidade da

informação que fornece. Assim as evidências obtidas neste case study confirmam a importância da constituição de uma equipa multidisciplinar indicada por diversos autores (Anderson, 1995; Argyris e Kaplan, 1994; Bhimani e Pigott, 1992; Cokins et al., 1993; Cooper, 1991d; Eiler e Ball, 1997).

A constituição, desde início, de uma equipa destinada a manter o ABC, com as características pessoais adequadas a esta fase de manutenção e dotada dos conhecimentos conceptuais e informáticos para esse efeito foi demonstrado neste case study como sendo da máxima relevância para a sua manutenção, confirmando também o que havia sido referido por Anderson (1995) e Eiler e Ball (1997) sobre este assunto. De acordo com Anderson (1995: 44) “maintenance, a routine task lacking the creative aspects of system design, is an

unattractive assignment for individuals who found system design challenging and rewarding.”

Uma das mais valias do ABC consiste no seu dinamismo e na capacidade de adequação à realidade concreta do Banco. Como tal, ele só cumpre esse objectivo se existir alguém que perceba muito bem como é que o modelo funciona e que saiba alterar os seus parâmetros, adequá-lo às novas exigências, e de preferência, com a máxima independência face a recursos externos (consultores). E são diversos os motivos que podem contribuir para as alterações dos ABC. Neste estudo de caso as principais causas de alteração do ABC consistiram na necessidade de redução do tempo de processamento, na adequação do detalhe do ABC à sua finalidade e na distribuição dos custos comuns.

Outro aspecto que convém acautelar aquando da concepção do ABC é a sua facilidade de manutenção no longo prazo. A solução encontrada pelos consultores de conjugar um ABC com um TDABC, além de ter facilitado a implementação e traduzido melhor as relações de causa efeito, simplificou o processo de manutenção do MCO e a sua continuidade. Deste modo este estudo confirma a simplificação que Kaplan e Anderson (2004, 2007) realçam que é possível obter através da adopção da metodologia TDABC.

5.3.CONTRIBUIÇÕES

Desta investigação resultaram algumas contribuições que talvez ajudem a compreender e a ultrapassar as dificuldades actuais de implementação do ABC e a potenciar a sua adopção. A primeira contribuição desta investigação é a confirmação do elevado grau de subjectividade associado ao conceito de sucesso, onde diferentes ideias sobre a definição deste, se reflectem

por consequência, em diferentes formas de o avaliar, corroborando anteriores conclusões publicadas por alguns investigadores como Foster e Swenson (1997), Friedman e Lyne (1999), McGowan e Klammer (1997) e Shields (1995) sobre este tema.

A segunda contribuição desta investigação é o reforço da importância dos factores como o apoio da Administração, a equipa de implementação, a existência de recursos adequados e a liderança do projecto na implementação do ABC, salientados por outros autores (Shields (1995) e Shields e Young (1989, 1997)). O patrocínio da Administração dado a este projecto tornou-o relevante para as várias Direcções e incentivou a utilização do seu output final. Ao nível dos recursos humanos, é necessário, por um lado, pessoas com experiência em implementação de sistemas ABC, com disponibilidade de tempo para o efeito e, por outro lado, é indispensável o envolvimento de pessoas que representem as necessidades de todas as áreas da empresa. A experiência em design e implementação de sistemas ABC potenciam uma melhor planificação do projecto e uma decisão mais ajustada do nível de detalhe das actividades e dos drivers seleccionados à finalidade do ABC. A participação, desde início, de todas as Direcções, já referida por vários investigadores (Anderson, 1995; Argyris e Kaplan, 1994; Bhimani e Pigott, 1992; Cokins et al., 1993; Cooper, 1991d), especialmente da área comercial, assegura a satisfação das necessidades da organização, contribui para a difusão de conhecimentos sobre este tema e facilita a sua manutenção e utilização no longo prazo. É também essencial que o suporte informático escolhido não limite a implementação do ABC desenhado e que a informação de input ao sistema seja de qualidade, tornando-o credível. A dificuldade na obtenção deste tipo de informação foi neste projecto uma das principais barreiras a ultrapassar. O factor liderança assinalado por Argyris e Kaplan (1994) é também imprescindível, não apenas pela coordenação das actividades do vasto grupo de pessoas envolvidas, mas também pela centralização e orientação do desenvolvimento do ABC para o objectivo pretendido.

A terceira contribuição deste estudo é a comprovação da importância do factor “internal

commitment”, referido por Argyris e Kaplan (1994), para a concretização deste sistema. A

vontade de realizar este projecto e o compromisso pessoal assumido pelas diversas pessoas que constituíam a equipa de implementação e pelos responsáveis do projecto foi determinante para a materialização do mesmo. Este foi o aspecto que contribuiu para a boa articulação entre elementos provenientes do Banco, da empresa de consultores funcionais e da empresa de consultores de software.

A quarta contribuição proveniente desta investigação é a relevância da integração do ABC com outras ferramentas. A alusão a este facto já tinha sido feita por alguns autores (Eiler e Ball, 1997, Shields e Young, 1997) e voltou aqui a ser demonstrada. O facto de o ABC estar inserido no Profitability System foi um incentivo à sua implementação e manutenção ao longo de vários anos.

A quinta contribuição resultante desta investigação é a possibilidade de conjugar num mesmo modelo de custeio um ABC com um TDABC, beneficiando da simplicidade deste último anunciada por Kaplan e Anderson (2004, 2007). Numa empresa com cerca de 800 canais de venda presenciais dispersos, onde a maioria das transacções efectuadas estão padronizadas, a adopção de um TDABC simplificou muito a implementação e manutenção do sistema, tendo aumentado a relação de causa-efeito entre os custos e os produtos/clientes que lhe deram origem.

A sexta contribuição desta investigação é a confirmação da necessidade de explicação dos

outputs finais do ABC, já referida por Norris (1994), para a aceitação e validação do sistema.

Para a compreensão e conforto com os resultados finais não basta o envolvimento das pessoas desde o início do projecto. É necessário efectuar uma explicação detalhada e quantificada sobre como através das regras e dos critérios adoptados foram gerados aqueles outputs.

A sétima contribuição desta investigação é a demonstração da relevância da constituição de uma equipa responsável pela manutenção do ABC desde o princípio da sua implementação. É importante assegurar que mesmo que a implementação seja efectuada por consultores externos, como se verificou neste e noutros casos citados por diversos autores (Innes et al., 2000), a empresa fique dotada de recursos internos com conhecimentos teóricos e práticos que garantam a continuidade e actualização do ABC. As características pessoais dos elementos da equipa são um aspecto a não descurar porque, como refere Anderson (1995) e Eiler e Ball (1997), ao contrário da fase de design, a manutenção é uma rotina pouco atractiva.

Por último, como contributo prático proveniente desta investigação, reforça-se a necessidade de formação dos colaboradores sobre sistemas ABC, reforça-se a necessidade de uma boa qualidade dos dados provenientes das fontes de informação e identificam-se alguns dos possíveis motivos que conduzem à remodelação dos sistemas ABC. Neste case study as principais causas dessa alteração consistiram na necessidade de redução do tempo de

processamento, na adequação do detalhe do ABC à sua finalidade e na distribuição dos custos comuns.